公文程式及寫作技巧 - secretariat.taichung.gov.tw · 公文行款寫作技巧七 副本...
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臺中市政府
公文程式及寫作技巧
前臺南縣政府行政管理室主任
國立嘉義大學教育學系
國家文官學院公文講座
邱忠民 講述
中 華 民 國 105 年 12 月 9 日
公文程式的類別一
bull 依據公文程式條例第2條規定公文程式之類別
bull 令公布法律任免獎懲官員總統軍事
機關部隊發布命令時用之
bull 呈對總統有所呈請或報告時用之
bull 咨總統與立法院監察院公文往復時用之
bull 函各機關間公文往復或人民與機關間之申
請與答復時用之
bull 公告各機關對公眾有所宣布時用之
bull 其他公文
公文程式的類別二bull 依據行政院文書處理手冊規定公文程式之類別
bull 令公布法律發布法規命令解釋
性規定與裁量基準之行政規則及
人事命令時使用
bull 呈對總統有所呈請或報告時使用
bull 咨總統與立法院監察院公文往復
時使用
公文程式的類別三bull 函各機關處理公務有下列情形之一時
使用
bull 下行函－上級機關對所屬下級機關有所
指示交辦批復時
bull 上行函－下級機關對上級機關有所請求
或報告時
bull 平行函－同級機關或不相隸屬機關間行
文時
bull 申請函－民眾與機關間之申請或答復時
公文程式的類別四
bull 公告各機關就主管業務或依據法令規定向
公眾或特定之對象宣布周知時使用
bull 其他公文其他因辦理公務需要之文書例如
bull 書函
bull 甲於公務未決階段需要磋商徵詢意見或通
報時使用
bull 乙舉凡答復內容無涉准駁解釋之簡單案情
寄送普通文件書刊或為一般聯繫查
詢等事項行文時均可使用其性質不如函
之正式性
公文程式的類別五
bull 開會通知單召集會議通知時使用
bull 會勘通知單辦理會勘通知時使用
bull 公務電話紀錄
凡公務上聯繫洽詢通知等可以電話
簡單正確說明之事項經通話後發話
人如認有必要可將通話紀錄作成2份
並經發話人簽章以1份送達受話人簽
收雙方附卷以供查考
公文程式的類別六
bull 手令或手諭機關長官對所屬有所指示或
交辦時使用
bull 簽承辦人員就職掌事項（內簽）或下級機
關首長對上級機關首長（外簽）有所陳述
請示請求建議時使用
bull 報告公務用報告如調查報告研究報告
評估報告等或機關所屬人員就個
人事務有所陳請時使用
bull 笺函或便笺以個人或單位名義於洽商或
回復公務時使用
公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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公文程式的類別一
bull 依據公文程式條例第2條規定公文程式之類別
bull 令公布法律任免獎懲官員總統軍事
機關部隊發布命令時用之
bull 呈對總統有所呈請或報告時用之
bull 咨總統與立法院監察院公文往復時用之
bull 函各機關間公文往復或人民與機關間之申
請與答復時用之
bull 公告各機關對公眾有所宣布時用之
bull 其他公文
公文程式的類別二bull 依據行政院文書處理手冊規定公文程式之類別
bull 令公布法律發布法規命令解釋
性規定與裁量基準之行政規則及
人事命令時使用
bull 呈對總統有所呈請或報告時使用
bull 咨總統與立法院監察院公文往復
時使用
公文程式的類別三bull 函各機關處理公務有下列情形之一時
使用
bull 下行函－上級機關對所屬下級機關有所
指示交辦批復時
bull 上行函－下級機關對上級機關有所請求
或報告時
bull 平行函－同級機關或不相隸屬機關間行
文時
bull 申請函－民眾與機關間之申請或答復時
公文程式的類別四
bull 公告各機關就主管業務或依據法令規定向
公眾或特定之對象宣布周知時使用
bull 其他公文其他因辦理公務需要之文書例如
bull 書函
bull 甲於公務未決階段需要磋商徵詢意見或通
報時使用
bull 乙舉凡答復內容無涉准駁解釋之簡單案情
寄送普通文件書刊或為一般聯繫查
詢等事項行文時均可使用其性質不如函
之正式性
公文程式的類別五
bull 開會通知單召集會議通知時使用
bull 會勘通知單辦理會勘通知時使用
bull 公務電話紀錄
凡公務上聯繫洽詢通知等可以電話
簡單正確說明之事項經通話後發話
人如認有必要可將通話紀錄作成2份
並經發話人簽章以1份送達受話人簽
收雙方附卷以供查考
公文程式的類別六
bull 手令或手諭機關長官對所屬有所指示或
交辦時使用
bull 簽承辦人員就職掌事項（內簽）或下級機
關首長對上級機關首長（外簽）有所陳述
請示請求建議時使用
bull 報告公務用報告如調查報告研究報告
評估報告等或機關所屬人員就個
人事務有所陳請時使用
bull 笺函或便笺以個人或單位名義於洽商或
回復公務時使用
公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
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地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
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字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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客服專線(02)2331-9797
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公文程式的類別二bull 依據行政院文書處理手冊規定公文程式之類別
bull 令公布法律發布法規命令解釋
性規定與裁量基準之行政規則及
人事命令時使用
bull 呈對總統有所呈請或報告時使用
bull 咨總統與立法院監察院公文往復
時使用
公文程式的類別三bull 函各機關處理公務有下列情形之一時
使用
bull 下行函－上級機關對所屬下級機關有所
指示交辦批復時
bull 上行函－下級機關對上級機關有所請求
或報告時
bull 平行函－同級機關或不相隸屬機關間行
文時
bull 申請函－民眾與機關間之申請或答復時
公文程式的類別四
bull 公告各機關就主管業務或依據法令規定向
公眾或特定之對象宣布周知時使用
bull 其他公文其他因辦理公務需要之文書例如
bull 書函
bull 甲於公務未決階段需要磋商徵詢意見或通
報時使用
bull 乙舉凡答復內容無涉准駁解釋之簡單案情
寄送普通文件書刊或為一般聯繫查
詢等事項行文時均可使用其性質不如函
之正式性
公文程式的類別五
bull 開會通知單召集會議通知時使用
bull 會勘通知單辦理會勘通知時使用
bull 公務電話紀錄
凡公務上聯繫洽詢通知等可以電話
簡單正確說明之事項經通話後發話
人如認有必要可將通話紀錄作成2份
並經發話人簽章以1份送達受話人簽
收雙方附卷以供查考
公文程式的類別六
bull 手令或手諭機關長官對所屬有所指示或
交辦時使用
bull 簽承辦人員就職掌事項（內簽）或下級機
關首長對上級機關首長（外簽）有所陳述
請示請求建議時使用
bull 報告公務用報告如調查報告研究報告
評估報告等或機關所屬人員就個
人事務有所陳請時使用
bull 笺函或便笺以個人或單位名義於洽商或
回復公務時使用
公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
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傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文程式的類別三bull 函各機關處理公務有下列情形之一時
使用
bull 下行函－上級機關對所屬下級機關有所
指示交辦批復時
bull 上行函－下級機關對上級機關有所請求
或報告時
bull 平行函－同級機關或不相隸屬機關間行
文時
bull 申請函－民眾與機關間之申請或答復時
公文程式的類別四
bull 公告各機關就主管業務或依據法令規定向
公眾或特定之對象宣布周知時使用
bull 其他公文其他因辦理公務需要之文書例如
bull 書函
bull 甲於公務未決階段需要磋商徵詢意見或通
報時使用
bull 乙舉凡答復內容無涉准駁解釋之簡單案情
寄送普通文件書刊或為一般聯繫查
詢等事項行文時均可使用其性質不如函
之正式性
公文程式的類別五
bull 開會通知單召集會議通知時使用
bull 會勘通知單辦理會勘通知時使用
bull 公務電話紀錄
凡公務上聯繫洽詢通知等可以電話
簡單正確說明之事項經通話後發話
人如認有必要可將通話紀錄作成2份
並經發話人簽章以1份送達受話人簽
收雙方附卷以供查考
公文程式的類別六
bull 手令或手諭機關長官對所屬有所指示或
交辦時使用
bull 簽承辦人員就職掌事項（內簽）或下級機
關首長對上級機關首長（外簽）有所陳述
請示請求建議時使用
bull 報告公務用報告如調查報告研究報告
評估報告等或機關所屬人員就個
人事務有所陳請時使用
bull 笺函或便笺以個人或單位名義於洽商或
回復公務時使用
公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文程式的類別四
bull 公告各機關就主管業務或依據法令規定向
公眾或特定之對象宣布周知時使用
bull 其他公文其他因辦理公務需要之文書例如
bull 書函
bull 甲於公務未決階段需要磋商徵詢意見或通
報時使用
bull 乙舉凡答復內容無涉准駁解釋之簡單案情
寄送普通文件書刊或為一般聯繫查
詢等事項行文時均可使用其性質不如函
之正式性
公文程式的類別五
bull 開會通知單召集會議通知時使用
bull 會勘通知單辦理會勘通知時使用
bull 公務電話紀錄
凡公務上聯繫洽詢通知等可以電話
簡單正確說明之事項經通話後發話
人如認有必要可將通話紀錄作成2份
並經發話人簽章以1份送達受話人簽
收雙方附卷以供查考
公文程式的類別六
bull 手令或手諭機關長官對所屬有所指示或
交辦時使用
bull 簽承辦人員就職掌事項（內簽）或下級機
關首長對上級機關首長（外簽）有所陳述
請示請求建議時使用
bull 報告公務用報告如調查報告研究報告
評估報告等或機關所屬人員就個
人事務有所陳請時使用
bull 笺函或便笺以個人或單位名義於洽商或
回復公務時使用
公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
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臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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發文字號字第10600000000號
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附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
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附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
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傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文程式的類別五
bull 開會通知單召集會議通知時使用
bull 會勘通知單辦理會勘通知時使用
bull 公務電話紀錄
凡公務上聯繫洽詢通知等可以電話
簡單正確說明之事項經通話後發話
人如認有必要可將通話紀錄作成2份
並經發話人簽章以1份送達受話人簽
收雙方附卷以供查考
公文程式的類別六
bull 手令或手諭機關長官對所屬有所指示或
交辦時使用
bull 簽承辦人員就職掌事項（內簽）或下級機
關首長對上級機關首長（外簽）有所陳述
請示請求建議時使用
bull 報告公務用報告如調查報告研究報告
評估報告等或機關所屬人員就個
人事務有所陳請時使用
bull 笺函或便笺以個人或單位名義於洽商或
回復公務時使用
公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文程式的類別六
bull 手令或手諭機關長官對所屬有所指示或
交辦時使用
bull 簽承辦人員就職掌事項（內簽）或下級機
關首長對上級機關首長（外簽）有所陳述
請示請求建議時使用
bull 報告公務用報告如調查報告研究報告
評估報告等或機關所屬人員就個
人事務有所陳請時使用
bull 笺函或便笺以個人或單位名義於洽商或
回復公務時使用
公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
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字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
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公文程式的類別七
bull 聘書聘用人員時使用
bull 證明書對人事物之證明時使用
bull 證書或執照對個人或團體依法令規定
取得特定資格時使用
bull 契約書當事人雙方意思表示一致成
立契約關係時使用
bull 提案對會議提出報告或討論事項時使
用
