COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA PERSONALIZADA.Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal:Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos:Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuacin y vers qu sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word.1.1. CREAR EL DOCUMENTOAbrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaa Correspondencia el men Iniciar combinacin de correspondencia. All hacer clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Figura 1: combinacin.Se mostrar el panel Combinar correspondencia. Observars que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opcin para pasar al siguiente paso. Como la mayora de asistentes, es muy sencillo e intuitivo. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

Figura 2: cartas.En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en este momento. Dejaremos seleccionada la primera opcin y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

Figura 3: utilizar el documento actual.1.2 CREAR SOBRES CON COMBINAR CORRESPONDENCIAEs posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.Cuando realiza una combinacin de correspondencia, Word inserta los registros de un origen de datos, o lista de destinatarios, en su documento principal. Una lista de destinatarios para una operacin de combinacin de correspondencia puede ser una hoja de Excel, la Libreta de direcciones de Office, una base de datos de FileMaker Pro, un documento de Word o un archivo de texto delimitado. Importante Debe tener una lista de destinatarios existente, como un documento de Word que tenga direcciones, para poder completar este procedimiento. Si desea informacin sobre cmo configurar una lista de destinatarios, vea Crear un origen de datos para una combinacin de correspondencia.

1. En el men Archivo, haga clic en Nuevo documento en blanco.Se abrir un nuevo documento de Word en blanco. Este se volver el documento principal.2. En el men Ver, haga clic en Diseo de impresin.3. En el men Herramientas, haga clic en Administrador de combinacin de correspondencia.4. En 1.Seleccionar tipo de documento, haga clic en Crear nuevo y despus en Sobres.5. Escriba los cambios en el Remite que desee. No escriba nada (ni siquiera espacios) en el cuadro Direccin de entrega.Sugerencia Si no puede escribir dentro del cuadro Remite, desactive la casilla Usar mi direccin.6. En el men Opciones de impresin, realice los cambios que desee.7. Haga clic en Aceptar.8. En el Administrador de combinacin de correspondencia, en 2.Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Obtener lista y, a continuacin, seleccione el origen de la lista de destinatarios (por ejemplo, Libreta de direcciones de Office).9. En 3.Insertar marcadores de posicin, haga clic en Contactos.10. Arrastre un nombre de campo desde la lista Contactos (por ejemplo, Nombre) hasta el cuadro de direccin del sobre.11. Repita el paso 10 para todos los campos que desee que aparezcan en los sobres.12. En el documento principal, modifique el cuadro de direccin del sobre para agregar espacios y retornos de carro donde los desee.

