TCT CN MỎ VIỆT BẮC TKV- CTCPCÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT &

KINH DOANH VTTB – VVMI

Số: /QĐ-HĐQT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội, ngày tháng năm 2016

QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế quản lý vật tư hàng hóaHỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN

SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH VẬT TƯ THIẾT BỊ-VVMI

- Căn cứ QĐ số 68/2004 QĐ BCN ngày 30 / 07 / 2004 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc chuyển Xí nghiệp vật tư vận tải và chế biến than thành Công ty cổ phần Sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị Than Nội Địa (nay là Công ty cổ phần Sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị- VVMI);

- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần Sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI ban hành theo Quyết định số: 028/QĐ -HĐQT ngày 31/3/2016 của Hội đồng quản trị Công ty;

- Thực hiện Nghị quyết số:........../NQ-HĐQT ngày ... tháng ... năm 2016 của Hội đồng quản trị Công ty;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo quyết định này Quy chế quản lý vật tư hàng hóa (như nội dung chi tiết).

Điều 2: Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày tháng năm 2016 và thay thế cho các quy chế đã ban hành trước đây.

Điều 3: Các thành viên HĐQT, Giám đốc Công ty và bộ máy điều hành căn cứ quyết định triển khai thực hiện./

Nơi nhận: - Như trên - Phó Giám đốc, KTT, Cđoàn Cty - Các Phòng nghiệp vụ Cty - Các đvị trực thuộc cty - Lưu VP, KHVT (M.16)

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊCHỦ TỊCH

Đồng Quang Lực

1

QUY CHẾ QUẢN LÝ VẬT TƯ HÀNG HÓA (Ban hành theo Quyết định số /QĐ-HĐQT ngày tháng năm 2016)

TỔNG CÔNG TY CÔNG NGHIỆP MỎ VIỆT BẮC TKV-CTCP

CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT & KINH DOANH VTTB – VVMI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆTNAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

CHƯƠNG INHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Giải thích từ ngữCác từ ngữ trong quy chế này được hiểu như sau:

1. “ Vật tư ” là toàn bộ các nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, phụ tùng, thiết bị máy móc không thuộc tài sản cố định được sử dụng vào quá trình sản xuất.

2. “ Vật tư phế liệu”: Là các vật tư đã qua sử dụng hoặc hết thời gian sử dụng được thu hồi lại từ quá trình sản xuất hoặc vật tư bị hư hỏng và không còn khả năng tái sử dụng.

3. “ Công tác vật tư ”: là toàn bộ các hoạt động liên quan đến vật tư phục vụ cho sản xuất – kinh doanh của công ty kể từ khi phát sinh nhu cầu hoàn thành đưa vào sản xuất ( Lập kế hoạch, mua, bán, dự trữ, bảo quản, sử dụng, quyết toán, vv..)

4. “Hàng hóa”: Là sản phẩm do đơn vị sản xuất ra; vật tư, thiết bị đơn vị mua về để phục vụ kinh doanh, không phục vụ sản xuất tại đơn vị.

5. “ Nguồn gốc vật tư ”: Là nơi hàng hóa vật tư được mua từ đó để sử dụng. Vật tư có nguồn gốc hợp pháp là vật tư không phải do vi phạm pháp luật mà có,

6. “ Xuất xứ hàng hóa ”: là nước hoặc vùng lãnh thổ nơi sản xuất ra toàn bộ hàng hóa, nơi thực hiện chế biến cơ bản cuối cùng đối với hàng hóa trong trường hợp có nhiều vùng lãnh thổ tham gia vào quá trình sản xuất hàng hóa đó, phù hợp với giải thích từ ngữ tại luật thương mại số 36/2005/QH11ngày 14/06/2005.

7. “ Vật tư trong nước ”:Là các loại vật tư có xuất xứ Việt nam phù hợp với giải thích từ ngữ tại luật thương mại số 36/2005/QH11ngày 14/06/2005.

8. “ Vật tư trong ngành ”: Được hiểu là các vật tư do các đơn vị trong tập đoàn các công ty TKV sản xuất hoặc thực hiện công đoạn cơ bản cuối cùng để hoàn thiện thành phẩm đem đi tiêu thụ.

2

Điều 2: Những nguyên tắc cơ bản- Công ty cổ phần Sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị -VVMI thống nhất chỉ

đạo công tác quản lý, mua bán, sử dụng vật tư, hàng hóa trong Công ty bao gồm tất cả các phòng, các phân xưởng sản xuất và các cá nhân có liên quan.

- Thực hiện đúng các qui định của Nhà nước, Tập đoàn của Tổng Công ty Công nghiệp Mỏ Việt Bắc - Vinacomin về quản lý, mua bán, sử dụng vật tư.

- Định rõ trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của các cá nhân, đơn vị trong công tác quản lý, mua bán, sử dụng vật tư, hàng hóa.

- Đảm bảo vật tư kỹ thuật phục vụ kịp thời cho sản xuất có hiệu quả nhất.- Thực hiện theo nguyên tắc một cấp quản lý kho.

