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Gestión Secretarial de la DC CNR-OPES-DC-GS-PRE-01 V1 Página 1 de 45 Procedimiento Específico
Elaborado: Revisado: Avalado:
Kerlin Araya Rodríguez
Supervisado por:
Cinthia Azofeifa Ureña
Prueba piloto y retroalimentado en el año 2012 por: María Vásquez Rodríguez, con la supervisión de Cinthia Azofeifa Ureña Aprobado en reunión 01-2013 por el personal de la División Aprobado en reunión 02-2013 (ficha Técnica) por el personal de la División
Sonia Rojas Soto Jefatura de la DC
Fecha: 31 de octubre de 2011 Fecha: 4 de abril de 2013 y 17 de mayo de 2013
Fecha: 10 de junio de 2013
CNR-OPES-DC-GS-PRE-01
Manual de la Gestión Secretarial en la División de Coordinación
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Procedimiento Específico
Índice
Índice ....................................................................................................................... 2
1. Objetivo ............................................................................................................. 5
2. Alcance ............................................................................................................. 5
3. Definiciones ...................................................................................................... 5
4. Referencias ....................................................................................................... 6
5. Autoridades y responsabilidades ...................................................................... 6
6. Descripción del procedimiento .......................................................................... 6
6.1 Entrada y Salida de documentos .............................................................. 6
6.1.1 Entrada de documentos ......................................................................... 6
6.1.2 Salida de documentos ........................................................................... 7
6.2 Elaboración de tipos documentales .......................................................... 8
6.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos .............................................. 8
6.2.2 Constancias y certificaciones ................................................................. 9
6.2.3 Convocatorias, Minutas y Ayudas de Memoria de las reuniones de la
División y otras solicitadas por la Jefatura .................................................... 10
6.3 Gestión de Solicitudes y trámites ............................................................ 11
6.3.1 Solicitud de transporte ......................................................................... 11
6.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad ................................................ 12
6.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén) ............... 12
6.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería ................................................ 13
6.3.5 Solicitud de servicios misceláneos ....................................................... 15
6.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría ........... 15
6.3.7 Gestión de pago por medio de caja chica ............................................ 16
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Procedimiento Específico
6.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje ............................................ 16
6.3.9 Trámites de averías ............................................................................. 17
6.4 Controles y Reportes .............................................................................. 18
6.4.1. Reporte entrega de expedientes ......................................................... 18
6.4.2. Reporte de correspondencia enviada y recibida ................................. 19
6.4.3. Reporte anual de asignación de activos electrónicos ......................... 19
6.4.4. Informe anual de labores .................................................................... 20
6.4.5. Reporte semanal de reuniones y actividades ..................................... 21
6.5 Servicio de atención al usuario ............................................................... 21
6.5.1 Consultas internas y externas .............................................................. 21
6.5.2 Atención de invitados ........................................................................... 21
6.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos ................................... 22
6.6 Archivo ............................................................................................... 22
6.6.1 Listas de Remisión de documentos al Archivo Central ........................ 22
7. Diagrama descriptivo ...................................................................................... 23
7.1 Entrada y Salida de documentos ............................................................ 25
7.1.1 Entrada de documentos ....................................................................... 25
7.1.2 Salida de documentos ......................................................................... 26
7.2 Elaboración de Tipos Documentales ...................................................... 27
7.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos ............................................ 27
7.2.2 Constancias y certificaciones ............................................................... 28
7.2.3 Convocatorias, Minutas, Ayudas de Memoria de las reuniones de
División y otras solicitudes por la Jefatura .................................................... 29
7.3 Gestión de Solicitudes ............................................................................ 30
7.3.1 Solicitud de transporte ......................................................................... 30
7.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad ................................................ 31
7.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén) ............... 32
7.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería ................................................ 33
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Procedimiento Específico
7.3.5 Solicitud de servicios misceláneos ................................................. 34
7.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría ........... 35
7.3.7 Trámites por medio de caja chica ........................................................ 36
7.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje ............................................ 37
7.3.9 Trámites de averías ............................................................................. 38
7.4 Controles y Reportes .............................................................................. 39
7.4.1 Reporte de entrega de expedientes ..................................................... 39
7.4.2 Control de correspondencia enviada y recibida ................................... 40
7.4.3 Reporte de asignación de activos electrónicos .................................... 41
7.4.4 Informe anual de labores ..................................................................... 42
7.4.5 Reporte semanal de reuniones y actividades ...................................... 42
7.5 Servicio de atención al usuario .............................................................. 43
7.5.1 Consultas internas y externas .............................................................. 43
7.5.2 Atención de invitados ........................................................................... 43
7.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos ................................... 44
7.5.4 Listas de remisión de documentos al archivo central ........................... 45
8. Modificaciones respecto a la versión anterior ................................................. 45
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Procedimiento Específico
1. Objetivo
Elaborar un manual del macroproceso que desarrolla la persona que ocupa el
puesto de secretaria en la División de Coordinación.
2. Alcance
Este procedimiento es aplicable a las actividades internas que se realizan en la
División de Coordinación de la Oficina de Planificación la Educación Superior del
CONARE.
3. Definiciones
CONARE: Consejo Nacional de Rectores.
OPES: Oficina de Planificación de la Educación Superior.
DC: División de Coordinación.
IESUE: Instituciones de Educación Superior Universitaria Estatal (comprende la
UCR, ITCR, UNA, UNED).
GS: Gestión secretarial.
Macroproceso: es el conjunto de procesos estratégicos que por su nivel
jerárquico se relacionan directamente con las principales áreas de gestión de la
organización.
