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有效率地工作：使用 SharePoint Server 2010 共同作業入門
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關於使用 SharePoint Server 2010 共同作業Microsoft® Office SharePoint® Server 2010 專門設計來於與其他程式、伺服器和技術有效率地共同作業，包含 Microsoft Office system 下的其他程式、伺服器和技術。SharePoint Server 2010 承襲自舊版，並擴充其他特色和功能。使用本指南可瞭解這些功能和用法。本指南的主題有： SharePoint 網站部分內容 建立新的 SharePoint 網站 新增內容至 SharePoint 網站 管理及處理網站內容
自訂注意事項： 如果本文件的指南及 (或) 逐步安裝指引，並不適用於您組織的環境或安裝案例，您均可再用、自訂或刪除這些內容。紅字標示處表示可自訂的指南，或可根據不同組織而變更的內容。本文件中所有紅字，均應於發佈前先刪除或取代。
SharePoint Server 2010 網站部分內容網站匯集可供組織從中進行專案、開會及共用資訊的相關內部網頁。例如，某個小組可能有儲存排程、檔案和程序資訊的專屬網站。小組網站也可能隸屬組織內各部門相互公告資訊和資源的大型組織入口網站。 所有 SharePoint 網站均有共通的元素，例如：清單、文件庫、網頁組件及檢視。清單 清單是可供組織儲存、共用及管理資訊的網站元件。例如，您可在行事曆中建立工作清單以追蹤工作指派或小組事件。也可在討論區上進行調查或主持討論。 文件庫 文件庫是儲存檔案及其相關資訊的特殊類型清單。您可在文件庫中控制檢視、追蹤、管理及建立檔案的方式。 網頁組件 網頁組件是組成大部分內部網站頁面基本建置組塊的資訊模組化單位。如果您有權限編輯網站頁面，即可使用網頁組件將網站自訂為顯示圖片和圖表、部分其他網頁、文件清單、自訂商務資料檢視等等。
更多「有效率地工作」內容：http://technet.microsoft.com/zh-tw/library/bb687780.aspx本指南僅提供資訊參考之用。MICROSOFT 對於本文件所提供的資訊，不提供任何明示、暗示或法定的擔保。© 2012 Microsoft Corporation. 保留所有權利。
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檢視 您可使用檢視來查看最重要或最符合需求目標的清單或文件庫。例如，您可建立清單中所有符合特定部門項目的檢視，或凸顯文件庫中的特定文件。也能建立可供選擇的多種清單或文件庫檢視。最後，您可使用網頁組件在網站的個別網頁中顯示清單或文件庫的檢視。
SharePoint 2010 Server 網站特殊要求安裝或設定 SharePoint 2010 Server 的方式會影響網站的外觀及可用選項。 權限如果您獲派的權限等級是預設的 [完全控制]，即可使用完整範圍的選項來管理網站。如果您獲派的權限等級是 [參與] 或 [讀取]，則可用的選項和網站內容的存取權均會受限。
具有 [讀者] 權限等級的使用者，無法使用本指南中討論的許多選項，僅可讀取內容，但無法變更內容。權限是設計為可彈性調整及自訂，因此您的組織可建立專屬獨有的設定。 建立新的 SharePoint 網站您可前往 SharePoint Services 網頁，網址是 <<插入 URL>>，並點選適當的連結以建立新的 SharePoint 網站。新增內容至 SharePoint 網站使用網頁瀏覽器即可新增項目至清單，新增檔案至文件庫。用於執行常用動作的按鈕均位於功能區，靠近大部分網頁的上方。
功能區上的按鈕可能因下列任一種原因而呈現灰色： • 動作不適用，或取決於其他動作。例如，您必須先選取文件的核取方塊，才能使用 [取出] 按鈕。
• 您沒有完成此工作的權限。 • 此網站未啟用此功能。例如，此網站可能未啟用工作流程。
更多「有效率地工作」內容：http://technet.microsoft.com/zh-tw/library/bb687780.aspx本指南僅提供資訊參考之用。MICROSOFT 對於本文件所提供的資訊，不提供任何明示、暗示或法定的擔保。© 2012 Microsoft Corporation. 保留所有權利。
