collective action coalition against corruption) หรือ cac ได้...

โครงการแนวรวมปฏบตของภาคเอกชนไทยในการตอตานการทจรต (Thailand's Private Sector Collective Action Coalition Against Corruption) หรอ CAC ไดรเรมโครงการ CAC SME Certification เพอเปนการเสรมสรางแนวรวมตอตานการใหและรบสนบนในภาคเอกชน

โครงการฯ ไดจดทำา CAC SME Anti-Bribery Toolkit เพอเปนคมอใหเจาของกจการ ผบรหาร และ พนกงาน ไดเขาใจถงขนตอนการเตรยมระบบภายในเพอลดความเสยงในการใหสนบน และสอดคลองกบ แนวทางของการรบรอง CAC SME Certification โดยมเนอหาครอบคลมตงแตการรางนโยบาย การประเมน ความเสยง การกำาหนดมาตรการ การวางขอปฏบต การบรหารงานบคคล การปรบปรงระบบ และการสอสาร กบพนกงานและคคา

กลมธรกจขนาดกลางและขนาดเลก (SME) ในท นหมายถง กลมธรกจท ไมไดจดทะเบยนใน ตลาดหลกทรพย หรอไมไดเปนบรษททอยภายในการควบคมของบรษทจดทะเบยนในตลาดหลกทรพย และมรายไดไมเกน 1,000 ลานบาทตอปซงเปนกลมทมความเสยงตอการคอรรปชนและการใหสนบน เพราะเปนดานแรกทตองมการตดตอกบภาครฐ อกทงแรงกดดนในการแขงขนทางการคา ความเคยชน และการขาดความร/แนวทางในการปองกนการใหสนบน ทยงคงเปนปญหาและความทาทายในการลดปญหาการใหสนบนเชงระบบของ SME นอกจากน แมบรษทขนาดใหญจะสามารถรบรองวาบรษทของตนมระบบปองกนการ ใหสนบน แตภาพรวมปญหาการใหสนบนกยงไมไดรบการแกไขใหหมดไป หากแตเปนเพยงการผองถาย ความเสยงในการใหสนบน ไปยงบรษทคคาทเปน SME ทมอำานาจตอรองจำากดแทน

คำ�นำ�

CAC SME Anti-Bribery Toolkit

1

ดงนน การชวยใหธรกจ SME มเครองมอในการตอตานและปองกนการใหสนบน จงเปนสงทสำาคญมาก ในการสรางระบบนเวศของธรกจ เพอใหธรกจสามารถเตบโตไดอยางยงยน และปราศจากการใหสนบนตอไป ในภายภาคหนา

ประโยชนทจะไดรบจากการเขามารวมโครงการ CAC SME Certification คอ

• มระบบการดำาเนนงานทโปรงใส

• ยกมาตรฐานการทำางานเพอใหเปนทยอมรบของคคารายใหญและคคาตางชาต

• ลดความเสยงในการถกเรยกรบ และลดตนทนคาใชจายทเคยจายเปนคาสนบน

• ลดความเสยงในการถกดำาเนนคดตามกฎหมาย ตามมาตรา 123/5 แหงพระราชบญญตประกอบ รฐธรรมนญวาดวยการปองกนและปราบปรามการทจรต ซงเอาผดทงผรบ ผให และองคกรทให สนบน

นอกจากนยงชวยใหเจาของกจการ ผบรหาร และพนกงาน สามารถเขาใจถงวธสรางระบบภายในเพอ ปองกนการใหสนบน โดยการเขารวมฝกอบรมเกยวกบการตอตานคอรรปชน ไดรบทราบถงขนตอนการราง นโยบาย วธการประเมนความเสยง การรางมาตรการควบคมและขอปฏบต การวางโครงสรางภายในอน ๆ เชน ระบบการสอสารใหพนกงานรบทราบ ระบบการแจงเบาะแส

ผจดทำาหวงวา ผประกอบการบรษท SME จะไดรบประโยชนจากการใชคมอน เพอประกอบการยน ขอรบรองและใชในการดำาเนนธรกจประจำาวน

โครงการแนวรวมปฏบตของภาคเอกชนไทยในการตอตานการทจรต (CAC)สมาคมสงเสรมสถาบนกรรมการบรษทไทย

2/9 หม 4 อาคารสถาบนวทยาการตลาดทน อาคาร 2 ชน 3 โครงการนอรธปารคโทรศพท 0-2955-1155 โทรสาร 0-2955-1156-7

อเมล [email protected]พมพครงทสอง มกราคม 2561


2


3

CACSME Anti-Bribery

Toolkit


4

C O N T E N T Sส � ร บ ญ

คำ�นำ� 1

เหลยวหลงแลหน� กว�จะม�เปน CAC 5

โครงก�รรบรองบรษท SME ของ CAC 7

สถ�นะของ SME ทเข�รวมโครงก�ร 11

กฎหม�ยประเทศไทยและก�รปฏบตต�ม 13

ปจจยสคว�มสำ�เรจในก�รดำ�เนนธรกจใหปร�ศจ�กคอรรปชน 15

ก�รประเมนคว�มเสยง 21

ระบบภ�ยใน 31

นโยบ�ยและขอปฏบต 41

ก�รสอส�ร 50

ก�รบรห�รบคล�กรภ�ยในบรษท 55

ก�รร�ยง�นก�รกระทำ�คว�มผดหรอเบ�ะแส 62

ก�รทบทวน ตรวจสอบ และปรบปรง 66

เหลยวหลงแลหนากวาจะมาเปน CAC

โครงการแนวรวมปฏบตของภาคเอกชนไทยในการตอตานการทจรต หรอ Thailand’s Private Sector Collective Action Coalition Against Corruption หรอ CAC เปนความรเรมของภาคเอกชนไทย ในการ ทจะเขามามสวนรวมในการแกไขปญหาการคอรรปชน โดยมงสรางและขยายแนวรวมในภาคเอกชน เพอสราง กระแสการตอตานการคอรรปชน ดวยการสงเสรมใหบรษทตาง ๆ กำาหนดนโยบายและแนวปฏบตในการทจะ ปฏเสธการใหและรบสนบน รวมถงการคอรรปชนระหวางองคกร

CAC จดตงขนมาตงแต พ.ศ. 2553 โดยความสนบสนนของ 8 องคกรธรกจชนนำาของประเทศ ประกอบดวย หอการคาไทย หอการคารวมตางประเทศในประเทศไทย (JFCCT) สมาคมบรษทจดทะเบยนไทย สมาคมธนาคารไทย สภาธรกจตลาดทนไทย สภาอตสาหกรรมแหงประเทศไทย สภาอตสาหกรรมการทองเทยวแหงประเทศไทย และสมาคมสงเสรมสถาบนกรรมการบรษทไทย (IOD) ซงทำาหนาทเปนเลขานการและรบบทนำาในการสนบสนนการขบเคลอนโครงการ

ประกอบกบการทรฐบาลไทยไดมการลงนามรบรอง ในอนสญญาสหประชาชาตวาดวยการตอตานทจรต ตงแต พ.ศ. 2546 ดงนน การรเรมโครงการ CAC จงสอดคลองกบยทธศาสตรชาตวาดวยการปองกนและปราบปรามการทจรต ซงจดทำาโดยสำานกงานคณะกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต (ป.ป.ช.) ซงทำาใหทงรฐบาลและ ป.ป.ช. สนบสนนโครงการมาตงแตตน โดยมการจดประชม Technical Meeting ระหวางภาครฐและเอกชนครงแรก เมอวนท 29 กรกฎาคม พ.ศ. 2553 เพอวางแผนกลยทธในการดำาเนนโครงการฯ

โครงการ CAC ไดรบการสนบสนนทางดานเงนทนจาก Center for International Private Enterprise (ศนยพฒนาวสาหกจเอกชนระหวางประเทศ) หรอ CIPE แหงหอการคาสหรฐอเมรกา และมพนธกจหลกคอ การสรางความแขงแกรงใหกบระบอบประชาธปไตยทวโลก ผานการปฏรปภาคธรกจเอกชนและระบบตลาด


6

โครงการรบรองบรษท SMEของ CAC

โครงการ CAC SME Certification ไดจดทำาขน โดยการนำาประสบการณในการจดทำาและการดำาเนน โครงการรบรองบรษทขนาดใหญมาตอยอด ซงการรบรองบรษทขนาดใหญน CAC ไดเรมดำาเนนการมาตงแต พ.ศ. 2555 จวบจนกระทงปจจบน (พ.ย. 2560) ไดรบการตอบรบและสนบสนนทดจากภาคธรกจเอกชน และภาครฐ โดยมบรษททไดเขาประกาศเจตนารมณแลว 862 บรษท ในจำานวนนไดผานการรบรอง จาก CAC แลวจำานวน 264 บรษท ทาง CAC คาดวาเมอโครงการ CAC SME Certification ไดจดตงขน แลวเสรจ จะมธรกจ SME ทเปนคคาของบรษททไดรบการรบรองแลว เขามาสมครขอรบรองในชวงสามปแรก ประมาณ 50-100 บรษทตอป และในปทสเปนตนไป ประมาณ 200-300 บรษทตอป

การขอเขารวมโครงการ CAC SME Certification มขนตอนดงน

1. บรษท SME เขาลงทะเบยนในเวบไซตของ CAC (http://www.thai-cac.com/en/content/ cac-anti-bribery-toolkit-sme) โดยในการลงทะเบยนจะใหระบวา องคกรเปนบรษทจดทะเบยนใน ตลาดหลกทรพยหรอไม หรอเปนบรษททอยภายในการควบคมของบรษทจดทะเบยนในตลาดหลกทรพย หรอไม และใหระบวารายไดมากหรอนอยกวา 1,000 ลานบาทตอป หากองคกรนนไมไดเปนบรษท จดทะเบยนในตลาดหลกทรพย ไมได เปนบรษททอยภายในการควบคมของบรษทจดทะเบยนในตลาดหลกทรพย และมรายไดนอยกวา 1,000 ลานบาทตอป กจะสามารถเขารวมโครงการ CAC SME Certification ได และหากบรษท SME มความประสงคทจะเขาโครงการรบรองของบรษทใหญกสามารถ ทำาได

2. หลงจากทไดลงทะเบยนในเวบไซต และไดผานการคดเลอกวาเปน SME ทมคณสมบตตรงตามเงอนไข ของทางโครงการฯ แลว เจาของกจการหรอผบรหารสงสดจะไดรบเชญเขารวมงานตอนรบเขาสโครงการฯ หรอ SME Executive Briefing เพอรบทราบถงสงทบรษทจะตองทำาในกระบวนการรบรอง แนวทางการวาง นโยบาย แนวทางการรางหลกปฏบต การจดเกบขอมล การสอสารใหกบพนกงานและคคา การออกแบบ ชองทางการแจงเบาะแสเกยวกบการใหสนบน การเกบบญชและตรวจสอบพฒนาระบบ ซงในการอบรมน ทาง CAC จะใหผเขารวมโครงการฯ ทำาแบบประเมน SME checklist 17 ขอ เพอประเมนความพรอม


8

หวใจสำาคญในการขอการรบรอง SME คอแบบประเมน 17 ขอ ซงทาง CAC ไดยอสวนมาจาก แบบประเมนสำาหรบบรษทขนาดใหญซงม 71 ขอ เพอใหเหมาะสมกบ SME และสอดคลองกบคมอแนวทาง การกำาหนดมาตรการควบคมภายในของ ป.ป.ช. และเนอหา Anti-Corruption Toolkit for Small and Medium-Sized Companies ทจดทำาโดยองคกรตางชาต B20 ซงขอกำาหนดในการผานการรบรองคอ ผประเมนตนเองตองตอบ “ใช” ทกขอในการประเมน และแตละขอจะตองแสดงเอกสารหรอหลกฐานอางอง

3. หลงจากทเขารวมงานตอนรบเขาสโครงการฯ หรอ SME Executive Briefing แลว หากเจาของกจการ หรอผบรหารสงสดมความประสงคทจะรวมโครงการในขนตอไป กสามารถเขารวมการประกาศเจตนารมณ กบ CAC ไดโดยไมมคาใชจาย

4. หลงจากทบรษทไดประกาศเจตนารมณแลว หากมความประสงคทจะดำาเนนการในขนตอไป ทาง CAC จะเชญเขารวมอบรม SME Clinic เพอเปดโอกาสใหผประกอบการไดเขามาสอบถามเกยวกบขนตอนการ รบรอง การทำาแบบประเมน 17 ขอ และการทำาเอกสารประกอบ โดยการอบรมนเปนไปโดยสมครใจไมมการ บงคบวา SME จะตองเขารวม

5. นอกจากน เจาของกจการและผบรหารระดบสง ยงสามารถลงทะเบยนใหพนกงานภายในบรษท เขาอบรม SME Anti-Bribery E-learning เพอเสรมสรางความรและความเขาใจเกยวกบความเสยงในการให สนบน และการตอตานการใหสนบนในรปแบบตาง ๆ โดยทาง CAC ไดจดทำา Online Training พรอม แบบทดสอบตอนทาย ซงพนกงานจะตองทำาขอสอบถกทงหมด จงจะไดรบใบรบรองวาผานหลกสตร โดยระบบจะเกบขอมลของพนกงานไว

6. ในชวงเวลาเดยวกน บรษท SME สามารถเรมทำา Checklist และเตรยมเอกสารทจะใชอางองกบ แบบประเมน 17 ขอได เมอบรษท SME จดเตรยมเอกสารอางองครบถวนแลว สามารถสงยนขอรบรองทาง online ได โดยในป 2561 ทาง CAC จะเรมเปดรบเอกสารจนถงวนท 15 กนยายน 2561 บรษท SME ทสงเอกสารหลงกำาหนด กจะไดรบการพจารณาหลงวนท 15 ของเดอนสดทายของไตรมาสถดไป (15 ธนวาคม 2561) สวนในป 2562 กำาหนดปดรบเอกสารคอวนท 15 ของเดอนสดทายของทก ๆ ไตรมาส

7. หลงจากททางบรษท SME ไดสงเอกสารอางองทาง online แลว ทางบรษทกจะสามารถเลอก และมอบหมายใหผรบรองอสระใหเขาตรวจสอบเอกสารได โดยทาง CAC จะจดทำารายชอผตรวจสอบอสระ ทมคณสมบตไวให

8. ทางบรษท SME จะมเวลา 18 เดอนเพอยนขอรบรอง โดยจะเรมนบเวลาตงแตวนทบรษทลงนาม ประกาศเจตนารมณจนถงวนทผรบรองอสระใหการรบรองเอกสารอางอง Checklist ทง 17 ขอ

9. หลงจากททางผตรวจสอบอสระไดรบรองเอกสารเอกสารอางองทงหมดแลว ทาง CAC จะทำาการ สมตรวจสอบเอกสารอกท และอาจมการเขาเยยมบรษทเพอตรวจสอบระบบการทำางาน


9

ตรวจสอบโดยทม CAC

ผ�าน CAC Council

ผ�านการรบรอง

ผ�าน CAC Certification Committee

ตรวจสอบโดยองค�กรอสระ

ร�วมงาน CAC ป�ละครงต�ออายทก 3 ป�

ส�ง Checklist และเอกสารประกอบ

ตรวจสอบจากองค�กรอสระ

ต�ออายทก 3 ป�




ประกาศเจตนารมณ� ประกาศเจตนารมณ�

(เจ�าของกจการ/ผ�บร�หารสงสด)

(สมครใจ)

