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Claim Management
Dr. Wolfgang Bruns
Braunschweig, 14.04.2010
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Integraler Bestandteil des Project Management
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Claim Management Dr. Wolfgang Bruns, Braunschweig 14.04.2010
Claim Management
Dr. Wolfgang Bruns
Motivation und Begriffe
Ausgewählte Aspekte
Rollen, Phasen und Prozesse
Zusammenfassung
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Claim Management
Dr. Wolfgang Bruns
Motivation und Begriffe
Ausgewählte Aspekte
Rollen, Phasen und Prozesse
Zusammenfasung
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Dr. Wolfgang Bruns
Siemens IT Solutions and Services IT Dienstleister mit ca. 40.000 Mitarbeitern weltweit
Dr.
Wo
lfg
ang
Bru
ns
Programmier-umgebung X/SDE
ERP Software ALX Comet
Community Visual Framework
Mobile Life
CCIS FüInfoSys SK
Claim Management Integraler Bestandteil des Project Management
1981 – 1987 Studium der Informatik an der TU Braunschweig
1987 -1991 Wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Programmiersprachen und Informationssysteme der TU Braunschweig
seit 1991 Mitarbeiter der Siemens AG in Paderborn
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Claim Management
Dr. Wolfgang Bruns
Motivation und Begriffe
Ausgewählte Aspekte
Rollen, Phasen und Prozesse
Zusammenfassung
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Claim: Forderung (finanzielle, terminliche oder sachliche) eines Vertragspartners infolge von Handlungen, Unterlassungen oder Abweichungen etc in Zusammenhang mit Verträgen
Claim Management:Summe aller Maßnahmen, um berechtigte eigene Forderungen durchzusetzen und unberechtigte Fremdforderungen abzuwehren
Grundsätzliche Unterscheidung zwischen:Incoming Claims: Fremdforderungen, die von Vertragspartner
eingehen (Fremd-Claim)Outgoing Claims: eigene Forderungen, die sich gegen
Vertragspartner richten (Eigen-Claim)
Vertragspartner können sein:der Kunde, Subunternehmer, Konsortialpartner
Claim Management Motivation und Begriffe
Die Behandlung von Claims ist Bestandteil von jedem Projekt
Cla
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emen
t
Gregorc, Walter; Weiner, Karl-Ludwig
Claim Management Ein Leitfaden für Projektmanager und Projektteam
Publicis PublishingISBN 978-3-89578-335-7
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Arten von Claims
Handlungsorientierte Forderungen:
Abnahme oder Zustimmung in der vertraglichen Frist
Unterlassung von Vertragsverletzungen wie Nutzung ohne die vertraglichen Rechte
Ansprüche oder Forderungen wegen äußerer Umstände, die nicht vom betroffenen Vertragspartner zu verantworten sind (z.B. höhere Gewalt)
Finanzielle Forderungen:Mehrkosten
Preisminderung
Schadenersatz
Vertragsstrafe
Terminliche Forderungen:Zeitverlängerung oder -verkürzung
Unterbrechung
Termineinhaltung
Sachliche Forderungen:
Erfüllungen von Lieferungen oder Beistellungen in der vereinbarten Menge und Qualität, Mängelbeseitigung
Erfüllung von Spezifikationen, Performance, Verfügbarkeit, Sicherheit oder Service Level Agreements
Forderungen zum Vertragsumfang:
nicht im Vertragsumfang enthaltene Leistungen als Vertragsänderung / Change Request zu vereinbaren
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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NCC:Non Conformance Costs (NCC) sind alle Kosten, die über den kalkulatorischen Kostenansatz zur Erfüllung von vereinbarten Anforderungen hinausgehen. Sie sind Teil der Gesamtkosten und damit ergebniswirksam.
Change Request:Antrag auf Änderung des vertraglich vereinbarten Liefer- und Leistungsumfangs.
Change Order:Änderungsvertrag zu einem bestehenden Vertrag in Folge von Anpassungen und Ergänzungen des Liefer- und Leistungsumfangs.