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您也可將某些與 SharePoint Server 2010 相容之用戶端程式的檔案儲存至文件庫。例如，當您正在使用 Microsoft Office Word 時，可將 Office Word 文件儲存至 SharePoint Server 2010 網站的文件庫。 若要新增項目至清單，或新增檔案至文件庫，您必須具有參與清單或文件庫的權限。如需組織的權限使用方式和權限等級的詳細資訊，請詢問網站擁有人或管理員。 新增項目或檔案時，除非設定為需經核准才可新增，否則其他具讀取清單權限的人員均可檢視這些內容。如果將項目或檔案設定為需經核准才可新增，則在具適當權限者核准前，系統會以擱置狀態將這些內容儲存於清單或文件庫。如果項目或檔案新增時，您已正在檢視清單或文件庫，則可能必須重新整理瀏覽器，才能看到新的項目或檔案。 如果網站中已啟用內送或外寄電子郵件的功能，也可在清單和文件庫中利用這項功能。您可將某些清單，例如行事曆、宣告、部落格及討論區，設定為供人們以傳送電子郵件的方式新增內容。也可將其他清單，例如工作和問題追蹤，設定為傳送電子郵件通知他人收到指派的項目。 除了新增內容至現有清單和文件庫，您也有建立新清單和文件庫的權限。您可利用清單和文件庫的範本來起草。也可建立與自訂新頁面和網站，視您的權限等級而定。
清單雖然清單的類型各有不同，但新增項目的程序很相似。這表示，您不需要為了處理不同的清單類型而學習新技巧。清單中的項目包含一系列的資料欄文字，而在某些清單中，還可對項目新增附件。建立清單 在許多網站中，已為您建立某些清單。這些預設清單應有盡有，有討論區，也
有行事曆清單。如果您有權限，也可以從幾種類型的清單範本建立清單，這些範本提供的結構和設定，可幫助您入門。建立清單：1 按一下 [網站動作]，然後按一下 [更多選項]。
重要如果沒看見 [網站動作] 功能表，您可能沒有建立清單的權限。
2 在 [建立] 頁面上，按一下想建立的清單類型。例如，如果您想建立連結的清單，請按一下 [連結]。
3 輸入清單的 [名稱]，完成任何想完成的欄位，然後按一下 [建立]。 新增項目至清單 1 在想新增項目的清單中，按一下功能區上的 [項目] 索引標籤。(在行事
曆中是 [事件] 索引標籤)。 2 按一下 [新增項目] (在行事曆中的 [新增事件])。
提示您也可以指向行事曆中的日期、按一下 [新增]，然後完成顯示對話方塊中的欄位，以快速新增事件至行事曆。
3 完成必填欄位和任何想完成的其他內容，然後按一下 [儲存]。 編輯或刪除清單中的項目 1 指向項目，然後選取項目旁顯示的核取方塊。
提示
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您可選取多個核取方塊，以在多個項目上執行動作。 2 在功能區的 [項目] 索引標籤上，視需要按一下[編輯項目] 或 [刪除項
目]。
文件庫 文件庫是網站中用於建立、收集、更新及管理與其他小組成員共用檔案的位置。每個文件庫均會顯示檔案清單和檔案相關重要資訊，有助於人們合作使用檔案。 您可從網頁瀏覽器上傳檔案至文件庫以新增檔案。新增檔案至文件庫後，其他具有適當權限的人員即可查看此檔案。如果某人新增檔案時，您已正在檢視文件庫，可能必須重新整理瀏覽器，才能看到新檔案。 如果您使用的是與 SharePoint Server 2010 相容的程式，可在使用文件庫時根據範本建立新檔案。 建立文件庫 1 若要建立文件庫，請按一下 [網站動作]，然後按一下 [新增文件庫]。
重要如果沒看見 [網站動作] 功能表，表示您可能沒有建立文件庫的權限。
2 輸入文件庫的 [名稱]，完成任何想完成的欄位，然後按一下 [建立]。 注意若要查看可建立的其他文件庫類型，請按一下 [網站動作]，然後按一下 [更多選項]。指向文件庫選項以讀取該選項的描述項。
新增檔案至文件庫 新增檔案至文件庫：1 在想新增檔案的文件庫中，按一下功能區上的 [文件] 索引標籤。 2 按一下 [上傳文件]。 3 瀏覽至文件，然後按一下 [確定]。 注意 如果您使用的是與 SharePoint Server 2010 相容的程式，例如 Office Word，可從 Windows 檔案總管視窗將文件拖放至 [上傳文件] 對話方塊。 編輯或刪除文件庫中的檔案 編輯或刪除文件庫中的檔案：1 指向檔案，然後選取檔案旁顯示的核取方塊。 2 在功能區的 [文件] 索引標籤上，視需要按一下 [編輯文件] 或 [刪除文
