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MANUAL DE PUESTOS COLEGIO

DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE COSTA RICA

Fecha de emisión: 13 de Junio del 2015

Versión: V.1-2015

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Página: 1 de 84

Autorizado por: JUNTA DIRECTIVA

Elaborado por: Carlos Ml. Córdoba G. Consultores del Talento

COLEGIO DE PROFESIONALES EN SECRETARIADO DE COSTA RICA

Manual descriptivo de clases y puestos

2015




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En proceso de construcción


Tabla de contenido

PRESENTACIÓN ......................................................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 4

MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 6

FUNDAMENTOS DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS: .................................................. 6

Métodos de clasificación de puestos .................................................................................................... 6

Análisis de puestos .................................................................................................................................. 7

Clasificación y descripción de puestos .................................................................................................. 7

Valoración de puestos ............................................................................................................................. 8

Métodos de valoración de puestos ....................................................................................................... 9

Método de alineamiento o jerarquización .......................................................................................... 9

Método de gradación previa o de clasificación por categorías ..................................................... 10

Definición de Secretaria y Administración ........................................................................................ 10

Niveles Profesionales ........................................................................................................................... 13

Taxonomía de Bloom............................................................................................................................ 14

Modelo de Clasificación de Puestos ................................................................................................... 15

MODELO DE CLASIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN SECRETARIAL PROFESIONAL ................................ 19

Definición de Competencias y Niveles ............................................................................................... 19

Función Secretarial dentro de la Categoría de Soporte Administrativo .......................................... 1

DESCRIPCION DE PUESTOS ..................................................................................................................... 6

SECRETARIA PROFESIONAL ..................................................................................................................... 6

SECRETARIA EJECUTIVA BILINGUE...................................................................................................... 16

SECRETARIA EJECUTIVA ....................................................................................................................... 27

SECRETARIA BILINGÜE .......................................................................................................................... 38

SECRETARIA ........................................................................................................................................... 47

HISTORIAL DE CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................... 56




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PRESENTACIÓN

El Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica vela por el cumplimiento estricto de las normas técnicas y de ética profesional de las personas que se colegien, con el propósito de fomentar y estimular la solidaridad profesional y la dignificación de sus asociados, así como regular el ejercicio profesional.

El Colegio de Profesionales en Secretariado de Costa Rica, es un ente público no estatal, con personalidad jurídica y patrimonio propio, integrado por las personas profesionales en secretariado y tiene como finalidades primordiales:

a. Promover la superación y dignificación en los aspectos socioeconómicos, socioculturales,

profesionales, técnicos y morales. b. Defender los intereses de sus asociados, individual y colectivamente; c. Colaborar, cuando sea posible, en el estudio y planeamiento de los programas para la

formación de profesionales en secretariado profesional; igualmente, podrá cooperar con las instituciones públicas o privadas de cultura, cuando estas lo soliciten o la ley así lo disponga.

d. Pronunciarse sobre asuntos de interés público o cuando se trate de asuntos que afecten los intereses del Colegio.

El Colegio lo conforman:

a. Los bachilleres y licenciados en secretariado profesional o en administración de oficinas, graduados por instituciones de enseñanza superior del país, públicas y privadas, reconocidas por el Estado.

b. Los diplomados universitarios y para-universitarios, graduados en la carrera de secretariado por instituciones de enseñanza superior del país, públicas y privadas, reconocidas por el Estado.

c. Los graduados de universidades o instituciones equivalentes en el extranjero, de acuerdo con las leyes y los tratados vigentes.




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INTRODUCCIÓN

La función de Secretaria está asociada con el servicio. El valor de una Secretaria está en cualquier lugar donde se desarrolle un producto o se preste un servicio, es directamente proporcional a la responsabilidad e impacto de la persona o departamento al que brinde soporte. Aunque la amplitud y la profundidad de su puesto está marcada por su posición dentro de la organización y el proceso en el cual esté inserta, su contribución y potencial de desarrollo lo define su vocación de servicio, deseo de logro y ambición de reconocimiento, tanto como el desempeño de las organizaciones y el brillo de sus líderes. No es gratuito que esta sea la profesión de la Mujer Maravilla, una clara referencia a una persona poderosa, competente multifacética, polifuncional, organizada, emocionalmente inteligente, de modales y presentación impecable; leal, discreta y confidente. El concepto de Secretaria nació luego de que Liliam Sholes, la hija de Cristopher Latham Sholes el que patentó la máquina de escribir en 1868, aparece registrada el 23 de junio de 1873 como la primera secretaria de la historia1.

Una Secretaria puede definirse como:

1. Una experta administradora de oficina. a. Para lo cual identifica y canaliza información relativa al proceso(s) de negocio(s) que

apoya. b. Para lo cual identifica, registra y formaliza información (virtual y presencial) relativa

al proceso de oficina. c. Lo hace con alta prudencia, responsabilidad y confidencialidad. d. Para lo cual Identifica y define canales, formatos y mensajes idóneos de

comunicación e. Brinda orientación sobre el funcionamiento del(los) proceso(s) que apoya. f. Realizar labores de archivos de gestión (el presente, según la ley 7202 del Sistema

Nacional de Archivos).

1Ver referencia en http://hoy.com.do/la-primera-secretaria/

http://hoy.com.do/la-primera-secretaria/




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2. Un facilitador entre el Jerarca y el equipo 3. Una organizadora de eventos

a. Relacionados con el funcionamiento de órganos colegiados b. Relacionados con actividades periódicas y ocasionales

4. Una gestora de compromisos

a. Levantamiento, formalización y seguimiento de acuerdos

5. Una conocedora experta de la cultura de la organización que multiplica el impacto de su jefe.

6. Una experta en sistemas de información y redes sociales, clave para desarrollar el capital

relacional que necesita el área o función de responsabilidad en que se desenvuelve. Mantenerse en la base, sirviendo y apoyando, es lo que la define como Secretaria. Pasar al frente y asumir una responsabilidad directa de proceso, la convertiría en algo diferente. Y asumir esto, implica valorar el lugar de servicio y reconocer que no existe propósito mayor que servir a otros. Es por ello que nace este documento, con la intención de servir de estándar válido para los responsables de recursos humanos, especialmente pero no exclusivamente, que necesiten apoyarse para definir sus puestos de secretaria.




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MARCO CONCEPTUAL

FUNDAMENTOS DE CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS:

Clasificar puestos es ordenar la estructura administrativa según la importancia relativa dada a los cargos. La asignación adecuada de deberes y responsabilidades a los puestos facilita que los procesos productivos se desarrollen con fluidez, orden, equidad y una determinada secuencia. La clasificación de los puestos es general, tiene que ver con toda la organización. La descripción de puestos es específica, considera los puestos en forma individual o grupal. El “puesto” es la unidad administrativa más pequeña de la organización y se describe detallada y ampliamente. La “clase de puesto” agrupa varios puestos similares y describe en forma más general sus funciones y tareas. La metodología utilizada de clasificación responde al tamaño de la empresa y a los métodos de valoración de puestos que se utilizarán posteriormente; responde a un criterio de idoneidad, el cual es un criterio experto que conjuga el objetivo con el uso del producto final. Los estilos de clases son utilizados por empresas con muchos puestos que requieren simplificar los trámites de personal y por eso acuden a incluir varios puestos en una sola clase. Algunos ejemplos para clasificar puestos son:

Métodos de clasificación de puestos

CLASIFICACIÓN DE PUESTOS

Descripción del puesto: Peón, Misceláneo, Auxiliar, etc.

Clase ancha: Consolida varios puestos similares en una sola descripción: Oficinista de Bodega, Oficinista de Ventas, Oficinista de Finanzas, lo resume en Oficinista. Es más general que la descripción del puesto que es muy detallada. Oficinista 1, Oficinista 2, etc. Grupo de clases: Describe las clases correspondientes a un Grupo Ocupacional. Ejemplo: Grupo de Auditoría: Auditor 1, Auditor 2, Supervisor Auditoría 1, Supervisor Auditoría 2, etc.

Clases anchas polifuncionales: Describen puestos que se han conjuntado labores de otros puestos. Ejemplo: puestos de Recepcionista, Cajero, Analista de Crédito,




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Formulador de Crédito, Encargado de Tarjetas de Crédito y Débito se refunden en Asistente de Plataforma.

Clases por procesos: Describe el conjunto de distintas funciones que tiene un proceso y las diferentes labores que se requieren para lograr la producción del bien o del servicio. Por ejemplo el proceso de producción de chocolate tiene las siguientes etapas: 1. Recepción de la fruta, 2. Almacenamiento de la fruta en los silos, 3. Tostado de la fruta, 4. Descascarado de la fruta, 5. Prensado de las Semillas, 6. Recolección y proceso del aceite de cacao, 7. Recepción y quebrado de la pasta de cacao, 8. Molido de la pasta de cacao. 9. Mezcla de ingredientes con la pasta de cacao, 10. Obtención del chocolate. El proceso tiene funciones y tareas sencillas y manuales que se le encargan a Operarios de Proceso 1 y complicadas que requieren el uso de tecnología y maquinaria sofisticada que se le encargan a Operarios del Proceso 2.

