codigo de conducta y etica en los negocios
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CODIGO DE CONDUCTA Y ETICA EN LOS NEGOCIOS
ENERO 2020
Chile – Cod-V001
Contenido CODIGO DE CONDUCTA Y ETICA EN LOS NEGOCIOS ........................................................................................................ 1
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................................................... 4
“Compliance” en Sonepar es parte de nuestro desafío ................................................................................................ 4
NUESTROS VALORES .............................................................................................................................................................................. 5
Nuestra Visión ........................................................................................................................................................................................ 5
Nuestros Valores ................................................................................................................................................................................... 5
CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA EN LOS NEGOCIOS ............................................................. 7
¿Qué es el código? ................................................................................................................................................................................. 7
¿A quién va dirigido? .............................................................................................................................................................................. 7
¿Para qué sirve? ....................................................................................................................................................................................... 7
Cumplimiento del Código .................................................................................................................................................................... 8
Responsabilidades .................................................................................................................................................................................. 9
Directores – Gerentes – jefes ....................................................................................................................................................... 9
Colaboradores ................................................................................................................................................................................... 9
Comité de Compliance .................................................................................................................................................................... 9
Procedimiento de Denuncia, Investigación y Sanción ................................................................................................................. 10
Normas de Actuación .................................................................................................................................................................... 10
CONDUCTAS PERSONALES Y CON EL USO DE NUESTROS RECURSOS ........................................................................ 11
Relación con las Personas .................................................................................................................................................................. 11
Igualdad (Respeto a la diversidad y Trato Justo) .......................................................................................................................... 11
Colaboración y Dedicación ............................................................................................................................................................... 12
La Seguridad y Salud de las Personas .............................................................................................................................................. 12
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Consumo de Alcohol, Drogas y Tabaco ........................................................................................................................................ 13
Transparencia y Probidad ................................................................................................................................................................... 13
Anticorrupción e Integridad .............................................................................................................................................................. 14
Trabajo en Equipo ................................................................................................................................................................................ 15
Comunicaciones y Uso de Redes Sociales ..................................................................................................................................... 15
Uso y Protección de los Recursos ................................................................................................................................................... 15
Claves de Acceso ................................................................................................................................................................................. 16
Equipos Informáticos ........................................................................................................................................................................... 16
Correo Electrónico ............................................................................................................................................................................. 17
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Chile – Cod-V001
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Acceso a Internet ................................................................................................................................................................................. 18
Usos Informáticos Prohibidos ........................................................................................................................................................... 19
CONDUCTAS LABORALES ................................................................................................................................................................. 20
Política de Regalos, Cortesías y Entretenimiento ........................................................................................................................ 20
Conflicto de Interés ............................................................................................................................................................................. 21
Oportunidades de Negocio ............................................................................................................................................................... 22
CONDUCTAS EN LAS RELACIONES COMERCIALES................................................................................................................ 23
Relación con los Clientes ................................................................................................................................................................... 23
Relación con los Proveedores........................................................................................................................................................... 25
Relación con los Competidores ....................................................................................................................................................... 26
Medio Ambiente, Contribución a Comunidades Locales o Políticas ...................................................................................... 26
Prevención de Lavado de Activos o Financiación de Terrorismo ............................................................................................ 27
VIGENCIA DEL CÓDIGO DE CONDUCTA .................................................................................................................................. 27
CARTA COMPROMISO CODIGO DE CONDUCTA Y ETICA EN LOS NEGOCIOS DE ELECTRAFK ...................... 28
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Chile – Cod-V001
INTRODUCCIÓN
“Compliance” en Sonepar es parte de nuestro desafío
Abraham Puerta Bris
Director General ELECTRAFK
Que el Compliance en SONEPAR sea parte de nuestra cultura de empresa, es una suerte y además un orgullo. No se trata sólo de dormir bien por las noches, sino además, de saber que contribuimos a la sostenibilidad de nuestros
negocios y países, trabajando por un futuro mejor.
En estos tiempos complejos en los que nos toca hacer negocios en un ambiente político y social a veces inestable, es importante aferrarse a los principios de Sonepar en cuanto a su código ético y su política de Compliance. Aquéllos de nuestros clientes que buscan la seguridad y la transparencia, aquéllos de nuestros proveedores que no pueden
permitirse el lujo de trabajar con cualquiera, no encuentran hoy mejor alternativa que la de Sonepar en toda la región.
Es una ventaja competitiva, pero sobre todo, es un camino que nos lleva a una sociedad más justa, a un desarrollo económico y social estable y a la sostenibilidad y continuidad de nuestros negocios. Es además una medida que nos
permite a nosotros tener la tranquilidad de trabajar con socios de negocio que sabemos que apuestan por los mismos valores que nosotros, y contribuir a establecer alianzas comerciales más fuertes.
Sonepar viene poniendo a disposición de todos sus asociados las herramientas necesarias para el cumplimiento, tanto a través de las capacitaciones online y presenciales, así como la implementación de los procedimientos de evaluación
de terceras partes, e incluso de manera más lúdica con el desarrollo de herramientas como el aplicativo SMiLe. Todo ello nos proporciona el marco necesario para protegernos y ejercer de manera responsable el desarrollo de nuestros
negocios.
Les animo a que además del despliegue de recursos que la compañía pone a nuestra disposición, no dejen de tomar iniciativas locales que refrenden ante el mercado nuestro compromiso con el cumplimiento: firma de acuerdos sectoriales de Compliance, charlas informativas en colaboración con proveedores, adhesiones a instituciones gremiales
que trabajen en conjunto por el cumplimiento y la formalización e incluso a nivel personal, su huella digital en las redes, como empleados de SONEPAR, deja en el mercado el impacto positivo de Compliance que hace que seamos La
Référence.
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NUESTROS VALORES
Nuestra Visión Ser líder en el mercado de la distribución y comercialización de equipos y materiales eléctricos de alta tecnología
aplicados al desarrollo del uso eficiente de la energía eléctrica.
Nuestros Valores
Pasión: La pasión es la fuerza que mueve a ElectraFK: el deseo de aprender de nuestro trabajo y
compartir conocimientos; de innovar y mejorar día a día. En definitiva, es el valor que mejor
refleja nuestro compromiso con el negocio y con nuestros clientes, proveedores y accionistas.
Respeto: El respeto es uno de los valores clave de ElectraFK. Es la base de la relación entre
compañeros, clientes y proveedores. Es una actitud, una manera de comportarse y garantizar
nuestra posición a largo plazo. El respeto que mostramos nos hace acreedores de este y es
un activo permanente en nuestra empresa.
Personas: ElectraFK cree firmemente en que los hombres y mujeres que trabajan en la empresa
son su activo más valioso. El cuidado de las personas, su selección, formación y motivación son
aspectos claves del negocio. Uno de los objetivos es conseguir que sus empleados desarrollen
un sentido de pertenencia a la compañía más allá del estrictamente relacionado con el de sus
equipos locales.
Clientes: Los clientes tienen un papel vital en todos los sectores de la economía. En todas las
áreas de negocio prestamos el mejor servicio posible, adaptando sus prácticas comerciales y
servicios para cumplir sus expectativas y satisfacer sus necesidades. ElectraFK debe ser capaz
de escuchar al cliente, segmentar sus necesidades, facilitando su trabajo, e implementar
soluciones que nos diferencien de la competencia. Los clientes son nuestra razón de ser.
Sinergia: Trabajar conjuntamente para lograr un objetivo común. La organización interna se basa
en sinergias que permiten explorar nuevas vías de mejora, compartiendo experiencias e
innovaciones a través del aprendizaje entre compañeros para afrontar nuevos desafíos. ElectraFK
espera de sus colaboradores el apoyo entre sus distintas áreas de trabajo, fomentando las buenas
relaciones entre empleados, compartiendo ideas y buscando soluciones conjuntas.