สมครOnlineลองทำ

Checklist

SMEExecutive Briefing

SME Clinic

SME บร�ษทใหญ�

ทำ Checklist และเตร�ยมเอกสารประกอบ

E-learning

Employee Online


10. CAC จะแจงผลการตรวจสอบเอกสารอางองใหกบทางบรษท SME ทราบภายใน 3 เดอนหลงวนท ผรบรองอสระไดใหการรบรองเอกสารอางอง Checklist ทง 17 ขอ

11. หากบรษท SME ไมสามารถผานการรบรองจากผรบรองอสระไดภายในเวลา 18 เดอน นบตงแต วนประกาศเจตนารมณ ทางบรษท SME จะมสถานะ Blackout เปนเวลา 6 เดอน ซงในระหวางน จะขอยน รบรองอกไมได


10

สถานะของ SMEทเขารวมโครงการ

ทาง CAC จะมการแบงสถานะของผเขารวมโครงการ ดงน

สถ�นะประก�ศเจตน�รมณ (Declared) คอสถานะของ SME ทเจาของกจการหรอผบรหารสงสด ไดเขารวมงานตอนรบเขาสโครงการ หรอ SME

Executive Briefing และไดลงนามในเอกสารประกาศเจตนารมณแลว โดยอยระหวางกำาลงจดทำาเอกสาร ประกอบ Checklist 17 ขอ และมการใหพนกงานเขาอบรมหลกสตร E-learning

สถ�นะรบรอง (Certified)คอสถานะของ SME ทขอยนการรบรองเอกสารประกอบ Checklist 17 ขอ และไดผานการตรวจสอบ

โดย CAC และองคกรอสระเรยบรอยแลว SME สามารถคงสถานะนไดเปนเวลา 3 ป หากไมเกดกรณใด ๆ ท ทำาใหถกเพกถอนใบรบรอง และจะตองมาเขารวมกจกรรม CAC ปละหนงครง (ไมมคาใชจาย)





ตรวจสอบโดยองค�กรอสระ

รบรองCertified

18 months

ประกาศเจตนารมณ�Declared

ร�วมงาน CAC ป�ละครงต�ออายทก 3 ป�

ประกาศเจตนารมณ�

(เจ�าของกจการ/ผ�บร�หารสงสด)

(สมครใจ)

ลองทำChecklist

SMEExecutive Briefing

SME Clinic

E-learning

ทำ checklist และเตร�ยมเอกสารประกอบ

Employee


12

กฎหมายประเทศไทยและการปฏบตตาม

กฎหมายประเทศไทยมาตรา 123/5 แหงพระราชบญญตประกอบรฐธรรมนญวาดวยการปองกนและปราบปรามการทจรต (แกไขเพมเตม) ฉบบท 3 พ.ศ. 2558 ไดกำาหนดบทลงโทษของมาตรา 123/5 ระบไววาหากผใดให ขอให หรอรบวาจะใหทรพยสนหรอประโยชนอนใดแกเจาหนาทของรฐ เจาหนาทของรฐตางประเทศ หรอเจาหนาทขององคการระหวางประเทศ เพอจงใจใหกระทำาการ ไมกระทำาการ หรอประวงการ กระทำาอนมชอบดวยหนาท ตองระวางโทษจำาคกไมเกน 5 ป หรอปรบไมเกน 100,000 บาท หรอทงจำา ทงปรบ

ในกรณทผกระทำาความผดเปนบคคลทมความเกยวของกบนตบคคล และกระทำาไปเพอประโยชนของนตบคคลนน โดยนตบคคลดงกลาวไมมมาตรการควบคมภายในทเหมาะสม เพอปองกนมใหมการกระทำาความผดนน นตบคคลนนมความผดและตองระวางโทษปรบตงแตหนงเทา แตไมเกนสองเทาของคาเสยหายทเกดขนหรอประโยชนทไดรบ บคคลทมความเกยวของกบนตบคคล หมายความถง ลกจาง ตวแทน บรษทในเครอ หรอบคคลใด ซงกระทำาการเพอหรอในนามของนตบคคล ไมวาจะมอำานาจหนาทในการนนหรอไมกตาม

หากนตบคคลมมาตรการควบคมภายในทเหมาะสมเพอปองกนการใหสนบน นตบคคลนนอาจไมมความผดในกรณทบคคลทเกยวของกบนตบคคลไดใหสนบนกบเจาหนาทของรฐ

ตวอยาง

นาย ก. ทำางานกบบรษทแหงหนง ซงไมมนโยบาย มาตรการ และระบบควบคมภายในเพอปองกนการใหสนบน ไดใหสนบนเจาหนาทรฐ เพอใหเจาหนาทรฐอนมตจดจางบรษทของนาย ก. ทำาโครงการมลคา 50 ลานบาท ตามมาตรา 123/5 นาย ก. มความผดตองระวางโทษจำาคกไมเกน 5 ป หรอปรบไมเกน 100,000 บาท หรอทงจำาทงปรบ สวนบรษทมความผดตองระวางโทษปรบ ตงแต 50 ลานบาท (หนงเทาของผลประโยชนทไดรบ) ถง 100 ลานบาท (สองเทาของผลประโยชนทไดรบ) เพราะบรษทไมมมาตรการควบคมภายในทเหมาะสมเพอปองกนการใหสนบน


14

ปจจยสความสำาเรจในการดำาเนนธรกจ

ใหปราศจากคอรรปชน

จร�ยธรรมและความม�งมนของผ�นำ• ตระหนกถงภยคอร�รปชนต�อส�วนรวม องค�กร และตนเอง• ความม�งมนทจะเป�นส�วนหนงของทางออกสงคมร�วมกนอย�างเป�ดเผย• การเป�นตวอย�างทดขององค�กรและสงคม• ความร�พ�นฐานเร�องระบบการควบคมขององค�กร• การได�รบการยกย�องและบทลงโทษ

ความร�เท�าทนของพนกงาน• ความเข�าใจถงภยคอร�รปชนใกล�ตว และช�องทางในการให�สนบน• ว�ธหลกเลยง ปฏเสธการให�สนบน• บทลงโทษ• ช�องทางการร�องเร�ยน และการปกป�องพนกงานทร�องเร�ยน

ระบบการควบคมขององค�กร• กรอบจร�ยธรรมและนโยบายองค�กรทชดเจน ครอบคลมและเป�นทยอมรบในระดบสากล• การประเมนความเสยงคอร�รปชน• ระบบการควบคม ระบบตรวจสอบ• การสอสารทมประสทธภาพ

ป�จจยส�

ความสำเรจ

การทบรษทจะมความสำาเรจในการดำาเนนธรกจใหปราศจากคอรรปชนได จะตองมปจจย 3 อยาง คอ


16

ก�รสร�งและสงเสรมจรยธรรม และคว�มมงมนของผนำ�

• ผนำาตองมความตระหนกถงผลรายทจะเกดขนเมอบรษทใหสนบน

• ผนำาจะตองมความมงมนใหพนกงานภายในบรษทของตนเองไมใหสนบน

• มการประเมนความพรอมของระบบภายในทใชตอตานการใหสนบน

• มการกำาหนดใหเจาของกจการ กรรมการ และผบรหารระดบสง ยอมรบ และทำาตามนโยบายและ ขอปฏบต เพอตอตานการใหสนบน

• มกฎการใหรางวลผททำาตามขอปฏบตและลงโทษผทฝาฝนอยางชดเจน

ก�รเพมคว�มรเท�ทนของพนกง�น

• มการใหความรแกพนกงานในการตอตานและปฏเสธการใหสนบน

• จดหลกสตรอบรมพนกงานเองภายในบรษท และมการทดสอบความเขาใจหรอใชหลกสตร E-learning ขององคกรตอตานคอรรปชน เพอเพมความเขาใจเกยวกบนยาม กฎหมาย หลกปฏบต บทลงโทษ และชองทางในการแจงเบาะแสการใหสนบน

• มชองทางใหพนกงานรองเรยน เมอถกผบงคบบญชาบงคบใหใหสนบน หรอแจงเบาะแสวามการให สนบน


17

ก�รจดระบบก�รควบคมขององคกร

มมาตรการควบคมภายในทเหมาะสมดงน

• มนโยบายการปองกนการใหสนบนทเจาของกจการหรอผบรหารสงสดยอมรบ มการกำาหนดนยาม การใหสนบนทชดเจน มการสอสารใหทกคนภายในบรษทรบทราบ

• มการประเมนความเสยงในการใหสนบน

• มมาตรการควบคมกจกรรมทมความเสยงสง โดยมรายละเอยดทชดเจน

• มมาตรการปองกนการใหสนบนสำาหรบผ ทมความเกยวของทางธรกจ เชน ค คา และเอเยนต และมการสอสารใหรบทราบ

• มระบบบญชทด มการจดเกบขอมลและเอกสารทด มระบบบญชเดยว

• มแนวทางการบรหารทรพยากรบคคลทสอดคลองกบมาตรการปองกนการใหสนบน เชน การอบรม การไมลงโทษผปฏเสธการใหสนบน การลงโทษผทกระทำาผดกฎ

• มมาตรการสนบสนนและมชองทางใหมการรายงานการกระทำาความผดหรอกรณมเหตนาสงสย

• มการตรวจสอบและประเมนผลการใชมาตรการปองกนการใหสนบนอยางตอเนอง

แบบประเมน SME 17 ขอ

แบบประเมน 17 ขอ สามารถแบงตามหวขอหลกไดดงน

• การประเมนความเสยง 1 ขอ

• ระบบภายใน 4 ขอ

• นโยบายและขอปฏบต 3 ขอ

• การสอสาร 3 ขอ

• การบรหารบคลากรภายในบรษท 4 ขอ

• การรายงานการกระทำาผดหรอการแจงเบาะแส 1 ขอ

• การทบทวน ตรวจสอบ และปรบปรง 1 ขอ


18

SME Checklist 17 ข�อ ของ SME Certificationโครงการแนวร�วมปฏบตของภาคเอกชนไทยในการต�อต�านการทจร�ต

ส�งท SME ต�องมเพ�อให�ผ�าน ChecklistSME Checklist

การประเมนความเสยง

ระบบภายใน

นโยบาย

การสอสาร

การบร�หารบคลากรภายในบร�ษท

การรายงานการกระทำความผดหร�อเบาะแส

การทบทวน ตรวจสอบและปรบปรง

1. บรษทจดใหมการประเมนความเสยงในการใหสนบน เชน การขอใบอนญาต การมสวนรวมในการจดซอ/จดจาง เพอยดเปนหลกสำาคญในการจดทำา นโยบาย ระบบควบคมความเสยงและแนวทางปฏบตหนาท

2. บรษทมกระบวนการทำาบญชทด และไดรบการตรวจสอบเพอยนยนความ ถกตองของขอมล และมนโยบายบญชชดเดยว

4. บรษทมกระบวนการควบคมการเบกจายทมความเสยงตอการใหสนบน และกระบวนการจดเกบรกษาขอมลเกยวกบกจกรรมทมความเสยงตอการ ใหสนบน เพอใหสามารถตรวจสอบยอนหลงได

5. บรษทมขนตอนในการเกบรกษาเอกสารและบนทกตาง ๆ ใหพรอมตอการ ตรวจสอบ เพอยนยนความถกตองและเหมาะสมของรายการทางการเงน

6. บรษทมนโยบายและคมอปฏบตทครอบคลมการใหสนบนในรปแบบตาง ๆ เชน การใหของขวญ การเลยงรบรอง การบรจาคเพอการกศล การสนบสนน หนวยงานรฐ การจางบคคลทสาม

7. มการกำาหนดนยามทครอบคลมความหมายของสนบน การใหสนบนรปแบบ ตางๆ และผเกยวของ

8. นโยบายตอตานการใหสนบนมการอนมตใชอยางเปนทางการ และลงนามโดย ผมอำานาจ เชน เจาของกจการ กรรมการผจดการ ผบรหารสงสด

9. บรษทมการแจงใหบคคลภายนอกรบทราบวา บรษทมนโยบายตอตานการให สนบนทกรปแบบ ผานชองทางตาง ๆ ตามความเหมาะสม เชน บนเวบไซต ของบรษท เอกสารเผยแพร หวจดหมาย หรอใบเสรจ

10. บรษทมการแจงคคาใหทราบถงนโยบายการตอตานการใหสนบนและการ แจงเบาะแส

11. บรษทมการสอสารเพอเสรมสรางความพรอมของบรษทในการตอตาน การใหสนบน เชน การตดบอรดประกาศขาวสารภายในองคกร เวบไซต บรษท ใบปลว

3. บรษทมขนตอนในการปฏบตงานและกระบวนการในการตรวจสอบงานฝายทม ความเสยงสง เชน ฝายขาย ฝายการตลาด และฝายจดซอ/จดจางอยางสมำาเสมอ เพอเปนการสรางความมนใจวา หนวยงานนน ๆ ไดปฏบตตามนโยบายการ ตอตานการใหสนบน

ทะเบยนความเสยงทครอบคลมความเสยงทงหมด และมาตรการควบคมภายในสำาหรบความเสยงทงหมด หรออยางนอยทมคะแนนความเสยงรวมตงแต 4 ขนไป

แผนภมแสดงขนตอนการทำางานทมความเสยงสงและเอกสารลงนามโดยเจาของกจการหรอผบรหารระดบสงวามการตรวจสอบ

นโยบายของบรษทและแนวปฏบตครอบคลมกจกรรมตาง ๆ ทอาจเขาขายการใหสนบน

สำาเนาการสอสาร เชน ภาพหนาจอเวบไซตของบรษท เอกสารเผยแพร หวจดหมาย หรอใบเสรจทมขอความดงกลาว

กระบวนการจดเกบเอกสารทสำาคญภายในบรษท โดยระบสถานท บคคล หรอฝายทรบผดชอบ เปนตน

เอกสารของบรษททมการอนมตนโยบายตอตานการใหสนบน ลงนามโดยเจาของกจการหรอผบรหารสงสด

ตวอยางการสอสาร เชน ประกาศบนบอรด จดหมาย หรอภาพเวบไซตบรษท

กระบวนการควบคมการเบกจายและการจดเกบขอมลทเกยวของ โดยระบกระบวนการควบคมการเบกจาย การจดเกบขอมล ขอมลทจะจดเกบ บคคลหรอฝายทรบผดชอบ การสำารองขอมล เปนตน

นยามของคำาศพททเกยวกบการใหสนบนและสนบนในรปแบบตาง ๆ ซงมอย ในนโยบายและคมอแนวปฏบต โดยอยางนอยจะตองมคำานยามของคำาวาสนบน เจาหนาทรฐ คคา การใหของขวญ การจดเลยง การรบรอง การสนบสนน การบรจาค บคคลทสาม และเอเยนต เปนตน

ตวอยางสำาเนาเอกสารแจงคคา

รายงานทางการเงนจากผสอบบญชภายนอก


19





นโยบาย









นโยบาย





13. บรษทจดใหพนกงานทงใหมและปจจบนไดรบการอบรม โดยเนอหาควร ครอบคลมเกยวกบผลเสยของการใหสนบน กฎหมายทเกยวของ ชองทาง การใหสนบน วธปฏเสธการใหสนบน และการแจงเบาะแส

12. บรษทมการบรหารบคลากรเพอเสรมสรางความพรอมของบรษทในการ ตอตานการใหสนบน เชน การคดเลอก การประเมนผล และการให ผลตอบแทน

