comarch erp e-pracownikdownload.comarch.com/wersje_pliki/opisy/optima/dokumentacja... · comarch...

Comarch ERP e-Pracownik 1 v.2013.1.1

Dokumentacja Użytkownika Systemu

Comarch ERP e-Pracownik Wersja 2013.1.1


UWAGA

Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej.

Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy.

W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681 43 00.

UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia 04.02.1994 r.

Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych.

Gwarancja na oprogramowanie umożliwia:

� Uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia)

� Zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu

� Korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego

W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem.


1 WSTĘP .......................................................................................................................................................................... 4

2 INFORMACJA TECHNICZNA ........................................................................................................................................... 5

2.1 WYMAGANIA SYSTEMOWE DO INSTALACJI APLIKACJI NA SERWERZE ...................................................................... 5 2.1.1 SYSTEMY OPERACYJNE ................................................................................................................................... 5 2.1.2 KOMPONENTY SYSTEMOWE .......................................................................................................................... 5 2.1.3 SERWER SQL ................................................................................................................................................... 5

2.2 WYMAGANIA SYSTEMOWE DLA UŻYTKOWNIKA ....................................................................................................... 6 2.3 WARUNKI KORZYSTANIA Z APLIKACJI ........................................................................................................................ 6

3 PIERWSZE URUCHOMIENIE APLIKACJI ........................................................................................................................... 7

3.1 STRUKTURA ................................................................................................................................................................ 7 3.2 UPRAWNIENIA ........................................................................................................................................................... 8

3.2.1 LISTA UŻYTKOWNIKÓW.................................................................................................................................. 8 3.2.2 SCHEMATY UPRAWNIEŃ ................................................................................................................................ 9

3.3 UŻYTKOWNICY ......................................................................................................................................................... 10 3.3.1 GENERUJ HASŁA ........................................................................................................................................... 10 3.3.2 ZABLOKUJ WYBRANE KONTA ....................................................................................................................... 11 3.3.3 ODBLOKUJ WYBRANE KONTA ...................................................................................................................... 11

4 STANDARDOWE PRZYCISKI OBSŁUGUJĄCE OKNA ....................................................................................................... 12

4.1 PLAN PRACY/CZAS PRACY ........................................................................................................................................ 12 4.2 URLOPY/NIEOBECNOŚCI .......................................................................................................................................... 12 4.3 UŻYTKOWNICY ......................................................................................................................................................... 13

5 LOGOWANIE ............................................................................................................................................................... 14

5.1 MOJE DANE .............................................................................................................................................................. 15 5.2 WYLOGUJ ................................................................................................................................................................. 16

6 PRACOWNICY ............................................................................................................................................................. 17

7 PLAN PRACY ............................................................................................................................................................... 19

7.1 EDYCJA DNIA PRACY ................................................................................................................................................. 19 7.2 KOPIOWANIE DANYCH ............................................................................................................................................. 21 7.3 USUWANIE DANYCH ................................................................................................................................................ 21 7.4 WERYFIKACJA 11-GODZINNEJ PRZERWY.................................................................................................................. 22

8 CZAS PRACY ................................................................................................................................................................ 23

9 URLOPY ...................................................................................................................................................................... 27

9.1 LIMITY ...................................................................................................................................................................... 27 9.2 NIEOBECNOŚCI ......................................................................................................................................................... 28

9.2.1 NIEOBECNOŚCI – PLANOWANIE URLOPU .................................................................................................... 28 9.2.2 NIEOBECNOŚCI – ZATWIERDZANIE URLOPU ................................................................................................ 29


1 Wstęp

Aplikacja Comarch ERP e-Pracownik przeznaczona jest dla pracowników i ich przełożonych. Poprzez odpowiednie ustalenie struktury podległościowej i praw dostępu pracownicy etatowi i ich przełożeni mogą mieć dostęp do swoich danych związanych z czasem i planem pracy oraz nieobecnościami. Dodatkowo przełożeni będą mogli zatwierdzać zaplanowane przez ich podwładnych urlopy wypoczynkowe. Aplikacja Comarch ERP e-Pracownik pobiera dane bezpośrednio z bazy programu Comarch ERP Optima. Współpracuje ona zarówno z modułem Płace i Kadry Plus, jak i Płace i Kadry. Pobierane i wyświetlane są podstawowe informacje na temat pracowników (dane kadrowe), planowanych czy wykorzystanych nieobecności, planu pracy i czasu pracy. W przypadku modułu współpracującego z Płacami i Kadrami Plus istnieje możliwość odnotowania wielu wejść/wyjść w obrębie dnia, ustalenie wydziału, projektu oraz informacji związanych z odbiorem nadgodzin. Planowanie czasu pracy, jak i nieobecności można zarówno wykonać od strony aplikacji, jak i programu. O ile w aplikacji może to wykonać samodzielnie pracownik, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia, o tyle w programie nadal nanoszenie i planowanie czasu pracy, nieobecności wykonywane jest przez uprawnionych operatorów programu. Aplikacja charakteryzuje się dynamicznym menu, które dostosowuje się do wielkości ekranu komputera, tabletu czy smartfona.