Điều 3: Đối tượng và phạm vi áp dụng của quy chế.3.1. Đối tượng:- Công ty : Các phòng ban, Phân xưởng - Chi nhánh công ty cổ phần sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI tại Hà

nội.3.2 Phạm vi áp dụng:- Công tác quản lý, mua bán, sử dụng vật tư kỹ thuật và các dịch vụ khác liên

quan đến quản lý vật tư tại Công ty (được gọi tắt là quản lý vật tư)- Công tác quản lý, mua bán hàng hóa phục vụ kinh doanh tại Công ty (được

gọi tắt là quản lý hàng hóa)

Điều 4: Yêu cầu về công tác quản lý vật tư, hàng hóa:1- Yêu cầu:a. Đảm bảo việc quản lý vật tư, hàng hóa của Công ty được chặt chẽ, đúng

Pháp luật, an toàn, khoa học, tiết kiệm và hiệu quả.b. Công tác quản lý vật tư, hàng hóa được thực hiện trên cơ sở các qui định của

Pháp luật có liên quan và kế hoạch sản xuất kinh doanh kỳ của Công ty, có tính đến ảnh hưởng tác động của thị trường cũng như các yếu tố kinh tế - xã hội khác.

2 – Mục tiêu:a/ Xây dựng hệ thống quản lý vật tư, hàng hóa trong toàn Công ty ngày càng

hiện đại , tiên tiến trên cơ sở sử dụng công nghệ tin học để quản lý vật tư. Hệ thống quản lý vật tư bao gồm :

- Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư.- Hội đồng giá.- Hội đồng kiểm nghiệm vật tư.

3

- Các phòng ban chức năng , phân xưởng, cá nhân được phân công thực hiện chức năng quản lý vật tư.

b/Đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh,giá cả cạnh tranh, mức tồn kho ở mức hợp lý .

c/ Xử lý nghiêm mọi hành vi vi phạm pháp luật, hoặc vi phạm các qui định của Tập đoàn và Tổng công ty, các tổ chức cá nhân có liên quan trong công tác vật tư.

Điều 5: Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong công tác quản lý vật tư, hàng hóa

5.1. Quyền và trách nhiệm của Giám đốc Công ty: Giám đốc công ty có quyền và trách nhiệm ban hành các qui định theo thẩm

quyền, chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý vật tư trong công ty theo các quy định của Nhà nước và chủ sở hữu. Thành lập tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư, thiết bị, phụ tùng theo các qui định của Nhà nước, Tập đoàn TKV, Tổng công ty. Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư bao gồm Thủ trưởng, cán bộ các đơn vị, các phòng ban chuyên môn có liên quan ( Kế hoach Vật tư, cơ điện, kế toán.. ) để xác định phương thức và giá mua vật tư ( Nếu có ), đồng thời hướng dẫn cụ thể trình tự , thủ tục mua bán vật tư tại Công ty phù hợp với các quy định của pháp luật và Qui chế này.

5.2. Trách nhiệm của phòng Kế hoạch vật tư Công ty: + Thực hiện các chức năng và nhiệm vụ được giao, tham mưu giúp việc cho

Giám đốc Công ty về công tác quản lý vật tư, hàng hóa trong sản xuất và kinh doanh,+ Tham gia xây dựng chiến lược vật tư trong Công ty theo kế hoạch ngắn hạn

và dài hạn+ Tham gia trong hội đồng giá mua, bán vật tư tại Công ty+ Trực tiếp mua, bán, cấp phát và quản lý vật tư của công ty đảm bảo đúng

theo qui chế và các qui định của Công ty cũng như của Nhà nước.+ Phối hợp với các phòng ban, phân xưởng khai thác nguồn hàng tin cậy, chất

lượng, giá cả hợp lý với các chủng loại vật tư thiết yếu cho phục vụ sản xuất để tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty.

+ Phối hợp cùng các phòng ban phân xưởng thực hiện việc quyết toán vật tư theo quy định, theo dõi việc thực hiện định mức tiêu hao vật tư và tham gia xây dựng định mức tiêu hao vật tư ở các phòng ban phân xưởng trong Công ty.

5.3. Trách nhiệm của Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư: + Tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư ; căn cứ yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu , tiến

độ, mục đích sử dụng và báo giá của các nhà cung cấp ( nếu có) tư vấn giúp Giám đốc về :

4

- Quyết định mua ( hoặc không mua ) phương thức mua, yêu cầu kỹ thuật của vật tư hàng hóa, giá, tiến độ cung cấp và một số diều khoản dịch vụ khác.

- Hướng dẫn trình tự, thủ tục mua, bán vật tư tại đơn vị mình phù hợp với các qui định của pháp luật và qui chế này.

5.4. Trách nhiệm của Hội đồng giá: - Giám đốc công ty thành lập Hội đồng giá giúp việc mua sắm vật tư bao gồm

lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn có liên quan ( Kế hoạch vật tư, Kỹ thuật cơ điện, TKTCKT, ...)

- Trách nhiệm của Hội đồng giá: Thẩm tra để xác định giá mua vật tư,giá bán vật tư thu hồi, phế liệu trình Giám đốc quyết định.

