ColaboracciónServicios de implantación de

colaboración basados en Asana

INTRODUCCIÓN.

Una forma integral de entender la excelencia.

Gestión para la excelencia:

Más allá del lean.

Tres áreas de impacto hacia la excelencia.ADAPTACIÓN.Manejar el conocimiento y la información, tomando decisiones que nos ayuden a ser más efectivos en la atención a nuestros mercados.

COHESIÓN.Conseguir el máximo nivel de alineación y de implicación de las personas con los objetivos de las compañías.

EFICIENCIA.Atender las necesidades del mercado elegido como objetivo con el máximo nivel de eficiencia.

3 puntos de vista

La organización como organismo.

• El hombre, como organismo, busca perpetuarse frente a un entorno cambiante.

• El aprendizaje es el mecanismo básico de adaptación y supervivencia.

• Cuanto más ágil es la organización, más rápido aprende.

• En las organizaciones horizontales la información fluye con mayor facilidad.

• El empleado se siente motivado en la medida que aprende.

La organización como institución.

• Las organizaciones son por y para el hombre.

• El hombre busca darle sentido a su actuación.

• Las instituciones buscan darle un sentido a la acción humana.

• Las organizaciones tienen una misión que les da sentido que debe confluir con los de aquellos que la forman.

• El empleado se siente motivado porque cree en lo que hace más allá de sus intereses individuales.

La organización como mecanismo.

• Una organización es simplemente una secuencia de acciones humanas para conseguir un resultado.

• Basta con que los procesos estén bien definidos y se cumplan.

• Los directivos tienen indicadores que permiten controlar que los procesos se ejecutan correctamente

• El trabajador, por ello, recibe su salario; esa es su motivación.

• Toda pauta de actuación debe terminar en el sistema formal: procedimientos y normas.

En improva tenemos nuestra forma de interpretar la realidad, pero

¿qué pasa ahí fuera?

Por primera vez en la historia, la humanidad ha sido capaz de crear más información de la que nadie puede absorber, fomentar más interdependencia de la que nadie puede gestionar y acelerar los cambios a un ritmo que difícilmente podemos seguir. 

Peter Senge

Más información.

Cada día se envían más de 140.000 millones de e-mails.Este dato en frío no dice mucho. Veamos el volumen de información en tiempo real.

In one second on the Internet there are…

http://onesecond.designly.com/

Más interdependencia.• Mayor presión competitiva unido a los

niveles elevados de eficiencia ya alcanzados.

• Cambiar y mejorar es cada vez más complejo.

• La mejora requiere de multiplicidad de capacidades. Ello nos obliga a trabajar en red y globalmente para mezclar en la justa medida las competencias necesarias para competir con éxito.

Se trabaja cada vez más en red y hay que saber hacerlo.

Cambios

acelerados

DIFÍCILMENTE PODEMOS SEGUIR

Si el entorno cambia rápido, las organizaciones deben cambiar

adaptándose al entorno con agilidad.

Manejar la información y aprender más rápido.

Procesar eficientemente el conocimiento pasa a ser una prioridad.

FORMAR

INCORPORAR

INNOVAR

RESOLVER PROBLEMAS

COLABORAR

CAPTAR ACTUAR

En resumidas cuentas:• El entorno cambia rápidamente y debemos adaptarnos.

• Para adaptarnos debemos aprender (desarrollo org).

• Las organizaciones aprenden:

Captando conocimiento.

Compartiendo conocimiento (Colaborando).

Aplicando ese conocimiento.

Sin embargo, en la gestión de la colaboración y resolución de problemas existe un enorme margen de mejora en las organizaciones.

Los 4 pilares de la colaboración:

• Tareas y proyectos compartidos.

• Documentos compartidos.

• Conversaciones colaborativas.

• Reuniones efectivas.

Email:• Cada día se envían más de 140.000 millones de e-mails.

• El 68,8 % de todo el tráfico de correo electrónico es  correo basura .

• El uso del email es un síntoma de los problemas de comunicación en la organización.

