clubwebware basishandleiding

Club Webware v3.1

Basishandleiding

Club Webware Internet: www.clubwebware.nl Email: [email protected]

04-05-2015 Club Webware v3.1 - Basishandleiding 2 van 128

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ............................................................................................................................................ 2

Introductie .................................................................................................................................................. 7

Club Webware als relatie-/ledenadministratiesysteem ......................................................................... 7

Club Webware als CMS ofwel website-inhoudbeheersysteem .............................................................. 7

Hoe Club Webware werkt ....................................................................................................................... 7

Over deze handleiding ............................................................................................................................ 8

Snelle start .................................................................................................................................................. 9

Club Webware begrippenoverzicht .......................................................................................................... 11

Relaties .................................................................................................................................................. 11

Groepen en elementen ......................................................................................................................... 11

Layout-sjablonen/skins ......................................................................................................................... 12

De Club Webware gebruikersinterface ..................................................................................................... 13

Inloggen................................................................................................................................................. 13

Navigatie ............................................................................................................................................... 14

Werkgebied ........................................................................................................................................... 14

Acties ..................................................................................................................................................... 14

Personaliseren Club Webware gebruikersinterface ............................................................................. 15

Aanpassen getoonde kolommen op overzichtsschermen ................................................................ 16

Adaptieve interface ............................................................................................................................... 16

Schermonderdelen in-/uitklappen voor meer overzicht .................................................................. 17

Ledenadministratie: Relaties en relatiegroepen (rollen) .......................................................................... 19

Relatiegroep “Systeembeheer -> admin” ......................................................................................... 19

Aandachtspunten bij koppelen/ontkoppelen van relatiegroepen/rollen ............................................ 20

Relatiegroepen beheren (toevoegen / wijzigen / verwijderen) ........................................................... 21

Relatiegroep aanmaken .................................................................................................................... 21

Relatiegroep wijzigen ........................................................................................................................ 23

Relatiegroep verwijderen.................................................................................................................. 23

Leeftijds-/geslachtsafhankelijke relatiegroepen ................................................................................... 23

Leeftijdsindeling aanmaken .............................................................................................................. 24

Leeftijdsindeling wijzigen .................................................................................................................. 26

Leeftijdsindeling verwijderen ............................................................................................................ 27

Standaard relatiegroepen of rollen....................................................................................................... 27

Relaties beheren (toevoegen / wijzigen / verwijderen) ....................................................................... 28

Relatie toevoegen ............................................................................................................................. 29

Relatie wijzigen ................................................................................................................................. 31

Relatie verwijderen ........................................................................................................................... 31


Relaties koppelen/toekennen aan relatiegroep/rol ............................................................................. 33

Via het overzicht “Relaties per groep” .............................................................................................. 33

Gezinnen samenstellen ......................................................................................................................... 35

Voorgedefinieerde relatieselecties ....................................................................................................... 37

Hoofdbewoners ................................................................................................................................ 37

Medebewoners ................................................................................................................................. 37

Oud-relaties ...................................................................................................................................... 37

Financieel zelfstandige leden (hoofdleden) ...................................................................................... 37

Financieel gekoppelde leden (gezinsleden) ...................................................................................... 37

Leden-/relatieselecties volgens filter .................................................................................................... 37

Eigen relatiefilters voordefiniëren .................................................................................................... 38

Email ...................................................................................................................................................... 40

Email versturen aan één of meerdere relaties tegelijk ..................................................................... 41

Gepersonaliseerde emails versturen ................................................................................................ 42

Mailsjablonen .................................................................................................................................... 42

HTML-nieuwsbrieven vormgeven en versturen ............................................................................... 47

Autorisatie van “Postvak uitgaande / verzonden email” .................................................................. 48

Automatisch opruimen oude verzonden email ................................................................................ 48

Leden-/relatieoverzichten printen/exporteren .................................................................................... 48

Print/export volgens eigen definitie ................................................................................................. 48

Print/export vooraf definiëren .......................................................................................................... 49

Collectief wijzigen van relaties (bulk update) ....................................................................................... 50

Etiket-/(leden)kaartsoorten .................................................................................................................. 51

Etiket-/(leden)kaartsoort aanmaken ................................................................................................ 51

Etiket-/kaartsoort wijzigen................................................................................................................ 54

Etiket-/kaartsoort verwijderen ......................................................................................................... 54

Etiket-/(leden)kaartsjablonen ............................................................................................................... 54

Etiket-/kaartsjabloon aanmaken ....................................................................................................... 54

Etiket-/kaartsjabloon wijzigen .......................................................................................................... 56

Etiket-/kaartsjabloon verwijderen .................................................................................................... 56

Uitwisselen ledenmutaties met (sport)bond ........................................................................................ 56

Bonden definiëren ............................................................................................................................ 57

Signaleren/bijhouden van ledenmutaties per bond ......................................................................... 58

Aanmaken ledenmutatiebestand voor bond .................................................................................... 59

Automatische incasso verplicht stellen ................................................................................................ 61

Adresetiketten en ledenkaarten printen .............................................................................................. 61

Eigen extra lid-/relatievelden definiëren (instructiefilm) ..................................................................... 62

Lid-/relatieveld toevoegen ................................................................................................................ 62


Lid-/relatieveld wijzigen .................................................................................................................... 65

Lid-/relatieveld verwijderen.............................................................................................................. 66

Betaalperiodes ...................................................................................................................................... 66

Website-beheer ........................................................................................................................................ 68

Webpagina’s en webpaginagroepen .................................................................................................... 68

Webpaginagroep aanmaken ............................................................................................................. 68

Webpaginagroep wijzigen ................................................................................................................. 70

Webpaginagroep verwijderen .......................................................................................................... 71

Webpagina aanmaken ...................................................................................................................... 71

Webpagina wijzigen .......................................................................................................................... 75

Webpagina dupliceren ...................................................................................................................... 76

Webpagina verwijderen .................................................................................................................... 76

Paginavoorbeeld bekijken voorafgaand aan publicatie .................................................................... 76

Standaard webpaginagroepen en webpagina’s ................................................................................ 76

Evenementen en evenementgroepen .................................................................................................. 79

Evenementgroep aanmaken ............................................................................................................. 79

Evenementgroep wijzigen ................................................................................................................. 80

Evenementgroep verwijderen .......................................................................................................... 81

Evenement aanmaken ...................................................................................................................... 81

Evenement wijzigen .......................................................................................................................... 84

Evenement dupliceren ...................................................................................................................... 84

Evenement verwijderen .................................................................................................................... 84

Deelnemers voor evenement ........................................................................................................... 85

Nieuws en nieuwsgroepen .................................................................................................................... 88

Nieuwsgroep aanmaken ................................................................................................................... 88

Nieuwsgroep wijzigen ....................................................................................................................... 90

Nieuwsgroep verwijderen ................................................................................................................. 90

Nieuwsbericht aanmaken ................................................................................................................. 90

Nieuwsbericht wijzigen ..................................................................................................................... 92

Nieuwsbericht dupliceren ................................................................................................................. 93

Nieuwsbericht verwijderen ............................................................................................................... 93

Bouwstenen (‘widgets’) en bouwsteengroepen ................................................................................... 93

Bouwsteengroep aanmaken ............................................................................................................. 94

Bouwsteengroep wijzigen ................................................................................................................. 95

Bouwsteengroep verwijderen ........................................................................................................... 96

Bouwsteen aanmaken ....................................................................................................................... 96

Bouwsteen wijzigen .......................................................................................................................... 97

Bouwsteen dupliceren ...................................................................................................................... 97


Bouwsteen verwijderen .................................................................................................................... 98

API opvragen JSON-data bouwstenen / 'widgets'............................................................................. 98

RSS-feeds ............................................................................................................................................... 99

Aanmaken/beschikbaar stellen RSS-feed van eigen website ........................................................... 99

Tonen van externe RSS-feeds ........................................................................................................... 99

Online formulieren op de website ........................................................................................................ 99

Formulieren voor online aanmelding, wijziging eigen gegevens, opgave speciale onderwerpen, etc. ................................................................................................................................................................. 99

Eigen, externe HTML-formulieren .................................................................................................. 100

Extern HTML-formulier m.b.v. “HTML formulier naar email”-bouwsteen ..................................... 100

Extern HTML-formulier binnenhalen/afhandelen via IFRAME ....................................................... 101

Beheer afbeeldingen en bestanden ........................................................................................................ 102

Aparte autorisatie standaard niet (meer) nodig ................................................................................. 102

Afbeelding toevoegen ......................................................................................................................... 102

Afbeelding verwijderen ....................................................................................................................... 104

Bestand toevoegen ............................................................................................................................. 105

Bestand verwijderen ........................................................................................................................... 106

De minitekstverwerker ........................................................................................................................... 107

Beschikbare acties ............................................................................................................................... 108

Tabellen ............................................................................................................................................... 110

Tabel invoegen ................................................................................................................................ 110

Tabeleigenschappen wijzigen en rijen of kolommen toevoegen/verwijderen .............................. 110

(Hyper)links ......................................................................................................................................... 110

Link invoegen .................................................................................................................................. 110

Interne link naar pagina in database............................................................................................... 111

Interne link naar vast (HTML-)bestand op webserver .................................................................... 112

Externe link naar andere website ................................................................................................... 113

Link naar emailadres ....................................................................................................................... 113

Link naar een stuk tekst elders op de pagina ................................................................................. 114

Link verbreken ................................................................................................................................. 114

Afbeeldingen ....................................................................................................................................... 114

Afbeelding invoegen ....................................................................................................................... 114

Afbeelding verwijderen ................................................................................................................... 117

Bouwstenen (instructiefilm) ............................................................................................................... 117

Bouwsteen invoegen ....................................................................................................................... 117

Systeembeheer (‘admin only’) ................................................................................................................ 119

Gegevens organisatie .......................................................................................................................... 119

Autorisatiebeheer ............................................................................................................................... 121


Autorisatie inrichten - algemeen .................................................................................................... 121

Rechten voor beheer afbeeldingen en bestanden ......................................................................... 123

Basisrechten voor standaard relatiegroepen/rollen ....................................................................... 123

Technische systeemconfiguratie ......................................................................................................... 124

Systeemvariabele wijzigen .............................................................................................................. 124

Website-variabelen ......................................................................................................................... 126

Database ............................................................................................................................................. 127

Backup (reservekopie) maken van de database ............................................................................. 127

Backup van de database terugzetten.............................................................................................. 127

04-05-2015 Club Webware – basishandleiding 7 van 128

Introductie

Club Webware is webgebaseerde software, gericht op verenigingen en andere vrijwilligersorganisaties. Webgebaseerd wil zeggen dat u alleen hoeft te beschikken over een internetaansluiting en een recente versie van een browser-programma, zoals bijv. Internet Explorer, Firefox, Safari of Google Chrome, om met Club Webware aan de slag te gaan.

Club Webware bestaat uit een uitgebreid relatie-/ledenadministratiesysteem dat volledig is geïntegreerd met een website-beheersysteem (ook wel Content Management System of CMS genoemd).

Club Webware als relatie-/ledenadministratiesysteem

Club Webware is een uitgebreid relatie-/ledenadministratiesysteem en is via internet 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar.

Naast het leden-/relatiebeheer kunt u gemakkelijk email versturen aan alle leden binnen uw vereniging of alleen naar geselecteerde leden. Verder zijn er exportmogelijkheden van uw gegevens naar Excel of Word, zodat u op eenvoudige wijze uw actuele ledenlijst kunt gebruiken om bijvoorbeeld etiketten af te drukken voor een papieren mailing of voor de verspreiding van het clubblad.

Voor het adresseren van post is het mogelijk adresetiketten te printen. En verder is het mogelijk onderscheid te maken tussen hoofdbewoners en gezinsleden, zodat bijvoorbeeld het clubblad slechts één keer per huisadres bezorgd wordt. Bovendien kan gewerkt worden met ‘bezorgcodes’ voor bijvoorbeeld een indeling in bezorgwijken, zodat de sortering van de clubpost ten behoeve van de verspreiding/bezorging ervan gemakkelijker wordt.

En doordat de ledenadministratie volledig is geïntegreerd met de website, kunnen clubleden desgewenst op basis van hun lidmaatschap extra mogelijkheden krijgen op de website. Hierbij valt te denken aan online aanmelding voor evenementen, maar ook aan toegang tot webpagina's die alleen voor clubleden toegankelijk zijn, bijv. de ledenlijst of een pagina om de eigen (contact)gegevens aan te passen.

Club Webware als CMS ofwel website-inhoudbeheersysteem

Met behulp van Club Webware kunt u de inhoud van uw website gemakkelijk en consistent beheren zonder dat daarvoor kennis nodig is van webprogrammering of HTML. Club Webware biedt websitebeheerders de mogelijkheid om nieuwe pagina’s aan de website toe te voegen en om bestaande pagina’s te wijzigen, te publiceren of te verwijderen. U kunt afbeeldingen naar de website uploaden en zelfs automatisch laten verkleinen voor gebruik in de website en u kunt teksten schrijven en manipuleren met behulp van een ingebouwde minitekstverwerker.

Door middel van bouwstenen of ‘widgets’ kan op eenvoudige wijze ook informatie uit de administratie op webpagina’s getoond worden.

Met een websitebeheersysteem als Club Webware wordt het mogelijk voor websitebeheerders de inhoud van hun website actueel te houden zonder daarvoor steeds een webdesigner in te schakelen. Door het ontwerp/de lay-out van de website los te koppelen van de inhoud ervan kan men de website beheren zonder het risico het ontwerp van de website te ‘beschadigen’.

Hoe Club Webware werkt

Toegang tot de Club Webware applicatie verloopt via uw webbrowser. Websitebezoekers zien uw website zoals gewoonlijk, maar voor toegang tot het administratiedeel is een loginnaam en een wachtwoord nodig.

Inloggen met een loginnaam en wachtwoord dient als elektronische identificatie of “handtekening” waardoor alleen geautoriseerde personen toegang krijgen tot het beheersysteem. In principe hebben alle leden/relaties in de administratie een loginnaam en wachtwoord, al hoeven ze daar zelf niet altijd van op de hoogte te zijn. En lang niet iedereen heeft de bevoegdheid dingen te wijzigen in de administratie of de website.


Individuele Club Webware gebruikers worden in groepen ingedeeld, waarna aan sommige van die groepen (meer of minder beperkte) beheerrechten worden toegekend. Zo zou het bijvoorbeeld zo kunnen zijn dat sommige mensen in uw organisatie wel nieuwsberichten aan de website mogen toevoegen, maar geen complete webpagina’s mogen aanmaken of wijzigen.

Over deze handleiding

Deze handleiding is ontwikkeld om basisuitleg te geven over het beheren van een leden-/relatiebestand en van website-inhoud met behulp van Club Webware. Meer geavanceerde zaken als de technische configuratie van Club Webware en de eisen die gesteld worden aan website-sjablonen worden niet in deze handleiding behandeld.

Deze handleiding is ingedeeld in hoofdstukken die gedetailleerde beschrijvingen en instructies geven over de manier waarop de diverse functies werken. De handleiding kan tevens gebruikt worden als naslagwerk als u meer bekend raakt met Club Webware.

Het is aan te bevelen de Club Webware begrippenlijst door te nemen om bekend te raken met de terminologie van Club Webware.

Hulp en ondersteuning voor het gebruik van Club Webware kunt u als onderdeel van een service- en onderhoudsabonnement per email krijgen via [email protected] of via het gebruikersforum op de Club Webware website via www.clubwebware.nl. Deze laatste optie heeft onze voorkeur, omdat:

1. Uw vragen en onze antwoorden daarop voor meer Club Webware gebruikers van belang kunnen zijn.

2. U ook kunt leren van de ervaringen van andere Club Webware gebruikers. Door te lezen hoe andere Club Webware gebruikers met het pakket omgaan wordt u wellicht op ideeën gebracht die ook voor uw organisatie nuttig zijn.

mailto:[email protected]

http://www.clubwebware.nl/


Snelle start

Dit hoofdstuk is bedoeld om u snel op weg te helpen met Club Webware.

Hier zal dan ook geen gedetailleerde uitleg gegeven worden over de diverse schermen, maar alleen een kort stappenplan m.b.t. de inrichting van uw nieuwe Club Webware installatie. Gedetailleerde informatie per onderdeel vindt u in de desbetreffende hoofdstukken elders in deze handleiding.

Indien u een service- en onderhoudsovereenkomst heeft afgesloten is het noodzakelijk dat wij toegang hebben tot uw Club Webware installatie. Dan kunnen wij indien nodig ook inloggen voor ondersteuning. Voor dit doel is nog een speciale extra systeemgebruiker ‘helpdesk’ beschikbaar, waarvan wij het wachtwoord beheren.

Om Club Webware snel in te richten voor uw organisatie kunt u het best beginnen met het doorlopen van de volgende stappen:

1. Vul uw organisatiegegevens in op het Organisatie-scherm. Hoe u dit kunt doen vindt u in het hoofdstuk Organisatie. Dit is met name van belang als u ook gebruik maakt van de module WebFacturatie.

2. Stel de meest noodzakelijke systeemvariabelen in op correcte waarden voor uw organisatie. Hoe u dat kunt doen vindt u in het hoofdstuk Technische systeemconfiguratie. Het gaat daarbij vooral om de variabelen ’SiteMailFrom’, ’SiteMailTo’, ’SiteMailPrefix’ en ‘SiteName’, maar het loont de moeite om ook de andere variabelen eens te bekijken om te beoordelen of u nog meer Club Webware standaardinstellingen wilt wijzigen zodat de werking van Club Webware zo goed mogelijk aansluit bij uw organisatie.

3. Indien u al beschikt over een actueel relatiebestand in bijv. Excel-formaat, dan kunnen wij die gegevens tegen een vergoeding voor u importeren in Club Webware. Dat bespaart u veel handmatig invoerwerk. Hiervoor moet het te importeren bestand voldoen aan de eisen zoals beschreven in het document ClubWebwareBestandsbeschrijvingLedenimport.pdf dat u van onze website kunt downloaden. Gaat u gebruik maken van een module voor digitale uitwisseling van lidgegevens met de sportbond, bijv. de module WebSyncKNLTB of WebSyncAtletiek, dan kunt u eventueel ook de functionaliteiten van die modules gebruiken om de lidgegevens zoals die bij de bond bekend zijn in te lezen in Club Webware.

4. Richt uw relatiebestand in en koppel de juiste clubfunctionarissen aan de juiste relatiegroepen/rollen. Dan zijn de standaard al aanwezige webpagina’s ‘Ledenoverzicht’, ‘Verjaardagskalender’ en ‘Bestuur / Commissies’ ook meteen automatisch gevuld met zinvolle informatie.

5. Standaard heeft uw website al een voorpagina met de naam ‘Home’. Op deze pagina staat echter uiteraard nog nauwelijks zinvolle informatie. Begin bij het invullen van de website dus met het invullen van de ‘Home’-pagina, dan heeft uw website al meteen een ‘eigen’ tintje.

6. Graag verwijzen wij u tevens naar het beginscherm van uw administratie (het ‘Admin Home’-scherm) waar informatieblokken staan met links naar Productnieuws, Tips & Trucs, Instructiefilms en Handleidingen.

http://www.clubwebware.nl/uploads/docs/Downloads/ClubWebwareBestandsbeschrijvingLedenimport.pdf

http://www.clubwebware.nl/uploads/docs/Downloads/ClubWebwareBestandsbeschrijvingLedenimport.pdf


De informatie in deze 4 “blokken” wordt altijd automatisch actueel gehouden, waardoor u gemakkelijk op de hoogte blijft van nieuwe Club Webware ontwikkelingen.

NB. Van ‘Tips & Trucs’ is in ieder geval de tip ‘Veiliger e-mail versturen vanuit Club Webware’ belangrijk.

Enkele algemene tips

1. Als u invoerschermen heeft geopend met de ‘Bekijk’-functie d.m.v. het icoon , kunt u met de knop ‘Wijzigbaar maken’ overschakelen zodat u alsnog wijzigingen direct kunt invoeren. Tevens kunt u bij wijzigingen tussentijds opslaan zodat alles gelijk veilig wordt gesteld zonder het scherm te verlaten. Gebruik daarvoor de ‘Opslaan’-knop.

2. Op diverse plaatsen in de administratie is export van de gegevens mogelijk in DOC-, XLS-, CSV- en XML-formaat. Tevens is direct printbaar mogelijk.


Club Webware begrippenoverzicht

Het Club Webware begrippenoverzicht beschrijft de objecten die in Club Webware gebruikt. Elk behandeld begrip is een definitie van een activiteit of een object dat voorkomt in de Club Webware gebruikersinterface.

Hoewel sommige behandelde begrippen meer gericht zijn op de website-beheerder, is het ook voor andere gebruikers nuttig enige kennis te hebben van de meer geavanceerde mogelijkheden en kenmerken van Club Webware.

Relaties

Alle personen of organisaties die u in Club Webware registreert zijn ‘relaties’. Het kan dan gaan om bijv. leden, abonnees, donateurs, sponsors, cursisten, klanten, debiteuren/crediteuren, enz. Daar waar in deze handleiding het woord ‘leden’ wordt gebruikt kan daarom ook meer algemeen het woord ‘relaties’ worden gelezen.

Groepen en elementen

Vrijwel alle informatie binnen Club Webware kan worden gestructureerd met behulp van indelingen in groepen of categorieën.

U kunt in principe net zoveel subgroepen binnen groepen hebben als u wilt, maar houdt u er rekening mee dat de opzet van uw website zelf wellicht moet worden aangepast om hiermee om te kunnen gaan.

Voorbeeld:

Groep 1

o Element 1

o Element 2

Groep 2

o Groep 3

Element 3

Element 4

Stap-voor-stap - Om de bovenstaande groepenstructuur te definiëren zou u eerst de groepen 1 en 2 definiëren, beiden als ‘hoofdgroep’. Daarna zou u groep 3 definiëren en daarbij aangeven dat het een subgroep betreft van groep 2. Als de groepenstructuur is opgezet kunt u beginnen met het opgeven van elementen binnen de groepen.

Basisregels - Enkele van de basisregels t.a.v. groepen zijn:

U kunt een groep NIET koppelen aan een andere groep:

die al een subgroep is van de groep. In het bovenstaande voorbeeld kunt u groep 2 niet koppelen aan groep 3, omdat groep 3 al een subgroep is van groep 2.

die volgens zijn definitie geen subgroepen kan hebben. Bij het definiëren van groepen kunt u voor elke groep aangeven of de betreffende groep wel of geen subgroepen kan hebben.

De omschrijving van de groep kan alles zijn wat u wilt, zelfs als deze ook al wordt gebruikt bij een andere groep.

In de meeste gevallen geldt dat als u een groep verwijdert waaraan nog elementen zijn gekoppeld deze elementen ook verwijderd worden. Club Webware zal u daarvoor wel waarschuwen.


NB. Dit geldt niet voor het verwijderen van relatiegroepen/rollen. De gekoppelde relaties worden dan alleen ontkoppeld van die groep/rol en dus niet verwijderd uit het systeem.

Er is voor de meeste informatiesoorten geen concrete limiet aan het aantal subgroepniveau’s dat u kunt definiëren. Het is echter niet verstandig een groepenstructuur te definiëren met meer dan 2 of 3 niveaus, omdat meer niveaus:

de structuur al snel onoverzichtelijk maakt;

een negatieve invloed kunnen hebben op de prestaties van het systeem: het duurt dan langer voor de informatie getoond kan worden.

Layout-sjablonen/skins

Layout-sjablonen of ‘skins’ bepalen het uiterlijk van uw website. Ze bepalen de plaats waar alle informatie op het scherm komt, het kleurgebruik, de gebruikte algemene afbeeldingen in kop- en voetsecties, enz.

Er is minimaal één sjabloonbestand nodig voor een website, maar u kunt voor uw website eventueel meerdere sjabloonbestanden definiëren en bij het aanmaken van nieuwe pagina’s aangeven welk specifiek sjabloon gebruikt moet worden.

Sjablonen kunnen worden aangemaakt met een webdesign-programma als Adobe Dreamweaver of Microsoft FrontPage, maar de sjablonen moeten wel aan enkele eisen voldoen. Meer informatie hierover kunt u vinden in de handleiding voor Club Webware sjabloonontwerp.


De Club Webware gebruikersinterface

U hoeft geen internet- of computer-deskundige te zijn om Club Webware te kunnen gebruiken. De werking van Club Webware is erop gericht dat iedereen die enigszins “computer-vaardig” snel goed uit de voeten kan met de applicatie.

U werkt met Club Webware via uw webbrowser, bijv. Internet Explorer, Firefox of Google Chrome. Als u uw website benadert via: www.uwwebsite.nl, dan krijgt u toegang tot het administratiedeel van Club Webware via: www.uwwebsite.nl/wsadmin/.

De Club Webware gebruikersinterface bestaat uit 2 hoofdgebieden:

1. de navigatie

2. het werkgebied

Inloggen

Zodra u uw webbrowser heeft geopend en naar het Club Webware administratiedeel van uw website bent gegaan verschijnt het Club Webware inlogscherm waar gevraagd wordt om uw loginnaam en wachtwoord. U kunt bij het inloggen aangeven dat u op deze computer voortaan automatisch wilt inloggen door de optie ‘Wachtwoord opslaan’ aan te kruisen alvorens de Inloggen-knop te activeren.