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Rentabilidad: El crecimiento rentable es el objetivo último de ElectraFK. Dicho crecimiento se
consigue a través de un correcto equilibrio entre inversiones estratégicas, adquisiciones
selectivas y retorno del capital necesario para asegurar el desarrollo a largo plazo en beneficio
de todos nuestros accionistas, empleados, clientes y proveedores. El beneficio es, en definitiva,
el reflejo del trabajo conjunto para el cliente. Nos permite mantener nuestra independencia y
asegurar nuestro futuro y el de nuestros clientes y proveedores.
Futuro: Los equipos de ElectraFK demuestran día a día su plena capacidad y determinación
para afrontar el futuro, a través de la mejora de la cadena de valor de su negocio, de la de
sus proveedores y la de sus clientes, asegurando el crecimiento para futuras generaciones.
Esto implica la necesidad de implantar nuevos sistemas de distribución, la mejora
permanente de los procesos logísticos y de los puntos de venta. ElectraFK tiene el firme
objetivo de mantener el crecimiento del pasado, defendiendo su posición en el mercado,
su gente, su cultura, asegurando el bienestar de sus empleados, clientes, proveedores y
accionistas, ahora y en el futuro.
La Référence: Este valor representa el objetivo diario de ElectraFK, su ideal, su filosofía, un
objetivo que se renueva todos los días. Se construye a través de la combinación del
esfuerzo individual de cada uno de nuestros empleados, puesto al servicio de los equipos
y, en definitiva, de la dedicación de todos con el único objetivo de ser percibidos por
clientes, fabricantes y competidores como el ejemplo a seguir en nuestra operación y
nuestras prácticas de negocio
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¿Qué es el código?
¿A quién va dirigido?
¿Para qué sirve?
CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA
EN LOS NEGOCIOS
El Código de Conducta y Ética en los Negocios, en adelante el Código, es un documento que describe el compromiso del Grupo Sonepar y ElectraFK de cumplir con las leyes y regulaciones en general que gobiernan nuestras actividades, convirtiéndose en un conjunto de normas internas que guiarán el comportamiento diario de los colaboradores y nuestras decisiones.
Es una herramienta para declarar cuál es nuestro compromiso respecto de prácticas éticas en los negocios y lo que se
debe esperar de nuestro actuar por ser parte de ElectraFK.
Se inspira en nuestra carta de valores, en nuestras políticas, procedimientos, normativas, regulaciones internas y
compromisos que la compañía ha declarado.
El presente código debe ser interpretado en conjunto con el código de conducta y los procedimientos y políticas del
Grupo Sonepar, todos los cuales forman parte integral del presente documento y prevalecen siempre que la política o
proceso local no sea más restrictivo que aquel.
El Código se aplica a todos los Directivos, Gerentes, Colaboradores y Socios de Negocios 1de ElectraFK quienes tienen la obligación de cumplir con este código y de actuar con apego a los más altos estándares éticos y de integridad personal y profesional en todas sus actividades, cumpliendo con todas las leyes, reglamentos y políticas aplicables a la compañía.
En la medida en que todos los destinatarios del Código de Ética sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales, y las practiquen, se puede afirmar que se estará cumpliendo con los deberes
frente a la comunidad, la empresa y el país. La única forma de hacerlo será guiándose por el camino de la honestidad, la
trasparencia y la legitimidad.
El Código establece directrices de lo que es correcto hacer y lo que nunca se debe hacer en ElectraFK. Entre ambos extremos, se debe actuar con prudencia y tener en cuenta la legislación vigente, las regulaciones internas y los Valores de la Compañía.
El Código sirve de orientación al interprete sobre pautas de comportamiento, de cómo abordar un asunto relacionado
con la ética, nos da un marco para verificar nuestras decisiones. No reemplaza nuestro sentido común ni nuestra
capacidad de resolver problemas con buen criterio y diálogo.
Debemos promover su uso y constante discusión ya que la mayor parte de las acciones inapropiadas, inseguras o que
contravienen las normas son más causadas por falta de información adecuada que por la deshonestidad o negligencia
deliberada.
En caso de duda por favor contacte a las gerencias, el personal encargado de cumplimiento o el área legal.
1 Clientes, Proveedores e Intermediarios
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Cumplimiento del Código
Todas las personas a quienes va dirigido este Código deben cumplir con las disposiciones aquí señaladas.
▪ Cualquier persona al interior de nuestra organización o fuera de ella, que desee denunciar una transgresión de
la ley, el Código, las políticas o procedimientos podrá hacerlo en el sistema de alerta del Grupo Sonepar, en el
sitio web: www.sonepar.com/alert Toda denuncia deberá incluir los hechos en cuestión y sus circunstancias,
así como documentos que sustenten la denuncia, si se dispone de ellos. Para información adicional al respecto
consulte el código, políticas y procedimientos del Grupo Sonepar.
▪ Nadie, independientemente de su posición, está autorizado para solicitar a un empleado que contravenga lo
establecido en el Código. Ningún empleado podrá justificar una mala práctica amparándose en una orden
superior contraria al Código o en el desconocimiento del Código. De igual forma, el Grupo Sonepar y ElectraFK
prohíbe las retaliaciones en contra de cualquier denunciante de buena fe que reporte una violación o sospecha
de esta.
▪ Las infracciones a las normas del Código podrían poner en riesgo al Grupo Sonepar y comprometer su
reputación, pero además puede acarrear fuertes consecuencias para nuestros empleados independientemente
de su nivel jerárquico, que incluyen entre otras sanciones disciplinarias, sanciones y penas de prisión. Motivo
por el que todos los colaboradores de ElectraFK tienen la obligación de informar, inmediatamente y conforme
al procedimiento establecido en el presente Código, cualquier incumplimiento o vulneración que de la que
tomen conocimiento, especialmente en aquellos casos que pudieran ser constitutivos de delito, haciéndolo
igualmente en aquellos casos en los que adviertan conductas irregulares de terceros y, en particular, en
proveedores, clientes u otros socios comerciales o colaboradores externos.
▪ Todos los empleados de la compañía y aquellas personas que se incorporen a ElectraFK deberán aceptar de
forma expresa el contenido íntegro del presente Código y el del Grupo Sonepar los cuales, para todos los
efectos legales y contractuales, formarán parte de los respectivos contratos individuales de trabajo, o bien,
deberán aceptarlos por cualquier otro medio escrito.
Cualquier duda sobre la interpretación o aplicación del Código
deberá ser puesta en conocimiento al Comité de Compliance.
Además, en la siguiente casilla de correo electrónico se podrá
realizar cualquier consulta en relación con el Código:
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Responsabilidades
Directores – Gerentes – Jefes
Quienes realizan labores de dirección y supervisión tienen la obligación de realizar todas las acciones necesarias para
que las personas a su cargo incluyan cada vez más las conductas del Código como parte natural en el desarrollo de su
trabajo. Esto quiere decir:
✓ Predicar con el ejemplo.
✓ Promover la cultura de los valores de ElectraFK, donde los colaboradores puedan exponer sus inquietudes
en confianza, sean alentados a trabajar según los valores de la compañía y sean reconocidos por ellos.
✓ Asegurar que los valores de ElectraFK, las políticas, normas y procedimientos se comprendan y practiquen.
✓ Responder siempre, seria y prontamente, a las inquietudes legítimas sobre temas de conductas de negocio y
pedir asistencia si es necesario.
✓ Crear métodos que aseguren que los incumplimientos al Código sean investigados y manejados
apropiadamente, manteniendo la confidencialidad de los antecedentes y protegiendo a las personas
involucradas de posibles represalias.
Colaboradores
✓ Actuar con integridad y respetar el Código de Conducta y Ética en los Negocios.
✓ Identificar acciones o comportamientos contrarios al Código y comunicarlos de inmediato.
✓ Conocer, entender y cumplir los principios y reglas de conducta recogidos en el Código, así como las normas
y procedimientos aplicables.
✓ Contribuir al conocimiento, comprensión y cumplimiento del Código.
✓ Solicitar ayuda en caso de duda, a través de los canales establecidos al efecto.
