collegio sindacale con revisione legale nelle pmi · voci di conto economico c e a procedure...
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Le attività di revisione sul conto economico
COLLEGIO SINDACALE CON REVISIONE LEGALE NELLE PMI
10 novembre 2014
Dott. Davide Trotti Dottore commercialista e Revisore legale dei conti in Busto Arsizio
Dott.ssa Laura Restelli Dottore commercialista e Revisore legale dei conti in Milano
Verifica conto economico
Programma di revisione Conto Economico (CNDCEC)
Descrizione della procedura Voci di conto economico
C E A
Procedure principali
Nel corso delle verifiche periodiche, effettuare riscontri documentali a campione sulle classi di operazioni significative che alimentano il conto economico e che non sono già verificate con le procedure previste nelle sezioni precedenti.
x x x
Svolgere procedure di analisi comparativa ed indagare su eventuali scostamenti anomali, per esempio sulla base di:
x x x
- dettagli delle voci dell’esercizio e corrispondenti dettagli dell’esercizio precedente,
- dettagli dei preventivi e dei consuntivi,
- incidenze percentuali sui ricavi delle vendite e delle prestazioni,
- correlazioni tra voci di conto economico e di stato patrimoniale,
- indici economici di composizione, di rotazione e di redditività,
- calcoli di congruenza ove applicabili (ad esempio, interessi passivi sulla base dell’indebitamento medio bancario).
Sulla base del bilancio di verifica definitivo, verificare quali voci di conto economico non sono ancora state verificate dalle procedure indicate nei punti precedenti o nelle altre sezioni. Per le eventuali voci significative non verificate, ottenere documentazione a supporto delle registrazioni selezionate.
x x x
Considerare l’opportunità di ampliare le verifiche sulle componenti di costo tradizionalmente soggette al rischio di frode, in funzione della valutazione del rischio specifico:
x
- pubblicità,
- consulenze,
- spese legali,
- rappresentanza
- omaggi, ecc.
Verificare la corretta classificazione e rappresentazione in bilancio, e che l’informativa fornita in Nota integrativa sia completa, accurata e corrisponda alle risultanze contabili.
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Attività di revisione sul conto economico In sintesi
L’esame del conto economico è normalmente preceduto da analisi generali
----- comparando i dati dell’esercizio con i conti economici di uno o due esercizi precedenti, e possibilmente con il budget dell’esercizio in corso e quello successivo per identificare gli scostamenti significativi per i quali deve essere effettuata un’analisi approfondita.
Attività di revisione sul conto economico segue: in sintesi
da verifiche di sostanza sui componenti positivi e negativi del reddito che non sono stati esaminati nelle altre aree di revisione o che potrebbero riferirsi a operazioni particolari,
straordinarie o riguardare eventi successivi.
Attività di revisione sul conto economico - tabella
Tabella che identifica quali voci del conto economico sono generalmente già esaminate nella revisione delle altre aree di bilancio
Voci di Conto Economico Area di revisione
Ricavi delle vendite Crediti commerciali e vendite
Costi di acquisto per materie Debiti commerciali, acquisti e altri debiti
Variazioni delle rimanenze Rimanenze
Ammortamenti immobilizzazioni immateriali Immobilizzazioni immateriali
Ammortamenti immobilizzazioni materiali Immobilizzazioni materiali
Svalutazione crediti Crediti commerciali e vendite
Accantonamento trattamento di fine rapporto TFR e costi del personale
Altri accantonamenti Fondi per rischi ed oneri
Analisi comparativa
Attività di revisione sul conto economico Analisi comparativa: caso pratico
Le procedure di analisi comparativa consistono nell’analisi preliminare dei bilanci al fine di interpretare gli scostamenti dei valori di bilancio (in valore assoluto o percentuale) rispetto ai medesimi valori dell’esercizio precedente.
Tale procedura si propone di verificare la coerenza/incoerenza tra le relazioni di valori effettive rispetto alle relazioni di valori attese dal revisore.
Attività di revisione sul conto economico: analisi comparativa - caso pratico
CONTO ECONOMICO (società di servizi) 31.12.2013 31.12.2012 DIFFERENZA DIFF. % NOTE
A) (+) Valore della produzione:
1) ricavi delle vendite e delle prestazioni 17.894.745 17.757.845 136.900 1% i ricavi sono sostanzialmente in linea
- altri ricavi e proventi 261.523 680.084 -418.561 -62%
La diminuzione è data da ricavi non caratteristici registrate nel 2012 generati dal
ricorso vinto inerente il per il periodo 2004-2009 per l'annullamento
dell'introduzione della maggiorazione dei canoni concessori.
- contributi in conto esercizio 142.785 385.075 -242.290 -63% la variazione deriva dal fatto che la società ha ottenuto nel 2012 un contributo in
conto esercizio pari a 300 €/000.
Totale 18.299.053 18.823.004 -523.951
B) (-) Costi della produzione:
7) per servizi -9.710.342 -9.272.053 438.289 5% L'incremento dei costi per servizi è dovuto a spese di marketing,
8) per godimento di beni di terzi -903.792 -877.978 25.814 3% in linea
9) per il personale:
a) salari e stipendi -3.593.778 -3.532.345 61.433 2% in linea
b) oneri sociali -786.278 -762.712 23.566 3% in linea
c) trattamento di fine rapporto -361.045 -365.636 -4.591 -1% in linea
e) altri costi -9.061 -11.089 -2.028 -18% Non significativo
10) ammortamenti e svalutazioni: 0 0
a) ammortamento immobilizz. immateriali -968.631 -975.041 -6.410 -1% in linea
b) ammortamento immobilizzazioni materiali -662.296 -698.971 -36.675 -5% in linea
d) svalutazioni crediti compresi nell'attivo circolante e
delle disponibilita' liquide -16.574 -16.127 447 3% Non significativo
11) variazioni rimanenze di materie prime, sussidiarie, di
consumo e merci -1.081 12.094 13.175 -109% Non significativo
12) accantonamenti per rischi -45.077 -267.836 -222.759 -83% Nel 2012 accantonati € 200/000 per contenziosi con agenti
13) altri accantonamenti -38.425 -55.241 -16.816 -30% Non significativo
14) oneri diversi di gestione -376.355 -364.563 11.792 3% in linea
Totale -17.472.735 -17.187.498 285.237 2%
Attività di revisione sul conto economico: analisi comparativa - segue: caso pratico
(A - B) Diff. valore-costi della produzione 826.318 1.635.506 809.188 -49%
16) (+) altri proventi finanziari:
a) da crediti iscritti nelle immobilizzazioni:
- verso imprese collegate 697 645 -52 8% Non significativo
d) proventi diversi dai precedenti: 0
- verso terzi 479 343 -136 40% Non significativo
17) (-) interessi e altri oneri finanziari: 0
a) verso terzi -202.411 -237.536 -35.125 -15% La diminuzione risulta correlata al minor
indebitamento della società
17-bis) (+-) utili e perdite su cambi 2 1 -1 120% Non significativo
Totale -201.233 -236.547 -35.314 -15%
CONTO ECONOMICO (segue)
E) Proventi e oneri straordinari
20) (+) proventi straordinari:
a) proventi 264.088 143.095 -120.993 85%
La voce raccoglie le sopravvenienze attive, tra queste
124 €/000 rimborso ICI e 46 €/000 rimborso mancata
deduzione IRAP relativo a spese personale
dipendente e assimilato.