5.5. Trách nhiệm của bộ phận kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa :Kiểm tra trước khi nhập kho phù hơp với hợp đồng kinh tế về số lượng, quy

cách, chất lượng..vv hoặc nhu cầu người có thẩm quyền phê duyệt (trường hợp không ký hợp đồng )

5.6. Các phòng có liên quan: căn cứ theo chức năng nhiệm vụ của mình phối hợp với phòng KHVT để thực hiện tốt công tác quản lý vật tư trong Công ty

CHƯƠNG IICÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ

Điều 6: Nội dung và yêu cầu về quản lý vật tư6.1. Công tác quản lý vật tư của Công ty bao gồm:1- Lập kế hoạch nhu cầu vật tư2- Quản lý mua sắm vật tư.3- Quản lý giá vật tư.4- Nghiệp vụ kho tàng ( nhập,xuất, bảo quản vật tư hàng hóa).5- Quản lý sử dụng và định mức tiêu hao vật tư.6- Quản lý dự trữ và tồn kho vật tư.7- Xử lý vật tư kém phẩm chất, không dùng được, lạc hậu, vật tư thanh lý...8- Báo cáo định kỳ công tác vật tư theo qui định.9- Kiểm tra , kiểm soát và xử lý vi phạm trong công tác vật tư.Điều 7: Lập kế hoạch nhu cầu vật tư- Hàng năm Công ty lập kế hoạch nhu cầu vật tư trong năm đồng bộ với kế

hoạch sản xuất kinh doanh năm trình Hội đồng quản trị công ty phê duyệt, nội dung của kế hoạch vật tư được thể hiện thông qua các chỉ tiêu sau:

5

- Định mức, chi phí vật tư cho một đơn vị sản phẩm: là mức tiêu hao vật tư hoặc đơn giá chi phí vật tư cho một đơn vị sản phẩm theo các định mức kinh tế kỹ thuật của Công ty ban hành, Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt bắc TKV- CTCP, của Tập đoàn công nghiệp than khoáng sản Việt nam và của Nhà nước ban hành.

- Lượng và giá trị vật tư sử dụng trong kỳ kế hoạch năm: là lượng và giá trị vật tư được sử dụng hợp lý trong kỳ kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo hoàn thành sản lượng, sản phẩm trong kỳ trên cơ sở hệ thống định mức và chi phí vật tư đã ban hành.

- Lượng và giá trị vật tư dự trữ trong kỳ kế hoạch năm: là lượng và giá trị vật tư dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm được gọi chung là vật tư dự trữ, được xác định theo công thức sau:

Tổng nhu cầu vật tư trong kỳ kế hoạch nămMdự trữ = ---------------------------------------------------------- x Số ngày dự trữ hợp lý

Tổng số ngày của kỳ kế hoạchSố ngày dự trữ hợp lý tùy thuộc vào từng loại vật tư dễ mua, khó mua, địa

điểm cung ứng gần hay xa và đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sản xuất.

- Lượng và giá trị vật tư cần mua trong kỳ kế hoạch năm tính theo công thức sau:

Vc = Vcd + (Vck – Vdk)Trong đó: Vc: Giá trị vật tư cần mua trong kỳ kế hoạch

Vcd: Giá trị vật tư cần dùng trong kỳ kế hoạch Vck: Giá trị vật tư cần dự trữ cuối kỳ Vdk: Giá trị vật tư cần dự trữ đầu kỳ

Điều 8: Mua sắm vật tư : 8.1. Yêu cầu của việc mua sắm vật tư- Việc mua sắm vật tư phải đi liền với quản lý tồn kho vật tư, thực hiện trên cơ

sở kế hoạch đã lập và được kiểm soát chặt chẽ về số lượng nhằm đảm bảo đầy đủ kịp thời cho sản xuất nhưng không gây tồn kho bất hợp lý, góp phần giảm giá thành sản xuất.

- Đảm bảo tính minh bạch, tính cạnh tranh trong việc mua sắm vật tư. Vật tư mua phải đảm bảo chất lượng, có nguồn gốc và xuất xứ rõ ràng, hợp pháp.

- Tất cả các loại vật tư, phụ tùng trước khi mua phải áp dụng các hình thức lựa chọn nhà cung cấp vật tư theo quy định của Tập đoàn,Tổng công ty công nghiệp mỏ việt bắc TKV- CTCP, hoặc áp dụng các hình thức lựa chọn theo luật đấu thầu số 43/2013/QH13 bao gồm :

6

1/ Chào giá rộng rãi đối với vật tư có giá trị dự toán từ 2 ( hai) tỷ đồng trở lên.2/ Chào giá rút gọn đối với các đơn hàng vật tư có giá trị dự toán từ 200 ( hai

trăm ) triệu đồng đến dưới 2 ( hai ) tỷ đồng.3/ Báo giá cạnh tranh đối với các đơn hàng vật tư có giá trị dự toán từ 50 ( năm

mươi ) triệu đồng đến dưới 200 ( hai trăm ) triệu đồng .4/ Các trường hợp mua sắm khác : + Đột xuất , ngoài giờ đơn vị sử dụng bắt buộc phải lập biên bản sự cố thiết bị

làm căn cứ lập nhu cầu mua vật tư theo qui định trước khi tiến hành mua sắm vật tư.+ Mua sắm vật tư có yếu tố độc quyền, bí mật công nghệ, vật tư có yếu tố bản

quyền, vật tư từ nguồn chính hãng, vật tư chỉ có một nhà cung cấp trên thị trường, vật tư chế tạo theo tiêu chuẩn riêng, đặc thù , vật tư mua theo mẫu, vật tư có chiến lược đặc chủng.

+ Mua sắm theo hợp đồng nguyên tắc , hợp đồng dài hạn+ Mua sắm tập trung+ Mua sắm trực tiếp thông qua áp dụng giá đã mua trước đó+ Các trường hợp mua sắm khác giám đốc .