NB. Als u de optie ‘Wachtwoord opslaan’ kiest blijven uw inloggegevens nog steeds maar maximaal 7 dagen bewaard. Dat betekent dat als u langer dan een week niet met Club Webware hebt gewerkt, u sowieso opnieuw zult moeten inloggen.

http://www.uwwebsite.nl/

http://www.uwwebsite.nl/wsadmin/


Nadat u succesvol bent ingelogd gaat u automatisch door naar de startpagina van Club Webware.

Navigatie

Het navigatiegebied is op elke Club Webware beheerpagina zichtbaar aan de linkerkant van het scherm. Hier worden alleen de opties getoond waarvoor u als Club Webware gebruiker geautoriseerd bent en u ziet hier dus alleen de opties waarvoor u in uw gebruikersprofiel voldoende beheerrechten heeft gekregen.

Werkgebied

Club Webware biedt een ruim werkgebied waar u als beheerder alle onderdelen van de website en/of de administratie ontwikkelt en onderhoudt. U kunt hier bijvoorbeeld een overzicht van de aanwezige webpagina’s opvragen waar u pagina’s kunt toevoegen, wijzigen en verwijderen. Ook hier worden steeds alleen de knoppen getoond waarvoor u als Club Webware gebruiker geautoriseerd bent en u ziet dus de opties waarvoor u in uw gebruikersprofiel voldoende beheerrechten heeft gekregen. Sommige knoppen zijn dus afhankelijk van uw autorisatie.

Acties

Op de diverse Club Webware schermen kunt u acties uitvoeren door met de muis op iconen te klikken. De beschikbare acties met de bijbehorende iconen zijn:

Icoon Functie

Voeg een nieuw element toe aan de lijst

Bekijk de gegevens van het element

Dupliceer het element en wijzig de gegevens van het duplicaat


Wijzig de gegevens van het element

Verwijder het element

Verwijderen van element niet toegestaan. Als u de muis boven dit icon beweegt, ziet u de reden(en) daarvoor.

Bekijk een voorbeeld van het element zoals het er in de praktijk op de website uitziet

Toon een kalender om een datum te kunnen selecteren

Toon een dialoogje om een geldige tijd te kunnen selecteren

Exporteer overzicht, bijv. naar Microsoft Excel formaat

Toon helpinformatie

Stuur online email, direct vanuit Club Webware

Stuur offline email, met behulp van uw eigen email-programma

Bepaal zelf welke kolommen in het overzicht/de lijst getoond worden

Dit is een zoekveld: als u gaat typen gaat het systeem op de achtergrond de bijbehorende elementen opzoeken en presenteert deze in een keuzelijst.

Bestand downloaden

Personaliseren Club Webware gebruikersinterface

Club Webware biedt de mogelijkheid een aantal persoonlijke voorkeuren vast te leggen in de database. Ook kan er een ander kleurschema gekozen worden voor het beheergedeelte.

U kunt vanaf iedere pagina deze voorkeursinstellingen benaderen met de link rechtsboven in het scherm:


Aanpassen getoonde kolommen op overzichtsschermen

Bij diverse schermen is het mogelijk zelf aan te geven welke kolommen u wilt zien, dus eenzelfde overzicht kan er bij 2 verschillende gebruikers toch heel anders uit zien.

Dit is mogelijk bij overzichten waar een extra “bliksemschicht”-icon zichtbaar is in de Acties-kolom:

Indien u op het icon klikt verschijnt het volgende popup-venster:

U kunt hierin aangeven welke kolommen u in welke volgorde wilt zien, waarna het betreffende overzichtsscherm er voortaan volgens uw eigen definitie uit zal zien.

Adaptieve interface

Naast bovengenoemde ‘Persoonlijke instellingen’ is de huidige gebruikersinterface is er eentje die probeert “mee te denken”. Dat wordt ook wel een ‘adaptieve interface’ genoemd.

Dit betekent dat het systeem op veel plaatsen max. 7 dagen via een browser-‘cookie’ onthoudt hoe uw instelling op een bepaald scherm was.

http://betatest.clubwebware.eu/wsadmin/column_choice.asp?URL=/wsadmin/db_users.asp?subset=all&table=Users&extratables=&columns=txtLastName,txtFirstName,txtInitials,dateBirth,Users.ID,txtFederationID,Users.numCatID


Heeft u bijv. ergens op een overzichtsscherm het aantal ineens getoonde records op 500 gezet of bij de ledenrecords gefilterd op een achternaam, dan komt het systeem de volgende keer als u dat scherm oproept terug met dezelfde instelling.

Schermonderdelen in-/uitklappen voor meer overzicht

Afhankelijk van uw werkzaamheden op een bepaald moment heeft u misschien niet alle informatie op een scherm nodig en neemt deze informatie onnodig veel ruimte in beslag. Op sommige scherm is het daarom mogelijk onderdelen van het getoonde scherm dicht of juist open te klappen, waardoor er minder of meer informatie in tegelijk in beeld staat. U herkent zo’n flexibel schermonderdeel aan een

kader met daarin het –icoon.

Door op dat icoon te klikken verandert:

bijv. in:

Standaard komen alle schermen op met alle schermonderdelen opengeklapt. Klapt u een onderdeel op een scherm in, dan wordt deze instelling via een browser-‘cookie’ max. 7 dagen op uw eigen computer als een persoonlijke voorkeur bewaard.


Komt u binnen die 7 dagen terug op het betreffende scherm, dan “weet” het scherm uw instelling van de vorige keer nog en komt dus weer op met het betreffende onderdeel dichtgeklapt.


Ledenadministratie: Relaties en relatiegroepen (rollen)

Door het definiëren van verschillende relatiegroepen in de administratie kunt u aangeven welke soorten/categorieën relaties uw organisatie kent. Uw vereniging kent misschien leden, donateurs, trainers, contactpersonen bij de gemeente, debiteuren en crediteuren, enz. En die relatiesoorten zijn dan ook als ‘groepen’ of ’rollen’ (= synoniem) aan te maken/terug te vinden in de relatieadministratie in Club Webware.

Een relatie kan in realiteit tegelijkertijd lid én trainer én voorzitter zijn. Daarom kan één relatie in Club Webware ook aan meer groepen tegelijk gekoppeld zijn. De groepsindeling binnen de relatieadministratie is daarmee in feite een afspiegeling van de werkelijke situatie in de vereniging.

Behalve dat de groepenindeling een afspiegeling vormt van de organisatiestructuur, wordt binnen Club Webware via die groepenindeling ook geregeld wie toegang hebben tot het beheer-/administratiedeel van Club Webware. Welke rechten een individuele gebruiker heeft (bijv. welke informatie die gebruiker mag zien of zelfs beheren), is afhankelijk van de relatiegroep(en) waaraan hij/zij is gekoppeld.

Ook kunt u door relatiegroepen te maken sommige websitebezoekers meer rechten geven op de website zelf, bijv. door hen zich te laten aanmelden (inloggen) bij bezoek aan de website waardoor ze toegang krijgen tot beveiligde pagina’s. Zo kunnen leden van een vereniging op die manier via de website toegang krijgen tot de ledenlijst, terwijl ‘gewone’ websitebezoekers die niet kunnen bekijken.

Verder kunt u de groepenindeling eventueel gebruiken voor het maken van teamindelingen.

Relatiegroepen kunnen desgewenst ook nog weer onderverdeeld worden naar leeftijdsgroepen, waarbij gekoppelde relaties op grond van hun geboortedatum (en evt. geslacht) automatisch ingedeeld worden bij de juiste leeftijdsgroep.

De optionele module WebFacturatie maakt ook gebruik van de relatiegroepen. U kunt dan aan zo’n relatiegroep een (contributie)bedrag/-tarief hangen, hetgeen dan bij de contributieberekening in rekening wordt gebracht bij alle relaties die gekoppeld zijn aan die groep.

Een relatie kan dus tot meerdere groepen behoren, waardoor de relatiegroepen in feite zijn op te vatten als ‘rollen’. Binnen een vereniging is bijv. iedereen lid, maar sommige relaties vervullen daarnaast nog extra ‘rollen’ (zoals voorzitter, ledenadministratie, speler in een team, enz.) en kunnen op basis van die extra rollen dus meer bevoegdheden hebben in Club Webware en meer of minder moeten betalen.

Ook kunt u via de indeling in relatiegroepen op eenvoudige wijze:

een mailtje sturen naar alle relaties binnen een groep (online of met uw eigen mailprogramma);

adresetiketten en/of ledenkaarten printen voor alle relaties binnen een groep;

een overzicht van de relaties binnen een groep exporteren in Excel-formaat, bijv. voor het versturen van een papieren mailing.

De ledenadministratie verloopt binnen Club Webware dus via deze ‘relatiegroepen/rollen’ en ‘relaties’.

Relatiegroep “Systeembeheer -> admin”

Standaard wordt Club Webware geïnstalleerd met een aantal voorgedefinieerde relatiegroepen/rollen, waaronder een ‘systeembeheer’-groep “admin”. De admin-groep is een ‘super’-relatiegroep. Gebruikers in deze groep kunnen altijd overal bij en alles doen en hoeven daarvoor dus niet eerst expliciet geautoriseerd te worden.


Deze admin-groep, en de relaties die hieraan zijn toegekend, is voor niemand manipuleerbaar, behalve voor gebruikers die zelf ook aan deze relatiegroep/rol gekoppeld zijn. Bij installatie zijn in deze “admin”-relatiegroep meteen ook al 2 gebruikers toegevoegd:

a. loginnaam: admin, wachtwoord: (wordt door ons toegekend bij 1e oplevering van het systeem)

b. loginnaam: helpdesk, wachtwoord: (wordt door ons toegekend en beheerd, zodat wij kunnen inloggen t.b.v. ondersteuning)

NB. Indien uw organisatie een service- en onderhoudsovereenkomst heeft afgesloten kennen wij een helpdesk-wachtwoord toe en houden wij dit wachtwoord ook in beheer. Op die manier kunnen wij in voorkomende gevallen ter ondersteuning zo nodig inloggen in uw Club Webware installatie.

Een overzicht van alle voorgedefinieerde relatiegroepen/rollen in Club Webware vindt u in de paragraaf Standaard relatiegroepen of rollen.

Natuurlijk kunt u naast deze standaardgroepen zoveel groepen definiëren als u wilt, bijv. om teamindelingen te maken, of de standaardgroepen van naam veranderen.

Aandachtspunten bij koppelen/ontkoppelen van relatiegroepen/rollen

Zoals eerder in deze handleiding aangegeven, worden alle relaties in de administratie gekoppeld aan één of meer groepen/rollen.

Een paar dingen om op te letten bij het koppelen aan/ontkoppelen van relatiegroepen:

1. Elke koppeling kent in ieder geval een ingangsdatum (“Gekoppeld m.i.v.”) en evt. een einddatum (“Gekoppeld t/m”). Hiermee ontstaat een periode in de tijd waarvoor de koppeling geldt. Hiervan wordt ook geschiedenis bijgehouden, op die manier kun je b.v. zien wanneer iemand ooit voorzitter was. Die geldigheidsperiode van de groepskoppeling is o.a. erg belangrijk als het behoren tot die groep betekent dat er een tarief bij hoort. Dus dat men ervoor gefactureerd wordt. De module WebFacturatie houdt bij contributieberekeningen daarom rekening met die geldigheidsperiode: er hoeft pas betaald te worden vanaf het begin van die periode. Let dus goed op die ingangs- en einddatum van een groepskoppeling, zeker als er een tarief geldt voor de groep/rol.

2. Iedere relatie moet op elk moment in de tijd aan minimaal één groep gekoppeld zijn. Er mag geen dag zonder groepskoppeling zijn.

Wilt u de laatste groepskoppeling voor een relatie opheffen, dan zal dat niet lukken. Het systeem voert de ontkoppeling dan niet door. Ook niet als dit maar voor 1 dag zou gelden. Let er dus op dat bij wisseling van groepen er in het geval van de laatste groep niet een dag tussen zit, de ontkoppeling zal dan niet werken.

3. Een koppeling waarbij de ingangsdatum en einddatum gelijk zijn is een koppeling met een geldigheidsperiode van 1 dag. Wilt u een koppeling helemaal laten vervallen, en dus helemaal niet meer terugzien in de historie, vul dan als einddatum een datum vóór de ingangsdatum in. Het systeem zal de informatie over de koppeling dan echt helemaal uit de database verwijderen.

4. Ook ex-relaties moeten aan minimaal één groep/rol gekoppeld zijn/blijven. Vaak is het trouwens helemaal niet nodig (of zelfs wenselijk) om een ex-relatie los te koppelen van zijn groepen/rollen. Het invullen van zijn/haar datum “Actief t/m” is voldoende om hem/haar tot ex-relatie te verklaren.


Relatiegroepen beheren (toevoegen / wijzigen / verwijderen)

Of u als gebruiker nieuwe relatiegroepen kunt aanmaken en bestaande groepen kunt wijzigen of verwijderen is afhankelijk van uw autorisaties. Indien u niet geautoriseerd bent ontbreken de benodigde knoppen daarvoor op de leden-/relatieschermen.

Relatiegroep aanmaken

Om een nieuwe relatiegroep te definiëren:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’ het tabblad ‘Relatiegroepen + relaties per groep’. Het volgende scherm verschijnt:

2. Klik op de ‘Voeg groep toe’-knop voor het aanmaken van een nieuw element. Het invoerscherm voor het definiëren van een relatiegroep verschijnt:


3. Vul het scherm in met de gegevens van de relatiegroep die u wilt aanmaken:

a. Groep: kies de groep waaronder de nieuwe groep/rol moet vallen.

b. Naam: naam van de groep/rol.

c. Subgroepen mogelijk?: moet het mogelijk zijn om onder deze relatiegroep nog weer subgroepen te definiëren?

d. Direct koppelen relaties mogelijk?: sommige groepen worden eigenlijk alleen aangemaakt voor ordening en structuur en in zulke gevallen is het niet zinvol om daar rechtstreeks relaties aan te kunnen koppelen. Als u dan deze optie uit zet, dan wordt de groep niet aangeboden bij het toekennen van groepen/rollen aan relaties.

e. Leeftijdsindeling: als de relatiegroep een onderverdeling naar leeftijd en/of geslacht moet kennen, kan hier de gewenste leeftijdsindeling gekozen worden. Die dient u dan wel vooraf al gedefinieerd te hebben..

f. Omschrijving: omschrijving van de (functie van de) relatiegroep.

g. Groeps-email: emailadres waarmee deze relatiegroep in één keer als geheel benaderd kan worden. Een vereniging kan bijvoorbeeld een centraal emailadres hebben voor het bestuur, bijv. [email protected].

h. Interne URL: verwijzing naar pagina binnen de eigen website met meer informatie over of t.b.v. deze relatiegroep, bijv. een speciale teampagina.

i. Externe URL: extern webadres (andere website) met meer informatie over of t.b.v. deze relatiegroep, bijv. een pagina met competitiestanden op de website van een (sport)bond.

Klik op de ‘OK’-knop om de relatiegroep daadwerkelijk toe te voegen.

mailto:[email protected]


Relatiegroep wijzigen

Om een bestaande relatiegroep te wijzigen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’ het tabblad ‘Relatiegroepen + relaties per groep‘. Het bovenste deel van het scherm is dichtgeklapt, dit moet eerst worden opengeklapt door te klikken op

het -icoontje:

2. Klik op de relatiegroep aan die u wilt wijzigen en klik dan op de ‘Wijzig groep’-knop. Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de relatiegroep verschijnt.

3. Voer uw wijzigingen in.

4. Klik op de ‘OK’-knop om de groep daadwerkelijk te wijzigen.

Relatiegroep verwijderen

Om een bestaande relatiegroep te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’ het tabblad ‘Relatiegroepen + relaties per groep .

2. Klik op de relatiegroep aan die u wilt weggooien en vervolgens op de ‘Verwijder groep’-knop. Het scherm voor het verwijderen van de relatiegroep verschijnt.

3. Klik op de ‘OK’-knop om de groep daadwerkelijk te verwijderen.

NB. Als er nog relaties gekoppeld waren aan de groep, dan worden deze alleen losgekoppeld. Deze relaties worden dus niet uit het systeem verwijderd!

Leeftijds-/geslachtsafhankelijke relatiegroepen

Veel verenigingen en ook sportbonden kennen een groepen- of categorie-indeling op basis van leeftijd en/of geslacht, bijv. een onderscheid in junioren seniorleden. Daarbij wordt over het algemeen een vast moment in het jaar gehanteerd voor de overgang van de ene leeftijdsgroep naar de andere; het moment in het jaar dus waarop wordt bepaald of iemand tot de junioren of de senioren behoort.


Club Webware kan relaties aan de hand van de geboortedatum en geslacht automatisch indelen in dergelijke leeftijds-/geslachtsafhankelijke groepen. Om dat te kunnen doen moeten eerst een of meer leeftijdsindelingen worden gedefinieerd, met de daarbij behorende leeftijdsgroepen. Deze leeftijdsindelingen kunt u daarna associëren met een of meer relatiegroepen/rollen die die onderverdeling naar leeftijd en/of geslacht moeten kennen:

Gebruikt uw organisatie ook de Club Webware module WebFacturatie, dan kunnen deze leeftijds-/geslachtsafhankelijke groepen ook gebruikt worden voor het definiëren van leeftijds-/geslachtsafhankelijke (contributie)tarieven.

Leeftijdsindeling aanmaken

Om een nieuwe leeftijdsindeling te definiëren:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Leeftijdsindelingen’. Het volgende scherm verschijnt:

2. Klik op het -icoon voor het aanmaken van een nieuw element. Het invoerscherm voor het definiëren van een nieuwe leeftijdsindeling verschijnt:


3. Geef de leeftijdsindeling een naam, vul de ingangsdatum van het normjaar in en geef de peildatum aan waarop voor relaties bepaald worden in welke leeftijdsgroep ze vallen. NB. Dit peilmoment bepaalt de leeftijdsgroep waarin leden/relaties gedurende het gehele bijbehorende normjaar worden ingedeeld. Dus loopt het normjaar voor de leeftijdsindeling bijv. gelijk met het kalenderjaar, maar vult u 30 juni in als peildatum voor de leeftijdsindeling, dan geldt het gehele kalenderjaar de leeftijd op 30 juni binnen dat jaar als norm voor de leeftijdsindeling. Het komt wel voor dat bonden met een leeftijdsindeling werken die gebaseerd is op geboortejaar. De lijst die ze daar dan voor hanteren moet dan elk jaar aangepast worden. Een dergelijke indeling kan heel goed met het Club Webware systeem ingericht worden, met als voordeel dat het niet steeds weer aangepast hoeft te worden, doordat het op leeftijd werkt. Bij zo’n indeling op geboortejaar geldt dat iedereen in een categorie het hele jaar dezelfde leeftijd heeft. Dat wordt bij Club Webware gerealiseerd met een peildatum 31-12. Verder komt het voor dat met een leeftijd gewerkt wordt, die geldt op de dag vóór het normjaar ingaat. Dus de peildatum ligt dan vóór dat jaar. Bij Club Webware ligt de peildatum echter ín het jaar. Maar dat is geen probleem, want dat betekent alleen maar dat de leeftijd die in Club Webware ingevuld wordt 1 jaar hoger moet liggen dan die, die de bond noemt. Omdat Club Webware hem 1 jaar later “meet”. Zegt de bond dus: iemand is junior als hij op de laatste dag vóór het seizoen 13 is, dan neem je bij Club Webware dezelfde peildatum, maar vul je 14 in, want een jaar later is iemand van 13 inmiddels 14.

4. U kunt hier meteen ook de eerste leeftijdsgroep binnen de leeftijdsindeling definiëren. Geef de leeftijdsgroep een naam en evt. een omschrijving en vul de onder- en bovengrens in voor de leeftijd van relaties om tot de leeftijdsgroep te behoren. Bijv. naam = Junioren, ondergrens = 0, bovengrens = 17. Eventueel kunt u de groep naast de leeftijd ook nog afhankelijk maken van het geslacht van relaties.


5. Activeer de “Opslaan + opvoeren volgende leeftijdsgroep”-knop als u meteen nog meer leeftijdsgroepen binnen dezelfde indeling wilt definiëren. Activeer de “Opslaan + einde”-knop als u op dit moment niet nog meer leeftijdsgroepen wilt definiëren.

NB. Zorg ervoor dat de geboortedatum en geslacht is ingevuld voor alle leden/relaties waarvoor een leeftijds-geslachtsgebonden groepsindeling van toepassing is, anders kan Club Webware niet bepalen in welke leeftijdsgroep een relatie valt!

Zorg er tevens voor dat leeftijdsgroepen elkaar niet overlappen v.w.b. de begin- en eindleeftijd, anders vallen leden/relaties mogelijk in meer dan één leeftijdsgroep tegelijk, hetgeen uiteraard nogal verwarrend kan werken.

Leeftijdsindeling wijzigen

Om een bestaande leeftijdsindeling te wijzigen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Leeftijdsindelingen‘.

2. Klik op de regel van de leeftijdsindeling die u wilt wijzigen op het -icoon. Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de leeftijdsindeling verschijnt.

3. Wilt u meer leeftijdsgroepen toevoegen, klik dan in de lijst met leeftijdsgroepen op het -icoon. Het volgende popup-venster verschijnt:

Vul de velden in en activeer de knop “Voeg toe + volgende” om uw invoer op te slaan en direct nog meer leeftijdsgroepen aan te kunnen maken. Activeer de knop “Voeg toe + einde” als u klaar bent met het aanmaken van nieuwe leeftijdsgroepen.


4. Wilt u een bestaande leeftijdsgroep aanpassen, klik dan op de betreffende regel in de lijst met leeftijdsgroepen op het -icoon. Er verschijnt een popup-venster met de gegevens van de geselecteerde leeftijdsgroep. Pas de ingevulde veldwaarden aan naar uw wensen en activeer de “OK”-knop om uw wijzigingen op te slaan.

5. Klik terug in het wijzig-scherm van de leeftijdsindeling op de ‘OK’-knop om het scherm te verlaten.

Leeftijdsindeling verwijderen

Om een bestaande leeftijdsindeling te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Leeftijdsindelingen’.

2. Klik op de regel van de leeftijdsindeling die u wilt verwijderen op het -icoon. Het scherm voor het verwijderen van de leeftijdsindeling verschijnt.

3. Klik op de ‘OK’-knop om de leeftijdsindeling daadwerkelijk te verwijderen.

Standaard relatiegroepen of rollen

Om een snelle start mogelijk te maken wordt Club Webware standaard al geleverd met een aantal voorgedefinieerde relatiegroepen/rollen die in veel (sport)verenigingen zullen voorkomen.

De meeste van deze rollen kunt u vrij hernoemen of zelfs verwijderen (zie Relatiegroepen/rollen), maar er zijn er ook een paar die een speciale functie vervullen in het systeem en die beveiligd zijn tegen verwijdering en naamswijziging zodat het systeem goed blijft functioneren.

Uiteraard kunt u naar eigen inzicht nieuwe relatiegroepen/rollen toevoegen en niet-beveiligde bestaande rollen verwijderen of wijzigen.

Als u de juiste clubfunctionarissen in het relatiebestand koppelt aan deze voorgedefinieerde ‘rollen’ (hen die rollen toewijst, zie ook Relatie wijzigen), dan wordt automatisch meteen de ‘Bestuur / Commissies’-webpagina op de website ingevuld.

De voorgedefinieerde rollen met een speciale functie zijn:

Naam rol Bijzonderheden

admin Systeemtechnische relatiegroep met volledige beheerrechten binnen Club Webware.

Kan niet worden verwijderd.

De naam kan niet worden gewijzigd.

Aanmelding Wordt standaard gebruikt bij het aanmelden van nieuwe leden via het online aanmeldingsformulier: het nieuwe lid wordt in eerste instantie automatisch gekoppeld aan deze rol. De ledenadministratie kan vervolgens na controle van de gegevens het betreffende lid koppelen aan de rol ‘Lid’ en ontkoppelen van de rol ‘Aanmelding’.




Ledenadministratie Wordt gebruikt bij het aanmelden van nieuwe leden via het online aanmeldingsformulier: clubfunctionarissen aan wie deze rol is toegekend krijgen automatisch per email bericht als een nieuw lid zich online heeft aangemeld.

De ledenadministratie kan vervolgens na controle van de gegevens o.a. het betreffende lid koppelen aan de rol ‘Lid’ en ontkoppelen van de rol ‘Aanmelding’.

Lid Systeemtechnische relatiegroep binnen Club Webware.

Leden die gekoppeld zijn aan deze rol verschijnen automatisch op het ledenoverzicht en op de verjaardagskalender op de website, mits hun lidmaatschap niet is opgezegd (= datum ‘Actief t/m’ ingevuld met een datum in het verleden).



Registraties Groep voor online registratie van externe website-bezoekers, zodat ze kunnen inloggen en zich bijv. online kunnen aanmelden voor deelname aan evenementen. De persoon wordt bij registratie automatisch gekoppeld aan deze rol.