件]。 建立多種類型的網站時，系統會為您建立一個名為「共用文件」的預設文件庫。「共用文件」是可用於儲存幾種檔案類型的文件庫。如果您有管理清單 (例如儲存圖片之圖片庫) 的權限，即可建立更多文件庫。
網站和網頁 網站可以有一般性用途，例如儲存排程、指南、檔案以及小組經常參考的其他資訊。網站也可以有更多特殊用途，例如追蹤會議，或主持組織成員經常張貼新聞和想法的部落格。
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您的組織可使用頂層網站、子網站及網頁，將網站內容區分為幾個可個別管理的網站。 頂層網站位於網站集合的最上層，可用來管理網站集合功能。頂層網站可有多個子網站。子網站是儲存於頂層網站命名子目錄中的完整網站。每個子網站均可設定與頂層網站和其他子網站不同的管理、授權及瀏覽權限。 自訂注意事項：下列螢幕擷取表示適用於範例目的之自訂子網站，您可選擇以組織專用的圖片取代此影像。
例如，組織中的每個部門，均有隸屬大型入口網站的專屬小組子網站。 您可新增清單和文件庫，在網站中增加內容。也可考慮新增 [網頁組件] 頁面，供您使用網頁組件快速新增動態內容。 [網頁組件] 頁面是包含一或多個網頁組件的特殊網頁類型。[網頁組件] 頁面會將資料 (例如清單和圖表) 與網頁內容 (例如文字和影像) 合併為根據一般工作所建置的動態資訊入口網站。
建立網站 如果您需要建立新網站，可從幾個網站範本中選擇以著手進行。您是否可建立網站和子網站，取決於組織設定這些網站的方式，以及建立這些網站的權限。 1 若要建立網站，請按一下[網站動作]，然後按一下 [新網站]。
重要如果沒看見 [網站動作] 功能表，表示您可能沒有建立網站的權限。
2 輸入網站的 [標題] 和 [URL 名稱]。 3 在 [範本選擇] 下，選取網站範本。 4 選擇任何其他想要的選項，然後按一下 [建立]。 管理及處理網站內容 有幾種方式可以管理及擴充清單、文件庫及網站的內容。 導覽至內容 導覽元素可協助人們瀏覽需要的內容。可自訂的兩種導覽項目是上方連結列和 [快速啟動]。 使用每個清單或文件庫的設定頁面，可選擇要在 [快速啟動] 中顯示的清單和文件庫。您也可以變更連結順序、新增或刪除連結，以及新增或刪除包含連結的區段。 例如，如果 [清單] 區段中有太多清單，可針對 [工作清單] 新增區段，在其中包含工作清單的連結。您可在與 SharePoint Server 2010 相容的瀏覽器中，對 [快速啟動] 進行這些變更；也可新增網站外部頁面的連結。
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上方連結列是網站每個頁面上方顯示的一列索引標籤，可供網站使用者存取網站集合中的其他網站。建立新網站時，可選擇上層網站的上方連結列是否要包含您的網站，以及是否要使用上層網站的上方連結列。
如果您的網站使用獨特的上方連結列，則您可自訂當中顯示的連結。任何在上層網站中建立的子網站，均可顯示於上方連結列，前提是要先將子網站設定為繼承上層網站的上方連結列。也可在此加入前往您網站集合之外網站的連結。 管理內容的存取 網站擁有人或管理員可將權限等級授予使用者，以及由使用者組成的 SharePoint 群組。這些權限適用於網站、網站中的清單和文件庫，以及清單和文件庫中的項目。 您可針對不同物件，例如特定網站、清單、文件庫、清單或文件庫中的資料夾、清單項目或文件，指派不同的權限等級。整理清單 整理清單有數種方式，例如使用不同檢視或新增資料夾至清單。 某些功能有助於您的小組跨不同清單而有效建立及管理清單項目。例如，您可建立提供清單項目相關資訊的資料欄，然後跨不同清單共用。 整理文件庫 整理文件庫檔案的方式取決於群組需求，以及您儲存與搜尋資訊的方式。例如，如果您想在多個文件庫中使用某個檔案，可輕鬆將此檔案複製到網站中的其他文件庫。您也可以要求當檔案變更時，提醒您這項更新。 還可使用在清單中使用的相同功能，例如檢視和資料夾，以協助管理資訊。