Análisis de puestos Es el proceso previo e indispensable para preparar la descripción del puesto. Consiste en estudiar al puesto según las diferentes partes que lo componen (que algunos denominan características, aspectos, elementos o factores) para adaptar la clasificación y la descripción al tamaño, características y condiciones de la empresas respectiva. El puesto se subdividirá en tantas partes como lo exija el método de valuación de puestos que se utilizará. El proceso para recolectar la información con la que se describirá posteriormente el puesto está directamente relacionado con el método de valoración a utilizar. El análisis puede iniciar con el diseño del cuestionario para la recolección de las funciones y tareas que efectúan los diferentes trabajadores de la empresa (en el caso de este manual se parte de prácticas previas y el criterio experto de la Junta Directiva del Colegio). La descripción de puestos “estrecha” utiliza un estilo detallado de las actividades que se realizan en el puesto. Explica ampliamente las funciones y tareas, las responsabilidades, las condiciones de trabajo y los requisitos para ocuparlo. La descripción de puestos “ancha” detalla en forma más general las funciones y tareas de los puestos incluidos en la “clase de puesto”.

Clasificación y descripción de puestos Es la descripción escrita, clara y ordenada de las funciones, tareas, obligaciones, responsabilidades y principales características de los puestos. Habitualmente incluye (entre otros) los siguientes apartados:




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a. Título: Nombre del puesto o de la clase de puesto.

b. Naturaleza del Trabajo: breve descripción genérica que consigna el objetivo de la

existencia del puesto. Resume en pocos renglones lo que se hace en el puesto.

c. Descripción específica: Describe en forma detallada o en forma general las funciones, sub-funciones y tareas.

d. Responsabilidades: Indica las principales responsabilidades asignadas al puesto.

e. Condiciones de trabajo: Explica las condiciones bajo las cuales se realizan las labores del puesto.

f. Perfil del ocupante del puesto: Explica las características necesarias que debe tener el ocupante del puesto para desempeñarlo a cabalidad.

g. Requerimientos para desempeñar el puesto: Indica los diferentes requisitos que deben cumplirse para poder realizar las labores del puesto, tales como estudios académicos, capacitación y experiencia requeridas, etc.

Valoración de puestos La valoración de puestos es el proceso que analiza, formula y fija el valor de un puesto en relación con otros puestos de la misma o de otras empresas. Se centra exclusivamente en el estudio de sus funciones y tareas, sin considerar las capacidades y actitudes del ocupante del mismo. Las cualidades personales de los colaboradores, en su forma de laborar, son evaluadas por los métodos de “calificación del desempeño o calificación del mérito”. Los métodos de valoración de puestos van desde los sencillos y generales que se usan en empresas pequeñas y medianas, con pocos puestos, hasta las más complejas que se aplican en empresas grandes y con muchos puestos y colaboradores.




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Métodos de valoración de puestos

ANALIZAN LA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO EN FORMA TOTAL SEGÚN FACTORES

ALINEAMIENTO O JERARQUIZACIÓN Ordena los puestos de menor a mayor según importancia relativa desde Peón hasta Gerente. Según la importancia asigna los salarios. Poca importancia, poco salario; mucha importancia, salario alto.

COMPARACIÓN DE FACTORES Divide el puesto en factores y en cada puesto los ordena según importancia relativa. Luego asigna montos de dinero a cada factor por puesto. La sumatoria de dinero asignado es el sueldo del puesto. Ha caído en desuso.

GRADACIÓN PREVIA O DE CLASIFICACIÓN POR CATEGORÍAS Define categorías de puestos Define factores para analizar los puestos y los subdivide en grados. Diseña un Manual de Gradación Previa. Analiza los puestos según elementos “cualitativos”, que tienen mucha subjetividad. Clasifica los puestos y los incluye en las categorías respectivas. Asigna un salario único a cada categoría. Todos los puestos incluidos en una categoría tienen el mismo sueldo.

ASIGNACIÓN DE PUNTOS POR FACTOR O “POR PUNTOS” Divide el puesto en factores y los ordena según porcentaje. Divide los factores en sub-factores y micro-factores y les asigna porciones del porcentaje del factor. Construye una tabla de puntos con base en los porcentajes. La descripción del puesto está relacionada con los factores, sub-factores y micro-factores los cuales son valorados con el Manual de Puntos. La valoración es fácil pero minuciosa. El salario se determina matemáticamente Lo que asegura equidad interna. Se hace encuesta de salarios para obtener equidad externa.

MÉTODOS CUALITATIVOS

MÉTODOS CUANTITATIVOS

Fuente: “Administración de Recursos Humanos: Libro 1, Clasificación y Valoración de Puestos”, Alfredo Barquero, Editorial UNED, 1987, San José.

• Método de alineamiento o jerarquización Permite, derivado de su sencillez, una más rápida valoración de los puestos. A pesar de ser el más sencillo, es el que requiere de mayor experiencia en la evaluación para obtener buenos resultados en su aplicación.




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Para determinar la jerarquía de puestos, los compara uno a uno considerando la importancia relativa como un todo; en consecuencia el resultado indica que un puesto es de mayor importancia que el anterior, sin embargo no indica en qué medida lo es. Ordena los puestos desde la menor hasta la mayor importancia y fija los salarios según el orden obtenido. El de menor importancia obtiene el menor monto de salario; el de mayor importancia obtiene el salario más alto de la empresa. Puede haber puestos con el mismo salario. Es un método muy subjetivo.

• Método de gradación previa o de clasificación por categorías Este método agrupa y jerarquiza los puestos en categorías previamente definidas, que según el tamaño de la empresa pueden estar entre 10 a 20 categorías. Para integrar las categorías define previamente elementos o factores y los subdivide en grados cualitativos. Diseña un Manual de Gradación Previa que explica en qué consiste el factor y la intensidad cualitativa del grado de los sub-factores. Clasifica los puestos interpretando las combinaciones cualitativas de factores y sub-factores presentes en el puesto y los incluye en las categorías respectivas. Asigna un salario único a cada categoría. Todos los puestos incluidos en una categoría tienen el mismo sueldo. El conjunto de categorías de puestos y sus salarios forman la escala de salarios de la empresa.

Definición de Secretaria y Administración

Según Wikipedia, se llamaba secretario o secretaria (del latín secretarĭus) a la persona encargada de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requería confidencialidad, de personas de cierto poder, como monarcas, papas, etc. Hoy en día, dependiendo del tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina. Puede tratarse de la persona encargada de escribir la correspondencia y custodiar los documentos de una oficina; del asistente o auxiliar administrativo de una empresa; del cargo público similar al de ministro; o del máximo dirigente de un partido político o de una entidad. Secretariado es un término que puede utilizarse como sinónimo de secretaría, en el sentido del destino, cargo u oficina de secretario.2 Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

2 Read more: http://significado.de/secretariado#ixzz3beuAL6It




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1. Recepción de documentos. 2. Atender llamadas telefónicas. 3. Atender visitas. 4. Archivo de documentos. 5. Cálculos elementales. 6. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. 7. Estar al día de la tramitación de expedientes. 8. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones. 9. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los

que esté más relacionada la sección de que dependa. 10. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde

calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

11. Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial. Según la real Academia, SECRETARIA es:

1. adj. desus. Se decía de la persona a quien se comunica algún secreto para que lo

calle.

2. m. y f. Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe

de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación.

3. m. y f. Persona que por oficio público da fe de escritos y actos.

4. m. y f. Encargado de redactar la correspondencia de aquel a quien sirve para este fin.

5. m. y f. Escribiente o amanuense.

6. m. y f. Máximo dirigente de algunas instituciones y partidos políticos.

7. m. y f. Am. ministro (jefe de cada uno de los departamentos en que se divide la

Administración del Gobierno).

8. f. coloq. p. us. Mujer del secretario. Primer secretario de Estado y del Despacho.

9. m. Ministro de Estado. Secretario del Despacho, o secretario del Despacho universal.




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10. m. secretario o ministro con quien el rey despachaba las consultas pertenecientes al

ramo de que estaba encargado. ~ particular.

En síntesis, tomando en cuenta lo anterior, pueden anotarse como elementos clave que la posición:

1. Está ligada al manejo de información confidencial y dar fe de acuerdos, por lo que es una persona de alta confianza.

2. Revela una persona que escribe, custodia y da fe de asuntos relevantes, por lo que es una gestora de información y documentación.

3. Una persona a la que se le ¨despachaban¨, enviaban o encargaban, asuntos de importancia, por lo que es una persona responsable de gestionar acciones.

4. Una persona que puede tener funciones de supervisión y representación oficial. De hecho, el concepto se usa en algunas instancias como sinónimo de alta representación.

5. Otros. Por otra parte el concepto de administración proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere (“manejar” o “gestionar”), por lo que hace referencia al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones3.

3 Definición de administración - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/administracion/#ixzz3bdNmcd3




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Niveles Profesionales

Estructura ocupacional de los niveles profesionales que plantea Javier López Fernández 4

Nivel complejidad

Lo que hace Característica esencial

1

Conoce los hechos básicos, los métodos y procesos, conceptos y principios de funcionamiento de una actividad o proceso.

Está familiarizado: conoce los principios de funcionamiento.

2

Comprende hechos, principios. Interpreta órdenes verbales, interpreta diagramas y gráficos, hace estimaciones, justifica métodos y procesos.

Imita y comprende.

3

Aplica principios y conceptos a nuevas situaciones, aplica leyes y teorías a situaciones prácticas. Resuelve problemas, construye soluciones.

Aplica, adapta y elige.

4

Distingue entre hechos e inferencias, evalúa relevancia de los datos, descompone hechos o situaciones y relaciona.

Especialista: analiza y define.

5 Propone planes de experimentación, integra conocimientos, modifica, organiza, planea, revisa y construye.

Experto: sintetiza y desarrolla.