Relatiecontactpersonen Kan niet worden verwijderd.


Relaties beheren (toevoegen / wijzigen / verwijderen)

Of u als gebruiker nieuwe relaties kunt aanmaken en bestaande relaties kunt wijzigen of verwijderen is afhankelijk van uw autorisaties. Indien u niet geautoriseerd bent ontbreken de benodigde knoppen daarvoor op de leden-/relatieschermen.

Verder is het mogelijk dat u wel rechten heeft voor sommige groepen relaties, maar niet voor allemaal. U ziet dan bijv. bij sommige relaties wel het potlood-icon voor wijziging van de relatiegegevens, en bij andere relaties niet. En ook kan het door toekenning van beperkte autorisatie voorkomen dat u sommige relatiegroepen helemaal niet kunt zien.

Heeft u helemaal geen rechten t.a.v. leden/relaties, ook geen kijkrechten, dan ontbreken de menuopties hiervoor in de navigatie en de bijbehorende administratiepagina’s zijn dan voor u niet toegankelijk.


Relatie toevoegen

Om een nieuwe relatie toe te voegen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’. Het volgende scherm verschijnt (in dit geval met het tabblad ‘Relatiegroepen + relaties per groep’ actief):

2. Kies in de kolom ‘Relatiegroepen’ de groep waarin u een relatie wilt toevoegen. Het scherm wordt eventueel ververst om de relaties te tonen die al bekend zijn voor de geselecteerde groep.

3. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een nieuwe relatie verschijnt:


4. Vul het scherm in met de gegevens van de gebruiker/de relatie die u wilt aanmaken. Veel van de in te vullen rubrieken zullen voor zich spreken, daarom beperken wij ons hier tot de website-logingegevens:

a. Loginnaam: naam waarmee dit lid/deze relatie zich kan identificeren bij het aanmelden/inloggen in de website. Deze loginnaam wordt tijdens het invullen van de roepnaam en de achternaam automatisch ingevuld met een combinatie daarvan gescheiden door een punt, bijv. Marja de Vroed wordt ‘marja.de.vroed’. U kunt dit voorstel echter overschrijven met een andere loginnaam, mits deze niet al gebruikt wordt door iemand anders.

b. Wachtwoord: wachtwoord waarmee de gebruiker zich kan identificeren bij het aanmelden/inloggen in de website. Dit lid/deze relatie kan het later zelf wijzigen in een zelfgekozen wachtwoord. Wanneer u hier niets invult, dan wordt het standaardwachtwoord toegewezen zoals dat in de systeeminstellingen is gedefinieerd.

c. Behoort tot de groep(en): selecteer hier de relatiegroepen of ‘rollen’ waartoe deze relatie moet gaan behoren. U moet minimaal één groep selecteren, maar dit kunnen er ook meer zijn. U kunt extra groepen aan een gebruiker koppelen door in de linker keuzelijst één of meer groepen te selecteren (gebruik <Ctrl>+klik voor multi-selectie) en vervolgens de ‘Wel >‘-knop te activeren. Op dezelfde manier kunt u groepen ontkoppelen door in de rechter keuzelijst één of meer groepen te selecteren en de ‘< Niet’-knop te activeren.

5. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het lid/de relatie daadwerkelijk toe te voegen.


Relatie wijzigen

Om een bestaande relatiegroep te wijzigen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’.

2. Het scherm wordt eventueel ververst om de relaties te tonen die al bekend zijn voor de geselecteerde groep.

3. Klik in het overzicht op de regel van de relatie die u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de gebruiker verschijnt.


5. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de relatiegegevens daadwerkelijk te wijzigen.

Relatie verwijderen

Om veiligheidsredenen kunnen relaties pas uit het systeem worden verwijderd als ze eerst zijn gemarkeerd als ‘ex-relatie’ door de datum “Actief t/m” in te vullen. Dit kan op 3 manieren:

1. Door handmatig een einddatum in te vullen op het tabblad ‘Verenigingsinfo.’ in het Wijzig-scherm voor dit lid.

2. Door één of meer relaties te selecteren in het scherm ‘Relaties per groep’ (er een vinkje voor zetten) en dan uit de ‘Overige acties’-keuzelijst de optie ‘Collectief wijzigen’ te kiezen. U kunt vervolgens een einddatum invullen die dan wordt toegepast op alle geselecteerde relaties.

3. Door één of meer relaties te selecteren in het scherm ‘Relaties per groep’ (er een vinkje voor zetten) en dan uit de ‘Overige acties’-keuzelijst de optie ‘Beëindig lidmaatschap’ te kiezen. In dit geval wordt automatisch de einddatum voor dit lid ingevuld met de huidige datum.

Vervolgens kunnen de gegevens van de relatie op de volgende manier eventueel helemaal uit het systeem worden verwijderd:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Oud-relaties’.

2. Klik in het overzicht op de regel van de gebruiker die u definitief wilt verwijderen op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het scherm voor het verwijderen van de gebruiker verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om de relatiegegevens daadwerkelijk te verwijderen.

NB. Soms staat er een kruis door het prullenbakje achter oud-relaties ( ). In dat geval kan de betreffende oud-relatie niet uit uw administratie verwijderd worden. Breng uw muis boven het doorgekruiste prullenbakje om te zien wat de oorzaak is, bijv.: * er zijn nog facturen voor de relatie aanwezig in het systeem * er is nog een bondsmutatie onderweg die eerst nog verwerkt moet worden.


Tip. Het kan handig zijn om leden die hebben opgezegd weliswaar af te voeren van de actuele ledenlijst, maar hun gegevens wel in Club Webware te bewaren. Organiseert u dan bijv. ooit een reünie, dan kunt u eenvoudig ook alle oud-leden daarvoor uitnodigen.


Relaties koppelen/toekennen aan relatiegroep/rol

Er zijn meerdere manieren om relaties te koppelen aan een relatiegroep ofwel ‘rollen’ toe te wijzen aan relaties:

1. Door bij het definiëren/wijzigen van een relatie in het detailscherm meteen de bijbehorende rollen aan te geven (zie boven bij Relatie toevoegen).

2. Door via het overzicht ‘Relaties per groep’ relaties te koppelen of te ontkoppelen van de groep (zie onder).

Via het overzicht “Relaties per groep”

Bij ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’ ziet u per groep welke relaties er deel van uitmaken. In dit scherm, in het Acties-kader, vindt u knoppen om groepsleden te koppelen en ontkoppelen:

Hier kunt u bestaande relaties toevoegen/koppelen aan of ontkoppelen van een groep, bijv. voor het eenvoudig vastleggen en wijzigen van teamindelingen.

Groepsleden toevoegen

1. Klik op de ‘Koppel meer relaties’-knop. Het volgende scherm verschijnt voor de selectie van de groepsleden:


2. Kies bij “Behoort tot de groepen” evt. voor een andere bestaande groep waarvan u weet dat de hier te koppelen relatie daarin zit.

3. Geef de datum aan per wanneer de koppeling gelegd moet worden.

4. Selecteer de gewenste relaties door er een vinkje voor te zetten en klik vervolgens op de ‘Selecteer’-knop.

5. Het selectie-scherm wordt gesloten en de geselecteerde relaties worden toegevoegd aan de relatiegroep als groepsleden (ze krijgen deze ‘rol’ toegekend). Het overzichtsscherm wordt opnieuw geladen met het bijgewerkte groepsledenoverzicht

Groepsleden verwijderen

1. Plaats een vinkje voor de groepsleden die u wilt verwijderen/ontkoppelen.

2. Activeer de ‘Ontkoppel van huidige groep’-knop en geef in het pop-up schermpje eventueel de datum op per wanneer de bestaande koppeling moet eindigen.


3. Het scherm wordt opnieuw geladen met het bijgewerkte groepsledenoverzicht.

Gezinnen samenstellen

U kunt op meerdere manieren relaties aan elkaar koppelen, bijv. als gezin.

U kunt bijv. in een gezin één persoon als ‘hoofdbewoner’ administreren en de andere gezinsleden als ‘medebewoner’ koppelen aan die hoofdbewoner. Dit is vooral handig om per huisadres maar één keer post te versturen, bijv. een papieren clubblad.

Ook kunt u relaties financieel aan elkaar koppelen. Bij het aanmaken van facturen vanuit de module WebFacturatie worden dan de vorderingen van alle gezinsleden meegenomen op de factuur van het financieel hoofdlid. De overige gezinsleden krijgen dan dus geen aparte facturen.

Bij het opvoeren van een nieuw lid of bij het wijzigen van een bestaand lid kunt u de bijbehorende hoofdbewoner en/of het bijbehorende financiële hoofdlid aangeven. Maar het is ook mogelijk om vanuit de hoofdbewoner in één keer alle bijbehorende gezinsleden/medebewoners te koppelen. Dat gaat op de volgende manier:

1. Ga via ‘Ledenadministratie -> Leden/relaties -> Relaties per groep’ naar het Wijzig-scherm voor de hoofdbewoner waaraan u de medebewoners/gezinsleden wilt koppelen.

2. Activeer het tabblad ‘Medebewoners e.d.’. Het scherm ziet er dan zo uit:


3. Voor het koppelen van medebewoners:

a. Activeer in het scherm de knop ‘Koppel meer…’. Er verschijnt een selectiescherm dat er zo uit ziet:

b. Selecteer de relaties die u wilt koppelen aan deze hoofdbewoner en activeer dan de ‘Selecteer’-knop. (Tip: Filter m.b.v. de opties in het zoekkader op alle relaties met dezelfde postcode. Dan vindt u


gemakkelijk alle bewoners van één adres, de getoonde kolommen kunt u aanpassen met het icoon) De geselecteerde relaties worden nu als medebewoner toegevoegd aan de hoofdbewoner.

4. Voor het financieel koppelen van gezinsleden:

a. Activeer in het kader ‘Financieel gekoppelde leden (gezinsleden)’ de knop ‘Koppel meer…’. Het hierboven getoonde relatie-selectiescherm verschijnt weer.

b. Selecteer de relaties die u wilt koppelen aan deze hoofdbewoner en activeer dan de ‘Selecteer’-knop. De geselecteerde relaties worden nu als financieel gezinslid toegevoegd aan het hoofdlid.

Voorgedefinieerde relatieselecties

Club Webware wordt naast het al besproken overzicht ‘Relaties per groep’ geleverd met nog een aantal voorgedefinieerde selecties op het relatiebestand.

Hoofdbewoners

Dit overzicht toont alleen de relaties waarvoor niet is aangegeven dat ze medebewoner zijn van een andere relatie. Een hoofdbewoner is bijv. degene in huis op wiens naam het clubblad bezorgd zal worden.

Medebewoners

Dit overzicht toont alleen de relaties waarvoor juist wel is aangegeven dat ze medebewoner zijn van een andere relatie. Door in een gezin één gezinslid te administreren als hoofdbewoner en de andere gezinsleden als medebewoner van die hoofdbewoner, kan er bijv. voor gezorgd worden dat er per huisadres slechts één clubblad wordt bezorgd.

Oud-relaties

Dit overzicht toont alleen de relaties waarvoor een datum “Actief t/m” is ingevuld die voor de huidige datum ligt.

Financieel zelfstandige leden (hoofdleden)

Dit overzicht toont alleen de relaties waarvoor is aangegeven dat ze zelf de betalingen doen i.v.m. het clublidmaatschap. Indien ook de module WebFacturatie is geïnstalleerd, dan zijn dit de leden waarvoor contributiefacturen worden aangemaakt.

Financieel gekoppelde leden (gezinsleden)

Dit overzicht toont alleen de relaties waarvoor is aangegeven dat iemand anders de betalingen doet i.v.m. het clublidmaatschap. Indien ook de module WebFacturatie is geïnstalleerd, dan worden de contributies voor deze leden verwerkt in de factuur van het gekoppelde ‘financieel zelfstandige’ lid.

Leden-/relatieselecties volgens filter

Naast de voorgedefinieerde selectiemogelijkheden is het ook mogelijk om zelf een groot aantal verschillende selecties te maken op het relatiebestand:

1. Ga naar ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Leden/relaties volgens filter’. Het volgende scherm verschijnt:

http://betatest.clubwebware.eu/wsadmin/column_choice.asp?URL=/wsadmin/db_users.asp?subset=all&table=Users&extratables=&columns=txtLastName,txtFirstName,txtInitials,dateBirth,Users.ID,txtFederationID,Users.numCatID


2. Kies voor een zelf gedefinieerd filter (wordt hieronder beschreven) of geef uw selectiecriteria op en klik op de ’Verder naar filterresultaat’-knop.

NB. Indien u meerdere zoekopties aankruist, dan worden alleen de relaties getoond die voldoen aan *alle* opgegeven criteria (het gaat dus om een ‘en/en’-relatie).

3. U ziet vervolgens een overzicht van de relaties die voldoen aan de door u opgegeven criteria.

Eigen relatiefilters voordefiniëren

1. Ga naar ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Zelf gedefinieerde filters’. Het volgende scherm verschijnt:


2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw filter: Het invoerscherm voor het definiëren van een nieuw filter verschijnt:


3. Voer een naam in om het filter onder op te slaan

4. Voer een omschrijving in om aan te geven welk resultaat het filter zal geven

5. Geef uw selectiecriteria op en klik ‘Opslaan’ of ‘Opslaan & Einde’-knop om het filter op te slaan

Email

Vanuit Club Webware kunnen online emails verstuurd worden, naar afzonderlijke relaties of naar meerdere relaties te gelijk.

Standaard verstuurt Club Webware individuele mails aan alle geadresseerden, dus aan alle

geadresseerden een eigen email. Worden er 300 relaties geselecteerd die de mail moeten ontvangen, dan maakt het systeem 300 losse mails. Maar er kan evt. ook voor gekozen worden om emails niet per stuk te laten verzenden, maar slechts één email te verzenden aan de groep als geheel. In dit laatste geval gaan de geadresseerden wel allemaal in the ‘Aan/To’ (en dus niet in de ‘Bcc’) van de email, zodat het ook mogelijk wordt om in het email-programma van de ontvangers de optie ‘Reply to all / Allen antwoorden’ te gebruiken.

LET OP: Er gelden technische beperkingen aan het aantal emailadressen dat in één keer geadresseerd

kan worden. Dat zijn geen beperkingen die Club Webware oplegt, maar algemene beperkingen die op internet gelden voor het versturen van email. Bovendien wordt een email gericht aan veel geadresseerden tegelijk eerder als ‘spam’ aangemerkt en daardoor geweigerd door email-programma’s e.d.


De inhoud van de te verzenden emails kan steeds ad hoc aangemaakt/ingevoerd worden, maar er

kunnen ook mailsjablonen aangemaakt worden voor mailteksten die vaker gebruikt worden. En verder kunnen mails desgewenst worden opgemaakt met HTML en CSS, zodat ook het versturen van

mooi opgemaakte nieuwsbrieven tot de mogelijkheden behoort.

Email versturen aan één of meerdere relaties tegelijk

Zoek in een overzichtscherm met relaties, bijv. via ‘Ledenadministratie -> Leden/relaties -> Relaties per groep’, de relaties waarnaar u een email wilt sturen.

1. Plaats een vinkje voor de groepsleden aan wie u een email wilt sturen. Dit kunt u doen door voor alle groepsleden apart een vinkje te plaatsen, maar u kunt ook alle getoonde relaties in één keer selecteren door de rubriek ‘Alle’ aan te vinken in de bovenste regel van het relatieoverzicht. Indien u naar alle groepsleden de mail wil sturen en niet alleen naar de huidige getoonde, kiest u bij ‘Actie heeft betrekking op’ voor de optie ‘Alle gevonden records’..

2. Klik meer naar boven het scherm op de knop ‘Stuur online email’.

3. Het ‘online email’-scherm verschijnt, waarbij de geadresseerden al voor u zijn ingevuld:

U kunt nu kiezen welk emailadres gebruikt zal worden als afzenderadres. Hier staat in ieder geval altijd uw persoonlijke emailadres als dat bekend is in de administratie. Maar als voor één of meer van de relatiegroepen/rollen waaraan u gekoppeld bent emailadressen op groepsniveau zijn gedefinieerd, dan staan ook die in de keuzelijst als mogelijk afzenderadres.


Zijn er voor uw gebruikersprofiel geen emailadressen bekend, dan is de keuzelijst bij “Van:” leeg en kunt u geen online email versturen.

4. Vul het onderwerp van het bericht en het bericht zelf in. Daarbij kunt u eventueel een voorgedefinieerd emailsjabloon kiezen (Soort bericht = volgens emailsjabloon), op basis waarvan dan het onderwerp en de berichttekst e.d. automatisch worden ingevuld met de waarden zoals vastgelegd in het sjabloon. U kunt vervolgens nog naar keuze wijzigingen aanbrengen in de voorgestelde veldwaarden.

Tip: Gebruik eventueel de knop om persoonsgebonden variabelen in te voegen in de tekst van de email. Op het moment van verzenden worden deze variabelen automatische vervangen door de bijbehorende waarden uit de Club Webware database

5. Klik op de ‘OK’-knop om het bericht daadwerkelijk te versturen.

NB. Indien aangevinkt stuurt Club Webware aan alle geadresseerden een eigen email. Er wordt bij een selectie van bijv. 6 relaties dus niet één mailtje gestuurd aan 6 relaties tegelijk, maar ieder lid krijgt een persoonlijk aan hem/haar geadresseerd mailtje. Op deze manier wordt ongewenste verspreiding van emailadressen tegengegaan (spampreventie).

Gepersonaliseerde emails versturen

Via de online mailfunctie kunt u gepersonaliseerde emails versturen aan uw leden of andere relaties. U kunt dan relatie-/persoonsgebonden variabelen (relatievelden) in het onderwerp en de emailtekst invoegen, zoals bijv. de naam van de geadresseerde. Op het moment van verzenden worden de ingevoegde variabelen automatische vervangen door de bijbehorende waarden uit de Club Webware database.

Mailsjablonen

Verstuurt u regelmatig emails met standaardteksten, dan kunt u hiervoor mailsjablonen aanmaken. Bij het versturen van de betreffende email hoeft u dan alleen nog het juiste sjabloon te selecteren.

In de mailsjablonen kunnen relatievariabelen worden ingevoegd om de emails te personaliseren en automatisch te voorzien van de meest actuele gegevens.

Bij de definitie van een emailsjabloon kan worden aangegeven welke relatiegroepen het sjabloon mogen gebruiken bij het versturen van online email. Eenieder krijgt op het scherm voor het versturen van email alleen die sjablonen aangeboden waarvoor men geautoriseerd is. Ook kan er via het websitegedeelte online gemaild worden, de mailsjablonen kunnen daar ook beschikbaar worden gemaakt voor diegene die ingelogd is en ervoor geautoriseerd is.

Club Webware verstuurt diverse automatische mails, bijv. als reactie op een aanmelding van een nieuw lid via de website. Ook deze systeemmails zijn in de vorm van emailsjablonen gegoten, zodat u zelf de teksten kunt aanpassen naar uw eigen wensen.

Let op! In sommige systeem-mailsjablonen staan tokens/bouwstenen om informatie uit de database in de mail te verwerken. Bij een automatische email na het invullen van het online aanmeldingsformulier worden bijv. de ingevulde formuliergegevens ook opgenomen in de email m.b.v. {0} en {1}.Het is het beste zulke tokens/bouwstenen gewoon in de email te laten staan als u de tekst van de email aanpast, omdat dit anders tot vreemde emailteksten kan leiden.


Emailsjabloongroep aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuwe emailsjabloongroep aanmaken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Emailsjablonen’. Dit resulteert in het volgende scherm:

2. Kies het tabblad ‘Mailsjabloongroepen + mailsjablonen per groep’ en klik op de ‘Voeg groep toe’-knop Dit resulteert in het volgende scherm:


1. Vul het scherm in met de gegevens van de groep die u wilt aanmaken:

a. Groep: indien relevant, selecteer hier dan de groep waar deze sjabloongroep een subgroep van moet worden.

b. Naam: de naam van de jabloongroep

c. Omschrijving: omschrijving van de sjabloongroep

d. Subgroepen mogelijk?: kan deze sjabloongroep op zijn beurt ook weer subgroepen bevatten?

e. Direct koppelen emailsjablonen mogelijk?: Moet het mogelijk zijn om mailsjablonen te koppelen aan deze groep? Of is de groep vooral bedoeld voor het aanbrengen van structuur?

2. Klik op de ‘OK’-knop om de sjabloongroep toe te voegen

Emailsjabloon aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuw mailsjabloon aanmaken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Emailsjablonen’.

2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een mailsjabloon verschijnt:


1. Op tabblad ‘Algemeen’ vult u het scherm in met de gegevens van het sjabloon dat u wilt aanmaken:

a. Groep: selecteer hier de groep waar dit mailsjabloon aan toegevoegd moet worden.

b. Naam: Naam van de mailsjabloon waaraan u het sjabloon kunt herkennen in overzichten en lijsten.

c. Omschrijving: Omschrijving van het sjabloon, bijv. uitleg over het gebruik ervan.

d. Onderwerp: De tekst die gaat fungeren als onderwerpregel van de email.

Hierin kunt u eventueel relatievelden toevoegen m.b.v. het -icoon, zoals bijv. de naam van de geadresseerde, om de email de personaliseren. Op het moment van verzenden worden de ingevoegde variabelen automatische vervangen door de bijbehorende waarden uit de Club Webware database.

a. Hoge prioriteit: Moet de email met uitroepteken verstuurd worden?

b. Ontvangstbevestiging: Moet de email met vraag om ontvangstbevestiging verstuurd worden?

c. Cc naar afzender: Hier kunt u aangeven of de verzender een kopie moet ontvangen.

d. Bcc naar afzender: Hier kunt u aangeven of de verzender een Bcc-kopie moet ontvangen.

e. Bijlage(n): Hier kunt u één of meer bijlagen selecteren welke meegestuurd moeten worden. Zo zou bijv. bij de automatische bevestigingsmail bij online aanmelding van nieuwe leden via de


website standaard een incassoformulier kunnen worden meegestuurd dat de ontvanger moet invullen, ondertekenen en per post retourneren.

f. HTML-opmaakbestand: hier kunt u het bestandspad opgeven van een extern HTML-bestand dat gebruikt moet worden voor de mails die o.b.v. dit sjabloon verzonden gaan worden. LET OP: Wilt u bij het versturen van email op basis van een extern HTML-opmaakbestand per keer de hoofdtekst/inhoud van het emailbericht kunnen ingeven, dan moet ergens in het HTML-opmaakbestand het token {{MailContent}} worden opgenomen. Dat token wordt bij het versturen van de emails dan vervangen door de opgegeven inhoud van het emailbericht.

g. Bericht: De tekst van het mailbericht zelf.

Hierin kunt u m.b.v. het -icoon eventueel relatievelden toevoegen, zoals bijv. de naam van de geadresseerde, om de email de personaliseren. Op het moment van verzenden worden de ingevoegde variabelen automatische vervangen door de bijbehorende waarden uit de Club Webware database.

3. Op tabblad ‘Beschikbaarheid’ geeft u aan welke relatiegroepen het sjabloon mogen gebruiken bij het versturen van online email. Eenieder krijgt op het scherm, in de administratie of op de website, voor het versturen van email alleen die sjablonen aangeboden waarvoor men geautoriseerd is.

4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het mailsjabloon daadwerkelijk toe te voegen.

Emailsjabloon wijzigen

Om een bestaande mailsjabloon te wijzigen:


2. Klik in het overzicht op de regel van het sjabloon dat u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van het sjabloon verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de groep daadwerkelijk te wijzigen.


Emailsjabloon verwijderen

Om een bestaand mailsjabloon te verwijderen:


2. Klik in het overzicht op de regel van het mailsjabloon dat u wilt wijzigen op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het verwijderscherm voor het sjabloon verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om het mailsjabloon daadwerkelijk te verwijderen.

HTML-nieuwsbrieven vormgeven en versturen

Vanuit Club Webware kunnen mooi opgemaakte HTML-emails verstuurd worden. Maar… mailprogramma's zijn geen browsers. Ze zijn minder goed voorbereid op het omgaan met HTML en er is ook minder consensus tussen de diverse mailprogramma's over hoe om te gaan met HTML en CSS.

Dat betekent dat er een aantal zaken zijn om rekening mee te houden bij het ontwerpen/maken van

zo'n HTML-nieuwsbrief. Internet staat vol met tips en waarschuwingen e.d. hiervoor, maar de belangrijkste dingen om op te letten zijn:

Gebruik geen achtergrondafbeeldingen. O.a. Google Gmail zal die niet laten zien.

Gebruik geen externe CSS-bestanden. Die zullen vaak genegeerd worden door mailprogramma's.

Plaats CSS-blokken bij voorkeur niet in de HEAD-sectie van de HTML, maar net binnen de BODY-tag. Er zijn namelijk mailprogramma's die de HEAD-sectie helemaal negeren en dan zouden je CSS-stijlen helemaal verloren gaan.

Gebruik waar mogelijk 'inline styling', dus "style='...'" direct in de HTML. Dat geeft de meeste kans op succes.