Uwaga: Comarch ERP e-Pracownik w przypadku komputerów stacjonarnych współpracuje z najnowszymi wersjami przeglądarek internetowych: Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox. W przypadku urządzeń mobilnych tylko z przeglądarkami preinstalowanymi na systemach Android 4 i kolejne, Windows Phone 8 oraz iOS 4 i kolejne.


2 Informacja techniczna

2.1 Wymagania systemowe do instalacji aplikacji na serwerze

2.1.1 Systemy operacyjne

Comarch ERP e-Pracownik można zainstalować na następujących systemach operacyjnych:

� Windows Server 2008

� Windows Server 2008 R2

� Windows Server 2012

� Windows 7

� Windows 8

2.1.2 Komponenty systemowe

Comarch ERP WAMC (instalator aplikacji) i Comarch ERP e-Pracownik korzystają z następujących komponentów systemowych:

� Internetowe usługi informacyjne (IIS) w wersji 7.0 lub nowszej z odpowiednimi komponentami

Dodatkowo wymagane są następujące komponenty systemowe:

� Microsoft Windows Installer 4.5

� .Net Framework 4.0

� Microsoft SQL Server Native Client (tylko dla Windows Server 2008)

2.1.3 Serwer SQL

Wspierane wersje

Comarch ERP e-Pracownik może działać w oparciu o następujące wersje Microsoft SQL Server:

� Microsoft SQL Server 2005

� Microsoft SQL Server 2008 (R2)

� Microsoft SQL Server 2012

Konfiguracja serwera SQL

Od strony ustawień serwera SQL wymagane jest by układ sortowania (collation) serwera ustawiony był na:

� Polish_CI_AS – Polish, Case Insensitive, Accent Sensitive.

Licencjonowanie serwera SQL

Aplikacja Comarch ERP e-Pracownik wymaga dodatkowo, aby licencja na Microsft SQL Server była typu per Processor. Wynika to ze sposobu licencjonowania SQL Server przez firmę Microsoft dla aplikacji Internetowych, gdzie nie ma możliwości określenia ilości użytkowników.


2.2 Wymagania systemowe dla Użytkownika

W celu korzystania z Comarch ERP e-Pracownik w wersji 2013.1.1 konieczne jest posiadanie systemu Comarch ERP Optima w wersji co najmniej 2013.5.1.

Aplikacja korzysta i zapisuje dane związane z czasem, planem pracy i nieobecnościami bezpośrednio w bazie Comarch ERP Optima.

Dostęp do aplikacji możliwy jest z poziomu komputera stacjonarnego, tabletu, smartfona.

Poprawne działanie aplikacji wymaga najnowszych wersji przeglądarek dla:

- komputerów stacjonarnych:

� Microsoft Internet Explorer 8 i kolejne

� Google Chrome

� Mozilla Firefox

- dla smartfonów i tabletów z systemem Android 4 i kolejne, Windows Phone 8 iOS 4 i kolejne

� preinstalowane na urządzeniach przeglądarki internetowe

Uwaga: Comarch ERP e-Pracownik nie wspiera urządzeń z systemami starszymi niż Android 4, Windows Phone 8 oraz iOS 4

2.3 Warunki korzystania z aplikacji

W przypadku aplikacji Comarch ERP e-Pracownik wprowadzono nowy sposób sprawdzania dostępu do aplikacji – w momencie logowania sprawdzane są dostępne pakiety. Ilość pakietów dostępowych uzależniona jest od ilości pracowników etatowych zatrudnionych w firmie (zapisanych w bazie danych).

Standardowy 1 pakiet pozwala na współpracę z bazą, w której mamy zatrudnionych max 10 osób. W przypadku firmy, w której mamy 35 pracowników wymagane będą 4 pakiety dostępowych.

W momencie logowania do aplikacji program sprawdza ilość pracowników zatrudnionych na etat w dniu logowania (wieloetatowiec wliczany jest zgodnie z ilością posiadanych etatów, sumowany jest etat główny i etaty dodatkowe).

Wprowadzono 3 rodzaje pakietów dostępowych, które współpracują z odpowiednim modułem:

� Comarch ERP Płace i Kadry

� Comarch ERP Płace i Kadry Plus

� Kadry i Płace współpracujące z Comarch ERP XL - w tym ostatnim przypadku, program sprawdza czy w module płacowym zaznaczono współpracę z Comarch ERP XL.

W oddzielnych dokumentach opisano:

� instalację aplikacji Comarch ERP e-Pracownik

� proces tworzenia tapety Użytkownika

Biuletyny dostępne są na Indywidualnych Stronach Klientów


3 Pierwsze uruchomienie aplikacji

Przed zalogowaniem się do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik należy ustalić operatora, w kontekście którego, będą realizowane zapisy w bazie Comarch ERP Optima. W tym celu należy w programie Comarch ERP Optima wejść do Konfiguracji firmy / Płace / e-Pracownik i wybrać operatora. Operator ten może mieć status nieaktywny, tak by nie można było na niego logować się z poziomu programu Comarch ERP Optima.