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Procedimiento Específico
4. Referencias
Las referencias a consultar durante la gestión secretarial en la DC se presentan a
continuación:
Manual de los Procedimientos Generales en la institución
Procedimientos Generales del Archivo Central
Lineamientos de Trabajo de la DC
Otras referencias documentales
5. Autoridades y responsabilidades
La persona que ocupa el puesto de secretaria) en la División de Coordinación, se
va a encargar de velar por el cumplimiento del macroproceso establecido en este
manual, dando asesoramiento a lo interno de la División, para que estos procesos
se sigan correctamente.
6. Descripción del procedimiento
6.1 Entrada y Salida de documentos
6.1.1 Entrada de documentos
Se reciben documentos que envían dependencias del CONARE, las IESUE y otras
instituciones públicas o empresas privadas nacionales y extranjeras, en la
secretaría de la División de Coordinación.
La secretaría de la DC, procede a sellar una copia del documento, para ponerle
los datos de recibido. Esta copia es la que se lleva la persona que entregó el
documento, como constancia de su entrega. Seguidamente, la persona encargada
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Procedimiento Específico
de la secretaría de la DC coloca el sello de recibido al documento y agrega los
datos de recibido.
Se procede al análisis del documento y se ingresa en el control digital de
correspondencia recibida (el formato de este control, se lleva de forma digital y se
puede encontrar en el Manual de Procedimientos del Archivo Central del
CONARE), luego se confecciona e imprime un oficio de traslado.
Posteriormente, se trasladan ambos documentos a la jefatura de la DC, para que
ésta los analice, les coloque el sello de asignado y firme el respectivo traslado
documental. Además, redacción, en caso que proceda.
Una vez que el oficio de traslado tiene la firma de la jefatura, se le colocan los
sellos respectivos y se imprimen las copias necesarias en el papel
correspondiente. Posteriormente, la persona encargada de la secretaría realiza la
entrega de toda la documentación.
6.1.2 Salida de documentos
El personal de la DC confecciona algunos tipos documentales, que resuelven
diversas gestiones y los trasladan a la secretaría de la DC, para que se ingresen
los datos en el control de correspondencia enviada (el formato de este control, que
se lleva de forma digital se puede encontrar en el Manual de Procedimientos de
Archivo Central del CONARE) y la gestión correspondiente.
Para la salida de documentos internos, la persona encargada de la secretaría los
traslada a la instancia correspondiente, donde recoge el recibido en una copia del
documento.
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Procedimiento Específico
En caso de salida de documentos externos, la persona encargada de la secretaría
entrega el tipo documental en la Recepción del CONARE, junto con una copia del
documento para recoger el recibido. Esta instancia realiza el envío al destinatario
indicado y, una vez hecha la gestión, devuelve la copia con el recibido.
6.2 Elaboración de tipos documentales
6.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos
Al recibir un documento y darle la resolución a este, se puede requerir que la
persona encargada de la secretaría de la DC elabore memorandos o cartas, que
según la normativa del Archivo Central del CONARE indica que:
1. Los memorandos son tipos documentales que solo se utilizan a nivel interno
y que su extensión no va a exceder de una página.
2. Las cartas se utilizarán cuando el oficio a lo interno del CONARE, sea
superior a una página o cuando se necesite enviar alguna nota a lo externo
de la institución, sin importar su dimensión.
3. A los memorandos y cartas se les asigna el consecutivo correspondiente
(la persona encargada de la secretaría, lleva un registro impreso y digital
de los consecutivos, indicando las siglas del nombre de la persona que lo
utilizó).
Por otra parte, la persona encargada de la secretaría de la DC, puede recibir de
las (los) funcionarias (os) de la División, la solicitud de colaboración para dar
formato a algunos tipos documentales, como informes, cuadros, tablas, estudios y
otros documentos específicos. Para ello la persona encargada de la secretaría,
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Procedimiento Específico
utiliza la normativa correspondiente para dar el formato al tipo documental y lo
devuelve al funcionario para su revisión y aprobación.
6.2.2 Constancias y certificaciones
Se recibe la solicitud para la elaboración de una constancia o certificación y esta
se traslada a la persona encargada de la secretaría.
La persona encargada de la secretaría de la DC, procede a buscar y consultar la
información que se requiere certificar. La información requerida para la confección
de la constancia y/o certificación se puede encontrar en el Archivo de Gestión de
la DC o bien en el Archivo Central del CONARE.
Una vez que se tiene toda la información, se confecciona el tipo documental
solicitado, este se elabora según la normativa institucional. Cuando el documento
está confeccionado, se solicita en la secretaría de la Dirección de OPES, un
número de oficio para colocarle al tipo documental elaborado.
La persona que trabaja en la secretaría de la División, traslada a la jefatura de la
DC, el documento solicitado con la información necesaria para corroborar los
datos, analizar la información y en caso de tener sugerencias, se las hace saber a
la secretaría, para que se modifique el documento. Posteriormente, se lo traslada
con la firma de la secretaria para que la jefatura lo firme.
Cuando el documento tiene la firma de la secretaría y de la jefatura de la DC, se le
saca una copia y se lleva a la Dirección de OPES, para su firma.
Finalmente, cuando el documento tiene las firmas requeridas, la secretaría de la
Dirección de OPES, informa que el documento está completo, la persona
encargada de la secretaría recoge la certificación o constancia, llama a la persona
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solicitante para que retire el documento, del cual debe quedar una copia con la
constancia de recibido.
6.2.3 Convocatorias, Minutas y Ayudas de Memoria de las reuniones de la División y otras solicitadas por la Jefatura
La persona encargada de la secretaría de la DC, elabora las convocatorias para
las reuniones de la División. Posteriormente, traslada a la Jefatura las
convocatorias para su revisión y firma.
Cuando tienen la firma de la Jefatura, la persona encargada de la secretaría las
sella y saca una copia para la obtención del recibido y procede a entregarlas al
personal de la DC.