14. บรษทมนโยบายทจะไมลดตำาแหนง ลงโทษ หรอใหผลทางลบ ตอพนกงาน ทปฏเสธการใหสนบน แมวาการกระทำานนจะทำาใหบรษทสญเสยโอกาส ทางธรกจกตาม

15. บรษทมบทลงโทษเมอกรรมการ ผ บรหาร และพนกงานทไมปฏบตตาม มาตรการตอตานการใหสนบน

16. บรษทมชองทางการแจงการกระทำาความผดหรอเบาะแสการใหสนบนท ปลอดภยและสามารถใหพนกงานใชสอสารไดอยางมนใจ โดยปราศจาก ผลกระทบตอผแจงในภายหลง

17. ผบรหารสงสดมการทบทวน ตรวจสอบ และปรบปรงมาตรการตอตานการ ใหสนบนและรายงานตอกรรมการเปนประจำาทกป เพอเปนการวดประสทธผล ปรบปรง และพฒนามาตรการใหมความสอดคลองกบความเสยงทอาจเปลยนไป

แผนการอบรมบคลากรภายในบรษท โดยครอบคลมถงฝายงานทตองเขารบอบรม รายชอพนกงาน เรอง/วชาทจะอบรม สอทจะใช (อบรมในหองเรยนภายใน อบรมกบหนวยงานภายนอก หรอ E-learning) การกำาหนดระยะเวลาทพนกงานใหมและปจจบนจะตองเขารวมอบรม

แผนงานบรหารบคลากรภายในบรษท โดยครอบคลมถงการคดเลอก การประเมนผล และการใหผลตอบแทน โดยมการลงนามอนมตใหใชจากเจาของกจการหรอผบรหารสงสด

บทลงโทษทไดระบไวในมาตรการของบรษท

นโยบายคมครองผปฏเสธการใหสนบนทผานการอนมตจากเจาของกจการหรอผบรหารสงสดแลว

เอกสารลงนามโดยเจาของกจการหรอผบรหารสงสดวาจะมการทบทวนและตรวจสอบมาตรการ

เอกสารแสดงชองทางสำาหรบพนกงานใหร องเรยนหรอการแจงเบาะแสกระบวนการพจารณา ผพจารณา บทบาทหนาทของผพจารณา ระยะเวลาในการพจารณาสบสวน และตอบกลบผทรองเรยนหรอผแจง


20

Checklist #1

บรษทจดใหมการประเมนความเสยงในการใหสนบน เชน การขอใบอนญาต การมสวนรวมในการ จดซอ/จดจาง เพอยดเปนหลกส�าคญในการจดท�านโยบาย ระบบควบคมความเสยง และแนวทางปฏบตหนาท

การประเมนความเสยงในการใหสนบน ถอเปนหวใจของการสรางระบบปองกนภายในบรษท บรษททมการประเมนความเสยงทด มความละเอยด ครบถวน สามารถเขาใจถงทก ๆ ชองทางทอาจทำาใหเกดการใหและรบสนบน กจะสามารถตงมาตรการปองกนทเหมาะสมและรดกมกบความเสยงทงหมดได

ในทางตรงกนขาม บรษททไมสามารถม การประ เม นความ เส ย งท ด ละ เอ ยด และครบถวน หรอไมสามารถวเคราะหไดวา กระบวนการปฏบตการขนตอนไหนทมความเสยง กจะไมสามารถสรางระบบปองกนการใหสนบนทดได เพราะไมสามารถออกมาตรการ ปองกนและขอปฏบตทตรงกบความเสยงได และอาจเปนเหตใหเกดการใหสนบนและถกดำาเนนคดไดในทสด

ความเสยงทนำามาใชในการประเมน คอความเสยงทงหมดในกระบวนการทำาธรกจทเกยวของกบ กจกรรมทอาจมการใหและรบสนบน โดยในการประเมนความเสยงในการใหสนบน บรษทจะตองเขาใจถงกระบวนการทำางานบคคล หรอฝายในบรษททเปนผตดตอเจาหนาทรฐ หรอหนวยงานรฐทจะตดตอ รปแบบหรอชองทางการใหสนบน เชน ในการประมลงาน พนกงานฝายขายหรอฝายการตลาดจะมความเสยงในการใหสนบน เจาหนาทรฐทดำาเนนการพจารณาผลการประมล เพอแลกกบการไดงานประมล โดยอาจมการใหของขวญหรอเลยงรบรองทมมลคาสงในชวงพจารณา หรอมการใชใหคคาไปดำาเนนการใหสนบนแกเจาหนาทแทน

สวนการประเมนความเสยงในการรบสนบน บรษทจะตองเขาใจถงกระบวนการทำางานภายในทอาจเปดโอกาสใหคคาใหสนบนกบพนกงานของบรษทของตนเอง รวมถงรปแบบของสนบนและชองทางตาง ๆ


22

องคประกอบของก�รระบคว�มเสยง

1. ตองระบกระบวนการทำาธรกจทมความเสยงในการใหสนบนได เชน การนำาเขาวตถดบ การขนสง การผลต การจางแรงงาน การขาย การตลาด การสงออก และการขอใบอนญาตตาง ๆ

2. ตองระบวาในการดำาเนนธรกจทมความเสยง บรษทตองเกยวของกบผใดบาง ไมวาจะเปนลกคา ภาครฐ ภาคเอกชน คคา หนสวนทางธรกจ นายหนา หนวยงานกำากบดแล หนวยงานใหใบอนญาต ชมชน และอน ๆ

3. ตองระบถงรปแบบของสนบน ทอาจเกยวของในกระบวนการทำาธรกจหรอธรกรรมนน ๆ เชน

• เงนทอน (Kickbacks) เกดขนเมอบรษทผรบประโยชนไดรบการวาจาง สมปทาน หรอโครงการ โดยบรษทดงกลาวไดตอบแทนเจาหนาทรฐทเออประโยชน ในรปของเงนสด ของขวญ การเลยง รบรอง หรอแมกระทงในรปแบบของการใหกยม การมสนบน เงนทอน หรอเงนทจรตจากผลกำาไร ทแบงใหน ทำาใหมลคาโครงการทนำาเสนอ สงเกนความเปนจรงและขดตอกฎหมาย

• คาอ�านวยความสะดวก (Facilitation Payment) หรอคานำารอนนำาชา เปนการใหเงนหรอทรพยสน เลก ๆ นอย ๆ เพอเรงการปฏบตงานของเจาหนาทใหเรวยงขน เชน การเรงการอนมตการออก ใบอนญาต

• ของขวญและการเลยงรบรอง แมวาการ ตอบแทนนำาใจกน การซอของขวญ หรอการ เลยงขอบคณในวาระตาง ๆ จะเปนกจกรรม ท ก ระทำ า ได ต ามขนบธรรม เน ยมและ วฒนธรรม ทอาจให ความสำาคญกบการ มนำาใจใหกน แตหากไมระวง หรอเปนการ กระทำาเพอโนมนาวการตดสนใจ หรอหวง ผลตอบแทนอาจถอวาเปนการใหสนบนได

• เงนสนบสนน การบรจาคเพอการกศลหรอสาธารณะประโยชน โดยใหเงนหรอสงของสนบสนน อาจ เปนชองทางในการใหสนบน ถาใชการกศลหรอโครงการทสนบสนนนน เปนตวกลางในการรบสนบน แทนเจาหนาทรฐ

• ผลประโยชนทบซอน (Conflict of Interest) คอการทบคคลผดำารงตำาแหนงทมสวนไดสวนเสย เกดความขดแยงขน ระหวางผลประโยชนสวนตนและผลประโยชนวชาชพ อนสงผลใหไมสามารถ ปฏบตหนาทไดอยางเปนกลาง เชน การทพนกงานฝายจดซอใชตำาแหนงของตน ไปดำาเนนการเพอให บรษททตนเองเปนผถอหนอยไดงาน หรอการทเจาหนาทรฐทมอำานาจอนมตใบอนญาต ใชตำาแหนง ของตนไปชวยเหลอใหญาตของตนไดเขาทำางานในบรษททยนขอ


23

ผลประโยชนทบซอนอาจอยในรปแบบพฤตกรรม Revolving Door ซงถอเปนการใหสนบนรปแบบหนง กลาวคอ บรษททำาการวาจางเจาหนาทรฐหรออดตเจาหนาทรฐ เพอหาผลประโยชนจากขอมลและสายสมพนธ ของเจาหนาทรฐคนดงกลาว มาสรางความไดเปรยบในการแขงขน บรษทจงควรมมาตรการการปองกน เชน ม Cooling-off Period หรอระยะพกการเขารวมงานของเจาหนาทหรออดตเจาหนาทรฐ เปนเวลาประมาณ สองป

4. ความเสยงทระบ จะตองเปนความเสยงทอาจเกดขนไดในระยะเวลา 12 เดอนขางหนา

หลงจากทไดวเคราะหความเสยงการใหสนบนแลว อาจพบวามความเสยงหลากหลายรปแบบ ในหลายกระบวนการ และกบหลายองคกรทธรกจเกยวของดวย จงจำาเปนตองมการจดลำาดบความสำาคญของความเสยง เพอใชทรพยากรอนจำากดภายในบรษท จดการกบความเสยงทอาจเกดขนไดบอย และสงผลกระทบอยางรนแรงตอธรกจกอน

ก�รจดลำ�ดบคว�มสำ�คญของคว�มเสยงของก�รใหสนบน และตวอย�งทะเบยนคว�มเสยง

การจดลำาดบความเสยง คอการเรยงลำาดบความสำาคญของความเสยงจากมากไปหานอย เพอบรษทและพนกงานจะไดใหความสำาคญกบความเสยงทสงกอน และเพอใหแนใจวามการสรางระบบควบคมภายใน ทมความละเอยดและรดกมกบความเสยงนน ๆ ซงการจดอนดบความสำาคญของความเสยง จะขนอยกบปจจยสองประการ คอ

โอกาสทจะเกด คอการพจารณาดวาในแตละขนตอนทมการตดตอกบเจาหนาทรฐหรอหนวยงานรฐ มความเปนไปไดทจะเกดการใหสนบนมากนอยเพยงใด ยงโอกาสทจะเกดสงกยงทำาใหความเสยงดงกลาวทวความสำาคญ ในการพจารณาโอกาสทจะเกด สามารถใชหลกประกอบการพจารณา เชน

• กระบวนการทำางานทมความเสยง เชน กระบวนการขอตอใบอนญาตทตองทำาเปนประจำาทกป การ ทำาธรกรรมการนำาเขาสงออกทตองทำาทกสปดาห

• เหตการณในอดตทเกดขนกบบรษท

• ความเสยงการใหสนบนทเกดกบธรกจในอตสาหกรรมเดยวกน ผลกระทบ คอการพจารณาวาความเสยงนน จะทำาความเสยหายใหแกบรษททางดานใดบาง และมาก

นอยเพยงใด ในการพจารณาผลกระทบควรพจารณาจากหลายมต เชน ผลกระทบทางการเงน ทางกฎหมาย การขาย และชอเสยงของบรษท เชนเดยวกบโอกาสทจะเกดการใหสนบน หากผลกระทบมความรนแรงมาก ความสำาคญของความเสยงนน ๆ กจะมากตาม โดยสามารถใชหลกประกอบการพจารณาผลกระทบ เชน


24

• ผลกระทบจากเหตการณในอดตทเคยประสบมา ทงกบบรษทของตนเองและบรษทอน

• โทษตอกรรมการ ผบรหาร และพนกงาน ทางกฎหมายทงแพงและทางอาญา

• ผลกระทบจากคคาหรอลกคา ในแงความเชอถอ และจากการเสยโอกาสทางธรกจ

• ผลกระทบกบภาครฐคสญญา ในกรณทบรษทถกขนบญชดำา

• ผลกระทบตอชอเสยง ความเชอมนของผบรโภค พนกงาน ผถอหน

• ผลกระทบตอการระดมทนในอนาคตจากสถาบนการเงนเพอใหสามารถเรยงลำาดบความสำาคญของความเสยงได ทางบรษทจะตองมการนำาทงโอกาสทจะเกด

และผลกระทบเขาพจารณารวมกน โดยการใชตวเลข 1-3 เปนการใหคะแนนความเสยง ในกรณของโอกาสทจะเกด

• โอกาสเกดตำา คอ 1

• โอกาสเกดปานกลาง คอ 2

• โอกาสเกดสง คอ 3ในกรณของผลกระทบ

• ผลกระทบนอย คอ 1

• ผลกระทบปานกลาง คอ 2

• ผลกระทบสง คอ 3การคำานวณคะแนนความเสยง สามารถทำาไดโดยการนำาตวเลขของโอกาสเกดและผลกระทบมารวมกน เชน

• โอกาสเกดปานกลาง 2

• ผลกระทบสง + 3

• คะแนนความเสยง = 5


25

ตวอยางทะเบยนประเมนความเสยง

คว�มเสยง หมวดหม

โอก�ส

ทจะเกด

1-3

ผลกระทบ

ทจะเกด

1-3

คะแนน

คว�มเสยงม�ตรก�รควบคมภ�ยใน ผรบผดชอบ

1. พนกงานทมหนาท

ในการขอเอกสารทดน

ตองการเรงขนตอน

การแบงโฉนด จงให

สนบนแกเจาหนาท

ฝายรงวดของ

สำานกงานทดนเพอ

แซงคว

การให

สนบน

เพอซอ

ความเรว

2 3 5 · มการทำาแผนการยนขอเอกสาร

เพอควบคมขนตอนในการขอ

แบงโฉนด ระยะเวลาทขอ

คาธรรมเนยม และเอกสารท

ตองใช เพอใหมเวลาเพยงพอใน

การวางแผนงาน และมความ

พรอมในการยน

· มนโยบายและขอปฏบตท

ชดเจน ในการตดตอเจาหนาท

รฐ

· มบทลงโทษผกระทำาผด

· มชองทางใหพนกงานรองเรยน

หากมการเรยกรบสนบน

ฝายตดตอ

งานราชการ

2. พนกงานฝายขายม

การจดเลยงเจาหนาท

รฐ ทมหนาทพจารณา

การประมลในชวง

ประมลงาน เพอ

โนมนาวการตดสนใจ

การให

ของขวญ

การเลยง

รบรอง

และการให

สนบน เพอ

ซอโอกาส

ทางธรกจ

2 3 5 · มนโยบายและขอปฏบตท

ชดเจนในการใหของขวญและ

เลยงรบรองเจาหนาทรฐ

· มการอบรมพนกงานฝายขาย

เกยวกบการใหของขวญและการ

เลยงรบรองทถกกฎบรษท



หากมเบาะแสผการฝาฝนกฎ

· มการตรวจสอบใบเสรจคาของ

ขวญและการจดเลยงอยาง

สมำาเสมอ

ฝายขาย


26

3. พนกงานฝายขนสง

มการจายคานำารอน

นำาชาใหเจาพนกงาน

จราจร เมอรถขนสง

ของบรษทบรรทก

สนคาเกนพกดนำาหนก

ทกฎหมายกำาหนด

การให

สนบนเมอ

กระทำาผด

3 3 6 · มขนตอนการตรวจสอบนำาหนก

รถบรรทกกอนออกจากโรงงาน

ทกครง

· มนโยบายและขอปฏบตท

ชดเจนในการขนสงสนคา

· มการอบรมพนกงานฝายขนสง

เกยวกบกฎขอบงคบและ

การตรวจสอบนำาหนกรถกอน

ออกจากบรษท



หากมเบาะแสในการฝาฝนกฎ

· มการตรวจสอบใบเสรจคาขนสง

อยางสมำาเสมอ

ฝายขนสง

4. พนกงานฝายโลจสตกส

ใหเอเยนตจายใตโตะ

ใหแกพนกงาน

ศลกากร เพอลดภาษ

นำาเขาสนคา

การจาง

ตวกลาง

หรอผแทน

3 2 5 · มขนตอนพธการออกสนคาจาก

กรมศลกากร พกดภาษ และ

คาธรรมเนยมทตองจายในแตละ

ขนตอน ซงจะตองมการตดตาม

ปรบปรงใหสอดคลองกบ

ระเบยบทประกาศใหมอยาง

สมำาเสมอ

· มการอบรมพนกงานใหรบทราบ

ถงพธการศลกากรเพอใช

วางแผนในการจดซอ

· มขอปฏบตเกยวกบการใชบคคล

ทสามอยางชดเจน เพอปองกน

การใหสนบนแทนบรษท



หากมเบาะแสในการฝาฝนกฎ

· มการกำาหนดใหเอเยนตตอง

นำาใบเสรจมาเบกคาใชจาย

ทกครง

ฝาย

โลจสตกส


27

ระบบควบคมคว�มเสยงและแนวท�งปฏบตหน�ท

ระบบการควบคมความเสยง คอระบบทชวยปองกนมใหเกดเหตการณทนำาไปสการใหสนบน ซงในการวางระบบควบคมทด จะตองไดรบความรวมมอระหวางผบรหารซงเปนผออกกฎ พนกงานซงเปนผปฏบตตาม และทมผตรวจสอบ เปรยบเสมอนรวสามชน ยงกระบวนการไหนมคะแนนความเสยงสง กยงตองมระบบควบคมทมทงสามฝายเขามาชวยสอดสองดแลมากขน