Rys. Comarch ERP Optima - Konfiguracja

Bezpośrednio po zainstalowaniu aplikacji logowanie może odbywać się tylko na jednego, istniejącego Użytkownika:

� Login: admin

� Hasło: e-Pracownik2013 Użytkownik ten ma prawo do operacji związanych z zarządzaniem, w związku z czym w menu pojawią się tylko:

� Użytkownicy

� Uprawnienia

� Struktura podległościowa

W pierwszej kolejności należy ustalić indywidualne hasło (zmienić domyślne hasło) i stworzyć odpowiednią strukturę podległościową. Tworzenie struktury polega na przypisaniu pracownikom ich przełożonych. Następnie, po ustaleniu struktury należy przypisać pracownikom właściwe schematy uprawnień. W kolejnym kroku należy wygenerować odpowiednie loginy i hasła dla osób, które będą miały prawo logowania się do aplikacji i wprowadzania danych. Po wygenerowaniu hasła każda osoba powinna zalogować się do aplikacji i w panelu ‘Moje dane’ zmienić hasło. Potwierdzenie zmiany odbywa się poprzez zapis ‘dyskietką’.

3.1 Struktura

Lista budowana w formie drzewa prezentuje strukturę podległościową w danej firmie.

Administrator zawsze widzi całą strukturę firmy, użytkownicy nieposiadający uprawnień Administracja widzą tylko ‘swoją’ strukturę, tzn. strukturę podległych im pracowników.

Ustalenie/zmiana przełożonego dotyczy zaznaczonych osób i można ją wykonać na 2 sposoby:

� zaznaczamy daną osobę lub grupę osób. Pojawią się dodatkowe ‘Informacje o pracowniku’. Ważne jest pole ‘Przełożony’, w którym możemy wybrać z listy osobę, która ma być przełożonym dla zaznaczonych


osób. W przypadku zaznaczenia tylko 1 osoby w polu pojawią się dane jej dotychczasowego przełożonego (nazwisko, imię, akronim). Lista potencjalnych przełożonych zawężona jest do podwładnych zalogowanej osoby.

� przeciągamy daną osobę (przeciągnij i upuść).

Rys. Struktura podległościowa

3.2 Uprawnienia

Uprawnienia pozwalają na zdefiniowanie własnych schematów uprawnień oraz na powiązanie pracowników z wybranym schematem. Okno podzielone zostało na 2 zakładki:

3.2.1 Lista użytkowników

Lista użytkowników – zawiera informację o użytkowniku, jego akronimie oraz przyznanym mu schemacie uprawnień.

Rys. Lista Użytkowników

W aplikacji można dodać własne schematy uprawnień. Zdefiniowany własny schemat może być przypięty pracownikowi bądź grupie pracowników. Dokonujemy tego po zaznaczeniu wybranej osoby lub grupy pracowników.


Wybór schematu zatwierdzamy przyciskiem ’dyskietki’. Pojawi się dodatkowy komunikat dotyczący potwierdzenia wprowadzonych zmian. Potwierdzenie zmian zostanie zapisane.

3.2.2 Schematy uprawnień

Schematy uprawnień – to lista zdefiniowanych schematów uprawnień do aplikacji. Po wybraniu danego schematu poniżej wyświetlane są uprawnienia do poszczególnych funkcji

� Pracownicy

� Czas pracy

� Plan pracy

� Urlopy

Uprawnienia zostały podzielone na te związane bezpośrednio z zalogowaną osobą (Własne) oraz związane z podwładnymi. Każdy z nich ma 3 poziomy dostępu:

� Brak

� Podgląd

� Edycja.

W przypadku Urlopów, edycja własnych danych pozwala na planowanie urlopu wypoczynkowego, edycja danych podwładnych pozwala na planowanie i zatwierdzanie zaplanowanego urlopu dla podwładnych.

Na oddzielnej zakładce znajdują się uprawnienia związane z zarządzaniem, czyli dostęp do Struktury, Użytkowników i Uprawnień. W tym przypadku mamy 2 poziomy – dostęp lub jego brak.

W aplikacji Comarch ERP e-Pracownik zostały zdefiniowane 2 schematy uprawnień:

� Domyślny – pozwala na podgląd i edycję własnych danych (danych zalogowanej osoby). Jest to schemat, który otrzymują dodani Użytkownicy.

Rys. Schemat uprawnień - ustawienia

� Administracja - schemat przeznaczony dla standardowego operatora admin. Służy do zarządzania aplikacją. Pozwala na dostęp do Użytkowników, Uprawnień i Struktury, bez możliwości wyświetlania Pracowników, Planu i Czasu pracy oraz Urlopów. Tylko użytkownik o loginie admin może przyznawać ten


schemat uprawnień innym użytkownikom. Tacy użytkownicy mają wówczas dostęp do danych swoich podwładnych oraz dostęp do Uprawnień, Użytkowników i Struktury (dla wszystkich pracowników).

3.3 Użytkownicy

Z tego poziomu uprawniony użytkownik może dla wskazanej osoby lub grupy osób utworzyć konto i wygenerować hasło dostępu do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik.

Po zaznaczeniu danej osoby/osób na górnej belce pojawiają się przyciski pozwalające na tworzenie hasła, blokowanie konta, odblokowanie konta.