La persona encargada de la secretaría es la responsable de elaborar los
resúmenes de reuniones de la DC y darle seguimiento de acuerdos.
Posteriormente, el resumen debe ser aprobado por el personal de la División o
Equipo en una reunión. Luego, es firmado por la Jefatura de la División.
En el caso que la Jefatura solicite a la secretaría de la DC, asistir a alguna reunión
de alguna Comisión o Equipos, ella confeccionará la ayuda de memoria
correspondiente.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
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Procedimiento Específico
6.3 Gestión de Solicitudes y trámites
6.3.1 Solicitud de transporte
El personal de la DC, informa a la secretaría las fechas en que tendrán reuniones
u otras actividades fuera de las instalaciones del CONARE, así como las giras
previstas y se incluyen en un registro. Luego, confeccionan la boleta de solicitud
de vehículo y se la entregan a la secretaria de la División.
Posteriormente, el personal de la DC traslada a la secretaría la boleta de solicitud
de vehículo, debidamente llena; la secretaría procede a verificar los datos, según
la información previa, brindada por el personal de la DC. Una vez que la secretaría
ha verificado los datos, procede a trasladar la boleta de solicitud a la jefatura de la
DC, para su revisión y firma.
Cuando la boleta tiene la firma de la jefatura, la persona encargada de la
secretaría la sella y saca una copia para la obtención del recibido y procede a
entregarla en la secretaría de la Sección Administrativa del CONARE.
Al entregarla en la secretaría de la Sección Administrativa, se verifica que la
persona que recibe el documento, además de colocar el sello de recibido de esa
unidad, indique si hay o no vehículo institucional.
Al conocer si hay vehículo institucional o no, se le indica a la persona que realizó
la solicitud, para que proceda según corresponda.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
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Procedimiento Específico
6.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad
El personal de la DC, solicita a la secretaría una boleta de control de ausencias, la
cual viene con una copia para el solicitante. Posteriormente, la traslada
debidamente llena a la secretaría de la DC; y ella procede a verificar los datos.
Una vez concluido este paso, la persona encargada de la secretaría de la DC,
traslada la solicitud a la jefatura para su autorización y firma.
Después se procede a sellarla y sacar otra copia que sirva para la obtención del
sello de recibido. Al concluir con estos pasos, lleva la boleta a la secretaría de la
Sección Administrativa para que se continúe con el trámite y firme las copias de
esta. Una copia se incluye en el archivo de gestión de la DC y la otra se le
entrega a la persona solicitante con el sello y firma de recibido de la Sección
Administrativa.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
6.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén)
El personal de la DC solicita a la persona encargada de la secretaría algún
material y/o suministro de oficina que requiera o bien la secretaria (o) verifica si
falta algún material y/o suministro de uso común en la DC.
Luego, la persona encargada de la secretaría de la DC, se dirige al Almacén
Institucional y le solicita a la persona encargada, los materiales y/o suministros
que se requieren.
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Procedimiento Específico
Cuando la secretaría recibe lo solicitado, debe firmar una boleta en la que se
indica, lo entregado por la persona encargada del almacén.
Posteriormente, la persona encargada de la secretaría ingresa en una tabla de
Excel, los datos de los materiales y/o suministros solicitados al Almacén
Institucional. Esta tabla es un control digital de los materiales y/o suministros
solicitados y entregados al personal.
Finalmente, se le informa al personal de la DC que solicitó los materiales y/o
suministros, que estos se encuentran en la oficina de secretaría para que los
retiren y el material de uso común en la DC, se coloca en su lugar habitual.
6.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería
El personal de la DC informa a la persona encargada de la secretaría, las fechas
en que tendrán reuniones o cualquier tipo de actividades. Además, en los casos
en que estas se realicen en las instalaciones del CONARE, indican la cantidad de
personas que asistirán al evento, el número de cédula de cada uno de los
participantes en la reunión, el horario, si necesitan repostería y el tipo de equipo
multimedia que se requiera.
La persona encargada de la secretaría gestiona ante la Dirección, el préstamo de
una sala y/o auditorio, indicando el número de personas que asistirán al evento, el
motivo del mismo, quién lo organiza y la persona encargada de la actividad o
reunión en la DC. La secretaría también puede realizar esta gestión, vía telefónica
o presencial, en la dependencia o Programa que cuente con espacios para realizar
reuniones.
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Procedimiento Específico
Para el caso de las actividades que no sean reuniones usuales, además, la
persona encargada de la secretaría confecciona un oficio, dirigido a la Dirección
de OPES, en el cual se solicita la autorización para el uso de las instalaciones.
Este documento debe indicar el nombre del evento, el número de personas que
asistirán, la fecha, la hora y duración de este, una descripción de la relación del
evento con el trabajo de alguna comisión o subcomisión del CONARE, entre
otros. Este oficio va firmado por la Jefatura de la DC.
Posteriormente, cuando se tiene el espacio reservado, se tramita ante el CETIC,
el préstamo de equipo multimedia; para ello se ingresa en la intranet del
CONARE, al espacio del CETIC y se llena la boleta de solicitud de equipo.
Después de esta acción debe llegar un correo electrónico a la persona que
completó la boleta, que indica que la solicitud ya fue hecha. Seguidamente, la
secretaría de la DC, procede a anotar el número de solicitud en la agenda, junto a
la reunión o evento para el cual se solicitó el equipo. Posteriormente, el CETIC le
informa la disponibilidad de equipo audiovisual. En caso de que el CETIC no
cuente con equipo multimedia disponible, la secretaría informa al personal
solicitante de la DC.