Abgrenzung der Begriffe
Für die Behandlung von NCC und Change Requests gibt es eigene Prozesse im Project Management
Cla
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Eigenes Verschulden, nicht durchgesetzte Claims und schlecht verhandelte Change Requests führen zu Non Conformance Costs
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Abgrenzung Claim / Change Request
Claims sind Forderungen im Zusammenhang mit einer Vertragsabweichung
Geltendmachung liegt in der Verantwortung des Anspruchstellers (Beweispflicht)
Vertragliche / gesetzliche Grundlage
Beweispflicht in der Regel beim Anspruchssteller
Claim Management
Change Requests sind Anforderungen einer Vertragspartei zur Änderung des zwischen den Parteien bestehenden Vertrages
Die Partei, die eine Vertragsänderung wünscht, geht auf die andere zu
Beide Parteien einigen sich auf eine Änderung / Anpassung des Vertrags Change Order
Change Request Management
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Finanzielle Auswirkung des Claim Management
Ein erfolgreiches Claim Management ist direkt ergebniswirksam
Cla
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emen
t
Pushing through
justified claims against
customers
• Increased
EBIT
w/out* with*
Countering unjustified
claims from contract
partners
Avoid
• Reduced
EBIT
w/out* with*
Pushing through
justified claims against
suppliers regarding
open services, which the
supplier must provide
Avoid
• Reduced
EBIT
w/out* with*
Claim Management aus kaufmännischer Sicht:
Geltendmachung von Ersatz von Schäden aus nicht vertragskonformer Leistung
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Claim Dreieck
Das Claim Dreieck, das Spannungsfeld bzw. Arbeitsfeld des Claim Managers
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Claim Dreieck
Sachverhalt
Durchsetzung/AbwehrAnspruchsgrundlage
SachverhaltFaktenDokumentation
AnspruchsgrundlageVerträgeGesetzeNormen
Durchsetzung/AbwehrVerhandlungMediationSchiedsgericht
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Claim Management
Dr. Wolfgang Bruns
Motivation und Begriffe
Ausgewählte Aspekte
Rollen, Phasen und Prozesse
Zusammenfassung
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Projektphasen
„Sage mir, wie ein Projekt anfängt, und ich sage Dir, wie es aufhört!“
Pro
jekt
-p
has
en
Wird die Rolle des Claim Managers nicht mit einer eigenen Person besetzt, kann in der Sales Phase der Contract Manager und in der Delivery Phase der Project Manager diese Aufgabe wahrnehmen.
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Rollen Modell der Sales Phase
Zu meiner Person Claim ManagementC
ust
om
er
Par
tner
Sales Solution Commercial Management
Consultants
Sales / Proposal Team
Executive
Management
Account Manager
Proposal ManagerProject Manager Candidate / Account Executive Candidate
QualityManager
Service ArchitectSales Manager
Partner Representative
CommercialManager
ContractManager
ProposalConsultant
Bid Control BoardEntrepreneur
Customer Representative
Proposal ProductionManager
Partner/Alliance Manager
DeliveryManager
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Rollen Modell der Delivery Phase
Zu meiner Person Claim Management
Sales Support Solution Commercial Management
QualityManager
Business Architect/System Architect
Client RelationsManager
PartnerProject Staff
CommercialManager
Contract Manager
CustomerProject Staff
ConfigurationManager
Partner/ Alliance Mgr
Solution Design &- Development
User Representa-tives & otherStakeholder
ProjectManager
Project OfficeProject
ResponsiblePartner Project
ManagerTeam
Leader
ProjectSponsor
Partner Management
Customer PartnerExecutive
Project Team
Entrepreneur Review Experts
Steering Committee• Project Sponsor• Project Responsible• Entrepreneur• Project ManagerChange Control Board• Project Responsible• Project ManagerProject Control Board• Entrepreneur• Project Manager• Client Relations Manager
Governance Roles
Consultants Roles::HW Specialist, SW Specialist, Application Manager, Inventory Specialist, Management Consultant, Purchasing Manager, Process Consultant, Service Consultant, Change Request Manager,Claim Manager, Risk Manager, Assignment Manager, Data Storage Manager
Service AccountManager
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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AnalysisAnalysisIdentificationof changes
Identificationof changes
Change negotiation
Change negotiation
Changecontrolling
Changecontrolling
Contract
Claim Management ProcessClaim Management Process
Claim contingency
(inc. planning)
Claim contingency
(inc. planning)
Claimprocessing
Claimprocessing
Identificationof claims
Identificationof claims
Claim negotiation
Claim negotiation
Definingprocedure
Identifyingpot. changes
Change strategy
development
Change strategy
development
Change Request Management ProcessChange Request Management ProcessChangeplanningChangeplanning
Change
specificationChange
specification
Change
evaluationChange
evaluation
Claim strategy development
Claim strategy development
Monitoring claim
processing
Monitoring claim
processing
Delivery managementDelivery managementSalesSales. . .. . .