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文程式的類別八bull 紀錄記錄會議經過決議或結論時使用
bull 節略對上級人員略述事情之大要亦稱
綱要起首用「敬陳者 」末署
「職稱姓名」
bull 說帖詳述機關掌理業務辦理情形請相
關機關或部門予以支持時使用
bull 定型化表單
本別(標楷體16號字) 檔 號(標楷體10號字)
保存年限(標楷體10號字)
(機 關 全 銜) (文別) (標楷體20號字)機關地址 (標楷體12號字英數字半形)
承 辦 人 (標楷體12號字)
電 話 (標楷體12號字英數字半形)
傳 真 (標楷體12號字英數字半形)
E-mail (標楷體12號字中文全形英數字半形)
(受文者郵遞區號) (標楷體12號字英數字半形)
(受文者地址) (標楷體12號字)
受文者 (標楷體16號字)發文日期中華民國000年00月00日 (標楷體12號字英數字半形)
發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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發文字號字第00000000000號(標楷體12號字中文全形英數字半形)
速 別 (標楷體12號字中文全形)
密等及解密條件或保密期限 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
附件 (標楷體12號字中文全形英數字半形)
主旨 (標楷體16號字中文全形英數字半形)說明 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
辦法 (標楷體16號字中文全形英數字半形)一 (標楷體16號字中文全形英數字半形)二 (標楷體16號字中文全形英數字半形)
正本(標楷體12號字)
副本(標楷體12號字)
署名(標楷體16號字)或蓋章戳
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
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臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
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欄 位
地址00000市區路號
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傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
本別1本別種類有正本副本抄本影本譯本2稿本於機關全銜＋文別後填（稿）字如
臺中市政府 函（稿）
檔號
1依檔案法規定結構為「年度號分類號案次號卷次號目次號」再依各機關規定之編號填寫2如為「稿本」時填本機關之檔號如為「正本」或「副本」時則空白留給受文者填寫
保存年限
1依檔案法規定計有永久保存30年25年20年15年10年5年3年及1年2如為「稿本」時填本機關之保存年限如為「正本副本」時則空白留給受文者填寫
發文機
關全銜
填機關之全稱不可寫簡銜2個以上之機關會銜者主辦機關在左或上會辦機關在右或下由左至右或由上而下依序排列字體要放大（標楷體20點字）
公文行款寫作技巧一
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
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臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
文別1分為「令呈咨函公告其他公文」2與發文機關全銜之間空1格
機關地址
1詳細填寫機關之正確地址會銜公文只列主辦機關之地址
2機關地址前填郵遞區號5碼3機關地址欄必須填寫但「令」或「公告」得除外不必填寫
4地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）段巷弄號樓室（數字用阿拉伯數字但路街用文字如中正四路淨修三街）
聯絡方式
1可分為聯絡人聯絡電話傳真電話或電子信箱資料視業務狀況彈性運用可並列續列全列或擇列若此欄位為空白時欄位名稱可不顯示
2令及公告得除外不必填寫
公文行款製作技巧二
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
受文者郵遞區號及地址
1方便開窗式公文封使用郵遞區號寫5碼2地址包括縣（市）鄉（鎮市區）路（街）（如有數字用阿中文數字）段巷弄號樓室（用阿拉伯數字）
3如使用電子公文傳輸本欄位得省略
受文者
1發文時逐一填寫機關全銜2函稿可填「如行文單位」亦可概括如「各縣（市）政府」「本市各國民中小學」
3受文者如為人民於其姓名之後加「先生」「女士」「君」有職銜者應書「姓＋職銜＋名字」如林市長佳龍
發文日期
1以阿拉伯數字填寫國曆年月日如中華民國105年12月25日
2非外文或譯件不得採用西元或公元
公文行款寫作技巧三
發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
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臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
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主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
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聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
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感恩與祝福感謝聆聽
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發文字號
1填寫發文機關及單位代字及文號文號共有11
碼亦有機關為10碼2前3碼為年度中間7碼位為流水號最後1碼為支號（支號係供作雙稿多稿時使用）行政院文書處理手冊P31規定文號11碼如 字第 106 0000001 0（A）
三字代表機關 前3位數 中間7位數 最後1位數及單位代字 代表年度 為流水號 為分支稿號
（號碼以阿拉伯數字半形製作）
2一文多稿之號碼使用12或AB通案則加0
速別
1指希望受文機關辦法之速別應確實考量案件性質填列「最速件」「速件」「普通件」
2如為限期公文則不必填列
公文行款寫作技巧四
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
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附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
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主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
密等及解密條件或保密期限
1視公文密等填列「絕對機密」「極機密」「機密」「密」等字並應於其後註記「公布後解密」「000年00月00日解密」或其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)
2國家機密公文填列「絕對機密」「極機密」「機密」
4一般機密公文填列「密」5如非機密公文則不必填列而留空白
6令或公告如無受文者得不列此項
公文行款寫作技巧五
公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
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欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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公文行款製作技巧六
附件
1公文如有附件應填寫附件「名稱」及「數量」或應填「如主旨」「如說明」
2如為媒體型式（電子檔）則寫其「代碼」3附件不可填「如文」「隨文」4公文無附件則留「空白」不填「無」
本文
1函之本文形式結構為「主旨說明辦法」等3段式
2公告之本文形式結構為「主旨依據公告事項」等3段式
3簽之本文形式結構「主旨說明擬辦」4令原則上不分段但人事命令例外得分段
正本1分別逐一書明全銜或以明確之總稱概括表示2排列順序為機關rarr機構rarr學校rarr團體rarr公司
rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃) rarr發文機關單位
公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
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臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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公文行款寫作技巧七
副本
1逐一列舉公文副知「即須知悉」機關或人員副本含附件者應特別註明如－（含附件）
2如要求副本收受者作為時應在說明段內敘明或於本欄位用「括號（）」加以註明
署名或
蓋章戳
1上行文－蓋職章2平行文下行文－蓋機關首長職銜簽字章3書函開會通知單會勘通知單－蓋機關條戳4 令及公告－蓋機關印信及首長職銜簽字章5副本之署名或蓋章格式應與正本一致6抄本影本譯本不須署名或蓋章戳但應於左上角蓋「抄本影本譯本」之章戳
頁碼 A4紙每頁之最後一列其書寫方式為「第0頁共00頁」
公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
保存年限
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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傳真(02)2381-9663
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公文內容結構寫作技巧－三段式論證法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
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附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫引據－寫出辦理本案之原因－係依據來函法令計畫會
議決議簽呈前案理論研究結果媒體報導等）二（寫申述－分析利弊因素）三（寫歸結－發文機關見解）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
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主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
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主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
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附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文主旨段內容結構－起首語寫法檔 號
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臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞
起首語 適用範圍 備註
關於有關為函轉 上行文平行文下行文
檢陳謹查茲有 上行文適用
檢送經查茲經函詢 平行文適用
檢附檢發檢送所詢 下行文適用
制定（法律）訂定（法規命令行政規則）修正廢止核釋
公布（法律）發布（法規命令行政規則）適用
特任任命茲聘僱 下行文（人事命令）適用
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
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主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
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臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
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受文者發文日期中華民國106年00月00日
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密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文主旨段內容結構－期望語寫法保存年限