21) (-) oneri straordinari:
a) oneri -8.007 -5.606 2.401 43% Non significativo
b) minusvalenze alienaz. immobilizzazioni -3.496 -2.675 821 31% Non significativo
Totale delle partite straordinarie 252.585 134.814 -117.771 87%
Risultato prima delle imposte 877.670 1.533.773 656.102 -43%
22) (-) imposte sul reddito dell'esercizio:
a) correnti -329.914 -957.056 -627.142 -66%
b) differite -2.645 16.563 19.208 -116%
23) Risultato netto complessivo 545.111 593.280 48.168 -8%
Attività di revisione sul conto economico: analisi comparativa - segue: caso pratico infrannuale –
conto economico sintetico
Descrizione 31/05/14 % 31/05/13 % Variazione Var. % Note
Ricavi 24.516.029,69 99% 21.765.041,14 97% 2.750.988,55 13% nuovi canali di vendita
Altri proventi 192.809,05 1% 560.060,93 3% -367.251,88 -66%
RICAVI E PROVENTI OPERATIVI 24.708.838,74 100% 22.325.102,07 100% 2.383.736,67 11%
Costi per acquisto prodotti 22.811.034,73 92% 20.475.192,54 92% 2.335.842,19 11% in linea con la % sui ricavi
Costi per servizi 746.511,62 3% 823.563,75 4% -77.052,13 -9% nuovo fornitore di trasporti a prezzi inferiori
Costi per godimento beni di terzi 126.093,58 1% 131.052,13 1% -4.958,55 -4% in linea
Costi per il personale 669.508,28 3% 682.298,17 3% -12.789,89 -2% in linea
Altri costi operativi 10.836,63 0% 11.631,11 0% -794,48 -7% non materiale
EBITDA 344.853,90 1% 201.364,38 1% 143.489,53 71%
Ammortamenti 77.713,24 0% 88.821,98 0% -11.108,75 -13% in linea
Svalutazioni ed altri accantonamenti 93.333,33 0% 54.166,67 0% 39.166,67 72% rischi contenziosi agenti
RISULTATO OPERATIVO (EBIT) 173.807,33 1% 58.375,73 0% 115.431,61 198%
Oneri finanziari 120.484,90 0% 136.027,04 1% -15.542,14 -11% rinegoziazione rapporti bancari
Componenti straordinari netti 3.672,39 0% 29.790,21 0% -26.117,82 -88% non materiale
RISULTATO ANTE IMPOSTE (EBT) 49.650,04 0% -107.441,52 0% 157.091,57 -146%
ANALISI COMPARATIVA FATTURATO
Mese 2014 2013 2012 variazione 2014 VS
2013 %
Gennaio 1.667.329 1.655.278 1.468.038 12.051 1%
Febbraio 1.804.392 1.677.028 2.018.507 127.364 8%
Marzo 1.952.317 2.076.963 2.036.425 -124.646 -6%
Aprile 2.089.385 1.636.398 1.627.909 452.987 28%
Maggio 1.493.501 1.787.650 1.698.633 -294.149 -16%
Giugno 1.762.541 1.276.147 1.350.098 486.394 38%
Luglio 2.579.122 1.929.816 1.857.282 649.306 34%
Agosto 309.057 379.833 544.202 -70.776 -19%
Settembre 2.360.939 2.306.939 2.170.354 54.000 2%
Ottobre
Novembre
Dicembre
TOTALE 16.018.583 14.726.052 14.771.448 1.292.531 9%
VERIFICA CONTO ECONOMICO TEST SUI RICAVI
TEST DI CONFORMITA’
TEST DI VALIDITA’
Attività di revisione sul conto economico
QUALI SONO LE VERIFICHE CHE VENGONO EFFETTUATE?
Verifica della corrispondenza del conto economico con la contabilità generale
Esame del conto economico nel suo complesso e valutazione dell’ esistenza di costi e ricavi che potrebbero apparire non inerenti o non ragionevoli : per tali conti, se presenti, effettuare i test di sostanza, come di seguito riportato.
Test di conformità sui ricavi
Individuare la procedura che possa costituire la fonte dei ricavi (es. merce – servizi )
Nel caso di vendita prodotti verificare: ordine, ddt, fatturazione, autorizzazioni, termini di consegna
Nel caso di prestazioni di servizi verificare: ordine/contratto, fatturazione, documentazione di supporto
Possibilità di chiedere conferma (tramite circolarizzazione) dell’importo delle transazioni avvenute durante l’esercizio
La valutazione del sistema di controllo interno per il ciclo vendite
Il revisore deve considerare le direttive e procedure del sistema contabile e del sistema di controllo interno che influenzano direttamente la generazione dei ricavi
E’ necessario dunque rilevare e documentare la procedura relativa all’area vendite ed identificare i controlli, insiti nella procedura stessa, su cui fare affidamento.