6

Concibe nuevos productos, elabora normas de aplicación general, diseña metodologías, define estrategias de actuación.

Crea e innova.

Fuente: Fernández López (2005), páginas 47 y 48.

4 López Fernández, Javier (2005). Gestión por competencias. Un modelo estratégico para la dirección de recursos humanos. Madrid, España: Prentice Hall.




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Taxonomía de Bloom Una de las referencias para establecer las clases de puestos se ha usado la taxonomía de Bloom, la cual puede apreciarse en la siguiente tabla

NIVEL DESCRIPCION MEDICION Conocimiento Recordar o rememorar hechos,

términos o el lenguaje que describe

conceptos y principios Identificar los

niveles de la taxonomía del dominio

cognitivo de Bloom

Los estudiantes pueden demostrar su

conocimiento basándose en pruebas con

respuestas cortas o

preguntas con múltiples opciones

Comprensión Interpretar la información

basándose en el conocimiento

adquirido reconociendo una instancia

o ejemplo de

un concepto o principio

Los estudiantes pueden demostrar

que comprenden las pruebas de

respuestas cortas, de correspondencia o de

complete.

Actividad Usar el conocimiento para resolver

problemas o realizar una tarea

Los estudiantes pueden demostrar su

aplicación en tareas que requieren la solución

de problemas o realizar una tarea

Análisis Comparar y contrastar las partes

relacionadas de un problema o tarea

con los demás, tomando el sentido de

la información y cómo ésta se aplica a

un problema o situación

Los estudiantes pueden demostrar su análisis

en proyectos, tales como investigaciones

científicas, tareas cortas y trabajos escritos

Síntesis Combinar o integrar el conocimiento

en un todo único y novedoso; creando

un nuevo producto

Los estudiantes pueden demostrar

una síntesis haciendo proyectos o

presentaciones

Evaluación Emitir un juicio sobre el

valor, utilidad o calidad

Los estudiantes pueden demostrar la

evaluación en trabajos escritos,

proyectos y presentaciones




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El modelo supone que hay niveles de dominio conceptual y de aplicación práctica.

Modelo de Clasificación de Puestos

La versión 88 de la CIUO adicionó un marco conceptual que define lo que se entiende como “ocupación” y agrega el concepto de competencia laboral. Una ocupación es un conjunto de empleos –tareas cumplidas por una misma persona. A un nivel superior hay grandes grupos o clases, en función del nivel de competencia (grado de complejidad y la diversidad de las tareas y, la especialización de las competencias, que se relaciona con la amplitud de los conocimientos exigidos, las máquinas empleadas, los materiales utilizados y la naturaleza de los bienes y servicios producidos). Los niveles de competencia no se especifican dentro de las grandes áreas ocupacionales; en cambio están directamente asociados con los grandes grupos de ocupaciones. Los grandes grupos de ocupaciones de la CIUO 88 son:

1. Miembros del poder ejecutivo y de los cuerpos legislativos y personal directivo de la administración pública y de empresas

2. Profesionales, científicos e intelectuales (Nivel 4) 3. Técnicos y profesionales de nivel medio (Nivel 3) 4. Empleados de oficina (Nivel 2) 5. Trabajadores de los servicios y vendedores de comercios y mercados (Nivel 2) 6. Agricultores y trabajadores calificados agropecuarios y pesqueros (Nivel 2) 7. Oficiales, operarios y artesanos de artes mecánicas y de otros oficios (Nivel 2) 8. Operadores de instalaciones y máquinas y montadores (Nivel 2) 9. Trabajadores no calificados (Nivel 1) 10. Fuerzas armadas

En el segundo nivel de desagregación se encuentran 28 subgrupos principales. De ahí pasa a 390 grupos primarios y 1506 descripciones detalladas de ocupaciones.




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Usando esta referencia más la reflexión propia, se propone el siguiente modelo genérico de ¨grandes grupos ocupacionales¨:

CATEGORÍA NIVEL DE PUESTO DESCRIPCION GENÉRICA DEL NIVEL DE PUESTO Nivel académico

Categoría 1: Gerencia General Gerencia

General

Responsable primario por la gestión y los resultados de una Unidad de Negocio. Cargo cuya experiencia gerencial y conocimiento técnico lo reconoce como el responsable número 1 del negocio. Proporciona la dirección estratégica a la organización, asegura la calidad y la entrega de los resultados comprometidos.

MBA, MSc

Categoría 2: Gerencia

Director de Área Local

Responsable primario por la gestión y los resultados de dos o más áreas (cada una con dos o más funciones) dentro de una Unidad de Negocio. Proporciona la dirección estratégica, asegura la calidad y el desempeño y resultado de otros Gerentes, Directores o supervisores.

MBA, MSc

Gerente de Área Local

Responsable primario por la gestión y los resultados de un área de negocio, con dos o más funciones, dentro de una misma Unidad de Negocio. Proporciona la dirección estratégica, asegura la calidad y el desempeño y resultado de otros Gerentes, Directores o supervisores.

MBA, MSc

Gerente Funcional Local 1

Responsable primario por la gestión y los resultados de una función dentro de un área de negocio. Las decisiones en esta posición pueden impactar objetivos de otras unidades o áreas del negocio. Estos cargos buscan constantemente oportunidades y soluciones para mejorar la efectividad de la función y del negocio. Guía, asesora y proporciona información a los más altos niveles de la organización. Es reconocido como un experto y es responsable de un presupuesto.

MBA, MSc

Gerente Funcional Local 2

Responsable secundario por la gestión y los resultados de función dentro de un área de Negocio. Las decisiones en esta posición impactan los objetivos de la unidad de negocio. Estos cargos buscan constantemente oportunidades y soluciones para mejorar la efectividad de la función y del negocio. Guía, asesora y proporciona información a los más altos niveles de la organización. Es reconocido como un experto y es responsable de un presupuesto. Generalmente reporta a un Gerente Funcional.

Licenciatura / Ingeniería




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Categoría 3: Mando Medio

Unidad de Mando Media Local 1

Responsable secundario por la gestión y los resultados de una función o, responsable primario por la gestión de un proceso, dentro de una Unidad de Negocio. Cargo cuya experiencia y conocimiento técnico lo identifica como experto, altamente reconocido dentro de la organización. Proporciona la dirección táctico-operativa de esa función o proceso. Resuelve dilemas, imprevistos y situaciones que afectan a distintas áreas de la organización. Elabora planes de acción alineados con la estrategia y objetivos de la unidad a la que pertenece. Supervisa y monitorea los resultados de especialistas y/o técnicos a su cargo y verifica el impacto de resultados en sus clientes. Es responsable por un presupuesto, y reporta generalmente a un Gerente Funcional.

Bachiller Universitario


Responsable terciario por la gestión y los resultados de una función o, responsable secundario por la gestión de un proceso, dentro de una Unidad de Negocio. Posee un conocimiento profundo de aspectos técnicos en su área de especialidad. Identifica y soluciona situaciones limitadas a su área de acción. No toma decisiones que pueden afectar más allá de este ámbito. Guía, asesora y proporciona alternativas a los niveles superiores de la organización en temas propios de su especialidad. Puede dirigir a especialistas y técnicos en el desarrollo de procesos, planes de acción. Puede ser responsable por un presupuesto. Puede ser considerado un Supervisor Junior o en proceso de desarrollo.

Bachiller Universitario


Responsable terciario por la gestión y los resultados de una función o, responsable secundario por la gestión de un proceso, dentro de una Unidad de Negocio. Posee un conocimiento amplio de aspectos técnicos en su área de especialidad. Identifica y soluciona situaciones limitadas a su área de acción. No toma decisiones que pueden afectar más allá de ámbito. Guía, asesora y proporciona alternativas a los niveles superiores de la organización en temas propios de su especialidad. Supervisa a otros en el desarrollo de procesos y tareas. Puede ser considerado un supervisor en desarrollo o líder de equipo. Puede no tener gente a cargo de manera permanente, siendo responsable circunstancial.

Formación Técnica




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Categoría 4: Especialistas

Especialista Sénior Local

No Aplica Licenciatura/ Bachillerato Universitario

Especialista Junior Local

No Aplica Bachillerato Universitario

Especialista Junior Local 2

No Aplica Formación Técnica

Categoría 5: Soporte Técnico

Soporte Técnico Local 1

No Aplica Licenciatura / Bachillerato Universitario

Soporte Técnico Local 2


Categoría 6: Soporte Administrativo

Soporte Administrativo Ejecutivo

Responsable de brindar servicios de soporte administrativo, que pueden implicar la gestión de documentos, agendas y actividades propias de gerentes, supervisores o especialistas. No desarrolla funciones técnicas de proceso, aunque si es competente de hacerlo por delegación. Generalmente es el punto de contacto para acceder al gerente, supervisor o especialista.

Licenciatura/ Bachillerato Universitario

Soporte Administrativo

Responsable de brindar servicios de soporte administrativo, que pueden implicar la gestión de documentos, agendas y actividades operativas. Generalmente asiste en la atención de visitantes y clientes, pudiendo desarrollar labores operativas menores.

Formación Técnica

Categoría 7: Operarios Calificados

Operador Especializado Local 1


Operador Calificado Local 2

No Aplica Secundaria completa o incompleta

Operador Calificado Local 3

No Aplica Secundaria incompleta

Categoría 8: Operarios no Calificados

Operador no Especializado

No Aplica Bachiller de Escuela




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MODELO DE CLASIFICACIÓN DE LA FUNCIÓN SECRETARIAL PROFESIONAL

Definición de Competencias y Niveles

LIDERAZGO

Nivel 1 Apoya y comparte la orientación hacia los objetivos comunes en las relaciones con su grupo, lo cual supone una influencia positiva.