✓ Prestar su colaboración en el buen funcionamiento de los sistemas de control interno implantados por
ElectraFK para velar por el cumplimiento del Código y del resto de las normas internas de la compañía.
Comité de Compliance
✓ Mantener el Código actualizado, a fin de que instruya la buena conducta de los colaboradores de ElectraFK, tanto
en el interior como en el exterior de la organización, así como las relaciones con los Socios de Negocios.
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Procedimiento de Denuncia, Investigación y Sanción
El presente Código establece las pautas que deben llevar a cabo los empleados de ElectraFK y sus socios de negocios
ante situaciones conflictivas o contrarias al Código.
Igualmente se establecen las actuaciones preventivas necesarias para identificar, valorar y controlar los riesgos de un
incumplimiento del Código.
Para garantizar que, de presentarse una denuncia de una actuación contraria a los principios del Código, aquella será
tratada de forma profesional y confidencial adoptando las medidas oportunas para proteger los intereses de la compañía,
del Grupo Sonepar, de los colaboradores y de los socios de negocios.
Todos los colaboradores tienen la obligación de cumplir con el Código y de contribuir a su implementación, consultando
las dudas y notificando las conductas irregulares que pudieran, en su caso, observar o conocer.
Asimismo, se espera de todos los colaboradores de la compañía y socios de negocios pongan en conocimiento a través
del canal establecido, toda irregularidad o incumplimiento de los principios de conducta recogidos en este Código de
los que hayan podido tener conocimiento.
El Grupo Sonepar cuenta con canales suficientes que permiten a todos sus colaboradores poner en conocimiento de la
organización, de buena fe, de manera confidencial y sin temor a represalias, conductas irregulares en las materias
contempladas en el presente Código y en el resto de las normas internas de la compañía. Para ello está a disposición el
sistema de alerta del Grupo Sonepar en el sitio web www.sonepar.com/alert
Normas de Actuación
Todas las notificaciones o denuncias recibidas serán evaluadas, los datos de los intervinientes podrán ser objeto de
comunicación sólo en el caso de que el hecho denunciado dé lugar al inicio de actuaciones por parte de las autoridades
administrativas o judiciales y en la medida en que fueren requeridos por tales autoridades y, en su caso, a las personas
implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial, iniciado como consecuencia de la investigación.
Se considera que el denunciante actúa de buena fe cuando su denuncia se realiza conforme a lo dispuesto por el Código
y está basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento
irregular, ilícito o delictivo.
Aunque el denunciante no disponga de pruebas o indicios materiales, no se entenderá que falta a la buena fe cuando la
denuncia se efectúe sin ánimo de venganza, de acosar moralmente, de causar un perjuicio laboral o profesional o de
lesionar el honor de la persona denunciada o de un tercero.
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CONDUCTAS PERSONALES Y CON EL USO
DE NUESTROS RECURSOS
Relación con las Personas
Obrar de buena fe, con lealtad y con diligencia y cuidado, velando siempre por el respeto de las personas y el
cumplimiento de la ley y los Derechos Humanos, dando preponderancia en sus decisiones a los principios y valores de
ElectraFK.
La política es proporcionar las mismas oportunidades de trabajo a todas las personas que estén calificadas para realizarlo.
La gestión de recursos humanos y las relaciones entre los colaboradores parten siempre del respeto a la dignidad de las
personas y a su intimidad, y están basadas en los principios de confianza y respeto mutuos. Rechazamos y prohibimos cualquier
forma de trabajo forzado o con menores de edad, el tráfico de personas y la discriminación ilegal.
El Grupo Sonepar se compromete a no divulgar datos de carácter personal de sus empleados, salvo que medie
consentimiento expreso de los interesados y salvo los casos de exigencia legal o cumplimiento de resoluciones judiciales
o administrativas. En ningún caso podrán ser tratados los datos de carácter personal de los colaboradores para fines
distintos de los legales o contractualmente previstos.
El Grupo Sonepar promueve espacios de trabajo libres de cualquier forma de discriminación, bullying o acoso, y se
prohíbe expresamente el abuso de autoridad y cualquier tipo de acoso, ya sea de tipo físico, psicológico o moral, así
como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil para las
personas. Para ello disponemos de un procedimiento de investigación del acoso laboral incluido en su Reglamento
Interno de Orden, Higiene y Seguridad que todos los empleados de la compañía deben conocer y cumplir.
Todos los colaboradores de ElectraFK deben tratarse de forma respetuosa, profesional y amable, para propiciar un
entorno de trabajo agradable, gratificante y seguro, que anime a las personas a dar lo mejor de sí mismas. De la misma
forma, las relaciones entre los colaboradores de la compañía y terceros estarán basadas en los criterios anteriores, en
el respeto profesional y en la colaboración.
Igualdad (Respeto a la diversidad y Trato Justo)
ElectraFK es una entidad que incentiva la inclusión laboral de personas con discapacidad, donde los colaboradores tienen
derecho a trabajar en un ambiente libre de discriminación. Esto incluye la discriminación relacionada con edad, sexo,
raza, cultura, religión, estado civil, orientación sexual y capacidad física o mental. Valoramos y reconocemos nuestras
diferencias y nos comprometemos a mantener esa diversidad e inclusión, y a tratar a las personas de manera justa y
respetuosa. Tratamos a todas las personas como esperamos que nos traten.
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Estamos comprometidos con la igualdad de oportunidades para otorgar a los colaboradores una compensación
tomando en cuenta su compromiso, desempeño y resultados.
Esta igualdad en el empleo es posible, solo si se demuestra un trato digno y respetuoso en todos los niveles jerárquicos.
Será obligación de cada colaborador abstenerse de utilizar su cargo para obtener beneficios personales de tipo
económico, privilegios, favores sexuales o de cualquier tipo o bien, con el fin de beneficiar o perjudicar a terceros, pues
de lo contrario estaría afectando la confianza de la sociedad.
Colaboración y Dedicación
El Grupo Sonepar considera que la colaboración y la búsqueda de sinergias son requisitos para lograr sus objetivos y
aprovechar al máximo sus capacidades, sus recursos y la diversidad de conocimientos, habilidades y experiencias que
se integran en el Grupo Sonepar.
Todos los colaboradores de ElectraFK deben actuar con espíritu de colaboración, poniendo a disposición de quien lo
necesite o solicite sus conocimientos, habilidades y talento, para contribuir de este modo a la consecución de los
objetivos e intereses del Grupo Sonepar, aumentando la eficacia en cuanto a resultados y hacer frente a sus clientes y
proveedores.
Los colaboradores deben trabajar en forma eficiente, aprovechando al máximo su tiempo y los recursos que la compañía
pone a su disposición.
Los colaboradores deben tratarse de forma respetuosa, profesional y amable, para generar un ambiente de trabajo
agradable, gratificante y seguro que los anime a dar lo mejor de sí mismos y con el objetivo de contribuir a un adecuado
clima laboral y a una convivencia respetuosa. Del mismo modo, las relaciones entre los colaboradores y proveedores,
clientes o socios de negocio estarán basadas en el respeto y la colaboración, aprovechando lo que cada uno aporta en
la cadena de distribución.
La Seguridad y Salud de las Personas
Proteger la Salud, seguridad y bienestar de nuestros asociados y socios de negocios es una de las mayores prioridades
del Grupo Sonepar, razón por la cual dedica los medios necesarios para, proporcionar a sus colaboradores un entorno
laboral saludable y seguro, conforme lo exige la legislación. Asimismo, el Grupo Sonepar trata de mejorar continuamente
las medidas de prevención de riesgos laborales y de fomento de la salud en el trabajo en cada uno de los lugares donde
desarrolla su actividad.