La valutazione del sistema di controllo interno per il ciclo vendite
Acquisizione dell’ordine
Controllo e approvazione dell’ordine
a) controllo limiti di fido
b) controllo condizioni di vendita
c) controllo disponibilità di magazzino
Consegna beni e prestazione servizi
Emissione della fattura di vendita
Rilevazioni contabili
a) ricavo di vendita
b) crediti verso clienti
c) poste rettificative
d) poste fiscali
La valutazione del sistema di controllo
Un sistema di controllo che riguardi il ciclo vendite può generalmente essere considerato attendibile se:
• esiste una sufficiente separazione dei compiti nelle diverse funzioni aziendali;
• esistono adeguati controlli chiave da parte del management;
• la funzione IT ha messo in atto adeguati controlli che consentano la bontà e la completezza dei dati relativi alle vendite;
Sistema di controllo interno
Gli ordini dei clienti devono essere opportunamente registrati, al fine di poter disporre di un’evidenza degli impegni di vendita assunti ancora da evadere
Gli ordini ricevuti devono essere sottoposti a controllo da parte di persone indipendenti che approvino le condizioni ed accertino l’affidabilità del cliente
Devono essere spedite merci solo a fronte di ordini approvati
Tutte le merci spedite ed i servizi resi devono essere tempestivamente fatturati
Deve essere possibile determinare l’ammontare delle merci spedite o dei servizi resi ancora da fatturare
Sistema di controllo interno
Deve essere stabilito un controllo sui resi da clienti e sui reclami pervenuti, al fine di determinare le passività relative
Tutti gli addebiti e/o accrediti a clienti devono essere controllati ed approvati per verificarne la validità prima dell’invio al cliente e della loro registrazione sui partitari
Tutte le operazioni autorizzate devono essere registrate sul partitario clienti
Sistema di controllo interno
Viene controllata la sequenza numerica delle fatture? Tutte le fatture emesse vengono controllate circa: - prezzo? - descrizione prodotti/servizi? - calcoli? - sconti concessi? - credito concesso? - ordine ricevuto? - bolle di spedizione? - condizioni di vendita?
Sistema di controllo interno
I suddetti controlli sono eseguiti da persone diverse da quelle che: - preparano le fatture? - sono addette alla accettazione degli ordini? - registrano le spedizioni? - registrano sulle schede contabili? Le fatture relative a campionature o con condizioni di vendita
particolari vengono approvate da un responsabile indipendente dal
settore commerciale prima di essere inviate al cliente e registrate?
. Le note di credito a clienti sono controllate con la documentazione che comprova l’effettiva restituzione delle merci o la validità dei reclami?
Le note di credito a clienti sono controllate circa la concordanza dei prezzi con quelli della fattura originale o altra documentazione valida?
Alcuni esempidi fattori di rischio inerente perl’area ricavi….
Fattori di rischio Errore potenziale
I tempi di consegna della merce Ritardo nelle consegna della merce e conseguente richiestya
sono rispettati? di restituzione della merce spedita
I listini prezzi variano durante l'anno? Sovra/sottofatturazione per errata
ci sono variazioni anche nelle scontistiche? applicazione dei listini
Varietà dei requisiti Spedizione dei beni
di conformità non conformi alle
(specifiche) dei specifiche richieste
prodotti ceduti dal cliente e quindi applicazioni di
penali
Codice
conto Descrizione
Data
Fattura N. Fattura Cliente Importo Reg. IVA WPR
Documento di
trasporto DDT Data Incasso Banca Note
30100001 Ricavi Italia 23/07/13 V13-024361 A 31.300 ✓ 3.41.10 fatt. accomp. N/A
✓
Veneto Banca ok dich. Intento
30100001 Ricavi Italia 23/07/13 V13-024501 B 1.861 ✓ 3.41.20 fatt. accomp. N/A
✓
Intesa
30100001 Ricavi Italia 26/07/13 V13-024934 C 119.775 ✓ 3.41.30 fatt. accomp. N/A
✓
Veneto Banca ok dich. Intento
30100002 Ricavi estero intra-CEE 31/01/13 VCEE13-00003 D 162.600 ✓ 3.42.10 CMR 06/02/13 ✓ Veneto Banca
ok Intrastat e Black
List
30100002 Ricavi estero intra-CEE 08/03/13 VCEE13-00011 E 304.500 ✓ 3.42.20 CMR 08/03/13 ✓ Veneto Banca
ok Intrastat e Black
List
30100002 Ricavi estero intra-CEE 18/09/13 VCEE13-00037 F 359.700 ✓ 3.42.30 CMR 18/09/13 ✓ Veneto Banca
ok Intrastat - ok
ordine
30100003 Ricavi estero extra-CEE 31/07/13 VEST13-00190 G 218.000 ✓ 3.43.10 Bolla doganale 31/07/13 ✓ Veneto Banca ok Black List
30100003 Ricavi estero extra-CEE 09/09/13 VEST13-00206 H 216.500 not done 3.43.20 Bolla doganale 17/09/13 ✓ Veneto Banca
30100003 Ricavi estero extra-CEE 18/09/13 VEST13-00216 I 126.150 not done 3.43.30 Bolla doganale 26/09/13 ✓ Veneto Banca
30100003 Ricavi estero extra-CEE 26/09/13 VEST13-00222 J 192.062 not done 3.43.40
BD non ancora
ricevuta N/A ✓ Veneto Banca
Attività di revisione sul conto economico
test di sostanza
Scheda contabile – Fatture attive
Attività di revisione sul conto economico – Verifica fattura e CMR
Attività di revisione sul conto economico – Verifica ordine da cliente
Esempio di ciclo attivo (ricavi e crediti)
Ordine cliente Registrazione ordine
Magazzino Esecuzione ordine
Fatturazione
Contabilizzazione
Incasso
FLOW CHART
ORDINE DI VENDITA
Procedura: Ricavi
Oggetto di indagine Procedura esistenza / effettuazione
delle fasi operative Responsabile
Responsabile formalizzaz.