Gebruik geen JavaScript in de email. Veel webmail-providers, zoals Gmail van Google, en ook andere mailprogramma’s schrappen de JavaScript uit ontvangen mails en/of signaleren mails met JavaScript erin (eerder) als spam. Ze doen dit o.a. als bescherming tegen XSS-aanvallen (cross site scripting).

Met ingang van Club Webware versie 3.1 (mei 2014) worden CSS-blokken bovenin in de HTML op

moment van verzending automatisch "vertaald" naar 'inline styling'. De HTML van de nieuwsbrief wordt dan 'on the fly' aangepast om dat te realiseren, op ongeveer dezelfde manier als programma’s als MailChimp dat doen.

NB. Dit werkt vooralsnog alleen voor CSS-blokken in de HTML zelf. Externe stylesheets worden daarbij niet meegenomen.

Voor HTML-emails kan desgewenst een apart HTML-bestand aangemaakt worden met daarin de

gewenste styling, vergelijkbaar met een sjabloon/’skin’ voor de website. Zet dan het token "{{MailContent}}" in het HTML-bestand waar de tekst uit de online editor in de nieuwsbrief moet worden ingevoegd.

Dat aparte sjabloonbestand moet dan via FTP in de directory '/sysfiles/mailtemplates' worden gezet. En bij het versturen van mail kan men dan dat bestand aanwijzen voor de te gebruiken opmaak/vormgeving van de mail. In die directory staat als voorbeeld al een zeer eenvoudig voorbeeldbestand “example.html”.

Verder kunnen er ook Club Webware bouwstenen/widgets in de nieuwsbrief worden opgenomen, net

als bij webpagina's. Bijv. om de 3 meest recente nieuwtjes automatisch in de nieuwsbrief op te nemen. NB. De benodigde CSS-styling voor die bouwstenen moet dus ook als CSS-blok in de HTML van de mail

zelf opgenomen zijn. Externe stylesheets worden genegeerd.


Autorisatie van “Postvak uitgaande / verzonden email”

Het systeem houdt bij wie de “eigenaar” is van een email: degene die de email heeft aangemaakt/verstuurd.

Iedereen die voldoende rechten heeft om in het beheergedeelte online emails te versturen, kan in het “Postvak uitgaande email” en in het “Postvak verzonden email” alleen de emails zien waarvan hij/zij zelf de eigenaar is.

Uitzondering daarop zijn de relaties met ‘admin’-rechten: zij mogen alle mails zien, o.a. om periodiek te kunnen opschonen.

Automatisch opruimen oude verzonden email

Of verzonden email al dan niet wordt bewaard in het systeem wordt geregeld door de configuratievariabele ‘SiteMailSaveSent’.

Via de configuratievariabele ‘SiteMailSaveSentDays’ is instelbaar hoe lang (hoeveel dagen) verzonden emails bewaard moeten blijven. Standaard heeft die variabele de waarde 60, hetgeen betekent dat verzonden emails 60 dagen bewaard blijven, oudere berichten worden in dat geval dagelijks automatisch verwijderd. Maar krijgt die variabele een numerieke waarde 0, dan blijven verzonden berichten bewaard totdat ze handmatig worden verwijderd (hierdoor wordt de database groot door onnodig bewaren van oude mails).

Leden-/relatieoverzichten printen/exporteren

Het kan handig zijn om het relatiebestand te printen of te exporteren naar Excel, bijvoorbeeld voor het versturen van een papieren mailing. Dat kan op 2 manieren:

1. Een print-/exportopdracht volgens eigen definitie.

2. Een complete export naar Excel van alle gegevens per relatie.

Print/export volgens eigen definitie

In dit geval bepaalt u zelf welke gegevens worden geëxporteerd. Dit kunt u eventueel vastleggen in voorgedefinieerde print-/exportdefinities, maar u kunt ook adhoc overzichten exporteren. Bovendien worden alleen de gegevens van de relaties die u daarvoor selecteert door ze expliciet aan te vinken geëxporteerd.

1. Ga naar een van de beschikbare relatieoverzichtschermen

2. Selecteer de relaties waarvoor u gegevens wilt exporteren.


3. Kies uit de ‘Overige acties’-keuzelijst de optie ‘Export/print lijst…’. Het volgende scherm verschijnt:

4. Kies een voorgedefinieerde print-/exportdefinitie of maak een ad hoc selectie uit de beschikbare rubrieken.

5. Kies het soort uitvoer dat u wenst en activeer daarna de knop ‘OK’.

Print/export vooraf definiëren

U kunt een print/export definitie die u vaak gebruikt van te voren vastleggen.

1. Ga hiervoor naar ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Print/export-definities

2. K lik op het icoon voor het aanmaken van een nieuwe definitie: Het invoerscherm voor het definiëren verschijnt:


3. Vul de gewenste naam en eventueel een titel in.

4. Selecteer de gewenste kolommen voor het print/export overzicht.

5. Selecteer de gewenste groepen cq. rollen voor het print/export overzicht.

6. Klik op ‘Opslaan & einde’.

Collectief wijzigen van relaties (bulk update)

Het kan nodig zijn om voor meerdere relaties de waarde van een bepaalde rubriek te wijzigen in dezelfde nieuwe waarde, bijv. dezelfde datum “Actief t/m” invullen bij meerdere relaties tegelijk. In dat geval kunt u gebruik maken van de functie voor het collectief wijzigen van gegevens van relaties.

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’.

2. Kies in de ‘Groep’-boomstructuur of -keuzelijst de relatiegroep waarvan u relaties wilt wijzigen. Het scherm wordt eventueel ververst om de relaties te tonen die bekend zijn voor de geselecteerde groep.

3. Zoek in het overzicht de relaties voor wie u dezelfde wijziging wilt doorvoeren en selecteer ze door er een vinkje voor te zetten.


4. Activeer daarna in de ‘Overige acties’-keuzelijst de optie ‘Collectief wijzigen…’ Het volgende scherm verschijnt:

5. Vul het scherm in en klik op OK. De wijziging wordt nu doorgevoerd voor alle geselecteerde relaties.

Etiket-/(leden)kaartsoorten

Met behulp van Club Webware kunt u adresetiketten printen voor bijv. het versturen van gewone post naar uw relaties, maar ook bijv. ledenkaarten.

Bij installatie worden de definities van 2 soorten etiketten meegeleverd, maar er zijn natuurlijk vele soorten etiketten en etiketvellen te koop in allerlei maten. Daarom kunt u in Club Webware zelf etiketdefinities toevoegen en later selecteren bij het daadwerkelijk printen van adresetiketten.

Voor wat betreft het beheer van soorten adresetiketten geldt, dat iedereen met inzage- of wijzigrecht op de ledenadministratie automatisch geautoriseerd is om etiket-/kaartsoorten aan te maken e.d. Op die manier kan iedereen die de ledeninformatie mag gebruiken dus ook zelf zorgen dat zijn/haar eigen etiketten ondersteund worden door het systeem.

Etiket-/(leden)kaartsoort aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuwe etiket-/kaartsoort aanmaken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Etiket-/kaartsoorten’. Dit resulteert in het volgende scherm:


2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een etiket-/kaartsoort verschijnt:


3. Vul het scherm in met de gegevens van het etiket dat u wilt aanmaken:

a. Naam: Naam van de etiket-/kaartsoort waaraan u het etiket kunt herkennen in overzichten en lijsten.

b. Paginabreedte (mm): De breedte in mm van uw etiket-/kaartsoort bijv. A4 = 210 mm

c. Paginahoogte (mm): De hoogte in mm van uw etiket-/kaartsoort bijv. A4 = 297 mm

d. Bovenmarge: Afstand in millimeters van de eerste rij etiketten tot de bovenrand van de pagina.

e. Zijmarge: Afstand in millimeters van de eerste kolom etiketten tot de linker zijrand van de pagina.

f. Horizontaal: Breedte van het etiket in millimeters, inclusief de eventuele ‘witruimte’ tot het volgende etiket op dezelfde rij.

g. Verticaal: Hoogte van het etiket in millimeters, inclusief de eventuele ‘witruimte’ tot het volgende etiket in dezelfde kolom.

h. Etiketbreedte: Breedte van het etiket in millimeters, exclusief de eventuele ‘witruimte’ tot het volgende etiket op dezelfde rij.


i. Etikethoogte: Hoogte van het etiket in millimeters, exclusief de eventuele ‘witruimte’ tot het volgende etiket in dezelfde kolom.

j. Aantal horizontaal: Aantal etiketten op één rij.

k. Aantal verticaal: Aantal etiketten in één kolom.

Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de etiket-/kaartsoort daadwerkelijk toe te voegen.

Etiket-/kaartsoort wijzigen

Om een bestaande etiket-/kaartsoort te wijzigen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Etiket-/kaartsoorten’.

2. Klik in het overzicht op de regel van de etiket-/kaartsoort die u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van het etiket verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de groep daadwerkelijk te wijzigen.

Etiket-/kaartsoort verwijderen

Om een bestaande etiket-/kaartsoort te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Etiket-/kaartsoort’.

2. Klik in het overzicht op de regel van de etiket-/kaartsoort die u wilt wijzigen op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het verwijderscherm voor het etiket verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om de etiket-/kaartsoort daadwerkelijk te verwijderen.

Etiket-/(leden)kaartsjablonen

Maakt u regelmatig standaard etiketten of ledenkaarten (incl. pasfoto), dan kunt u hiervoor een sjabloon aanmaken. Bij het maken van de etiketten of kaarten hoeft u dan alleen nog het juiste sjabloon te selecteren.

In de sjablonen kunnen relatievariabelen worden ingevoegd om deze automatisch te voorzien van de actuele gegevens.

Etiket-/kaartsjabloon aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuw sjabloon aanmaken:

1) Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Etiket-/kaartsjablonen’. Dit resulteert in het volgende scherm:


2) Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een mailsjabloon verschijnt:

3) Vul het scherm in met de gegevens van het sjabloon dat u wilt aanmaken:


a) Naam: Naam van het sjabloon waaraan u het sjabloon kunt herkennen bij het printen van etiketten/ledenkaarten.

b) Omschrijving: D.m.v. de minitekstverwerker kunt u in een etiket of ledenkaart vullen met de gewenste

informatie. Ook kunnen hier relatievelden worden ingevoerd via het -icoon.

4) Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het sjabloon daadwerkelijk toe te voegen.

Etiket-/kaartsjabloon wijzigen

Om een bestaand sjabloon te wijzigen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Etiket-/kaartsjablonen’.

2. Klik in het overzicht op de regel van het sjabloon dat u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van het sjabloon verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het sjabloon daadwerkelijk te wijzigen.

Etiket-/kaartsjabloon verwijderen

Om een bestaand sjabloon te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Etiket-/kaartsjablonen’.

2. Klik in het overzicht op de regel van het sjabloon dat u wilt wijzigen op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het verwijderscherm voor het sjabloon verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om het sjabloon daadwerkelijk te verwijderen.

Uitwisselen ledenmutaties met (sport)bond

Club Webware kan voor u bijhouden welke mutaties in lidgegevens moeten worden doorgegeven aan de bond. Dit zijn wijzigingen in de zin van:

Nieuwe leden

Wijzigingen lidgegevens

Opzeggingen leden

Voor sommige sportbonden, zoals de KNLTB en de Atletiekunie, is er een speciale Club Webware module voor communicatie met de bond. Zo’n module gebruikt voor het doorgeven van lidmutaties dan een koppeling met de bondsadministratie, op een manier die wordt gespecificeerd door de bond. Dergelijke bondsmodules kennen elk een eigen handleiding. Heeft u te maken met zo’n bondsmodule, dan raden we aan die modulehandleidingen goed door te nemen.

Maar ook voor bonden waarvoor geen speciale bondscommunicatiemodule beschikbaar is kunnen mutaties worden gelogd. Voor dergelijke bonden kan periodiek een mutatiebestand worden aangemaakt, met daarin alle wijzigingen die zijn aangebracht sinds de laatste keer dat het bestand is aangemaakt. Dit mutatiebestand kunt u vervolgens gebruiken om bijv. de mutaties door te geven aan een (sport)bond of andere overkoepelende organisatie die ook op de hoogte gebracht moet worden van ledenmutaties.

Verenigingen kunnen aangesloten zijn bij meer dan één bond en niet alle leden hoeven perse aangemeld te zijn bij alle bonden. Daarom is het mogelijk om de lidmutaties per bond apart bij te houden. U kunt zelf specificeren met welke bonden u te maken heeft.


Bonden definiëren

U kunt zelf de bonden specificeren die voor uw organisatie relevant zijn en per bond aangeven welke lidgegevens in de gaten gehouden moeten worden v.w.b. door te geven mutaties.

NB. Maakt uw vereniging gebruik van een speciale Club Webware module voor bondscommunicatie, bijv. de module WebSyncKNLTB of de module WebSyncAtletiek, dan wordt bij installatie van die module automatisch ook de definitie van de bijbehorende bond aangemaakt met wat basisgegevens. Die basisgegevens hoeft u dan alleen verder aan te vullen met uw specifieke verenigingsgegevens.

U kunt op de volgende manier bonden aanmaken: 1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Communicatie met bond >

Bonden’. Het volgende scherm verschijnt:

2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuwe bond: Het invoerscherm voor het definiëren van een nieuwe bond verschijnt:


3. Vul het scherm in met de gegevens van de bond. De belangrijkste gegevens hierin zijn: a. Naam: volledige naam van de bond b. Afkorting/code: de afkorting die u hier invult wordt als “prefix” gebruikt bij de bondsvelden

op het ledenscherm en in overzichten, zodat die velden gemakkelijker uit elkaar te houden zijn. Vult u hier bijv. “TB” in, dan komt er op het ledenscherm o.a. een veld “TB – Bondslid m.i.v.” bij.

c. Verenigingsnr.: het nummer waaronder uw vereniging bij de bond geregistreerd staat. d. Email: het emailadres van de bond. Dit adres wordt ook gebruikt voor het per email

versturen van de aangemaakte mutatiebestanden. e. Exportdefinitie mutatierapport: wordt voor een bond géén gebruik gemaakt van een

speciale bondscommunicatiemodule, dan bepaalt de hier gekozen exportdefinitie welke velden voor een bond door Club Webware in de gaten gehouden worden v.w.b. door te geven mutaties. U kunt desgewenst per bond een eigen, specifieke exportdefinitie aanmaken. Kiest u geen specifieke exportdefinitie, dan wordt een standaardset van algemene contactgegevens in de gaten gehouden, zoals naam, adres, geboortedatum, email, telefoonnummer, etc. Is wel een speciale bondscommunicatiemodule beschikbaar, dan bepaalt die module welke velden van belang zijn voor de communicatie. In dat geval is het aanwijzen van een exportdefinitie niet relevant (en ook niet mogelijk).

f. Toegangs-/autorisatiecode: bij gebruik van een speciale bondscommunicatiemodule, zoals de module WebSyncAtletiek, krijgt u in sommige gevallen van de bond een unieke toegangscode waarmee uw vereniging geautoriseerd wordt om via Club Webware automatisch lidmutaties door te geven aan de bond. Die unieke toegangs-/autorisatiecode vult u hier in. In alle overige gevallen is dit veld niet van toepassing.

Signaleren/bijhouden van ledenmutaties per bond

Na het aanmaken van een nieuwe bond wordt automatisch een standaardset van bondsgegevens aangemaakt op het tabblad “Bond” van het wijzigscherm voor leden, bijv.:


Wordt voor een (nieuw) lid het bondsveld “Bondslid m.i.v.” ingevuld, dan wordt het ledenrecord gesignaleerd als “Aanmelding / Te verzenden”.

Na het doorgeven van die aanmelding aan de bond, door aanmaak ledenmutatiebestand of door digitale

communicatie via speciale bondsmodule, wordt automatisch het bondsveld “Verzenddatum aanmelding” ingevuld. Vanaf dat moment worden volgende wijzigingen gesignaleerd als “Wijziging / Te verzenden”.

Zodra het bondsveld “Bondslid t/m” wordt ingevuld, of het verenigingslidmaatschap van een lid helemaal

wordt opgezegd, wordt het ledenrecord gesignaleerd als “Afmelding / Te verzenden”. Na het doorgeven van een afmelding aan de bond wordt automatisch het bondsveld “Verzenddatum

afmelding” ingevuld. Vanaf dat moment worden eventuele verdere wijzigingen in het ledenrecord niet meer gesignaleerd voor communicatie met de bond.

NB. Indien géén speciale bondsmodule van toepassing is, worden alleen relaties die gekoppeld zijn aan de relatiegroep/rol ‘Lid’ meegenomen in de communicatie met de bond.

Aanmaken ledenmutatiebestand voor bond

NB. Het mutatiebestand zoals beschreven in deze paragraaf kan alleen worden aangemaakt voor bonden waarvoor géén eigen module voor digitale communicatie beschikbaar is.

Maakt uw vereniging gebruik van een speciale Club Webware module voor digitale uitwisseling van ledenmutaties met de bond, bijv. de module WebSyncKNLTB of de module WebSyncAtletiek, dan zijn er voor communicatie met die bond speciale, eigen menuopties beschikbaar. Voor een dergelijke module is ook altijd een eigen handleiding beschikbaar.

U maakt dit overzicht op de volgende manier:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Ledenadministratie > Communicatie met bond > Aanmaken ledenmutatiebestand’


Het volgende scherm verschijnt:

2. Selecteer bovenin het scherm zo nodig de gewenste bond. Het ledenoverzicht daaronder wordt dan ververst met alleen de gegevens van de leden die voor de geselecteerde bond van belang zijn.

3. Activeer de knop ‘Maak mutatiebestand voor bond’. Het systeem gaat even aan het werk en komt daarna met het volgende scherm:

4. Activeer de knop ‘Mailen’ als u het aangemaakte bestand direct online naar iemand wilt versturen. Of activeer de knop ‘Downloaden’ als u het bestand alleen maar wilt downloaden naar uw eigen computer.

NB. Elk mutatiebestand wordt in de vorm van een Excel-bestand op de webserver opgeslagen in de directory ‘~/sysfiles/Bond/’ met de datum/tijd in de bestandsnaam, zodat het bestand op een later moment eventueel opnieuw in te zien/te downloaden is.


Automatische incasso verplicht stellen

Steeds meer verenigingen gaan ertoe over automatische incasso verplicht te stellen, voor alle leden of in ieder geval voor nieuwe leden, zodat de contributie automatisch geïnd kan worden. Dat scheelt de penningmeester heel wat tijd en moeite.

Het online aanmeldingsformulier moet in dat geval vragen om een geldige IBAN (International Bank Account Number), zodat incasso ook daadwerkelijk kan plaatsvinden.

Het al dan niet verplicht stellen van incasso wordt geregeld via de definitie van het online aanmeldingsformulier. Daar kan de rubriek “Incasso?” op “verplicht invullen” worden gezet. Zet op dezelfde manier de rubriek “IBAN” verplicht, want zonder geldige IBAN kan er niet geincasseerd worden.

NB. Volgens de Europese richtlijnen bent u verplicht te zorgen voor een door de debiteur ondertekend machtigingsformulier voor Euro-incasso.

Adresetiketten en ledenkaarten printen

U kunt vanuit Club Webware op eenvoudige wijze adresetiketten en ledenkaarten aanmaken. Club Webware genereert voor het printen een PDF-document dat u vervolgens op uw eigen printer kunt afdrukken op etiketvellen of ander papier.

NB. Om het PDF-formaat te kunnen bekijken en printen heeft u Adobe Acrobat Reader of een vergelijkbaar programma nodig op uw computer.

Dit kunt u doen vanuit het scherm ‘Leden/relaties: Overzicht per groep’ hetgeen u kunt oproepen via de menuoptie ‘Ledenadministratie > Leden/relaties > Relaties per groep’.

1. Zet een vinkje voor alle relaties waarvoor een adresetiket/ledenkaart moet worden geprint of geef bovenin het scherm aan dat de actie betrekking heeft op alle gevonden relaties.

2. Kies uit de ‘Overige acties’-keuzelijst de optie ‘Print etiketten/ledenkaarten…’. Het volgende scherm verschijnt:


3. Stel de diverse printopties in naar uw wensen en klik op de ‘Print via PDF’-knop. Afhankelijk van uw browser wordt er een nieuw browser-venster geopend, waarin een PDF-document met de etiketten/ledenkaarten wordt gegenereerd.

4. Print de etiketten of ledenkaarten.

NB. Zet voor het printen in de printdialoog van uw printer alle marges op 0 en zorg ervoor dat 'schalen/roteren' uit staat. Verder is het altijd verstandig eerst een proefprint te maken.

Eigen extra lid-/relatievelden definiëren (instructiefilm)

Het is mogelijk om eigen relatievelden bij te definiëren. Als u dit doet komt er op het ‘Wijzig lid’-scherm een extra tabblad ‘Eigen velden’ bij waarop de extra velden kunnen worden ingevuld.

NB. Om extra relatievelden te kunnen definiëren moet u wijzigrechten hebben op de ledenadministratie.

Lid-/relatieveld toevoegen

U kunt op de volgende manier extra relatiegebonden velden toevoegen:


1. Ga naar ‘Ledenadministratie > Onderhoud > Eigen velden’. Het volgende scherm verschijnt:

2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een nieuw veld verschijnt:


3. Vul het scherm in met de gegevens van het veld dat u wilt aanmaken:

a. Schermnaam: titel van het veld op het invulscherm.

b. DB-veldnaam: dit is de technische database-naam van het veld en deze wordt automatisch door het systeem voor u gevuld op basis van het veldtype en de opgegeven schermnaam.

c. Veldtype: geef aan wat voor soort gegeven dit betreft.

d. Max. karakters: geef aan hoeveel karakters mogen worden ingevoerd (alleen voor alfanumerieke velden).

e. Helptekst: vul eventueel een invulinstructie in voor het veld. Indien u een helptekst opgeeft verschijnt op het invulscherm achter de titel (de schermnaam) een vraagteken waarop men kan klikken. Dan verschijnt een tekstballon met deze helptekst.

f. Volgnr.: dit bepaalt de volgorde waarin de eigen velden op het ‘eigen velden’ tabblad op het relatiebeheerscherm worden gezet.

g. Keuzelijst: deze rubriek is alleen beschikbaar als u gekozen heeft voor een ‘alfanumeriek’ veld. U kunt dan hier een vaste set waardes opgeven waaruit men kan kiezen. Het veld wordt dan op


het invulscherm gepresenteerd als een keuzelijst i.p.v. als een gewoon invoerveld. NB. Let bij een keuzelijst op de benodigde veldlengte. Een gemaakte keuze moet tenslotte veld in het database-veld passen.

h. Meerkeuze mogelijk: als het om een keuzelijst gaat kan het mogelijk zijn om meer opties aan de vinken. NB. Om niet te snel tegen te weinig opslagruimte in het database-veld aan te lopen als iemand inderdaad meerdere keuzes maakt, is het verstandig om voor meerkeuzelijsten bij ‘Veldtype’ te kiezen voor ‘Memo: meerdere tekstregels mogelijk’.

i. Keuzemogelijkheden: deze rubriek is alleen beschikbaar als u gekozen heeft voor een ‘alfanumeriek’ veld of een ‘memo’-veld van het type ‘keuzelijst’. Vul hier dan de waardes in waaruit men later op het invulscherm kan kiezen. NB. Plaats iedere mogelijke waarde op een nieuwe regel.

NB. Er dient goed overwogen te worden of een nieuwe rubriek inderdaad als veld of toch misschien beter als relatiegroep/rol kan worden gedefinieerd.

Velden kunnen alleen gebruikt worden om op te selecteren in de leden-/relatieadministratie, en ze kunnen afgedrukt worden op etiketten e.d.

Groepen/rollen geven echter veel meer mogelijkheden: - ze kunnen net als velden gebruikt worden voor het maken van relatieselecties, - er kan op geautoriseerd worden, - ze kunnen eenvoudig via bouwstenen op de website getoond worden - én er kunnen contributiebedragen aan gekoppeld worden.

4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het nieuwe veld daadwerkelijk toe te voegen.

Lid-/relatieveld wijzigen

NB. De definitie van een eenmaal aangemaakt veld kan slechts beperkt worden gewijzigd, U kunt bijv. niet meer het veldtype veranderen. Wel kunt u de schermnaam en de helptekst nog aanpassen.

Om een bestaand eigen veld te wijzigen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘‘Ledenadministratie > Onderhoud > Eigen velden’.

2. Klik in het overzicht op de regel van het veld dat u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van het veld verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het veld daadwerkelijk te wijzigen.


Lid-/relatieveld verwijderen

NB. Als u een eigen veld verwijdert worden ook alle gegevens die voor de leden/relaties in dat veld zijn ingevuld verwijderd. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt!

Om een bestaand eigen veld te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘‘Ledenadministratie > Onderhoud > Eigen velden’.

2. Klik in het overzicht op de regel van het veld dat u wilt wijzigen op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het verwijderscherm verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om het veld daadwerkelijk te verwijderen.

