colored swoosh powerpoint template - hybjerghus optimering...
TRANSCRIPT
Personlig Effektivitet
v/Rikke Bech Skougaard
8.apr. 2015
Hvem er Rikke ?
2
Hvem er Rikke ?
3
Hvem er Rikke ?
4
Formål
5
At få skabt større
bevidsthed
omkring din
effektivitet
? ? ?
6
Hvor effektiv er du
på en skala
fra 1 – 10 ?
Personlig Effektivitets Hjulet
7
Obs. på…
8
HUSK:
9
10
11
Dét at være positiv
12
Kilde: www.livescience.com, This Personality Type Is Linked to Success and Happiness (2013) (Sophia Chous forskning)
13
At beslutte sig
Effektivitet – hvad handler det om ??
Overspringshandlinger
15
• Vær bevidst
• Hold fokus
• Tag ansvar
• Planlæg pauser
• Brug dem som belønning
• Del projekter op i mindre opgaver
• Fjern forstyrrelser
Overspringshandlinger
• Løs opgaven mens den er varm
• Reducér antallet af opgaveskift
• Et opgaveskift koster tid og øger
risikoen for fejl
• Multitasking er YT
16
17
Overblik
Overblik
18
• Jo mere forberedt du er,
- jo lettere kan du bevare overblikket
• Spis elefanten i små bidder
• Gør det synligt
- brug farver
Overblik - Uddelegere
19
Opgaver
jeg selv
skal løse
Opgaver jeg
kan
uddelegere
Opgaver jeg
skal
uddelegere
Orden
• Indret din arbejdsplads
• Placér dine ting, e-mails,
mapper, filer og genveje på
computeren efter forbrug
• Lav faste pladser til ting, så de
finder ”hjem”.
20
Hvert minut der spildes koster ca. 5 kr.
Så hvis 2 personer spilder hver10 min. på f.eks. søgetid hver dag,så koster det 20.000 kr. om året!
© Flexkom | side 21
22
Spild Spildtid/dag (min.)Antal
medarbejdereMin. i alt
pr. dag
Kr. i altpr. dag
(5 kr./min.)
Møder 15 min./dag 5 funktionærer 75 min./dag 375 kr./dag
Afbrydelser internt5 min./afbryd. x 10
afbryd. = 50 min.
10 funktionærer 500 min./dag 2.500 kr./dag
CC e-mails5 CC e-mails x
3 min. = 15 min.
10 funktionærer 150 min./dag 750 kr./dag
Søgetid efter filer, e-mails, kolleger
10 min./dag 10 funktionærer 100 min./dag 500 kr./dag
825 min./dag 4.125 kr./dag
13,75 timer/dag825.000 kr./år(200 dage/år)
En organisation med 10 funktionærer:
Spild-eksempel
Antal timer i alt pr. dag for 10 funktionærer = 10 x 7,4 time =
74 timer pr. dag
Spild = 13,75 timer pr. dag ==> 13,75/74 = 19 %
Mail-kultur
•Tag kontrollen
tilbage
23
Mail-kultur
• Send link – ikke vedhæfte
• Overvej brugen af ”CC”
• Slet nyhedsbreve
• Brug flag og farver
• Send færre mails,– ring
24
Mail-kultur
25
• Gennemgå din indbakke
max. 3 gange/dag
• Indbakken skal være tom
eller meget lille
26
https://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=9GigrIT-A0U
De 4 D’er:
FISKE-MAILS
27
Hoved:• Emne• Tidl. mail
eller møde
Krop:• Argumenter• Baggrund• Spørgsmål• Gerne punkter
Hale:• Forventninger• Hvad er næste
trin ?• Tidshorisont• Ansvarlig
Værdiskabende møder
• Dagsorden med tid
• Forberedelse
• Kun vigtig deltagelse
• Mødeledelse
• Afslut hvert pkt. med konklusion
• Stående møder
• Referat
• Evaluér møderne
28
Afbrydelser
• En afbrydelse koster 20 min.
• ”Luk døren” – vær synlig
• Fjern pop-ups ved nye e-mails
• Lav en blank startside på
internettet
• Sociale medier
29
Afbrydelser
• Hvor vigtig er din telefon ?
• Hvad er din holdning til
telefonbrug under møder o.a.
• Hvad er forventningerne ?
30
Planlægning og Prioritering
Hvad er formålet
?
Hvad vil du opnå
?
31
Dine mål
32
Skriv de mål ned, som
du gerne vil nå
indenfor det næste år(i nutidsord)
Dit mål
33
Vælg hvilket mål, der
ville have den største
positive indflydelse
på dit liv
???
Hvad er
planlægning og
prioritering ?
34
Planlægning handler om…
– at vide, hvad formålet er
– at lave de rigtige ting på det
rigtige tidspunkt
– at handle i stedet for at udskyde
– at prioritere
– at lære at sige nej
35
Planlægning
– Lav deadlines for dig selv
– Planlæg også forberedelse
– Planlægge pauser/belønning
36
Min påstand
Du har tid nok til dét,
som du har lyst til.
Det er kun et spørgsmål
om prioritering.
37
Planlægning
– Hav én ”Master-to-do”-liste
– Lav en løs ugeplan 1 x pr. uge
– Hold planlægningsmøde med dig
selv
– Planlæg hver dag INDEN du går i
gang
38
39
HASTER HASTER IKKE
VIG
TIG
TM
IND
RE
VIG
TIG
T
40
Ud
by
tte
Indsats
Lav
Lav Høj
Høj
Juvel
Lavthængende frugt
Udviklingsprojekter
Skraldespand
Prioritering
ABCDE-Metoden• A = Skal
• B = Bør
• C = Rart
• D = Uddelegeres
• E = Slettes helt fra listen
41
Prioritering
Start dagen med at sluge en frø,
- den største og grimmeste,
- det er den opgaver, der rykker
dig mest
Modstå fristelsen til at ordne de små ting først
Brian Tracy “Slug frøen”
42
Prioritering
”Ofte er 1 opgave ud af 10
opgaver mere værd af udføre
end alle de 9 andre punkter
tilsammen”
”Denne udsættes desværre ofte”
Brian Tracy “Slug frøen”
43
44
MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG SØNDAG
UGEPLAN
Sæt tid på
–Vær realistisk
–Planlæg så du har tid til
ad hoc opgaver
45
Del din tid op
• Ligesom skoleskemaet
• Hvad skal laves hvornår ?
• Hvornår har du mest energi ?
• Faste rutiner
• Plads til opsøgende arbejde
• Ad hoc-tid
• Realistisk
46
Planlægning
• Ultimo uge 22:
Planlæg uge 23
• Ultimo maj:
Planlæg juni
• Ultimo 2015:
Planlæg 2016
47
Hjemmeopgave
”Få det ind
under huden”
48
Lær
Lær af dét,
der går godt,
- når du er succesfuld
49
Opsumering
• Det er DIG, der har magten
• Husk at være positiv
• PE Hjulet
• Overspringshandlinger
• Overblik
• Orden
• Mail-kultur
50
Opsumering
• Værdiskabende møder
• Afbrydelser
• Planlægning
• Prioritering (Slug frøen)
• Vær realistisk
• Få det ind
under huden
51
- Og så lidt reklame
• Jeg kan hjælpe dig med at
holde fokus => bedre bundlinje
• PE Foredrag/forløb i din
virksomhed/netværk
52
Og til sidst...
Hvad har været
den vigtigste lære
fra i dag ?
53