ในการควบคมความเสยงในการใหสนบน สามารถควบคมไดในหลายระดบและหลายชองทาง เชน ในการควบคมดานนโยบาย จะตองมนใจวานโยบายทประกาศมการนำาไปใชจรง มการสอสารไปยงเจาหนาทอยางทวถง มการทดสอบถงความเขาใจของพนกงาน มการควบคมระบบการเงนเพอปองกนมใหถกนำาไปใชในทางทมชอบ และมการควบคมเพอลดความผดพลาดในการปฏบตงาน ทอาจเปนสาเหตไปสการใหสนบน เชน การใหสนบนเพอเรงตอใบอนญาต หรอการใหสนบนเมอรถขนสงถกจบเพราะบรรทกนำาหนกเกนพกด

ระบบควบคมความเสยงในการใหสนบน มดงน

1. การก�าหนดนโยบายและมาตรการการปองกนการใหสนบนทด หมายถง การมนโยบายทชดเจน มการกำาหนดถงนยามของสนบน มการระบชองทางในการใหสนบนเพอใหพนกงานเขาใจและหลกเลยง และควรมขอปฏบตพเศษสำาหรบพนกงานกลมทเสยงตอการใหสนบน เชน แผนกขายและการตลาด แผนกทตองทำาธรกรรมกบเจาหนาทรฐ และตองมการบงคบใชและบทลงโทษหากพนกงานไมไดปฏบตตาม

2. การบนทกบญชและรายการอยางถกตองและตรวจสอบได หมายถง การมระบบบญชทด สามารถตรวจสอบได มบญชเดยว รายการทางการเงนทกรายการถกบนทกและสามารถคนหาไดโดยสะดวก มเอกสารตวจรง เชน มใบเสรจรบเงนประกอบ สามารถตรวจสอบเสนทางทางการเงนอยางสะดวก ซงอาจทำาไดโดยการบรหารจดการทใชบญชตางธนาคารใหนอยทสด การหลกเลยงการใชเงนสดในการทำาธรกรรม และทสำาคญคอตองมการตรวจสอบจากผสอบบญชภายนอก

3. การอบรมและการสอสารทด หมายถง การอบรมพนกงานและสอสารจากเจาของกจการหรอ ผบรหารระดบสงสด ถงความสำาคญของการไมใหสนบน รปแบบของสนบนทควรระวง โทษของการใหสนบน บทลงโทษของบรษท และวธปฏบตตนเมอถกเรยกรบ การแจงเบาะแส ซงทงหมดถอเปนหวใจของระบบการปองกนทด เพราะบรษทตองการความรวมมอจากพนกงาน เพอใหทกคนภายในบรษทปฏบตตามและรวมกนสอดสองดแลมใหเกดเหตการณดงกลาว ซงการอบรมและสอสารควรทำาอยางเปนระบบและมการตรวจสอบ


28

ได รวมทงมการวางแผน กำาหนด และแยกประเภทกลมเปาหมาย เชน พนกงานทวไป พนกงานระดบสง พนกงานในแผนกทมความเสยง บรษทในเครอ กลมคคา โดยการตดตามวดผลอาจมการสมสำารวจความรความเขาใจของพนกงาน

4. การสรางความโปรงใสในบรษท หมายถง การสรางความโปรงใสในทกกระบวนการทำางาน เพอใหมนใจวาทกกระบวนการไมมการทำารายการทขดตอนโยบาย ขอปฏบต และกฎหมาย เชน การมกระบวนการตดสนใจทางธรกจทเสยงตอการใหสนบน โดยใชคณะกรรมการพจารณาและมขนตอนในการตดสนใจทโปรงใสและเปดเผยได การมกระบวนการการรายงานธรกรรมทเสยงตอการใหสนบน เชน การให การรบของขวญ การเลยงรบรอง ฯลฯ การมกฎสำาหรบพนกงานทมความเสยงทจะตองแจงสถานะสวนตนทอาจนำามา ซงประโยชนทบซอน เชน มความเกยวดองกบเจาหนาทรฐทตดตองานอย

5. การชกชวนและสนบสนนใหคคามระบบการตรวจสอบทด หมายถง การใหคคารบทราบวาบรษทมนโยบายตอตานการใหสนบน และชกชวนใหบรษทคคาจดทำาระบบการควบคมภายใน เพอปองกนการรบและใหสนบน เพราะความเสยงในการใหสนบน อาจเกดขนกบบรษทคคาทบรษทเปนผวาจางใหไปกระทำาธรกรรมแทน หากคคากระทำาการผด บรษทกอาจไดรบผลกระทบทางกฎหมายและชอเสยงได หากคคา ไมปฏบตตาม อาจมบทลงโทษหรอมการขอตรวจสอบระบบการควบคมภายในดวย

6. การแบงแยกหนาท หมายถง การมระบบคานอำานาจหรอระบบแบงแยกหนาท และมกระบวนการตดสนใจทโปรงใส สามารถตรวจสอบได เชน ผบรหารหรอพนกงานทมหนาทอนมตการจายเงน ตองสงจายเงนหลงจากทมการรบรและอนญาตจากผบงคบบญชา ตามจำานวนเงนและขนตอนทกำาหนดไว

7. การลงโทษผกระท�าผดและการยกยองคนดในบรษท หมายถง การมกลไกการเสรมสรางวฒนธรรมบรษทในการไมใหสนบน โดยเรมตงแตความมงมนของเจาของกจการหรอผบรหารสงสด ซงมความสำาคญสงสดเพราะเปนคนทกำาหนดทศทางใหพนกงานในบรษท ดงนน จงตองมการกำาหนดบทลงโทษไวใหชดเจน ครอบคลมทกคนในบรษท รวมถงเจาของกจการหรอผ บรหารสงสดดวย ซงควรมการสอสารขอกำาหนด ดงกลาวใหทกคนในบรษทรบทราบ และมการลงโทษผฝาฝนขอปฏบตอยางจรงจง ในขณะเดยวกน พนกงานทปฏบตตามกฎกควรไดรบการชนชมดวย

8. การตรวจสอบโดยใชบคคลทสาม หมายถง การตรวจสอบทเรมจากผตรวจสอบภายในขององคกรทไมมสวนเกยวของกบตวระบบ เพราะเปนผทเขาใจบรษทเปนอยางด โดยเรมตรวจสอบความเสยงทคะแนนความเสยงสงในตารางความเสยงกอน แลวตรวจกระบวนการปฏบตงานทเกยวของตามลำาดบ เพอให


29

มนใจวามการควบคมการปฏบตงานทเหมาะสม เชน การขอใบอนญาต ตองมการปฏบตงานตามขนตอน เพอไมใหเกดความผดพลาด มความตรงตอเวลา ไมเกดความลาชา อนเปนสาเหตไปสการถกเรยกรบจาก เจาหนาทรฐ นอกจากน ยงควรมการตรวจสอบรายงานทางการเงน เพอสรางความมนใจในระบบการสงจาย ตรวจผลการประกาศใชนโยบายการปองกนการใหสนบนวาไดผลขนาดไหน โดยทดสอบพนกงานวา มการ รบทราบนโยบาย มาตรการ และขอบงคบหรอไม ตรวจสอบความเสยงวามการทบทวนทกครงทบรษทปรบแผนธรกจ อนอาจมผลใหเกดความเสยงใหม ๆ หรอไม

9. ระบบการแจงเบาะแส เปนระบบการควบคมทสามารถเตอนผนำาภายในบรษท ถงสงผดปรกตทอาจเกดหรอกำาลงจะเกดขน เพอทจะสามารถแกไขไดอยางทนทวงท แตการแจงเบาะแสจะไมสามารถเกดขนได หากผแจงมความกงวลวาตนจะถกขมขหรอถกแกแคนจากการรายงาน ดงนน ระบบทดจงเปนระบบทสามารถสรางความมนใจวาการรองเรยนเปนความลบ ผรองเรยนถกปกปอง การรองเรยนไดรบการตดตาม จดการ และรายงานผลตอผรองเรยนในเวลาทกำาหนด

10. การควบคมการปฏบตงานทเกยวของกบธรกจ หมายถง การควบคมขนตอนการทำางาน เพอใหมนใจวาการปฏบตงานไมเกดความลาชาและความผดพลาด อนเปนสาเหตไปสการถกเรยกรบสนบนจาก เจาหนาทรฐ เชน

• ในการขอใบอนญาต มการทำาแผนภมหรอตารางขนตอนการยนขอ พรอมระยะเวลาในการยน ผ รบผดชอบมการจดเตรยมเอกสารประกอบและคาธรรมเนยมทถกตอง เพอใหสามารถยนขอ ใบอนญาตไดตรงตอเวลาและมประสทธภาพ

• ในการขนสงสนคาทางบก ฝายจดสงมขนตอนในการตรวจพกดนำาหนกของรถบรรทกกอนออกจาก โรงงานทกครง

• ในการปลอยนำาทงลงในทอระบายนำาสาธารณะ มการตรวจสอบคณภาพของนำาอยางสมำาเสมอ

ขอเนนอกครงวาการประเมนความเสยงทดและการมระบบควบคมทรดกม เปนจดเรมของการมนโยบาย การปองกนการใหสนบนทมประสทธภาพ

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : ทะเบยนความเสยงทครอบคลมความเสยง ทงหมดและมาตรการควบคมภายในส�าหรบความเสยงทงหมด หรออยางนอยทมคะแนนความเสยงรวมตงแต 4 ขนไป


30

บรษทควรมกระบวนการท�าบญชทด มความโปรงใส มบญชชดเดยว มขนตอนในการปฏบตงานและกระบวนการในการตรวจสอบงานฝายทมความเสยงสง มกระบวนการควบคมการเบกจายทมความเสยงสง และมระบบการจดเกบขอมลและเอกสารทด

Checklist #2

บรษทมกระบวนการการท�าบญชทด และไดรบการตรวจสอบเพอยนยนความถกตองของขอมล และมนโยบายบญชชดเดยว

การทำาบญชชดเดยว ใหถกตองตามกฎหมาย และมการตรวจสอบภายใน จะทำาใหบรษทมงบการเงนทนาเชอถอ ไมมความเสยงทจะทำาผดกฎหมาย การทบรษทมหลายบญช เชน บญชสำาหรบสงภาษ บญชสำาหรบขอเงนกธนาคาร บญชเพอเจาของดกนเอง กลบเปนสงทใหโทษแกเจาของกจการและบรษท

ปจจบน ระบบการตรวจสอบบญชมการใชเทคโนโลยเขามาชวยมากขน ทำาใหการหลบหนภาษจะถกตรวจพบไดงาย และหากตรวจพบกจะมบทลงโทษรายแรง ดานธนาคารเองกเขมงวดในการปลอยสนเชอมากขน จงตองมการตรวจสอบวาธรกจมบญชชดเดยวทถกตอง การทธนาคารรวามการทำาบญชหลายชด ความ นาเชอถอหรอเครดตของเจาของกจการและบรษทกจะลดนอยลง รวมทงในสวนของผรวมทน หากบญช เชอถอไมได กอาจเกดความไมไววางใจกน และมขอพพาทเกดขนตามมา จงจะเหนไดวาการมบญชมากกวา หนงชดจะกอใหเกดปญหามากกวาการทบรษทมบญชชดเดยว

การมระบบบญชด นอกจากจะตองมขอมลถกตองครบถวนแลว ควรมการควบคมการชำาระเงนทเสยงตอการจายเปนสนบน เชน ไมควรมรายการจายทเปนเงนสดจำานวนมาก ๆ โดยไมโอนผานบญชธนาคารหรอเชค ซงจะทำาใหยากตอการระบและสอบทานตวตนของผรบเงน ไมควรมรายจายทไมมหลกฐานประกอบ หากมรายจายหรอการชำาระเงนในลกษณะน ตองอนมตโดยผบรหารสงสดหรอเจาของกจการเทานน

การทำาบญช คอการจดบนทกหลกฐานเอกสารทเกยวของกบการทำาธรกจ เชน การซอ การขาย การเกบสนคา การรบเงน จายเงนตาง ๆ ลวนแลวแตตองนำามาจดประเภทเพอการลงบญชใหถกตอง โดยตองม


32

เอกสารประกอบการลงรายการ ดงนน หากไมมการจดระเบยบระบบการจดการภายในกจการ กอาจทำาใหการบนทกรายการ ไมถกตอง ไมครบถวน ผดประเภท เอกสารหลกฐานไมม หรอมไมครบ

หลกการของมาตรฐานการบญช สามารถอธบายใหเหนภาพโดยงาย ดงน

1. รบรกฎการจดเกบบญช เชน รายการ หรอการตดรายการบญช ตองทำาเมอไหร กจกรรมทางธรกจเกดแลว ตองลงบญชทนท หรอรอกอนได หรอรายการอยในบญชแลวจะตดออกไปอยางไร ตองรวารายการเกดแลว ยงไมไดเงน หรอยงไมจายเงน เพราะหลกบญชยดหลกเกณฑคงคาง ไมใชเกณฑเงนสด

2. ถาลงบญช จะลงเปนรายการประเภทไหน รายได คาใชจาย สนทรพย หรอหนสน เพราะรายการรายได คาใชจาย จะไปแสดงอยในงบกำาไรขาดทน แตรายการสนทรพย หนสน สวนทน จะไปแสดงอยในงบแสดงฐานะการเงน