Para las actividades o eventos que requieran de repostería, la secretaría solicita al
proveedor que se haya elegido en la Proveeduría Institucional. Para ello la
secretaría consulta a la persona encargada de la actividad en la DC, si desea
solicitar algún tipo de alimentación específico, y además, debe llamar con
anterioridad, al proveedor designado para evitar inconvenientes con la
alimentación.
Cuando el personal de la DC lo requiera, solicita a la secretaría, el apoyo en la
organización de los eventos, actividades o reuniones.
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6.3.5 Solicitud de servicios misceláneos
El personal de la DC, solicita a la secretaría una boleta de solicitud de servicios
misceláneos, que posteriormente, traslada debidamente llena; la secretaría
procede a verificar los datos, saca una copia de la boleta para la obtención del
sello de recibido y la transfiere a la secretaría de la Sección Administrativa, para
que se continúe con el trámite. Es importante recordar que el formato de este
documento es el establecido por la Sección Administrativa del CONARE y esta
boleta solo se utiliza cuando se necesita un trámite urgente.
6.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría
El personal de la DC, confecciona y entrega a la secretaría de la DC una carta de
solicitud de algún bien o servicio, junto con la boleta de solicitud de bienes y
servicios, respectiva. Posteriormente, la secretaría o la persona encargada de
planificación y control, procede a revisar y verificar los datos. Luego confecciona
los oficios correspondientes.
En el caso de las solicitudes de pago y visto bueno, se confecciona una carta de
traslado de dicha solicitud dirigida a la Unidad de Proveeduría.
Una vez concluido este paso, la persona encargada de la secretaría de la DC,
traslada los oficios o la boleta de solicitud de bienes y servicios a la Jefatura para
su revisión y firma.
Posteriormente, se procede a sellarlos y sacar otra copia que sirva para la
obtención del sello de recibido. Al concluir con estos pasos, lleva los oficios o la
boleta de solicitud de bienes y servicios a las instancias respectivas para que se
continúe con el trámite y firme la copia de esta.
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Procedimiento Específico
La secretaria de la DC, es la encargada de llevar un registro en Excel de las
solicitudes de bienes y servicios y de las solicitudes de pago respectivas. Además,
dar seguimiento a la entrega de lo solicitado.
Nota: Cada año, la Proveeduría Institucional envía los “Lineamientos para la
solicitud de usuario de bienes y/o servicios, programa de adquisiciones y proceso
de contrataciones”.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
6.3.7 Gestión de pago por medio de caja chica
El personal de la DC, confecciona y entrega una boleta de liquidación de gastos a
la persona encargada de la secretaría de la DC y esta procede a revisarla. Luego,
hace el traslado de la boleta a la jefatura para su revisión y firma.
Una vez que la jefatura de la DC ha firmado la boleta de liquidación de caja chica,
la secretaría saca una copia de dicha boleta y sus facturas, para la obtención de la
firma y sello de recibido y hace entrega del original en la Sección Administrativa,
a la persona encargada de la administración de la caja chica institucional. La copia
se incluye en el archivo de la DC.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
6.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje
La secretaría recibe por parte del funcionario (a) de la División una carta para la
autorización de la gira, la cual incluye un costo aproximado de la gira.
Posteriormente, se confecciona y traslada a la Jefatura, un oficio de acuse de
recibo a la persona interesada; en el que se incluye la respuesta de la Jefatura al
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Procedimiento Específico
permiso solicitado y otro oficio para el Director de OPES, en el cual se le informa
las personas que estarán de gira y se le solicita la autorización de los viáticos, en
caso que proceda. Una copia con la respuesta del Director de OPES es enviada a
la División de Coordinación desde la Dirección.
Una vez que el funcionario (a) realizó la gira, entrega a la secretaría, la boleta de
liquidación de viáticos, debidamente llena, junto con los comprobantes
respectivos. Posteriormente, la secretaría de la DC, lo revisa y lo traslada a la
Jefatura para su firma. Una vez firmado, la secretaria procede a sacar una copia
para la obtención del sello de recibido y entregarlo a la unidad correspondiente. La
secretaria incluye una copia con el recibido en el archivo de la DC.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
6.3.9 Trámites de averías
El personal de la DC informa a la secretaría, si tienen algún problema técnico con
el equipo de computación, telefónico o daño de algún bien. La persona encargada
de la secretaría de la DC completa la solicitud con los datos que solicita el CETIC
o la unidad de mantenimiento. La solicitud ante el CETIC la tramita de manera
electrónica y en el caso de la unidad de mantenimiento, se confecciona y traslada
una boleta a la secretaría de la Sección Administrativa. Una copia de estas
solicitudes queda incluida en el archivo de la División.
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6.4 Controles y Reportes
La secretaría de la DC lleva los siguientes controles los cuales son actualizados
diariamente: control de expedientes, control de correspondencia, control de activos
y reporte semanal de reuniones. La secretaria de la DC también se encarga de
confeccionar los diversos reportes que le solicite la jefatura. Estos reportes se
definen en los lineamientos de trabajo de la DC; además, se confeccionan otros
reportes que surjan de algún requerimiento específico. De todos los reportes se
deja una copia en el archivo de la DC.
6.4.1. Reporte entrega de expedientes
El personal de la DC que participa en las áreas de coordinación interuniversitaria,
hace entrega de los expedientes de las reuniones y/o sesiones de las comisiones,
subcomisiones y/o equipos interuniversitarios de cada área, a la persona
encargada de la secretaría de la DC. En este caso, el expediente se recibe
mediante un memorando que confecciona la persona que hace entrega del
expediente.
En el caso de que sean expedientes de sesiones realizadas por las Comisiones de
Vicerrectores, estos los recibe la persona encargada de la secretaría de la DC y se
trasladan a la jefatura para su conocimiento. Una vez que la jefatura lo indica, la
secretaria de la DC confecciona un oficio por medio del cual envía a la Dirección
de OPES una copia de la minuta y convocatoria de la sesión de vicerrectores.