(firma/spunta) se prevista
Luogo Test Note
ORDINE Registrazione dell'ordine
1 numerazione progressiva del documento
2 verifica del rispetto del limite di affidamento del cliente
3 supervisione agli ordini da parte di un responsabile superiore
4 esistenza della conferma dell'ordine
5 completezza della registrazione degli ordini ricevuti e approvati
6 gestione degli ordini ricevuti e non approvati
Esecuzione dell'ordine
7 verifica della disponibilità del magazzino per l'esecuzione dell'ordine
8 verifica della confomità spedizione/ordinato 9 gestione degli ordini approvati ma non evasi
DOCUMENTO DI TRASPORTO
Archiviazione 10 prenumerazione dei documenti 11 numerazione progressiva del documento 12 invio alla contabilità generale 13 ogni consegna dà luogo a un ddt 14 ogni ddt dà luogo ad una fattura
FATTURA Registrazione della fattura
15 verifica di conformità tra fattura, ddt e ordine
16 aggiornamento delle schede contabili dei partitari clienti contemporaneamente alle scritture contabili manuale
17 aggiornamento delle schede contabili dei partitari clienti contemporaneamente alle scritture contabili automatico
Gestione del credito
18 esistenza dello scadenziario clienti (o del partitario con data di scadenza del credito)
19 aggiornamento periodico dello scadenziario
20 verifica dello stesso da parte di un responsabile 21 controllo e analisi dello "scaduto"
Incasso 22
verifica conformità incasso/importo fatturato/ordine
23 evidenziazione di specifica autorizzione per la contabilizzazione degli sconti
24 storno dalla contabilità degli scostamenti
Controllo con i clienti
25 invio periodico di e/c
26 esistenza di una riconciliazione periodica con i saldi
RESI Contabilità 27 tutti i resi sono approvati 28 tutti i resi sono documentati con bolle datate 29 verifica conformità reso/bolla/ordine/fattura
J5.1
Attività di revisione sul conto economico – verifica procedura ciclo attivo
Oggetto di indagine Procedura
esistenza /
effettuazione
delle fasi operative
Responsabile
Responsabile
formalizzaz.
(firma/spunta)
se prevista
Luogo Test Note
ORDINE
Registrazione
dell'ordine 1
numerazione
progressiva del
documento ufficio ricevimento Sig. A/Sig. B Sede Legale V prima ricezione a "Info" poi inoltro a ufficio vendite per codifica da sistema as 400
2 verifica del rispetto del
limite di affidamento
del cliente
ufficio
amministrativo Sig. X " " V Solo se si tratta di clienti nuovi altrimenti già codificato
3 supervisione agli ordini
da parte di un
responsabile superiore ufficio ricevimento Sig. A " "
Prima dell'inoltro all'ufficio amministrativo e della codifica da parte di Sig. B in AS400
verificato da Responsabile Sig. A "matchato" ad una commessa
4
esistenza della conferma
dell'ordine
direzione
amministrativa Sig. X " " V
L'ordine che arriva su dal Sig. B è già integrato con la commessa di riferimento e con il
materiale vario. FIRMATE DALLA DIREZIONE DOTT. X. Emessa in duplice copia una
completa in amministrazione l'altra priva di riferimenti di prezzi ed inviata al magazzino
5
completezza della
registrazione degli
ordini ricevuti e
approvati ufficio ricevimento Sig. A " " V tutti gli ordini che arrivano in co.ge sono già in lavorazione
6 gestione degli ordini
ricevuti e non approvati caso raro e per ordinativi piccole q.tà. (o manutenzione urgente) Esecuzione
dell'ordine 7 verifica commessa e
stato avanzamneto di
lavoro
ufficio
amministrativo Sig. B " " nel caso che il cliente faccia richiesta dei tempi di consegna
7.1 commessa completata e
pronta per invio
ufficio produzione/
amministrativo Sig. Y/ Sig. B " " V
al termine Sig. Y invia al Sig. B una "commessa bianca" che firmato dal capo officina e in
contemporanea una "commessa rosa" che invia al magazzino
8 verifica della confomità
spedizione/ordinato ufficio produzione Sig. Z " " vice capo officina responsabile dei collaudi delle macchine
9 gestione degli ordini
approvati ma non evasi n/a
Attività di revisione sul conto economico – verifica procedura ciclo attivo
Oggetto di
indagine Procedura
esistenza /
effettuazione
delle fasi
operative
Responsabile
Responsabil
e
formalizzaz.
(firma/spunt
a) se
prevista
Luogo Test Note
DOCUMENTO DI
TRASPORTO
Archiviazione
10 prenumerazione
dei documenti
ufficio
amministrativo Sig. B Sede legale
pre numerazione automatica sulla base della
conferma d'ordine
11 numerazione
progressiva del
documento
ufficio
amministrativo Sig. B " " V in automatico da as 400
12 invio alla
contabilità
generale
ufficio
amministrativo Sig. B " " in automantico tramite stapa da gestionale
12.1 pratica in
passaggio
all'ufficio
spedizione
ufficio
amministrativo
/spedizione Sig. B/Sig. C " " V
Sig. B dopo emissione ddt per invio merce
passa la pratica (fascicolo della commessa)
all'ufficio spedizioni dove verranno emesse
tutte le certificazioni che accompagneranno
la merce al destinatario finale
13 ogni consegna dà
luogo a un ddt
ufficio
amministrativo Sig. B " "
14 ogni ddt dà luogo
ad una fattura
dipende dalle
esigenze del
cliente. Sig. B/Sig. D " " dipende dalle scelte del cliente
Test ciclo attivo
Oggetto di
indagine
Procedur
a
esistenza / effettuazione
delle fasi operative Responsabile
Responsabile
formalizzaz.
(firma/spunta
) se prevista
Luogo Test Note
FATTURA
Registrazio
ne della
fattura 15
verifica di conformità tra fattura, ddt e
ordine
ufficio
amministrativo Sig. D Sede legale V
Giornalmente verifica delle spedizioni avvenute ed emissione delle fatture
dopo gli opprotuni controlli.