檔 號
臺中市政府 函機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞
上文期望語 平行文期望語 下行文期望語
請鑒核（報核案件）
（請求上級審查並決定准否辦理執行）
請查照 請察照（請求同級機關或不相隸屬機關知悉）
請查照 （僅供下級知照照會知悉）
（請下級機關知照知悉）
敬請核示（請示案件）
（請求上級審核並指示方法以便遵行）
請詧照(請斜行機關知悉)
（請不相隸屬但地位較高之機關知悉如行政部門對立法院司法院考試院監察院）
希照辦希切實照辦（請下級機關知悉後並照案辦理）
請備查（存查案件）請核備（存查案件但上級保留審核權限）
（請求上級知悉並歸檔留供查考）
請查照辦理請查核辦理（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請其依照辦理）
請轉行照辦（請下級機關轉行所屬照案辦理）
請鑒察（查）（僅供瞭解）請察照（僅供上級知照照會知悉用）
（請求上級知悉其已依照辦理）為表示尊敬請字之前得加「敬」字
期望語不須挪抬
請查照見復請查照辦理見復請查照惠予同意（請同級機關或不相隸屬機關知悉並請
其查明後回復）請字之前不得加「惠」字因「惠」字不當助動詞期望語不須挪抬
請辦理見復（請下級機關照案辦理並作後續報告答復）為表指揮監督關係請字得改為「希」字期望語不須挪抬
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文內容結構寫作技巧－因果關係法檔 號
保存年限
臺中市政府 函（稿）機關地址000縣（市）路00號
聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日
發文字號字第10600000000號
速別
密等及解密條件或保密期限
附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）說明一（寫事實－ 描述本案的發生緣起或事實即寫出現況描述－就本案
之事實來源理由經過等作詳細之敘述）二（寫原因－即寫出造成上列事實的原因）三（寫結果－即寫出上列事實所產生的後果）四（如欲要求副本收受者作為時其配合方法）五（如有附件時列於說明最後一項並應列明附件之名稱及數量）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本
副本
市長 林（上行函－蓋職章平行函下行函－蓋職銜簽字章）
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
函之寫作技巧一bull 「受文者」指正本或副本收文機關或團體應書寫其「全銜」而非「簡銜」
bull 擬稿時得以「概括式」敘述稱呼以求速捷如「本府各一 二級機關單位」「本縣各鄉（鎮市）公所」「本市各國民中小學」等
bull 受文者較多時亦得以「行文表」列舉於後而書寫「如行文表」「詳行文表」但正式公文發文時受文者應單一逐列用以方便辨識及明確其責任
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
函之寫作技巧二bull 每段均標明段名段名之右加「」即「主旨」「說明」「辦法」
bull 「主旨」段因受「1文1事原則」故不分項文字緊接於冒號之右書寫第2行起均不可超過冒號所用之文字以50至60個字完成為原則
bull 「說明」「辦法」段得分項另列縮格書寫「一 二 三 」
bull 概括性之期望語或目的語如「請核示」「請查照」「請照辦」等應列入「主旨」段之最末不在「說明」「辦法」段內重複
bull 行文時如訂有辦理或復文期限者請在「主旨」段內敘明此即「限期公文」
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
函之寫作技巧三bull 「說明」及「辦法」段如只有1項文字緊接段名冒號之右書寫不另列縮1格寫「一」
bull 「說明」及「辦法」段如為2項次以上應另列
縮1格書寫如下
說明
一大標號
(一)中標號
1小標號
(1)小小標號
甲小小小標號（或使用AB）
（項目次序之排列方式採「階梯式」排列）
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
函之寫作技巧四bull 全引將全部抄引以「」表達
bull 節引即重要部分用引號原文照錄不重要文字用刪節號「helliphellip」表達因此不得刪改原文
bull 撮引將撮要簡述於文首加「略以「略開」「略云」「略稱」「略謂」等文字可刪改原文但不能變更原意以「略以」表達
bull 單引一文只引敘1個法條或1件文號
bull 複引一文輾轉連引多個法條或多件文號
bull 簡引僅引敘來文日期發文字號文別
案由或附件不引正文
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
函之寫作技巧五bull 公文如有附件請在「主旨段」內或「說明段之最後一項」敘述附件「名稱」及「份數」或「媒體型式」 （書寫電子檔之代碼）附件「份數」用「阿拉伯數字」書寫 如「各1份」「1式2份」「共2個電子檔」
bull 公文須以副本分行者請在「副本」欄位列明如要求副本收受者有所作為時則在「說明」段內列明或在副本欄位機關全銜之後用括號加註（請如何helliphellip處理）
bull 附件原則不給副本收受者如需給予請在副本欄位機關全銜之後用括號加註（含附件）
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
函之寫作技巧六bull 正副本排列順序依機關(依上下級先中央後地方) rarr機構rarr學校(依大學專科高中國中國小排列先公立後私立) rarr法人團體rarr公司rarr廠場rarr自然人(依姓氏筆劃數排列由少而多) rarr發文機關或單位（排列最後）
bull 公文一文分行數機關而該數機關包括有上行文平行文下行文時為講求公文效率僅辦1稿即可 無須依上下文分數稿辦理此時期望（目的）語稱謂語及文末簽署用印使用原則（以正本第1個機關為主）
1副本隨正本原則
2正本以排列最前面機關為原則
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
函之寫作技巧七bull 「正本」或「副本」應分別逐一書明「全銜」
或以明確之「總稱概括」表示如「臺中市
各區公所」「臺中市政府各一二機關」
「臺中市各國民中小學」機關內部得以加發
「抄本（件）」之方式處理
bull 文末首長簽署敘稿時為簡化起見首長職銜之後可僅書「姓」名字則以「」表示即「姓＋」如「市長 林」
bull 文書處理過程中之有關人員均應於文面適當位置蓋章或簽名並註明時間（例如 11月8日 16時得縮記為 11081600）以明責任簽名必須清晰以能辨明為何人所簽
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
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感恩與祝福感謝聆聽
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
書函之使用時機
bull 於公務未決階段需要磋商徵詢意見或協調時使用
bull 機關處理簡單性例行性固定性通報性的公文時使用
bull 政府機關答復內容無涉准駁解釋之簡單案情時使用
bull 寄送普通文件書刊於行文時使用
bull 一般聯繫查詢等事項行文時使用
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
書函之寫作技巧一
bull 書函的結構分為「三段式」或「條列式」本文結構
bull 三段式書函比照函之作法本文以「主旨」「說明」「辦法」三段式敘述
bull 條列式本文結構不分主旨 說明辦法直接於「附件」欄位下以一二三條列式敘述期望語置於最後一項
bull 一般採取條列撰寫較簡便但對上級機關首長行文宜採三段式
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
書函之寫作技巧二bull 書函的文字用語都比照一般的函
bull 被動公文(復文或轉文)條列式第一條通常敘述來文日期字號所附附件簡要事由等文字再加上「奉悉」(上行文)「敬悉」(平行文)「已悉」(下行文)「接悉」(人民)等接件語至於目的期望語置於最後一項
bull 以機關或單位名義發文文末蓋「機關或單位條戳」
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
書函與函之區別bull 使用時機不同1函於公務已達「成熟階段」時使用2書函於公務尚在「磋商試探階段」時使用bull 受文對象不同1函受文者大多為「機關」2書函受文者大多為「個人」bull 行文系統不同1函行文系統需受「層級限制」2書函可直接行文「不受層級限制」bull 署名用印不同1函之上行文蓋機關首長「職章」平行及下行文蓋機關首長「職銜簽字章」
2書函蓋機關或單位「條戳」
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
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發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
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感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
書函稿之作法結構檔 號
保存年限
臺中市政府 書函（稿）機關地址000縣（市）路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號速別密等及解密條件或保密期限附件
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語（字數不可超過50-60個字）
說明（採用三段式論證法－引據＋申述＋歸結）一（引據－寫本案之主要依據）二（申述－寫本案之來龍去脈即事實原因理由）三（歸結－寫上述原因所造成結果）
辦法（向受文者提出具體要求或作法）正本副本
臺中市政府 （機關或單位條戳）
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
書函之作法範例
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
書函之作法範例
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
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傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告之適用時機及公告方式bull 公告之適用時機公告為各機關就主管業務或依據法令規定向公眾或特定對象宣布周知時使用
bull 公告之公告方式bull 張貼各機關公布欄（應署機關首長職銜簽字章＋機關印信）bull 刊登在報章媒體或政府公報（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 刊載於機關電子公布欄（免署機關首長職銜簽字章免蓋印信）bull 如需機關處理者得另行函送
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告之適用範圍
bull 對公眾宣布事項並有所勸誡
bull 工程招標或物品採購（得用定型化格式免用三段式）
bull 法規命令之訂定與修正草案之預告
bull 法規命令之廢止
bull 法人團體公司企業之設立變更或註（撤）銷登記
公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
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傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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公告之本文結構
bull 三段式本文結構
bull 主旨＋依據＋公告事項
bull 主旨＋依據＋說明
bull 二段式本文結構
bull 主旨＋依據
bull 主旨＋公告事項
bull 一段式本文結構
bull 主旨
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告之寫作技巧一
bull 主旨段之製作技巧
bull 主旨起首語（公告）＋本案主要意旨
bull 公告主旨之起首語使用「公告」2字後緊接著扼要敘述公告的目的或要求無須書寫期望語如「特此公告」
bull 主旨段不得出現「請查照」「特此公告」或「特此公告周知」等期望語
bull 主旨段所用之文字以50至60個字敘畢為原則
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告之寫作技巧二
bull 依據之製作技巧
bull 依據引據有關「法規及條文名稱」或「機關來函」（非必要不敘來文日期字號）
bull 有2項以上「依據」者每項應冠數字並分項條列另列縮1格書寫先法規後來函文號
bull 依據段中不須再出現「依據helliphellip」或「依helliphellip規定辦理」等文字
公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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公告之寫作技巧三