Na oknie mamy możliwość zaznaczenia wybranych lub zaznaczenie wszystkich użytkowników. Zaznaczenie wszystkich dotyczy wyświetlonych w danym oknie osób. W celu zaznaczenie kolejnej grupy osób możemy wybrać zmianę stron

i użyć ponownie opcji ‘Zaznaczenia’

Rys. Lista Użytkowników – widok kafelkowy

3.3.1 Generuj hasła

Po zaznaczeniu wybranej osoby/grupy osób można wygenerować odpowiedni login i hasło. Pojawi się

dodatkowe pytanie, czy wygenerować hasła, a po potwierdzeniu pojawi się PDF z listą loginów i haseł. W ten

sam sposób można wygenerować nowe hasło dla istniejącego już Użytkownika, np. gdy hasło zostało przez

niego zapomniane. W programie nie ma opcji przypominania istniejącego hasła. Po zalogowaniu się do

aplikacji Użytkownik powinien samodzielnie zmienić swoje hasło.

Generowanie hasła może dotyczyć zaznaczonych osób. W celu zaznaczenia wszystkich osób widocznych na

ekranie należy wcisnąć , w celu zaznaczenia kolejnych pracowników należy przejść na żądaną stronę

i ponownie użyć przycisku ‘Zaznacz wszystkich’. W analogiczny sposób przebiega usunięcie zaznaczeń.


Rys. Komunikat przy zmianie hasła

Rys. Wydruk loginu i hasła

3.3.2 Zablokuj wybrane konta

Operacja pozwoli, danemu pracownikowi bądź grupie osób odebrać dostęp do logowania, a tym samym do

wglądu w dane zawarte w aplikacji.

3.3.3 Odblokuj wybrane konta

Operacja pozwoli odblokować zablokowane konta. Dotyczy to zarówno jednej osoby, jak i grupy pracowników


4 Standardowe przyciski obsługujące okna

- Zapisz

- Anuluj

- Zmień widok (‘kafelki’ lub lista)

- Szukaj (na Planie pracy można wpisać kilka wartości, np. Baca, Kowal, Nowak)

, - przycisk pozwalający na zwinięcie/ rozwinięcie menu

4.1 Plan pracy/czas pracy

Na planie pracy/czasie pracy pojawiają się dodatkowo przyciski:

- Kopiuj

- Wklej, pojawia się po skopiowaniu dnia

- Usuń, pojawia się na dniu, który był zmodyfikowany w Comarch ERP e-Pracowniku

- Dodatkowe menu

- zaznacz wiele

- Edycja

- Widok tygodnia w układzie 5-dniowym

- Widok tygodnia w układzie 7-dniowym

- Sprawdzenie 11-godzinnej przerwy (tylko na planie pracy)

- Dodaj nowy element, np. kolejne wejście w planie pracy

- Usuń, np. nadmiarowe wejście w planie pracy

- Rozwiń dodatkową listę np. stref

4.2 Urlopy/Nieobecności

Na liście Urlopy -Nieobecności:

- Zaplanuj nieobecność

- Zaznacz \odznacz wszystkie.

Po zaznaczeniu nieobecności do zatwierdzenia pojawia się dodatkowe menu:

- Zaplanuj nieobecności (dla zaznaczonych osób)

- Usuń nieobecność (dla zaznaczonych osób)

- Edytuj nieobecność

- Zatwierdź (dla zaznaczonych)


4.3 Użytkownicy

Na liście Użytkownicy dostępne są:

- Zaznacz \odznacz wszystkich. Po wciśnięciu tego przycisku pojawią się:

- Generuj hasła

- Zablokuj wybrane konta

- Odblokuj wybrane konta


5 Logowanie

Po wpisaniu poprawnego loginu oraz hasła można zalogować się do aplikacji Comarch ERP e-Pracownik. Hasło powinno składać się z co najmniej 6 znaków (duże i małe litery, cyfry oraz znak specjalny).

Pierwsze logowanie do aplikacji dotyczy Użytkownika ‘admin’ i zostało opisane w rozdziale 3.

Po zalogowaniu na konkretną osobę należy dokonać zmiany hasła na własne. Jeżeli zmiana nie zostanie wykonana, a hasło zaginie, to nie ma możliwości ponownego sprawdzenia wygenerowanego hasła. W takiej sytuacji trzeba wygenerować nowe hasło. Login pozostaje bez zmian.

Do aplikacji nie będą mogły zalogować się osoby, które w danym dniu spełniają jeden z warunków, czyli:

� nie są zatrudnione na etat,

� mają status pracowników archiwalnych,

� mają zablokowane konto.

Rys. Menu startowe


Jeżeli logowanie powiedzie się, to bezpośrednio po wejściu do aplikacji pojawi się okno startowe, dzięki któremu można szybko przejść do najczęściej wykorzystywanych opcji, takich jak: czas pracy, plan pracy, czy też planowania i zatwierdzenia urlopów. Wygląd menu startowego zależy od posiadanych uprawnień. Aby z dowolnego miejsca wrócić do tego menu należy wybrać Start.

W menu głównym wyświetla się imię i nazwisko zalogowanej osoby. Po kliknięciu w nazwisko rozwinie się dodatkowe menu:

5.1 Moje dane

Okno zawiera dane dotyczące profilu, jak i zmiany hasła. Z tego poziomu można uzupełnić lub zmienić swoje dane dotyczące np. numeru telefonu, adresu e-mail, czy też numerów komunikatorów.