Project Mgmt
Project Mgmt
Aktivitäten des Claim Management in den verschiedenen Projektphasen
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
Reaktives Claim ManagementProaktives Claim Management
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Überblick über die Rollen und Verantwortlichkeiten im Claim Management Process
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Ergebnisse des Claim Management in den verschiedenen Projektphasen
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Claim Strategy DevelopmentProcess steps / activities
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Claim Management
Dr. Wolfgang Bruns
Motivation und Begriffe
Ausgewählte Aspekte
Rollen, Phasen und Prozesse
Zusammenfassung
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Claim Strategie
Eine ständiger Strategiewechsel oder gar keine Strategie gefährdet den Erfolg des Claim Management.
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Str
ateg
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Zu meiner Person Claim Management
Die Strategie bestimmt die Anwendung des Claim Management im Projekt.
Die Festlegung der Strategie für die Anwendung des Claim Management in der Delivery Phase erfolgt im Rahmen des Contracting in der Sales Phase.
Mit den Strategien sind unterschiedliche Ziele verbunden.
Defensives Claimverhalten
Umfassende Prüfung von Eigen- und Fremd-Claims auf deren Berechtigung und zurückhaltende Durchsetzung / Abwehr von Forderungen
Offensives Claimverhalten
Umfassende Prüfung von Eigen- und Fremd-Claims auf deren Berechtigung und konsequente Durchsetzung / Abwehr von AnsprüchenGenerierung zusätzlichen Ergebnisbeitrags
Claim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Vertragsarten:
Standardverträge (VOB, FIDIC)
…
Vertragsinhalte:
Rangfolge der Dokumente - Ranking of Documents
Leistungsumfang - Scope of Work
Lieferumfang - Scope of Supply
Termin- und Lieferplan
Liefertermin - Delivery Period/Date
Verzug und Fristverlängerung - Delay and Extension of Time
Preis und Preisgleitklausel - Price and Price Escalation
Zahlungsbedingungen/Fakturierung - Terms of Payment/Invoicing
Claim-Prozedere - Claim Procedure
Höhere Gewalt - Force Majeure (Acts of God)
…
Vertragsarten und Vertragsinhalte
Der Claim Manager ersetzt nicht den Juristen!
Ver
trag
Nicht nur für die Prüfung, sondern bereits fürdie Gestaltung komplexer Verträge und deren Inhalteist ein erfahrener Jurist notwendig
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Prüfpunkte der Vertragslesung
1. Wer ist/sind der Kunde, Endkunde und Ansprechpartner, Rechnungsempfänger, Auftraggeber, interne Ansprechpartner, Berater/Consultants, Konsorten, Konsortialführer, genehmigte Lieferanten
2. Meilensteine und Terminpläne
3. Ausschlüsse und Abweichungen zur Ausschreibung
4. Gesamt- und Schnittstellenverantwortung
5. Kommunikationswege
6. Liefer- und Leistungsumfang (Kurzbeschreibung)
7. Patente, Nutzungsrechte
8. Fertigungszeichnungen, Know-how-Transfer
9. Lizenzen, kaufmännische Prüfpunkte
10. Vertragsarten und Vertragsstruktur
11. Vertragsdokumente
…
Vertragslesung
Nur wer den Vertrag kennt, kann auch Claims erkennen.
Ver
trag
s-le
sun
g
Workshop, in dem das Delivery-Team mit den Vertragsbedingungen und Vertragspartnern vertraut gemacht wird.
Zu meiner Person Claim ManagementClaim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Zur Claim Dokumentation gehören:
Datum des Eintritts des Ereignisses,
Beschreibung & Begründung des Claims,
Bewertung / Kalkulation,
Nachweise, Beweise:Rechnungen, Zeugen, Fotos, Schriftwechsel,
Gutachten
Claim Dokumentation
Die Claim Dokumentation muss gerichtsfest (beweissicher) sein
Cla
imD
oku
men
tati
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Die Claimdokumentation enthält die möglichst vollständige Beschreibung eines Claims (u.a. Anspruchsgrundlagen, Vertragsgrundlagen, Beweismittel, Rechtslage, finanzielle Bewertung).