bull 「公告事項」之製作技巧
bull 將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫
bull 「公告事項」段如無項次文字緊接段名冒號後書寫不另列縮格書寫「一」
bull 公告內容僅就「主旨」段作補充說明事實經過或理由者本段改用「說明」為段名
bull 公告如另有附件附表簡章簡則等文件時僅說明參閱「文件」公告事項內不必重複敘述
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告之寫作技巧四
bull 公告之行款毋庸製作「受文者」「速別」及「密等及解密條件或保密期限」
bull 如有附件時請列出「附件」欄位
bull 得列「副本」欄位另以「函」發送以免相關機關疏忽未見公告造成權益受損
bull 兩個以上機關共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為「會銜公告」
bull 「會銜公告」發布機關名稱先主辦後會辦排列使用同一發文日期各機關發文字號併列蓋用各機關印信及首長職銜簽字章
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告稿之作法結構一檔 號
保存年限
公告發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
附件
主旨公告＋公告之目的或要求（起首語用公告2字毋庸期望語）
依據（引據有關法規及條文名稱或機關來函）
一法規及條文名稱
二機關來函
公告事項（段名可依需要改為「說明」）
一 （將公告內容分項條例冠以數字另列縮格書寫）
二
長 （首長職銜簽字章）
機關印信
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告稿之作法結構二檔 號保存年限
臺中市政府 公告發文日期中華民國106年00月00日發文字號字第10600000000號 機 關附件 印 信
主旨公告helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip一案（起首寫「公告」2字次扼要敘述公告之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據一法規第00條二106年00月00日字第00000000000號函
（引據有關法規及條文數字名稱或機關來函字號有2項應分項條列冠以數字另列縮1格書寫如只有1項則於依據冒號後書寫）
公告事項一（將公告內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）二長 （簽字章）
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告之作法範例一
臺南市政府 公告發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告本府文化局舉辦「2016南瀛國際民俗藝術節啟動儀
式」踩街活動交通管制
依據
一道路交通管理處罰條例第5條
二臺南市新營區公所105年9月19日所工字第1050628555號函
公告事項
一活動時間自105年10月8日15時起至18時30分止
二活動路線民治路rarr中正路rarr中山路rarr復興路rarr民權路rarr民治路
三管制路段及時段依活動現場實際情況實施彈性管制
四本次活動交通管制範圍請用路人依交通疏導人員指揮通行及
注意交通安全
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公告之作法範例二臺南市政府 公告
發文日期中華民國105年10月3日 機 關
發文字號府農工字第1051009128A號 印 信
主旨公告「臺南市新市區三舍社區農村再生計畫（草案）」1冊
依據農村再生計畫審查及執行監督辦法第7條
公告事項
一農村社區名稱臺南市新市區三舍社區
二社區組織代表臺南市新市區三舍社區發展協會
三公告期間自105年10月12日起至105年10月21日止計10日
四公告地點臺南市政府（農業局農地管理工程科）臺南市新市區公所臺南市新
市區三舍社區活動中心臺南市新市區三舍里中安宫臺南市新市區三舍里保濟殿
本府市政公告網頁（httpwwwtainangovtwtainannews_taspnsub=__A200）
五本案農村社區成年居民如有任何意見者請於本公告公告期間（親自送達者以收件日為
準郵寄者以郵戳為憑）載明姓名聯絡方式及地址提出相關書面意見送本府承辦單
位憑辦
(一)承辦單位本府農業局農地管理工程科
(二)地址臺南市新營區民治路36號
(三)電話06-6323941
市長 賴 清 德（職銜簽字章）
公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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公示送達之意義及適用範圍
bull 公示送達之意義
bull 在法定情形下將應送達於當事人之文件或書狀公開表示經過法定期間後無論當事人已否知悉或於何時知悉均生送達效力之送達方法
bull 公示送達之適用範圍
bull 當事人居所不明無法尋覓時
bull 無法透過外交部送達有治外法權人（如外交部領事人員）之住居所或事務所時
bull 無法透過駐外大使公使領事或外國管轄機關送達居留於外國之當事人時
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公示送達之寫作技巧一bull 「公示送達」之性質與「公告」相同形式與製作要領也相同但起首語使用「公示送達」
bull 主旨公示送達＋本案主要意旨（簡要敘述公示送達的目的或要求）無須期望語
bull 依據書寫有關法規名稱＋條文名稱
bull 公告事項
一（書寫公告期間00日）
二（書寫無法送達原因）
三（書寫當事人領取時間及地點或應作
為事項及期間）
公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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公示送達之寫作技巧二
bull 「公示送達」對象是少數個人「公告」對象則是多數群眾
bull 「公示送達」方法可張貼於機關公布欄刊登於政府所發行公報或刊載於新聞紙上
bull 「公示送達」之簽署用印於左上角蓋機關印信文末蓋機關首長簽字章
bull 應受送達人姓名身分證字號最後戶籍地址應受送達公文書日期及文號得列表置於文末
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公示送達稿之作法結構檔 號保存年限
臺中市政府 公告（稿）發文日期中華民國000年00月00日發文字號字第00000000000號 機 關附件 印 信
主旨公示送達helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip 000年00月00日字第00000000000號函（起首寫「公示送達」4字次扼要敘述公示送達之目的及要求段末不加期望語字數不要超過50-60個字）
依據法第00條（引據有關法規及條文數字名稱）公告事項
一（書寫公告期間00日）二（書寫無法送達原因）三（書寫當事人領取時間及地點或應作為事項及期間）
（將公示送達內容分項條列冠以數字另列縮1格書寫）長 （簽字章）
公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
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傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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公示送達之作法範例一
公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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公示送達之作法範例二
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
公文簽辦方式及種類
收文
須簽辦毋庸發文
大簽
(制式簽)
種類-內部簽外部簽
形式-三段式簽條列式簽
小簽
(簡簽)角簽
便簽(便箋)
簽稿會核單
會辦單
須簽辦且須發文簽稿併陳
先簽後稿
以稿代簽
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
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欄 位
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傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
簽的種類bull 大簽的意義－凡案情較重要及複雜或因業務需要而主動簽辦案件須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦
bull 大簽的種類－ 1三段式簽 2條列式簽
3內部簽 4外部簽
bull 小簽的意義－凡案情較簡單或對來文之處理案件不使用制式用紙僅直接於來文空白角落處以條列式或敘述式簽辦處理意見
bull 小簽種類－1角簽 2便簽 3便箋 4簡簽
5簽稿會核單6簽辦單7會辦單
大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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大簽及小簽的寫作範例
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
簽之作法結構一檔 號保存年限
簽
主旨為（有關）一案簽請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（引據）二（申述）三（歸結）四（經費動支）五（補充說明或其他單位配合事項）六（檢附附件）
擬辦（於簽奉核可後將如何處理helliphellip）
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
簽之作法結構二檔 號保存年限
簽
主旨起首語＋本案主要意旨＋期望語(有關關於為辦理簽擬敬陳)+本案+(簽請核示)
說明一依據rarr來文機關及文號手諭（奉交下）會議提
示業務需要事實計畫方案報導（引據）二陳述現況及問題或分析利弊因素(申述)三承辦單位見解(歸結)四如需動支經費請列明預算科目及數額(經費)五如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充)六如有附件請列明附件名稱及份數(附件)
擬辦本案於奉核後將如何helliphellip辦理(提出具體可行方案)
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
簽之作法範例一
簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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簽之作法範例二
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
先簽後稿寫作技巧bull 有關政策或重大興革重要人事或其他須先行簽請核示之案件或牽涉較廣會商未獲結論案件或擬提決策會議討論等案件應先簽准後再依簽辦公文稿發文稱為「先簽後稿」
bull 有關政策性或重大興革案件
bull 牽涉較廣會商未獲結論案件
bull 擬提決策會議討論案件
bull 重要人事案件
bull 其他性質重要必須先行簽請核定案件
bull 應於稿面加註「先簽後稿」
bull 置放順序為上面置放「公文稿」經首長核准之「簽」置於下面
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
先簽後稿之作法範例
先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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先簽後稿之作法範例
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
簽稿併陳寫作技巧bull 文稿內容須另作說明或析述依法准駁而案情特殊或限期辦理不及先行請示之案件此時將「簽與文稿」同時陳閱方便長官瞭解案情據以判發以提升公文處理效率稱為「簽稿併陳」
bull 簽稿併陳之案件種類如下bull 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件
bull 依法准駁但案情特殊須加說明之案件bull 須限時辦發不及先行請示之案件bull 應於「簽」之左上角加註「簽稿併陳」bull 置放順序為上面置放「簽」 下面置放
「公文稿」
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
簽稿併陳之作法範例
簽稿併陳 檔 號
保存年限
簽
主旨為因應本府財源拮据擬陳行政院撥款補助新臺幣2億元以利興建本市「運動中心」一案簽請核示
說明一為推廣市民運動休閒風氣本府特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生
休閒娛樂等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混