-Thực hiện mua vật tư trực tiếp từ nhà sản xuất , hạn chế tối đa mua qua các khâu trung gian làm tăng giá vật tư. Vật tư phải đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh, hàng hóa phải có nguồn gốc xuất xứ hợp pháp, có đủ chứng từ theo qui định của bộ chứng từ, cụ thể như sau:

+ Đề nghị nhu cầu vật tư của phòng KHVT,hoặc các đơn vị sử dụng vật tư + Giấy báo giá của các đơn vị tham gia cung ứng+ Biên bản họp của tổ tư vấn giúp việc+ Biên bản phê duyệt của hội đồng giá của Công ty+ Các hồ sơ liên quan đến việc mua sắm ( nếu có )+ Hợp đồng kinh tế mua vật tư hàng hoá+ Hoá đơn theo qui định của Bộ Tài chính + Biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho.+ Phiếu nhập kho.- Đối với những loại vật tư nhỏ lẻ hoặc rẻ tiền mau hỏng, trước khi mua phải

lập nhu cầu sử dụng theo tiến độ sản xuất có báo giá trình hội đồng giá quyết định.- Việc mua sắm vật tư có đơn giá trên 5 ( năm) triệu đồng/sản phẩm hoặc có

giá trị từ ≥ 10 (triệu) đồng thì bắt buộc phải ký hợp đồng bằng văn bản trong đó quy định rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của nhà cung ứng về chất lượng, giá cả, điều kiện kiểm tra, thử nghiệm, thanh toán và chế độ bảo hành hàng hóa.

7

- Các loại vật tư do các công ty con , đơn vị trực thuộc Tổng công ty và các công ty trong Tập đoàn sản xuất và cung ứng được với chất lượng đảm bảo, giá cả cạnh tranh, tiến độ kịp thời thì phải ưu tiên sử dụng .

8.2. Quản lý giá mua vật tư:- Giám đốc công ty quyết định thành lập hội đồng giá của công ty bao gồm

lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn có liên quan ( KHVT,KCA,KTTKTC..) để xác định giá mua vật tư, đồng thời thống nhất cụ thể trình tự, thủ tục mua, bán vật tư phù hợp với các quy định của pháp luật và Quy chế này trên cơ sở biên bản của tổ tư vấn giúp việc mua sắm vật tư được duyệt. Trường hợp cần thiết hội đồng giá có thể trưng dụng các cá nhân thuộc các lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật để tham gia hội đồng duyệt giá.

- Hội đồng giá căn cứ báo giá căn cứ báo giá của các nhà cung cấp, lập bảng đánh giá chào hàng của các nhà cung cấp trong đó phải nêu đầy đủ thông tin chào hàng của các nhà cung cấp như : Tên hàng, ký mã hiệu, thông số kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ, giá đơn vị, tổng giá trị (chưa thuế hay có thuế) thời gian , địa điểm giao hàng và dự kiến nhà cung cấp trình hội đồng giá phê duyệt.

8.3 Quản lý hồ sơ- Hồ sơ chứng từ liên quan đến việc mua sắm như: Nhu cầu, thư mời chào

hàng, báo giá, duyệt giá, hợp đồng ( nếu có ), hóa đơn, biên bản kiểm nhập... phải thể hiện rõ ràng, thống nhất tên hàng hóa, ký mã hiệu, nguồn gốc xuất xứ, tiêu chuẩn chất lượng. Tổ chức tốt việc lưu trữ hồ sơ mua sắm từ khi phát sinh nhu cầu cho tới khi hàng hóa vật tư được nhập kho

- Hồ sơ mua sắm phải giữ đủ bộ tại phòng KHVT của công ty ( trừ những chứng từ gốc bắt buộc phải lưu giữ tại phòng kế toán, trong trường hợp này phòng KHVT phải lưu bản chụp)

8.4 Qui định về bán, thanh lý vật tư tài sản.a/ Tất cả các loại vật tư dự trữ như phụ tùng lạc hậu , không đồng bộ, kém

phẩm chất, thiết bị hết khấu hao không sử dụng được hoặc không còn nhu cầu sử dụng... cần nhượng bán , thanh lý thu hồi vốn thì trình tự thực hiện như sau :

+ Biên bản giám định tình trạng kỹ thuật+ Biên bản họp hội đồng thanh lý tài sản của Công ty+ Biên bản tổng hợp của Hội đồng thanh lý tài sản của Công ty+ Tờ trình đề nghị thanh lý, nhượng bán ghi rõ giá trị thu hồi cho từng loại vật

tư, phụ tùng cần thanh xử lý.

8

+ Khi có quyết định của Hội đồng quản trị Công ty thì mới được nhượng bán, thanh lý theo quy định của Tổng công ty mẹ và Tập đoàn Công nghiệp than - Khoáng sản Việt nam

+ Các loại vật tư thu hồi tận thu sau sửa chữa thay thế không sử dụng được phải tổ chức bán đấu giá công khai.Điều 9: Nhập vật tư cho sản xuất

9.1. Tất cả các loại vật tư mua về đều phải làm thủ tục nhập kho.9.2. Nghiêm cấm nhập khống hàng hoá.9.3. Nghiêm cấm các cá nhân, đơn vị cho gửi vật tư trong kho khi chưa đủ thủ

tục nhập hàng ( Trừ trường hợp đặc biệt phải báo cáo Giám đốc Công ty quyết định )9.4. Vật tư mua về bắt buộc phải kiểm tra trước khi nhập kho,kiểm nghiệm vật

tư và phải thoả mãn các điều kiện sau:+ Phù hợp với hợp đồng mua bán về số lượng, chất lượng, qui cách v.v... và

các giấy tờ có liên quan.+ Có hợp đồng mua bán (đối với hàng hóa có hợp đồng)+ Có hoá đơn hợp lệ của đơn vị bán hàng theo qui định của Bộ Tài chính.+ Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp, xuất xứ của hàng hoá, biên bản

giao nhận...+ Đối với vật tư mua lẻ, đột xuất giá trị < 10 triệu ( mười ), không có hợp

đồng thì ngoài hóa đơn còn phải có nhu cầu mua vật tư đột xuất được phê duyệt của giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền. Vật tư phải có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng đảm bảo, nơi bán hàng có đăng ký kinh doanh theo qui định của Pháp luật phù hợp với ngành hàng cung cấp.