3. มลคาหรอจำานวนเงนทจะบนทกเปนราคาอะไร ปรกตจะบนทกตามราคาทนทจายไปจรง หรอตามมลคาราคาทขายได แตมหลกการวาทกครงทมการปดบญช สนทรพยหนสนตองมการวดมลคาใหม เพอใหยอดเงนทอยในงบการเงนเปนยอดเงนทเปนตามจรง เชน หากมลกหนทคาดวาจะเรยกเกบไมได กตองมการลดมลคาลง หรอทเรยกวา สำารองหนสงสยจะสญ หรอสนคาคงเหลอทจะแสดงในงบแสดงฐานะการเงน ตองตราคาทนหรอราคาทจะขายได แลวแตอะไรทตำากวา หรอตองพจารณาสนทรพยวาเกดการดอยคาหรอไม เปนตน ผลการเปลยนแปลงเหลานทมลคาหายไป จะกลายไปเปนคาใชจายในงบกำาไรขาดทน การเปลยนแปลงการวดมลคารายการในงบการเงน นอกจากจะกระทบงบกำาไรขาดทนแลว ยงมผลตอการจายเงนปนผล มผลตอมลคาของกจการหรอราคาหนของกจการอกดวย

4. ในการนำาเสนองบการเงน ตองมรปแบบทบงคบใหเปนมาตรฐานเดยวกน เพอดเปรยบเทยบกนได เพอใหเขาใจไดวา มฐานะการเงนอยางไร กำาไรขาดทนเทาไหร คแขงเปนอยางไร ซงสามารถดไดจากงบการเงนเชนกน รวมทงสามารถวเคราะหอตราสวนทางการเงน วเคราะหเปรยบเทยบรายการตางๆ วเคราะหสภาพคลอง สดสวนหนสนตอทน รความสามารถในการหากำาไร และยงสามารถคาดเดาอนาคตไดอกดวย เนองจากในงบการเงน จะมหมายเหตประกอบงบการเงน ทนอกจากจะเปดเผยถงรายละเอยดประกอบบญชแตละเรองแลว ยงมการเปดเผยรายการทไมไดบนทกไวในงบการเงน แตเปนสถานการณทตองเปดเผยให ผอานงบการเงนไดรบรไว เชน การมคดฟองรอง ฯลฯ การมหมายเหตประกอบงบการเงนกเพอใหเกดความโปรงใส เขาใจได สามารถมขอมลเพอนำาไปใชประกอบการตดสนใจเชงเศรษฐกจได


33

ปจจบน คณะทำางานจดทำามาตรฐานการรายงานทางการเงนสำาหรบกจการขนาดกลางและขนาดยอม มาถอปฏบต (IFRS for SMEs) ภายใตคณะกรรมการกำาหนดมาตรฐานการบญช ไดอยระหวางการจดทำาราง มาตรฐานการรายงานทางการเงนสำาหรบกจการขนาดกลางและขนาดยอม (TFRS for SMEs) ใหเปนไปตาม เกณฑทกำาหนดขนโดยมาตรฐานการรายงานทางการเงนระหวางประเทศสำาหรบกจการขนาดกลางและขนาด ยอม ฉบบปรบปรงป 2558 (IFRS for SMEs incorporates 2015 Amendment) โดยจะมผลบงคบใชสำาหรบ รอบระยะเวลาบญช ทเรมในหรอหลงวนท 1 มกราคม 2561 สามารถอานเพมเตมไดท http://www. fap.or.th/TFRS-for-SMEs.html

ในการตรวจสอบภายใน ทางเจาของกจการหรอผบรหารสงสด ควรแตงตงใหบคคลภายในและบรษทตรวจสอบภายนอก รวมกนเปนผรบผดชอบในการตรวจสอบความถกตองของบญชบรษท โดยจะตองใชเกณฑการตรวจสอบทไดรบการยอมรบและไดมาตรฐาน

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : รายงานทางการเงนจากผสอบบญชภายนอก


34

Checklist #3

บรษทมขนตอนในการปฏบตงาน และกระบวนการในการตรวจสอบงานฝายทมความเสยงสง เชน ฝายขาย ฝายการตลาด และฝายจดซอ/จดจาง อยางสม�าเสมอ เพอเปนการสรางความมนใจวาหนวยงาน นน ๆ ไดปฏบตตามนโยบายการตอตานการใหสนบน

หนวยงานหรอฝายงานทมความเสยงสง คอหนวยงานทมหนาทในการตดตอกบเจาหนาทรฐหรอ หนวยงานราชการ เชน ฝายขาย ฝายการตลาด ฝายจดซอ ฝายภาษ ฝายขอใบอนญาต ฝายโลจสตกส หรอฝายนำาเขา/สงออกสนคา รวมทงหนวยงานทมโอกาสถกเจาหนาทเรยกรองสนบนได เชน ฝายขนสง ฝายภาษ เปนตน

หนวยงานเหลานมความเสยงในการใหสนบนสง เนองจากพนกงานในหนวยงานมโอกาสสง ทจะอยในสถานการณทมการเสนอจายหรอเรยกรบสนบนจากเจาหนาทรฐ เนองจากมการกดดนจากภายในบรษท ใหดำาเนนงานทเกยวของกบหนวยงานรฐใหเรวหรอสำาเรจลลวง เชน การขอใบอนญาต การออกสนคาจากดานศลกากร การตรวจรบงาน ฯลฯ

หากบรษทไมมขนตอนในการปฏบตงานทดและละเอยด พนกงานกอาจทำางานทไมถกตองตามขนตอนของหนวยราชการ อนเปนการเปดโอกาสใหเจาหนาทรฐเรยกรบสนบน เพอใหสามารถดำาเนนการใหเรวขน หรอยอมรบในสงทบกพรอง การตรวจสอบกระบวนการทำางานจงมความจำาเปน เพอใหเจาของกจการ ผบรหารสงสด และกรรมการ มความเชอมนวา พนกงานไดทำาตามขนตอนการปฏบตงานอยางครบถวน

ทางหนวยงานทมความเสยงในการใหสนบนสง ควรระบขนตอนภายในบรษท ตงแตกอนทจะมการตดตอหนวยราชการ โดยเรมจากความตองการภายในกอน เชน ระยะเวลาทตองการใชสนคา ระยะเวลาในการเปดโรงงาน ตอจากนน ควรระบขนตอนในการตดตอหนวยราชการและรายละเอยดในแตละขนตอน เชน เอกสารทตองใช คาธรรมเนยม ระยะเวลาในการเตรยมเอกสาร ระยะเวลาการดำาเนนการของทางราชการ เพอใหโอกาสผดพลาดในการตดตอหนวยราชการนอยทสด


35

1 วน

นำของออกจากท�าเร�อคลองเตย

ส�งมอบให�ฝ�ายผลต

ฝ�ายผลตแจ�งกบแผนกจดซอว�าต�องการวตถดบ

ในการผลตล�วงหน�า 30 วน

พ�ธการศลกากร

ฝ�ายจดซอเร��มกระบวนการจดซอ เอกสารทต�องใช�…………………………

เอกสารทต�องใช�…………………………

เอกสารทต�องใช�…………………………ค�าธรรมเนยม………………………บาท

ฝ�ายจดซอสงสนค�ากบผ�ผลตทอย�ต�างประเทศ

7 วน

สนค�าถงท�าเร�อคลองเตย

• ข�นทะเบยนเป�นผ�ผ�านพ�ธการ ศลกากรทางอเลกทรอนกส� (Paperless)• ส�งข�อมลเข�าระบบคอมพ�วเตอร� ของกรมศลกากร• ชำระภาษอากรขาเข�า และภาษอน ๆ (ถ�าม)

1 เดอน

2 วน

ตวอยาง

บรษท ก มขนตอนในการปฏบตงานเกยวกบการนำาเขาวตถดบทใชในสายการผลต โดยไดระบขนตอนตาง ๆ ดงน


36

จากตวอยางขางตน ทางบรษทควรระบเอกสารและคาใชจายในการดำาเนนการในแตละขนตอนของหนวยราชการ และมการเกบหลกฐานเอกสาร เพอใหสามารถตรวจสอบความถกตองของแตละรายการได

ตวอยางการตรวจสอบ

การตรวจสอบอาจทำาไดโดยการสมตรวจเอกสารขนตอนการปฏบตงานทก ๆ หนงป โดยในการตรวจสอบ จะดวาแตละฝายไดทำางานตามขนตอนและเวลาทกำาหนดไวหรอไม มการตรวจสอบหลกฐานทใชในการตดตอหนวยราชการในแตละขนตอน เชน ใบอนมต บนทก ใบเสรจ ฯลฯ

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : แผนภมแสดงขนตอนการท�างานทมความเสยงสง และเอกสารลงนามโดยเจาของกจการหรอผบรหารระดบสงวามการตรวจสอบแลว


37

Checklist #4

บรษทมกระบวนการควบคมการเบกจายทมความเสยงตอการรบหรอใหสนบน และกระบวนการจดเกบรกษาขอมลเกยวกบกจกรรมทมความเสยงตอการใหสนบน เพอใหสามารถตรวจสอบยอนหลงได

บรษทจะตองมระบบควบคมการเบกจายทมความเสยงตอการรบหรอใหสนบน โดยจะตองมขนตอนการอนมตทชดเจน เขาใจงาย มการระบผอนมต (อาจมากกวาหนงคน ซงอาจแตกตางกนตามวงเงน) ระบผรบเงน หรอผทมหนาทในการจายเงน และควรมการจดเกบขอมลไวเพอใหสามารถตรวจสอบยอนหลงได

ตวอยางขอมลททางบรษทควรจดเกบ

• การใหของขวญ เชน ผมอบ ผทมอบให วนททไปมอบ มลคาของขวญ ฯลฯ

• การจดเลยง หรอการบรการตอนรบ ควรบนทกขอมล เชน ตวแทนบรษททเขารวมงานเลยง พนกงาน ราชการทเขาเลยงรบรอง จดประสงคในทางธรกจของการจดเลยง เปนตน

• การใหเงนสนบสนน หรอการบรจาคการกศล เชน เอกสารเกยวกบองคกรทสนบสนนหรอบรจาค รายชอ ผกอตงและกรรมการ ชอพนกงานภายในบรษท ทได ทำาการตรวจสอบองคกรนน ๆ ฯลฯ

ระยะเวลาการจดเกบไมควรตำากวา 10 ป ซงสอดคลองกบ ขอแนะนำาจากกรมสรรพากรในการจดเกบเอกสารบญช

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : กระบวนการควบคมการเบกจาย และ การจดเกบขอมลทเกยวของ โดยระบกระบวนการควบคมการเบกจาย การจดเกบขอมล ขอมลทจะจดเกบ บคคลหรอฝายทรบผดชอบ การส�ารองขอมล เปนตน


38

Checklist #5

บรษทมขนตอนในการเกบรกษาเอกสารและบนทกตาง ๆ ใหพรอมตอการตรวจสอบ เพอยนยนความถกตองและเหมาะสมของรายการทางการเงน

การจดเกบเอกสารของบรษท เปนสงสำาคญในการดำาเนนนโยบายตอตานการใหสนบน ไมวาธรกจจะ มขนาดใหญหรอเลกกตาม การจดเกบเอกสารไมใชเพอทำาตามกฎหมายหรอกฎขอบงคบเพยงอยางเดยว แตเปนการชวยใหบรษทสามารถตรวจสอบธรกรรม รายรบ และรายจายตาง ๆ เมอตองการ การจดเกบรกษาเอกสารสามารถทำาไดตงแตการจดเกบในแฟมเอกสาร ไปจนถงการจดเกบทางคอมพวเตอร ขนอยกบขนาดและความซบซอนของธรกจ

เจาของกจการหรอผบรหารสงสด จะตองใหความสำาคญในการเกบรกษาเอกสารและบนทกสำาคญตาง ๆ ซงอาจนำามาใชในการตรวจสอบวามการใหสนบนหรอไม เอกสารเหลานอาจประกอบดวย

• ใบเสรจคาธรรมเนยมตาง ๆ ททางราชการออกให โดยมรายละเอยด วน เดอน ป ผจาย ผรบ (หนวยงาน) เพอทำาจดประสงคอะไร

• ใบเสรจคาของขวญ คาจดเลยง คาใชจายในการสนบสนน คาใชจายในการกศล โดยมรายละเอยด วน เดอน ป ผจาย ผรบ ผอนมต

• ใบเสรจคาจางบคคลทสามและเอเยนต โดยตองมรายละเอยดวางานทจางคออะไร

• ใบอนญาตตาง ๆ ททางราชการออกให

• หลกฐานการตดตอราชการ เชน บนทกการสนทนา อเมล คำารอง ใบประกวดราคา ฯลฯ

• เอกสารทางดานภาษ

• เอกสารทางการเงน เชน ใบเสรจธนาคาร สำาเนาสมดบญช ฯลฯ

ก�รจดเกบเอกส�ร ส�ม�รถทำ�ไดหล�ยวธ

• เกบเอกสารและบนทกตวจรง โดยมแฟมแยกแยะตามงาน หรอ วน เดอน ป การเกบเอกสารจรงจะ ตองคำานงถงสถานทจดเกบ ตองเปนสถานททปลอดภยและไมอยในบรเวณทเอกสารอาจจะเสยหาย จากภยธรรมชาตได

• การเกบเอกสารและบนทกทางอเลกทรอนกส สามารถทำาไดโดยการสแกน (Scan) เอกสาร เพอเกบ เปนไฟลทสามารถนำามาดทางคอมพวเตอรไดในภายหลง ขอควรระวงในการจดเกบเอกสารทาง อเลกทรอนกส คอตองมการจดเกบไฟลสำารองไวอยางสมำาเสมอ เนองจากอปกรณจดเกบขอมลเชน USB Drive, CD หรอคอมพวเตอร อาจมการเสอมหรอเสยได


39

• การจดเกบทางไฟลทาง คลาวดคอมพวตง (Cloud Computing) คอการเกบขอมลอเลกทรอนกส ทตวขอมลอยทศนยรวมนอกบรษท ขอดของคลาวดคอมพวตง คอการทเอกสารหรอบนทกทเกบ จะปลอดภยจากการถกทำาลายจากภยธรรมชาตหรอเสยหายเนองจากอปกรณจดเกบเสย

ระยะเวลาการจดเกบควรไมตำากวา 10 ป ซงสอดคลองกบขอแนะนำาจากกรมสรรพากรในการจดเกบเอกสารบญช

ตวอยางการจดเกบทด

บรษท ก มการจดเกบเอกสารและบนทกโดยใชแฟมเอกสาร โดยแหลงจดเกบตงอยในแผนกบญช ซงตงอยทชนสองของสำานกงานใหญของบรษทเพอปองกนนำาทวม การจดเกบจะมการรวบรวมเอกสารใน ตเกบเอกสารทด มกญแจลอก และมการแบงแยกเอกสารตามหมวดหม หรอ วน เดอน ป ททำาใหสามารถ สบคนไดงาย

บรษท ข มการจดเกบเอกสารและบนทกทางอเลกทรอนกส โดยจะนำาเอกสารทงหมดมารวบรวมให พนกงานในแผนกบญช ทำาการบนทกเปนไฟลโดยใชสแกนเนอร (Scanner) และมการจดเกบตามหมวดหม ทเหมาะสมในระบบคอมพวเตอรของบรษท ทก ๆ เดอนทางแผนกบญชจะมการนำาไฟลเอกสารมาทำาการ สำารองขอมล (Backup) โดยจะจดเกบในแผน CD

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : กระบวนการจดเกบเอกสารทส�าคญภายใน บรษท โดยระบสถานท บคคล หรอฝายทรบผดชอบ เปนตน


40

นโยบายและขอปฏบต

การปองกนการใหสนบน ตองเปนนโยบายส�าคญจากผบรหารระดบสง และมาตรการปองกนจะตองมรายละเอยดทชดเจน มการก�าหนดนยาม และมการอนมตใชอยางเปนทางการ