Można dodać lub zmienić zdjęcie. Maksymalny rozmiar dodawanego zdjęcia to 1MB. Jeżeli zdjęcie przekroczy ten rozmiar pojawi się stosowny komunikat.

Wszystkie dane wyedytowane z tego poziomu zostają zapisane w tabeli aplikacji, nie są modyfikowane na formularzu pracownika w Comarch ERP Optima.

Z tego poziomu również ustala się i zmienia hasła.

Rys. Moje dane


5.2 Wyloguj

Opcja pozwala na wylogowanie osoby z aplikacji


6 Pracownicy

Lista pracowników domyślnie wyświetlana jest w formie rozwijanych kafelków. Wyświetlane dane dotyczą na ogół osób bezpośrednio lub pośrednio podlegających zalogowanej osobie. Dodatkowo lista ta może zostać rozszerzona i zawierać wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie w podanym okresie. Na liście widoczne są tylko osoby zatrudnione na etacie, które nie mają zaznaczonej opcji ‘pracownik archiwalny’.

W przypadku pracowników:

� zwolnionych w poprzednim miesiącu – są oni widoczni w aplikacji do 10 dnia następnego miesiąca. Po tej dacie uzupełnienie danych zwolnionej osoby możliwe jest z poziomu Comarch ERP Optima, gdyż osoba ta nie jest widoczna ani z listy Pracownicy, ani z pozostałych (plan pracy, czas pracy, nieobecności).

� zatrudnionych w kolejnym miesiącu w stosunku do bieżącego miesiąca – są oni widoczni w aplikacji od 25 dnia bieżącego miesiąca, co pozwoli na wcześniejsze przygotowanie dla nich planów pracy.

Na liście, oprócz standardowego Szukaj mamy możliwość skorzystania z predefiniowanych list:

� wszyscy podwładni

� bezpośredni podwładni

� wszyscy pracownicy.

Rys. Lista pracowników – widok kafelkowy

Po wyszukaniu konkretnej osoby na liście można uzyskać dodatkowe informacje na temat danych dotyczących pracownika, takie jak:

� imię i nazwisko wraz z jego zdjęciem

� adres mailowy

� numer telefonu

� komunikator 1

� komunikator 2

� numer pokoju


Po przełączeniu sposobu wyświetlania z ‘Kafelków’ na ‘Listę’ pojawiają się dodatkowe informacje:

� Akronim

� Przełożony

W momencie tworzenia konta dla Użytkownika: numer telefonu, adres mailowy pobierane są z bazy Comarch ERP Optima i zapisywane w tabelach e-Pracownika.

Użytkownik ma możliwość uzupełnienia brakujących danych lub ich zmianę. Jeżeli w Comarch ERP Optima pracownicy mieli uzupełnione zdjęcia, to będą się one także wyświetlały w e- Pracowniku. Zmiana zdjęcia powoduje zapis w tabeli e-Pracownika.

Jeśli pracownik ma wpisane dodatkowe dane to będą one widoczne po rozwinięciu kafelka. O tym że są dodatkowe dane informują ‘...’ (trzy kropki) na środku dolnej krawędzi kafelka. W przypadku, gdy nie ma dodatkowych danych została zablokowana możliwość rozwijania elementów bez szczegółów.


7 Plan pracy

Rys. Plan pracy – widok miesięczny dla zalogowanej osoby

Plan pracy wyświetlany jest w układzie miesięcznym tylko dla zalogowanego użytkownika. Z tego poziomu można edytować /zmieniać poszczególny dzień/dni dla tej osoby. Po ustawieniu się na danym dniu poniżej kalendarza wyświetlają się szczegóły dnia.

Po zmianie widoku wyświetlany jest kalendarz w układzie 7-dniowym. Na oknie pojawiają się wszyscy podwładni zalogowanej osoby, którzy są zatrudnieni na etat. Zasady obsługi oraz oznaczenia są analogiczne dla obu widoków i zostały opisane poniżej. Na smartfonach ze względu na mniejszy ekran domyślnie dla pracowników wyświetlają się inicjały imienia i nazwiska. Jeżeli chcemy rozwinąć/zwinąć tę kolumnę – trzeba ‘kliknąć’ i wtedy pojawią się pełne dane osoby –nazwisko i imię. Rozwinięcie listy ma znaczenie w przypadku, gdy pojawią się osoby o takich samych inicjałach.

Wciśnięcie daje możliwość zmiany układu na 5-dniowy. Na Planie pracy mamy informacje o modyfikacjach wprowadzonych z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik oraz o nieobecnościach pracownika w danym okresie.

- zaznaczony dzień, w którym pracownik ma rozpocząć pracę o godzinie 7:00 i pracować przez 8 godzin.

- niebieski alert informuje, że ten dzień został zmodyfikowany w e-Pracowniku (wyjątek w kalendarzu)

- czerwony alert oznacza, że w tym dniu pracownik jest nieobecny, dotyczy to zarówno osób niezatrudnionych w tym okresie, jak i posiadających wpisaną nieobecność.