9.5. Vật tư mua về sau khi kiểm tra:- Thoả mãn các điều kiện trên (mục 9.4) thì các thành viên trong Hội đồng

kiểm nghiệm vật tư ký vào biên bản kiểm nghiệm vật tư, giao hàng cho thủ kho quản lý và thủ kho phải vào sổ quản lý theo qui định và chịu trách nhiệm về hàng hoá đã nhập kho của mình.

- Không thoả mãn các điều kiện trên (mục 9.4) thì không được phép nhập kho,và lập ngay biên bản trả lại hàng.

9.6 Những vật tư sửa chữa, phục hồi: được xác định số lượng, chất lượng, giá cả trước khi thực hiện và hoàn thiện thủ tục theo qui định. Điều 10: Phiếu nhập kho, thẻ kho

- Tất cả vật tư nhập kho đều phải có phiếu nhập kho cụ thể.- Phiếu nhập kho phải được ghi chép rõ ràng, liên tục, không được tẩy xóa

đồng thời phải ghi đầy đủ các nội dung chủ yếu :Tên kho, số hoá đơn, danh điểm, tên 9

qui cách vật tư, số lượng,đơn giá, thành tiền và phải có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của những người có liên quan.:

- Thẻ kho: sau khi vật tư nhập kho và có phiếu nhập kho đầy đủ chữ ký, phải lập thẻ kho đầy đủ cho từng loại hàng trong kho, ghi rõ tên vật tư, qui cách, số lượng, danh điểm, ký mã hiệu vật tư (nếu có). Thẻ kho phải có dấu giáp lai của Công ty và chữ ký theo qui định của pháp luật hiện hành.Điều 11: Quản lý kho ( Thủ kho vật tư)

- Là người chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật của nhà nước về quản lý vật tư hàng hóa trong kho

- Được đào tạo về nghiệp vụ quản lý kho tàng, có hiểu biết cơ bản về quản lý vật tư, hàng hóa mà mình được giao quản lý trong kho

- Phải có biện pháp bảo quản, giữ gìn theo đúng các nguyên tắc, qui định, qui phạm về quản lý kho tàng, phù hợp với đặc điểm và tính chất của từng loại hàng hóa. Thủ kho có trách nhiệm giữ bí mật thông tin về hàng hóa trong kho, không để những người không có nhiệm vụ vào trong kho. Thủ kho phải có biện pháp bảo quản,quản lý toàn bộ số lượng, chất lượng , ngăn ngừa hư hao mất mát vật tư. Sắp xếp vật tư gọn gàng , khoa học an toàn (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy). Nắm vững tình trạng vật tư có trong kho ở bất cứ thời điểm nào.

- Phải cập nhật chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày và thường xuyên đối chiếu số lượng và chất lượng giữa chứng từ và hàng hóa thực tế trong kho.

- Thủ kho chỉ được cấp phát vật tư khi có đầy đủ thủ tục theo qui định của Công ty. Không được tự ý cho gửi ( bao gồm cả gửi phiếu lĩnh vật tư ) cho vay, mượn vật tư khi chưa có sự chấp thuận của lãnh đạo Công ty

- Sổ sách chứng từ kho ( thẻ kho,sổ theo dõi nhập kho, sổ theo dõi cấp phát..) phải được lập, quản lý theo qui định. Thủ kho không được phép giao sổ sách, chứng từ kho cho người không có nhiệm vụ khi chưa được lãnh đạo Công ty đồng ý.

- Thủ kho có trách nhiệm giữ gìn , bảo quản các dụng cụ đo lường nhằm đảm bảo đo lường nhập xuất hàng hóa chính xác.

- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ , nếu phát hiện những vấn đề bất thường liên quan đến thủ kho thì thủ kho phải báo ngay với người có trách nhiệm của đơn vị để xử lý. Trường hợp mất mát , hư hỏng hàng hóa, sai khác giữa hàng hóa và chứng từ sổ sách do nguyên nhân chủ quan của thủ kho, để hàng hóa ngoài sổ sách ... thì thủ kho hoàn toàn chịu trách nhiệm.

- Thủ kho không có quan hệ vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột của Giám đốc, trưởng phòng quản lý trực tiếp của Công ty.

10

Điều 12: Cấp phát vật tư cho sản xuất.- Việc cấp phát vật tư phải căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch, định mức kinh tế kỹ

thuật đã ban hành và trình tự thực hiện như sau:+ Nhu cầu ( Cấp ) mua vật tư có đầy đủ chữ ký theo qui định của Công ty+ Phiếu xuất kho theo mẫu qui định của Công ty, phiếu xuất kho phải ghi rõ

tên, số lượng, giá cả, thành tiền và xuất vật tư theo từng đối tượng sử dụng cụ thể và có đầy đủ chữ ký theo quy định của Công ty.