Checklist #6

บรษทมนโยบายและคมอปฏบตทครอบคลมการใหสนบนในรปแบบตาง ๆ เชน การใหของขวญ การเลยงรบรอง การบรจาคเพอการกศล การสนบสนนหนวยงานรฐ การจางบคคลทสาม ฯลฯ

แนวปฏบตทด

การกำาหนดนโยบายเปนจดเรมตนสำาคญของการดำาเนนธรกจของแตละบรษท นโยบายทดยอมสะทอนใหคนทงในและนอกบรษททราบวา บรษทและพนกงานนนใหคณคาตอเรองใดเปนสำาคญ นโยบายจะเปนจรงในทางปฏบตได ตองเกดจากเจาของกจการหรอผบรหารสงสดเปนผรเรม และมการสอสารใหชดเจนถงความสำาคญกบบรษทและพนกงาน นอกจากน นโยบายยงเปนกรอบกตกาและแนวประพฤตขนพนฐาน ททกบรษทตางตองสรางขนเพอใหการดำาเนนธรกจเปนไปตามกฎหมาย

ขอเสยของการไมมนโยบายตอตานการใหสนบน หรอมแตไมสมบรณและไมชดเจน

• สงผลเสยตอวฒนธรรมบรษท เรองความซอสตยและการเคารพกฎระเบยบของสงคม

• ลดแรงจงใจของคนในบรษท ทจะทำาผลงานทมคณภาพออกไปแขงขนกบบรษทอน

• การทำาธรกจโดยใชสนบนเปนเครองมอ เพมความเสยงในการ กระทำาผดกฎหมาย เสยชอเสยง สญเสยความนาเชอถอ ทงตอบรษทและพนกงานทรบผดชอบ

• เมอขาดนโยบาย พนกงานและผบรหารจะไมมแนวปฏบตในการปองกนการใหสนบนทชดเจน


42

• บรษทอาจเสยโอกาสทางการคา โดยเฉพาะกบคคาทกำาหนดเกณฑวาตองมนโยบายตอตานการใหสนบนและแนวปฏบตเพอปองกนชดเจน

หลกการส�าคญของการมนโยบายทดและการน�านโยบายไปปฏบตอยางมประสทธภาพ

เจาของกจการหรอผบรหารสงสด ตองเปนคนกำาหนดนโยบายตอตานการใหสนบน และปฏบตใหเหน เปนแบบอยางโดยผนำาองคกร (Tone at the Top) โดยนโยบายทดและการนำานโยบายไปปฏบตอยาง มประสทธภาพ ควรมองคประกอบ ดงน

• ระบเหตผลวาทำาไมบรษทจำาเปนตองมนโยบาย

• ใหรายละเอยดคำาจำากดความของลกษณะการกระทำา ตาง ๆ ใหชดเจน เพอสอสารทำาความเขาในแตละ ประเดนทสำาคญ

• กำาหนดพฤตกรรมหรอสงทพนกงานตองปฏบตไวให ชดเจน พรอมทงกำาหนดบทลงโทษผฝาฝนนโยบาย และการใหรางวลแกผทำาดใหเดนชดเพอสรางแรงจงใจ

• กำาหนดวธปฏบตของพนกงานทกระดบ เพอปองกนการใหสนบนและใหความคมครองพนกงาน ทปฏเสธการใหสนบน

• ตองระบใหทกคนในบรษทตองปฏบตตามนโยบายโดยไมมขอยกเวน

• กำาหนดหนาทความรบผดชอบของกรรมการ ผบรหารระดบสง ไวชดเจน และมทรพยากรเพยงพอ ตอการนำานโยบายนไปสการปฏบต

• กำาหนดผรบผดชอบในการตดตามประเมนผลเปนระยะ และการทบทวนนโยบายนอยางสมำาเสมอ เพอปรบนโยบายใหเหมาะสมกบสภาวการณทเปลยนไป

• เจาของกจการหรอผบรหารสงสด ตองสอสารสาระสำาคญของนโยบายใหแกพนกงานและคคา รบทราบอยางสมำาเสมอและตอเนอง

• ถอยความในนโยบายตองใชภาษากระชบ ชดเจน ตรงไปตรงมา และใชชองทางสอสารทเหมาะสม กบกลมเปาหมายตาง ๆ


43

หนาทความรบผดชอบของเจาของกจการหรอผบรหารสงสด

• รบผดชอบในการกำาหนดนโยบายและกำากบดแลใหมระบบทสนบสนนการตอตานการใหสนบนทม ประสทธภาพ เพอใหมนใจวาพนกงานทกระดบเขาใจและใหความสำาคญกบการตอตานการใหสนบน

• รบผดชอบในการตรวจสอบระบบควบคมภายใน เพอใหมนใจวาการดำาเนนธรกจมความโปรงใส เปนไปตามกฎหมายและมาตรฐานสากล

• สงเสรมสนบสนนนโยบายตอตานการใหสนบน โดยทำาหนาทสอสารไปยงพนกงานและผเกยวของ ทกฝาย รวมทงทบทวนความเหมาะสมของระบบและมาตรการตาง ๆ เพอใหสอดคลองกบการ เปลยนแปลงของธรกจ ระเบยบ ขอบงคบ และกฎหมาย

• รบผดชอบในการตรวจสอบการปฏบตงานวาเปนไปอยางถกตอง ตรงตามนโยบาย อำานาจดำาเนนการ ระเบยบปฏบต และกฎหมาย ขอกำาหนดของหนวยงานกำากบดแล เพอใหมนใจวามระบบควบคมทม ความเหมาะสมตอความเสยงดานคอรรปชนทอาจเกดขน และรายงานตอคณะกรรมการบรษทหรอ ผมอำานาจบรหารสงสดของบรษท

แนวทางการปฏบต

ทกคนในบรษท

• ตองปฏบตตามนโยบายตอตานคอรรปชนและจรรยาบรรณบรษท โดยตองไมใหสนบน

• มงมนทจะสรางและรกษาวฒนธรรมบรษท ทยดมนวาการใหสนบนเปนสงทยอมรบไมได ทงการ ทำาธรกรรมกบภาครฐและภาคเอกชน

• ไมพงละเลยหรอเพกเฉย เมอพบเหนการกระทำาทเขาขายคอรรปชนทเกยวของกบบรษท พนกงาน ตองแจงใหผบงคบบญชาหรอบคคลทรบผดชอบทราบ และใหความรวมมอในการตรวจสอบขอเทจ จรงตาง ๆ หากมขอสงสยหรอขอซกถาม ใหปรกษากบผบงคบบญชา หรอบคคลทกำาหนดใหทำา หนาทรบผดชอบ ผานชองทางตาง ๆ ทกำาหนดไว

• ใหความเปนธรรมและคมครองพนกงาน ทปฏเสธหรอแจงเรองคอรรปชนทเกยวของกบบรษท โดยใชมาตรการคมครองผรองเรยน หรอผทใหความรวมมอในการรายงานการคอรรปชน ตามท บรษทกำาหนดไวในนโยบายรบแจงเบาะแส (Whistle-blower Policy)

• ใหความสำาคญในการเผยแพร ใหความร กบคคา ใหรบทราบถงนโยบายและรวมมอในการตอตาน การใหสนบน

• ผทกระทำาผดหรอมสวนรวมในการใหสนบน ใหถอเปนการกระทำาผดขอปฏบตของบรษท ซงตอง ถกลงโทษทางวนยตามระเบยบทบรษทไดกำาหนดไว และมความผดตามกฎหมายทเกยวของ


44

ขอก�าหนดในการด�าเนนการ

• ตองครอบคลมถงกระบวนการบรหารงานบคคล ตงแตการสรรหาหรอการคดเลอกบคลากร การเลอนตำาแหนง การฝกอบรม การประเมนผลการปฏบตงานของพนกงาน และการให ผลตอบแทนโดยกำาหนดใหผบงคบบญชาทกระดบสอสารทำาความเขาใจกบพนกงาน และควบคม ดแลใหพนกงานปฏบตอยางเครงครด

• ตองหามกรรมการ ผบรหาร และพนกงานของบรษท จายหรอยอมรบการใหสนบนทกรปแบบ ทงทางตรงหรอทางออม โดยครอบคลมถงทกหนวยงานทเกยวของ และใหมการสอบทานการปฏบต ตามนโยบายตอตานการคอรรปชนนอยางสมำาเสมอ ตลอดจนทบทวนแนวทางการปฏบตและ ขอกำาหนดในการดำาเนนการ เพอใหสอดคลองกบการเปลยนแปลงของธรกจ ระเบยบ ขอบงคบ และขอกำาหนดของกฎหมาย

• ตองรายงานขอเทจจรงเมอพบการถกเรยกรบสนบน หรอมคนในบรษทเสนอหรอ ใหสนบน ตอผทมหนาทรบผดชอบรบทราบโดยทนท

• การดำาเนนการใด ๆ ตามนโยบายตอตานการใหสนบน ใหใชแนวปฏบตตามท กำาหนดไวในคมอปฏบตงานของบรษททเกยวของ

• ใหกรรมการบรษทหรอเจาของ ผบรหาร และพนกงานทกระดบ ตองปฏบตดวย ความระมดระวงในเรองดงตอไปน

การใหหรอรบของขวญ การเลยงรบรองและคาใชจาย ใหเปนไปตามขอปฏบตของบรษท การใหเงนบรจาคเพอการกศลหรอเงนสนบสนน ตองเปนไปอยางโปรงใสและถกตองตาม

กฎหมาย โดยตองมนใจวาเงนบรจาคหรอเงนสนบสนน ไมไดถกนำาไปใชเพอเปนชองทาง จายเงนสนบน

การใชบคคลทสามเพอตดตองานกบเจาหนาทรฐ จะตองไมเปนการผองถายการใหสนบน ใหบคคลทสาม

ความสมพนธทางธรกจและการจดซอจดจางกบหนวยงานรฐหรอหนวยงานอน ๆ ทบรษท เกยวของ

• กรรมการ ผบรหาร และพนกงาน หามใหหรอรบสนบนในการดำาเนนธรกจทกชนด การดำาเนนงาน ของบรษททตองตดตองานกบหนวยงานและเจาหนาทรฐ จะตองเปนไปอยางโปรงใส ซอสตย ตรวจสอบได และตองดำาเนนการใหเปนไปตามกฎหมายทเกยวของ


45

ตวอยางนโยบาย

บรษทไดกำาหนดใหมนโยบายตอตานการใหสนบนทกรปแบบ โดยนโยบายนครอบคลมถงบคลากร ทกคนในบรษทและบคคลทสามทดำาเนนธรกจแทนบรษทในทกกรณ นโยบายตอตานการใหสนบนทกรปแบบน มขอกำาหนดและผลบงคบใชตามกฎหมายไทยทเกยวของในการปองกนและปราบปรามคอรรปชน และมาตรฐานการกำากบดแลกจการทด กรรมการ ผบรหาร และพนกงานทกคนทกระดบในบรษท ตองยดถอและปฏบตตามนโยบายนทกคน ไมมขอยกเวน โดยนโยบายน พนกงานทกคนตองละเวนการกระทำาทเขาขาย การให เสนอ ยนยอม หรอรเหนการใหสนบนทกรปแบบ ทงในรปเงนสดหรอการใหสนคาหรอบรการแก เจาหนาทรฐ บคคลอนทเกยวของกบเจาหนาทรฐ คคา หรอลกคา อนมเจตนาเพอใหไดผลประโยชนอน ๆ ตอบแทน

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : นโยบายของบรษทและแนวปฏบตทครอบคลม กจกรรมตาง ๆ ทอาจเขาขายการใหสนบน


46

Checklist #7

มการก�าหนดนยามทครอบคลมความหมายของสนบน การใหสนบนรปแบบตาง ๆ และผเกยวของ

การกำาหนดนยาม จะชวยใหพนกงานภายในบรษทเขาใจถงความหมายของคำาศพทตาง ๆ ทเกยวกบ การคอรรปชน การใหสนบน และกจกรรมทมความเสยงเขาขายการใหสนบน

ตวอยางนยาม

คอรรปชน หมายถง การปฏบต หรอละเวนการปฏบตในตำาแหนงหนาท หรอการใชอำานาจใน ตำาแหนงหนาทโดยมชอบในทกรปแบบ ไมวาจะเปนการใหหรอรบสนบน การนำาเสนอ หรอการใหคำามนวา จะให การขอ หรอการเรยกรอง ทงทเปน ทรพยสน เงน สงของ สทธหรอผลประโยชนอนใด ทเปนการขดตอ ศลธรรม จรยธรรม และกฎหมาย กฎ ระเบยบ นโยบาย ตอเจาหนาทของรฐ หรอบคคลอนใดทดำาเนนธรกจ กบบรษทฯ หรอบรษทในกลม ไมวาในประเทศ หรอตางประเทศ เพอใหไดมาซงประโยชนอนมควรได ทงตอ บรษท ตนเอง หรอผทเกยวของ

การใหสนบน หมายถง การกระทำาในรปแบบใด ๆ ทเปน การเสนอ การใหสญญา การมอบให การยอมรบ การเรยกรอง ทกอใหเกดผลประโยชนในรปแบบตาง ๆ ในลกษณะทเปนการจงใจใหมการปฏบตใด ๆ ทขดตอกฎหมายหรอขดตอหนาทความรบผดชอบ

เจาหนาทรฐ หมายถง พนกงานของหนวยงานภาครฐ เชน ผ ตรวจสอบภาษ เจาหนาทศลกากร เจาหนาทตำารวจ พนกงานของหนวยงานภาครฐหรอบรษททอยภายใตการกำากบดแลของรฐหรอหนวยงานระหวางประเทศภาคสาธารณะ ผสมครดำารงตำาแหนงหรอผดำารงตำาแหนงทางการเมอง

คคา หมายถง บรษท หางหนสวน ธรกจ บคคล บคคลทสาม หรอผมสวนเกยวของกบบรษท

การใหของขวญ หมายถง การมอบเงน บตรกำานล สงมคา สนคา และบรการ ไมวาจะเปนการใหโดยตรงหรอเปนการขายใหแกเจาหนาทรฐหรอหนวยงานในราคาพเศษ นอกจากนยงรวมถงการมอบสงของ ใหตามมารยาททปฏบตในสงคม หรอภายใตจารตประเพณแหงทองถน เชน ของขวญปใหม ของขวญวนเกด ของขวญในโอกาสรบตำาแหนงใหม เปนตน

การสนบสนน หมายถง การใหเงน สงมคา หรอบรการ โดยมวตถประสงคเพอแสดงการสนบสนน เจาหนาทรฐหรอหนวยงานรฐ และเพอสนบสนนการดำาเนนธรกจ การสงเสรมตราผลตภณฑหรอชอเสยงของ บรษท อนเปนประโยชนตอการสรางความนาเชอถอทางการคา ชวยกระชบความสมพนธทางธรกจ

การบรจาค หมายถง การใหเงน สนคา ของมคา หรอบรการในรปแบบของการบรจาค เปนตน


47

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : นยามของค�าศพททเกยวกบการใหสนบน และสนบนในรปแบบตาง ๆ ซงมอยในนโยบายและคมอแนวปฏบต โดยอยางนอยจะตองม ค�านยามของค�าวา สนบน เจาหนาทรฐ คคา การใหของขวญ การจดเลยง การรบรอง การสนบสนนการบรจาค บคคลทสาม และเอเยนต เปนตน

บคคลทสาม หมายถง บคคลภายนอก บรษทคคา หรอเอเยนตทไดเขามาชวยเหลอในการตดตองานราชการ หรอกบคคา