El Grupo Sonepar se compromete a no trabajar con proveedores cuyas políticas de actividad sean abiertamente
contrarias a las buenas prácticas en materia de seguridad y salud. Todos los colaboradores de ElectraFK son
responsables de observar un cumplimiento riguroso de las normas de salud y seguridad en el trabajo, velando por su
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propia seguridad y, en general, por la de todas las personas que pudieran verse afectadas por sus actividades. Además,
los colaboradores de ElectraFK deberán hacer un uso responsable del equipamiento que tengan asignado cuando
desarrollen actividades de riesgo, y divulgarán entre sus compañeros y subordinados los conocimientos y las prácticas
en materia de seguridad, salud y prevención de riesgos.
Por su parte, el Grupo Sonepar se compromete a dotar a sus colaboradores con los recursos, elementos de protección
personal y los conocimientos necesarios para que puedan desempeñar sus funciones con seguridad y en un entorno
saludable. Para lo anterior, ElectraFK cuenta con el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad cuyas normas
son obligatorias para todos los empleados de la compañía.
Consumo de Alcohol, Drogas y Tabaco
Está estrictamente prohibido consumir, introducir, vender, distribuir o estar en posesión o bajo el efecto de drogas o
estupefacientes ilegales dentro de la compañía o en cualquier otro lugar en el que desempeñe sus funciones.
Está estrictamente prohibido consumir alcohol dentro de la compañía, a excepción de los eventos y festejos
institucionales, evitando el abuso y considerando el término de la jornada laboral.
Está estrictamente prohibido fumar en el interior de las dependencias de la compañía.
En relación con lo anteriormente mencionado, está prohibido trabajar bajo los efectos de las drogas y alcohol, por lo
que debemos presentarnos a trabajar en condiciones psicológicas y físicas adecuadas para realizar nuestras funciones
laborales de manera satisfactoria.
Transparencia y Probidad
Es un derecho de cada colaborador estar informado oportunamente sobre el actuar de la compañía, protegiendo la
información confidencial de la organización y de los terceros con quienes tenemos relación.
La información es uno de los activos más importantes de nuestra organización, estamos comprometidos con su
protección, independientemente de si pertenece a nuestra compañía o a otra empresa o persona. Los terceros con los
cuales nos relacionamos confían en nosotros y en el manejo que damos a la información, por tal razón, la divulgación
no autorizada de la misma, la negligencia en la administración de la información a la cual tenemos acceso o la elaboración,
manipulación o utilización deliberada de información falsa constituye fraude y una falta a nuestros deberes como
empleados de ElectraFK.
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Los productos o servicios se ofrecerán mediante información suficiente, clara, precisa que garantice el adecuado
conocimiento de aquellos. Toda la documentación que deba ser utilizada por el cliente se redactará con claridad y
transparencia, incluye aquellos datos e información que sea estrictamente necesaria para el desarrollo del negocio.
En consecuencia, constituye un imperativo para todos los trabajadores de ElectraFK actuar con honradez, integridad y
rectitud en el desempeño de sus funciones.
Anticorrupción e Integridad
ElectraFK como parte del Grupo Sonepar está comprometido con la construcción de relaciones basadas en la confianza
mutua, la honestidad y las buenas prácticas, por tal razón tenemos una política de CERO TOLERANCIA al soborno, la
corrupción y el tráfico de influencias en todas sus formas.
Ningún colaborador podrá dar ni recibir cualquier forma de soborno o cohecho, procedente de, o realizado por
funcionarios públicos, nacionales o extranjeros, personal de otras empresas, partidos políticos, clientes, proveedores,
socios de negocios, intermediarios, contratistas o subcontratistas. Los actos de soborno, expresamente prohibidos por
la ley, incluyen el ofrecimiento y promesa, directo o indirecto, de cualquier tipo de ventaja impropia, cualquier
instrumento para su encubrimiento, así como el tráfico de influencias.
Tampoco se podrá recibir, a título personal, dinero o instrumentos equivalentes, de clientes, proveedores, socios de
negocios, intermediarios, contratistas o subcontratistas, ni siquiera en forma de préstamo o anticipo, todo ello con
independencia de los préstamos o créditos concedidos a los colaboradores de ElectraFK por entidades financieras o de
bienestar social que sean o pudieran ser proveedores de la compañía.
Los colaboradores de ElectraFK no podrán aceptar regalos, cortesías u hospitalidades que influyan, o puedan influir, o
se puedan interpretar como influencia, en la toma de decisiones.
Cuando existan dudas sobre lo que es aceptable, el ofrecimiento deberá ser declinado o, en su caso, consultada antes
de su aceptación con el superior jerárquico inmediato, con la dirección de la compañía o con el Comité de Compliance,
según proceda. En cualquier caso, la aceptación de cualquier obsequio deberá ser reportado, al igual que la autorización
conferida para recibirlo.
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Trabajo en Equipo
ElectraFK valora el trabajo en equipo, compartir los conocimientos, experiencias y objetivos. En un equipo cada integrante
es importante. Se valora su inteligencia, años de experiencia, especialización y otros atributos, porque los grandes éxitos, los
desafíos exigentes, solo pueden lograrse en conjunto. Es en equipo que llegamos a celebrar el triunfo.
Comunicaciones y Uso de Redes Sociales
La divulgación de la información debe ser clara, oportuna, veraz, completa y precisa. El registro de la información y la
documentación de respaldo debe ser fidedigna y se debe guardar durante el período de tiempo que exige la norma legal
tributaria, laboral y previsional.
Es muy importante que lo que se comunica a través de correos electrónicos, memorándum, notas o redes sociales, sea
con la claridad y el profesionalismo adecuado, de tal manera que no sea malinterpretada por terceros si tuviere que ser
exhibida o revelada ante alguna autoridad administrativa o judicial. Al momento de publicar es importante distinguir
cuando las comunicaciones u opiniones se hacen a título personal o profesional, no obstante, acuda siempre a su buen
criterio antes de publicar. En ninguna circunstancia se pueden utilizar estos sistemas para enviar comunicaciones
ofensivas, difamatorias, amenazadoras, deshonestas, ilegales u otro tipo de comunicaciones indebidas o personales o
para propósitos comerciales o personales que no sean los propios de ElectraFK
Todos somos embajadores de Sonepar, especialmente cuando hemos divulgado nuestro lugar de trabajo en dichas redes
y por tanto debemos ser responsables con el uso de las mismas y recordar que la información que se comparte a través
de estas puede ser vista por cualquier persona, incluyendo aquellas personas que no pertenecen a nuestro circulo social,
es deber de todos proteger nuestra reputación y la de la empresa.
Uso y Protección de los Recursos
Los recursos, medios, bienes e instalaciones de ElectraFK deben ser utilizados para la consecución de los fines naturales a los
que se encuentran destinados y nunca para fines particulares. La utilización de activos y la realización de gastos por cuenta de
la compañía deben ajustarse a los principios de necesidad y austeridad. Los informes, documentos, material de soporte y
otros que hayan sido recopilados durante el ejercicio de las funciones encomendadas al colaborador deben ser conservadas
diligentemente para su utilización por ElectraFK o el Grupo Sonepar y no podrán ser utilizados en beneficio propio o en el
de terceros. La apropiación indebida y la utilización inapropiada de estos
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activos constituyen un fraude, y en consecuencia un incumplimiento de lo dispuesto en este Código es nuestra
responsabilidad proteger los activos tangibles e intangibles de la empresa de pérdidas, daños, hurtos o cualquier uso
ilícito.
Igualmente, los colaboradores deben utilizar con especial cuidado los activos que manejen en el desarrollo de su
actividad laboral y que estén protegidos por derechos de propiedad intelectual y/o industrial. Así, no se podrán utilizar
para fines propios o de terceros, ni para obtener beneficio o lucro, los programas, sistemas informáticos, manuales,
videos, cursos, estudios, informes, etc., creados, desarrollados o perfeccionados en el seno del Grupo Sonepar, dado
que la empresa conserva en todo momento la propiedad intelectual de los mismos, salvo que dicha información ya sea
pública. En todo caso deberán respetarse los derechos de propiedad intelectual e industrial de las obras que
correspondan a terceros, de acuerdo con la legislación nacional o internacional de Propiedad Intelectual e Industrial o
como consecuencia de acuerdos de licencia.