-Việc xuất kho vật tư phải có phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho phải ghi rõ thời hạn, hiệu lực( thời gian có hiệu lực của phiếu xuất kho tối đa không quá 07 ngày), nếu quá thời gian ghi trong phiếp mà đơn vị sử dụng chưa lĩnh vật tư thì phải có lý do cụ thể. Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà phiếu được gia hạn hoặc thu phiếu cũ viết phiếu mới ( Phiếu xuất kho mới phải ghi rõ lý do cấp thay cho phiếu cũ đã thu về )

- Xuất kho vật tư phục vụ sản xuất đột xuất ngoài giờ ( sau 16 giờ 30 hàng ngày hoặc ngày lễ, chủ nhật )

+ Các đơn vị sản xuất, phân xưởng sửa chữa cơ điện phải chủ động chuẩn bị vật tư sử dụng thường xuyên cho nhiệm vụ sửa chữa ngoài giờ như ; que hàn, bu lông,ốc vít, vật liệu phụ... Công ty không giải quyết cấp vật tư ngoài giờ đối với những loại vật tư tiêu hao và sử dụng thường xuyên nêu trên.

+ Trường hợp bị sợ cố đột xuất yêu cầu phải sửa chữa ngay để đưa dây chuyền vào sản xuất thì trình tự thực hiện như sau :

*Đơn vị sử dụng vật tư lập biên bản sự cố thiết bị có đủ chữ ký các bên có liên quan

*Nhu cầu cấp vật tư ngoài giờ theo qui định của Công ty.* Đại diện cán bộ trực sản xuất công ty, đại diện bảo vệ, đại diện tổ sửa chữa

chữa hoặc phân xưởng sản xuất ( 03 bên cùng giám sát cấp phát vật tư ) vào sổ cấp phát vật tư và ký xác nhận cấp phát vật tư ngoài giờ làm căn cứ để lập phiếu trả kho vật tư. Trường hợp trong kho không có loại vật tư cần thay thế thì đại diện cán bộ trực sản xuất báo cáo lãnh đạo công ty đồng ý cho phòng KHVT đi mua để cung ứng trong thời gian sớm nhất.

+ Các vật tư như xăng, Điêzen ( áp dụng đối với xe con văn phòng và xe vận tải hàng hóa )công ty cho phép cấp tại cột bơm nhiên liệu của nhà cung ứng và làm thủ tục xuất nhập thẳng.

+ Vật tư xuất ra sử dụng còn dư thừa phái tái nhập kho, không để lưu lại phân xưởng,tổ sản xuất.

11

+ Việc đối chiếu, bàn giao chứng từ giữa thủ kho và KTTK được thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày làm viêc kể từ khi vật tư đó xuất ra khỏi kho.

+ Đối với vật tư phế liệu xuất bán , bắt buộc người nhận hàng phải có chứng minh nhân dân hoặc giấy giới thiệu. Việc giao nhận hàng phế liệu phải có biên bản ghi sõ số lượng, chủng loại, có chữ ký xác nhận của các thành phần liên quan.Điều 13: Vật tư thu hồi.

- Vật tư xuất ra sử dụng phải thực hiện theo nguyên tắc cấp mới thu cũ . Công ty có văn bản ban hành quy định chi tiết tất cả những vật tư phải thu cũ.

- Những loại vật tư thu hồi được xác định số lượng, chất lượng, giá trị thu hồi trước khi nhập kho.

- Các loại dầu mỡ phụ khi thay mới phải có trong kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa đã được giám đốc Công ty duyệt.Điêu 14 : Dự trữ vật tư

Số lượng và giá trị vật tư dự trữ phải phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của các kỳ kế hoạch trong năm, những giá trị vật tư tồn kho cuối kỳ trong năm không vượt định mức dự trữ Công ty giao ( trừ trường hợp những loại vật tư theo dự báo đầu kỳ kế hoạch khan hiếm hoặc tăng giá khi được Công ty cho phép thì được phép dự trữ vượt mức)Điều 15: Quyết toán vật tư

-Các đơn vị phân xưởng sản xuất, kinh doanh tổ chức cặp nhật, phân tích và đánh giá thực hiện mức tiêu hao vật tư theo các sản phẩm sản xuất kinh doanh.

- Hàng tháng, hàng quý, hoặc khi kết thúc công trình, các phòng phải tổ chức nghiệm thu, quyết toán vật tư sử dụng thực tế cho các phân xưởng sản xuất kinh doanh.

- Quyết toán sử dụng vật tư phải phản ánh được đầy đủ các loại vật tư tiêu hao cho sản phẩm hoàn thành và phải phân tích đánh giá những nguyên nhân tăng (+) giảm (-) định mức để phát huy, khắc phục và điều chỉnh cho hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị .

- Định kỳ 6 tháng và cả năm Công ty sẽ tổ chức quyết toán sử dụng vật tư đối với tất cả các đơn vị sản xuất trong công ty.Điều 16: Những điều nghiêm cấm trong công tác vật tư

- Nhập khống, xuất khống vật tư- Để vật tư ( bao gồm cả vật tư phế liệu) ngoài sổ sách.- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả, không hợp lệ trong mua sắm vật tư.- Mua sắm vật tư khi chưa xác định rõ tính hợp pháp và nguồn gốc, xuất xứ rõ

ràng của vật tư.12

- Cho các đơn vị khác mượn danh nghĩa ( tên, con dấu) của đơn vị để mua,bán vật tư.

