Mg. William Joel Marín Rodriguezwjmarrod@gmail.com

Gestión de Proyectos

Facultad de Ingeniería Industrial, Sistemas e

Informática

Fundamentos en la Gestión de

Proyectos

Gestión de proyectos tradicionalmente asociada a cada disciplina

En últimas décadas del siglo XX aparece la preocupación por la gestión de proyectos como disciplina independiente PMI (Project Management Institute) 1969 PMBOK Project Management Body of Knowledege –

1996 1490-1998 IEEE Guide Adoption of PMI Standard, A

Guide to the Project Management Body of Knowledge

Historia

Que es un Proyecto ?(Definición según PMI)

• Es un esfuerzo temporal determinado a crear un producto o servicio único.

¿Qué significa temporal?La naturaleza temporal de los proyectos indica un

principio y un final definidos.• Los proyectos pueden ser ejecutados por 1 persona o

por 10,000 personas. Pueden tomar 100 horas o 10’000,000 de horas. Pueden involucrar a distintas áreas de una organización.

• Es un esfuerzo temporal determinado a crear un producto o servicio único.

¿Qué significa temporal?La naturaleza temporal de los proyectos indica un

principio y un final definidos.• Los proyectos pueden ser ejecutados por 1 persona o

por 10,000 personas. Pueden tomar 100 horas o 10’000,000 de horas. Pueden involucrar a distintas áreas de una organización.

Definición: Gestión de Proyectos

Función cuya finalidad es:

1. Maximizar el apoyo a Objetivos Generales,

2. Cumpliendo Objetivos Específicos,

3. En el menor Plazo, y

4. Con el menor Costo posibles.

¿Qué significa único?Único quiere decir que el producto o servicio es diferente a otros productos o servicios similares.Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables de proyectos, esta repetición no altera la unicidad fundamental del trabajo de proyecto.

…¿Qué es un proyecto?

Inicio y fin definido. Fin: cuando se logran o no los objetivos. Temporal no significa corto en duración. La duración de los proyectos es finita. Temporal no aplica al producto o servicio. Muchos creen que terminaran con el

proyecto.

No fue hecho antes. Aparecen nuevos

elementos . Características

progresivamente elaboradas.

• Los proyectos tienen que ver con hacer algo que no se ha hecho antes, y por lo tanto es algo único.– Por ejemplo, la construcción de un edificio de

oficinas puede parecer repetitivo, pero para cada desarrollo podemos tener un nuevo cliente, otro lugar, leyes distintas, distinto contratista, etc..

• El hecho de ser único, requiere que las características finales se van elaborando y refinando poco a poco, mediante una buena definición de los alcances

Proyectos o Servicios únicos

Características de un Proyecto

Temporal y Finito.- Un inicio y término definidos.Unico e irrepetible.- Significa que el producto o servicio es diferente en alguna forma que lo distingue de los demás productos o servicios.Elaboración progresiva.- Trabajar paso a paso con cuidado y detalladamente.Mucha incertidumbre.- Este hecho exige mucha planificación y control.Complejo y multidisciplinario.- Requiere la participación de un conjunto de recursos y personas de distintas habilidades tanto internas como externas a la organización.Recursos limitados y procedimientos preestablecidos.Carácter evolutivo.- Todo proyecto tiene un ciclo de vida, donde se producen secuencialmente las transformaciones de un conjunto de materias primas a productos y servicios transables o comercializables con mayor valor agregado.

... Muy importante

enproyectos:

Para hacer un proyecto tienes que recopilar información, imaginar cómo llevarás el producto al cliente o cómo darás el servicio.... Y escribirlo ¡Muy sencillo!

. . . No siempre un proyecto tiene éxito

Ejemplos de Proyectos: Desarrollar un nuevo producto o servicio. Proceso de construcción de una casa. Efectuar un cambio en la estructura, equipo o

estilo de una organización. Diseñar un nuevo vehículo de transporte. Desarrollar o adquirir un sistema de información

nuevo o modificado.

Diseño de un Centro recreacional. Dirigir una campaña para un partido político. Desarrollar un nuevo procedimiento o proceso de negocio.