7.1 Edycja dnia pracy

Edycja dnia pracy możliwa jest poprzez:

� dwuklik na danym dniu

� zaznaczeniu dnia/dni i wciśnięciu przycisku Edytuj.


Zaznaczenie wielu dni możliwe jest poprzez:

� wskazanie myszką przy wciśniętym CTRL, w tym trybie można zaznaczyć różne dni dla różnych pracowników

Rys. Plan pracy – widok 7 dniowy, zaznaczenie blokowe

� przeciąganie – ustawiamy się na danym dniu z wciśniętym lewym klawiszem i przesuwamy się po planie. W ten sposób zaznaczamy wiele stycznych dni dla kilku pracowników.

Rys. Plan pracy – widok 7 dniowy

� Zaznacz wiele - opcja dostępna z poziomu dodatkowego menu , dedykowana dla użytkowników smartfonów.

Ilość zaznaczonych dni na planie pracy decyduje o tym, jakie dane podlegają edycji na formularzu dnia planu pracy. W przypadku, gdy zaznaczono:

� tylko jeden dzień – edycji podlegają informacje o godzinach wejścia/ wyjścia, strefach, wydziałach, projektach. Można wybrać kolejne osoby, dla których chcemy zmienić informacje w planie pracy oraz zmienić okres (data od, data do).

W przypadku modułu Płace Kadry nie będzie dostępu do opcji Szczegóły, w których zawarta jest informacja dotycząca wydziałów i projektów (analogicznie, jak jest to w programie Comarch ERP Optima). Dodatkowo zablokowana będzie możliwość dodawania wielu wejść/wyjść w jednym dniu.


Rys. Plan pracy – edycja dnia

� więcej niż jeden dzień można zmienić tylko informacje związane z Planem dnia, takie jak: godziny wejścia/wyjścia, strefy. W module Płace Kadry Plus dodatkowo zmienić będzie można informacje o wydziałach i projektach. Szczegółowe informacje na temat dnia (Plan dnia) odczytywane są z dnia, który został zaznaczony jako pierwszy.

Rys. Edycja dnia planu pracy - szczegóły

7.2 Kopiowanie danych

Na planie pracy mamy możliwość kopiowania zaznaczonych danych. W tym celu należy ustawić się na wybranym dniu/

dniach i użyć przycisku . Automatycznie na górnej belce pojawi się przycisk . Skopiowane dane mogą być wielokrotnie nanoszone na kalendarz. Kopiowanie odbywa się dla wyświetlanych osób, może obejmować okres, którego nie widzimy na ekranie, np. w kolejnym tygodniu. W przypadku smartfonów, zaznaczenie kilku dni możliwe

jest po wciśnięciu , następnie należy wykonać kopiowanie, wyłączyć zaznaczanie wielu i wkleić dane.

7.3 Usuwanie danych

Usuwane są tylko te dane, które zostały wprowadzone z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik.


7.4 Weryfikacja 11-godzinnej przerwy.

W momencie zapisu danych program dokonuje weryfikacji ich poprawności pod kątem przerw pomiędzy godzinami wejścia w danych dniu, a wyjścia w poprzednim oraz wyjścia w danym dniu, a wejścia w kolejnym.

W przypadku, gdy nie zostanie zachowana 11-godzinna przerwa w trakcie zapisu pojawi się komunikat.

Dodatkowo, w celu sprawdzenia czy w danym okresie została zachowana 11-godzinna przerwa z poziomu

dodatkowego menu można uruchomić weryfikację. Weryfikacja dotyczy wyświetlanego okresu. Jeżeli występuje błędnie zaplanowany dzień lub dni, to po wykonaniu weryfikacji wyświetla się komunikat informujący o tym, iż ‘Przynajmniej jeden z dni nie spełnia wymogów 11 -godzinnej przerwy’, następnie dni, w których wykryto nieprawidłowość zaznaczane są na ‘czerwono’

Rys. Plan pracy - weryfikacja 11 godzinnej przerwy


8 Czas pracy

Czas pracy wyświetlany jest w układzie miesięcznym dla zalogowanego użytkownika. Wyświetlanie i modyfikacja dotyczy tylko i wyłącznie osób, które mają ustawiony w programie Comarch ERP Optima sposób rozliczania (formularz pracownika – zakładka Etat - Rozliczenie czasu pracy) według ‘Kalendarza’ lub według ‘Obecności’. Nie jest wyświetlany oraz nie można dodawać czasu pracy dla osób rozliczanych według ‘Zestawienia’

Z poziomu Czasu pracy można edytować /zmieniać poszczególny dzień/dni. Po ustawieniu się na danym dniu poniżej kalendarza wyświetlają się szczegóły dnia. Jest to działanie analogiczne, jak dla planu pracy. Również pozostała obsługa niczym nie różni się od operacji wykonywanych na planie pracy. W przypadku czasu pracy nie ma funkcji weryfikującej 11-godzinne przerwy na odpoczynek.

Po zmianie widoku wyświetlany jest kalendarz w układzie 7-dniowym. Na oknie pojawiają się wszyscy podwładni zalogowanej osoby.