- Mua bán vật tư không qua Tổ chuyên gia/ Tổ tư vấn của đơn vị ( trừ các loại vật rẻ tiền, mau hỏng thuộc danh mục đã được thủ trưởng đơn vị qui định ) thông đồng, móc ngoặc, nhằm mục đích nâng giá hoặc gian lận thương mại...

- Sử dụng thiết bị đo,đếm không đủ điều kiện theo qui định để cấp phát vật tư.- Cho vay, mượn, gửi, nhận gửi vật tư khi chưa được cấp có thẩm quyền cho

phép. Gửi/nhận gửi phiếu cấp vật tư chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa hết số lượng được ghi trong phiếu.

Điều 17: Chế độ báo cáo thống kê vật tư1/ Hàng tháng, qúi, 6 tháng, kết thúc năm kế hoạch, phòng KHVT phải thực

hiện chế độ báo cáo Giám đốc Công ty và Tổng công ty công nghiệp mỏ Việt bắc TKV- CTCP theo biểu mẫu quy định:

2/ Báo cáo công tác vật tư phải được lập theo biểu mẫu. Số liệu báo cáo phải trung thực, chính xác, thống nhất.

3/ Nội dung báo cáo định kỳ:a. Báo cáo bằng văn bản:- Báo cáo tổng hợp luân chuyển vật tư ( N-X-T) ( Biểu 01VT )- Báo cáo Chi tiết luân chuyển vật tư ( N-X-T) ( Biểu 02a/VT )- Báo cáo Tổng hợp nguồn nhập vật tư ( Biểu 03/VT )- Báo cáo chi tiết nguồn nhập vật tư ( Biểu 04a,04b/VT )- Báo cáo chi tiết mua sắm vật tư theo hợp đồng 6 tháng,cả năm (Biểu 05/VT)- Báo cáo dự kiến nhu cầu vật tư (Biểu 06a,06b/VT)- Báo cáo thực hiện định mức tiêu hao vật tư chủ yếu ( Biểu 07/VT )- Báo cáo chi tiết vật tư thu hồi, nhượng bán phế liệu ( Biểu 08/VT )- Báo cáo giá mua vật tư chủ yếu 6 tháng, cả năm ( Biểu 09/VT )b/ Thời gian báo cáo- Báo cáo quí trước ngày 05 tháng 04- Báo cáo 6 tháng trước ngày 05 tháng 7- Báo cáo 9 tháng trước ngày 05 tháng 10- Báo cáo năm trước ngày 10 tháng 01 năm sauc/ Ngoài việc lập báo cáo vật tư Công ty phải tổ chức thực hiện kiểm kê vật tư hàng hóa đến 0h ngày 01 tháng 01 hàng năm theo qui định.

13

CHƯƠNG IIIQUẢN LÝ HÀNG HÓA KINH DOANH

Điều 18: Qui định chung về kinh doanh hàng hóaViệc mua bán hàng hóa tuân thủ các quy định tại chương II Luật Thương mại.

Điều 19: Qui định về mua sắm hàng hóa phục vụ kinh doanh 19.1. Nhu cầu:- Căn cứ nhu cầu, hồ sơ mời thầu của khách hàng tiến hành khảo sát thị trường

xác định giá và lập phương án kinh doanh.- Giám đốc Công ty duyệt phương án kinh doanh, đảm bảo các quy định tại

Quy chế khoán của Công ty.- Chỉ tiến hành mua hàng hóa phục vụ kinh doanh khi có hợp đồng với khách

hàng. Trường hợp đặc biệt Giám đốc Công ty quyết định trên nguyên tắc không để tồn đọng hàng hóa, ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh.

19.2. Bộ chứng từ:- Bộ chứng từ gồm có:+ Phương án kinh doanh được giám đốc phê duyệt.+ Hợp đồng kinh tế mua hàng hoá;+ Hoá đơn theo qui định của Bộ Tài chính;+ Biên bản kiểm nghiệm hoặc biên bảngiao nhận hàng hóa của hai đơn vị;+ Bảng kê hàng hóa ( đối với hàng hóa nhập – xuất thẳng cho người mua )

hoặc phiếu nhập kho ( Đối với hàng hóa tồn kho )+ Giấy chứng nhận xuất xứ, chất lượng ( CO, CQ) nếu có. Đối với hàng hóa

ngoài danh mục thì phải có cam kết bằng văn bản của nhà cung cấp về nguồn gốc, xuất xứ cũng như tính hợp pháp.

- Hợp đồng mua hàng hóa phải phù hợp về số lượng, chất lượng, qui cách, điều kiện bảo hành, bảo hiểm hàng hóa,.... với hợp đồng bán hàng hóa. Trường hợp đặc biệt Giám đốc Công ty quyết định trên nguyên tắc không vi phạm pháp luật, không để ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh.