Todos los colaboradores de ElectraFK deben cumplir la legislación vigente en materia de Protección de Datos y solicitar
y utilizar exclusivamente aquellos datos que sean necesarios para la gestión eficaz de las actividades de la compañía. Esta
obligación incluye el correcto uso que debe hacerse de los recursos corporativos relacionados con las tecnologías de
la información y las comunicaciones puestos a su disposición.
Claves de Acceso
No se comunicará a otra persona distinta del usuario titular la clave de acceso al equipo informático proporcionado
por ElectraFK, salvo cuando no sea solicitada por un superior jerárquico que haya requerido la clave por motivos
estrictamente profesionales o laborales. Si el usuario sospecha que otra persona conoce sus datos de identificación y
acceso deberá ponerlo en conocimiento del responsable del sistema informático de la compañía a la mayor brevedad
posible, con el fin de que se le asigne una nueva contraseña de acceso. Además de comunicárselo al superior jerárquico
o al Comité de Compliance por si se estuviese cometiendo alguna infracción a las normas del Código.
Equipos Informáticos
ElectraFK proporciona a todos sus colaboradores que lo requieran en base a su cargo o función, las tecnologías de
información y comunicación necesarias para llevar a cabo de la manera más eficaz posible sus responsabilidades. En este
entorno, el correo electrónico e Internet suponen un recurso tecnológico muy importante y con un grado de utilización
muy elevado y generalizado por parte de todos los colaboradores de la compañía.
El colaborador está obligado a utilizar los equipos y sistemas asignados, y sus datos, sin incurrir en actividades que
puedan ser consideradas ilícitas o ilegales.
El cumplimiento de las normativas y políticas de seguridad del Grupo Sonepar es obligatorio. A estos efectos ElectraFK
podrá llevar a cabo los controles necesarios. La red corporativa, los equipos y, en general, el sistema informático
utilizado por cada usuario son propiedad de ElectraFK y del Grupo Sonepar.
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La utilización de estas tecnologías proporciona muchas ventajas para la práctica del negocio, pero, al mismo tiempo, introduce
nuevos riesgos de virus informáticos, confidencialidad de la información o abuso de las políticas de privacidad. Este Código
recoge en los siguientes párrafos las prácticas aceptadas y las normas de utilización tanto del correo electrónico corporativo
como del acceso a Internet con el fin de asegurar un uso eficaz y seguro de dichas tecnologías.
✓ Queda prohibido a los usuarios que utilicen computadores portátiles proporcionados por ElectraFK, el
almacenamiento de información o datos de carácter personal en su disco duro o en discos duros externos.
✓ Queda prohibida la instalación de software por los usuarios sin la autorización y control de los responsables
de sistemas informáticos de la compañía.
Correo Electrónico
El sistema informático y los equipos utilizados por cada usuario para operar con el envío de correos electrónicos son
propiedad de ElectraFK o del Grupo Sonepar.
Se considerará correo electrónico tanto el interno, entre equipos de la red corporativa, como el externo, dirigido o
proveniente de otras redes públicas o privadas y, especialmente, Internet.
ElectraFK y el Grupo Sonepar utilizan los medios técnicos de que disponen con el fin de minimizar cualquier riesgo
asociado a la utilización del correo electrónico o de Internet. Sin embargo, es imprescindible la colaboración de los
usuarios – en lo que se refiere a conductas y pautas de utilización – para salvaguardar los valores, la profesionalidad y
la ética de la compañía y del Grupo.
Para garantizar el uso eficiente de las líneas de comunicaciones entre las oficinas internas de la compañía o con el
exterior y garantizar tiempos de entrega adecuados, no deberán realizarse ninguna de las siguientes actividades:
✓ Enviar archivos adjuntos con contenidos ofensivos o juegos, música, imágenes o cualquier material que no sea
de trabajo.
✓ Enviar mensajes con contenidos ofensivos o inapropiados que vayan en contra del Código.
✓ Diseminar mensajes de correo tipo "cadenas" o con “información-basura”.
Los dispositivos inalámbricos que puedan conectarse a la red de ElectraFK o del Grupo Sonepar y que permiten bien
sea la navegación Internet o el intercambio de correo electrónico pueden ocasionar un problema de seguridad para la
red, en caso de ser utilizados incorrectamente. Este tipo de dispositivos pueden convertirse en un punto de entrada
no-autorizada o pueden dejar desprotegida cierta información confidencial. Por ello, todos estos dispositivos que no
sean asignados por el departamento de informática están prohibidos de ser utilizados por su falta de autentificación y
riesgo que significa el no conocer su procedencia.
Cualquier archivo introducido en la red corporativa o en el equipo del usuario a través de mensajes de correo
electrónico que provengan de redes externas deberá cumplir los requisitos establecidos en estas normas y, en especial,
los referidos a propiedad intelectual e industrial y a control de virus.
18 Chile – Cod-V001
El correo electrónico se pone a disposición del colaborador para un uso relacionado con la actividad propia de su cargo o
función; sin embargo, el uso personal está tolerado siempre y cuando se lleve a cabo de forma razonable y prudente.
Se debe usar un lenguaje y un tono correcto y apropiado en todos los correos electrónicos al igual que en el resto de
las comunicaciones telefónicas o escritas que se realizan.
ElectraFK o el Grupo Sonepar se reservan el derecho de revisar, sin previo aviso, el correo electrónico corporativo de
los usuarios con el fin de comprobar el cumplimiento de estas normas y prevenir actividades que puedan afectar a la
compañía o al Grupo. Dicha facultad de revisión de los mensajes de correo electrónico se realizará con pleno respeto
de los derechos y garantías que asisten a los usuarios del sistema.
Acceso a Internet
El uso del sistema informático de ElectraFK o del Grupo Sonepar para acceder a redes públicas como Internet, se
limitará a los temas directamente relacionados con la actividad de la compañía o del Grupo, dentro de la jornada laboral
del colaborador y en relación con las labores propias del usuario. No obstante, el uso personal está tolerado siempre
y cuando se lleve a cabo de forma razonable y prudente.
✓ El usuario es responsable de no dejar la conexión a Internet abierta y cerrar la sesión cuando no esté en su
puesto de trabajo y especialmente cuando esté accediendo desde una conexión remota.
✓ El acceso a debates en tiempo real (chats) es especialmente peligroso ya que facilita la instalación de
utilidades que permiten accesos no autorizados al sistema, por lo que su uso queda estrictamente prohibido.
✓ El uso de herramientas peer-to-peer (P2P) es especialmente peligroso, ya que puede permitir accesos no
autorizados al sistema, por lo que su uso queda estrictamente prohibido, fuera de los casos en los que el
usuario obtenga expresa autorización.
✓ ElectraFK y el Grupo Sonepar se reservan el derecho de monitorizar y comprobar, de forma aleatoria y sin
previo aviso, cualquier sesión de acceso a Internet iniciada por un usuario del sistema dentro de la jornada
laboral.
✓ Se prohíbe la descarga a través de Internet de software de origen desconocido o de propiedad del usuario en
los sistemas de ElectraFK o del Grupo Sonepar, salvo que exista una autorización previa por el departamento
encargado o por el superior jerárquico.
✓ En ningún caso se visitarán sitios o páginas Web que contengan información reprobable desde el punto de vista
ético, social o laboral y está expresamente prohibido descargar imágenes, vídeos o archivos que supongan
contenidos ofensivos o inapropiados que vayan en contra del presente Código.
El uso de la intranet/Internet del Grupo Sonepar debe realizarse cumpliendo con la legislación aplicable y de conformidad con
lo establecido internamente por el Grupo. Los servidores de Intranet/Internet no pueden utilizarse para la descarga o el uso
no autorizado de información protegida por derechos de autor si no se cuenta con la respectiva licencia. Esta prohibición es
general y por tanto incluye, a simple título enunciativo, la descarga no autorizada de música, de programas o aplicaciones
informáticas sin licencia, imágenes, videos o material impreso protegidos por derechos de autor. No se
19 Chile – Cod-V001
permite acceder a Internet desde un servidor de ElectraFK o del Grupo Sonepar para ver, descargar, almacenar,
transmitir o anunciar material ilegal, de tono acosador, degradante, ofensivo, pornográfico o inapropiado.