凝土建築物工程總經費為4億9150萬元三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技
資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
四因本府財源拮据擬請行政院補助新臺幣2億元擬辦於簽奉核可後函請行政院撥款補助新臺幣2億元會辦單位 財政局主計處
中華民國000年00月00日於 工務局新建工程處
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
簽稿併陳之作法範例新北市政府 函（稿）
機機關地址000縣市路00號聯絡方式（承辦人電話傳真e-mail）
受文者行政院發文日期中華民國104年00月00日發文字號字第10400000000號速別普通件密等及解密條件或保密期限附件「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份
主旨檢陳本府籌劃興建「運動中心工程計畫書」「環境影響評估計畫」及「工程經費概算書」等1式3份敬請 准予撥款補助新臺幣2億元整請鑒核
說明一本府為推廣市民運動休閒風氣特籌劃興建一座兼具運動樂活健康養生休閒娛樂
等多樣性的「運動中心」二本工程基地面積約7300平方公尺計畫興建地上5層地下1層鋼骨鋼筋混凝土建築物
工程總經費為新臺幣4億9150萬元本府業於本（104）年度編列興建經費新臺幣2億9150萬元
三「運動中心」將規劃為環保節能的綠建築結合環保節能綠能科技資源永續循環利用減廢健康等理念設計一座節能減碳與健康品質兼顧的公共建築期達成運動中心與社區資源共享營運互惠與公共空間管理層面雙贏的目標
辦法因本府財源拮据敬請 鈞院准予撥款補助新臺幣2億元以利工程進行並嘉惠市民
正本行政院副本本府市長室財政局工務局
市長 朱（蓋職章）
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
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字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
以稿代簽寫作技巧bull 案情簡單文稿內容勿須另作說明或例行承轉之案件此時直接辦稿陳核判後繕發不另行上簽稱為「以稿代簽」
bull 其種類如下1一般案情簡單案件
2例行承轉之案件
bull 以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」字樣承辦人員蓋職名章並押8碼日期後兩紙並陳「公文稿」依程序陳核判發
bull 應於「公文稿」加註「以稿代簽」
bull 置放順序為對方來文置於最下面最上面置放所辦之「公文稿」
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
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地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
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字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
以稿代簽之作法範例
以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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以稿代簽之作法範例
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
便簽之定義及使用時機
bull 便簽之定義
bull 指機關內部單位間或機關相互間在簽辦業務相互會稿時常以便條紙或A4空白紙指陳案情徵求意見尋求同意或爭取支持
bull 因尚在研商階段且屬內部或機關相互間之磋商因此適用結構簡單的便簽便簽屬平行文可採條列式或敘述式
bull 便簽之使用時機
bull 機關內部單位間簽辦案件徵求同意或意見之相互研商時用
bull 次級機關間向共同上級機關簽辦公文時徵求意見尋求支持之相互磋商或照會時使用
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
便簽之標準格式
一helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（本案是什麼）
二helliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip（請你做什麼）
此致
（單位）
敬啟
中華民國106年00月00日
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
條列式便簽之範例
一本府第000次市政會議已修正通過貴局組
織規程茲經整理完竣特檢附修正後組織
規程如附件
二請惠予檢視於本月00日以前交還本處俾
陳報銓敘部備查
此致
交通局
人事處（或人事室圓戳）敬啟
中華民國106年00月00日
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
敘述式便簽之範例
有關「本府工程採購招標投標須知」擬以
加印本府公報（數量）本之方式分發各機
關學校參用是否合於本府公報印製合約之
規範請惠示卓見俾便憑辦
此致
秘書處文檔科
秘書處採購管理科敬啟
中華民國103年00月00日
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
報告之定義及適用範圍bull 報告之定義－機關所屬人員於處理公務時以書面陳述事實真相或偶發事件請求上級瞭解或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時使用「報告」
bull 報告之適用範圍bull 公務用報告如調查報告研究報告評估報告等
bull 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用一般適用範圍如下
bull 特殊長假如留職停薪出國進修國外旅遊等使用
bull 特殊事由如申請調職自願退休發給證明預支薪資在職進修等
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
報告之寫作技巧一bull 公務有關之報告以採用大簽所用之三段式為原則即「主旨」「說明」「擬辦」或「請求」但亦可採用小簽之條列式
bull 私務有關之報告以採用小簽之條列式為原則亦可採用大簽所用之三段式
bull 三段式之段名「擬辦」段可依需要改為「建議」或「請求」
bull 若相關資料過多可採附件方式隨附重要證物亦須一併隨附
bull 報告亦可依性質需要設計該項用途之格式填報（如會議報告）
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
報告之寫作技巧二bull 報告文首之「於」字之右是要填列所在單位名稱如「商業司」「財政處」或「企管系」等並非所在地點或建築物名稱
bull 受文者（即報告對象之長官）不只1位時各級長官排列順序視機關組織文化而定逐級平抬排列陳核
bull 簽署者如自稱為「職」時自稱之「職」與名字應置於同列並且要簽名如蓋用報告人之職名章時則不必加「職」
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
三段式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
主旨為（有關）一案請核示（主旨＝起首語＋本案主要意旨＋期望語）
說明一（事實或引據）二（原因或申述）三（結果或歸結）請求（段名可依需要改為「建議」「擬辦」）一二敬陳副長長（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日
於 （服務單位）
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
三段式報告之作法範例檔 號
保存年限
報告
主旨報告奉派調查本市腸病毒傳染情形擬請對患者隔離治療並加強防治宣傳及消毒是否有當請核示
說明一職會同各區衛生所醫師及保健員前往各醫院及學校調查發現本市現感染腸病毒共有
12名年齡集中在1至3歲二此腸病毒係由空氣傳播大多是由小孩感染有幼童之家庭其小孩彼此間很容易
傳染擬辦
一已染病者12名擬請衛生福利部新營醫院隔離治療並由衛生所指派保健員加強訪視及協助
二速派衛生局及衛生所醫務人員至受感染家庭或國小幼稚園進行宣導防治工作並呼籲加強洗手習慣及少進出公共場所
三由本局派遣消毒人員噴灑消毒水並協調環保部門疏通各處水溝敬陳秘書長
轉陳副 市 長市 長局長（蓋職名章）敬陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
條列式報告之作法結構檔 號
保存年限
報告
一（事實或引據）
二（原因或申述）
三（結果或歸結）
四（請求建議或擬辦）
敬陳
副長
長
（蓋職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
條列式報告之作法範例檔 號保存年限
報告
一職擬於本（00）年報考大學系大學系及大學研究所等系（所）博士班擬請准予報考並依本府000年00月00日府人三字第00000000號函規定於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助
二倘蒙核可擬請人事室核發「服務機關同意所屬在職人員報考同意書」1份俾便辦理報名手續
三謹併陳前開3系（所）簡章之報考說明影本各1份惠請同意敬陳秘書長轉陳副市長市 長
（職名章）謹陳
中華民國000年00月00日於 （服務單位）
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
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藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
電子郵件之寫作技巧bull 親暱的稱呼顯現出尊重與友誼
bull 儘量釋出善意適度給予肯定嘉許或感謝的表達
bull 對於能夠採納或有道理的建議要誠懇地表達接納
bull 對於對方建議確有困難但有其他方式可以協助之處要儘量給予協助例如可以轉介有關部門或機關處理而不要答復請當事人逕自向有關單位申請
bull 如果真正有困難無法做到一定要坦誠將困難所在誠心誠意講清楚取得對方的諒解
bull 無法以電子郵件處理者（如必須正式答復代轉其他機關等）得另以（加）函或書函辦理函及書函格式依現行規定辦理
電子信箱郵件內容結構項目排序 內 容
聯絡方式
欄 位
地址00000市區路號
承辦人電話04-00000000
傳真04-00000000
發文日期
字號
發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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發文日期中華民國000年00月00日
發文字號字第0000000000號
稱 謂 先生（女士君）您好（依撰擬原則選用）
起 首語
您於000年00月00日寄給本院（部會署縣市鄉鎮市區）「首長
信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下（依撰擬原則選用）
答復內容
一
二三
結 束語 感謝您的來信祝您萬事如意
署 名 院（部會署縣市鄉鎮區） 敬復
收 文者正本先生（女士君）
副本（須引來文機關之日期文號者以括號註明）
電子信箱郵件撰寫技巧稱謂語 「先生您好」「女士您好」「君您好」
註內填寫名名為單字者填寫姓及名無法確定性別者使用「君」
答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
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答 復內 容
起首語 1您於000年00月00日寄給本院（部會局縣市鄉鎮市區）「首長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）為您說明如下2您於000年00月00日寄給「總統府民意信箱」「院長信箱」「部長信箱」「縣（市）長信箱」的電子郵件詢問有關「」的疑義（問題事情一事helliphellip）已交（轉）本部（會署縣市鄉鎮市區）處理為您說明如下註上級機關用「交」平行機關用「轉」另文字可依個案情形調整
結構排列1不區分「主旨」「說明」直接以「一二helliphellip」條列敘述2內容儘量分段條列避免一大段文字敘述
規定引用 法條引用宜簡潔不必要之條文避免引述
用字遣詞語氣儘量口語化親切化例如「之」改用「的」「爰」改用「於是」少用「茲」「查」等公文用語
處 理結 果
可以處理 可以明確回復應肯定答復避免模稜兩可
無法處理1確有不可應婉予回復將問題癥結或困難所在告知對方並期取得諒解2如有其他解決途逕儘量引導循求其他方法3如非本部權責除特殊情形應代為轉介其他有關機關不得回復請其逕洽其他機關
回復方式 寄件者如同時註明回復電子郵件地址及通訊地址以電子郵件回復為原則
結束語感謝您的來信祝您萬事如意註得視個案情形使用其他結束語
署 名院（部會行總處署）縣（市）政府鄉（鎮市區）公所 敬復
收文者正 本 先生（女士君）
副 本 依個案實際需要填列
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
市長很重視您的意見特別要我們回信
向您說明處理情形有關一事
感謝您對市政事務的關心如有不