19.3. Lưu giữ hồ sơ mua hàng hóa: - Hồ sơ mua hàng hóa được quản lý tại đơn vị, bộ phận trực tiếp kinh doanh

vật tư hàng hóa ( Phòng Xuất nhập khẩu, Chi nhánh công ty, ... ). Phiếu nhập hàng

14

hóa theo mẫu quy định của Bộ Tài chính và có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ và tên của từng người liên quan ( Phiếu được lập thành 4 liên và gửi các phòng liên quan )

- Bộ hồ sơ khi hoàn tất phải được lưu giữ:+ Đối với bộ phận kinh doanh tại văn phòng công ty thì hồ sơ chứng từ mua

hàng hóa Phòng TK-KT-TC công ty lưu bản gốc, các phòng liên quan lưu bản sao.+ Đối với bộ phận kinh doanh tại chi nhánh hồ sơ chứng từ mua hàng hóa thì

phòng KTTC chi nhánh lưu bản gốc, các phòng liên quan lưu bản sao.Điều 20: Qui định về bán hàng hóa

- Bộ chứng từ bán hàng gồm : + Hợp đồng bán hàng kèm theo bảng kê bán hàng + Biên bản giao nhận hàng hóa giữa hai bên ( Đề nghị xuất hóa đơn bán hàng

đối với hàng hóa xuất thẳng.+ Hóa đơn bán hàng.+ Các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của bên mua được nêu trong hợp đồng.- Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng hoặc khả năng cung ứng của đơn vị, bộ

phận kinh doanh thương thảo ký hợp đồng. Trường hợp lô hàng có giá trị dưới 10 triệu đồng không nhất thiết phải ký hợp đồng.

- Đơn vị, bộ phận trực tiếp kinh doanh hàng hóa ( Phòng Xuất nhập khẩu, Chi nhánh công ty, ... ) có trách nhiệm quản lý hàng hóa nhận từ bên bán đến khi giao cho bên mua.

- Căn cứ vào hợp đồng bán hàng hóa, bảng kê bán hàng, phòng Thống kê – kế toán – Tài chính viết hóa đơn bán hàng,Điều 21: Trách nhiệm của các bộ phận với công tác quản lý hàng hóa

21.1. Trách nhiệm của Công ty:- Ban hành quyết định giao khoán cho đơn vị bộ phận kinh doanh hàng hóa.- Chỉ đạo, kiểm tra giám sát các đơn vị bộ phận kinh doanh thực hiện đúng cơ

chế điều hành hoạt động kinh doanh thương mại và các quy định khác của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam và Tổng Công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc TKV- CTCP.

- Trường hợp bộ phận, kinh doanh hoạt động không có doanh thu hoặc không có hiệu quả thì Giám đốc báo cáo Hội đồng quản trị có biện pháp tổ chức lại.

21.2. Trách nhiệm của đơn vị, bộ phận kinh doanh hàng hóa: - Phải kinh doanh đúng pháp luật và đảm bảo hiệu quả kinh tế;- Phải đảm bảo an toàn về vốn và tuyệt đối không được để rủi ro mất vốn, phải

đảm bảo chất lượng hàng hóa do mình cung ứng;

15

- Hàng hóa kinh doanh: Chịu trách nhiệm kiểm tra và chỉ được mua hàng hóa khi đã xác định tính hợp pháp và nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, giảm thiểu việc mua hàng hóa của các cơ sở trung gian lòng vòng;

- Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám đốc công ty về tính hợp pháp của Hợp đồng kinh tế, hóa đơn chứng từ, nguồn gốc xuất xứ hàng hóa kinh doanh dịch vụ, chịu mọi tổn thất thiệt hại về kinh tế ( nếu có ). Nghiêm cấm mọi hành vi gian lận thương mại (nhập khống, xuất khống ) hàng hóa và cho các cá nhân, đơn vị khác mượn danh nghĩa công ty ( Tên, con dấu.....) đế hợp thức mua bán trao đổi hàng hóa.

CHƯƠNG IV CHẾ ĐỘ KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT

Điều 22: Chế độ khen thưởng và kỷ luật- Kết quả thực hiện công tác vật tư , kinh doanh hàng hóa được coi là một chỉ

tiêu đánh giá kết quả quản lý, điều hành kết quả sản xuất kinh doanh và thi đua của Công ty.

- Các đơn vị, cá nhân sẽ được công ty xem xét khen thưởng về công tác vật tư khi:

+ Thực hiện tốt công tác vật tư: mua sắm vật tư đúng quy định, quản lý tốt tồn kho vật tư, có thành tích sáng kiến góp phần tiết kiệm vật tư, giảm giá thành sản xuất...

- Những bộ phận, cá nhân thiếu trách nhiệm hoặc vi phạm các quy định của nhà nước, Tập đoàn, Tổng công ty công nghiệp mỏ việt bắc TKV - CTCP và của Công ty về công tác vật tư, gây hậu quả xấu, ảnh hưởng đến uy tín của công ty thì sẽ bị xem xét xử lý theo Nội quy Công ty, quy định của Pháp lụât.

- Giá trị thưởng, phạt theo qui chế khoán và qui chế khen thưởng của Công ty.

CHƯƠNG VĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 23: Điều khoản thi hành1.Qui chế quản lý vật tư hàng hóa này có hiệu lực từ ngày ký và được thống nhất

áp dụng trong Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh vật tư thiết bị - VVMI

16

2.Giám đốc Công ty giao nhiệm vụ cho phòng KHVT là phòng tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về công tác quản lý vật tư. Các phòng ban chức năng, các đơn vị, phân xưởng trong công ty căn cứ chức năng nhiệm vụ của mình thực hiện tốt công tác quản lý vật tư trong Công ty.

3. Yêu cầu các phân xưởng, đơn vị, phòng ban có liên quan nghiêm túc thực hiện Trong quá trình thực hiện có những phát sinh, vướng mắc,cần sửa đổi, bổ sung,

các đơn vị có văn bản gửi phòng KHVT tập hợp để báo cáo Giám đốc Công ty trình Hội đồng quản trị xem xét sửa đổi bổ sung điều chỉnh cho phù hợp.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRICHỦ TỊCH

Đồng Quang Lực

17