Na smartfonach ze względu na mniejszy ekran domyślnie dla pracowników wyświetlają się inicjały nazwiska i imienia pracownika. Jeżeli chcemy rozwinąć tę kolumnę – trzeba ‘kliknąć’ i wtedy pojawią się pełne dane osoby, czyli nazwisko i imię. Rozwinięcie listy ma znaczenie w przypadku, gdy pojawią się osoby o takich samych inicjałach.

Sposób oznaczenia dni jest podobny jak na planie pracy. Różnica pojawia się przy dniach oznaczonych jako nieobecności. Na czasie pracy wyświetlana jest informacja o rodzaju nieobecności. Dla przypomnienia, dzień w którym

pracownik ma odnotowaną nieobecności jest oznaczony czerwonym alertem . Jeśli w takim dniu wyświetla się:

� UP – urlop planowany

� UW – urlop wypoczynkowy

� NN – nieobecność nieusprawiedliwiona

� ZW – nieobecność typu ZUS, np. zwolnienie lekarskie

� U – nieobecność typu usprawiedliwiona

� nie ma dodatkowego opisu (pole jest puste), oznacza to że w tym dniu pracownik nie jest zatrudniony

Sposób kopiowania, czy usuwania informacji o czasie pracy pracowników jest analogiczny, jak na planie pracy. Również i tu zadziała ograniczenie dotyczące modułu Kadry Płace, a zatem nie będzie wielu wejść/wyjść, możliwości odbioru nadgodzin, jak i ustawienia wydziałów oraz projektów. Dokładnie zostało to opisane w rozdziale 5. Plan pracy.

Kopiowanie czasu pracy dotyczy tylko dni, w których faktycznie odbywa się praca. Nie można skopiować czasu pracy z dni, w których jest wpisana nieobecność.


Rys. Czas pracy – widok 7 dniowy

W przypadku edycji jednego dnia pracy można ustawić odpowiedni czas dla kilku osób pracujących w jednej np. brygadzie. Oprócz wybrania poszczególnych osób można również ustalić odpowiednie godziny i strefy oraz wydziały i projekty.

Rys. Czas pracy – edycja dnia

Dodatkowo każdej osobie można odnotować sposób odbioru nadgodzin. Do wyboru mamy:

� Do odbioru w bieżącym miesiącu

� Do odbioru w kolejnym miesiącu

� Wolne za nadgodziny płatne

� Wolne za nadgodziny niepłatne. Sposób odbioru nadgodzin i wpisywania odpowiednich stref jest analogiczny, jak w programie Comarch ERP Optima. Aplikacja pilnuje wpisywania rodzaju strefy (płatna i niepłatna, niewliczana do czasu pracy) i powiązania z odpowiednim sposobem odbioru nadgodzin.


Rys. Edycja dnia czasu pracy - szczegóły

I tak, w przypadku wybrania opcji ‘Do odbioru w bieżącym miesiącu’ lub ‘Wolne za nadgodz. niepłatne’ nie da się zapisać dnia, jeśli w strefie pozostanie ‘Czas pracy podstawowy’. Trzeba wybrać strefę niewliczaną do czasu pracy np. ‘Przerwa’.

W tej sytuacji sposób odbioru zostanie podkreślony ‘na czerwono’ i takiej zmiany nie da się zapisać. Dopiero po zmianie sposobu odbioru nadgodzin na np. ‘Wolne za nadgodziny płatne’ lub ‘Do odbioru w kolejnym miesiącu’ zmiana taka zostanie zapisana.

Jeżeli sposób odbioru ma pozostać bez zmian, to w przypadku wybrania opcji ‘Do odbioru w bieżącym miesiącu’ lub ‘Wolne za nadgodz. niepłatne’ należy zmienić strefę na niepłatną, niewliczaną do czasu pracy np. na standardowo zdefiniowaną strefę ‘Przerwa’ lub własną strefę zdefiniowaną analogicznie jak strefa ‘Przerwa’.

Dokładny sposób odbioru nadgodzin wraz z przykładami został opisany w biuletynie nr 35 ‘Rozliczanie i ewidencja czasu pracy w modułach płacowych’. Oczywiście odbiór nadgodzin dotyczy tylko modułu Kadry Płace Plus. W module Kadry Płace ‘małe’ nie ma możliwości odbierania wolnego za nadgodziny


Rys. Szczegóły dnia czasu pracy (Płace i Kadry Plus)

Kopiowanie czasu pracy zadziała dla wszystkich ustawień wpisanych na dniach, z których odbywa się kopiowanie, czyli nie tylko dla godzin od – do, stref, wydziałów i projektów, ale również dla sposobu odbioru nadgodzin.


9 Urlopy

Urlopy składają się z 2 zakładek: limity i nieobecności.

9.1 Limity

Na liście Limity wyświetla się lista podwładnych zalogowanej osoby, posiadających dodany w Comarch ERP Optima limit urlopu wypoczynkowego\urlopu opiekuńczego (KP 188). Jeśli pracownik nie ma przyznanego limitu nie jest widoczny na liście.

Podstawowe informacje to:

� ‘Przysługuje’ - ilość dni/godzin urlopu jaka przysługuje w roku pracownikowi,

� ‘Wykorzystano’ – ilość dni/godzin już wykorzystanego urlopu,

� ‘Do zatwierdzenia’ – ilość dni/godzin urlopu zaplanowanego, jeszcze nie zatwierdzonego,

� ‘Pozostało’ - ilość dni/godzin jaka pozostała do wykorzystania, z uwzględnieniem zarówno wykorzystanego urlopu, jak i zaplanowanego.