Usos Informáticos Prohibidos
Están expresamente prohibidas las siguientes actividades:
✓ Intentar descifrar las claves, sistemas o algoritmos de cifrado y cualquier otro elemento de seguridad que
intervenga en los procesos informáticos de ElectraFK o del Grupo Sonepar.
✓ Destruir, alterar, inutilizar o de cualquier otra forma dañar los datos, programas o documentos electrónicos
ElectraFK, del Grupo Sonepar o de terceros.
✓ Obstaculizar voluntariamente el acceso de otros usuarios a la red mediante el consumo masivo de los recursos
informáticos de la compañía o del Grupo, así como realizar acciones que dañen, interrumpan o generen errores
en dichos sistemas.
✓ Enviar comunicaciones publicitarias o promocionales por medio del correo electrónico u otros medios de
comunicación electrónica equivalente, de forma masiva o con fines comerciales o publicitarios sin la previa
solicitud o consentimiento del destinatario (Spam).
✓ Intentar leer, borrar, copiar o modificar los mensajes de correo electrónico o archivos de otros usuarios.
✓ Utilizar el sistema para intentar acceder a áreas restringidas de los sistemas informáticos.
✓ Intentar aumentar el nivel de privilegios de un usuario en el sistema.
✓ Introducir voluntariamente programas, virus, macros, applets, controles ActiveX o cualquier otro dispositivo
lógico o secuencia de caracteres que causen o sean susceptibles de causar cualquier tipo de alteración en los
equipos y sistemas informáticos. El usuario tendrá la obligación de utilizar los programas anti-virus y sus
actualizaciones para prevenir la entrada en el sistema de cualquier elemento destinado a destruir o corromper
los datos informáticos.
✓ Introducir, descargar de Internet, reproducir, utilizar o distribuir programas informáticos no autorizados
expresamente por ElectraFK o el Grupo Sonepar, o cualquier otro tipo de obra o material cuyos derechos de
propiedad intelectual o industrial pertenezcan a terceros, cuando no se disponga de autorización para ello.
✓ Instalar copias ilegales de cualquier programa, incluidos los estandarizados.
✓ Borrar cualquiera de los programas instalados legalmente.
✓ Utilizar los recursos informáticos de la compañía o del Grupo, incluida la red Internet, para actividades que
no se hallen directamente relacionadas con el cargo o función del usuario.
20 Chile – Cod-V001
CONDUCTAS LABORALES
Política de Regalos, Cortesías y Entretenimiento
Los colaboradores de ElectraFK no podrán dar, recibir u ofrecer regalos, hospitalidad,
invitaciones de entretenimiento u otras cortesías de parte de los clientes, proveedores o
socios de negocios, ya que ello puede crear un conflicto de interés real o aparente en
determinadas tomas de decisiones comerciales.
Se exceptúa de esta norma:
✓ La entrega de artículos a clientes, proveedores y socios de negocios que están ligados con las políticas y
estrategias de marketing de ElectraFK (artículos publicitarios)
✓ La recepción de artículos por parte de clientes, proveedores y los socios de negocios que están ligados con
las políticas y estrategias de marketing de éstos (artículos publicitarios).
✓ La asistencia o invitación a eventos con propósitos comerciales legítimos, incluyendo cenas o actividades
vinculadas a los mismos, siempre y cuando sean legales, socialmente aceptables y de valores modestos$.
✓ Invitaciones a almuerzos o cenas producto o dentro de reuniones de trabajo, siempre y cuando no signifique,
en ninguna circunstancia, un compromiso, influencia o que, en su carácter, naturaleza, frecuencia o valor,
pudiera ser interpretado como una voluntad deliberada de afectar la independencia, imparcialidad o criterio
del trabajador.
✓ Las invitaciones a eventos formativos o con finalidades técnicas, teniendo en cuenta en todo caso las limitantes
establecidas en el presente código de conducta y el del Grupo Sonepar respecto a actividades de
entretenimiento asociadas a dichas actividades. La asistencia a estos eventos, en cualquier caso, deben ser
autorizadas formalmente y en concordancia con la agenda del evento.
Respecto a los regalos, invitaciones o beneficios que no atiendan a los criterios acá establecidos o en las políticas y
código del Grupo Sonepar deberán ser rechazados o, en caso de no poder hacerlo, deberán ser devueltos al cliente,
proveedor o socio de negocio vía correo certificado o en su defecto se deberá donar a una fundación, dejando la
evidencia de aquello.
Se podrán realizar reuniones sociales entre ElectraFK y los clientes, proveedores o socios de negocios cuyo
financiamiento sea compartido, tenga una justificación legítima de negocio y no se vulneren las obligaciones y
lineamientos contenidos en el presente código de conducta y el de Sonepar.
Queda expresamente prohibida la solicitud o recepción de cualquier tipo de beneficio, cualquiera sea su valor, en forma
de dinero en efectivo o su equivalente. Igualmente, están prohibidos los préstamos personales entre los empleados de
ElectraFK y sus clientes, proveedores o socios de negocios.
21 Chile – Cod-V001
Conflicto de Interés
Los conflictos de interés se pueden presentar cuando los intereses propios del
colaborador predominan por sobre los intereses de la compañía. Existirá un interés
personal del trabajador cuando el asunto le afecte a él o a una persona con él
vinculada. Esta vinculación puede ser la siguiente:
✓ El cónyuge del colaborador o la persona con quien mantenga una relación
de afectividad.
✓ Los ascendientes, descendientes y hermanos del colaborador, del cónyuge o de la persona con relación de
afectividad.
✓ Los cónyuges de los ascendientes, descendientes y hermanos del colaborador.
✓ Las sociedades en las que el colaborador o cualquiera de las personas a él vinculadas, por sí o por interpuesta
persona, tengan interés o participación en la propiedad de la sociedad o ejerzan en ésta un cargo de
administración o dirección o perciba de aquélla una retribución económica por cualquier causa, aun cuando el
colaborador o cualquiera de las personas a él vinculadas, no ejerza, directa o indirectamente, una influencia
significativa en las decisiones financieras y operativas de dichas sociedades.
✓ Las situaciones susceptibles de ser consideradas como conflicto de interés y no definidas en los párrafos
anteriores, deberán ser comunicadas por el colaborador para su oportuna valoración y autorización.
A modo de ejemplo, son situaciones que podrían constituir un conflicto de interés:
✓ Estar involucrado o tener interés, de manera personal o familiar, en alguna transacción u operación
económica entre ElectraFK y sus clientes, proveedores o socios de negocios.
✓ Si el colaborador fuere socio o accionista significativo en cualquier tipo de persona jurídica que sea cliente,
proveedor, socio de negocio o competidor de ElectraFK.
✓ Si el cónyuge, algún familiar o la persona con quien el colaborador mantenga una relación de afectividad, fuere
administrador, directivo o tuviere poder de decisión en cualquier tipo de persona jurídica que sea cliente,
proveedor, socio de negocio o competidor de ElectraFK.
Frente a posibles conflictos de interés, los colaboradores observarán los siguientes principios generales de actuación:
• Independencia: Actuar en todo momento con libertad de juicio, con lealtad a la compañía y al Grupo Sonepar,
e independientemente de intereses propios o ajenos. En consecuencia, se abstendrán de primar sus propios
intereses a expensas de los del Grupo o de ElectraFK.
• Abstención: Abstenerse de intervenir o influir en la toma de decisiones que puedan afectar a ElectraFK o a
cualquiera de las sociedades del Grupo Sonepar, y de participar en las reuniones en que dichas decisiones se
planteen y de acceder a información confidencial que afecte a dicho conflicto.