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Claim Register und Claim Status
Auf Basis des Claim Registers wird am Ende des Projektes die Claim Bilanz erstellt
Cla
imR
egis
ter
Das Claim Register enthält alle Claims mit
Claim Identifikation,
Claim Status,
Claim Bewertung,
Claim Dokumentation,
Aktivitäten und
Claim Owner
DI 1 DI 2 DI 3 DI 4 DI 5
Abweichung des IST von Soll Zustand / Sachverhalt wird erfasst und als Claim dokumentieren
Claim Ereignis ist eingetretenProjektleiter / Claim-Manager wird über Claim- Ereignis informiert Claim verdächtige Sachverhalte werden im Claim-Register festgehaltenHinweis: Um Fristen zu wahren muss ein Claim ggf. frühzeitig beim Claim-Gegner angemeldet werden.
Sachverhaltsaufarbeitung, Zusammenstellung von Beweisen und Anspruchsgrundlage des Claims (inklusive Analyse)
Claim Sachverhalt wird detailliert dokumentiert und aufgearbeitetBeweise werden gesichert (Zusammenhänge, Ursachenermittlung und Vollständigkeit der Aufarbeitung)Anspruchsgrundlage ermitteln (Vertrag / Gesetz)Abschätzung Claim Folgen:Claim-Höhe / AufwendungenAufwand-Nutzen-Verhältnis wurde geprüftTerminliche Auswirkungen Einschätzung der Erfolgsaussichten und Sicherstellung der Beweisbarkeit
• Entscheidung ob der Claim gestellt wird
Eigen-Claim ist an den Claim Verursacher gestellt / Eingang eines Fremd-Claims
Claim Schreiben / Erwiderung wurden an den Claim-Gegner verschicktEntscheidung ein Fremd-Claim abgewehrt werden sollClaim-Verhandlung werden geführtbei Nichteinigung: Eskalation an ein Steering-Board, bzw. Schlichtung, Schiedsgericht oder ein ordentliches Gericht
Die Claim-Streitigkeit ist beigelegt
Schriftliche Einigung oder Vergleich mit dem Claim-Gegner wurde erzielt Schriftliche Change Order wurde abgeschlossen Claim kann gebucht werden (ggf. Stellung einer Rechung)
Claim-Folgen: Claim ist ergebniswirksam abgeschlossen/ Erfolgskontrolle
Vollständige Zahlung oder Zahlungseingang der in der Einigung / im Vergleich festgelegten SummeKostenbilanz erstelltMitkalkulation des Claims
die Leistungen einer Changeorder wurden erbrachtdie kaufmännische Abwicklung ist abgeschlossenErgebnissicherung mittels Lessons LearnedAbschluss im Claim-Register / -Reporting dokumentiert
Zu meiner Person Claim ManagementClaim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Erfahrungen und Fähigkeiten des Claim Managers
Dem Claim Manager muss neben Erfahrungen und Fähigkeiten über hinreichende Kompetenzen verfügen
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im
Man
ager
Der Claim Manager steuert und treibt alle im Prozess Claim Management durch-zuführenden Aufgaben bzw. führt diese selbst aus.
Zu meiner Person Claim ManagementClaim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phasen und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
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Claim Management Dr. Wolfgang Bruns, Braunschweig 14.04.2010
Claim Management
Dr. Wolfgang Bruns
Motivation und Begriffe
Ausgewählte Aspekte
Rollen, Phasen und Prozesse
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Zusammenfassung
Aufgabe des Claim Management:
Sicherstellung des vertragsgemäßen Verhaltens aller Vertragspartner. Geltendmachung von Ersatz von Schäden aus nicht vertragskonformer Leistung. Abwehr von unberechtigte Ansprüche der anderen Vertragspartner.
Oberstes Ziel des Claim Management:
Frühzeitiges Analysieren, Aufbereiten, Dokumentieren und Verfolgen vertraglich relevanter Ansprüche um vertraglich nicht begründeten Forderungen der Vertragspartner besser begegnen und drohenden vertraglichen Abweichungen frühzeitig entgegenwirken zu können.
Claim Management bedeutet nicht:
Ungerechtfertigte Forderungen gegenüber anderen Vertragspartnern durchsetzen oder die Erfüllung gerechtfertigter Forderungen anderer Vertragspartner verweigern zu wollen.
Claim Management bedeutet die Nutzung aller Möglichkeiten, mit Eigen-Claims vertragsgemäßes Verhalten aller Vertragspartner sicherzustellen, bzw. potenziellen Fremd-Claims frühzeitig entgegenzuwirken.
Zu meiner Person Claim ManagementClaim Management Motivation und Begriffe Rollen, Phase und Prozesse Ausgewählte Aspekte Zusammenfassung
Claim ManagementIntegraler Bestandteil des Project Management
Fragen?
Dr. Wolfgang Bruns
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!