明白之處歡迎您電洽承辦科室承辦人員或
蒞臨服務櫃檯（請至本市行政大樓0樓局
科櫃檯）承辦人員當竭誠為您服務與說
明謝謝來信祝萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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市政府局局長 敬上
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縣政府處處長 敬上
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bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
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bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
電子信箱郵件範例親愛的先生（小姐）您好
您於000年00月00日致市政府人民陳
請案件電子郵件市長非常重視已轉交本
府局處理有關查處情形說明如下
非常感謝您的來信若您對
本案仍有其他意見或疑問歡迎與承辦人員
電話聯絡本府將竭誠為您服務與說明
敬祝身體健康萬事如意
市政府局局長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
電子信箱郵件範例親愛的縣民您好
您來信詢問相關問題本處答復如下
感謝您特地來信如有其他需要
改進之處亦請多多賜教敬祝健康快樂
縣政府處處長 敬上
親愛的縣民您好
有關您反映一案上
述陳情事項已改善完成感謝您來信陳情與建議
造成不便尚請見諒
縣政府處處長 敬上
電子信箱郵件範例親愛的市民朋友您好
有關您反映區路段與路交
叉路口路面坑洞1節本處已先行派工臨補改善
完成並去函保固廠商限期辦理銑鋪修復如
您還有其他相關路面問題建議使用本府「1999
市民熱線」系統反映或請賜電本處養護工程隊
第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
或〈02〉00000000）本處當竭誠為您服務感
謝您關心市政 敬祝
身體健康
市政府工務局新建工程處處長 敬復
電子信箱郵件範例親愛的您好
您於000年00月00日給縣長的信業交本處處理
非常感謝您建議本府舉辦「英語演講比賽」以激發
公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
健康快樂
縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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第3分隊分隊長王（電話〈02〉00000000
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公務員學習英語興趣這是非常好的建議已先請本
府公務人員訓練中心加強外語研習課程且能夠透過
英語演講或話劇表演方式進行至於舉辦本府所屬公
務員的英語講演比賽確實是一件很有意義的活動
我們會進一步規劃訂出具體的實施辦法希望年內
您的建議能獲得實現屆時我們會邀請您來指導再
一次感謝您提供這樣的建議祝您
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縣政府處處長 敬上
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
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bull 提案種類
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提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
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bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
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一helliphellip
二helliphellip
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錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
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二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
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000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
議案之提案bull 提案意義－提案乃是開會前與會單位準備提出會議中報告或討論表決的議案
bull 提案內容包括提案人案由說明辦法決定（報告提案用）決議（討論提案用）
bull 提案種類
bull 報告提案－係在報告已發生或處理過的事務或為讓與會者知道之訊息提出於會中報告者稱「報告提案」或「報告案」只是說明不作討論
bull 討論提案－係提出透過會議中去討論俾集思廣益並作成決定的議案稱為「報告提案」或「討論案」討論案需要經過討論並經過表決之過程
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
提案之本文結構bull 提案之製作結構比照公文採3段式活用
bull 第1段為「案由＋期望語 」其寫作之方法為 helliphellip一案＋請鑒察公鑒審議公決
bull 第2段為「說明」是要清楚的說明完整之背景資料依據理由或事實經過
bull 第3段為「辦法（或擬辦擬處意見）」須具體可行若為修正案必須檢附修正條文對照表
bull 第4段為「決定」或「決議」提案不管是報告案或討論案均尚未經會議確認或討論因此均係「擬案」故「報告案」最後1段為「決定」而「討論案」則為「決議」是空白的留給與會者會決定後再行填註
報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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報告事項提案單格式
臺中市政府會議報告事項提案單位局（處） 日期000年00月00日
案由關於helliphellip一案報請
鑒察（鑒核）（公鑒）
說明
一helliphellip
二helliphellip
辦法（或擬辦擬處意見）helliphellip
決定（留空白）
報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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報告事項提案單範例院院會報告事項
提案單位組 日期000年00月00日
案由部函陳註銷000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試增額
錄取尚未獲機關遴用人員等0員名冊暨註銷訓練資格原因分
析表一案擬請核提院會報告後復部
說明
一依據部000年00月00日字第0000000000號函辦理
二本案據部陳依公務人員考試法及其施行細則規定增額錄取列入
候用名冊人員於下次該項考試放榜之日前1日未獲遴用者即喪失
考試錄取資格查000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試業於
000年00月00日榜示000年公務人員高等考試三級考試暨普通考試
增額錄取人員至000年00月00日止尚未獲遴用者依規定喪失其考試
錄取資格
擬辦本案係依公務人員考試法第2條第2項第6項同法施行細則第3
條第5項之規定辦理擬請核提院會報告後復部
決定
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
討論事項提案單格式
臺中市政府會議提案單
提案單位 局（處） 日期000年00月00日案由helliphellip一案敬請審議敬請討論
或提請公決說明（述明本案的依據內容 執行方式或方法）一（一）（二）（三）二三
辦法決議 （留空白）附件名稱1
2
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
討論事項提案單範例臺中市政府市政會議提案單
提案單位法制局 日期105年10月20日案由（案由意旨簡短明顯＋敬請審議敬請討論審議或提請公決）如擬訂定「本府加強法制研究風氣實施方案」敬請審議
說明（本案的依據內容 執行方式或方法）
一立法依據或理由
二重點內容
三檢附本府辦法(規程準則hellip)要點(須知基準hellip)草案
如一依據行政程序法第4條規定訂定二法治國家政府應依法行政加強本府法制研究風氣實刻不容緩三檢附「本府加強法制研究風氣實施方案」草案逐點說明表暨其草案
全文如附件1-11-2辦法（本案經審議後的作為）如本案審議通過後發布實施
決議（開會前不可書寫任何文字俟討論後再依實節錄照案通過或修正通過修正部分helliphellip）
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
會議紀錄之寫作技巧
會議紀錄由承辦人或專責人員記載並依相關程序簽請首長核示
紀錄分為逐字紀錄與摘要紀錄前者須將個別發言內容詳細記載後者則僅紀錄各項議案之決議或決定
如有延續性的會議會議紀錄應於下一次會議宣讀及確認
除非機密會議一般會議均可錄音並保留錄音如有必要亦可錄影以作為紀錄並備查考會議內容之用
會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
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藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
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bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
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會議逐字紀錄之寫作技巧
bull 逐字紀錄是指將個別發言內容一字不漏的詳加記錄例如立法院及各縣（市）議會的會議公報
bull 逐字紀錄要求紀錄的項目必須完備紀錄的言論必須詳細完整記下詳細內容要靠「錄」通常使用錄音 錄影手段 將錄下來的文字還原成文字使紀錄內容最大限度的再現會議情境的保證
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
會議摘要紀錄之寫作技巧bull 摘要紀錄是指使用簡要而正確的文字記下會議大要記載會議之大要只記下會議上重要的或主要的言論
bull 摘要紀錄即以「條列的方式」記載其輪廓
bull 摘要紀錄不得省略部分1會議時間及地點2出席人員及列席人員3主席及紀錄4書面提案及提案人5表決及結果6結論或決議
bull 摘要紀錄得省略部分1全體會員大會的出席人員姓名或人數「僅需註明出席人數已足法定人數云云」2議案的附議人或連署人3辯論雙方論點
會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
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會議紀錄應記載之主要項目bull 會議規範sect11（議事紀錄）開會應備置議事紀錄其主要項目如下
一會議名稱及會次
二會議時間
三會議地點
四出席人姓名及人數
五列席人姓名
六請假人姓名
七主席姓名
八紀錄姓名
九報告事項
十選舉事項選舉方法票數及結果（無此項目者從略）
十一討論事項表決方法及結果
十二其他重要事項
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署
各該會議得設置紀錄委員會專司核對紀錄事宜如有異議應向大會提出
報告
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
會議紀錄應記載之主要項目會議名稱及會次
壹會議時間貳會議地點參出席人員姓名及人數（亦可填列如詳附出席簽到簿）肆列席人員姓名伍請假及缺席人員姓名陸主席姓名柒紀錄姓名捌報告事項
（一主席報告 二宣讀上次會議紀錄 三報告上次會議案執行情形四各單位工作報告 五其他報告）
玖討論事項（提案一一案由二說明三辦法四議決）拾臨時動議（一案由二說明三辦法四議決）拾壹選舉事項（選舉方法票數及結果）－無選舉則免撰列拾貳其他重要事項（主席總結）散會（時間寫至時分）主席及紀錄簽署（簽名或蓋章）
會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
肆列席人員 請假人員缺席人員
伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
副主任委員負責督導部分原住民委員會文字修正為原住民族委員會（二）修正確定二本會第626次主管會報決定決議及主任委員提示事項辦理情形決定洽悉
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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會議紀錄範例行政院農業委員會第000次擴大主管會報紀錄(範例)