Ejemplos de Proyectos . . . Montar un servicio delivery. Poner un restaurant. Instalar una academia de

preparación pre-universitaria. Poner un negocio de servicio de

limpieza. Montar un negocio de cuidado de

niños.

Montar un negocio de hospedaje y alquiler de habitaciones con fines de turismo.

Montar negocios de Ventas por internet. Instalar cabinas internet, servicios de computación e informática,

etc.

Rol: Líder de Proyecto

Paradigma útil: El LP es el único responsable del éxito o fracaso de su Proyecto.

El rol consiste en propiciar se cumplan ciertos Factores Críticos de Éxito.

La experiencia resulta ser un activo especialmente valioso.

Rol: Gestor de Cartera de Proyectos

Debe estar siempre informado.

Actúa por excepción.

Tiene autoridad sobre los LPs.

Su Rol consiste en apoyar se cumplan los Factores Críticos de Éxito.

El tamaño de su cartera, es función de su experiencia en GP y de sus habilidades.

La gente es lo más importante

La gente es el recurso más importante.

Es necesario motivarlo y capacitarlo.

FCE: Gestión de Expectativas

Conocer con precisión lo que piensa y siente el usuario.

Nunca dejar que las expectativas del usuario se desarrollen solas.

Con argumentación razonable se debe minimizar las expectativas del usuario.

Buscar exceder las expectativas.

La credibilidad es un activo a preservar y desarrollar a toda costa.

FCE: Gestión de la Interpretación

Ante situaciones problemáticas.

Anticiparse a la asimilación de información.

Comunicación precisa buscando aclarar posibles interpretaciones erradas.

No esperar o asumir que “la verdad se abre paso”.

Diferencias de los Proyectos de TI Frente a otras disciplinas

Propósito: difusos Alcance: fronteras Trabajo en Paralelo Interfases entre proyectos Dependencia en la tecnología Expectativas de los directivos y usuarios

La gestión o dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto.

Satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización incluye equilibrar sus demandas entre:

Alcance, plazos, coste y calidad. Distintas necesidades y expectativas de las diferentes entidades

involucradas en el proyecto. Necesidades identificadas y expectativas sin identificar.

Gestión de Proyectos

Finalidad de la Gestión de Proyectos

1. Maximizar el apoyo a Objetivos Generales,

2. Cumpliendo Objetivos Específicos,

3. En el menor Plazo, y

4. Con el menor Costo posibles.

Restricciones que impactan en las organizaciones :

Tiempo , Costo , Alcances y Calidad (Satisfacción del Cliente)

La Aplicación de

Conocimientos Habilidades Herramientas Técnicas

+ + +El adecuado uso de metodologías, técnicas, herramientas y recursos deben permitir delinear y asegurar el éxito de las actividades del proyecto para cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los stakeholders.

Gestión de Proyectos

Gestión de Proyectos de TI

Las Organizaciones demandan sistemas acordes a sus requerimientos basados en el constante desarrollo de las mismas y la de sus necesidades Estratégicas orientadas a la diferenciación dentro de un mercado de productos y Servicios.

La Tecnología cumple un papel de habilitador dentro de este concepto y es necesario para su desarrollo dentro de un marco conceptual basado en las mejores practicas que reúnan y aseguren conceptos probados para su desarrollo.

Objetivo de la Gerencia de proyectos de TI

• Asegurar la formulación adecuada de proyectos de Tecnología de la Información, de tal manera que sea posible un seguimiento eficaz y que garantice el desarrollo y conclusion exitosa del proyecto y se reduzcan factores de riesgo como:

• Visibilidad• Tamaño • Alcance• Complejidad tecnica, • Tiempo asignado• Habilidades requeridas• Apoyo Gerencial y del usuario• Subcontratacion de terceros.

… Objetivo de la Gestión de proyecto

• Los proyectos son implementados como consecuencia del desarrollo de un plan estrategico y son de caracter temporal. Todo proyecto tiene las siguientes caracteristicas:

• Es ejecutado por personas• Dispone de recursos restringidos.• Es planeado, ejecutado y controlado.