• Archivos duplicados y triplicados en cada buzón de correo consumiendo ancho de banda y espacio en disco.

• Dificultad para localizar correos electrónicos, archivos que no se han descargado, etc.

(Datos publicados por Royal-Pingdom).

Patologías del email:• Retrasos a la hora de contestar.

• Correos que no son contestados.

• Destinatarios arbitrarios del correo electrónico. Recibimos correos electrónicos que no nos interesan.

• Tendencia a los malentendidos por faltar el lenguaje no verbal.

• Los emails no deben tener prioridades, lo único que debe tener prioridades son las tareas. Y esas prioridades deben ser compartidas por todos los que comparten una tarea.

Email:• Acabamos procesando el email por lotes y con retardo y

en el mismo lote convive el spam con correos que nos cabrean y nos predisponen inadecuadamente para los siguientes.

• En el buzón de correo conviven lo confidencial con lo que no lo es. En el correo nada es especialmente confidencial ni está identificado como tal.

• En el correo se leen cosas fuera de contexto. Los asuntos son poco significativos.

Gestión de tareas:• No hay un inventario de proyectos.

• GTD: las tareas siempre se asocian a proyectos.

• Acabamos haciendo “cosas” olvidando a qué proyecto pertenecen.

• Es muy difícil saber quién tenía que hacer qué, aunque en algún sitio consta…

• Las tareas se pierden, de repente descubrimos una tarea sin padre ni madre.

• “Everything is a project”. http://scottberkun.com/2009/everything-is-a-project

Gestión de tareas:• Prioridades poco claras.

• Responsabilidades poco claras.

• Temas y proyectos encallados sin visibilidad sobre ellos.

• Tareas no claramente identificadas y en diferentes soportes:• Actas de reunión en Excel adjuntas a emails.

• Actas de Excel en las carpetas del ordenador.

• Actas en papel en carpetas.

• Notas en libretas.

• En la cabeza…

Compartir archivos:

• Nunca sabemos dónde los tenemos.

• Lo que se ha dicho, comentado o decidido sobre un archivo puede estar en múltiples soportes.

• Tardamos en encontrarlos porque tienden a quedarse en la bandeja de correo electrónico mezclados con toda la basura.

• Y cuando los encontramos nunca estamos seguros de tener la última versión.

Reuniones:

• La agenda siempre se prepara en el último momento.

• Difícil que todos los participantes contribuyan a la agenda.

• Durante la reunión… esto da para una tesis…

• Los acuerdos quedan registrados ¿En un papel? ¿Excel que se distribuye? Nada los agrupa.

• No se hace seguimiento de los acuerdos, ni se habla de ellos.

¿Qué es Asana?• Una plataforma colaborativa enfocada en lo esencial para mejorar la

eficiencia organizativa.

• Permite gestionar las tareas asociadas a proyectos.

• Permite conversar sin perder de vista ni la tarea ni el proyecto sobre el que conversamos.

• Proporciona el contexto adecuado para cada tarea que deba ser tratada.

• Permite compartir archivos garantizando que todos compartimos la misma versión y permitiendo las conversaciones sobre ellos y las tareas.

¿Para qué Asana?• Para ser más eficientes con nuestra gestión de proyectos.

• Para mejorar la comunicación.

• Para colaborar de manera más efectiva y mejorar en el cumplimiento de compromisos.

• Para acelerar el ritmo al que se introducen mejoras.

• Para garantizar el máximo aprovechamiento del conocimiento de la organización.

• Para mejorar la cohesión organizativa y la identificación de las personas con los objetivos de los proyectos corporativos.

IMPLANTACIÓN.

Sobre el impacto.

• LA IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA COLABORATIVA ES UNA OPORTUNIDAD DE ORO PARA REALIZAR UN CAMBIO RADICAL EN LOS HÁBITOS DE TRABAJO.

• LA IMPLANTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA COLABORATIVA COMO ASANA DEBE CONLLEVAR UNA INTENCIONALIDAD DE IMPACTO MEDIBLE.