Además, confecciona un memorando de traslado del expediente al archivo de la
DC y un acuse de recibo del expediente a la persona que lo entrega.
Seguidamente, la persona encargada de la secretaría de la DC, hace entrega de
estos documentos a la jefatura para su conocimiento, revisión y firma.
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Procedimiento Específico
Para finalizar, la persona encargada de la secretaría de la DC, entrega los
documentos revisados y firmados por la Jefatura de la DC, a la persona y/o
instancia correspondiente.
La persona encargada de la secretaría de la DC, confecciona un reporte sobre los
expedientes faltantes en el archivo de la DC, en las fechas indicadas en los
lineamientos anuales de trabajo de la DC y lo traslada a la jefatura para su
conocimiento.
En caso que existan expedientes faltantes, la secretaria confecciona un oficio para
las personas encargadas de las áreas, mediante el cual la jefatura solicita
completar la entrega.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
6.4.2. Reporte de correspondencia enviada y recibida
Al final de cada año, la persona encargada de la secretaría, confecciona un
memorando en el cual informa a la jefatura, el número total de la correspondencia
enviada y recibida en la División de Coordinación.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
6.4.3. Reporte anual de asignación de activos electrónicos
El personal de la DC recibe los activos que le son asignados, mediante una boleta
que confecciona el CETIC. La boleta debe tener la firma de la persona que
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entrega el activo, la firma de la persona que lo recibe y el visto bueno de la
Jefatura de la DC.
Una vez que la boleta está completa, la secretaría de la DC saca una copia para
su inclusión en el archivo y actualiza un registro de control que contiene la
asignación anual de activos.
Al finalizar el año, lo revisa en conjunto con la persona que realiza labores de
planificación y control y confecciona el reporte correspondiente, el cual se traslada
a la jefatura para su revisión. En caso de que exista algún problema, se realizan
las gestiones para su solución.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
6.4.4. Informe anual de labores
Cada año, la persona encargada de la secretaría de la DC, confecciona su informe
individual de labores, según lo indicado en los lineamientos anuales de trabajo de
la DC y lo traslada a la Jefatura.
La Jefatura de la DC, lo revisa y elabora el tipo documental, en caso que proceda.
La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa
institucional.
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6.4.5. Reporte semanal de reuniones y actividades
La persona encargada de la secretaría de la DC, confecciona semanalmente un
oficio, con el reporte de reuniones y actividades y lo entrega a la jefatura para su
revisión y firma.
Posteriormente, la secretaría traslada este reporte a la secretaría de la dirección
de OPES y a la jefatura de la sección administrativa, se le brinda copia a los (as)
funcionarios (as) encargadas de reuniones o actividades en esa semana.
La secretaria incluye una copia de este reporte en el archivo de la DC.
6.5 Servicio de atención al usuario
6.5.1 Consultas internas y externas
En caso de que la persona encargada de la secretaría de la DC, recibe consultas
internas o externas y no las pueda solucionar, las direcciona a la persona
correspondiente.
6.5.2 Atención de invitados
En caso de que algún visitante llegue a la secretaría de la DC, ella lo atiende,
evacúa su consulta o le indica donde puede encontrar a la persona que solicita.
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 22 de 45
Procedimiento Específico
6.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos
La secretaría de la DC es la persona encargada de fotocopiar algunos
documentos solicitados por la Jefatura y el personal de la División. Además, en
caso que se requiera, la secretaría se encarga de encuadernar ciertos
documentos.
Posteriormente, la persona encargada de la DC, entrega el documento al personal de la División, correspondiente.
6.6 Archivo
6.6.1 Listas de Remisión de documentos al Archivo Central
En el Archivo de la DC, se mantiene un histórico de tres años de los documentos
(El año en que se realizan los documentos y dos años posteriores a la creación de
estos). Los documentos con más de tres años de permanencia en el Archivo de
Gestión se remiten al Archivo Central del CONARE. Para ello la secretaría de la
DC, completa una lista de remisión de documentos según los “Procedimientos
Generales del Archivo Central del CONARE”.
Una vez confeccionada la lista de remisión, la secretaría de la DC, comunica a la
jefatura y a la persona encargada del Archivo Central del CONARE, que se
concluyó con la lista y ella proceda a realizar el traslado de los documentos
correspondientes al archivo central.
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 23 de 45
Procedimiento Específico
7. Diagrama descriptivo
A continuación se detalla el significado de cada símbolo que se puede utilizar en el
CONARE, en la realización de manuales de procedimientos, según lo establecido
en el Manual Institucional, realizado para estandarizar este tipo documental.