Betaalperiodes

Hoewel de te hanteren betaalperiodes vooral van belang zijn voor de module WebFacturatie, maakt dit gegeven ook deel uit van het tabblad “Financieel” op het relatie-wijzigscherm voor het kunnen instellen van een “persoonlijke betaalperiode”. Daarom valt het beheer van de betaalperiodes onder het basissysteem en wordt dit onderwerp hier in deze handleiding behandeld.

Club Webware kent standaard 5 mogelijke betaalperiodes:

1. jaarlijks, 2. halfjaarlijks, 3. per 4 maanden, 4. per kwartaal of 5. maandelijks.

Maar niet alle verenigingen gebruiken al die 5 mogelijkheden en vaak wil men de overige mogelijkheden dan ook niet beschikbaar stellen als keuzemogelijkheid.

Daarom kunt u zelf bepalen welke van deze standaardmogelijkheden worden aangeboden overal waar

in het systeem een keuzelijstjes voor de betaalperiode wordt gepresenteerd. Dat gaat op de volgende manier:

1. Ga naar “Ledenadministratie -> Onderhoud -> Betaalperiodes”.

Dat resulteert in het volgende scherm:

http://www.clubwebware.nl/wsadmin/db_users_edit.asp?relID=&cat=24&id=18&wsaction=d


2. Selecteer in het overzicht de betaalperiodes waarvoor u de publicatiestatus wilt wijzigen. Dat kunt u doen door er een vinkje voor te plaatsen.

3. Activeer vervolgens de knop “Publiceren AAN” of “Publiceren UIT”, al naar gelang uw wensen.

Overal in het systeem waar een keuzelijstje voor de betaalperiodes wordt gepresenteerd zullen alleen de mogelijkheden worden getoond waarvoor in bovenstaand scherm “Publiceren?” aan staat.


Website-beheer

Webpagina’s en webpaginagroepen

Centraal in de website staan natuurlijk de webpagina’s zelf. Dit is het belangrijkste type informatie die u aanbiedt aan bezoekers van de website.

Webpaginagroepen bepalen hoe de pagina’s georganiseerd worden en welk hoofdsjabloon gebruikt wordt voor elke pagina. Tevens bepaalt de groepering van pagina’s de menustructuur (bijv. uitklapmenu’s) van uw website.

Omdat alle pagina’s in één groep gebruik maken van hetzelfde globale ontwerpsjabloon moeten de pagina’s gegroepeerd worden op basis van onderwerp en verschijningsvorm. Onderling gerelateerde pagina’s moeten in verschillende groepen worden ondergebracht als ze een andere layout nodig hebben.

Webpaginagroepen kunnen een hiërarchie vormen, waarbij één van de hiërarchieniveaus over het algemeen zal dienen als het hoofdmenu in uw website-menustructuur.

Als Club Webware wordt geïnstalleerd is standaard meteen al de webpaginagroep ‘Hoofdmenu’ aanwezig. Mits uw website ook zo is ingericht vormt deze paginagroep het hoogste niveau in de menustructuur van uw website.

Binnen deze paginagroep kunt u subgroepen aanmaken die, opnieuw mits uw website-layout zo is ingericht, automatisch zullen resulteren in een volgend niveau in de website-menustructuur (bijv. een uitklapmenu). Subgroepen kunnen zelf ook weer subgroepen hebben, zodat in feite een hiërarchische ‘boomstructuur’ ontstaat.

Hou er echter rekening mee dat teveel menuniveau’s uw website al snel onoverzichtelijk maakt, waardoor website-bezoekers de informatie niet meer kunnen vinden. Probeer maximaal 3 niveau’s aan te houden: hoofdmenu met 2 niveau’s submenu’s.

NB. Of u als gebruiker nieuwe paginagroepen kunt aanmaken en bestaande groepen kunt wijzigen of verwijderen is afhankelijk van uw autorisaties. Indien u niet geautoriseerd bent ontbreken de benodigde knoppen daarvoor op de diverse schermen.

Webpaginagroep aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuwe webpaginagroep aanmaken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website-beheer > Webpagina’s’. Dit resulteert in het volgende scherm:


2. Klik op het tabblad ‘Paginagroepen en pagina’s per groep’ op de knop ‘Voeg groep toe’ voor het aanmaken van een nieuwe paginagroep. Het invoerscherm voor het definiëren van een webpaginagroep verschijnt:

3. Vul het scherm in met de gegevens voor de webpaginagroep die u wilt aanmaken:

a. Tabblad ‘Gegevens’:

i. Groep: indien relevant, selecteer hier dan de groep waar deze webpaginagroep een subgroep (bijv. submenu) van moet worden.


NB. Wilt u dat de nieuwe groep deel gaat uitmaken van een automatisch gegenereerde menustructuur op uw website, kies hier dan voor de supergroep ‘Hoofdmenu’ of voor een van diens subgroepen.

ii. Naam: de naam van de paginagroep. Dit is ook de naam waarmee de groep evt. voorkomt in de menustructuur van uw website.

iii. Omschrijving: omschrijving van de (functie van de) webpaginagroep.

iv. Subgroepen mogelijk?: kan deze paginagroep op zijn beurt ook weer subgroepen bevatten? Als deze groep in de menustructuur van uw website voorkomt, dan zullen subgroepen van deze groep op hun beurt weer nieuw submenu’s vormen.

v. Direct koppelen webpagina’s mogelijk?: Is de groep vooral bestemd voor de structuur of moet het mogelijk zijn direct webpagina’s aan de groep te koppelen.

vi. Vormt (uitklap)menu?: moet deze groep inderdaad getoond worden als zelfstandig menu in een automatisch gegenereerde menustructuur van uw website? NB. Als de groep zelf een subgroep vormt van een ‘supergroep’ waarvoor is gespecificeerd dat die niet voorkomt in de menustructuur, dan heeft deze optie geen effect. De nieuwe groep zal dan namelijk sowieso al niet voorkomen in de menustructuur.

vii. Volgnr.: indien de groep wordt opgenomen in een automatisch gegenereerde menustructuur, dan is dit het volgnr. van de groep binnen zijn menuniveau. De menuopties worden per menuniveau eerst oplopend op volgnummer gesorteerd en als meerdere opties hetzelfde volgnummer hebben, dan worden die opties binnen dat volgnummer vervolgens alfabetisch oplopend op naam gesorteerd. Dat wil zeggen dat menuopties die beginnen met een ‘a’ eerder worden getoond dan bijv. opties die beginnen met een ‘b’.

viii. Bijbehorende paginasjabloon: de keuze die u hier maakt bepaalt hoe de pagina’s in de groep er op het scherm uitzien, dat wil zeggen: welke layout zal worden gebruikt voor het tonen van de pagina’s in de groep. Kent uw website slechts één hoofdsjabloon, dan hoeft hier niets ingevuld te worden. Club Webware gebruikt dan automatisch de standaard-layout.

ix. Beschikbaarheid: Bepaalt welke bezoekers toegang hebben tot de pagina’s binnen de webpaginagroep en daarmee ook voor wie de groep evt. als uitklapmenu verschijnt in de website-navigatie (dat laatste is alleen relevant als de paginagroep ook een uitklapmenu vormt)

1. Voor iedereen: alle website-bezoekers zien het uitklapmenu in hun website-navigatie. Of zij zijn ingelogd of niet maakt geen verschil: het menu is er altijd, mits de paginagroep dus ook een uitklapmenu vormt. Op pagina-niveau kan dan de toegang voor losse pagina’s binnen de groep nog nader worden bepaald.

2. Alleen de volgende relatiegroepen: u kunt nader specificeren voor welke relatiegroepen dit uitklapmenu en de webpagina’s daarbinnen van toepassing zijn. Het uitklapmenu verschijnt dan alleen voor ingelogde relaties en dan nog alleen als zij op basis van hun gebruikersprofiel toegang mogen hebben tot het menu (als zij de goede rollen hebben).

4. Klik op de ‘OK’-knop om de webpaginagroep daadwerkelijk toe te voegen.

Webpaginagroep wijzigen


Om wijzigingen aan te brengen in de definitie van een bestaande webpaginagroep:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website-beheer > Webpagina’s’ en dan het tabblad ‘Paginagroepen en pagina’s per groep’

2. Klik in het kader ‘Webpaginagroepen’ op de groep en vervolgens op de knop ‘Wijzig groep’ Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de webpaginagroep verschijnt.


4. Klik op de ‘OK’-knop om de webpaginagroep daadwerkelijk te wijzigen.

Webpaginagroep verwijderen

NB. Als u een webpaginagroep weggooit waaraan nog webpagina’s zijn gekoppeld, dan worden al deze pagina’s eveneens verwijderd. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt!

Om een bestaande webpaginagroep te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website-beheer > Webpagina’s’ en dan het tabblad ‘Paginagroepen en pagina’s per groep’.

2. Klik in het kader ‘Webpaginagroepen’ op de groep en vervolgens op de knop ‘Verwijder groep’ Het scherm voor het verwijderen van de webpaginagroep verschijnt.

3. Klik op de ‘OK’-knop om de webpaginagroep daadwerkelijk te verwijderen.

Webpagina aanmaken

Om een nieuwe pagina te maken:

1) Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website-beheer > Webpagina’s’.

2) Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een webpagina verschijnt:


3) Vul het scherm in met de gegevens voor de webpagina die u wilt aanmaken:

a) Tabblad ‘Algemeen’:

1) Groep: de webpaginagroep waarbij deze pagina moet worden ingedeeld (= de plaats van deze pagina in de menustructuur).

2) (Menu)naam: naam van de pagina. Dit is ook de naam waarmee deze pagina voorkomt in de menustructuur van uw website.

3) Volgnr.: indien de pagina wordt opgenomen in een automatisch gegenereerde menustructuur, dan is dit het volgnr. van de pagina binnen zijn (uitklap)menuniveau. De menuopties worden per menuniveau eerst oplopend op volgnummer gesorteerd en als meerdere opties hetzelfde volgnummer hebben, dan worden die opties binnen dat volgnummer vervolgens alfabetisch oplopend op naam gesorteerd. Dat wil zeggen dat menuopties die beginnen met een ‘a’ eerder worden getoond dan bijv. opties die beginnen met een ‘b’.

4) Samenvatting: samenvatting van de inhoud van deze pagina. Deze samenvatting zal bijv. worden gebruikt op een zoekresultatenpagina, om meer informatie over de te verwachten paginainhoud te verschaffen dan alleen de paginatitel. Verder wordt de samenvatting ook gebruikt door internet ‘search-engines’ (Google etc.) om de inhoud van uw website te indexeren voor optimale vindbaarheid bij zoekacties. Een pagina met een goede, beschrijvende samenvatting zal beter/sneller door search-engines gevonden worden en zal daarmee bijdragen tot meer website-bezoekers.


5) Sleutelwoorden: u kunt hier evt. zoek- of sleutelwoorden aangeven die betrekking hebben op de inhoud van de specifieke pagina. Dergelijke sleutelwoorden worden gebruikt door internet ‘search-engines’ (Google etc.) om de inhoud van uw website te indexeren voor optimale vindbaarheid bij zoekacties. Een pagina met een goede, beschrijvende samenvatting zal beter/sneller door search-engines gevonden worden en zal daarmee bijdragen tot een hoger aantal website-bezoekers.

6) SSL activeren?: indien er voor uw domein een SSL-certificaat (beveiligings-certificaat) is geïnstalleerd kan dat voor iedere pagina apart geactiveerd of juist gedeactiveerd worden.

7) Openen in nieuw venster?: moet de pagina getoond worden in een nieuw venster of in het huidige venster?

8) Soort pagina:

(a) Gegenereerd vanuit database: u gaat de inhoud van de pagina op dit scherm invoeren m.b.v. de minitekstverwerker

(b) Vast (HTML-)bestand op eigen webserver: de pagina is een extern (HTML-)bestand en de inhoud komt dus niet uit de database.

9) Paginatitel: titel van de pagina zoals die getoond moet worden in de titelbalk van het browser-venster.

10) Auteur: de naam van degene die de inhoud voor deze pagina heeft aangeleverd. Dit kan bijv. nuttig zijn bij ingezonden stukken.

11) Bijbehorend paginainhoudsjabloon: het subsjabloon dat moet worden gebruikt voor het tonen van de inhoud van deze pagina. Als u kiest voor ‘n.v.t.’ wordt, indien aanwezig, het standaardsjabloon gebruikt.

12) Paginainhoud: de daadwerkelijk paginainhoud (tekst, links en afbeeldingen). Deze kunt u invoeren met behulp van de minitekstverwerker. De mogelijkheden van minitekstverwerker worden elders in deze handleiding behandeld.


b) Tabblad ‘Beschikbaarheid?: is dit een met een wachtwoord beveiligde pagina? Ofwel moet de website-bezoeker zijn ingelogd/aangemeld voor toegang tot de pagina?

1) Voor iedereen toegankelijk: men hoeft niet ingelogd te zijn om de webpagina te kunnen bekijken; het is een ‘publieke’ pagina.

2) Inloggen voor toegang: men moet ingelogd zijn om de pagina te kunnen bekijken. Deze optie kan nog verder worden ingericht:

a. Iedereen/onbeperkt: iedereen die is ingelogd, ongeacht de rollen die aan zijn/haar gebruikersprofiel zijn toegewezen, mag deze pagina bekijken. De pagina komt altijd in de menustructuur voor, ook als men nog niet is ingelogd. Probeert men de pagina te bekijken zonder te zijn ingelogd, dan krijgt men het verzoek in te loggen.

b. Alleen de volgende relatiegroepen: hier kunt u aangeven welke relatiegroepen toegang hebben tot de webpagina. De webpagina wordt pas opgenomeni in de menustructuur als men is ingelogd en de goede ‘rollen’ heeft. Andere, onbevoegde, website-bezoekers zien de webpagina dus niet en kennen daardoor ook het bestaan ervan niet.

LET OP: Als de webpagina tot een paginagroep behoort waarvoor moet worden ingelogd kan men deze pagina alleen bekijken als men is ingelogd met minimaal de rechten die nodig zijn voor toegang tot die paginagroep. De instelling bij deze Beschikbaarheid-optie op paginaniveau wordt pas relevant als aan de toegangseisen voor de bijbehorende paginagroep is voldaan.


c) Tabblad ‘Geldigheid’:

1) Publiceren: mag deze pagina al op de website getoond worden? Soms moet een pagina eerst nog worden goedgekeurd door iemand anders dan de auteur voor het daadwerkelijk gepubliceerd mag worden op de website. Door deze rubriek niet aan te kruisen voorkomt u dat de pagina op de website verschijnt, ongeacht het feit of de geldigheidsperiode al is ingegaan.

2) Geldig vanaf: datum per wanneer de pagina getoond mag worden op de website.

3) Geldig tot: datum per wanneer de pagina niet meer getoond mag worden op de website.

4) Automatisch verwijderen als verouderd?: Indien aangevinkt wordt de pagina automatisch uit de database verwijderd als de geldigheidsdatum is verstreken. Tip! Vaak is het handig een pagina niet automatisch te laten verwijderen. De pagina kan dan hergebruikt worden voor toekomstige, gelijksoortige pagina's door eenvoudigweg de geldigheidsperiode en eventuele andere gegevens aan te passen.

(d) Tabblad ‘Auteurs’: Laat zien wie de pagina heeft aangemaakt en wanneer, en door wie en wanneer deze eventueel het laatst is gewijzigd.

Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de pagina daadwerkelijk aan te maken in de database of op de ‘Opslaan’-knop om de pagina tussentijds op te slaan, u blijft in het scherm en kunt desgewenst nog wijzigingen maken.

Webpagina wijzigen

Om wijzigingen aan te brengen in de definitie van een bestaande webpaginagroep:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website-beheer > Webpagina’s’.

2. Klik in het overzicht op de regel van de pagina die u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de webpagina verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de webpagina daadwerkelijk te wijzigen. Uw wijzigingen zijn direct zichtbaar op de website.


Webpagina dupliceren

Om het aanmaken van nieuwe, gelijksoortige pagina’s te versnellen, kan het handig zijn gebruik te maken van de optie ‘dupliceren’. U begint dan met een kopie van een bestaande pagina en hoeft alleen die gegevens te wijzigen die anders moeten worden dan het origineel.

Om een pagina te dupliceren:


2. Klik in het overzicht op de regel van de pagina die u wilt dupliceren op het icoon voor het dupliceren van

een bestaand element: Het invoerscherm voor het wijzigen van de gegevens van de gedupliceerde webpagina verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de gedupliceerde webpagina te bewaren.

Webpagina verwijderen

Om een bestaande webpagina te verwijderen:


2. Klik in het overzicht op de regel van de pagina die u wilt weggooien op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het scherm voor het verwijderen van de webpagina verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om de webpagina daadwerkelijk te verwijderen. De pagina is direct niet meer beschikbaar op de website.

Tip: Het kan voorkomen dat u met enige regelmaat een pagina met ongeveer dezelfde inhoud wilt maken, maar die steeds slechts gedurende een beperkte periode op de website wilt tonen, bijv. een pagina met clubacties. In zo’n geval kan het handig zijn de pagina niet echt te verwijderen, maar het tonen daarvan uit te schakelen door ofwel expliciet de optie ‘Publiceren?’ uit te schakelen ofwel door de geldigheidsperiode van de pagina aan te passen. De volgende keer kunt u de pagina dan gemakkelijk hergebruiken door de tekst aan te passen en de optie ‘Publiceren?’ weer in te schakelen of de geldigheidsperiode weer actueel te maken.

Paginavoorbeeld bekijken voorafgaand aan publicatie

Een nieuw aangemaakte webpagina verschijnt pas op de website als de geldigheidsperiode is ingegaan en tevens de optie ‘Publiceren?’ voor die pagina is ingeschakeld. Maar tijdens het maken van de pagina zult u waarschijnlijk toch vaak al de pagina willen kunnen bekijken zoals die er op de website uit zal komen te zien. Dit kan met de optie ‘Bekijk voorbeeld’:


2. Klik in het overzicht op de regel van de pagina die u wilt bekijken op het icoon voor het bekijken van een

bestaand element: De webpagina wordt geopend in een nieuw venster.

Standaard webpaginagroepen en webpagina’s

Club Webware wordt standaard al geleverd met een voorgedefinieerde menustructuur met enkele kant-en-klare webpagina's, speciaal gericht op een verenigings- of clubwebsite.


Uiteraard kunt u naar eigen inzicht de standaardstructuur wijzigen en webpagina's toevoegen of verwijderen/deactiveren.

De meegeleverde webpagina’s zijn o.a.:

Home: de voorpagina van uw website. Afhankelijk van het ontwerpsjabloon van uw website worden op deze voorpagina mogelijk meteen al één of meer bouwstenen gebruikt.

Nieuws: een overzicht van de actuele nieuwtjes en wetenswaardigheden. Deze pagina wordt automatisch gevuld aan de hand van de opgegeven nieuwsberichten in het systeem.

Submenu ‘Vereniging’:

o Bestuur / Commisies: een volautomatische bestuurspagina. Deze pagina wordt automatisch gevuld aan de hand van de relaties die in het systeem gekoppeld zijn aan de juiste relatiegroepen of rollen (voorzitter e.d.).

o Ledenlijst: de actuele ledenlijst van uw club. Deze pagina wordt automatisch gevuld aan de hand van het actuele relatiebestand in het systeem (NB. Dit is een beveiligde pagina en kan alleen worden bekeken als men over een geldige loginnaam en een wachtwoord beschikt.)

o Verjaardagskalender: een kalender met daarin de verjaardagen van de clubleden. Deze pagina wordt automatisch gevuld op basis van de geboortedata van de opgegeven leden in het systeem (NB. Ook dit is een beveiligde pagina en kan alleen worden bekeken als men over een geldige loginnaam en een wachtwoord beschikt.)

o Aanmeldingsformulier: een online formulier waarmee nieuwe leden zich direct kunnen aanmelden als nieuw lid van de club. Nieuwe leden typen op deze manier dus zelf al hun naam en adres e.d. in, hetgeen veel werk kan besparen voor de ledenadministratie. De velden die op dit aanmeldingsformulier getoond worden kunnen desgewenst worden aangepast: er kunnen evt. velden worden toegevoegd (ook eigen velden!) of verwijderd via ‘Systeembeheer -> Configuratie -> Definitie website-formulieren’.

NB. Nieuwe leden die zich op deze manier aanmelden worden standaard bij aanmelding niet direct actief lid, maar komen standaard in het systeem terecht in de groep ‘Aanmelding’. De ledenadministratie ontvangt, mits zo ingericht, een email van de aanmelding en kan vervolgens de aanmelding volgens de eigen clubprocedures verder verwerken o.a. door koppeling aan de juiste relatiegroepen/rollen.

Submenu ‘MijnClub’:


o Mijn evenementen: een overzicht van de clubevenementen waarvoor de huidige gebruiker zich heeft aangemeld.

o Wijzig lidgegevens: een pagina die de gegevens toont zoals die in de ledenadministratie bekend zijn voor de huidige gebruiker. De gegevens worden getoond in de vorm van een invulformulier, zodat ze eventueel meteen door het lid zelf kunnen worden aangepast. De wijzigingen worden meteen doorgevoerd in de database en de ledenadministratie wordt via email automatisch op de hoogte gebracht van de wijziging. De velden die op dit wijzigingsformulier getoond worden kunnen desgewenst worden aangepast: er kunnen evt. velden worden toegevoegd (ook eigen velden!) of verwijderd via ‘Systeembeheer -> Configuratie -> Definitie website-formulieren’.

NB. Sommige optionele Club Webware modules zullen bij installatie extra webpagina’s toevoegen aan dit menu. Zo voegt de module WebFacturatie een pagina ‘Mijn facturen’ toe, waarop een lid kan zien welke facturen er voor hem/haar in de administratie bekend zijn een wat de betaalstatus daarvan is.

Submenu ‘Evenementen’:

o Evenementenoverzicht: een overzicht van de geplande clubevenementen. Deze pagina wordt automatisch gevuld aan de hand van de opgegeven evenementen in het systeem. Het overzicht toont alleen evenementen waarvan de startdatum op of na de datum ligt waarop men de pagina bekijkt.

o Evenementenkalender: idem, maar dan in de vorm van een kalender per maand. Deze kalender wordt automatisch gevuld aan de hand van de opgegeven evenementen in het systeem. De kalender toont alleen evenementen waarvan de startdatum op of na de datum ligt waarop men de pagina bekijkt.

Contact: een pagina met een standaardcontactformulier dat website-bezoekers kunnen invullen en versturen, waarna uw organisatie een email krijgt met de inhoud van het ingevulde formulier. Deze pagina is wel al bij oplevering in het systeem aanwezig, maar staat standaard op ‘Publiceren?: nee’. Voor de correcte werking van het formulier is het namelijk nodig dat eerst de variabele ‘SiteMailTo’ in de technische systeemconfiguratie wordt ingevuld met een geldig emailadres voor ontvangst van dit soort contact-mailtjes.

Submenu ‘Login’:

o Login: een pagina waarmee uw leden zich met hun loginnaam en wachtwoord kunnen inloggen op de website om toegang te krijgen tot beveiligde pagina's. Elk lid krijgt een eigen loginnaam en wachtwoord hetgeen wordt opgegeven bij hun gebruikersprofiel. Standaard is het wachtwoord voor ieder lid hetzelfde (instelbaar via de variabele ‘SiteDefaultPassword’ in de technische systeemconfiguratie), maar de eerste keer dat zij inloggen op de website wordt hen meteen gevraagd het standaardwachtwoord te wijzigen in een persoonlijk wachtwoord.

o Logout: een pagina waarmee men zich weer kan uitloggen. Deze pagina is geen ‘zichtbare’ pagina, in de zin dat er geen tekst of plaatjes of iets dergelijks op staan. De functie van deze pagina is echt alleen maar het uitloggen van de bezoeker, en de bezoeker wordt vervolgens meteen terug gestuurd naar de pagina waar hij/zij vandaan kwam.


o Wachtwoord vergeten?: een pagina waarmee uw leden zelf kunnen verzoeken om toezending van een nieuw wachtwoord als ze hun oude wachtwoord vergeten zijn. Tussenkomst van bijv. de ledenadministratie is alleen nodig als voor het lid geen emailadres in het systeem bekend is.

o Wachtwoord wijzigen: een pagina waarmee leden zelf hun wachtwoord kunnen wijzigen.

Evenementen en evenementgroepen

Club Webware biedt de mogelijkheid evenementen, bijv. cursussen of club- of bedrijfsactiviteiten, te administreren ten behoeve van gebruik op uw website in de vorm van bijvoorbeeld een evenementenkalender.

Voor het tonen van de evenementen op de website kunnen ‘bouwstenen’ worden aangemaakt en op webpagina’s worden geplaatst. Club Webware wordt geleverd met enkele standaard evenementenbouwstenen die u zelf naar eigen wens kunt inrichten.

Zoals vrijwel alle soorten informatie binnen Club Webware worden ook evenementen ingedeeld in groepen.

NB. Of u als gebruiker nieuwe evenementgroepen kunt aanmaken en bestaande groepen kunt wijzigen of verwijderen is afhankelijk van uw autorisaties. Indien u niet geautoriseerd bent ontbreken de benodigde knoppen daarvoor op de diverse schermen.