Stakeholders del Proyecto

• Individuos y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución del proyecto o su culminación exitosa.

Internos y externos, propietarios y patrocinadores, proveedores y contratistas, miembros del equipo y sus familias, agencias gubernamentales, ciudadanos individuales, organizaciones de influencia temporales o permanentes y la sociedad entera.

• Los stakeholders suelen tener objetivos muy diferentes y normalmente pueden entrar en conflicto, estas diferencias deberían solucionarse a favor del cliente.

• Todo proyecto tiene un inicio y un fin. Se llega al fin cuando se cumplen los objetivos del proyecto o cuando se determina que no se pueden cumplir. Temporal no quiere decir en un corto tiempo, quiere decir que tiene una duración finita

Naturaleza de un proyecto

• Los proyectos de Tl pueden ser de diversa

naturaleza, por ejemplo:– Desarrollar un producto o servicio. Implementar un

proceso para control de gestion de TI: atencion a usuarios.(Telefónica)

– Adquisicion, instalacion y puesta en marcha de componentes tecnologicos.(versión anterior de Office)

– Supervisar la implementacion de un producto o servicio adquirido. (tercerización de backup de información)

– Implementar un aplicativo en una unidad de negocio.

Naturaleza de los proyectos de TI

Los proyectos y la dirección de proyectos trabajan en un entorno más amplio que el del proyecto en sí mismo.

El equipo de dirección de proyectos debe comprender y conocer este ámbito general.

Algunos de los aspectos clave del contexto en el que trabaja la dirección de proyectos son los siguientes:

1. Fases del proyecto y ciclo de vida del proyecto.

2. Entidades involucradas en el proyecto.

3. Influencias de los modelos de organización

4. Aptitudes clave de la dirección general

5. Influencias socioeconómicas

Ámbito de la Gestión de Proyectos

Fases y Ciclo de Vida del Proyecto

Dado que los proyectos son únicos, incluyen un grado de incertidumbre. Las organizaciones que llevan a cabo proyectos normalmente dividirán cada proyecto en varias fases con el fin de lograr un control mejor y las adecuadas conexiones con las operaciones en curso de la organización que los realiza.

Conjuntamente, las fases del proyecto se conocen como “Ciclo de vida del Proyecto”.

Inicio Planeación

EjecuciónControl

Cierre

Fases y Ciclo de Vida del Proyecto

¿ Qué debe tomarse en cuenta ?

Actividades generales:

Creación del proyecto

Introducción de Tareas

Organización de Tareas

Configuración de Recursos

Asignación de Recursos a Tareas

Ajuste de Calendarios

Ajuste de Recursos

Seguimiento y Control

Ejemplo de organización para un proyecto de TI

Ejemplo de organización para un proyecto de TI

ProgramProgramManagementManagement

ProgramProgramManagementManagement

DevelopmentDevelopmentDevelopmentDevelopment

TestingTestingTestingTesting

LogisticsLogisticsManagementManagement

LogisticsLogisticsManagementManagement

UserUserEducationEducation

UserUserEducationEducation

ProductProductManagementManagement

ProductProductManagementManagement

ClientesSatisfechos

Productividady facilidad de uso

en el producto final

Liberación deun producto decalidad

Cumplir conEspecificaciones basadas enRequerimientos del usuario

Implantación yAdministración eficaz

Cumplir con tiempos y presupuesto

Individuos Individuos ejecutan ROLES, en función de las necesidades del equipoejecutan ROLES, en función de las necesidades del equipo y sus competencias y sus competencias

El Por qué no se llega a implementar

• Algunas de las causas por las que un proyecto no se logra implementar son:

• El tamaño del proyecto (medido en dinero, personal, tiempo e impacto organizacional)

• La experiencia del equipo profesional en gestión de proyectos y en la tecnología usada (curva de aprendizaje)

• El nivel de estructuración, claridad y consenso al definir los objetivos y productos esperados (especificaciones)

• La informalidad en la gestión del proyecto (Ej. Metalizaciones).

Lo solicitado no coincide con el producto final

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Fin de Sesión