Figura Significado
Operación
Transporte
Demora
Inspección
Almacenamiento
Decisión
Entrada de bienes
Operación e inspección
Dirección del Flujo
Informe para decisiones
Ingreso electrónico de Datos
Registro manual de datos
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 24 de 45
Procedimiento Específico
Figura Significado
Almacén. electrónico de datos
Consulta electrónica de datos
Impresión
Producción manual de datos
Listado de datos como salida
Consulta física de datos
Debido a que las funciones que desarrolla la secretaría de la División de
Coordinación, son variadas se requiere realizar un diagrama descriptivo por cada
proceso identificado, como se muestra a continuación:
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 25 de 45
Procedimiento Específico
7.1 Entrada y Salida de documentos
7.1.1 Entrada de documentos
Secretaria de la DC
Jefatura de la DC
01
02 Documentos recibidos
03 Documentos recibidos
04
05
Productos Flujo de información
Recepción de documentos enviados por las instancias
interesadas
Ingreso de los datos en control digital de
correspondencia recibida
Código Descripción de la actividad
Confección e impresión de oficio de traslado de
documentos
Redacción en el caso que proceda, revisión y firma de
oficio de traslado de documentos
Traslado de documentos a los interesados
InsumosUnidad Ejecutora
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 26 de 45
Procedimiento Específico
7.1.2 Salida de documentos
Secretaria de la DC
Recepción del CONARE
01
02 Documentos a enviar
03 Documentos a enviar
04 Documentos a enviar
05 Documentos a enviar
Entrega de documentos cuando son personas o
dependencias internas del CONARE
Unidad Ejecutora
Código Descripción de la actividad Insumos Productos
Recepción de documentos enviados por el personal de
la DC
Ingreso de los datos en control digital de
correspondencia para enviar
Llenado de la boleta de envió de documentos fuera
de las instancias del CONARE
Traslado de documentos a la Recepción del CONARE
Flujo de información
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 27 de 45
Procedimiento Específico
7.2 Elaboración de Tipos Documentales
7.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos
Código Descripción de la actividad Insumos Productos Flujo de
informaciónSecretaria de
la DC Personal de
la DC
01
Recepción de documentos
enviados por las instancias
interesadas
02
Ingreso de los datos en control
digital de correspondencia
recibida
Correspondencia recibida
03
Confección del tipo documental
(memorando y/o carta)
correspondiente de acuerdo a los
lineamientos del CONARE
Correspondencia recibida
Lineamientos del CONARE respecto
al manejo documental
04Actualización del
control de consecutivos
impreso y digital
Correspondencia recibida
05Formato de
documentos a solicitud del
personal de la DC
Documentos recibidos
Unidad Ejecutora
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 28 de 45
Procedimiento Específico
7.2.2 Constancias y certificaciones
Secretaria de la DC
Jefatura de la DC
Dirección de OPES
01
02 Correspondencia recibida
03
Correspondencia recibida
Información recopilada
04
Correspondencia recibida
Lineamientos del CONARE respecto
al manejo documental
Documentos para verif icar los datos
05
Correspondencia recibida
Lineamientos del CONARE respecto
al manejo documental
06
Correspondencia recibida
Lineamientos del CONARE respecto
al manejo documental
Documentos para verif icar los datos
07Constancia y/o
certif icación elaborada
08Constancia y/o
certif icación elaborada
09Constancia y/o
certif icación elaborada
Código Descripción de la actividad InsumosUnidad Ejecutora
Flujo de información
Traslado de la constancia y/o certif icación a la Dirección de
OPES para f irma
Informar a la persona solicitante para que retire el documento
Ingreso de los datos en control digital de correspondencia
Recopilación de información requerida
Confección del tipo documental correspondiente de acuerdo a los lineamientos del CONARE
Solicitud a la Dirección de OPES de un número de oficio
Firma de la constancia y/o certif icación por la secretaria
Traslado de la constancia y/o certif icación para revisión y
f irma de la Jefatura
Recepción de la solicitud de constancia y/o certif icación
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 29 de 45
Procedimiento Específico
7.2.3 Convocatorias, Minutas, Ayudas de Memoria de las reuniones de División y otras solicitudes por la Jefatura
Secretaria de la DC
Jefatura de la DC
Personal de la DC
01Convocatoria y/o resumen
elaborada
02Convocatoria y/o resumen
elaborada
03Convocatoria y/o resumen
elaborada
04Convocatoria y/o resumen
elaborada
05Convocatoria y/o resumen
elaborada
Código Descripción de la actividad Insumos
Aprobación por el personal de la DC
Firma de la Jefatura
Unidad EjecutoraFlujo de
información
Confección de las convocatorias y o resúmenes de las
reuniones de la DC
Traslado de la convocatoria y/o resumen para revisión a la Jefatura
Archiva el documento según la normativa
institucional
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V1 Página 30 de 45
Procedimiento Específico
7.3 Gestión de Solicitudes
7.3.1 Solicitud de transporte
Secretaria de la DC
Personal de la DC
Jefatura de la DC
Sección Administrativa
01
02 Boleta de solicitud
03 Boleta de solicitud
04 Boleta de solicitud
05 Boleta de solicitud
06 Copia de recibido
07 Copia de recibido
08 Copia de recibido
Unidad Ejecutora Flujo de información
Recepción de boletas de solicitud de vehículo
Verificación de datos
Revisión y firma por parte de la Jefatura de la DC
Informar a la secretaria (o) las fechas de reuniones,
actividades y giras y confección de la boleta de
solicitud de vehículo
Código Descripción de la actividad Insumos
Archiva el documento según la normativa
institucional
Informar a la persona que solicitó el transporte si
hay o no vehículo institucional
Dar seguimiento a las solicitud hasta obtener lo
solicitado
Entrega de la boleta de solicitud
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 31 de 45
Procedimiento Específico
7.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad
Secretaria de la DC
Personal de la DC
Jefatura de la DC
Sección Administrativa
01
02Boleta de control de ausencias
03Boleta de control de ausencias
04Boleta de control de ausencias
05Boleta de control de ausencias
06
Boleta de control de
ausencias y copia de recibido
07 Copia de recibido
08 Copia de recibido
Archiva el documento según la normativa
institucional
Flujo de información
Solicitud de boleta de control de ausencias a la