CREAR ETIQUETAS CON COMBINAR CORRESPONDENCIAEs posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.Cuando realiza una combinacin de correspondencia, Word inserta los registros de un origen de datos, o lista de destinatarios, en su documento principal. Una lista de destinatarios para una operacin de combinacin de correspondencia puede ser una hoja de Excel, la Libreta de direcciones de Office, una base de datos de FileMaker Pro, un documento de Word o un archivo de texto delimitado. Importante Debe tener una lista de destinatarios existente, como un documento de Word que tenga direcciones, para poder completar este procedimiento. Si desea informacin sobre cmo configurar una lista de destinatarios, vea Crear un origen de datos para una combinacin de correspondencia1. En el men Archivo, haga clic en Nuevo documento en blanco.Se abrir un nuevo documento de Word en blanco. Este se volver el documento principal.2. En el men Ver, haga clic en Diseo de impresin.3. En el men Herramientas, haga clic en Administrador de combinacin de correspondencia.4. En 1.Seleccionar tipo de documento, haga clic en Crear nuevo y despus en Etiquetas.5. En Informacin de impresora, haga clic en el tipo de impresora que usar.6. En el men emergente Productos de etiquetas, haga clic en el fabricante de las etiquetas.Sugerencia Para obtener ms productos de etiquetas, en el men emergente Productos de etiquetas, haga clic en Otros.7. En Nmero de producto, haga clic en el tipo de etiqueta que tiene y, a continuacin, haga clic en Aceptar.Sugerencia Para obtener ms informacin sobre los mrgenes y otras caractersticas de una etiqueta, haga clic en Detalles.8. En el Administrador de combinacin de correspondencia, en 2.Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Obtener lista y, a continuacin, seleccione el origen de la lista de destinatarios (por ejemplo, Libreta de direcciones de Office).9. En el men emergente Insertar campo de combinacin, haga clic en un nombre de campo en la lista (por ejemplo, Nombre).Word agrega el nombre del campo al cuadro Etiqueta de muestra.Sugerencia Para volver a este cuadro de dilogo ms adelante, en el Administrador de combinacin de correspondencia, en 2.Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Agregar o quitar marcadores de posicin en las etiquetas .10. Repita el paso 9 para cada campo que desee que aparezca en las etiquetas.11. Despus de agregar todos los campos que desee, haga clic en Aceptar.Los nombres de campo se copian en todas las etiquetas del documento principal.12. En el documento principal, modifique la primera etiqueta para agregar espacios, comas y retornos de carro donde los desee.13. En el Administrador de combinacin de correspondencia, en 2.Seleccionar lista de destinatarios, haga clic en Rellenar los elementos para completar el documento .EMAILS PERSONALIZADOSCuando desee enviar un mensaje de correo electrnico a los destinatarios de la lista de direcciones, puede usar la combinacin de correspondencia para crear mensajes de correo electrnico. Cada mensaje contiene el mismo tipo de informacin; sin embargo, el contenido de cada mensaje es nico. Por ejemplo, en el mensaje de correo para los clientes, se puede personalizar cada mensaje para dirigirse a cada cliente por su nombre. La informacin exclusiva de cada mensaje viene de las entradas de un archivo de datos.Adems, con la combinacin de correspondencia, cada mensaje de correo electrnico es un correo independiente en el que cada destinatario es el nico destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el caso de los mensajes de correo electrnico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la lnea de la copia oculta (CCO) del mensaje.Notas Debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI. Las funcionalidades de la interfaz de programacin de aplicaciones de mensajera (MAPI, MessagingApplicationProgram Interface) de Outlook permite que Microsoft Office Word y Microsoft Office Outlook compartan informacin al enviar el mensaje de correo electrnico combinados. Debe usar la misma versin de Outlook y Word. Si usa Microsoft Office Word 2007, tambin debe utilizar Microsoft Office Outlook 2007. No puede agregar destinatarios a la lnea CC (con copia). La combinacin de correspondencia no proporciona ninguna forma de designar destinatarios secundarios. Cada destinatario recibe una copia del mensaje si est en la lnea Para del mensaje.El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:1. Configurar el mensaje de correo electrnico. El documento principal contiene el texto y los grficos que son iguales en todos los mensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje.2. Conectar el documento del mensaje de correo electrnico con la lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinacin de correspondencia; se trata de un archivo que contiene las direcciones de correo electrnico desde donde se envan los mensajes.3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada direccin de correo electrnico de la lista. Si desea generar mensajes slo para algunas direcciones de la lista de direcciones, puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.4. Agregar marcadores de posicin, denominados campos de combinacin de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrnico. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con la informacin contenida en la lista de direcciones.5. Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada mensaje antes de enviar todo el conjunto.Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.Sugerencia Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigir paso a paso por el proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuacin, en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En el paso 1 del proceso, en Seleccione el tipo de documento, haga clic en Mensajes de correo electrnico.

Figura 4: paso por paso para cambiar correspondencia.

SEMANA 8GRAFICACIN DE DATOS

CATEGORAS DE UN GRAFICO.

Como en un eje horizontal (categoras) se muestran rtulos de texto en lugar de intervalos numricos, son menos las opciones de escala que se pueden modificar que las correspondientes al eje vertical (valores). Sin embargo, puede cambiar el nmero de categoras que se muestran entre las marcas de graduacin, el orden en que se muestran las categoras y el lugar donde se cruzan los dos ejes.1. En un grfico, haga clic en el eje horizontal (categoras) que desea cambiar o realice el siguiente procedimiento para seleccionar el eje de una lista de elementos del grfico: a. Haga clic en el grfico.b. Se mostrarn las Herramientas de grficos con las fichas Diseo, Presentacin y Formato.c. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en Eje horizontal (categoras).