壹時間中華民國000年00月00日（星期）下午00時貳地點本會000會議室參出席人員主任委員副主任委員（出差副主任委員
副主任委員主任秘書處長處長處長處長處長處長主任主任主任主任主任秘書
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伍主席主任委員 紀錄科員陸報告事項一本會第626次主管會報紀錄決定（一）臨時動議有關3位副主任委員的分工副主任委員負責督導部分增列藥毒所
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bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
會議紀錄範例柒討論事項
一「000年度土石流及崩塌地源頭緊急水土保持處理執行計
畫」案
決議討論通過由水土保持局函請各執行單位依執行計畫儘
速辦理
二研擬「臺灣省農田水利會會長及會務委員考核獎懲辦法」
部分條文修正草案
決議討論通過依程序發布施行並陳報行政院備查立法
院查照
捌臨時動議(無)
會議紀錄範例
玖主席提示事項
一對於畜產試驗所王所長所領導之團隊成功進行複製牛之研
究表示感謝與嘉勉之意有功人員請予敘獎
二院長特別指示各部會對於媒體報導主管業務有悖離事實
及重大出入者應立即提出澄清說明本會各單位暨所屬
各機關應本此原則積極處理
三參加重要會議或晉見重要人士接見外賓時請將手機關
閉或改以振動處理
拾散會下午5時40分
主席 紀錄
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
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bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
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新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
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新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
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新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
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bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
新聞稿之寫作結構bull 新聞稿是將引人入勝或最重要的事實寫在最前面亦即先將重點或結論（歸結）先行標出
bull 段落結構導言（歸結）論述（引據申述）結尾（呼籲期望）
bull 導言（歸結）為全稿重點或宣導主題bull 論述（引據＋申述）補充導言的細節相當於一般公文之「說明」注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項
bull 新聞稿之假設觀想自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿故採第3人稱式來寫作
新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
新聞稿之寫作技巧二bull 新聞稿的結構通常為「導言論述結尾」3部分
bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
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說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
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說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
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說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
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公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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新聞稿之寫作技巧一bull 新聞稿講求新聞性因此交代要清楚文字用法要正確通常字數為400至600字儘量控制在1000字以內
bull 使用倒金字塔寫法在今日E化環境的工商社會新聞版面有限大家閱讀報紙或媒體只能把握「重點」或看醒目聳動之「標題」因此新聞稿之結構都是將引人入勝或最重要的事實寫在「最前面」一般稱這種文體為「倒金字塔寫法」也就是先將重點或結論標出讓讀者瞬間就得到一個簡明概念使其有興趣往下閱讀（即採始括式歸結寫在前面）
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bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
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bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
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臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
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說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
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臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
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臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
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及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
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說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
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Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
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準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
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二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
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說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
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說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
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土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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bull 導言（歸結）為全稿的重點包括人事時地物等要件通常放在第1段相當於一般公文的「主旨」段之論述也就是新聞稿澄清稿或聲明稿的主題亦即希望外界瞭解知道的事情或最能引起讀者興趣的部分儘量在前面通常約100字左右
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
r1244144ms26hinetnet
chiu9167gmailcom
或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
新聞稿之寫作技巧三bull 論述（引據＋申述）為補充導言的細節相當於一般公文的「說明」段之論述本段可視報導事項之繁簡對宣導澄清或聲明事項的說明緣起沿革解釋法令規定均在論述段說明並應注意時間順序因果關係
bull 結尾（呼籲期望）結尾在最後1段（或分為2段）一般呼籲民眾注意或期望其配合之事項都在歸結部分寫出如無本段可免
新聞稿之寫作技巧四bull 寫稿人新聞稿係記者採訪新聞之文稿承辦人員在寫作時必須假設自己是記者並且以記者的立場看法來擬稿
bull 特殊的「提引語」新聞稿係記者訪問機關首長主管人員承辦人後將其論點事實資料寫成文稿因此論述段結尾段起首的提引語通常採第3人稱式來寫作例如「表示helliphellip」「說helliphellip」「指出helliphellip」「據指出helliphellip」「據瞭解helliphellip」
「據分析helliphellip」「據悉helliphellip」「據統計helliphellip」「呼籲helliphellip」「並表示helliphellip」「最後表示helliphellip」
新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
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有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
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說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
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公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
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(02)2312-1200
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明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
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流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
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藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
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型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
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說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
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bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
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為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
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儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