Nivel 2 Utiliza cierta influencia para mantener la motivación del equipo y guiarles en sus logros.

Nivel 3 Actúa como líder del grupo, asegurándose una posición de credibilidad y autoridad responsable y preocupante porque los demás compartan las metas y adquieran compromiso.

Nivel 4 Tramite y genera entusiasmo con un proyecto, estableciendo los objetivos y generando compromiso en los miembros de la organización.

PLANIFICACION Y ORGANIZACIÓN

Nivel 1 Muestra cierto interés por clarificar los pasos a seguir en la realización de un trabajo y en diferenciar la secuencia de sus actividades de acuerdo con unas pautas o prioridades.

Nivel 2 Prevé la secuencia de trabajo y distribuye las actividades y los recursos de acuerdo con las necesidades o prioridades previstas.

Nivel 3 Adelanta las distintas fases de un plan y contempla distintas alternativas en su ejecución, asignando a cada fase los recursos necesarios para conseguir los resultados finales.

Nivel 4 Anticipa y evalúa los momentos clave en las distintas etapas de un plan de acción para prever los resultados globales de la organización.




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EMOCIONALMENTE INTELIGENTE

Nivel 1 Domina las emociones cuando es consciente de las dificultades y no se deja llevar por los impulsos, aunque pueda evitar actuar o hacerlo de una forma no del todo deliberada.

Nivel 2 Asimilar las situaciones estresantes y los conflictos y no se deja llevar por sus estados de ánimo a la hora de juzgar o tratar a las personas.

Nivel 3 Responde con calma a las situaciones inesperadas y se muestra confiado y firme ante la adversidad.

Nivel 4 Se muestra tranquilo y afronta con eficacia las situaciones inesperadas y hostiles, evitando las manifestaciones emocionales que son poco constructivas para la resolución de los problemas.

CONFIANZA Y SEGURIDAD EN SÍ MISMO

Nivel 1 Se muestra seguro de sí mismo en situaciones habituales o conocidas. Puede necesitar apoyo ante las decisiones que deba tomar la margen de sus responsabilidades.

Nivel 2 Emite su opinión con cierto aplomo y actúa con independencia en ausencia de apoyo o supervisión.

Nivel 3 Confía en sus competencias y manifiesta de forma abierta sus opiniones, decisiones o juicios, a favor o en contra, en contextos muy diferentes.

Nivel 4 Busca activamente nuevas responsabilidades que le hagan enfrentarse a retos o desafíos en los que poner a prueba sus capacidades, incluso en situaciones adversas.

RESISTENCIA A LA ADVERSIDAD

Nivel 1 Tiene actitud voluntariosa y se esfuerza por superar los obstáculos o las situaciones no previstas, aunque en ocasiones pueda mostrarse poco resolutivo.

Nivel 2 Ante situaciones poco favorables mantiene su nivel de actividad de forma moderadamente constante, dentro de las tareas y funciones establecidas.

Nivel 3 Se mantiene firme y establece en situaciones de cierta complejidad y avanza hacia los objetivos sin retroceder ante los fracasos.

Nivel 4 Analiza y valora con calma y entereza las situaciones para superar los obstáculos en los más variados contestos.




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INICIATIVA

Nivel 1 Acomete proyectos y acciones en línea con lo requerido por su puesto o función.

Nivel 2 Afronta de forma decidida sus actividades o proyectos y se esfuerza por identificar oportunidades dentro de su entorno laboral.

Nivel 3 Descubre oportunidades y ventajas que son evidentes y aprovecha los medios y los recursos disponibles para resolver problemas.

Nivel 4 Crea y busca oportunidades para sí mismo para otros, actuando con decisiones para anticiparse a los problemas y situaciones complejas que requieran de un esfuerzo evidente.

ORIENTACION A RESULTADOS

Nivel 1 Orienta sus acciones y esfuerzos en el cumplimiento de las tareas y funciones establecidas.

Nivel 2 Utiliza los recursos a su alcance para verificar resultados y alcanzar objetivos de relativa exigencia.

Nivel 3 Se marca metas y objetivos exigentes y trata de alcanzarlos mejorando el rendimiento, la eficacia o el sistema de trabajo y superando los estándares habituales.

Nivel 4 Compromete y gestiona recursos personales o materiales para mejorar los resultados y alcanzar objetivos ambiciosos para la organización.

CAPACIDAD DE ANÁLISIS Y SINTESIS

Nivel 1 Reconoce los factores y circunstancias de un problema y los identifica simplificadamente utilizando criterios básicos o conocidos.

Nivel 2 Identifica las partes y las relaciones básicas de los problemas dentro de su campo de actividad y aplica criterios propios en el análisis de sus elementos.

Nivel 3 Analiza con detalle e identifica de forma clara y precisa los hechos circunstanciales y el significado de un problema, ponderando los elementos importantes y no ofuscándose en los secundarios.

Nivel 4 Realiza análisis complejos estableciendo e forma dinámica las relaciones casuales e incorpora nuevos datos para llegar a conclusiones o soluciones seguras.




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TOMA DE DECISIONES Nivel 1 Adopta decisiones, pero sólo las correspondientes a su rol o responsabilidad;

en este ámbito es capaz de valorar la situación de partida y las principales consecuencias de su resolución.

Nivel 2 Identifica los elementos a valorar como posibles alternativas de decisión y determina las ventajas y desventajas de su resolución

Nivel 3 Capta la complejidad y decide las alternativas apropiadas a los problemas o situaciones, demostrando compromiso con las acciones derivadas y asumiendo su responsabilidad.

Nivel 4 Dispone de una amplia gama de recursos para tomar decisiones en situaciones complejas o sin información previa, mostrando una actitud resolutiva con las acciones y responsable con los riesgos.

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Nivel 1 Conoce y comprende las partes formales de la organización y acepta las

normas y procedimientos. Nivel 2 Conoce los elementos formales y no formales propios de la organización y

puede identificar los modos de operar y las causas más notables de eficacia o ineficacia.

Nivel 3 Entiende el funcionamiento de la organización en sus principales elementos y atiende tanto a los elementos viables y explícitos como a los más implícitos y personales (influencia, relaciones, acuerdos, oposiciones…)

Nivel 4 Comprende las variables y elementos internos y externos que influyen y condicionan el comportamiento de los individuos y los grupos de la organización en su conjunto.




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ORIENTACION AL SERVICIO

Nivel 1 Responde a las demandas o problemas del cliente utilizando de forma adecuada las guías establecidas.

Nivel 2 Se muestra disponibilidad y preocupado por ofrecer un servicio adecuado a las necesidades del cliente y se esfuerza por dar una respuesta ágil y eficiente.

Nivel 3 Detecta y comprende las necesidades de los clientes e identifica y persuade de las ventajas de una mutua colaboración.

Nivel 4 Fideliza la relación y se involucra en el negocio y en las necesidades del cliente, ofreciéndole soluciones más allá de lo previsto para satisfacer las expectativas creadas.




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Función Secretarial dentro de la Categoría de Soporte Administrativo Según el método de ALINEAMIENTO O JERARQUIZACIÓN, y de COMPARACION DE FACTORES, la función secretarial se clasifica dentro de la categoría de SOPORTE ADMINISTRATIVO, dentro de la cual se definen 3 clases de puestos, según la siguiente tabla:

Calificación Promedio ponderado

Factores Pesos Grados de evaluacion

Clase 1 Secretria

Profesional

Clase 2 Secretaria Ejecutiva

Clase 3 Secretaria

Clase 1 Secretria

Profesional

Clase 2 Secretaria Ejecutiva

Clase 3 Secretaria

1. Propósito y Funciones 10%

1.Básico 2.Regular 3.Medio 4.Amplio

5.Considerable

4 4 3 8% 8% 6%

2. Relación Jerárquica 0% n.a. n.a. n.a. n.a. n.a. n.a.

3. Personal a cargo 15% 5 5 n.a. 15% 15% n.a.

4. Complejidad 10% 4 4 3 8% 8% 6%

5. Consecuencia del Error 10% 4 4 3 8% 8% 6% 6. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuno de información 10% 4 4 3 8% 8% 6% 7. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto 5% 3 3 n.a. 3% 3% n.a.

8. Condiciones de Trabajo 5% 3 3 3 3% 3% 3%

9. Requisitos académicos 15% 5 4 3 15% 12% 9%

10. Requistos de Experiencia 5% 4 3 1 4% 3% n.a.

11. Competencias 15% 5 4 3 15% 12% 9%

TOTAL 100% 41 38 22 87% 80% 45%




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La descripción de cada clase se presenta a continuación.

CLASE Requisitos Obligatorios Ámbito de

responsabilidad, complejidad e

impacto

Nivel Profesional

Puestos de la Clase

Académicos Experiencia Otros requisitos Competencias

Secretaria Profesional

Licenciatura o Bachillerato en Secretariado o Administración de Oficina o Docencia o Educación Comercial

10 años como secretaria ejecutiva, reportando a un puesto de la categoría 1.