• Comunicación: Informar de inmediato sobre los conflictos de interés que lleguen a su conocimiento o en lo
que se vean implicados. A tal efecto, la concurrencia o posible concurrencia de un conflicto de interés deberá
comunicarse por escrito al superior jerárquico inmediato. Éste lo comunicará al Comité de Compliance el cual
dispondrá y gestionará el correspondiente estudio e informe correspondiente. En la comunicación, el
colaborador deberá indicar todos los datos posibles con relación a la situación en la que podría encontrarse,
como:
22 Chile – Cod-V001
✓ Si el conflicto de interés le afecta personalmente o a través de una persona a él vinculada, identificándola
en su caso.
✓ La situación que da lugar al conflicto de interés, detallando en su caso el objeto y las principales
condiciones de la operación o decisión proyectada.
✓ El importe o evaluación económica aproximada.
✓ El departamento o la persona de ElectraFK o del Grupo Sonepar con la que se han iniciado los
correspondientes contactos.
Los referidos principios generales de actuación se observarán de manera especial en aquellos supuestos en los que la
situación de conflicto de interés sea, o pueda razonablemente esperarse que sea, de tal naturaleza que constituya una
situación de conflicto de interés permanente entre el colaborador, o una persona vinculada a él, y cualquiera de las
sociedades del Grupo Sonepar.
Dentro de ElectraFK o del Grupo Sonepar no podrán realizarse, en ningún caso, operaciones ni actividades que
supongan o puedan suponer un conflicto de interés, salvo que medie la autorización previa y escrita de N+2. El
colaborador deberá abstenerse de realizar cualquier actuación al respecto hasta que dicho Comité conteste a su
consulta.
Las relaciones familiares o afectivas dentro de la compañía pueden generar situaciones que den origen a conflictos de
intereses. Por tal motivo, ningún empleado de ElectraFK podrá tener a su cargo la supervisión del desempeño laboral
de familiares o de personas relacionadas con él, ni tampoco tomar decisiones que puedan influir en su remuneración y
demás condiciones de trabajo.
Oportunidades de Negocio
Se considerarán oportunidades de negocio aquellas inversiones o
cualesquiera operaciones ligadas a los bienes de ElectraFK o del Grupo
Sonepar de las que el colaborador haya tenido conocimiento con ocasión
del desarrollo de sus funciones, cuando la inversión o la operación en
cuestión hubiera sido ofrecida a ElectraFK o a cualquiera sociedad del
Grupo o éste tenga interés en ella.
El colaborador no podrá aprovechar oportunidades de negocio en beneficio propio o de personas a él vinculadas, ningún
colaborador puede tener negocios alternos que entren en competencia con nuestro negocio o que puedan estar
vinculados al mismo.
El colaborador no podrá utilizar el nombre de ninguna de las sociedades pertenecientes al Grupo Sonepar, ni invocar
su condición de director, gerente o colaborador de las mismas, para realizar operaciones por cuenta propia o de
personas a él vinculadas, en aras a obtener algún beneficio.
23
CONDUCTAS EN LAS RELACIONES COMERCIALES
El Grupo Sonepar salvaguardará siempre la independencia frente a terceros, evitando en su actividad que la actuación
profesional se vea influenciada por vinculaciones económicas, familiares y de amistad, con Clientes, Proveedores o
Socios de Negocio.
Deberán evitarse comportamientos tales como, y a modo de ejemplo: tratos de favor con relación a ofertas, mejora
de precios y/o condiciones de pago, o el endeudamiento personal de los empleados de la compañía con Clientes,
Proveedores o Socios de Negocio.
ElectraFK promoverá y difundirá, en la medida que le sea posible, los contenidos y principios de este Código entre sus
Clientes, Proveedores y Socios de Negocio, y en particular, aquellos que se refieren explícitamente a la relación del
Grupo Sonepar con los mismos, haciéndoles partícipes de este a través de los canales habituales utilizados en las
relaciones comerciales con ellos.
Todos los empleados deben cumplir las normas internas y externas aplicables a la actividad de ElectraFK, asumiendo el
compromiso de realizarla de acuerdo con la legislación vigente. El cumplimiento de la ley es siempre el punto de partida
de la conducta ética del Grupo Sonepar.
Todos los colaboradores deben observar un comportamiento ético en todas sus actuaciones y evitar cualquier conducta que,
aún sin violar la ley, pueda perjudicar al prestigio del Grupo Sonepar y afectar de manera negativa sus intereses.
Todas las relaciones y transacciones comerciales realizadas en ElectraFK deben realizarse considerando su reputación
y credibilidad dentro del sector en el que desarrolla su actividad, siendo la honestidad e integridad valores siempre
presentes en todas las relaciones mantenidas por el Grupo Sonepar, ya sea entre sus trabajadores como con sus clientes,
proveedores, competencia y autoridades.
Ningún empleado colaborará conscientemente con terceros en la violación de ninguna ley, ni colaborará con ellos en
acciones que comprometan el principio de legalidad o que pudieran, de ser conocidas, dañar la reputación del Grupo
Sonepar o perjudicar la percepción del mercado, clientes, proveedores, autoridades, entre otros.
Relación con los Clientes
El compromiso con la satisfacción de los clientes de ElectraFK se deberá reflejar en el respeto a sus derechos y en la
búsqueda constante de soluciones que atiendan a sus intereses, siempre acorde a los objetivos de desarrollo y
rentabilidad de la Compañía. A fin de preservar el más alto grado de confianza por parte de nuestros clientes, ElectraFK
adhiere a la política de tratar toda información de carácter
comercial y de negocios como propiedad exclusiva y confidencial de los
clientes, cuando ello corresponda. Deberá mantener la confidencialidad de
dicha información excepto cuando su revelación le ha sido autorizada u
ordenada legalmente. Este compromiso continuará aun concluido su
relación laboral o comercial con ElectraFK.
Chile – Cod-V001
24 Chile – Cod-V001
En cuanto a la independencia frente a los clientes, deberá siempre quedar garantizada la independencia de ElectraFK en
la concesión y fijación de condiciones especiales de operaciones crediticias, financieras, de compraventa o contratación
de bienes o servicios en general, o cualquier otra que suponga un riesgo para la compañía o el Grupo Sonepar en
relación con los clientes.
El Grupo Sonepar promoverá y difundirá, en la medida que le sea posible, los contenidos y principios de este Código entre
sus clientes y, en particular, aquellos que se refieren explícitamente a la relación del Grupo Sonepar con los mismos,
haciéndoles partícipes a través de los canales habituales utilizados en las relaciones comerciales con los clientes.
Las ventas de los productos de ElectraFK siempre deben estar libres de la búsqueda, recepción, ofrecimiento u
otorgamiento inapropiado de regalos, favores o entretenimientos. Por lo tanto, dichos regalos, favores,
entretenimientos u otras formas de beneficio personal podrán ser proporcionados a un cliente si se cumplen los
siguientes criterios:
✓ Que el incentivo se enmarque en la ética y costumbre comercial habitualmente aceptada en el país en el cual
se confiera.
✓ Que no contravenga las leyes chilenas.
✓ Tratándose de regalos, deberán limitarse a artículos promocionales.
✓ Las invitaciones deberán atender a criterios de razonabilidad en cuantía y tipo actividad, así como obedecer a
propósitos de negocio legítimos.
✓ Que no involucre ningún elemento de encubrimiento, soborno o cohecho.
✓ Que su divulgación no cause, o pueda causar, una situación embarazosa para la compañía o perjudique su
reputación.
✓ Que no contravenga el código de conducta de la organización receptora.
✓ Que el desembolso o entrega sea documentada y su finalidad comercial claramente establecida.
25 Chile – Cod-V001
Relación con los Proveedores
Las relaciones con los proveedores se desarrollarán en un marco de colaboración transparente que permita y facilite
la consecución de los objetivos mutuos y el cumplimiento de la responsabilidad social del Grupo Sonepar.