secretaria (o)
Entrega a la persona que solicitó las vacaciones la copia de recibido de la
boleta de control de ausencias
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora
Llenar y entregar la boleta de control de ausencias a
la secretaria (o)
Recepción de boletas de control de ausencias a la
secretaria (o)
Traslado de la boleta de control de ausencias a la
Jefatura
Firma de la boleta de control de ausencias
Entrega de la boleta de control de ausencias en la dependencia del CONARE
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 32 de 45
Procedimiento Específico
7.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén)
Secretaria de la DC
Personal de la DC
01
02Requerimiento de materiales
y/o suministros
03
Materiales y/o suministros
solicitados en Almacén
Institucional
04
Materiales y/o suministros
solicitados en Almacén
Institucional
Solicitud de materiales y/o suministros en el Almacén Institucional y firma boleta de entrega de materiales
Ingreso de los datos de los materiales y/o
suministro en un control digital
Entrega de los materiales y/o suministros solicitados
al personal correspondiente
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora Flujo de información
Solicitud de materiales y/o suministros a la secretaria
(o)
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V1 Página 33 de 45
Procedimiento Específico
Secretaria de la DC
Personal de la DC
01
Informar a la secretaria (o) la fecha, hora, cantidad de
personas y requerimientos de equipo multimedia y de repostería
para la realización de actividades en las
instalaciones de CONARE
02
Gestionar solicitud de préstamo de sala para
reuniones en las instalaciones del
CONARE
03
Accesar en la Intranet del CONARE al espacio del
CETIC, para llenar la boleta de solicitud de
equipo
Datos sobre la reunión o actividad
04
Informar al personal de la DC la disponibilidad de
sala y equipo multimedia para la ralización de
reuniones
05
Comunicarse con el proveedor designado por
la Proveeduría Institucional y solicitar la
repostería según indicaciones del personal
de la DC
Requerimientos de repostería
06 Dar seguimiento a la solicitud de repostería
Repostería solicitada
07
Apoyar al personal de la DC en la organización de aspectos logísticos de las
actividades cuando se solicite
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora Flujo de información
7.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 34 de 45
Procedimiento Específico
7.3.5 Solicitud de servicios misceláneos
Secretaria de la DC
Administración del CONARE
Personal de la DC
01
02
03Boleta de solicitud y
documentos anexos
04Boleta de solicitud y
documentos anexos
05Boleta de solicitud y
documentos anexos
Código Descripción de la actividad Insumos Flujo de
información
Confección de la solicitud de servicios miselanios
Unidad Ejecutora
Dar seguimiento a la solicitud
Recepción de solicitudes
Análisis de la solicitud
Entrega de la solicitud de servicios miceláneos
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 35 de 45
Procedimiento Específico
7.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría
Secretaria de la DC
Persona encargada de planificación y
control
Personal de la DC
Jefatura de la DC
01
02Solicitud de bienes y/o servicios
03Solicitud de bienes y/o servicios
04
Solicitud de bienes y/o servicios
Copia de recibido
05Solicitud de bienes y/o servicios
Insumos
Unidad EjecutoraFlujo de
información
Confección y entrega de carta y boleta de solicitud de bienes y/o servicios a
la secretaría de la DC
Revisión y verificación de datos de la boleta de
solicitud
Traslado del tipo documental a la Jefatura para su revisión y firma
Entrega del tipo documental a la instancia respectiva y recolección
del sello de recibido
Dar seguimiento a las solicitudes de bienes y/o
Código Descripción de la actividad
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 36 de 45
Procedimiento Específico
7.3.7 Trámites por medio de caja chica
Secretaria de la DC
Personal de la DC
Jefatura de la DC
Sección Administrativa
02
Confección y entrega de la boleta de
solicitud de liquidación de gastos
a la secretaria
Boleta de solicitud de adelanto de caja chica
03Entrega de la boleta
de liquidación de caja chica a la secretaria
Boleta de liquidación de
caja chica
04
Verificar los datos de la boleta de
liquidación de caja chica
Boleta de liquidación de
caja chica completa
05Traslado de la boleta de liquidación de caja
chica a la Jefatura
Boleta de liquidación de
caja chica completa
06Revisión y firma de
laboleta de liquidación de caja chica
Boleta de liquidación de
caja chica completa
07
Entrega de la boleta de liquidación de caja
chica a la persona encargada de la
administración de la caja chica en el
CONARE
Boleta de liquidación de
caja chica completa y
firmada
Fotocopia del recibido
08Archiva el documento según la normativa institucional
Copia de recibido
Código Descripción de la actividad Insumos Flujo de
información
Unidad Ejecutora
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 37 de 45
Procedimiento Específico
7.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje
Secretaria de la DC
Personal de la DC
Jefatura de la DC
01
Confección y entrega de carta de solicitud para la autorización
de la gira, a la secretaría de la DC
02Verificación de datos y confección de los tipos documentales
carta de solicitud
03Traslado del tipo
documental para su revisión y firma a la
jefatura
carta de solicitud
04Entrega del tipo documental a la
persona e instancias respectivas
tipos documentales
05 Dar seguimiento a la solicitud
tipos documentales
06Entrega de la boleta
de liquidación de viáticos debidamente llena y comprobantes
boleta de liquidacion y
comprobantes
07Verificación de datos y confección de los tipos documentales
boleta de liquidacion y
comprobantes
08Traslado del tipo
documental para su revisión y firma a la
jefatura
boleta de liquidacion y
comprobantes
09Entrega de la boleta de liquidación a la
unidad correspondente
boleta de liquidacion y
comprobantes
10Archiva el documento según la normativa institucional
Copia de recibido
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora Flujo de información
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 38 de 45
Procedimiento Específico
7.3.9 Trámites de averías
Secretaria de la DC
Personal de la DC
01
02 datos sobre la avería o problema
03 boleta de la unidad de mantenimiento
04 boletas elaboradas
05 Copia de recibido
Flujo de información
Informar a la secretaria algún problema técnico con el equipo de computación, telefónico o daño de algún