IMPACTO.

• Eficiencia directiva.

• Reducción uso email.

• Reducción plazo resolución problemas.

• Mejorar tiempos reacción.

HÁBITOS DE TRABAJO.

• Reuniones efectivas.

• Cumplimiento de compromisos .

• Desarrollar el sentido de la responsabilidad.

• Mejorar la comunicación más allá de la herramienta.

• Transparencia.

Áreas de actuación para la colaboración eficiente.

Conocimientos y habilidades necesarios para la colaboración.

Responsabilidades en la colaboración.

Soporte colaborativo a los procesos de trabajo.

Gestión de proyectos. Gestión para el cambio.

Implantación: capacitación.• Formación en metodologías GTD.

• Formación en gestión de proyectos, para todos.

• Formación en interdependencia organizativa.

• Formación en trabajo en equipo.

• Formación en reuniones efectivas y colaborativas.

• Formación en comunicación.

• Formación en gestión de procesos de cambio.

• Formación en la propia plataforma colaborativa.

Implantación: procesos operativos.• Soporte colaborativo a procesos no soportados en el ERP o fases

de procesos no soportadas.

• Definición de políticas de uso de la herramienta colaborativa.

• Identificación y estandarización de tipologías de proyectos.

• Identificación y estandarización de tipologías de problemas.

• Metodología para reuniones en Asana.

Implantación: sistema de gestión.• Diseño y puesta en marcha de un sistema de gestión para la

implantación de Asana:

• Objetivos de proyecto.

• Establecimiento de controles.

• Auditorías de cultura colaborativa.

• Informes de seguimiento.

• Procesos de gestión a soportar colaborativamente con Asana. Definición de objetivos y planes de acción, análisis de informes y preparación de reuniones.

• Seguimiento y coordinación de equipos mediante Asana.

Implantación: organización.

• Responsabilidades en el mantenimiento y uso de la herramienta.

• Criterios para la configuración de equipos.

• El organigrama en Asana.

• La potenciación de la transversalidad con Asana.

• Configuración de equipos, tareas, subtareas, etc.

• Creación de la “oficina para la colaboración”.

IMPLANTACIÓN: Asana.• Definir equipos y proyectos iniciales.

• Identificar procesos a soportar en Asana.

• La integración de Asana con otras herramientas corporativas: Google Calendar, Gmail, CRM, etc.

• Desarrollar manuales de la herramienta.

• Desarrollar manuales de uso corporativo.

• Procesos de mantenimiento de usuarios: altas, bajas, licencias, etc.

• Procesos de auditoría y limpieza del sistema.

¿Por qué Asana?

• Porque está enfocada en aquello que es esencial para la colaboración.

• Porque es simple y se acelera al máximo lo realmente importante, el cambio cultural en los hábitos de colaboración, frente a otras herramientas mucho más complejas.

• Porque es abierta (bajo nivel de parametrización) y en la nube y por lo tanto rápida de implantar en cualquier organización.

Clave del éxito.• Implicación del 100% de la organización.

• Eliminar al máximo las vías alternativas a la plataforma: email, papel, Excel, teléfono, etc.

• Cultura compartida GTD de gestión de tareas personales en el marco de proyectos.

• Responsabilidades en la limpieza del sistema: 5S’s colaborativas.

• Implicación a clientes y proveedores en las fases de interacción no contemplados por ERP corporativo.

• Medir si el impacto que se buscaba en el negocio se ha producido.

• Seguimiento.

Por dónde empezar.• Las empresas están implantando procesos colaborativos como si de una

moda se tratase.

• Los procesos de implantación giran en exceso alrededor de la herramienta a utilizar y son impulsados por áreas tecnológicas.

• El peso de la herramienta en el cambio hacia la colaboración debe ser mínimo.

• Se debe partir de identificar el potencial de mejora existente y en las necesidades formativas y de apoyo para una verdadera transformación.

• Es prioritario empezar por un profundo análisis para la colaboración.