La relación entre los colaboradores de ElectraFK y los proveedores debe mantenerse bajo estricta independencia y de
acuerdo con los intereses de la compañía. Esto significa no asumir ningún tipo de compromiso ni parcialidad con
respecto a un proveedor determinado, debiendo siempre privilegiar los parámetros de utilidad, calidad y presupuesto
de ElectraFK.
La elección y contratación de proveedores siempre deberá estar basada en criterios técnicos, profesionales, éticos y
en las necesidades de la compañía, debiendo ser conducidas por medio de factores objetivos, tales como competencia,
precio y calidad. La selección y contratación de proveedores debe ajustarse a la normativa interna existente en cada
momento, garantizándose la transparencia, la igualdad de trato, y la aplicación de criterios objetivos y ponderados,
debiendo evitarse por ello tratar con aquellos proveedores o posibles proveedores cuyos intereses personales,
actividades externas, intereses económicos o relaciones sean contrarios o potencialmente conflictivos con los intereses
de ElectraFK o del Grupo Sonepar.
La compra de bienes o la contratación de servicios deben hacerse con
total independencia de decisión y al margen de cualquier vinculación
personal, familiar o económica, que pueda poner en duda los criterios
seguidos en la selección.
En ningún caso puede interferirse en el proceso de toma de decisiones
sobre proveedores haciendo recomendaciones basadas en intereses
personales.
Como regla general, ningún colaborador de la compañía podrá aceptar de cualquier proveedor, o de una empresa que
desee convertirse en proveedor, ningún regalo, cortesía o beneficio de ninguna índole, tales como alimentos, cócteles,
descuentos, hospitalidad, entretenimiento, recreo, transporte u otro beneficio personal.
En particular, las actividades en materia de compras y abastecimiento se producirán desde el más estricto cumplimiento
de la normativa vigente. Adicionalmente, las personas con responsabilidades en este ámbito recordarán a sus equipos
de trabajo la obligación de cumplir, sin excepciones, la normativa relativa a las relaciones comerciales que involucren a
proveedores en los mercados en los que el Grupo Sonepar esté presente. De la misma manera, los colaboradores con
responsabilidades en el ámbito de compras y abastecimiento actuarán con la diligencia debida para proteger aquella
información que sea comercialmente sensible relativa a las condiciones de compra y otros elementos inherentes a las
relaciones con proveedores.
En defensa de nuestra competitividad será legítimo discutir sobre la estrategia de condiciones generales que tengan
establecidas los proveedores, pues forma parte de la negociación habitual y de la legítima pretensión de mejorar las
condiciones y los precios, lo cual puede redundar en un mejor precio al cliente, pero no será legítimo solicitar conocer las
condiciones comerciales concretas que los proveedores tengan acordadas con uno o varios competidores.
El Grupo Sonepar promoverá y difundirá, en la medida que le sea posible, los contenidos y principios de este Código
entre sus proveedores, y en particular, aquellos que se refieren explícitamente a la relación del Grupo Sonepar con los
mismos.
26 Chile – Cod-V001
Relación con los Competidores
La búsqueda de información de mercado o acerca de las compañías del sector por parte de los colaboradores del Grupo
Sonepar se desarrollará siempre de forma ética y de acuerdo con las normas que protegen este tipo de información. Los
empleados de ElectraFK rechazarán los datos sobre competidores obtenidos de forma improcedente o violando la
confidencialidad bajo la que la mantienen sus legítimos propietarios. En particular, pondrán especial cuidado en no violar
secretos de empresas en los casos de incorporación de personal de otras organizaciones del mismo sector.
El Grupo Sonepar competirá en el mercado de manera leal,
comprometiéndose sus colaboradores a realizar sus negocios de forma
honorable y a no tomar parte en actividades que supongan
competencia desleal o un incumplimiento legal, incluyendo la
información engañosa, incorrecta o malintencionada sobre
competidores. Asimismo, evitarán toda forma de conducta engañosa,
fraudulenta o maliciosa que lleve a la obtención de ventajas
inapropiadas sobre clientes, proveedores o competidores. En
particular, pondrán el mayor cuidado en asegurar que se cumplen las
condiciones establecidas en los contratos y en el adecuado
funcionamiento de los procedimientos para evitar el trato inapropiado
a los clientes, proveedores o competidores.
En el desarrollo de sus actividades comerciales, los colaboradores del Grupo Sonepar promocionarán los productos y
servicios de la organización en base a estándares objetivos, sin desacreditar en ningún caso a la competencia o falsear
sus condiciones o las características de sus productos.
Medio Ambiente, Contribución a Comunidades Locales o Políticas
Estamos comprometidos con la protección del medio ambiente,
nuestros empleados están obligados siempre a respetar las normas
medioambientales, procuraremos que nuestros clientes prefieran
los productos sustentables y que se reduzca el uso de plásticos y
papel, de igual forma es deber de cada colaborador y de nuestra
empresa promover el manejo de basuras adecuado y el reciclaje.
Como compañía y Grupo, impulsamos a nuestros colaboradores a tener una participación en su comunidad, nuestra
participación y cualquier donación debe ser realizada en apoyo de causas sociales, educativas o humanitarias, las
contribuciones a
asociaciones de nuestra industria o el pago de membresías a organizaciones que pertenecen a nuestro negocio no son
consideradas donaciones.
Nuestra empresa no hace contribuciones a grupos políticos o instituciones relacionadas, sin embargo, respetamos el derecho
de nuestros asociados a participar en los mismos siempre y cuando se mantenga claro que dicha participación no es a nombre
del Grupo Sonepar ni ninguna de sus filiales o subsidiarias. Es deber de todos los colaboradores informar
27 Chile – Cod-V001
si su participación en una actividad política podría tener un impacto en sus responsabilidades con Sonepar o podría
crear confusión o conflictos de interés.
Prevención de Lavado de Activos o Financiación de Terrorismo
El lavado de activos y la financiación del terrorismo es un
delito, es importante ser extremadamente cuidadosos para
evitar ser utilizados en operaciones que puedan implicar la
comisión de un delito o la infracción a la ley.
Tenemos la obligación de reportar cualquier operación
sospechosa y guardar el soporte de las transacciones que
efectuamos de forma apropiada, así como tener especial
cuidado y atención en las operaciones realizadas en efectivo,
las transferencias de fondos a países de alto riesgo y los
requerimientos inusuales.
VIGENCIA DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
El presente Código regirá desde el día de su publicación por ElectraFK en lugares visibles al interior de sus
instalaciones, previa aprobación del Comité de Compliance y la Dirección General de la compañía.
El Código permanecerá en vigor mientras no se apruebe su actualización, revisión o derogación. El Código se revisará
y actualizará con la periodicidad que indique el Comité de Compliance.
28 Chile – Cod-V001
CARTA COMPROMISO CODIGO DE CONDUCTA Y
ETICA EN LOS NEGOCIOS DE ELECTRAFK
Estoy en pleno conocimiento de este Código de Conducta y Ética en los Negocios de ElectraFK y comprendo la
importancia y el contexto de las reglas aquí contenidas. Entiendo que su cumplimiento es obligatorio para todo el
Personal de ElectraFK y que, al cumplir con el Código de Conducta y Ética en los Negocios, todos contribuimos
a crear un mejor ambiente de trabajo en el cual podemos crecer como personas y profesionales.
Manifiesto que estoy en cumplimiento con los estándares de conducta en él establecidos, incluyendo la revelación
de cualquier conflicto de interés, ya sea actual o futuro.
Me comprometo a consultar al Comité de Compliance de ElectraFK en caso de dudas con respecto a la
interpretación y aplicación de las normas y políticas incluidas en el referido Código.
Declaro y acepto que las normas contenidas en el Código de Conducta y Ética en los Negocios de ElectraFK
forman parte de las obligaciones de mi contrato individual de trabajo a contar de la fecha de suscripción del
presente documento.
Lugar y fecha:
..........................................................................................................................
Firma:
..........................................................................................................................
Nombre Completo:
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
Empresa:
ELECTRAFK S.A.
Gerencia:
..........................................................................................................................
Nombre de Jefe Inmediato:
..........................................................................................................................