48

Checklist #8

นโยบายตอตานการใหสนบนมการอนมตใชอยางเปนทางการ และลงนามโดยผมอ�านาจ เชน เจาของกจการ กรรมการผจดการ ผบรหารสงสด

เมอผทไดรบมอบหมายหรอคณะกรรมการทไดรบมอบหมาย ไดรางนโยบายของบรษทในการตอตาน การใหสนบนเปนทเรยบรอยแลว เจาของกจการ กรรมการผจดการ หรอผบรหารสงสด จะตองลงนาม ในเอกสารนโยบาย กอนเผยแพรใหทกคนภายในบรษทและบคคลภายนอกรบทราบ

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : เอกสารของบรษททมการอนมตนโยบาย ตอตานการใหสนบน ลงนามโดยเจาของกจการหรอผบรหารสงสด


49

บรษทจะตองมการแจงใหบคคลภายนอก คคา และพนกงาน รบทราบถงนโยบายของบรษทในการตอตานการใหสนบน

Checklist #9

บรษทมการแจงใหบคคลภายนอกรบทราบวา บรษทมนโยบายตอตานการใหสนบนทกรปแบบ ผานชองทางตาง ๆ ตามความเหมาะสม เชน บนเวบไซตของบรษท เอกสารเผยแพร หวจดหมาย หรอใบเสรจ

การทบรษทมการแจงใหบคคลภายนอกรบทราบวา บรษทมนโยบายตอตานการใหสนบนผานชองทางสอสารตาง ๆ เชน เวบไซตของบรษท เอกสารเผยแพร หวจดหมาย หรอใบเสรจ จะชวยใหลกคาและสาธารณชนไดทราบถงเจตนาในการดำาเนนธรกจทโปรงใส และมความเขาใจถงธรรมาภบาลของบรษท ความมงมนในการเปนตวอยางทดของสงคม ความเปนผนำาในการสนบสนนแนวรวมตอตานคอรรปชน และยงทำาใหลกคาและสาธารณชนรบทราบถงการปฏบตตนหากจะมาเปนคคาในภายหนา

ตวอยางการแจง :

บนหนาเวบไซตของบรษท หรอเอกสารเผยแพรของบรษท มการระบขอความในตำาแหนงทสามารถ มองเหนไดอยางเดนชด และสามารถอานออกไดชดเจนวา “บรษทไดประกาศเจตนารมณตอตานการใหสนบน ทกรปแบบตามโครงการ CAC SME Certification” หรอ “บรษทไดผานการรบรองวามนโยบายตอตานการ ใหสนบนทกรปแบบตามโครงการ CAC SME Certification” แลวแตกรณ

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : ส�าเนาการสอสาร เชน ภาพหนาจอเวบไซต ของบรษท เอกสารเผยแพร หวจดหมาย หรอใบเสรจทมขอความดงกลาว


51

Checklist #10

บรษทมการแจงคคาใหทราบถงนโยบายการตอตานการใหสนบนและการแจงเบาะแส

บรษทควรแจงบคคลทมสวนเกยวของทางธรกจกบบรษท เชน ลกคา คคา ตวแทนบรษท บรษทในเครอ กจการรวมคา สถาบนการเงนทใหสนเชอกบบรษท หนวยงานภาครฐทบรษทตองตดตอดวย ฯลฯ ใหทราบถงนโยบายไมใหสนบนและแนวปฏบต เพอจะไดชวยสรางความเขาใจในการปฏบตตอบรษท

ตวอยางการแจง :

การแจงควรระบใหชดเจนในสอหรอเอกสารตาง ๆ ทใชตดตอกบคคาและบคคลทเกยวของทางธรกจ เชน

• ทดานบนหรอดานลาง ของจดหมาย ใบเสรจ เอกสารตาง ๆ มการระบขอความทสามารถอานได ชดเจนวา “บรษทไดประกาศเจตนารมณตอตานการใหสนบนทกรปแบบตามโครงการ CAC SME Certification” หรอ “บรษทไดผานการรบรองวามนโยบายตอตานการใหสนบนทกรปแบบตาม โครงการ CAC SME Certification” แลวแตกรณ


52

• จดหมายถงคคา

เรอง ขอความรวมมอแจงขอมล ขาวสารทเปนประโยชน กรณพนกงานบรษทเรยกรบผลประโยชนใด ๆ

เรยน กรรมการผจดการ บรษทคคาและหนวยงานทเกยวของ

บรษทขอเรยนใหบรษทคคาทราบวา บรษทไดกำาหนดนโยบายตอตานการใหสนบนแก เจาหนาทรฐ โดยมรายละเอยดดงตอไปน

“บรษทหามมใหเจาของกจการ ผบรหาร และพนกงานของบรษท รวมถงตวแทนของบรษท ใหสนบนแกเจาหนาทรฐ โดยการใหสนบน หมายถงการให หรอสญญาจะให เงน ทรพยสน ของมคา การบรการ สวนลด หรอสงตอบแทน เพอเปนการโนมนาว เบยงเบนการตดสนใจ เรงรด หรอจงใจ ใหพนกงานงานหรอหนวยงานราชการ เออผลประโยชนใหแกตนเองหรอบรษททตนเองทำางานอย การใหสนบนอาจรวมถงการใหของขวญ เลยงรบรอง เงนบรจาค การสนบสนน หรอผลประโยชนอนใด ใหเออประโยชนแกตนเองหรอบรษท”

นอกจากน ทางบรษทไดเปดชองทางในการแจงขอมล โดยหากทานพบเหนหรอถกบงคบจากพนกงานภายในบรษทใหใหสนบน กรณาแจงเบาะแสหรอรองเรยนไดท [email protected] (สมมต)

บรษทฯ ขอขอบคณและหวงเปนอยางยงวา ทานจะรวมแสดงความม งมนในฐานะพนธมตรทางการคา โดยลงนามรบทราบการยำาเตอน ในฐานะแนวรวมปฏบตของภาคเอกชนไทย ในการตอตานการทจรตตามขอความในจดหมายฉบบน และสงกลบมายงบรษทฯ เพอรวมกนดำาเนนธรกจสความยงยนตลอดไป

ขอแสดงความนบถอ

.........................................

ผบรหารสงสด

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : ตวอยางส�าเนาเอกสารแจงคคา


53

Checklist #11

บรษทมการสอสารเพอใหพนกงานรบทราบถงนโยบายและขอปฏบตในการตอตานการใหสนบน เชน การตดบอรดประกาศ ขาวสารภายในบรษท เวบไซตบรษท ใบปลว

เพอใหพนกงานรบทราบมาตรการตอตานการใหสนบนของบรษท และสามารถปฏบตตามมาตรการทกำาหนดไดอยาง ถกตอง เจาของกจการหรอผบรหารสงสด ควรสอสารผานทางชองทางทสามารถเขาถงพนกงานไดอยางทวถง โดยมการแยกแยะขอมลทสอสารใหเหมาะสมกบกลมเปาหมาย เชน การตดบอรดประกาศใหพนกงานทวไปทราบ การใชจดหมายขาว การใชใบปลวสำาหรบพนกงานโรงงาน การใชเวบไซตบรษทสำาหรบผททำางานผานทางระบบคอมพวเตอร ซงหากมการตดบอรดประกาศ กตองเปนบอรดทพนกงาน แผนกตาง ๆ สามารถเหนประกาศไดอยางชดเจน หรอหากเปนจดหมายแจงขาวสารภายในบรษท กตองมการแจกจายจดหมายขาวใหแกพนกงานทกคนในทกแผนก

ตวอยางการสอสารของบรษท

ททางเขาออกของพนกงาน มประกาศใหพนกงานทราบและตระหนกถงมาตรการการตอตานการใหสนบนของบรษท

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : ตวอยางการสอสาร เชน ประกาศบนบอรด จดหมาย หรอ ภาพเวบไซตบรษท


54

การบรหารบคลากรภายในบรษท

บรษทมการบรหารบคลากร การอบรม มนโยบายทจะไมลดต�าแหนง ลงโทษ หรอใหผลทางลบตอพนกงานทปฏเสธการใหสนบน มบทลงโทษผกระท�าผดทชดเจน

การบรหารทรพยากรบคคล ถอวาเปนสวนสำาคญทสดสวนหนงในการตอตานการใหสนบน เนองจากพนกงานคอดานสดทายในการทบรษทจะปองกนการใหสนบน

โดยทวไปการบรหารงานบคคล จะมความหมายรวมถงการสรรหา การคดเลอก การฝกอบรม การจดการผลการทำางาน และการดแลพนกงาน

ในการตอตานการใหสนบน การบรหารงานบคคลจะมงเนนไปทการบรหารบคลากรใหมความพรอม เชน การอบรมใหความรพนกงานเกยวกบการตอตานการใหสนบน การใหขอปฏบตแกพนกงานทมหนาททมความเสยงในการใหสนบน การสอสารใหพนกงานรบทราบถงนโยบายและขอปฏบตของบรษท การกำาหนดกฎไมใหมการลงโทษพนกงานทปฏเสธการใหสนบน และการมบทลงโทษผไมปฏบตตามกฎของบรษท การสอสาร รองเรยน และแจงเบาะแส

หากบรษทไมสามารถบรหารทรพยากรบคคลไดด ไมมการอบรม ปลกฝง สรางสำานกใหแกพนกงาน และไมมระบบใหรางวลหรอลงโทษพนกงาน บรษทกมโอกาสไดรบความเสยหายทเกดขนเมอพนกงานไดกระทำาการใหสนบน


56

Checklist #12

บรษทมการบรหารบคลากรเพอเสรมสรางความพรอมของบรษทในการตอตานการใหสนบน เชน การคดเลอก การประเมนผล และการใหผลตอบแทน

• ในการคดเลอกบคลากรภายนอก บรษทอาจมการตรวจสอบประวตการทำางานและประวต อาชญากรของผสมครงาน และสำาหรบกลมผสมครงานทจะเขาทำางานในหนาททมความเสยงตอ การใหสนบน ในขนตอนการสมภาษณงานอาจมการสอบถามเกยวกบประสบการณในการตดตอ หนวยราชการ และการปฏบตตนทผานมาหากมการเรยกรบสนบน หรออาจใหมการทำาแบบทดสอบ สน ๆ แทนการสอบถามกได

• ในการประเมนผลพนกงาน ควรใหความสำาคญเกยวกบพฤตกรรมของพนกงาน ทแสดงถงการ ทำาตามขอปฏบตของบรษทเกยวกบการตอตานการใหสนบน เชน หากพนกงานสามารถระบไดวา ตนไดอยในสถานการณทมความเสยงตอการใหสนบน เชน ถกเจาหนาทรฐเรยกรบ แตไดปฏบตตน ตามกฎและขอปฏบตของบรษทอยางถกตองเหมาะสม ทางบรษทกควรนำาขอมลนมาประกอบการ พจารณาผลการทำางานของพนกงานดวย

• ในการใหผลตอบแทนพนกงาน ควรมปจจยสอดคลองกบการประเมนผลพนกงาน แตอาจมการ ตอบแทนทแยกจากการใหผลตอบแทนประจำาป เชน หากพนกงานปฏเสธการใหสนบน ทาง ผบรหารอาจมการชมเชยโดยการใหรางวลตอบแทน เมอพนกงานไดรายงานเหตการณนน ๆ ตาม ชองทางทไดจดไว

• เมอผทไดรบมอบหมายไดรางแผนงานบรหารงานบคคลทมองคประกอบทงสามเสรจแลว เจาของ กจการหรอผบรหารสงสดตองตรวจสอบและอนมตใหใชภายในบรษท

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : แผนงานบรหารบคลากรภายในบรษท โดยครอบคลมถงการคดเลอก การประเมนผล และการใหผลตอบแทน โดยมการลงนาม อนมตใหใชจากเจาของกจการหรอผบรหารสงสด


57

Checklist #13

บรษทจดใหพนกงานทงใหมและปจจบนไดรบการอบรม โดยเนอหาควรครอบคลมเกยวกบผลเสยของการใหสนบน กฎหมายทเกยวของ ชองทางในการใหสนบน วธปฏเสธการใหสนบน และการแจงเบาะแส

เพอใหพนกงานรบทราบนโยบายปองกนการใหสนบนของบรษท ทางบรษทควรจดหลกสตรอบรมพนกงานทงใหมและปจจบน โดยสามารถออกแบบหลกสตรอบรมเองภายในบรษท หรอเขาอบรมผานทางอนเตอรเนต (E-learning) เชน การอบรม CAC SME E-learning

หากทางบรษทจดหลกสตรอบรมเองภายในบรษท เนอหาทควรครอบคลมมดงตอไปน

• นยามของการใหสนบน

• นโยบายของบรษทในการตอตานการใหสนบน

• ผลกระทบตอบรษท ทงทางดานกฎหมาย การขาดโอกาสทางธรกจ และการเสอมเสยชอเสยง

• บทลงโทษทางกฎหมาย

• ขอปฏบตและขอควรระวง ในการใหของขวญและจดเลยง

• ขอปฏบตและขอควรระวง ในการใหความสนบสนนและบรจาคการกศล

• ขอปฏบตและขอควรระวง ในการใชบคคลทสามและเอเยนต

• วธปฏเสธการใหสนบน

บรษทควรจดอบรมทก 6 เดอน เพอใหพนกงานใหมไดมความรเกยวกบการตอตานการใหสนบนใหเรว ทสด สำาหรบพนกงานปจจบน ทางบรษทสามารถจดใหเขารวมอบรมกบพนกงานใหมได โดยควรใหเขาอบรมทกป

หากทางบรษทมการจดหลกสตรอบรมภายในขนเอง ทางบรษทควรมอบหมายใหทางฝายบคคล บนทกขอมลของพนกงานและวนททพนกงานไดรบการอบรมไวเปนหลกฐาน และเพอใชในการบรหารการอบรม

สงท SME ตองมเพอใหผ�น checklist ขอน : แผนการอบรมบคลากรภายในบรษท โดยครอบคลมถงฝายงานทตองเขารบอบรม รายชอพนกงาน เรอง/วชาทจะอบรม สอทจะใช (อบรมในหองเรยนภายใน อบรมกบหนวยงานภายนอก หรอ E-learning) การก�าหนดระยะ เวลาทพนกงานใหมและปจจบนจะตองเขารวมอบรม


58

Checklist #14

บรษทมนโยบายทจะไมลดต�าแหนง ลงโทษ หรอใหผลทางลบ ตอพนกงานทปฏเสธการใหสนบน แมวาการกระท�านนจะท�าใหบรษทสญเสยโอกาสทางธรกจกตาม

บรษทจะตองมนโยบายทจะไมมการลงโทษ กดกน หรอขมข พนกงานทปฏเสธการใหสนบนหรอปฏเสธคำาสงผบงคบบญชาในการใหสนบน โดยพนกงานนน ๆ จะตองไมถก ลงโทษ กดกน หรอขมข รวมไปถงการใหออกจากงาน การลดเงนเดอนหรอผลตอบแทน การขทำาราย การยายสถานททำางาน หรอการลดตำาแหนงงาน เปนตน

นโยบายนมไวเพอใหพนกงานมความเชอมน ในการปฏบตตามกฎของบรษทในการตอตานการใหสนบน หากพนกงานรสกวาตนอาจถกลงโทษเพราะตนปฏเสธการใหสนบน พนกงานกอาจละเลยขอปฏบตททางบรษทไดตงไว