bienAccesar en la Intranet del CONARE al espacio del
CETIC, para llenar la boleta correspondiente
Confección y traslado de la boleta a la unidad de
mantenimiento
Archiva el documento según la normativa
institucional
Dar seguimiento a la solicitud
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 39 de 45
Procedimiento Específico
7.4 Controles y Reportes
7.4.1 Reporte de entrega de expedientes
Secretaria de la DC
Personal de la DC
Jefatura de la DC
01Lineamientos de Trabajo de
la DC
02 Expediente de reunión
03 Expediente de reunión
04 Expediente de reunión
05 Expediente de reunión
06
Expediente de reunión
Lineamientos de trabajo de
la DC
07
Expediente de reunión
Lineamientos de trabajo de
la DC
08Lineamientos de Trabajo de
la DC
09Lineamientos de Trabajo de
la DC
10Lineamientos de Trabajo de
la DC
11Lineamientos de Trabajo de
la DC
12 Copia de recibido
Entrega de los oficios al personal de la DC
Archiva el documento según la normativa
institucional
Confección de los reportes de entrega de expedientes
Entrega del reporte en la fecha establecida a la
Jefatura
Revisión del reporte de expedientes por parte de
la Jefatura
Confección de los oficios con el reporte de los expedientes faltantes
Traslado de los oficios para revisión y firma de la
Jefatura
Entrega de los expedientes de reuniones
y/o sesiones de las comisiones,
subcomisiones y equipos interuniversitarios
Traslado del expediente de Vicerrectores a la Jefatura
Confección de los tipos documentales
correspondientes
Traslado de los oficios para revisión y firma de la
Jefatura
Entrega de los documentos a la persona y/o instancia respectiva
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad EjecutoraFlujo de
información
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 40 de 45
Procedimiento Específico
7.4.2 Control de correspondencia enviada y recibida
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora Flujo de información Secretaria de la
DC Jefatura de la
DC
01
Confección de memorando con el número total
de correspondencia
enviada y recibida
Control de correspondencia
enviada y recibida
02
Entrega del reporte con el
número total de correspondencia
enviada y recibida a la
Jefatura
plaza nueva o transformación
de plaza
03
Archiva el documento
según la normativa
institucional
Copia de recibido
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 41 de 45
Procedimiento Específico
7.4.3 Reporte de asignación de activos electrónicos
Secretaria de la DC
Persona encargada de planificación y
control
Personal de la DC
01
02Boleta de
asignación de activos
03
Boleta de asignación de
activos
Lineamientos de trabajo de la
DC
04
Control de asignación de
activos actualizado
Lineamientos de trabajo de la
DC
05
Control de asignación de
activos actualizado
Lineamientos de trabajo de la
DC
06 Copia de recibido
Insumos
Unidad Ejecutora
Flujo de información
Recepción de los activos asignados a la DC y firma de la boleta de asignación
de activos
Actualización de control de asignación de activos
de la DC
Archiva el documento según la normativa
institucional
Revisión del reporte del control de activos en
conjunto con la persona que realiza labores de
planificación y control en la DC
Entrega a la jefatura del reporte de control de
asignación de activos en las fechas
correspondientes
Código Descripción de la actividad
Revisión por parte de la Jefatura.
En caso que amerite, confección del tipo
documental
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 42 de 45
Procedimiento Específico
7.4.4 Informe anual de labores
Secretaria de la DC
Jefatura de la DC
01Confección del
informe individual de labores
02Entrega del informe individual de labores
a la Jefatura
Informe individual de
labores
03Revisión del informe
por parte de la Jefatura
Informe individual de
labores
04Elaboración del tipo documental,en caso
de que hay observaciones
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora Flujo de información
7.4.5 Reporte semanal de reuniones y actividades
Secretaria de la DC
Jefatura de la DC
01
Reporte de actividades y
reuniones
Lineamientos de trabajo de la DC
02Reporte de
actividades y reuniones
03Reporte de
actividades y reuniones
04 Copia de recibidoArchiva el documento
según la normativa institucional
Flujo de información
Confección de oficio con el reporte de reuniones y
actividades semanalmente
Traslado del oficio para revisión y firma de la
Jefatura
Entrega del oficio a la Sección Administrativa y a
la Secretraria de la Dirección
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 43 de 45
Procedimiento Específico
7.5 Servicio de atención al usuario
7.5.1 Consultas internas y externas
Secretaria de la DC
Funcionarios del CONARE
01
02 Consulta
Flujo de información
Recibe consultas internas o externas
Direcciona a la persona correspondiente
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora
7.5.2 Atención de invitados
Secretaria de la DC
Funcionarios del CONARE
01
02 Consulta
Flujo de información
Recibe visitante en la DC
Lo atiende, evacúa la consulta e indica donde
puede encontrar a la persona respectiva
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 44 de 45
Procedimiento Específico
7.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos
Secretaria de la DC
Funcionarios del CONARE
01 Documentos fa fotocopiar
02Documentos fotocopiados
Flujo de información
Fotocopiar documentos
Encuadernar ciertos documentos
Código Descripción de la actividad Insumos
Unidad Ejecutora
Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 45 de 45
Procedimiento Específico
7.5.4 Listas de remisión de documentos al archivo central
Unidad Ejecutora
Secretaria de la DC
01
Documentos almacenados por más de tres años
Normas del archivo para la remisión de
documentos
02
Documentos almacenados por más de tres años
Normas del archivo para la remisión de
documentos
Lista de remisión de documentos
03
Documentos almacenados por más de tres años
Normas del archivo para la remisión de
documentos
Lista de remisión de documentos
Elaboración de lista de remisión para documentos con más de tres años de permanencia en el archivo
de la DC
Comunicar a la jefatura de la DC y a la persona
encargada del Archivo Central que se concluyó con la lista de remisión para que se proceda al
traslado de la documentación
Tralado de documentos al archivo central del
CONARE
Código Descripción de la actividad Insumos Flujo de
información
8. Modificaciones respecto a la versión anterior
Sección modificada Descripción del cambio
No aplica No aplica