Stampa delle fatture in triplice copia (una archiviata per numerazione/ 1 per
raccoglitore per la gestione del credito/ incasso e l'orginale che viene spedita
al cliente)
16
aggiornamento delle schede contabili dei
partitari clienti contemporaneamente alle
scritture contabili manuale n/a
17
aggiornamento delle schede contabili dei
partitari clienti contemporaneamente alle
scritture contabili automatico
ufficio
amministrativo Sig. D "
nel momento in cui si effettua la fatturazione AS 400 in automatico provvede
ad effettuare la registrazione in co.ge Gestione
del credito
18
esistenza dello scadenziario clienti (o del
partitario con data di scadenza del credito) ufficio amm.to
Sig. D per
Ri.Ba.
Sig.ra E per RID "
non esiste un o scadenziario in Excel. Sig. D si occupa della gestione ri.ba
supportata dal programma AS400 che tiene conto delle varie scadenza. Sig.ra
E si occupa della gestione delle RID e mensilmente (fine mese) sfogliando il
raccoglitore delle fatture per RID effettua i dovuti check e gli eventuali
solleciti
19 aggiornamento periodico dello scadenziario ufficio amm.to Sig. D
solo per le ri.ba in automatico per RID è tramite E/C che viene inviato prima
della scadenza al cliente
20 verifica dello stesso da parte di un
responsabile
direzione
amministrativa Dott. X
tramite analisi degli estratti conto bancari . Apponendo firma sulla
scadenziario
21 controllo e analisi dello "scaduto" amministrazione Sig. D/Gig.ra E
giornalmente Sig.ra E verifica gli incassi ricevuti ed effettua i dovuti solleciti
coordinandosi all'occorenza con il Sig. D Incasso
22 verifica conformità incasso/importo
fatturato/ordine amministrazione Sig. E
23 evidenziazione di specifica autorizzione per
la contabilizzazione degli sconti n/a casi rari
24 storno dalla contabilità degli scostamenti Controllo
con i
clienti
25 invio periodico di e/c amministrazione Dott. X
26 esistenza di una riconciliazione periodica
con i saldi amministrazione Dott. X
RESI
Contabilità 27
tutti i resi sono approvati Ufficio qualità Sig. B Sede Legale
28 tutti i resi sono documentati con bolle datate amministrazione Sig.ra E ok bolle in entrate
29 verifica conformità reso/bolla/ordine/fattura Ufficio qualità Sig. Y
Test ciclo attivo
Controlli effettuati
Descrizione WPR Check
XXXXXYYYYZZZZ SPA P
- verifica ordine n. 439858419 100/1 P
- verifica commessa n. 30790 100/2 P
- verifica conferma d'ordine n. 488 del 15/3/2013 100/3 P
- verifica compilazione modello "commessa completata" 100/4 P
- verifica DDT n. 983 del 3.5.13 100/5 P
- verifica certificato di collaudo 100/5.1 P
- verifica dichiarazione di conformità 100/5.2 P
- verifica istruzioni ATEX 100/5.3 P
- verifica istruzioni di uso e manutenzione 100/5.4 P
- verifica fattura n. 983 del 9.5.13 100/6 P
- verifica dichiarazione di intento n. 1109 del 28.11.2012 per le operazioni dal 1.1.13 al 31.12.13 100/7 P
- verifica reg. Prot. IVA n. 795 100/8 P
- verifica reg. libro giornale n. 9523, 9524 e 9525 100/9 P
- verifica scadenziario cliente e incasso BB BPM del 19.8.13
100/10
100/11 P
Verifica ordine di acquisto
Verifica commessa
Verifica conferma d’ordine
Verifica ddt
ANALISI COMPARATIVA
VERIFICA CONTO ECONOMICO – TEST SUI COSTI
TEST DI CONFORMITA’
TEST DI VALIDITA’
Oggetto di indagine Procedura esistenza / effettuazione
delle fasi operative Responsabile
Responsabile formalizzaz. (firma/spunt
a) se prevista
Luogo Test Note
ORDINE Emissione e archiviazione
1 numerazione progressiva del documento
2 verifica del rispetto delle condizioni contrattuali
3 supervisione agli ordini da parte di un responsabile superiore
4 verifica dell'autorizzazione all'emissione/modifica dell'ordine
5 completezza e correttezza dell'archiviazione degli ordini emessi 6 adeguata reperibilità ordini/contratti archiviati
Esecuzione dell'ordine
7 applicazione della procedura ricevimento merci / servizi
8 verifica della conforrmità ricevuto/ordinato e riferimenti interni
9 esistenza procedura ordini non evasi, solleciti e applicazioni penali
DOCUMENTO DI TRASPORTO
Archiviazione
10 numerazione progressiva del documento 11 invio alla contabilità generale 12 ogni consegna dà luogo a un ddt 13 ogni ddt dà luogo a una fattura
FATTURA Registrazione della fattura
14 verifica di conformità tra fattura, ddt e ordine
15 procedura di risoluzione delle difformità ordine/ddt/fattura 16 ogni acquisto è seguito dalla fatturazione
17 ogni fattura è correttamente contabilizzata, anche nel rispetto della competenza
18 aggiornamento delle schede contabili dei partitari fornitori contemporaneamente alle scritture contabili manuale
19 aggiornamento delle schede contabili dei partitari fornitori contemporaneamente alle scritture contabili automatico
Gestione del debito
20 esistenza dello scadenziario fornitori (o del partitario con data di scadenza del debito) 21 aggiornamento periodico dello scadenziario
22 verifica dello stesso da parte di un responsabile
Pagamento 23 verifica autorizzazioni al pagamento 24 verifica contabilizzazioni degli scostamenti
25 verifica conformità pagamento/importo fatturato/ordine
26 evidenziazione di specifica autorizzione per la contabilizzazione degli sconti
Controllo 27 esistenza di una riconciliazione periodica con i saldi
RESI Contabilità 28 esistenza documentazione per la restituzione della merce
Procedura costi
Test conformità ciclo passivo Oggetto di
indagine Procedura RIF
esistenza / effettuazione
delle fasi operative Responsabile
Responsabile
formalizzaz.