ตวอยางนโยบายคมครองผปฏเสธการใหสนบน

ผใดมพฤตกรรมทกลนแกลง ขมข ลงโทษทางวนย หรอเลอกปฏบตดวยวธการอนไมชอบ เนองมาจากการปฏเสธการใหสนบนของพนกงานภายในบรษท ถอวาผนนกระทำาผดทางวนย และตองรบผดชอบชดใชความเสยหายแกบรษทหรอผทไดรบผลกระทบจากการกระทำาดงกลาว หรออาจโดนใหออกจากงานทนท

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : นโยบายคมครองผปฏเสธการใหสนบนท ผานการอนมตจากเจาของกจการหรอผบรหารสงสดแลว


59

Checklist #15

บรษทมบทลงโทษเมอกรรมการ ผบรหาร และพนกงาน ไมปฏบตตามมาตรการตอตานการใหสนบน

บรษทตองมบทลงโทษกรรมการ ผบรหาร และพนกงาน ทไมปฏบตตามนโยบายทบรษทกำาหนด บทลงโทษ และการลงโทษทจรงจง สามารถแสดงถงความมงมนในการสนบสนนนโยบายตอตานการใหสนบนของบรษท

บรษทสามารถกำาหนดขนตอนการตกเตอนไดดงน

1. ตกเตอนโดยวาจา การตกเตอนโดยวาจามวตถประสงคเพอใหพนกงานเปลยนแปลงพฤตกรรม และเปนการใหพนกงานรบทราบวา หากทำาผดอกจะมบทลงโทษทรายแรงยงขน

2. ตกเตอนโดยลายลกษณอกษร การตกเตอนโดยลายลกษณอกษรควรมการเขยนระบ กฎขอหามของบรษททพนกงานไมไดปฏบตตาม สงทพนกงานไดกระทำาผด รวมถงใหพนกงานมโอกาสไดชแจงและบนทก คำาชแจงไวดวย โดยพนกงานจะตองเซนรบทราบวาไดรบการตกเตอน และมการเกบเอกสารไวเปนหลกฐาน

หากมการตกเตอนเปนวาจาหรอลายลกษณอกษรแลวพนกงานยงฝาฝนและเจตนาไมปฏบตตามนโยบาย บรษทควรมการลงโทษพนกงานทางวนย ซงการลงโทษพนกงานขนอยกบความรายแรงของความผด เชน

• งดจายเงนโบนสประจำาป

• พกงาน

• ใหพนกงานออกจากงานทนท

• ดำาเนนการตามกฎหมาย

ตวอยางบทลงโทษ 1

บรษทมบทลงโทษผทไมปฏบตตามขอปฏบตของบรษทในการตอตานการใหสนบน โดยบรษทจะมการตกเตอนกรรมการ ผบรหาร และพนกงานดวยวาจาหรอลายลกษณอกษรกอน หากการกระทำาความผด ไมรายแรง บรษทจะลงโทษกรรมการ ผบรหาร และพนกงานอยางรายแรง หากกรรมการ ผบรหาร และ พนกงานยงทำาผดอกและมเจตนาไมปฏบตตามนโยบายการตอตานการใหสนบนอยางตอเนอง โดยมบทลงโทษตามความรายแรงดงน พกงานสองสปดาห งดจายเงนโบนสประจำาป หรอใหพนกงานออกจากงานทนท


60

ตวอยางบทลงโทษ 2

พนกงานหรอผทเกยวของทางธรกจใด ๆ กตาม ทฝาฝนหรอไมปฏบตตามนโยบายหรอกระทำาความผดฐานคอรรปชนหรอใหสนบน จะถกลงโทษทางวนยขนรนแรง รวมถงถกไลออก ยกเลกสญญาจางแลวแตกรณและนอกจากนน ยงอาจถกฟองรองดำาเนนคดตามกฎหมายตอตานการทจรตคอรรปชนทเกยวของอกดวย โดยคณะกรรมการพจารณาลงโทษของบรษท จะเปนผพจารณาบทลงโทษตามความเหมาะสม

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : บทลงโทษทไดระบไวในมาตรการของบรษท


61

การรายงานการกระทำาความผดหรอเบาะแส

Checklist #16

บรษทมชองทางแจงการกระท�าความผดหรอเบาะแสการใหสนบนทปลอดภย และสามารถใหพนกงานใชสอสารไดอยางมนใจ โดยปราศจากผลกระทบตอผแจงในภายหลง

การมชองทางทปลอดภย จะทำาใหพนกงานหรอบคคลภายนอกทพบเหนการกระทำาทไมถกตอง กลาใหขอมลเบาะแสการใหสนบนกบบรษท โดยไมตองกงวลวาจะไดรบผลกระทบทางลบในภายหลง ซงจะชวยสนบสนนใหเกดความโปรงใสและเปนธรรมภายในบรษท

หากบรษทไมจดใหมชองทางการแจงขอมลเบาะแสทเหมาะสมและปลอดภยเพยงพอ กจะทำาใหไมม ผใดกลาแจงเบาะแส และทำาใหเจาของกจการหรอผบรหารสงสดไมทราบวามการกระทำาความผดภายในบรษท

ความเสยงในการใหสนบน สามารถเกดขนกบเจาของกจการหรอผบรหารระดบสงเองได การทบรษทกำาหนดใหมชองทางการแจงเบาะแสภายในบรษทอยางเดยวอาจไมเปนอสระ และผแจงเบาะแสอาจไมไดรบความคมครอง จงจำาเปนตองมการประชาสมพนธชองทางแจงเบาะแสภายนอกบรษทใหพนกงานทราบดวย โดยอาจแจงค คารายใหญทไดผานการรบรองจาก CAC แลว หรอแจงตรงกบองคกรรฐ เชน สำานกงาน คณะกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตในภาครฐ (ป.ป.ท.) หรอ สำานกงานคณะกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต (ป.ป.ช.)


63

ตวอยางชองทางการแจงเบาะแส

• บรษทอาจจะพจารณาตงเจาหนาท เพอทำาหนาทรบแจงขอมลเบาะแสการใหสนบนโดยเฉพาะ ซงควรจะเปนผบรหารระดบสงหรอกรรมการบรษท เพอใหพนกงานมนใจวาผบรหารระดบสงของ บรษท รบทราบเบาะแสทตนแจงและไมตองกงวลวาจะถกผทอาจมสวนเกยวของกบการใหสนบน เขามาแทรกแซง

• ออนไลน บรษทอาจจะตงอเมล หรอหนาเวบเพจเฉพาะขนมา เพอใหพนกงานแจงขอมลเบาะแส การใหสนบน

• โทรศพท บรษทอาจจะกำาหนดหมายเลขโทรศพทเฉพาะเพอใหพนกงานแจงขอมลเบาะแสการใหสนบน

• ในบางกรณผทพบเหนการกระทำาทนาสงสย อาจจะเปนบคคลภายนอกของบรษท ซงทางบรษทควร จะจดใหมชองทางการแจงเบาะแสสำาหรบบคคลภายนอก และแจงใหสาธารณชนทราบดวยวา บรษทมชองทางดงกลาว โดยอาจจะจดใหใชชองทางเดยวกบชองทางการแจงขอมลเบาะแสของ พนกงาน หรอจดใหมชองทางแจงขอมลเบาะแสของบคคลภายนอกทแยกตางหาก

ตวอยางการสอสารชองทางการรบแจงเบาะแส

ทานสามารถรองเรยนการกระทำาหรอเบาะแสเกยวกบการใหสนบนแกเจาหนาทรฐ โดยผรองเรยนจะตองระบรายละเอยดของเรองทจะแจง หลกฐาน หรอขอมลทเพยงพอตอการตรวจสอบ ชอ ทอย และหมายเลขโทรศพททสามารถตดตอได สงมายงชองทางรบเรองดงน

• แจงผานชองทาง Hotline หมายเลข 0-2111-1111 (สมมต)

• แจงผานชองทางอเมล [email protected] (สมมต)

• แจงผานชองทางไปรษณย P.O. Box 1234 กรงเทพฯ 11111 (สมมต)


64

• https://www.bangchak.co.th/pdf/policy/Whistle%20blowing_updated_TH.pdf

• แจงผาน ป.ป.ท.

• แจงผาน ป.ป.ช.

ตวอยางขนตอนการพจารณาเบาะแสหรอค�ารองเรยน

แนวปฏบตการดำาเนนการสบสวนและบทลงโทษ

1. เมอไดรบการแจงเบาะแส ประธานเจาหนาทบรหาร คณะกรรมการบรหาร และ/หรอ คณะ กรรมการตรวจสอบ จะเปนผกลนกรอง สบสวนขอเทจจรง

2. ระหวางการสบสวนขอเทจจรง ประธานเจาหนาทบรหาร คณะกรรมการบรหาร หรอคณะกรรมการ ตรวจสอบ อาจมอบหมายใหตวแทนภายในคณะทำางาน แจงผลความคบหนาเปนระยะใหผแจงเบาะแสหรอ ผรองเรยนไดทราบ

3. หากมการสบสวนขอเทจจรงแลวพบวา มเหตอนควรเชอไดวาผทถกกลาวหาไดกระทำาการใหสนบน จรง บรษทจะใหสทธผถกกลาวหาไดรบทราบขอกลาวหา และใหสทธผถกกลาวหาพสจนตนเอง โดยการหา ขอมลหรอหลกฐานเพมเตมทแสดงใหเหนวา ตนเองไมมสวนเกยวของกบการกระทำาตามทไดถกกลาวหา

4. หากผถกกลาวหาไดกระทำาความผดจรง ซงถอวาเปนการกระทำาผดตอแนวปฏบตและจรรยาบรรณ ทางธรกจของบรษท ผถกกลาวหาจะตองไดรบการสอบสวนและพจารณาโทษทางวนย ตามระเบยบขอบงคบ ของบรษททไดกำาหนดไว

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : เอกสารแสดงชองทางส�าหรบพนกงานใน การรองเรยนหรอการแจงเบาะแส กระบวนการพจารณา ผพจารณา บทบาทหนาทของ ผพจารณาระยะเวลาในการพจารณา สบสวน และตอบกลบผรองเรยนหรอผแจง


65

เจาของกจการหรอผบรหารสงสด มหนาทในการตรวจสอบและประเมนผลการใชมาตรการปองกนการใหสนบนอยางตอเนอง เนองจากกจกรรมภายในบรษทและสภาพแวดลอมภายนอกมการเปลยนแปลงอยเสมอ

การตรวจสอบจะตองพจารณาดความเสยงตาง ๆ ของบรษทวามการเปลยนแปลงอยางไร มาตรการและขอปฏบตยงครอบคลมความเสยงนน ๆ ไดหรอไม หากไมมการทบทวนและตรวจสอบมาตรการอยสมำาเสมอ บรษทอาจเสยงทจะทำาความผดในการใหสนบน เพราะมาตรการและขอปฏบตของพนกงานไมครอบคลมถงกจกรรมทงหมดของบรษท

Checklist #17

ผบรหารสงสดมการทบทวน ตรวจสอบ และปรบปรง มาตรการตอตานการใหสนบน และรายงานตอกรรมการเปนประจ�าทกป เพอเปนการวดประสทธผล ปรบปรง และพฒนามาตรการ ใหมความสอดคลองกบความเสยงทอาจเปลยนไป

เจาของกจการหรอผบรหารสงสด ตองทำาการทบทวนและตรวจสอบมาตรการตอตานการใหสนบนอยางตอเนอง โดยตองมการตรวจสอบวา มาตรการตอตานสนบนนน ๆ ยงเหมาะสมและสอดคลองกบการดำาเนนธรกจของบรษทหรอปจจยภายนอก หรอไม เชน หากบรษทมการเปดตลาดในสายธรกจใหม มการรวมทนกบคคาใหม หรอมกฎหมายหรอขอบงคบของราชการ ทเกยวของกบการดำาเนนธรกจออกมาใหม


67

การทบทวนและตรวจสอบมขนตอนดงน

• ตรวจสอบวาแผนธรกจมการเปลยนแปลงหรอไม

• ตรวจสอบวานโยบายของบรษททมอย ยงสอดคลองกบแผนธรกจของบรษท ณ ขณะนนหรอไม

• ตรวจสอบความเสยงตาง ๆ วาจำาเปนตองมการเพมความเสยงใหมทอาจเกดการใหสนบนหรอไม

• หลงจากทตรวจสอบความเสยงแลว หากความเสยงอนเดมเปลยนไป หรอมความเสยงเพม กจะตอง มการตรวจสอบวามาตรการทมอยยงครอบคลมความเสยงนน ๆ หรอไม

• มการตรวจสอบขอปฏบตวามเนอหาชดเจนดและตรงกบมาตรการแตละขอหรอไม

• หากมการปรบนโยบาย ความเสยง มาตรการ หรอขอปฏบต ผบรหารควรสรปเปนรายงาน เพอเปน หลกฐานและสงใหกบกรรมการบรษทลงนามรบทราบตอไป

ในการตรวจสอบและเสนอขอปรบปรง ทางเจาของกจการหรอผบรหารสงสดอาจมอบหมายใหพนกงานหรอหนวยงานภายในบรษทมาทำาหนาทตรวจสอบ หรอทางบรษทสามารถวาจางผตรวจสอบภายนอกเพอชวยในการตรวจสอบได โดยเจาของกจการหรอผบรหารสงสดควรใหพนกงานทมหนาทปฏบตงานทมความเสยงในการใหสนบน เชน พนกงานฝายขาย พนกงานจดซอ/จดจาง พนกงานโลจสตกส พนกงานประมลงานราชการ หรอพนกงานทเกยวของกบการตดตอราชการ ฯลฯ เขามารวมเสนอขอคดเหน

ตวอยางสงทตรวจสอบพบและการแกไข

บรษท ก ไดขยายธรกจจากผคาวสดกอสราง มาประกอบธรกจกอสรางอาคารสำานกงาน เจาของกจการหรอผบรหารสงสดของบรษท ก ควรตรวจสอบความเสยงตาง ๆ ทอาจจะมเพมขนในการประกอบธรกจกอสราง เชน ความเสยงในการตดตอขอเอกสารทดน การขอใบอนญาตกอสราง และเพมความเสยง ใหมนเขาไปในตารางประเมนความเสยงของบรษท พรอมทงเพมมาตรการและขอปฏบตทเหมาะสมกบความเสยงนน ๆ

เจาของกจการหรอผบรหารสงสด มหนาทสงรายงานการตรวจสอบ ขอเสนอในการแกไขและปรบปรง ใหกรรมการบรษททกคนลงนามรบทราบทกป

สงท SME ตองมเพอใหผ�น Checklist ขอน : เอกสารลงนามโดยเจาของกจการหรอผบรหาร สงสดวาจะมการทบทวนและตรวจสอบมาตรการ


68


69

อางอง:

http://www.maybank-ke.co.th/investor-relations/good-corporate-governance/pagegroup/ anti-corruption/

https://www.cargill.com/doc/1432076404302/guiding-principles-th.pdf

http://www.moongpattana.com/wp-content/uploads/2016/09/TH_Anti-corruption-Practices_ Effective-9-Sep-2016.pdf

http://www.labourguide.co.za/discipline-dismissal/731-workplace-discipline/361-forms-of- disciplinary-action

https://www.sba.gov/sites/default/files/files/PARTICIPANT_GUIDE_RECORD_KEEPING.pdf

https://www.smartsme.tv/content/17964

http://www.fap.or.th/TFRS-for-SMEs.html


70

collective action coalition against corruption) หรือ cac ได้...

Documents