1. Alta capacidad para gestionar presupuestos

2. Dominio de la ofimática

3. Escritura rápida.

4. Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Análisis, Síntesis y Evaluación

5. Bilingüe inglés –Español (90%)

1. Liderazgo (nivel 3) 2. Confianza y Seguridad

en Si Mismo (nivel 4) 3. Iniciativa (Nivel 4) 4. Resistencia a la

Adversidad (Nivel 4) 5. Orientación al Servicio

(Nivel 3) 6. Toma de Decisiones

(Nivel 2) 7. Emocionalmente

Inteligente (Nivel 4) 8. Capacidad de

análisis y síntesis (Nivel 3)

9. Planificación y Organización (nivel 3)

10. Conocimiento de la Empresa (nivel 3)

1. Trabaja con alguna independencia, siguiendo instrucciones generales y normas establecidas.

2. Aplica conocimientos técnicos de los principios y prácticas de la ciencia de su especialidad.

3. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los informes que presenta, la apreciación de los métodos empleados y los resultados obtenidos

4. Sigue normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de

1. Se clasifica en el Nivel 4 de la escala definida por Javier López Fernández.

2. Secretaria Profesional




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trabajo. 5. Responsabilidad por

información, de alta importancia: por su acceso a materiales, equipos e información confidencial o privada, así como su conocimiento de aspectos administrativos delicados, de datos, procedimientos, equipos, materiales, fórmulas y otras características propias de la empresa, habitualmente debe guardar total discreción.

6. Supervisa personas calificadas o no calificadas y tiene poder medio de decisión para desarrollar su trabajo, capacidad y conocimientos para resolver los problemas que se le presenten.

7. Puede corresponderle, por sus condiciones y capacidades, dar




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indicaciones y lineamientos de cómo desarrollar el trabajo a otros puestos de igual o menor categoría y resolver los problemas que estos le presenten relacionados con sus tareas, sin que esto implique necesariamente que desempeñe un puesto de jefatura.

8. Puede llegar a sustentar la categoría de experto en la ocupación. Puede corresponderle ejercer supervisión sobre otros trabajadores de menor o igual calificación.

9. Actualiza sus conocimientos de forma constante, ya sea por observación directa del trabajo especializado de los compañeros, indicaciones de la jefatura, y seminarios y cursos dentro de la empresa o en otras




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empresas, al procurarse información continua que permite estar al día con los cambios en tecnología que experimente su actividad.




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CLASE

Requisitos Obligatorios Ámbito de responsabilidad,

complejidad e impacto

Nivel Profesional

Puestos de la Clase


Secretaria Ejecutiva

Diploma en Secretariado con énfasis en Docencia o Educación Comercial

6 años como secretaria ejecutiva, reportando a un puesto de la categoría 2.

1. Alta capacidad para gestionar presupuestos



4. Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Actividad, Análisis, y Síntesis.

5. Bilingüe inglés –Español (80%)

1. Liderazgo (nivel 3) 2. Confianza y Seguridad

en Si Mismo )nivel 3) 3. Iniciativa (Nivel 3) 4. Resistencia a la

Adversidad (Nivel 3) 5. Orientación al Servicio

(Nivel 2) 6. Toma de Decisiones

(Nivel 1) 7. Emocionalmente

Inteligente (Nivel 3) 8. Capacidad de




1. Trabaja con alguna independencia, siguiendo instrucciones generales y normas establecidas.

2. Aplica conocimientos técnicos de los principios y prácticas de la ciencia de su especialidad.

3. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los informes que presenta, la apreciación de los métodos empleados y los resultados obtenidos

4. Sigue normas establecidas e instrucciones generales en cuanto a métodos y sistemas de trabajo.

5. Responsabilidad por


1. Secretaria Ejecutiva Bilingüe

2. Secretaria Ejecutiva en Español




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información, de alta importancia: por su acceso a materiales, equipos e información confidencial o privada, así como su conocimiento de aspectos administrativos delicados, de datos, procedimientos, equipos, materiales, fórmulas y otras características propias de la empresa, habitualmente debe guardar total discreción.

6. Puede supervisar personas calificadas o no calificadas y tiene poder medio de decisión para desarrollar su trabajo, capacidad y conocimientos para resolver los problemas que se le presenten.

7. Puede corresponderle, por sus condiciones y capacidades, dar indicaciones y lineamientos de cómo




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desarrollar el trabajo a otros puestos de igual o menor categoría y resolver los problemas que estos le presenten relacionados con sus tareas, sin que esto implique necesariamente que desempeñe un puesto de jefatura.

8. Puede llegar a sustentar la categoría de experto en la ocupación.




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CLASE

Requisitos Obligatorios Ámbito de responsabilidad,

complejidad e impacto

Nivel Profesional

Puestos de la Clase


Secretaria Técnico Medio en Secretariado

No se requiere experiencia



3. Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Conocimiento, Conocimiento, comprensión y Actividad

4. Bilingüe Inglés –Español (70%). Cuando sea requerido por el puesto.

1. Liderazgo (Nivel 1). 2. Confianza y

Seguridad en Sí Mismo )nivel 2)

3. Iniciativa (Nivel 2) 4. Resistencia a la

Adversidad (Nivel 2) 5. Capacidad de


6. Orientación al Servicio (Nivel 1)

7. Emocionalmente Inteligente (Nivel 2)



1. Trabaja siguiendo lo dispuesto en la normativa, procedimientos, protocolos, leyes, reglamentos, circulares y otras disposiciones aplicables a su área de actividad, así ́ como las indicaciones que le suministran sus superiores jerárquicos o funcionarios de mayor nivel.

2. La labor es evaluada por medio de la apreciación del trabajo realizado, el compromiso con este, el análisis de informes que presenta, así ́ como la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios o entrega de los productos que se deriven del desempeño de las labores asignadas.

3. Responsabilidad por información de importancia media: por


2. Secretaria Bilingüe

3. Secretaria




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su acceso a materiales, equipos e información confidencial o privada, así como su conocimiento de aspectos administrativos delicados, de datos, procedimientos, equipos, materiales, fórmulas y otras características propias de la empresa, habitualmente debe guardar total discreción.

4. Actualiza sus conocimientos de forma constante, ya sea por observación directa del trabajo especializado de los compañeros, indicaciones de la jefatura, y seminarios y cursos dentro de la empresa o en otras empresas, al procurarse información continua que permite estar al día con los cambios en tecnología que experimente su actividad.




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DESCRIPCION DE PUESTOS

SECRETARIA PROFESIONAL PROPOSITO Asistir y apoyar en las funciones de GERENCIA GENERAL/PRESIDENCIA EJECUTIVA, de tal forma que facilite el mejor desempeño y logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento del equipo. EJEMPLOS DE FUNCIONES

Supervisión de personas

1. Asigna y supervisa el trabajo a realizar por el personal operativo calificado o no calificado a su cargo.

2. Supervisa la función de sus colaboradores y colaboradoras, asegurando comprensión de sus responsabilidades, objetivos y metas, controlando y evaluando su contribución, proveyendo retroalimentación que sirva para aprender y mejorar.

Gestión de planificación y ejecución

3. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el control, según las directrices de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva.

4. Procura el apoyo administrativo y logístico para realización de sesiones, reuniones de trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convocar a las sesiones, proveer la documentación y material pertinentes, tomar notas de las discusiones y acuerdos, preparar los resúmenes, actas e informes de éstas, hacer las comunicaciones respectivas, entre otras actividades.

5. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las

directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.

6. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de la Gerencia General o por iniciativa propia.




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7. Gestiona los compromisos de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva, contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.

8. Informa a la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva de cuestiones de negocio (información, comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y mantenerlo actualizado.

9. Registra información tomado de sesiones de trabajo (Juntas Directivas, equipos de

trabajo, etc.) y la traduce en documentos de uso formal, impecables en forma, contenido y requerimientos legales.

Gestión de información, insumos y documentos

10. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva.

11. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia General/Presidencia Ejecutiva.

12. Elabora documentos impecables (en inglés y en español) haciendo uso experto de

procesadores de texto.

a. Elabora un documento con formato libre. b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre. c. Imprime el documento con formato libre. d. Edita el documento con un formato determinado. e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado. f. Imprime el documento con formato determinado.

13. Elabora reportes impecables (en inglés y en español) haciendo uso experto de

procesadores de datos.

14. Traduce documentos del inglés al español y viceversa, asegurando claridad y pertinencia según el público meta.




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15. Toma notas y construye mensajes apropiados para el público destino, recomendando el canal idóneo para el mensaje.

16. Brinda servicio estratégico-operativo en cuanto:

a. Gestionar documentos de uso interno o externo, de carácter clasificado y de uso funcional, a disposición de usuarios finales calificados.

b. Gestionar la transferencia de documentación clasificada a los destinatarios. c. Atender consultas de documentos de uso interno o externo, de carácter

clasificado y de uso funcional, a disposición de usuarios finales calificados

17. Brinda apoyo administrativo en cuanto: a. Gestionar documentos según un sistema estandarizado y alienado con el sistema

usado para registrar el acervo documental de la empresa. b. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura. c. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema. d. Exportar expedientes del sistema documental y consolidar los mismos para los

usuarios. e. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.

Otras labores operativas

18. Resuelve u orienta consultas y suministra información que le presentan sus superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo, de forma personal, telefónica o por vías electrónicas.

19. Recomienda procedimientos para el trámite y seguimiento de los asuntos que se presentan a la Oficina.

20. Lleva controles variados sobre las diferentes actividades, documentos, expedientes y

correspondencia que tiene bajo su responsabilidad.

21. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.




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22. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad, velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra los objetivos organizacionales.