(firma/spunta) se
prevista
Luogo Test Note
Fabbisogno
A Richiesta di approviggionamento
/FABBISOGNO dal magazzino FIRMATA e
controllata
Ufficio tecnico
/magazzino Sig. A /Sig. B magazzino
Sig A prepara una lista di materiali che viene verificata dal
responsabile Sig. F prima della redazione dell'ordinativo di acquisto
B richiesta di specifico pezzo - commessa di
produzione
Ufficio ingegneria /
magazzino Sig. B/ Sig. C / Sig. D sede
Per l'acquisto di particolari apparecchiature specifiche per la
produzione di una commessa. È direttamente l'ufficio di ingegreia
che si occupa dell'ordinativo. ORDINE Emissione e
archiviazione 1 numerazione progressiva del documento ufficio acquisti Sig. F sede
emessi in 3 copie una in archivio acquisti/una a magazzino una in
amministrazione
2 verifica del rispetto delle condizioni contrattuali ufficio tecnico Sig. B/ Sig. C / Sig. D sede a seconda dell'ordinativo effettuato
3 supervisione agli ordini da parte di un
responsabile superiore ufficio qualità Sig. B sede
4 verifica dell'autorizzazione
all'emissione/modifica dell'ordine ufficio qualità Sig. B sede
5 completezza e correttezza dell'archiviazione degli
ordini emessi ufficio acquisti Sig, F sede archiviati in ufficio acquisti e una copia dietro la fattura d'acquisto
6
adeguata reperibilità ordini/contratti archiviati
ufficio
acquisti/amministrativo Sig. F/ Sig. ra E sede si Esecuzione
dell'ordine 7 applicazione della procedura ricevimento merci /
servizi magazzino Sig. C sede
verifica bolla in entrata con i l materiale e timbra il ddt con la data di
ricezione e inoltra il ddt in entrata all'ufficio amministrativo
8 verifica della conforrmità ricevuto/ordinato e
riferimenti interni magazzino Sig. Cù sede
9 esistenza procedura ordini non evasi, solleciti e
applicazioni penali ufficio qualità Sig F sede
I solleciti sono effettuati dalla Sig.ra P. Le non ocnformità sono
segnalate al responsabile della qualità Sig F. DOCUMENTO DI
TRASPORTO
Archiviazione
10
numerazione progressiva del documento ufficio amm.vo Sig.ra E sede
sulla base della numerazione data dal fornitorie viene archiviata nel
fascicolo del fornitroe dietro le fatture di acquisto insieme ad ogni
altro dicumento a riguardo (ordine/packing/specifiche merci/…)
11 invio alla contabilità generale ufficio amm.vo Sig.ra E " conemporaneamente scarica ordine e carica magazzino
12 ogni consegna dà luogo a un ddt ufficio amm.vo Sig.ra E "
13 ogni ddt dà luogo a una fattura " no raggruppamento a seconda dell'ordinativo
Test ciclo passivo Oggetto di indagine Procedura RIF
esistenza / effettuazione
delle fasi operative Responsabile
Responsabile
formalizzaz.
(firma/spunta) se
prevista
Luogo Test Note
FATTURA Registrazione della
fattura
14
verifica di conformità tra fattura, ddt e ordine ufficio amm.vo Sig.ra E "
Dall'archivio bolle prende quella/e relativa/e alla fattura e
effettua il check. Il ddt verrà poi pinzato dietro la fattura e
seguirà l'iter di archiviazione della fattura passiva di
riferimento.
Vistata anche dall'ufficio qualità dopo la registrazione della
fattura. VISTO SU FATTURA DI ACQUSITO
15 procedura di risoluzione delle difformità
ordine/ddt/fattura
ufficio
amm.vo/qualità Sig.ra E "
Sig. ra E effettua check e comunica le difformità al
responsabile qualità Sig. F che risolve la conformità riscontrata
16 ogni acquisto è seguito dalla fatturazione ufficio amm.vo Sig.ra E/Sig. F "
17 ogni fattura è correttamente contabilizzata, anche
nel rispetto della competenza ufficio amm.vo Sig.ra E "
18
aggiornamento delle schede contabili dei partitari
fornitori contemporaneamente alle scritture
contabili manuale N/A
19
aggiornamento delle schede contabili dei partitari
fornitori contemporaneamente alle scritture
contabili automatico ufficio amm.vo Sig.ra E " In automatico Gestione del debito
20 esistenza dello scadenziario fornitori (o del
partitario con data di scadenza del debito) ufficio amm.vo Sig. ra E "
delle ri.ba in automatico da sistema AS 400 / delle RID
manuale a fine mese
21 aggiornamento periodico dello scadenziario ufficio amm.vo Sig.ra E "
22 verifica dello stesso da parte di un responsabile direzione Dott. X " Pagamento 23 verifica autorizzazioni al pagamento direzione Dott. X "
24 verifica contabilizzazioni degli scostamenti n/a
25 verifica conformità pagamento/importo
fatturato/ordine ufficio amm.vo Sig.ra E "
in fase di preparazione della distinta di presentazione ri.ba o
sulla base delle liste di BB
26 evidenziazione di specifica autorizzione per la
contabilizzazione degli sconti n/a Controllo
27 esistenza di una riconciliazione periodica con i
saldi direzione Dott. X '
Verifica a trimestre a campione in fase di chiusura bilancino di
verifica RESI Contabilità
0 esistenza documentazione per la restituzione della
merce magazzino Sig. C/Sig. F '
Dopo aver verificato il materiale ricevuto in caso di non
conformità Sig. C comunica alla contabilità la necessità del
Reso e la sig. ra E emette la nota di reso
Test ciclo passivo - controlli
Fornitore
Fornitura
richiesta/
Approvvigion
amento
materiali ordine d'acquisto conferma d'ordine DDT Fattura
Pagamen
to
Co.ge. / IVA / libro
giornale Altro
xxxyyyzzzz. Srl
1 fl ferro +
3flange ferro +
10 fl ferro
pulite su due
lati n. 982 del 31.7.13 n. 488 del 15.3.13
N. 3668 del
4.9.13
n. 3805 del
12.9.13
N. 1661
del
10.9.13
n. 1699
del
14.9.13
Ri.Ba
30.11.13
Ri.Ba
10.1.14 OK verificato
non
imponibile
art. 8 c)
WPR 110/1 110/2 110/3
110/4
110/5
110/6
110/7 110/8 110/9
aaaaaaaaaaa SPA
5 dischi di
ferro n. 983 del 31.7.13 no
n. 153 del
19/9/13
n. 60 del
30/9/13
non
scaduta Ok verificato
non
imponibile
art. 8 c)
WPR 110/1 110/10 110/11 110/12 110/13
Ordine d’acquisto
Conferma d’ordine
DDT
FATTURA
FATTURA
L’ANALISI DEI COSTI PER SERVIZI
Effettuare un’analisi delle voci di costo (in modo
specifico i costi per servizi) risultanti in contabilità.