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新聞稿之範例－導言（歸結）
明德中學6學生接種後暈針不適衛生局將加強宣導施打注意事項（標題）
臺中市明德中學今(7)日為在校學生施打流感疫苗有6名學生出現頭暈嘔吐狀況經送醫後已有5位返家休息另1位因血糖偏高持續治療中臺中市政府衛生局表示經查明接種後身體不適與暈針有關而非疫苗副作用後續其他學校還有已報名施打的學生衛生局會加強提醒校方學生接種當日應避免空腹也應盡量放鬆心情緩解緊張情緒施打後若還是暈針則請學校儘快送醫治療（導言－歸結）
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
種政策及預定的接種時程辦理（引據）
今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
利部食品藥物管理署查驗登記規定且經我國
藥政單位核准使用進口衛生局說明疫苗與
其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
眾配合事項）聯絡人 臺中市政府衛生局林小姐聯絡電話 04-25265394分機3500
說帖之意義及使用時機
bull 意義詳述機關掌理業務辦理情形請一般民眾特定對象團體相關機關（部門）予以支持或民意機關（立法院直轄市議會縣（市）議會鄉（鎮）市民代表會予以優先審議時使用
bull 使用時機
bull 為特定事項作說明時使用
bull 研擬法律草案或法規命令草案時使用
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
新聞稿之範例－論述（引據＋申述）流感疫苗從10月1日起開打接種對象新
增國高中等學生盼提升校園流感疫苗的接
種率讓學生獲得保護產生足夠的抗體降低
流感病毒在校園傳播衛生局也依照全國的接
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今年政府採購3廠牌疫苗均符合中央衛生福
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其他藥品一樣都可能造成副作用如出現立即
型過敏反應等然而發生機率相當低（申述）
新聞稿之範例－結尾（呼籲期望）衛生局表示接種疫苗可能會出現注射部位疼痛紅
腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
衛生局提醒每個人對打針的心理生理反應不一校園集體注射偶爾會有學生出現眩暈與噁心等暈針症狀日後會加強提醒校方向學生宣導接種當日不宜空腹要儘量放鬆心情接種時宜採坐姿如接種後感覺不適應先休息執行校園接種的專業醫護團隊也會在現場進行妥適處理如暈針現象持續則應儘快送醫治療（期望民
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說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
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北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
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Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
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說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
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（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
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腫少數人則會有全身性的輕微反應如發燒頭痛肉酸痛噁心皮膚搔癢蕁麻疹或紅疹等一般會在發生後1至2天內自然恢復（呼籲民眾注意事項）
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說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
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及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
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說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
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民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
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說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
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有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
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一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
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說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
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土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
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（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
客服專線(02)2331-9797
(02)2312-1200
傳真(02)2381-9663
感恩與祝福感謝聆聽
敬請指教有任何公文寫作疑問請E-mail
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或來電 0937665156 邱忠民 誠摯服務
說帖之寫作技巧
bull 說帖以分段式（前言主要內容優先支持或審議之理由）條列式或客答問式簡明敘述但末段應將建議事項載明請有關單位鼎力玉成實作方式為
bull 分段式前言主要內容（制定或修正）優先支持或審議之理由
bull 敘述式緣起現行法令規定實務運作情形無法落實之原因與分析配套措施結語
bull 客答問式條列式常見之問與答結語
說帖之敘述式範例
臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
Organization簡稱ICAO）會議機制及活動身
為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
合作之單一天空概念及ICAO無縫天空之訴求促
成臺灣亞太區域及ICAO之多贏局面（支持理由結語）
說帖之分段式範例臺北市政府「助妳好孕專案」 說帖
一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
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臺灣有意義參與國際民航組織(ICAO)大會說帖飛航安全不分國界臺灣作為全球飛航運作重
要的一環負責管轄東亞空中交通流量龐大的「臺
北飛航情報區」（Taipei Flight Information
Region 簡稱Taipei FIR）盼專業有貢獻參與
國際民航組織（International Civil Aviation
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為國際社會之一員我們有保障區域及全球飛航安
全之責任並為全球民用航空發展及人類福祉盡一
份力量（緣起）
說帖之敘述式範例
臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
直接通聯ICAO管道透過間接片面得知ICAO在
民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
維護Taipei FIR的飛安及服務水準（實務運作情形）
說帖之敘述式範例本次ICAO第39屆大會所討論的飛航安全飛
航服務航空保安環境保護及航空經濟等重要
議題實互為關聯亦須各國緊密合作更凸顯台
灣應常態性受邀出席ICAO大會之必要性以利臺
灣掌握ICAO議題之重要發展有助實踐大會對於
國際民用航空安全保障保安及永續發展之任務
目標臺灣無論在地理位置及航空運輸能量均具
有關鍵性之地位故我出席大會將可達成區域
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一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
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臺灣民航局局長於2013年9月首次獲ICAO
理事會主席邀請參加第38屆大會各界均認
為飛安無國界我國與會訴求切合ICAO無縫
飛安的目標因此本次倘能再次受邀參與
大會實有助臺灣掌握ICAO議題之重要發展
及時因應並規劃相關執行細節進而確保我
與全球民航體系接軌（現行規定）
說帖之敘述式範例Taipei FIR空域鄰接福岡馬尼拉香港
及上海四個飛航情報區位於日本菲律賓之間
鄰接中國大陸東南沿海2015年提供飛越及進出
Taipei FIR近153萬航管架次服務往返或經停
臺灣旅客高達5800多萬人次臺灣民航局是
Taipei FIR的唯一管轄機關四十多年來雖缺乏
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民航安全航管保安及環保等方面的規定及標
準臺灣仍戮力克服此種資訊透明度不足的困難
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說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
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一方案名稱5歲免學費補助方案
二方案內容（一）「5歲免學費補助方案」由本市幼稚園與托兒所
同步實施以本市公幼之收費標準予以補助其額度為每學期12543元幼生如同時符合中央或本府各機關之補助資格應優先申領各該項補助
（二）就讀公立幼托機構者與中央各機關之補助採「差額補助」方式辦理未達本方案之補助金額者由本市補助其差額就讀私立幼托機構者採12543元「加額補助」方式辦理
說帖之分段式範例三申請條件
設籍本市且當年度9月2日至次年度9月1日止年滿5足歲未滿6足歲並符合下列情形之一者
（一）就讀本市公私立幼稚園及托兒所核定招收人數內之幼兒
（二）就讀外縣市幼稚園及托兒所之幼兒第1學期於8月1日前第2學期於2月1日前即與父母或監護人設籍於本市同一戶籍6個月以上者
說帖之分段式範例四申請方式（一）就讀本市幼托機構者於開學後統一由園
所協助家長申請公幼家長僅需繳交午餐及點心代辦費私幼及公私立托兒所於園所協助提出申請後由教育局或社會局將補助款撥入園所帳戶後發給家長
（二）就讀外縣市幼托機構者由家長或監護人檢具申請書近一個月之戶籍謄本學費收據影本領據及存摺影本向教育局或社會局提出申請教育局或社會局審核無誤後將補助款撥入家長之帳戶
說帖之分段式範例五受益人數
00學年度設籍本市且年滿5足歲之幼生數推估22370人
六預期效益本方案之推動不僅符應國民教育向下延伸一年的政策願景更有利於家庭經濟弱勢文化刺激不利之幼兒及早接受教育減輕年輕夫妻育兒之經濟負擔提升年輕父母的生育率
七實施期程00年9月
說帖之客答問式範例未辦繼承登記自身權益說帖 內政部地政司申辦繼承登記的時機為何
凡已登記之土地建築改良物或他項權利如登記名義人死亡應由繼承人自繼承開始之日起六個月內向土地所在地政事務所申辦繼承登記已逾期或已被列冊管理的未辦繼承登記土地或建物仍可在列冊管理期滿前趕快申辦繼承登記只要在列冊管理期滿前申辦就不會被國有財產局公開標售
土地法第七十三條之一之立法意旨為何土地法第七十三條之一之立法意旨係在督促民眾
儘速辦理不動產繼承登記並非以將人民土地收歸國有為目的地政機關執行時係以協助民眾申辦繼承登記來保障其土地權利並促進土地利用使地籍與稅籍資料正確進而避免因長期土地權屬不明而造成繼承人間更大的糾紛問題而影響土地之開發及利用
公文寫作參考文獻bull 公文寫作技巧及案例解析
bull 國考公文寫作及試題解析邱忠民著
105年10月出版
鼎文書局股份有限公司 臺北市
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