Evenementgroep aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuwe evenementgroep aanmaken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website-beheer > Evenementen’ en dan het tabblad Évenementgroepen en evenementen per groep’. Dit resulteert in het volgende scherm:

2. Klik op de knop ‘Voeg groep toe’ voor het aanmaken van een nieuwe groep. Het invoerscherm voor het definiëren van een evenementgroep verschijnt:


3. Vul het scherm in met de gegevens voor de evenementgroep die u wilt aanmaken:

a. Groep: indien relevant, selecteer hier dan de groep waar deze evenementgroep een subgroep van moet worden.

b. Naam: de naam van de evenementgroep.

c. Omschrijving: omschrijving van de (functie van de) evenementgroep.

d. Subgroepen mogelijk?: kan deze evenementgroep op zijn beurt ook weer subgroepen bevatten?

e. Direct koppelen evenementen mogelijk?: is de groep voor structuur bedoeld of moet er direct aan gekoppeld kunnen worden.

f. Beschikbaarheid: Bepaalt welke bezoekers de evenementen in deze groep te zien krijgen op de website.

i. Voor iedereen: alle website-bezoekers zien de evenementen in deze groep. Of zij zijn ingelogd of niet maakt geen verschil.

ii. Alleen de volgende relatiegroepen: u kunt nader specificeren voor welke relatiegroepen deze evenementen beschikbaar/zichtbaar zijn. De website toont deze evenementen dan alleen in overzichten en kalenders voor ingelogde relaties en dan nog alleen als zij daar op basis van hun gebruikersprofiel recht op hebben (als zij de goede rollen hebben).

4. Klik op de ‘OK’-knop om de evenementgroep daadwerkelijk toe te voegen.

Evenementgroep wijzigen

Om wijzigingen aan te brengen in de definitie van een bestaande evenementgroep:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website-beheer > Evenementen’.


2. Klik in het overzicht op de evenementgroep die u wilt wijzigen en klik op de ‘Wijzig groep’-knop. Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de evenementgroep verschijnt.



Evenementgroep verwijderen

NB. Als u een evenementgroep weggooit waaraan nog evenementen zijn gekoppeld, dan worden al deze

evenementen eveneens verwijderd. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt!

Om een bestaande evenementgroep te verwijderen:


2. Klik in het overzicht op evenementgroep die u wilt en klik op de ‘Verwijder groep’-knop. Het scherm voor het verwijderen van de evenementgroep verschijnt.


Evenement aanmaken

Om een nieuw evenement te maken:


2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een evenement verschijnt:

3. Vul het scherm in met de gegevens van het evenement dat u wilt aanmaken:

a. Tabblad ‘Algemeen’:

i. Groep: de evenementgroep waarbij dit evenement moet worden ingedeeld.


ii. Naam: naam van het evenement. Dit is ook de naam waarmee het evenement voorkomt in overzichten op uw website.

iii. Locatie: plaats waar het evenement plaatsvindt.

iv. Blikvanger-afbeelding: hier kan een foto/afbeelding geselecteerd worden om de aandacht van de websitebezoeker te trekken.

v. Publiceren: moet het evenement gepubliceerd worden op de website?

vi. Begindatum: datum waarop het evenement begint.

vii. Einddatum: datum waarop het evenement eindigt.

viii. Aanvang: aanvangstijd van het evenement.

ix. Einde: eindtijd van het evenement.

x. Bijzonderheden: korte omschrijving (max. 50 karakters) van het evenement, bijv. de te rijden afstand(en) in geval van een fietsclub.

xi. URL: adres interne webpagina of externe website waar men meer over dit evenement kan lezen.

xii. Omschrijving: langere omschrijving van het evenement.

b. Tabblad ‘Terugkeerpatroon’:

i. Terugkerend?: Gaat het om een 2 of meer keer terugkerend evenement met een vast interval?

ii. Deelname aan hele reeks?: Als er deelnemers voor één evenement uit de reeks worden aangemeld, zijn dat dan meteen deelnemers voor de gehele reeks? Bijv. bij een cursus van meerdere sessies zou dit relevant kunnen zijn.

iii. Terugkeerinterval: Volgens welk interval moet het evenement herhaald worden?

iv. Herhaal elke: Om de hoeveel tijd moet het evenement herhaald worden?

v. Type terugkeerpatroon: er kan een vast aantal worden ingegeven of een einddatum.

c. Tabblad ‘Online aan- en afmelding’:


i. Online aanmelding t/m: laatste dag waarop men zich online kan aanmelden. Daarna sluit de online aanmelding NB. Bij alle volgende items bij een terugkerend evenement zal deze datum automatisch de datum van het evenement zijn als ‘Deelname aan de hele reeks’ NIET is aangevinkt op tabblad ‘Algemeen’ want dan is aanmelding voor losse evenementen niet van toepassing

ii. Online afmelding: moeten (ingelogde) relaties die zich hebben aangemeld voor het evenement zich ook weer online kunnen afmelden? NB. Deze optie heeft alleen effect als de functionaliteit ‘online aanmelden’ in de op de website gebruikte evenementenbouwsteen is geactiveerd.

iii. Online afmelding t/m: laatste dag waarop men zich online kan afmelden. Daarna sluit de online afmelding. (zie opmerking bij ‘Online aanmelding t/m’)

iv. Max. aantal deelnemers: Het maximum aantal deelnemers voor het evenement. Vooral van belang bij online aanmelding: online aanmelding zal niet meer mogelijk zijn als het maximum is bereikt. Vul 0 in voor onbeperkt aantal deelnemers.

v. Externe deelnemers: moeten deelnemers van buiten de eigen organisatie zich ook online voor dit evenement kunnen aanmelden? In dit geval moeten externe deelnemers zich wel eerst kunnen registreren op uw website. U dient daarvoor de standaard aanwezige webpagina ‘Registratie’ zichtbaar te maken (publiceren) op uw website. NB. Deze optie heeft alleen effect als de functionaliteit ‘online aanmelden’ in de op de website gebruikte evenementenbouwsteen is geactiveerd.

vi. Emailsjabloon bevestiging deelname: hier kan het emailsjabloon worden geselecteerd dat bij online aanmelding moet worden gebruikt als bevestigingsmail naar de nieuwe deelnemer.

vii. Deelnemers koppelen aan relatiegroep/rol: indien u ook werkt met de module WebFacturatie kan een directe rolkoppeling gemaakt worden voor het in rekening brengen van het inschrijfgeld bij de deelnemers.


viii. Notificatie naar beheerder(s): indien aangevinkt wordt er een email van de aanmelding voor het evenement naar de beheerder van het evenement verzonden. Beheerders zijn alle personen/relaties die gekoppeld zijn aan een relatiegroep/rol die beheerrechten heeft voor de evenementengroep waar dit evenement toe behoort.

ix. Notificatie naar emailadres(sen): emailadressen waar een notificatiemail naartoe moet bij online aan- en afmelding.

x. Emailadres afzender evenementmails: emailadressen wat gebruikt moet worden als afzender van de bevestiging- en notificatiemails. Indien niet ingevuld wordt het algemene afzenderadres zoals ingesteld in configuratievariabele ‘SiteMailFrom’ gebruikt.

xi. Deelnemers tonen op website?: indien aangevinkt zullen de deelnemers op de website worden getoond (alleen van toepassing als online aanmelding mogelijk is).

xii. Lid-/relatievelden in het overzicht: hier kunnen de velden worden geselecteerd die op de website getoond moeten worden.

4. Klik op de ‘OK’-knop om het evenement daadwerkelijk toe te voegen.

Evenement wijzigen

Om wijzigingen aan te brengen in de gegevens van een bestaand evenement:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Websitebeheer > Evenementen’.

2. Selecteer in het overzicht de regel van het evenement dat u wilt wijzigen en klik op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van het evenement verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het evenement daadwerkelijk te wijzigen.

Evenement dupliceren

Om het aanmaken van nieuwe, gelijksoortige evenementen te versnellen, kan het handig zijn gebruik te maken van de optie ‘dupliceren’. U begint dan met een kopie van een bestaand evenement en hoeft alleen die gegevens te wijzigen die anders moeten worden dan het origineel.

NB. Deelnemerinformatie wordt niet overgenomen!

Om een evenement te dupliceren:


2. Selecteer in het overzicht de regel van het evenement dat u wilt dupliceren en klik op het icoon voor het

dupliceren van een bestaand element: Het invoerscherm voor het wijzigen van de gegevens van het gedupliceerde evenement verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het gedupliceerde evenement te bewaren.

Evenement verwijderen

Om een bestaand evenement te verwijderen:


1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Websitebeheer > Evenementen’.

2. Selecteer in het overzicht de regel van het evenement dat u wilt verwijderen en klik op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: of klik op de ‘Verwijder’-knop. Het scherm voor het verwijderen van het evenement verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om het evenement daadwerkelijk te verwijderen.

Deelnemers voor evenement

Het wijzigscherm voor evenementen heeft behalve een tabblad voor het opgeven van de evenementgegevens ook nog een tabblad ‘Deelnemers’.

Op dit tabblad kunt u zien wie zich heeft aangemeld voor deelname aan het evenement. Ook kunt u op dit tabblad eventueel zelf deelnemers toevoegen of verwijderen:

Deelnemers toevoegen

1. Klik op de ‘Voeg toe...’-knop. Als u een nieuw evenement aan het maken bent wordt eerst gevraagd het evenement te bewaren. Daarna verschijnt het volgende scherm voor de selectie van de deelnemers:


2. Selecteer de gewenste relaties door er een vinkje voor te zetten en klik vervolgens op ‘Selecteer’.

3. Het selectie-venster wordt gesloten en de geselecteerde relaties worden toegevoegd aan het evenement als deelnemer.

4. Sluit het ‘Wijzig evenement’-scherm af door op de ‘Wijzig’-knop te klikken.

Deelnemers verwijderen

1. Plaats een vinkje voor de deelnemers die u wilt verwijderen/ontkoppelen.

2. Activeer de ‘Deelnemers – Verwijder’-knop.

3. Het scherm wordt opnieuw geladen met het bijgewerkte deelnemersoverzicht.


Contactgegevens deelnemers exporteren

U kunt m.b.v. het icoon voor Excel-export ( ) de gegevens van de deelnemers exporteren naar Excel, hetgeen het mogelijk maakt bijv. een papieren mailing te versturen aan al deze deelnemers.


Email sturen aan deelnemers

Tot slot kunt u hiervandaan online email sturen naar alle deelnemers, evt. zelfs met een bijlage:

1. Plaats een vinkje voor de deelnemers aan wie u een email wilt sturen. Dit kunt u doen door voor alle deelnemers apart een vinkje te plaatsen, maar u kunt ook alle getoonde deelnemers in één keer selecteren door de rubriek ‘Alle’ aan te vinken in de bovenste regel van het deelnemersoverzicht.

2. Activeer de ‘Stuur online email’-knop.

3. Vul het ‘Online mail’-schem in activeer de ‘OK’-knop. Ieder van de geadresseerden ontvangt nu het mailtje op zijn eigen emailadres.

Aan-/afwezigheid registreren

1. Plaats een vinkje voor de deelnemers waarvoor u de aan- of afwezigheid wilt vastleggen.

2. Activeer de ‘Aanwezigheid – Zet aanwezig’ dan wel de ‘Afwezigheid – Zet afwezig’-knop.

3. Het scherm wordt opnieuw geladen met het bijgewerkte deelnemersoverzicht.


Presentieoverzicht printen/exporteren

U kunt vanuit het ‘Evenementen per groep’-overzichtsscherm een presentieoverzicht printen of exporteren naar Excel of Word. Het gaat dan wel altijd om evenementen die behoren tot dezelfde evenementgroep.


2. Selecteer de gewenste evenementgroep.

3. Zet vinkjes voor de evenementen waarvoor u het presentieoverzicht wilt uitdraaien en activeer de “Print/export presentie”-knop:


4. Activeer de ‘Print/export presentie’-knop. Het volgende scherm verschijnt:

5. Kies het gewenste type uitvoer en activeer dan de OK-knop.

Nieuws en nieuwsgroepen

Voor het tonen van nieuwtjes en wetenswaardigheden biedt Club Webware de gegevenssoort ‘Nieuws’. Nieuwsberichten kunnen worden gedefinieerd met een geldigheidsbereik: u kunt aangeven vanaf welke datum en tot welke datum een nieuwsbericht op de website getoond moet worden. Club Webware zorgt er dan automatisch voor dat alleen de berichten getoond worden die geldig of actueel zijn.

Voor het tonen van nieuws op de website kunnen ‘bouwstenen‘ worden aangemaakt en op webpagina’s worden geplaatst. Club Webware wordt geleverd met enkele standaard nieuwsbouwstenen die u zelf verder kunt inrichten.

Zoals vrijwel alle soorten informatie binnen Club Webware worden ook nieuwsberichten ingedeeld in groepen.

NB. Of u als gebruiker nieuwe nieuwsgroepen kunt aanmaken en bestaande groepen kunt wijzigen of verwijderen is afhankelijk van uw autorisaties. Indien u niet geautoriseerd bent ontbreken de benodigde knoppen daarvoor op de diverse schermen.

Nieuwsgroep aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuwe nieuwsgroep aanmaken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website beheer > Nieuws’ en kies het tabblad “Nieuwsgroepen + nieuws per groep”. Dit resulteert in het volgende scherm:


2. Klik op de ‘Voeg groep toe’-knop voor het aanmaken van een nieuwe groep Het invoerscherm voor het definiëren van een nieuwsgroep verschijnt:

3. Vul het scherm in met de gegevens voor de evenementgroep die u wilt aanmaken:

a. Groep: indien relevant, selecteer hier dan de groep waar deze nieuwsgroep een subgroep van moet worden.

b. Naam: de naam van de nieuwsgroep.

c. Omschrijving: omschrijving van de (functie van de) nieuwsgroep.


d. Subgroepen mogelijk?: kan deze nieuwsgroep op zijn beurt ook weer subgroepen bevatten?

e. Direct koppelen nieuwsberichten mogelijk?: is de groep voor structuur bedoeld of moet er direct aan gekoppeld kunnen worden.

f. Beschikbaarheid: Bepaalt welke bezoekers de nieuwsberichten in deze groep te zien krijgen op de website.

i. Voor iedereen: alle website-bezoekers zien de nieuwtjes in deze groep. Of zij zijn ingelogd of niet maakt geen verschil.

ii. Alleen de volgende relatiegroepen: u kunt nader specificeren voor welke relatiegroepen deze nieuwsberichten beschikbaar/zichtbaar zijn. De website toont deze berichten dan alleen in overzichten e.d. voor ingelogde relaties en dan nog alleen als zij daar op basis van hun gebruikersprofiel recht op hebben (als zij de goede rollen hebben).

4. Klik op de ‘OK’-knop om de nieuwsgroep daadwerkelijk toe te voegen.

Nieuwsgroep wijzigen

Om wijzigingen aan te brengen in de definitie van een bestaande nieuwsgroep:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website beheer > Nieuws’.

2. Zorg dat het tabblad ‘Nieuwsgroepen + nieuws per groep’ (met aan de linkerzijde de boomstructuur) actief is en selecteer de nieuwsgroep die u wilt wijzigen. Klik daarna op de ‘wijzig groep’-knop. Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de nieuwsgroep verschijnt.


4. Klik op de ‘OK-knop om de groep daadwerkelijk te wijzigen.

Nieuwsgroep verwijderen

NB. Als u een nieuwsgroep weggooit waaraan nog nieuwsberichten zijn gekoppeld worden al deze nieuwsberichten eveneens verwijderd. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt!

Om een bestaande evenementgroep te verwijderen:


2. Kies in het overzicht het tabblad ‘Nieuwsgroepen + Nieuws per groep’ en klik vervolgens op de nieuwsgroep die u wilt verwijderen. Klik daarna op de ‘Verwijder groep’-knop Het scherm voor het verwijderen van de evenementgroep verschijnt.


Nieuwsbericht aanmaken

Om een nieuw nieuwsbericht te maken:


2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een nieuwsbericht verschijnt:


3. Vul het scherm in met de gegevens van het nieuwsbericht dat u wilt aanmaken:


i. Groep: kies hier de nieuwsgroep waarbij dit bericht moet worden ingedeeld.

ii. Titel: titel van het bericht. Dit is ook de titel waarmee het bericht voorkomt in overzichten op uw website.

iii. Samenvatting: samenvatting van de inhoud van het nieuwsbericht. Deze samenvatting kan bijv. gebruikt worden op een zoekresultatenpagina, om meer informatie over de te verwachten inhoud van het nieuwsbericht te verschaffen dan alleen de titel. Ook kunt u deze samenvatting in sommige nieuwsbouwstenen in een ‘popup’ tekstballon laten verschijnen als de bezoeker de muis boven de titel van het nieuwsbericht brengt.

iv. Soort bericht:

1. Gegenereerd vanuit database: u gaat de inhoud van het bericht op dit scherm invoeren m.b.v. de minitekstverwerker.

2. Aankondiging nieuwe webpagina: de functie van het nieuwsbericht is alleen de bezoeker te laten weten dat er een nieuwe pagina aan de site is toegevoegd. Dit kan een nieuwe pagina in de database zijn of een vast (HTML-)bestand op de eigen webserver.

a. Indien nieuwe pagina in database: vul hier dan het pad in naar de standaardpagina die de dynamische pagina’s binnen uw site verzorgt, onder vermelding van het paginanummer (bijv.


‘/default.aspx?PageID=37’) of selecteer de gewenste pagina met behulp van de knop ‘Selecteer uit database...’.

b. Indien een vast (HTML-)bestand: typ dan het volledige bestandspad voor dit bestand in of selecteer het gewenste bestand met behulp van de knop ‘Selecteer van webserver...’.

v. Reacties toestaan?: Mag men op de website reageren op het nieuws?

vi. Inloggen voor reageren?: Moet men zijn ingelogd om te mogen reageren op het nieuws?

vii. Notificatie naar nieuwsbeheerder(s)?: Als deze optie wordt aangezet krijgen de nieuwsbeheerders per email bericht van nieuwe reacties die worden geplaatst. Dit zijn in principe alle relaties die zijn gekoppeld aan relatiegroepen met beheerrechten voor de nieuwsgroep. Zijn die er niet, dan krijgen de relaties die gekoppeld zijn aan de relatiegroep/rol 'admin' die emails.

viii. Bericht: dit is de inhoud van het nieuwsbericht.

b. Tabblad ‘Geldigheid’:

i. Publiceren: mag dit nieuwsbericht op de website getoond worden? Soms moet een bericht eerst nog worden goedgekeurd door iemand anders dan de auteur voor het daadwerkelijk gepubliceerd mag worden op de website. Door deze rubriek niet aan te kruisen voorkomt u dat het bericht op de website verschijnt, ongeacht het feit of de geldigheidsperiode al is ingegaan.

ii. Geldig vanaf: startdatum geldigheid nieuwsbericht. Het bericht wordt met ingang van deze datum zichtbaar op uw website.

iii. Geldig tot: einddatum geldigheid nieuwsbericht. Het bericht is met ingang van deze datum niet meer zichtbaar op uw website.

iv. Automatisch verwijderen als verouderd?: moet Club Webware het bericht automatisch verwijderen als de geldigheidsperiode voorbij is? Tip: soms is het handig een bericht niet automatisch te laten verwijderen. Het bericht kan dan hergebruikt worden voor toekomstige, gelijksoortige berichten door eenvoudigweg de geldigheidsperiode en eventuele andere gegevens aan te passen.

4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het nieuwsbericht daadwerkelijk toe te voegen.

Nieuwsbericht wijzigen

Om wijzigingen aan te brengen in de gegevens van een bestaand evenement:


2. Klik in het overzicht op het tabblad ‘Nieuws per groep’, zet ‘Selecteer een groep’ op ‘Alle’ en selecteer de regel van het bericht dat u wilt wijzigen en klik op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element:

Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van het nieuwsbericht verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het bericht daadwerkelijk te wijzigen.


Nieuwsbericht dupliceren

Om het aanmaken van nieuwe, gelijksoortige nieuwsberichten te versnellen, kan het handig zijn gebruik te maken van de optie ‘dupliceren’. U begint dan met een kopie van een bestaand bericht en hoeft alleen die gegevens te wijzigen die anders moeten worden dan het origineel.



2. Klik in het overzicht op de regel van het bericht dat u wilt dupliceren op het icoon voor het dupliceren van

een bestaand element: Het invoerscherm voor het wijzigen van de gegevens van het gedupliceerde nieuwsbericht verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om het gedupliceerde bericht te bewaren.

Nieuwsbericht verwijderen

Om een bestaand nieuwsbericht te verwijderen:


2. Klik in het overzicht op de regel van het bericht dat u wilt verwijderen op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het scherm voor het verwijderen van het bericht verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om het nieuwsbericht daadwerkelijk te verwijderen.

Bouwstenen (‘widgets’) en bouwsteengroepen

Bouwstenen of ‘widgets’ zijn herbruikbare stukjes webinhoud of –functionaliteiten, bijv. tekst, hyperlinks en afbeeldingen of extra stukjes programmacode, en kunnen eenvoudig overal worden ingevoegd waar de minitekstverwerker wordt gebruikt.

In andere content management systemen worden dit soms ook wel ‘widgets’ genoemd.

Als u wijzigingen aanbrengt in een bouwsteen, dan zijn deze wijzigingen automatisch zichtbaar op alle plaatsen in uw website waar de betreffende bouwsteen wordt gebruikt.

Door het gebruik van bouwstenen wordt het mogelijk op elk moment extra functionaliteiten aan de website toe te voegen die anders veel meer inspanning zouden vergen.

U kunt bouwstenen aanmaken door de inhoud rechtstreeks in te tikken in de tekstverwerker of door HTML-code uit een andere toepassing, bijv. Adobe Dreamweaver of Microsoft FrontPage, te kopiëren en te plakken. De tekstverwerker ondersteunt echter niet het gebruik van META tags, JavaScript, formulieren of DHTML. Meer geavanceerde mogelijkheden zijn er door een bouwsteen te koppelen aan een extern HTML-bestand.

Club Webware wordt standaard geleverd met enkele geavanceerde basisbouwstenen. Veelal communiceren deze standaardbouwstenen met de database om actuele informatie uit de database op de website te tonen, bijv. een evenementenkalender, een nieuwsoverzicht of een overzicht van de relaties die tot een bepaalde groep behoren (bijv, een teamindeling).

Indien u de basisbouwstenen wenst aan te passen kunt u deze het beste dupliceren en van een naam voorzien die afgeleid is van het origineel. Alle bouwstenen hebben hun eigen ‘setup’-scherm waarbij de beschikbare opties en keuzemogelijkheden op een gebruikersvriendelijke manier worden aangeboden voor configuratie. In veel gevallen kunt u op deze manier bijv. eenvoudig zelf bepalen welke kolommen u wilt zien in allerlei overzichten in de website, bijv. bij de presentatie van evenementoverzichten, nieuws, zoekresultaten, etc.


Diverse bouwstenen kennen mogelijkheden om de informatie ook te publiceren via sociale media als Twitter, Facebook, LinkedIn en Google+.

Zoals vrijwel alle soorten informatie binnen Club Webware worden ook bouwstenen ingedeeld in groepen.

NB. Of u als gebruiker nieuwe bouwsteengroepen kunt aanmaken en bestaande groepen kunt wijzigen of verwijderen is afhankelijk van uw autorisaties. Indien u niet geautoriseerd bent ontbreken de benodigde knoppen daarvoor op de diverse schermen.

Bouwsteengroep aanmaken

U kunt op de volgende manier een nieuwe bouwsteengroep aanmaken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ’Website beheer > Bouwstenen’ en zorg ervoor dat het tabblad ‘Bouwsteengroepen + bouwstenen per groep’ actief is. U ziet dan het volgende scherm:

2. Klik op de ‘Voeg groep toe’-knop voor het aanmaken van een nieuwe groep. Het invoerscherm voor het definiëren van een bouwsteengroep verschijnt:


3. Vul het scherm in met de gegevens voor de bouwsteengroep die u wilt aanmaken:

a. Groep: indien relevant, selecteer hier dan de groep waar deze bouwsteengroep een subgroep van moet worden.

b. Naam: de naam van de bouwsteengroep.

c. Omschrijving: omschrijving van de (functie van de) bouwsteengroep.

d. Subgroepen mogelijk?: kan deze bouwsteengroep op zijn beurt ook weer subgroepen bevatten?

e. Direct koppelen bouwstenen mogelijk?: is de groep voor structuur bedoeld of moet er direct aan gekoppeld kunnen worden.

4. Klik op de ‘OK’-knop om de bouwsteengroep daadwerkelijk toe te voegen.

Bouwsteengroep wijzigen

Om wijzigingen aan te brengen in de definitie van een bestaande bouwsteengroep:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website beheer > Bouwstenen’..

2. Selecteer het tabblad ‘Bouwsteengroepen + Bouwstenen per groep’ en klik in het overzicht op de bouwsteengroep die u wilt wijzigen klik vervolgens op de ‘Wijzig groep’-knop. Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de bouwsteengroep verschijnt.




Bouwsteengroep verwijderen

NB. Als u een bouwsteengroep weggooit waaraan nog bouwstenen zijn gekoppeld, dan worden al deze bouwstenen eveneens verwijderd. Dit kan niet meer ongedaan worden gemaakt!