23. Prepara reportes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.

24. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar

boletas de control, preparar informes de labores, hacer reportes de fallas de equipos u otras anomalías, entre otras.

25. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,

procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.

26. Reporta los desperfectos que sufre el equipo con el que realiza su labor y sobre las

irregularidades que observa en el desarrollo de las actividades.

27. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos teóricos y prácticos propios de su campo de acción.

28. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de

trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual labora.

29. Participa en las diferentes actividades que conlleva la elaboración de planes de

trabajo en la Dependencia donde labora.

30. Ejecuta otras tareas propias del cargo que desempeña acorde con la normativa técnica y legal vigentes.




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CONDICIONES ESPECIALES

1. Relación jerárquica No Aplica.

2. Personal a cargo Ejerce supervisión y control sobre empleados que se dedican a labores administrativas de oficina y misceláneas. En casos especiales, puede ocurrir que le corresponda ejercer supervisión, pero las tareas que realiza son del más alto grado de dificultad en el campo de trabajo.

3. Complejidad Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su competencia se presenten. Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Análisis, Síntesis y Evaluación

4. Consecuencia del Error Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador. Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.




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5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuno de información

Es responsable por la preparación, el manejo o la custodia de documentos (información, activos y similares) que alerten a la administración superior en la toma de decisiones a nivel de gestión o por la preparación y presentación oportuna de información.

6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto Es responsable porque los servicios y actividades que se le encomiendan, se cumplan con esmero, eficiencia, puntualidad y del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el protocolo de la actividad que atiende, aplicando los conocimientos especializados y experiencia en su campo de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de su oficina. Su trabajo condiciona en forma directa el de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Debe mantener discreción por la información confidencial que conoce. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público (cuando aplique), por ello asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público. Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación de la Gerencia General. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.

7. Condiciones de trabajo:

Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores, también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.




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Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de sus superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés. REQUISITOS

1. Requisitos del puesto a. Académicos

• Licenciatura o Bachillerato en Secretariado o Administración de Oficina o Docencia o Educación Comercial

b. De experiencia

• 10 años como Secretaria Ejecutiva, reportando a un puesto de la categoría 1.

c. Otros requisitos

• Alta capacidad para gestionar presupuestos

• Dominio de la ofimática

• Escritura rápida.

• Bilingüe inglés –español (90%) - Certificado por un ente competente.

2. Deseables

• Las que sean necesarias según la industria específica, el área funcional específica, el servicio específico.




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COMPETENCIAS

1. Liderazgo (Nivel 3)

2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo (Nivel 4)

3. Iniciativa (Nivel 4)

4. Resistencia a la Adversidad (Nivel 4)


6. Toma de Decisiones (Nivel 2)


8. Capacidad de análisis y síntesis (Nivel 3)

9. Planificación y Organización (Nivel 3)

10. Conocimiento de la Empresa (Nivel 3)

OTROS REQUISITOS DE CONOCIMIENTO, HABILIDAD Y ACTITUD NECESARIOS

1. Habilidades

a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.

b. Habilidad para redactar.

c. Habilidad en escritura rápida.

d. Habilidad para supervisar personal.

e. Destreza en el manejo de la ofimática.

f. Habilidad de comunicación oral, escrita y no verbal.

g. Habilidad de imagen, manejo de protocolo institucional, manejo de comunicación

telefónica.

h. Habilidad de organización del trabajo propio y atender varias actividades en forma

simultánea, manejo de tiempo etc.




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i. Liderazgo proactivo.

j. Capacidad para percibir las necesidades, intereses y problemas de los demás.

k. Manejo y resolución de situaciones imprevistas.

l. Habilidad para relacionarse con el entorno sociopolítico de la institución que

representa.

m. Habilidad para trabajar en equipo

n. Habilidad para enfrentar situaciones de trabajo bajo intensa presión

o. Servicio de calidad al usuario interno y externo

p. Autocontrol

q. Capacidad de negociación y convencimiento

r. Habilidad de innovación

2. Actitudes

a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,

cooperación, amabilidad, discreción, flexibilidad mental, discreción, confianza,

seguridad, dinamismo, discreción, lealtad.

b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la institución que

representa.

c. Empeño e interés en lo que realiza.

d. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y

eficientemente el cumplimiento de los objetivos.

e. Buenas relaciones humanas.

f. Disposición al cambio.




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3. Conocimientos

a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes creativos y originales durante toda su carrera.

b. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:

i. Organización y funcionamiento de la Administración Pública

costarricense.

ii. El entorno político, científico, económico, social y cultural nacional e

internacional.

iii. Misión, visión, organización y funciones de la Institución para la cual

labora

iv. Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y demás leyes conexas con el

v. Régimen de Empleo Público.

vi. Conocimiento del entorno político, científico, económico, social y cultural

nacional e internacional.

vii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así

como herramientas informáticas tales como: procesador de textos, hojas

electrónicas, entre otros.




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SECRETARIA EJECUTIVA BILINGUE PROPOSITO Asistir y apoyar en las funciones de GERENCIA, de tal forma que facilite el mejor desempeño y logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento del equipo. EJEMPLOS DE FUNCIONES

Supervisión de personas




3. Colabora con sus superiores en la ejecución, control y seguimiento de los asuntos

propios de su actividad, con el propósito de facilitar el éxito en su desempeño y contribuir al logro de los objetivos institucionales así como los requerimientos de los usuarios internos y externos de su Unidad.

4. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el control, según las directrices de la Gerencia/Supervisión.

5. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las

directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.

6. Puede asumir la administración parcial o total de redes sociales al servicio del negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.

7. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia

General.




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8. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de la Gerencia/Supervisión o por iniciativa propia.

9. Gestiona los compromisos de la Gerencia/Supervisión, contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.

10. Informa a la Gerencia/Supervisión de cuestiones de negocio (información,

comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y mantenerlo actualizado.


11. Recibe, registra, clasifica, sella, distribuye, envía y archiva correspondencia y otros

documentos que ingresan a la oficina.

12. Organiza, ejecuta y registra los trámites administrativos derivados de la actividad de su centro de trabajo.

13. Gestiona el suministro y control de los útiles y materiales de la oficina.

14. Recibe y revisa documentos diversos, recoge las firmas que correspondan y hace la

entrega de los mismos a los interesados, procediendo a darles trámite y lleva los controles pertinentes; lee y revisa los periódicos, recorta los artículos o informaciones que se relacionen con la dependencia y lleva un archivo para tal fin.

15. Toma dictados en inglés y en español para elaborar correspondencia, mensajes,

memorándums y otros documentos y realiza la transcripción digital de los mismos.

16. Procura el apoyo administrativo y logístico para realización de sesiones, reuniones de trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convoca a las sesiones, provee la documentación y material pertinentes, toma notas de las discusiones y acuerdos, prepara los resúmenes, actas e informes de éstas, hace las comunicaciones respectivas, entre otras actividades.




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17. Asiste a conferencias, audiencias, sesiones o reuniones de trabajo, tomando notas en inglés y en español y prepara los resúmenes e informes de las mismas y hace las comunicaciones respectivas.

18. Atiende y anuncia a las personas que han acordado citas con su jefe y proporciona información para la cual está autorizado.

19. Sirve de intérprete a personas extranjeras que acuden a la dependencia en busca de

información.

20. Transcribe documentos en dos o más idiomas.

21. Redacta y digitaliza correspondencia de acuerdo a instrucciones recibidas.

22. Transcribe en inglés y en español grabaciones de discursos, conferencias y otros eventos similares; lleva la agenda de reuniones, citas, compromiso y otras actividades de su jefe y lo mantiene informado al respecto.

23. Registra en inglés y en español, información tomada de sesiones de trabajo (Juntas

Directivas, equipos de trabajo, etc.) y la traduce en documentos de uso formal, impecables en forma, contenido y requerimientos legales.

24. Vela por el correcto trámite de los asuntos que se presentan a consideración del

despacho.

25. Organiza y mantiene actualizados los archivos de la oficina.

26. Vela por el buen uso y mantenimiento del equipo de la oficina y reporta los desperfectos que sufre el mismo.

27. Elabora requisiciones de materiales y útiles de oficina.

28. Lee y revisa los periódicos, recorta los títulos e informaciones que se relacionan con

la dependencia y lleva un archivo para tal fin.

29. Elabora documentos impecables en inglés y en español haciendo uso experto de procesadores de texto.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84





30. Brinda servicio operativo en cuanto:

a. Mantener los documentos internos a disposición de usuarios finales. b. Realizar la notificación de documentación generada a cada destinatario. c. Atender consultas de documentos que deben ser enviados por correo. d. Preparar el material para certificar la información que se custodia en el acervo

documental.

31. Brinda apoyo administrativo en cuanto: a. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura. b. Prepara la información para enviar a custodia externa. c. Digitaliza la información de acuerdo a la estructura documental del sistema. d. Exporta expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los

usuarios. e. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.

32. Resuelve u orienta consultas y suministrar información que le presentan sus superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo, de forma personal, telefónica o por vías electrónicas.








Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84




36. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad, velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra los objetivos organizacionales.

37. Prepara reportes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en el desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.

38. Resuelve consultas y suministra información a superiores, compañeros y público en

general, relacionadas con la actividad a su cargo.

39. Realiza las labores administrativas que se derivan de su función, tales como: Llenar boletas de control, preparar informes de labores, hacer reportes de fallas de equipos u otras anomalías, entre otras.

40. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora,

procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.












Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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2. Personal a cargo

Ejerce supervisión y control sobre empleados que se dedican a labores administrativas de oficina y misceláneas. En casos especiales, puede ocurrir que le corresponda ejercer supervisión, pero las tareas que realiza son del más alto grado de dificultad en el campo de trabajo.

3. Complejidad

Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su competencia se presenten. Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Actividad, Análisis, y Síntesis.

4. Consecuencia del Error

Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador. Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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5. Responsabilidad por la preparación, manipulación, custodia o envío oportuna de información


6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto Es responsable porque los servicios y actividades que se le encomiendan, se cumplan con esmero, eficiencia, puntualidad y del cumplimiento de los procedimientos establecidos en el protocolo de la actividad que atiende, aplicando los conocimientos especializados y experiencia en su campo de trabajo, para resolver diversos asuntos de la gestión administrativa de su oficina. Su trabajo condiciona en forma directa el de su superior inmediato y de la unidad en que labora. Debe mantener discreción por la información confidencial que conoce. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público (cuando aplique), por ello asume responsabilidad administrativa, civil, social y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público. Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación de la Gerencia General. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.

7. Condiciones de trabajo: Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores, también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de sus superiores, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual puede provocar enfermedades por estrés. REQUISITOS

1. Requisitos del puesto

a. Académicos

• Diploma en Secretariado con énfasis en Docencia o Educación Comercial

b. De experiencia

• 6 años como secretaria ejecutiva bilingüe, reportando a un puesto de la categoría 2.

c. Otros requisitos




• Bilingüe inglés –español (80%) – Certificado por un ente competente.

2. Deseables


COMPETENCIAS







Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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1. Habilidades a. Habilidad para tratar en forma cortés y satisfactoria con el público.







telefónica.









Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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representa.




p. Autocontrol



2. Actitudes

a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,



b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la institución que

representa.

c. Empeño e interés en lo que realiza.

d. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y


e. Buenas relaciones humanas.

f. Disposición al cambio.

3. Conocimientos a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad,

así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes creativos y originales durante toda su carrera.



costarricense.


internacional.


labora





vii. Idioma inglés.

viii. Sistemas informáticos propios de la dependencia donde se ubica, así






Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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SECRETARIA EJECUTIVA PROPOSITO Asistir y apoyar en las funciones de GERENCIA/SUPERVISION, de tal forma que facilite el mejor desempeño y logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento del equipo. EJEMPLOS DE FUNCIONES

Supervisión de trabajo




3. Apoya el proceso de planificación, desde el diseño hasta la implementación y el

control, según las directrices de la Gerencia/Supervisión.

4. Coordina y ejecuta todo lo relacionado con eventos institucionales, según las directrices de la Gerencia General y cuando este lo considere pertinente.

5. Puede asumir la administración parcial o total de redes sociales al servicio del

negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.

6. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de la Gerencia general.

7. Analiza documentación de negocio y emite criterio profesional, sea por solicitud de

la Gerencia/Supervisión o por iniciativa propia.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

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8. Gestiona los compromisos de la Gerencia/Supervisión, contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalece su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.

9. Informa a la Gerencia/Supervisión de cuestiones de negocio (información, comentarios de pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y mantenerlo actualizado.


10. Recibe, registra, clasifica, sella, distribuye, envía y archiva correspondencia y otros

documentos que ingresan a la oficina.

11. Organiza, ejecuta y registra los trámites administrativos derivados de la actividad de su centro de trabajo

12. Gestiona el suministro y control de los útiles y materiales de la oficina.

13. Recibe y revisa documentos diversos, recoge las firmas que correspondan y hace la

entrega de los mismos a los interesados, procediendo a darles trámite y lleva los controles pertinentes; lee y revisa los periódicos, recorta los artículos o informaciones que se relacionen con la dependencia y lleva un archivo para tal fin.

14. Toma dictados para elaborar correspondencia, mensajes, memorándums y otros

documentos y realiza la transcripción digital de los mismos.

15. Procura el apoyo administrativo y logístico para realización de sesiones, reuniones de trabajo, eventos y presentaciones de su jefe inmediato o unidad laboral: convoca a las sesiones, provee la documentación y material pertinente, toma notas de las discusiones y acuerdos, prepara los resúmenes, actas e informes de éstas, hace las comunicaciones respectivas, entre otras actividades.

16. Asiste a conferencias, audiencias, sesiones o reuniones de trabajo, tomando notas

taquigráficas y prepara los resúmenes e informes de las mismas y hace las comunicaciones respectivas.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84




17. Atiende y anuncia a las personas que han acordado citas con el jefe de la dependencia y proporciona información para la cual está autorizado.

18. Sirve de intérprete a personas extranjeras que acuden a la dependencia en busca de información.

19. Transcribe documentos en dos o más idiomas.

20. Redacta y digitaliza correspondencia de acuerdo a instrucciones recibidas.

21. Transcribe grabaciones de discursos, conferencias y otros eventos similares; lleva la

agenda de reuniones, citas, compromiso y otras actividades de su jefe y lo mantiene informado al respecto.

22. Registra información tomada de sesiones de trabajo (Juntas Directivas, equipos de

trabajo, etc.) y la traduce en documentos de uso formal, impecables en forma, contenido y requerimientos legales.

23. Vela por el correcto trámite de los asuntos que se presentan a consideración del

despacho.

24. Organiza y mantiene actualizados los archivos de la oficina.

25. Vela por el buen uso y mantenimiento del equipo de la oficina y reporta los desperfectos que sufre el mismo.

26. Elabora requisiciones de materiales y útiles de oficina.

27. Lee y revisa los periódicos, recorta los títulos e informaciones que se relacionan con

la dependencia y lleva un archivo para tal fin.

28. Elabora documentos impecables haciendo uso experto de procesadores de texto.

a. Elabora un documento con formato libre. b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre. c. Imprime el documento con formato libre. d. Edita el documento con un formato determinado.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84




e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado. f. Imprime el documento con formato determinado.

29. Brinda servicio operativo en cuanto: a. Mantener los documentos internos a disposición de usuarios finales. b. Realizar la notificación de documentación generada a cada destinatario. c. Atender consultas de documentos que deben ser enviados por correo. d. Preparar el material para certificar la información que se custodia en el acervo

documental.

30. Brinda apoyo administrativo en cuanto: a. Gestionar expedientes para su actualización y verificación de foliatura. b. Preparar la información para enviar a custodia externa. c. Digitalizar la información de acuerdo a la estructura documental del sistema. d. Exportar expedientes del sistema documental y consolida los mismos para los

usuarios. e. Revisar la cronología de la documentación antes de su incorporación y

digitalización.






35. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,

velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84




medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra los objetivos organizacionales.

36. Prepara reportes sobre las actividades realizadas, las irregularidades observadas en

el desarrollo de las labores y otros aspectos de interés que surjan como consecuencia del trabajo que realiza y presentar las recomendaciones pertinentes.



38. Resuelve consultas y suministrar información a superiores, compañeros y público en


39. Mantiene limpias y estrictamente ordenadas las áreas de trabajo donde labora, procurando la minimización de riesgos que atenten contra la salud y seguridad laboral.












Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84






2. Personal a cargo

Puede tener a su cargo puestos de la categoría de Operarios Calificados y No Calificados.

3. Complejidad

Le corresponde poseer cualidades que le permita relacionarse de manera apropiada con diversas instancias dentro de la organización y fuera de ella en los casos que se considere necesario, a fin de que tales interacciones sucedan de forma armoniosa y respetuosa, resulten efectivas, agreguen valor a los proceso institucionales y contribuyan a satisfacer las necesidades que en materia de su competencia se presenten. Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Actividad, Análisis, y Síntesis.


Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador.



6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84




Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades del plan anual de trabajo así como por la ejecución de actividades incorporadas en el presupuesto de la unidad, por delegación de la Gerencia General. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.

7. Condiciones de trabajo: Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores, también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria, provocando cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase. Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de su superior, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual podría pueden provocar enfermedades por stress.

REQUISITOS


a. Académicos

• Diploma en Secretariado con énfasis en Docencia o Educación Comercial

b. De experiencia

• 6 años como secretaria ejecutiva, reportando a un puesto de la categoría 2 o 3.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84




c. Otros requisitos




2. Deseables


• Bilingüe inglés –español (50%) – Certificado por un ente competente. COMPETENCIAS














Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84












telefónica.







representa.




p. Autocontrol






Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84




2. Actitudes a. Responsabilidad, orden, disciplina, previsión, tolerancia, paciencia, optimismo,



b. Identificación y compromiso con la visión, misión y objetivos de la

c. institución que representa.

d. Empeño e interés en lo que realiza

e. Receptivo a críticas que mejoren el trabajo realizado y permitan eficaz y

eficientemente el cumplimiento de los objetivos

f. Buenas relaciones humanas

g. Disposición al cambio

3. Conocimientos

a. Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes creativos y originales durante toda su carrera.



costarricense.


internacional.


labora




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 4 de 84














Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 38 de 32




SECRETARIA BILINGÜE PROPOSITO Asistir y apoyar en las funciones de OFICINA de tal forma que facilite el mejor desempeño y logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento del equipo. EJEMPLOS DE FUNCIONES

Gestión de clientes y visitantes

1. Atiende personalmente al público y suministra la información que requiera.

2. Atiende llamadas telefónicas y las canaliza para que sean atendidas.


3. Elabora documentos impecables haciendo uso experto de procesadores de texto. a. Elabora un documento con formato libre. b. Verifica la ortografía y gramática del documento con formato libre. c. Imprime el documento con formato libre. d. Edita el documento con un formato determinado. e. Utiliza herramientas de tablas en un documento con formato determinado. f. Imprime el documento con formato determinado.