W związku z tym, że urlop wypoczynkowy rozliczany jest godzinowo na limitach prezentujemy rzeczywistą ilość godzin urlopu (przysługującego, wykorzystanego, zaplanowanego, pozostałego do wykorzystania) oraz teoretyczną ilość dni, przy założeniu że dzień urlopu ma 8 godzin. W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etat lub pracujących w innym wymiarze godzin szacunkowa ilość dni może nie pokrywać się z rzeczywistą ilością dni pracy w których urlop może być wykorzystywany.

Rys. Limity nieobecności – widok kafelkowy

Na liście limitów możemy zmieniać rodzaj limitu, datę zgodnie, z którą ma być wyświetlany limit. Po wykonaniu zmiany rodzaju limitu lub daty należy zawsze wcisnąć przycisk pokaż listę, który spowoduje wyświetlenie limitów według nowych kryteriów.

Na liście limitów można zmienić sposób wyświetlania z ‘kafelków’ na ‘Listę’. Po tej operacji pokażą się dodatkowe informacje, takie jak:

� ‘W tym zaległy’ - ilość godzin urlopu, z poprzednich lat

� ‘Na żądanie’ – liczba dni urlopu wykorzystanego na żądanie

Osoby, które w danym dniu są nieobecne zostały wyróżnione poprzez zaznaczenie kolorem pomarańczowym.


9.2 Nieobecności

Jest to lista nieobecności podwładnych w podanym okresie.

Lista może być filtrowana wg rodzaju nieobecności. Przy filtrowaniu do wyboru dostępne są wszystkie nieobecności zdefiniowane w programie Comarch ERP Optima.

Na liście pracowników wyświetlą się wszystkie nieobecności wpisane zarówno z poziomu aplikacji, jak i programu Comarch ERP Optima. Zatem można sprawdzić, czy osoba w danym okresie korzystała już np. z urlopu bezpłatnego, czy rodzicielskiego.

Oczywiście na liście istnieje również możliwość grupowania zarówno wg rodzaju nieobecności, jak i okresu od - do trwania tych nieobecności, bądź innych kryteriów.

Rys. Lista nieobecności

9.2.1 Nieobecności – planowanie urlopu

Z poziomu aplikacji e-Pracownik można zaplanować ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’. Dodatkowo przy wpisywaniu nieobecności z poziomu aplikacji można zaznaczyć opcję ‘Urlop na żądanie’

Planowanie urlopu dotyczy tylko tych osób, które posiadają limit urlopu wypoczynkowego.

W momencie planowania urlopu aplikacja sprawdza, czy pracownik po zapisaniu nieobecności nie przekroczył przyznanego limitu urlopowego.


Rys. Planowanie nieobecności - formularz

Przy próbie zapisania nieobecności, program sprawdza czy dana osoba ma limit, jaki jest jego okres i czy pracownik posiada wystarczającą ilość godzin urlopu. Bardzo istotne jest, aby w przypadku pracowników którym zmienia się data zwolnienia, np. w wyniku skrócenia bądź wydłużenia okresu zatrudnienia w Comarch ERP Optima były przeliczane limity.

Rys. Planowanie nieobecności - komunikat

Nieobecność nie zostanie dodana, dopóki chociaż 1 dniem będzie wykraczała poza okres limitu. W przypadku, gdy dodawana nieobecność dotyczy 2 limitów, konieczne jest dodanie takich nieobecności oddzielnie, np. dotyczy to przełomu roku, gdy pracownik bierze urlop za okres od 31 grudnia do 3 stycznia.

9.2.2 Nieobecności – zatwierdzanie urlopu

Zatwierdzanie urlopu można wykonać na 2 sposoby. Pierwszy z nich polega na tym, że bezpośrednio po zalogowaniu się z Menu startowego wybieramy Zatwierdź urlop. W tym momencie wyświetli się lista nieobecności zawężona do urlopu wypoczynkowego (plan) obejmującego bieżący miesiąc. Drugi sposób polega na wejściu w Urlopy – Nieobecności i wybraniu interesujących zapisów. Zatwierdzanie dotyczy zaznaczonych nieobecności.

Operację zatwierdzania urlopów planowanych może wykonać Kierownik dla swoich podwładnych. Najłatwiej wykonać to właśnie z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik.


Zamiana ‘urlopu planowanego’ na zwykły może też być wykonana z poziomu programu Comarch ERP Optima. Wtedy należy usunąć wpisaną za pomocą aplikacji nieobecność ‘Urlop wypoczynkowy (plan)’ i wpisać standardową nieobecność ‘Urlop wypoczynkowy’.

Z poziomu aplikacji Comarch ERP e-Pracownik można usuwać zaplanowany urlop, nie ma możliwości usuwania innych nieobecności. Urlop zatwierdzony musi być usunięty w programie Comarch ERP Optima.

comarch erp e-pracownikdownload.comarch.com/wersje_pliki/opisy/optima/dokumentacja... · comarch...

Documents