Om een bestaande bouwsteengroep te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ’Website beheer > Bouwstenen’ en het tabblad ‘Boomstructuur’.

2. Klik in het overzicht de groep aan en vervolgens op bouwsteengroep die u wilt weggooien. Klik daarna op de ‘Verwijder groep’-knop .


Bouwsteen aanmaken

Om een nieuwe bouwsteen te maken:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Website beheer > Bouwstenen’.

2. Klik op het icoon voor het aanmaken van een nieuw element: Het invoerscherm voor het definiëren van een bouwsteen verschijnt:

3. Vul het scherm in met de gegevens van de bouwsteen dat u wilt aanmaken:

a. Groep: de bouwsteengroep waarbij deze bouwsteen moet worden ingedeeld.

b. Naam: naam van de bouwsteen.,


c. Omschrijving: omschrijving van de (functie van de) bouwsteen.

d. Bestandsnaam: bestandsnaam van het externe (HTML-)bestand dat gebruikt moet worden voor deze bouwsteen. Op plaatsen in uw website waar u deze bouwsteen invoegt zal dan de inhoud van dit externe (HTML-)bestand worden getoond. Club Webware zal dit bestand zoeken in de webserver-directory “~/uploads/blocks/”.

Tip: Het voordeel van gebruik van een extern HTML-bestand of letterlijke HTML-code kan zijn dat op die manier ook JavaScript blokken en formulieren e.d. in de resulterende webpagina kunnen worden ingevoegd, hetgeen niet mogelijk is als de HTML-code direct hier in de bouwsteen wordt ingevoerd met behulp van de minitekstverwerker.

e. HTML-code: u kunt de HTML-code rechtstreeks hier invoeren, maar u kunt ook code kopiëren en plakken vanuit een webdesign-programma als Macromedia Dreamweaver, Adobe GoLive of Microsoft FrontPage. Ook kunt u HTML-code rechtstreeks kopiëren en plakken van zoiets als ‘Buienradar’ of bijv. de banner van ‘Jiba-afhangbord’.

NB. Als u hier bijv. (ook) een JavaScript blok wilt invoeren of letterlijke HTML waar de tekstverwerker niets aan mag veranderen, zorg er dan voor dat er géén vinkje staat bij de optie ‘HTML-code invoeren en opmaken m.b.v.

een minitekstverwerker’.

4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de bouwsteen daadwerkelijk toe te voegen.

Bouwsteen wijzigen

Bestaande bouwstenen hebben vaak mogelijkheden voor meer opties waardoor ze flexibeler zijn in de toepassing. Het voert te ver voor dit document om alle bouwstenen apart te bespreken, maar het loont zeker de moeite om eens langs de bouwstenen te gaan die in gebruik zijn om ze verder te ‘fine tunen’. Om wijzigingen aan te brengen in de gegevens van een bestaande bouwsteen:


2. Klik in het overzicht op de regel van de bouwsteen dat u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de bouwsteen verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de bouwsteen daadwerkelijk te wijzigen.

Bouwsteen dupliceren

Om het aanmaken van nieuwe, gelijksoortige bouwstenen te versnellen, kan het handig zijn gebruik te maken van de optie ‘dupliceren’. U begint dan met een kopie van een bestaande bouwsteen en hoeft alleen die gegevens te wijzigen die anders moeten worden dan het origineel.



2. Klik in het overzicht op de regel van de bouwsteen die u wilt dupliceren op het icoon voor het dupliceren

van een bestaand element: Het invoerscherm voor het wijzigen van de gegevens van de gedupliceerde bouwsteen verschijnt.



4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de gedupliceerde bouwsteen te bewaren.

Bouwsteen verwijderen

Om een bestaande bouwsteen te verwijderen:


2. Klik in het overzicht op de regel van de bouwsteen die u wilt verwijderen op het icoon voor het verwijderen van een bestaand element: Het scherm voor het verwijderen van de bouwsteen verschijnt.

3. Klik op de ‘Verwijder’-knop om de bouwsteen daadwerkelijk te verwijderen.

NB. Club Webware controleert niet of bouwstenen nog binnen de website in gebruik zijn. Gooi daarom alleen bouwstenen weg waarvan u zeker weet dat die nergens meer gebruikt worden.

API opvragen JSON-data bouwstenen / 'widgets'

Standaard genereren Club Webware bouwstenen/'widgets' de benodigde HTML-structuur om data uit de database op de website te kunnen tonen, bijv. een overzicht met het laatste nieuws, een evenementenkalender of een ledenlijst.

De HTML die Club Webware genereert is voor een deel te beïnvloeden door opties in de setup-

schermen van de bouwstenen. Op die manier kan bijv. soms aangegeven worden welke kolommen/kenmerken getoond moeten

worden in een overzicht. En in een enkel geval kan ook aangegeven worden of Club Webware een HTML tabel moet genereren of niet.

Via CSS en bijv. jQuery in het website-sjabloon kan die gegenereerde HTML desgewenst gemanipuleerd worden om de informatie te laten zien op de manier die de website-eigenaar wenst.

Webdesigners die sjablonen/'skins' voor Club Webware ontwikkelen, en die handig zijn met CSS en

jQuery, willen echter vaak meer invloed op de output van diverse bouwstenen. Om daaraan tegemoet te komen is er m.i.v. Club Webware versie 3.1 (mei 2014) een API beschikbaar

waarmee van enkele veel gebruikte bouwstenen/'widgets' niet de HTML opgevraagd wordt, maar alleen de data die voldoet aan de setup-criteria van de bouwsteen/'widget'.

De bouwsteen/'widget' wordt op de gebruikelijke manier via de Club Webware interface ingericht,

maar i.p.v. HTML stuurt deze API dan op een standaardmanier data in JSON-formaat terug naar de "vraagsteller".

De webdesigner kan vervolgens in het website-sjabloon zelf bepalen hoe die data op het scherm moet komen, bijv. door gebruik te maken van een jQuery 'templating engine'.

Om gebruik te kunnen maken van deze API moet in de Club Webware installatie eerst het volgende

gebeuren:

1. Ga via het menu naar ‘Systeembeheer -> Configuratie -> Organisatie’. 2. Vul op het tabblad ‘Beveiliging’ een zelf-gekozen code in (max. 10 karakters). Deze code wordt,

net als gebruikerswachtwoorden, met eenrichtingsversleuteling opgeslagen in de database. 3. Sla de wijzigingen op.


De code die is ingevuld bij stap 2 dient als unieke autorisatie-token waarmee "vraagstellers" zich kunnen identificeren als gemachtigd om vanaf buiten vragen te stellen aan Club Webware.

En omdat elke organisatie die Club Webware gebruikt zelf een eigen code kiest, reageert ieder systeem alleen op de eigen code.

De bouwstenen/'widgets' die voorbereid zijn om gebruikt te worden via deze API zijn in de

administratie te herkennen aan het kenmerk "JSON-klaar?" (even die kolom aanzetten in het bouwstenenoverzicht).

In elke Club Webware installatie zijn op de webserver in de directory '/wsAdmin/TestJSON' enkele heel

eenvoudige HTML-pagina's te vinden die laten zien hoe m.b.v. jQuery van enkele bouwstenen de JSON-data opgevraagd en getoond kan worden.

LET OP:

De API stuurt in de JSON-string meer data terug dan de voorbeeldpagina's laten zien. Analyseer vooral zelf even die JSON-string om te zien welke informatie er precies geboden wordt.

Ook de API houdt rekening met het feit of de huidige website-bezoeker is ingelogd. Men krijgt de "persoonlijke data" terug, net als wanneer de bouwstenen/'widgets' op de standaardmanier gebruikt zouden worden.

RSS-feeds

Aanmaken/beschikbaar stellen RSS-feed van eigen website

Er is een RSS-feed beschikbaar voor het aanleveren van het laatste nieuws aan externe websites en RSS-readers.

NB. De RSS-feed vermeldt alleen nieuwsberichten waarvoor men niet ingelogd hoeft te zijn.

Via variabelen in de technische site-configuratie (zoek op “Variabele - bevat - RSS”) kunnen een aantal aspecten van de RSS-feed worden ingesteld, bijv. hoeveel nieuwsberichten de RSS-feed in één keer aanlevert en een copyright-vermelding.

De URL voor het opvragen van de RSS-feed is standaard: http://<domein>/rss (of ingeval van een SSL-certificaat https://<domein>/rss) waarbij <domein> uiteraard vervangen moet worden door het webadres van uw eigen Club Webware installatie.

Tonen van externe RSS-feeds

Voor het binnenhalen en tonen van externe RSS-feeds op de eigen website is een speciale bouwsteen beschikbaar met 2 presentatievormen. U vindt deze standaard in de groep “Diversen”.

Online formulieren op de website

Formulieren voor online aanmelding, wijziging eigen gegevens, opgave speciale onderwerpen, etc.

Club Webware kent een aantal standaardformulieren waarbij na het activeren van de Opslaan- of OK-knop de ingevulde informatie in het formulier direct wordt opgeslagen in de database. Ook eigen formulieren kunnen gedefinieerd worden, waarbij bij aanmelding evt. een speciale groep gekoppeld kan worden (bijv. een aparte afdeling), of waarbij een speciale set relatiekenmerken gewijzigd kan worden voor een bepaald onderwerp (bijv. vrijwilligerstaken).


Deze formulieren “praten” dus direct met de database en het gaat dan bijv. om formulieren voor het online aanmelden van nieuwe leden, het wijzigen van de eigen lidgegevens door ingelogde gebruikers, externe registratie voor deelname aan het forum, invullen gegevens voor een bepaald onderwerp, enz.

Welke velden er in welke volgorde op deze standaardformulieren getoond worden en welke velden al

dan niet verplicht ingevuld moet worden kunt u zelf bepalen. En ook kunt u eventuele eigen extra relatievelden in deze formulieren opnemen. Ook kunnen volledig nieuwe formulieren gemaakt worden.

U kunt de diverse standaardformulieren beheren via de menuoptie “Systeembeheer -> Configuratie ->

Definitie website-formulieren”. Het plaatsen van de formulieren op de website gebeurt via bouwstenen.

In de bouwsteengroep Vereniging zijn standaard 2 bouwstenen meegeleverd: “FormulierAanmeldenNieuwLid” en “FormulierWijzigLidgegevens”, die gebruikt worden voor het standaard aanmeldings- en wijzigingsformulier. Via het dupliceren van een hiervan kan er makkelijk een nieuwe bouwsteen gemaakt worden voor een nieuw, eigen formulier. In de bouwstenen kan ook ingesteld worden wie er bericht ontvangen moet wanneer het formulier ingevuld is en welk mailsjabloon er gebruikt moet worden voor de kennisgeving.

Eigen, externe HTML-formulieren

Behalve de standaard formulieren voor het online aanmelden van nieuwe leden e.d. zijn er uiteraard nog veel andere situaties denkbaar waarvoor een speciaal op de situatie toegesneden online formulier nodig is.

U kunt deze formulieren niet in Club Webware zelf definiëren, maar u kunt wel externe HTML-formulieren op de website gebruiken. Dergelijke externe formulieren kunt u buiten Club Webware om bijv. aanmaken met een webdesign-programma als Frontpage of Dreamweaver.

In veel content management systemen (CMS’en) is het geen probleem om meerdere HTML-formulieren

incl. FORM-tags op één webpagina te hebben. Club Webware is echter geschreven in ASP.NET 4.0 en werkt derhalve met een ‘single form interface’.

Dat betekent dat er maar één formulier – één FORM-tag – in de totale HTML van de webpagina mag voorkomen. En die ene FORM-tag wordt al standaard door de ASP.NET pagina zelf gebruikt.

Externe HTML-formulieren kunnen op een van de volgende 2 manieren in Club Webware webpagina’s

worden opgenomen: 1. M.b.v. de standaard bouwsteen “HTML formulier naar email” (te vinden in de bouwsteengroep

“Diversen”). In dit geval verstuurt Club Webware bij het activeren van de submit-knop de ingevulde waardes van de formuliervelden per email naar een vooraf opgegeven emailadres.

2. M.b.v. een IFRAME In dit geval is het formulier verder helemaal zelf verantwoordelijk voor wat er moet gebeuren als de bezoeker de submit-knop activeert.

Extern HTML-formulier m.b.v. “HTML formulier naar email”-bouwsteen

De te volgen stappen voor het maken van een extern HTML-formulier voor gebruik in combinatie met de “HTML formulier naar email”-bouwsteen zijn:

1. Maak buiten Club Webware om het HTML-bestand voor gewenste formulier, bijv. met een programma als Frontpage of Dreamweaver.


Uiteindelijk is daarvan alleen de HTML-code nodig van <FORM> t/m </FORM>, de rest van de HTML in het bestand zal eenvoudigweg door Club Webware worden genegeerd.

2. Zorg ervoor dat de openingstag van het formulier er als volgt uitziet: <form method=”post” action="">

3. De naam van de submit-knop (de button die het formulier verstuurt) moet “xSubmit” of evt. simpelweg “Submit” zijn, bijv. <input type="submit" name="xSubmit" value="Verzenden">

4. Het formulier moet 2 'hidden' formuliervelden bevatten, nl. a. <input type=”hidden” name=”hiddenSubject” value="Aanmelding demoavond"> b. <input type=”hidden” name=”hiddenFeedback” value="Bedankt voor het invullen en

versturen van het aanmeldingsformulier. U hoort van ons!"> 5. De 'value' van het veld 'hiddenSubject' kunt u aanpassen naar een eigen toepasselijke waarde,

bijv. 'Inschrijving toernooi'. 6. De 'value' van het veld 'hiddenFeedback' kunt u ook aanpassen naar een eigen waarde. Dat is

de tekst die op het scherm verschijnt na het invullen en versturen van het online formulier. 7. Eventueel kunt u nog een extra 'hidden' veld opnemen met een emailadres waar de ingevulde

formulieren naartoe gemaild moeten worden. Als u dat niet doet, dan gaat het formulier standaard naar het emailadres dat voor uw site is ingevuld bij de configuratievariabele 'SiteMailTo'. De code van het ‘hidden’ emailveld zou er zo uitzien: <input type=”hidden” name=”hiddenEmail” value=”xxx”> waarbij 'xxx' natuurlijk vervangen moet worden door een geldig doeladres.

8. Maak een duplicaat van de standaard Club Webware bouwsteen “Diversen -> HTML formulier naar email” en selecteer daarin het zojuist aangemaakte HTML-formulierbestand door het te uploaden naar de directory '/uploads/blocks/'.

9. Sla de bouwsteen op en voeg hem in op één of meer webpagina’s. LET OP: Omdat de FORM-tag van het externe HTML-formulier zelf dus niet gebruikt wordt kan

eventuele validatie niet in de onSubmit-event daarvan plaatsvinden. Dergelijke validatie moet in plaats daarvan op de submit-knop gedefinieerd worden, via de onClick-event. Bijv.:

<input type="submit" name="xSubmit" value="Verzenden" onclick="return wsValidateForm();">.

Extern HTML-formulier binnenhalen/afhandelen via IFRAME

De te volgen stappen voor het integreren van een extern HTML-formulier via een IFRAME zijn:

1. Maak voor het HTML-formulier een extern HTML-bestand aan – met een complete, geldige HTML-structuur, inclusief HEAD en BODY secties – en upload dat naar de webserver.

2. Maak in Club Webware een nieuwe bouwsteen en zorg er daarbij voor dat het gebruik van de minitekstverwerker is uitgeschakeld.

3. Voeg in het tekstvak van de bouwsteen de HTML-code voor het IFRAME in, waarbij u als SRC-attribuut het volledige bestandspad op de server opgeeft naar het HTML-bestand uit stap 1. Bijv.: <iframe style="width: 100%; height: 900px" frameborder='0' src='/uploads/forms/myForm.html'></iframe> Voor de hoogte en breedte van het IFRAME kunt u zelf kijken wat nodig / wenselijk is.

4. Sla de bouwsteen op en voeg hem in op één of meer webpagina’s.


Beheer afbeeldingen en bestanden

Club Webware biedt u de mogelijkheid afbeeldingen en andere bestanden te uploaden naar uw webserver voor gebruik binnen uw website. Iemand die geautoriseerd is om afbeeldingen te beheren heeft alleen toegang tot het ‘Beheer afbeeldingen’-scherm en kan van daaruit geen andere bestanden beheren. Iemand die geautoriseerd is om in het algemeen bestanden te beheren, heeft toegang tot het ‘Beheer bestanden’-scherm en kan daarvandaan zowel afbeeldingen als andere soorten bestanden beheren.

Aparte autorisatie standaard niet (meer) nodig

Standaard is het niet (meer) nodig autorisatie in te richten voor het kunnen uploaden en gebruiken van bestanden en afbeeldingen. Iemand met wijzigrechten voor website-onderdelen (webpagina’s, nieuws en/of evenementen) heeft automatisch ook bevoegdheden voor afbeeldingen en bestanden.

Het is echter wel mogelijk dit apart te autoriseren. Daarvoor zijn bij de technische configuratie de variabelen “AuthRequiredHandlingFiles” en “AuthRequiredHandlingImages” beschikbaar. Zet u voor die variabelen de waarde op “yes”, dan móet de autorisatie voor alle relevantie relatiegroepen ook worden ingericht, anders kan niemand meer iets op dat vlak.

Door juist wél expliciet autorisatie in te richten kunt u sommige bestandsmappen bijv. alleen toegankelijk maken voor bestuursleden.

Autorisatie van het beheren van mappen en bestanden werkt dan verder op dezelfde manier als autorisatie van nieuwsgroepen en nieuwsberichten e.d.

Afbeelding toevoegen

Om een afbeeldingen aan uw website toe te voegen (hiervoor heeft u autorisatie nodig):

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Afbeeldingen en bestanden > Beheer afbeeldingen’. Het volgende scherm verschijnt:

NB. U ziet alleen de mappen waarvoor u bevoegd bent.

2. Selecteer de map waarin u de afbeeldingen wilt beheren.


3. Maak eventueel een nieuwe map aan door in het ‘Mappen’-deel van het scherm op de ‘Voeg toe...’-knop te klikken. Het volgende scherm verschijnt:

4. Typ de gewenste naam in en klik op ‘OK’.

5. Selecteer in het ‘Beheer afbeeldingen’-scherm de zojuist aangemaakt directory.

6. Klik op de knop ‘Bestanden uploaden…’. Het upload-scherm verschijnt:

7. Geef aan of uw afbeelding zo nodig verkleind moet worden tot acceptabele afmetingen voor gebruik binnen de website.

8. Klik op de knop ‘Selecteer bestanden…’ om op uw eigen computer naar de locatie te bladeren waar de ge uploaden afbeelding gevonden kan worden. Er kunnen meerdere bestanden ineens worden geselecteerd om daarna tegelijk te uploaden.


Foto's die gemaakt zijn met digitale camera's of die gescand zijn, zijn (zonder nabewerking) over het algemeen veel te groot en te zwaar voor direct gebruik op webpagina's. De gemiddelde bezoeker van uw website zou veel te lang moeten wachten voor de afbeelding geladen is en op zijn scherm verschijnt.

Daarom biedt Club Webware de mogelijkheid uw afbeeldingen na het uploaden automatisch te verkleinen naar acceptabele afmetingen en omvang voor gebruik op het web. Hoewel enig kwaliteitsverlies daarbij nauwelijks te voorkomen is, geven de standaardinstellingen over het algemeen een behoorlijk resultaat. Maar natuurlijk kunt u daar naar keuze van afwijken.

En tot slot levert een kwalitatief goed origineel na de automatische verkleining uiteraard een beter resultaat op dan een kwalitatief minder goed origineel.

9. De afbeelding wordt nu naar uw website overgezet en zo nodig verkleind tot de opgegeven afmetingen. Klik daarna op de link ‘Sluit venster’ waarna u automatisch terugkeert naar het ‘Beheer afbeeldingen’-scherm.

Afbeelding verwijderen

Afbeeldingen nemen relatief veel ruimte in op de webserver. Het verdient dus aanbeveling regelmatig de afbeeldingen die niet meer gebruikt worden van de webserver te verwijderen.

NB. Club Webware controleert niet of afbeeldingen nog binnen de website in gebruik zijn. Gooi daarom alleen afbeeldingen weg waarvan u zeker weet dat die nergens meer gebruikt worden.

Om een afbeelding te verwijderen:


1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Afbeeldingen en bestanden > Beheer afbeeldingen’. Het afbeeldingenbeheerscherm verschijnt.

2. Selecteer de directory waaruit u een afbeelding wilt verwijderen.

3. Selecteer in de lijst de afbeelding die u wilt verwijderen door er een vinkje voor te plaatsen.

4. Klik op de ‘Verwijder’-knop.

Bestand toevoegen

Om een bestand toe te voegen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Afbeeldingen en bestanden > Beheer bestanden’. Het volgende scherm verschijnt:


2. Klik op de knop ‘Bestanden uploaden…’ ‘ Het upload-scherm verschijnt:

3. Klik op de knop ‘Selecteer bestanden…’ om naar de locatie te bladeren waar het bestand op uw eigen computer gevonden kan worden. Ook hier kunt u eerst meerdere bestanden selecteren en daarna op ‘Uploaden’ klikken.

4. Klik op de ‘Openen’-knop in het verkennerscherm en terug in bovenstaande dialoog vervolgens op de knop ‘Uploaden’. (U kunt ook eerst meer bestanden selecteren en daarna voor ‘Uploaden’ kiezen) Klik daarna op de link ‘Sluit venster’ waarna u automatisch terugkeert naar het ‘Beheer bestanden’-scherm.

Bestand verwijderen

NB. Club Webware controleert niet of bestanden nog binnen de website in gebruik zijn, dus of er bijv. nog links naar verwijzen. Gooi daarom alleen bestanden weg waarvan u zeker weet dat die nergens meer gebruikt worden.

Om een bestand te verwijderen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Afbeeldingen en bestanden > Beheer bestanden’. Het bestandsbeheerscherm verschijnt.

2. Selecteer in het overzicht de regel van het bestand dat u wilt weggooien en klik op de knop ‘Verwijderen selectie’.


De minitekstverwerker

Diverse Club Webware onderdelen maken gebruik een minitekstverwerker, daarmee kunt u uw webteksten zelf van opmaak voorzien en bijvoorbeeld ook hyperlinks naar andere webpagina’s of websites maken en ook afbeeldingen in uw tekst invoegen.

De minitekstverwerker werkt vrijwel hetzelfde als het standaard Vensters-programma WordPad. Om een actie uit te voeren hoeft u alleen de benodigde tekst te selecteren en op het gewenste actie-icoon te klikken.

D.m.v. het icoontje helemaal rechts onderin kunt u de minitekstverwerker tijdelijk schermvullend maken. Klik nogmaals op hetzelfde icoon om de oorspronkelijke afmetingen van de minitekstverwerker te herstellen.

Om tekst te selecteren: Plaats de cursor aan het begin van een stuk tekst en:

klik en houdt de linker muisknop ingedrukt, verplaats de muis naar het eind van de het tekstfragment dat u wilt selecteren. Laat dan de muis los en klik NIET ergens anders in de editor, tenzij om een actie te selecteren, omdat anders de selectie weer ongedaan wordt gemaakt.

of druk de <Shift>-toets in en houdt deze ingedrukt terwijl u met de pijltjestoetsen het gewenste tekstfragment selecteert. Laat dan de <Shift>-toets los en klik NIET ergens anders in de editor, tenzij om een actie te selecteren, omdat anders de selectie weer ongedaan wordt gemaakt.


Beschikbare acties

NB: niet alle acties zijn op elk moment mogelijk. De tekstverwerker toont altijd alleen die actie-icoontjes die beschikbaar zijn voor gebruik in die context.

Icoon Functie Sneltoets

Maakt de laatste actie ongedaan NB. In Internet Explorer werkt dit niet altijd door een fout in dat programma. Daar is dus helaas niet veel aan te doen.

Ctrl+Z

Voert de laatste actie die ongedaan is gemaakt opnieuw uit NB. In Internet Explorer werkt dit niet altijd door een fout in dat programma. Daar is dus helaas niet veel aan te doen.

Ctrl+Y

Knipt de geselecteerde tekst uit de pagina en plaatst die op het clipboard. Ctrl+X

Kopieert de geselecteerde tekst en plaatst die op het clipboard. Ctrl+C

Plakt de inhoud van het clipboard in de pagina op de plaats van de cursor. Ctrl+V

Plakt de inhoud van het clipboard als platte tekst op de plaats van de cursor.

Plakt de inhoud van het clipboard uit MS Word in de pagina op de plaats van de cursor en verwijdert tevens zoveel mogelijk ‘vervuilde’ opmaakcodes.

Verwijder alle opmaak van de geselecteerde tekst.

Maak de geselecteerde tekst vet.

Maak de geselecteerde tekst cursief (schuin).

Maak de geselecteerde tekst onderstreept.

Maak de geselecteerde tekst doorgehaald (doorgestreept).

Maak de geselecteerde tekst ‘subscript’.

Maak de geselecteerde tekst ‘superscript’.