Acquisire evidenza dell’inerenza dei costi, dell’effettivo ottenimento dei servizi e della appropriata autorizzazione.
Riscontrare l’evidenza del servizio reso e l’esistenza di contratti firmati tra le parti.
Codice
conto Descrizione Data Fattura N. Fattura Fornitore Importo Reg. IVA WPR DDT Pagam. Note
40600001 Acquisti Italia 31/05/13 1120904 A 115.544 3.51.10 ok dich intento
40600001 Acquisti Italia 05/06/13 62356 B 301.800 3.51.20 ok dich intento - ok
ordine
40600001 Acquisti Italia 11/06/13 1.333 C 94.235 3.51.30
40600001 Acquisti Italia 22/06/13 1136812 D 350.908 3.51.40 ok dich intento
40600001 Acquisti Italia 12/09/13 20209043 E 23.323 3.51.50 non scad. ok carico magazzino
40600001 Acquisti Italia 21/09/13 1194659 F 68.638 3.51.60 non scad. ok carico magazzino
40600001 Acquisti Italia 12/09/13 148 G 332.045 3.51.70 ok ingresso merci MTS
40600001 Acquisti Italia 17/09/13 234656 H 6.555 3.51.80 Fatt. accomp. non scad. ok carico magazzino
40600002 Acquisti CEE 15/01/13 1177223 I 129.442 3.52.10 CMR ok Intrastat, Black List e
carico Magazzino
40600002 Acquisti CEE 17/01/13 3502640 L 7.860 3.52.20 Tracking
Trasportatore
ok Intrastat, Carico di
magazzino
40600002 Acquisti CEE 29/04/13 1214663 M 101.385 3.52.30 CMR ok Intrastat, Black List,
Carico magazzino
40600002 Acquisti CEE 12/07/13 22549561 N 13.974 3.52.40 Tracking
Trasportatore ok Intrastat
40600002 Acquisti CEE 13/09/13 22943954 O 24.516 not done 3.52.50 Tracking
Trasportatore non scad. ok Intrastat
40600002 Acquisti CEE 30/08/13 130800551 P 64.185 not done 3.52.60 CMR ok Intrastat
40600002 Acquisti CEE 19/09/13 1272385 Q 143.359 not done 3.52.70 CMR ok Intrastat
REVISIONE CONTO ECONOMICO : Verifica fatture passive
REVISIONE CONTO ECONOMICO : Verifica fatture passive (fattura e Report merci magazzino)
REVISIONE CONTO ECONOMICO : Verifica fatture passive – ordine da cliente
Test di validità
REVISIONE CONTO ECONOMICO : Verifica fattura di pubblicità
REVISIONE CONTO ECONOMICO : Verifica contratto
REVISIONE CONTO ECONOMICO : Verifica emolumento amministratori
Con riferimento alla voce n. 5 conto n. ……….”Emolumento amministratori”, abbiamo verificato la documentazione di supporto
per gli amministratori:
Nome dell’amministratore Mese di riferimento Importo
visionando il verbale di assemblea dei soci tenutosi in data ………………….. , dal quale emerge che per l’anno …………. “il compenso
lordo spettante agli amministratori, a partire dalle rispettive date di nomina ed in ragione d’anno, è così stabilito: euro ………
(………………) per ciascun amministratore”.
L’esame svolto non ha fatto emergere rilievi significativi (oppure indicare i rilevi emersi).
REVISIONE CONTO ECONOMICO Costi del personale
per accertarsi che siano:
relativi a personale regolarmente assunto ed in forza all’organico
relativi a prestazioni di lavoro dipendente effettivamente svolte
in accordo con le norme di legge e gli accordi contrattuali
REVISIONE CONTO ECONOMICO Costi del personale
QUALI DOCUMENTI DEVE AVERE LA SOCIETA’?
CARTELLETTA CON DOCUMENTI
PERSONALI DI LAVORO
CONTRATTUALI
COSTI DEL PERSONALE Cartelletta con documenti personali
DOCUMENTI PERSONALI
fotocopia carta di identità
originale stato di famiglia
certificazione medica della visita preliminare alla assunzione
certificato di vivenza a carico per familiari non conviventi.
Costi del personale
COSTI DEL PERSONALE Cartelletta con documenti contrattuali
Documenti contrattuali:
— contratto di impegno alla assunzione; — lettere e contratti di variazione retributiva; — contratti speciali per particolari impegni (patto di non concorrenza, patto di reperibilità, accordi specifici vari); — scheda del dipendente dalla quale risulti sinteticamente: — se part-time — se contratto a termine — se contratto di formazione — se invalido o altra categoria protetta — data di assunzione — data di cessazione e motivo — variazioni di livello e qualifica intervenute — corsi di formazione a cui ha partecipato (soprattutto quelli sulla sicurezza) — accordi per l’uso, la consegna e la restituzione di: — auto; — casa; — computer — cellulare; — accordi e regolamenti aziendali (a livello individuale); — mensa; — orario di lavoro; — rimborsi spese; — infortuni; — malattie; — maternità, — altro.
REVISIONE CONTO ECONOMICO : costi del personale
La documentazione dell’azienda A questi si aggiungono i documenti aziendali: — Cedolini paga e fogli riepilogo (o libro paga tradizionale). — Libro presenze o eventuali cartellini orologio. — Libro matricola. — Libro infortuni. — Note di rimborso spese. L’omissione sui libri obbligatori, quali il libro matricola o il libro infortuni o l’assenza di cedolini paga (per stipendi pagati ai dipendenti) sono fatti che possono determinare sanzioni abbastanza pesanti. Occorre, quindi, predisporre una serie di eventi di controllo periodico e di stima delle eventuali sanzioni applicabili.