4. Elabora reportes impecables haciendo uso experto de procesadores de datos.

5. Apoya la ejecución de eventos diversos, según las directrices de su supervisor y

cuando este lo considere pertinente.

6. Puede apoyar la administración parcial o total de redes sociales al servicio del negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.

7. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de su supervisor.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 39 de 32




8. Revisa las gacetas o busca en medios electrónicos y en Master Lex, información relacionada con convenios, leyes, reglamentos o normas referentes a las labores que atiende la unidad administrativa.

9. Revisa y envía correos electrónicos; para el seguimiento de la correspondencia que

se recibe por medio de esta vía (circulares, invitaciones a seminarios, entre otros).

10. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de su supervisor.

11. Gestiona los compromisos de su supervisor, contribuyendo decididamente a su cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.

12. Informa a su supervisor de cuestiones de negocio (información, comentarios de

pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y mantenerlo actualizado.

13. Registra información tomada de sesiones de trabajo y las traduce en documentos de

uso formal, impecables en forma, contenido y requerimientos legales.



documental.


usuarios.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 40 de 32




e. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y digitalización.

16. Resuelve u orienta consultas y suministra información que le presentan sus

superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo, de forma personal, telefónica o por vías electrónicas.





20. Mantiene controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,

velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra los objetivos organizacionales.





23. Resuelve consultas y suministra información a superiores, compañeros y público en






Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 41 de 32





26. Participa en actividades de capacitación para actualizar y desarrollar conocimientos

teóricos y prácticos propios de su campo de acción.

27. Propone mejoras e innovaciones relacionadas con nuevos métodos y procesos de trabajo, así como proyectos que mejoren la calidad del servicio de la Unidad en la cual labora.






2. Personal a cargo

Puede tener a su cargo puestos de la categoría de Operarios Calificados y No Calificados.

3. Complejidad

Desempeña actividades programadas que, en su mayoría, son rutinarias y predecibles. Depende de las instrucciones de un superior. Se coordina con compañeros de trabajo del mismo nivel jerárquico. Requiere del conocimiento y aplicación de normas y procedimientos a nivel básico, y emplear herramientas y equipos. Las labores se pueden realizar con capacitación básica y experiencia. Su trabajo es evaluado mediante la observación directa.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 42 de 32




Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Conocimiento, Conocimiento, comprensión y Actividad


Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador. Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.


Es responsable por el manejo o la custodia de documentos (información, activos y similares) que alerten a la administración media en la toma de decisiones a nivel de gestión o por la preparación y presentación oportuna de información.

6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto

Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades según un proceso, un plan o un presupuesto, según le sea delegado por responsabilidad de su puesto. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.

7. Condiciones de trabajo:

Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores, también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria,




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 43 de 32




provocando cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase. Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de su superior, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual podría pueden provocar enfermedades por stress. REQUISITOS


a. Académicos

• Técnico Medio en Secretariado.

b. De experiencia

• 2 años como secretaria.

c. Otros requisitos



• Bilingüe inglés –español (70%) – acreditado por un ente competente.

2. Deseables





Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 44 de 32




COMPETENCIAS

1. Liderazgo (Nivel 1).

















telefónica.






Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 45 de 32








representa.




p. Autocontrol








d. Empeño e interés en lo que realiza.



f. Buenas relaciones humanas.

g. Disposición al cambio.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 46 de 32





así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes creativos y originales durante toda su carrera.



costarricense.


internacional.


labora








c. Inglés.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 47 de 32




SECRETARIA PROPOSITO Asistir y apoyar en las funciones de OFICINA de tal forma que facilite el mejor desempeño y logro posible en la ejecución de las funciones, la implementación estratégica y el funcionamiento del equipo. EJEMPLOS DE FUNCIONES

Gestión de clientes y visitantes

1. Atiende personalmente al público y suministra la información que requiera.

2. Atiende llamadas telefónicas y las canaliza para que sean atendidas. Gestión de información, insumos y documentos

3. Elabora documentos impecables haciendo uso experto de procesadores de texto.


4. Elabora reportes impecables haciendo uso experto de procesadores de datos.

5. Apoya la ejecución de eventos diversos, según las directrices de su supervisor y

cuando este lo considere pertinente.

6. Puede apoyar la administración parcial o total de redes sociales al servicio del negocio, con diferente grado de responsabilidad sobre la producción de contenido.

7. Diseña y distribuye información de interés, según las directrices de su supervisor.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 48 de 32




8. Revisa las gacetas o busca en medios electrónicos y en Master Lex, información relacionada con convenios, leyes, reglamentos o normas referentes a las labores que atiende la unidad administrativa.

9. Revisa y envía correos electrónicos; para el seguimiento de la correspondencia que se recibe por medio de esta vía (circulares, invitaciones a seminarios, entre otros).

10. Gestiona la documentación que ingresa y sale de la oficina de su supervisor.

11. Gestiona los compromisos de su supervisor, contribuyendo decididamente a su

cumplimiento, fortalecer su imagen de persona responsable y eficaz, funcionando también como interlocutor y facilitador de comunicación efectiva con los clientes y colaboradores.

12. Informa a su supervisor de cuestiones de negocio (información, comentarios de

pasillo, inquietudes, etc.), que considere pertinentes para facilitar su función y mantenerlo actualizado.

13. Registra información tomada de sesiones de trabajo y las traduce en documentos de

uso formal, impecables en forma, contenido y requerimientos legales.



documental.


usuarios.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 49 de 32




e. Revisa la cronología de la documentación antes de su incorporación y digitalización






20. Mantener controles actualizados sobre las actividades bajo su responsabilidad,

velando por que se cumplan de acuerdo con los planes establecidos y se tomen las medidas de control interno para minimizar la comisión de errores que atenten contra los objetivos organizacionales.





23. Resuelve consultas y suministrar información a superiores, compañeros y público en






Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 50 de 32













2. Personal a cargo No tiene personal a cargo.

3. Complejidad Desempeña actividades programadas que, en su mayoría, son rutinarias y predecibles. Depende de las instrucciones de un superior. Se coordina con compañeros de trabajo del mismo nivel jerárquico. Requiere del conocimiento y aplicación de normas y procedimientos a nivel básico, y emplear herramientas y equipos. Las labores se pueden realizar con capacitación básica y experiencia. Su trabajo es evaluado mediante la observación directa.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 51 de 32




Según la Taxonomía de Bloom, su capacidad de aprendizaje debe estar en los niveles de Conocimiento, Conocimiento, Comprensión y Actividad

4. Consecuencia del Error Los errores cometidos podrían ocasionar retrasos, pérdidas económicas o de imagen en la ejecución de las actividades propias del proceso para el cual labora el colaborador. Los errores podrían generar responsabilidades administrativas, penales, pecuniarias o civiles, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su superior, por lo cual las actividades deben desarrollarse con sumo cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de errores podrían ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña.


Es responsable por el manejo o la custodia de documentos (información, activos y similares) que alerten a la administración media en la toma de decisiones a nivel de gestión o por la preparación y presentación oportuna de información.

6. Ámbito de responsabilidad, administración y gestión de planes y presupuesto Es responsable del cumplimiento por la ejecución de las actividades según un proceso, un plan o un presupuesto, según le sea delegado por responsabilidad de su puesto. Es responsable por el eficiente y normal desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad, dentro de límites racionales de costo y tiempo.

7. Condiciones de trabajo: Labora en condiciones normales de una oficina. Le puede corresponder laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten. El trabajo demanda realizar esfuerzo mental. Debido al avance tecnológico, el trabajo demanda el uso frecuente de equipo de cómputo, lo cual expone a la radiación constante de monitores, también el uso de otros equipos de ofimática; mantiene una posición muy sedentaria,




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 52 de 32




provocando cansancio y afectando la salud física de los ocupantes de los puestos ubicados en esta clase. Está expuesto a algún nivel de presión debido a la necesidad de cumplir con la agenda de su superior, las exigencias cambiantes de los usuarios y el vencimiento de plazos establecidos para entregar y cumplir con las obligaciones, lo cual podría pueden provocar enfermedades por stress. REQUISITOS


a. Académicos

• Técnico Medio en Secretariado.

b. De experiencia

• No requiere experiencia previa.

c. Otros requisitos



2. Deseables


• Bilingüe inglés –español (70%) – acreditado por un ente competente.




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 53 de 32




COMPETENCIAS

1. Liderazgo (Nivel 1).

2. Confianza y Seguridad en Sí Mismo )nivel 2)
















telefónica.






Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 54 de 32








representa.




p. Autocontrol








d. Empeño e interés en lo que realiza


eficientemente el cumplimiento de los objetivos

f. Buenas relaciones humanas

g. Disposición al cambio




Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 55 de 32





así como el desarrollo de nuevas competencias con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio con aportes creativos y originales durante toda su carrera.



costarricense.


internacional.


labora











Versión: V.1-2015

Reemplaza:

Código:

Página: 56 de 118




HISTORIAL DE CONTROL DE CAMBIOS

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Fecha de Actualización

Autor

Sección Modificada

Descripción de

los Cambios

Aprobado por

Fecha de Aprobación

Fecha de divulgación

1.0

2.0

colegio de profesionales en secretariado de costa...

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