Zet de geselecteerde tekst om naar kleine letters

Zet de geselecteerde tekst om naar hoofdletters

Terugspringen: Als u een paragraaf of tekstdeel wilt laten terugspringen, plaats dan de cursor ergens in de tekst en klik op dit icoon. Dit is de tegenovergestelde actie van ‘Inspringen’.

Inspringen: Als u een paragraaf of tekstdeel wilt laten inspringen, plaats dan de cursor ergens in de tekst en klik op dit icoon.



Maakt een lijst met opsommingstekens.

Maakt een genummerde lijst.

Maakt een paragraaf.

Maak de geselecteerde tekst links uitgelijnd.

Maak de geselecteerde tekst gecentreerd.

Maak de geselecteerde tekst rechts uitgelijnd.

Maak de geselecteerde tekst uitgelijnd als blok.

Uitlijning verwijderen

Maak een hyperlink van de geselecteerde tekst.

Verwijder de hyperlink van de geselecteerde tekst.

Voeg een tabel in.

Div invoegen.

Gegevenskader invoegen.

Voeg een horizontale lijn in.

Voeg een speciaal teken in, bijv. het Euro-teken, of een klinker met een trema.

Voeg een emoticon (‘smiley’) in.

Voeg een afbeelding in.

Externe afbeelding invoegen.

Invoegen/bewerken flash.

Invoegen/bewerken media.

Invoegen/bewerken van een YouTube movie

Tekstverwerker op volledige schermgrootte.

Voeg een voorgedefinieerde Club Webware bouwsteen in. Bouwstenen kunnen worden aangemaakt via de menuoptie 'Website-beheer -> Bouwstenen’.



Voeg een relatieveld in t.b.v. het personaliseren van online email

Tabellen

Tabel invoegen

Om een tabel in te voegen in de minitekstverwerker:

1. Klik op het icoon voor ‘Tabel invoegen’: Er verschijnt een dropdown waarin u de eigenschappen van de tabel kunt opgeven:

2. Geef direct in de dropdown het aantal gewenste cellen (rijen en kolommen) aan, of gebruik de ‘Table wizard’ voor meer gedetailleerde opties.

Tabeleigenschappen wijzigen en rijen of kolommen toevoegen/verwijderen

1. Klik met de rechtermuisknop ergens in de tabel die u wilt wijzigen en kies de gewenste wijziging.

(Hyper)links

Club Webware kent diverse soorten hyperlinks:

een interne link: o naar een andere pagina in de website-database o naar een vast bestand op de eigen webserver, bijv. een PDF-document

een link naar een externe site

een link naar een emailadres

een link naar een verwijzing/anker elders op de pagina

Link invoegen

Het definiëren van alle soorten links begint steeds op dezelfde manier:

1. Selecteer in de tekstverwerker de tekst waarvan u een link wilt maken.


2. Klik op het icoon voor het maken/wijzigen van een link: De ‘Voeg een link in’-dialoog verschijnt:

Interne link naar pagina in database

1. Selecteer in de ‘Maak link’-dialoog de optie ‘Link naar pagina binnen eigen website’

2. Selecteer de optie ‘Dynamische pagina uit database’

3. Klik achter die regel op de knop ‘Selecteer...’. Er verschijnt een nieuwe dialoog:


4. Zoek in de uitklapstructuur de pagina waarnaar u een link wilt maken

5. Klik op de ‘Selecteer’-knop. Deze dialoog verdwijnt en de verwijzing naar de geselecteerde database-pagina wordt ingevuld in de ‘Maak link’-dialoog.

6. Geef aan hoe u de link wilt openen: in hetzelfde venster, in een nieuw venster of in een popup-venster.

7. Klik op de ‘OK’-knop om de link daadwerkelijk te maken in de tekstverwerker.

Interne link naar vast (HTML-)bestand op webserver

1. Selecteer in de ‘Maak link’-dialoog de optie ‘Link naar pagina binnen eigen website’

2. Selecteer de optie ‘Vaste pagina op eigen webserver’

3. Klik achter die regel op de knop ‘Selecteer...’. Er verschijnt een nieuwe dialoog:


4. Zoek en selecteer het bestand waarnaar u een link wilt maken.

5. Klik op de ‘OK’-knop. Deze dialoog verdwijnt en de verwijzing naar het geselecteerde bestand wordt ingevuld in de ‘Maak link’-dialoog.



Externe link naar andere website

1. Selecteer in de ‘Maak link’-dialoog de optie ‘Link naar externe website’

2. Kies het soort link. Meestal is de standaard geselecteerde keuze ‘http://’ meteen al de goede.

3. Typ in het invoerveld ‘URL’ het adres van de gewenste externe webpagina in zonder het ‘http://’-deel, dus bijv. www.clubwebware.nl.



Link naar emailadres

1. Selecteer in de ‘Maak link’-dialoog de optie ‘Link naar emailadres’.

2. Typ het gewenste emailadres in.


http://www.webwaresystems.nl/


Link naar een stuk tekst elders op de pagina

1. Hiervoor moet elders in de tekst op de pagina al een anker zijn aangemaakt. Selecteer in de ‘Maak link’-dialoog de optie ‘Link naar verwijzing/anker’.

2. Typ het gewenste de naam van het gewenste anker in.


Link verbreken

1. Selecteer de tekst van de link die u wilt verbreken.

2. Klik op het icoon voor het verbreken van een link:

Afbeeldingen

Afbeelding invoegen

1. Zet uw cursor op de plaats waar u de afbeelding (bijv. een foto) wilt invoegen.

2. Klik op het icoon voor het invoegen/wijzigen van een afbeelding: Er verschijnt een nieuwe dialoog:


3. Staat de gewenste afbeelding in de lijst, selecteer deze dan en ga verder bij stap 9.

4. Als de gewenste afbeelding niet in de lijst staat, dan kunt u (mits u daarvoor geautoriseerd bent) eventueel direct een nieuwe afbeelding uploaden. Klik daarvoor op de knop ‘Upload afbeelding’. Er verschijnt een nieuwe dialoog:


5. Geef aan of uw afbeelding(en) zo nodig verkleind moet worden tot acceptabele afmetingen voor gebruik binnen de website.

6. Gebruik de knop ‘Selecteer bestanden’ om de afbeelding op uw computer te selecteren. Blader naar de locatie op uw eigen pc om de gewenste afbeelding(en) op uw eigen computer op te zoeken.

Foto's die gemaakt zijn met digitale camera's of die gescand zijn, zijn (zonder nabewerking) over het algemeen veel te groot en te zwaar voor direct gebruik op webpagina's. De gemiddelde bezoeker van uw website zou veel te lang moeten wachten voor de afbeelding geladen is en op zijn scherm verschijnt.

Daarom biedt Club Webware de mogelijkheid uw afbeeldingen na het uploaden automatisch te verkleinen naar acceptabele afmetingen en omvang voor gebruik op het web. Hoewel enig kwaliteitsverlies daarbij nauwelijks te voorkomen is, geven de standaardinstellingen over het algemeen een behoorlijk resultaat. Maar natuurlijk kunt u daar naar keuze van afwijken.

En tot slot levert een kwalitatief goed origineel na de automatische verkleining uiteraard een beter resultaat op dan een kwalitatief minder goed origineel.

7. Klik op de ‘Uploaden’-knop. De afbeelding wordt nu naar uw website overgezet en zonodig verkleind tot de opgegeven afmetingen. Kies daarna voor ‘sluit venster’ om het uploadscherm te verlaten, waarna u automatisch terugkeert naar de ‘Voeg afbeelding in’-dialoog.


8. Selecteer de nieuwe afbeelding in de lijst.

9. Geef een eventuele tooltip-tekst op. Deze tekst is vooral bedoeld voor visueel gehandicapte websurfers. Zij gebruiken namelijk tekstgebaseerde webbrowsers die in plaats van afbeeldingen deze tooltip-tekst presenteren. Maar dit is ook de tekst die webbezoekers kunnen zien als ze het tonen van afbeeldingen in hun browser hebben uitgeschakeld. Bovendien laten sommige browsers deze tooltip-tekst zien in een ‘tekstballon’ als de muiswijzer boven het plaatje komt.

10. Geef aan hoe de afbeelding moet worden uitgelijnd: links, rechts of helemaal niet uitgelijnd.

11. Geef aan welke afstand (witruimte) bewaard moet worden rondom de afbeelding.

12. Klik op de ‘OK’-knop om de afbeelding daadwerkelijk in te voegen in de tekstverwerker.

Afbeelding verwijderen

1. Selecteer de te verwijderen afbeelding door erop te klikken met de muis.

2. Gebruik de ‘Delete’-toets om de afbeelding weg te gooien.

Bouwstenen (instructiefilm)

Bouwsteen invoegen

1. Zet uw cursor op de plaats waar u de bouwsteen (bijv. een contactformulier) wilt invoegen.

2. Klik op het icoon voor het invoegen van een bouwsteen: Er verschijnt een dialoog:


3. Selecteer in het getoonde overzicht de bouwsteen van uw keuze (in de afbeelding is bijvoorbeeld de bouwsteen ‘Contactformulier’ geselecteerd).

4. Klik vervolgens op de ‘OK’-knop om de bouwsteen daadwerkelijk in te voegen in de tekstverwerker.


Systeembeheer (‘admin only’)

Gegevens organisatie

Club Webware biedt de mogelijkheid een aantal basisgegevens over de organisatie in het systeem op te nemen. Deze gegevens zijn optioneel, tenzij gebruik wordt gemaakt van bijv. de module WebFacturatie of een module voor uitwisseling van ledenmutaties met een (sport)bond.

Om de organisatiegegevens te wijzigen:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Systeembeheer -> Configuratie -> Organisatie’. Het wijzigschem voor het wijzigen van de organisatiegegevens verschijnt:

NB. Optionele modules zullen in sommige gevallen eigen gegevens of tabbladen aan dit scherm toevoegen.

2. Vul het scherm in met gegevens van uw organisatie. Hieronder staan de verschillende rubrieken uitgelegd.:


i. Naam: Naam van uw organisatie of vereniging. Indien uw club ook de module WebFacturatie gebruikt, dan wordt dit gegeven vermeld op de facturen.

ii. Adres: (Post)adres van uw organisatie of vereniging. Indien uw club ook de module WebFacturatie gebruikt, dan wordt dit gegeven vermeld op de facturen.

iii. Postcode: Postcode van uw organisatie of vereniging. Indien uw club ook de module WebFacturatie gebruikt, dan wordt dit gegeven vermeld op de facturen.


iv. Plaats: Plaats waar uw organisatie of vereniging gevestigd is. Indien uw club ook de module WebFacturatie gebruikt, dan wordt dit gegeven vermeld op de facturen.

v. Land: Land waar uw organisatie of vereniging gevestigd is.

vi. Telefoon : Telefoonnummer van uw organisatie of vereniging.

vii. Fax : Faxnummer van uw organisatie of vereniging.

viii. Email : Emailadres van uw organisatie of vereniging.

ix. KvK-nummer: Nummer waaronder uw organisatie of vereniging ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel.

x. Logo (in JPG-formaat): De bestandslocatie van uw clublogo. Dit logo kan vervolgens worden afgedrukt op bijv. facturen indien uw club geen eigen briefpapier heeft. Ook wordt dit logo gebruikt op de standaard 404-error-pagina die opkomt wanneer men op de website een niet bestaande url probeert te bereiken.

b. Tabblad ‘Financieel’ (alleen aanwezig als ook modules WebFacturatie en/of WebBoekhouding zijn geïnstalleerd):

i. Munteenheid voor bedragen: De te gebruiken valuta bij bedragen

ii. BTW-nummer: BTW-nummer van uw organisatie of vereniging t.b.v. het afdragen of terugvorderen van omzetbelasting.

iii. Omzetbelasting (BTW) berekenen?: Moet bij het berekenen van contributies ook omzetbelasting worden doorberekend? Indien u deze optie aanvinkt dient u bij de definitie van de diverse contributiesoorten in de module WebFacturatie aan te geven welk BTW-tarief van toepassing is.

iv. Bedragen incl. BTW?: Worden (contributie)bedragen meestal ingevoerd inclusief BTW? De hier aangegeven keuze wordt op relevante schermen vóórgeprojecteerd, hetgeen handelingen bespaart bij het invullen ervan.

v. Standaard BTW-tarief: Het meeste gebruikte BTW-tarief in uw organisatie. Dit standaardtarief wordt op relevante schermen vóór geprojecteerd, hetgeen handelingen bespaart bij het invullen ervan.

vi. IBAN: Het IBAN-nummer van uw organisatie.

vii. BIC: De BIC/SWIFT-code van uw organisatie.

viii. Naam rekeninghouder: Tenaamstelling van de bankrekening

ix. IBAN voor incasso: Indien gebruikt wordt gemaakt van module “WebFacturatie” wordt dit ingevuld via “Facturatie > Onderhoud > Instellingen Euro-incasso (SEPA)”.

x. BIC voor incasso: zie ix

xi. Naam rekeninghouder incasso: Tenaamstelling van de bankrekening voor incasso

c. Tabblad ‘Beveiliging’ Het is voor externe programmatuur en/of via Ajax-calls (beperkt) mogelijk om informatie uit Club Webware op te vragen, hiervoor moet zo’n externe “vraagsteller” de hier ingegeven autorisatiecode meegeven t.b.v. authenticatie.


3. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om de organisatiegegevens daadwerkelijk te wijzigen.

Autorisatiebeheer

Wat gebruikers in de administratie-omgeving van Club Webware mogen zien en mogen doen hangt af van de rechten die zijn toegekend aan de relatiegroep(en) waartoe zij behoren. Behoort een gebruiker tot meerdere relatiegroepen, dan is zijn/haar totale autorisatie een optelsom van de afzonderlijke autorisaties die aan elk van die groepen is toegekend.

Autorisatie inrichten - algemeen

Om de basisrechten van een relatiegroep te wijzigen zijn volledige systeembeheer-bevoegdheden nodig. D.w.z. dat deze mogelijkheid alleen beschikbaar is voor gebruikers die gekoppeld zijn aan de relatiegroep “Systeembeheer -> admin”.

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Systeembeheer -> Configuratie -> Autorisatiebeheer’. Het volgende scherm verschijnt:

2. Klik in de “Relatiegroepen”-boomstructuur op de groep waarvan u de rechten wilt wijzigen en klik vervolgens op het potlood-icon op de regel van de informatiesoort waarvoor u de autorisatie wilt wijzigen.. Het wijzigscherm voor de rechten van de relatiegroep voor de geselecteerde informatiesoort verschijnt:


3. Voer uw wijzigingen in:

a. ‘Beheer groepen’: Hier kunt u per gegevenssoort aangeven of de betreffende relatiegroep gegevensgroepen mag beheren (bijv. nieuwsgroepen toevoegen, wijzigen, verwijderen).

i. Geen rechten: de relatiegroep heeft geen beheerrechten.

ii. Alle groepen: de relatiegroep heeft wel beheerrechten.

iii. N.v.t.: voor deze gegevenssoort is het beheer van “groepen” niet relevant.

b. ‘Beheer items’: Hier kunt u de betreffende relatiegroep elementen binnen groepen mag beheren (bijv. binnen nieuwsberichten toevoegen, wijzigen of verwijderen).

i. Geen rechten: de relatiegroep heeft geen beheerrechten.

ii. Bepaalde groepen: hierbij kan op het niveau van gegevensgroepen nader bepaald worden of elementen beheerd mogen worden. Bijv.: een activiteitencommissie van een vereniging mag wel nieuwsberichten maken en wijzigen in de groep ‘Nieuws van de activiteitencommissie’, maar niet in de groep ‘Nieuws van de wedstrijdcommissie’. Indien u voor deze optie kiest opent onderin het scherm een extra paneltje waarin de beschikbare groepen getoond worden. U kunt daarin de groepen selecteren waarvoor de relatiegroep inderdaad beheerrechten moet krijgen.

iii. Alle items: de relatiegroep mag binnen alle groepen elementen beheren. Dit hoeft niet apart per gegevensgroep aangegeven te worden.


c. ‘Bekijken items’: Hier kunt u aangeven of de relatiegroep elementen mag bekijken, zonder deze te kunnen wijzigen.

i. Geen rechten: de relatiegroep heeft geen kijkrechten.

ii. Bepaalde groepen: hierbij kan op het niveau van gegevensgroepen nader bepaald worden of elementen bekeken mogen worden. Indien u voor deze optie kiest opent onderin het scherm een extra paneltje waarin de beschikbare groepen getoond worden. U kunt daarin de groepen selecteren waarvoor de relatiegroep inderdaad kijkrechten moet krijgen.

iii. Alle items: de relatiegroep mag binnen alle groepen elementen bekijken. Dit hoeft niet apart per gegevensgroep aangegeven te worden.

4. Klik op de ‘OK’-knop om de wijzigingen in de rechten van de geselecteerde relatiegroep definitief door te voeren.

Rechten voor beheer afbeeldingen en bestanden

Standaard is het niet (meer) nodig autorisatie in te richten voor het kunnen uploaden en gebruiken van bestanden en afbeeldingen. Iemand met wijzigrechten voor website-onderdelen (webpagina’s, nieuws en/of evenementen) heeft automatisch ook bevoegdheden voor afbeeldingen en bestanden.

Het is echter wel mogelijk dit apart te autoriseren. Daarvoor zijn bij de technische configuratie de variabelen “AuthRequiredHandlingFiles” en “AuthRequiredHandlingImages” beschikbaar. Zet u voor die variabelen de waarde op “yes”, dan móet de autorisatie voor alle relevantie relatiegroepen ook worden ingericht, anders kan niemand meer iets op dat vlak.

Door juist wél expliciet autorisatie in te richten kunt u sommige bestandsmappen bijv. alleen toegankelijk maken voor bestuursleden.

Autorisatie van het beheren van mappen en bestanden werkt dan verder op dezelfde manier als autorisatie van nieuwsgroepen en nieuwsberichten e.d.

Basisrechten voor standaard relatiegroepen/rollen

Voor de standaard meegeleverde relatiegroepen/rollen zijn bij oplevering ook al enkele autorisatieaspecten ingericht. Dat betekent dat sommige informatiesoorten direct beheerd kunnen worden door relaties die aan die rollen gekoppeld worden. Uiteraard kunt u deze basisinrichting t.a.v. de autorisatie volledig aanpassen naar uw eigen wensen.

NB. De genoemde basisinrichting geldt alleen voor Club Webware installaties die zijn opgeleverd ná het beschikbaar komen van versie 3.0 van de programmatuur. In eerder opgeleverde installaties is de autorisatie bij oplevering in sommige gevallen nog helemaal niet ingericht.

De standaardinrichting is als volgt:

Bouw-stenen

Email-sjablonen

Evene-menten

Leden/ relaties

Nieuws Webpagina'

s

Bestuur

Beheer groepen

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten


Technische systeemconfiguratie

Voor een correcte werking van Club Webware is een goede configuratie van een aantal systeemvariabelen noodzakelijk.

NB. Optionele modules zullen in veel gevallen eigen configuratievariabelen toevoegen.

Systeemvariabele wijzigen

Om de waarde van een systeemvariabele te wijzigen:

Beheer items

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Bekijken items

Nee Nee Nee Ja Nee Nee

Leden-administratie

Beheer groepen

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Alle groepen Geen

rechten Geen

rechten

Beheer items

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Alle items

Geen rechten

Geen rechten

Bekijken items


Penning-meester

Beheer groepen

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Alle groepen Geen

rechten Geen

rechten

Beheer items

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Alle items

Geen rechten

Geen rechten

Bekijken items


Activiteiten-comm. Jeugdcomm. Sponsorcomm. Wedstrijd-comm.

Beheer groepen

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Geen rechten

Beheer items

Geen rechten

Geen rechten

Bepaalde groepen

Geen rechten

Bepaalde groepen

Bepaalde groepen

Bekijken items

Nee Nee Ja Nee Ja Ja

Webredactie

Beheer groepen

Geen rechten

Geen rechten

Alle groepen

Geen rechten

Alle groepen Alle

groepen

Beheer items

Geen rechten

Geen rechten

Alle items Geen

rechten Alle items Alle items

Bekijken items

Nee Nee Ja Nee Ja Ja


1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Systeembeheer -> Configuratie -> Technische configuratie’.

2. Klik in het overzicht op de regel van de variabele die u wilt wijzigen op het icoon voor het wijzigen van een bestaand element: Het wijzigscherm voor het wijzigen van de gegevens van de variabele verschijnt.


4. Klik op de ‘Opslaan & Einde’-knop om uw wijzigingen op te slaan.

Hieronder vindt u een korte beschrijving van een aantal beschikbare variabelen. Optionele modules kunnen hun eigen configuratievariabelen toevoegen, waardoor de werkelijk lijst in Club Webware (veel) langer kan zijn. Let extra op de variabelen in rood, want die moeten voor uw site/administratie zeker van een eigen waarde worden voorzien (bijv. emailadressen).


Website-variabelen

Variabele Standaardwaarde Betekenis/Gebruik

SiteAllowTextFormatting no Keuze van lettertype en tekstkleur e.d. toestaan in de mini-tekstverwerker? (yes/no)

Indien u prijs stelt op een strakke, consistente website, dan kunt u deze optie het best uit laten staan.

SiteBreadcrumbsSeparator &rsaquo; HTML code voor het scheidingsteken dat gebruikt moet worden tussen elementen van het ‘u bent hier’ paginaspoor.

SiteError404Redirect ~/wsAdmin/on_error_404.aspx

Foutpagina die getoond moet worden bij '404 File not found' errors.

SiteKeepDBbackups 0 Max. aantal te bewaren backup's van de database (0 = ALLE bewaren). Overtollige backup's worden automatisch verwijderd (oudste eerst). Regelmatig opruimen van oude backup's helpt voorkomen dat uw webruimte volloopt met achterhaalde zaken.

SiteMailFrom Geldig emailadres van de afzender voor alle algemene mail die verstuurd wordt vanaf de website.

SiteMailPrefix Clubmail: Prefix voor het onderwerp van mails die vanaf de website worden vertuurd.

SiteMailTo Geldig emailadres van de persoon die de mailtjes moet ontvangen die vanaf de website verstuurd worden als resultaat van het invullen het algemene contactformulier.

SiteName Mijn Club Naam van de website.

Dit wordt meestal ook getoond in de titelbalk van het browser-venster.

SiteRememberMe yes Moet de optie ‘Wachtwoord opslaan’ op de verschillende inlog-fomulieren standaard zijn aangekruist? (yes/no)


Database

Backup (reservekopie) maken van de database

Hoewel u van uw hosting-provider mag verwachten dat zij minimaal iedere 24 uur een complete back-up van de webserver maken, is het toch altijd verstandig zelf ook regelmatig een back-up te maken van de database. Op die manier neemt u zelf verantwoordelijkheid voor uw (club)gegevens en kunnen die zeker niet verloren gaan als er een technisch probleem zou optreden met de webserver.

U kunt op de volgende manier een backup maken van de Club Webware database:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Systeembeheer -> Database -> Backup database’. Het systeem gaat even aan het werk om de backup samen te stellen waarna deze wordt aangeboden voor download zodat u deze lokaal op uw eigen computer kunt bewaren:

Uw clubgegevens zijn nu veiliggesteld en u kunt gewoon verder werken.

NB. Om de database voor download te kunnen aanbieden wordt deze eerst naar een plaats op de webserver gekopieerd waarvandaan dat downloaden mogelijk is. Als u alle backups daar laat staan raakt uw webruimte vol met vele verouderde versies van de database. Ruim daarom die backup-directory af en toe eens op! Tip: Stel via de configuratievariabele “SiteKeepDBbackups” in hoeveel backups max.. bewaard moeten

worden. Overtollige backups worden dan zo nodig dagelijks automatisch opgeruimd.

Backup van de database terugzetten

Het zou kunnen voorkomen dat u op enig moment een eerder gemaakte backup van de database wilt terugzetten. Dat kan op de volgende manier:

1. Selecteer in het Club Webware menu de optie ‘Systeembeheer -> Database -> Backup database terugzetten’. Het volgende overzicht van beschikbare backups verschijnt:


2. Selecteer één van de beschikbare backup-bestanden door het betreffende keuzerondje te activeren.

3. Activeer de ‘Terugzetten’-knop.

Club Webware vervangt nu de actuele database door de geselecteerde backup.

NB 1. Houdt er bij het terugzetten van een database-backup rekening mee dat de complete inhoud van de database daarmee terug gaat naar het moment van de backup, dus zowel website, als ledenadministratie, als misschien ook wel boekhouding e.d. Werken er meer mensen in uw organisatie in het administratiedeel van Club Webware, dan is het verstandig voorafgaand aan het terugzetten van een database-backup even met hen te overleggen. Het zou anders namelijk zomaar kunnen zijn dat u het werk van één of meer collega’s ongedaan maakt, hetgeen uiteraard voor de nodige onderlinge irritaties kan zorgen. NB 2. Het is verstandig om vóór het terugzetten van een eerdere backup eerst even de huidige toestand van de database te bewaren door eerst weer een backup te maken. Dan kunt u altijd terug naar de laatste stand van zaken.

clubwebware basishandleiding

Documents