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使用協助工具功能 網站是設計為使用鍵盤即可完全存取清單、文件庫及其他功能。使用者可利用「其他存取模式」的協助工具技術，更輕易使用功能表和各種控制項。鍵盤使用者可使用 [跳過主要內容] 連結，略過重複的導覽連結，以移至網頁上更有意義的內容。 標記標題的設計是使結構更明確，以及改善螢幕助讀程式使用者的導覽經驗。上傳至網站的影像可供自訂待定義的替代文字。例如，您可針對 [網站圖像] 網頁組件首頁的顯示影像或新增至圖片庫的圖片，指定自訂替代文字。弱視的使用者檢視網站時，可使用 Windows 高對比選項。 追蹤版本 可將清單或文件庫設定為追蹤版本，因此可還原為舊版，以及檢視變更的歷程記錄。追蹤版本時，會儲存任何項目或檔案及其屬性的變更。這可便於在內容受到修改時管理，甚至在必要時復原為舊版。 當幾個人合作一個專案，或需經幾種開發及審核階段以處理資訊時，版本功能特別實用。
1 系統會反白選取目前發佈的主要版本，版本編號也是整數。 2 屬性或中繼資料變更時，會建立新版本。 3 檔案第一版永遠採用次要版本編號 0.1。
共同撰寫文件 兩位以上的使用者可同時編輯 Office Word 文件或 Office PowerPoint® 簡報。您可使用這項 SharePoint Server 2010 新功能以閱讀或撰寫儲存於 SharePoint Server 2010 的部分檔案。例如，您可編輯 Office Word 文件中的某一段，同事則可同時編輯相同文件中的其他段落。 如需 SharePoint Server 2010 文件共同作業及共同撰寫的詳細資訊，請參閱 http://office.microsoft.com/zh-tw/HA101812148.aspx。 隨時更新變更 您可使用 RSS，以標準格式散播及接收資訊，包含清單和文件庫的更新。使用者可在許多不同的程式中，採用標準化的 XML 檔案格式檢視資訊。您也可以設定訂閱清單和文件庫的提醒，當內容變更時，即可收到通知。 小組可使用 RSS 摘要為訂閱摘要的小組成員自訂內容，也可用來提供連結返回網站。您可使用 RSS 摘要追蹤小組進度和專案更新。除了瀏覽多個小組網站，還可自動收到這些網站的最新消息或更新。管理工作流程 工作流程透過在網站上針對文件和項目實作特定商務程序，協助人員對文件進行共同作業及管理專案工作。工作流程可促進組織奉行一致的商務程序。工作流程也可用於管理特定商務程序中的工作和步驟，以改善組織效率和生產力。如此可以讓執行這些工作的人員將精力投入在工作的執行，而非工作流程的管理上。
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工作流程可以管理及追蹤常見商務程序 (例如專案核准或文件審核) 中所涉及的人力工作，以使這些程序的花費更合理，進行的時間更順暢。例如，組織可使用預先定義的「核准」工作流程，或建立及部署自訂工作流程以管理其他商務程序。 如需工作流程和 SharePoint Server 2010 的詳細資訊，請參閱 http://office.microsoft.com/zh-tw/sharepoint-server-help/CH010372671.aspx。 處理內容類型 您的清單或文件庫可支援多種內容類型。組織可使用多種內容類型，以便更有效率整理、管理及處理大量內容。如果您的清單或文件庫是設定為允許多種內容類型，可針對組織經常使用的可用選項清單中新增內容類型，例如 [行銷簡報] 或 [合約]。 新增內容類型至清單或文件庫後，請將清單或文件庫設定為允許包含該類型的項目。然後，使用者即可使用該清單或文件庫的 [新增項目] 按鈕來建立該類型的新項目。 清單或文件庫內容類型的一項重要優點，就是單一的清單或文件庫均可包含多種項目類型或文件類型，每一種都有獨特的中繼資料、原則或行為。 如需處理內容類型的詳細資訊，請參閱 http://office.microsoft.com/zh-tw/sharepoint-server-help/CH010372670.aspx。 詳細資訊 SharePoint Server 2010 中的基本工作
http://office.microsoft.com/zh-tw/HA101839175.aspx SharePoint Server 2010 說明
http://office.microsoft.com/zh-tw/sharepoint-server-help/
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