COSTI DEL PERSONALE
LIBRO MATRICOLA Si occupa di documentare il numero ,i dati anagrafici del dipendente. Il libro matricola non può essere rimosso dal luogo lavoro. Deve essere conservato per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.
LIBRO PAGA Si occupa di documentare le retribuzioni, esso è composto dal registro presenze e
dal cedolino paga.
Il registro presenza serve a indicare mese per mese le ore di lavoro e di assenze.
Il cedolino paga contiene i dati anagrafici del lavoratore, la sua qualifica professionale, la retribuzione, gli assegni familiari .
REGISTRO INFORTUNI Esso si occupa di registrare tutti gli infortuni di un lavoratore ,deve essere
conservato sul luogo di lavoro e fino a 4 anni dall’ultima registrazione
COSTI DEL PERSONALE
REGISTRO VISITE MEDICHE PREVENTIVE E PERIODICHE
Esso si trova nelle aziende che hanno i lavoratori soggetti a visite mediche obbligatorie. Non sono previste bolli del registro che deve riportare:
1) Generalità del lavoratore
2) Referto medico
3) Data delle visite
4) Scadenza della visita successiva
DOCUMENTO SULLA VALUTAZIONE DEL RISCHIO AMBIENTALE
Il datore di lavoro deve valutare i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori. Il documento va aggiornato in caso di modifiche dell’attività svolta e dei rischi.
COSTI DEL PERSONALE
RIEPILOGO CONTROLLI SU RILEVAZIONI STIPENDI GIUGNO 2014 3.3.1
DESCRIZIONE COGE CONSULENTE DEL LAVORO PAGAMENTO ESITO
CONTROLLO DESCRIZIONE IMPORTO W/P DESCRIZIONE IMPORTO W/P DESCRIZIONE IMPORTO W/P
COSTO SALARI E STIPENDI
COSTO COD 407001 e003 (REGISTRAZIONE CONTABILE)
196.990
3.3.2 da prospetto per imputazione contabile
196.990 3.3.3 N/A OK COSTO IN
COGE
COSTO INPS
COMPRESI CONTRIBUTI DIRIGENTI E TESORERIA (REGISTRAZIONE CONTABILE)
61.645
3.3.2 da prospetto per imputazione contabile
61.645 3.3.3 N/A OK COSTO
COGE
DEBITO DIPENDENTI RILEVAZIONE DEBITO DIPENDENTI BERGAMO
DEBITO DA CEDOLONE RIEPILOGATIVO
202.218 OK DEBITO DIP E PAGAMENTO
133.202
3.3.2 DI CUI DIPENDENTI BERGAMO
133.202 3.3.4 MPS 11/09/14 133.202
3.3.5
DEBITO IRPEF 1001
rilevazione debito insieme ad altri codici tributo, ok il saldo
in coge va a zero al 16/07/2014
presa visione
mastrino
importo da busta paga riepilogativa
62.642
3.5.6
di cui dipendenti BERGAMO
50.133 F24 del 16/07/2014 (1001)
50.133
3.3.7 OK F24 ERARIO
DEBITO INPS DM10 debito INPS 220001 (dip BG) 75.568
3.3.2 da prospetto per imputazione
contabile
75.568 3.3.3
Ok F24 INPS
deb. Inps tesoreria (dip BG) 6.133
3.3.2 6.133
debito INPS 220001 (dirigenti, registrazione Co.Ge. Separata)
7.712
TOTALE DEBITO INPS BG 89.413
F24 del 16/07/2014 (DM10) BG
89.413
3.3.7
Costi del personale
Costi del personale
Oggetto di indagine
Procedura esistenza / effettuazione
delle fasi operative Respons
abile
Responsabile formalizzaz.
(firma/spunta) se prevista
Luogo Test Note
Sitema di rilevazione delle
presenze
badge elettronico
1 esistenza di un sistema informatizzato
2 tutti i dipendenti possiedono un badge
3 frequenza dell'aggiornamento delle presenze
gestione delle ferie e dei permessi
4 riconciliazione dettaglio presenze - riepilogo presenze fine mese
5 raccolta documentazione di supporto malattie, infortuni, etc.
6 riconciliazione foglio presenze con comunicazioni da dipendenti per ferie e permessi
consulente del lavoro
7 invio tabulato presenze al consulente per elaborazione dei cedolini
8 elaborazione libro unico del lavoro
9 stampa/video libro unico del lavoro
Sicurezza delle informazioni
esistenza di limitazioni all'accesso
10 password abbinate agli addetti responsabili
11 accesso alle cartelline cartacee dei dipendenti
12 le distinte di bonifico sono visibili anche all'ufficio amministrativo
libro infortuni 13 esistenza del libro infortuni
14 il libro infortuni è conservato presso la sede della società
15 aggiornamento libro infortuni
Cartellette personale dipendente
16 detrazioni familiari a carico
17 fotocopia codice fiscale
18 autocertificazione stato famiglia e residenza
19 visita medica
20 collaborazioni a progetto
21 livello di inquadramento
22 ore settimanali
23 scadenza
24 modulo privacy
25 per gli extracomunitari: copia del permesso di soggiorno
26 coordinate bancarie per accreditamento degli stipendi
27 lettera di assunzione
28 copia delle lettere di aumento
29 copia titolo di studio
Rilevazione degli stipendi
30 Creazione delle scritture contabili di prima nota
31 Inserimento registrazione contabile
32 Controllo conformità tra i dati ricevuti per la prima nota e quanto effettivamente registrato in CoGe
33 Predisposizione ed Elaborazione F24
Pagamento degli stipendi
34 Stipendi
35 F24
36 controllo che i saldi di debito Tributari e previdenziali e verso il personale si chiudano entro i mesi successivi
37 Fondi previdenza complementare
Busta Paga 38 Consegna Busta Paga 39 password all'accesso del portale
40 Buste paga Cartacee
Grazie per l’attenzione
Laura Restelli, dottore commercialista, revisore legale
Davide Trotti, dottore commercialista, revisore legale
Amministratori di Prorevi Auditing s.r.l.
Società di revisione, Milano