Figura 5: rea del chat.2. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la seleccin.3. Haga clic en Opciones del eje, si no est seleccionada esta opcin, y realice alguna de estas operaciones: Importante Las opciones de escala siguientes slo estn disponibles cuando se selecciona un eje horizontal (categoras). Opciones del eje proporciona diferentes opciones para el eje vertical (valores).a. Para cambiar el intervalo entre las marcas de graduacin, en el cuadro Intervalo entre marcas de graduacin, escriba el nmero que desee.Nota El nmero que escriba determinar el nmero de categoras mostradas entre las marcas de graduacin.b. Para cambiar el intervalo entre los rtulos del eje, bajo Intervalo entre etiquetas, haga clic en Especificar unidad de intervalo y, a continuacin, en el cuadro de texto, escriba el nmero que desee. Sugerencia Escriba 1 para mostrar un rtulo para cada categora, 2 para mostrar un rtulo para cada dos categoras, 3 para mostrar un rtulo para cada tres categoras, etc.c. Para cambiar la posicin de los rtulos del eje, en el cuadro Distancia de la etiqueta desde el eje, escriba el nmero que desee.Sugerencia Escriba un nmero bajo si desea que los rtulos estn cerca del eje y un nmero alto si desea que entre el rtulo y el eje haya ms distancia.d. Para invertir el orden de las categoras, active la casilla de verificacin Categoras en orden inverso.e. Para cambiar el tipo de eje a un eje de texto o fecha, en Tipo de eje, haga clic en Eje de texto o Eje de fecha y, a continuacin, seleccione las opciones correspondientes. El texto y los puntos de datos se espacian uniformemente en un eje de texto. En un eje de fecha se muestran las fechas en orden cronolgico a intervalos especficos o unidades base, como por ejemplo, el nmero de das, de meses o de aos, aun cuando las fechas de la hoja de clculo no estn por orden o en las mismas unidades base.Nota:Seleccionada de forma predeterminada, la casilla de verificacin Seleccionar automticamente en funcin de los datos determina el tipo de eje ms adecuado al tipo de datos.f. Para cambiar la ubicacin de las marcas de graduacin y rtulos del eje, seleccione la opcin que desee en los cuadros Marca de graduacin principal, Marca de graduacin secundaria y Etiquetas del eje.g. Para cambiar el punto de interseccin entre el eje vertical (valores) y el eje horizontal (categoras), en El eje vertical cruza, haga clic en En categora nmero y, a continuacin, escriba el nmero que desee en el cuadro de texto, o haga clic en En la categora mxima para especificar que el eje vertical (valores) se cruza con el eje horizontal (categoras) detrs de la ltima categora del eje x.PARTES DE UN GRFICOUn grfico de Excel est formado por diferentes partes que incluyen el rea del grfico, las series de datos, ejes, leyendas, rtulos del eje, entre otros. El siguiente grfico muestra las partes de un grfico de Excelque necesitas conocer:

Figura 6: partes de un grfico. rea del grfico. Esta es el rea que se encuentra definida por el marco del grfico y que incluye todas sus partes. Ttulo del grfico. Texto descriptivo del grfico que se coloca en la parte superior. Puntos de datos. Es un smbolo dentro del grfico (barra, rea, punto, lnea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda. Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre s trazados en un grfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un grfico puede tener una o ms series de datos a excepcin de los grficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos. Ejes. Un eje es la lnea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido tambin como el eje horizontal y suele contener las categoras del grfico. rea de trazado. Es el rea delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos. Lneas de divisin. Son lneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretacin. Ttulo de eje: Texto descriptivo que se alinea automticamente al eje correspondiente. Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.FORMATOS GRFICOS.Desde que la evolucin de la tecnologa permiti la introduccin de imgenes en una plataforma informtica, la ausencia de un estndar ha sido la caracterstica comn. Con el continuo avance de la tcnica, los sistemas incrementan sus prestaciones y capacidad, lo que se refleja en la aparicin de nuevos formatos grficos. Un ejemplo de lo afirmado es la "reciente" aparicin del formato JPEG, basado en esquemas de compresin disipadora o con prdida de datos. Sin embargo, a estas alturas del desarrollo, s existen algunos tipos de archivo que destacan por encima del resto gracias a su capacidad, versatilidad y difusin. Primeramente es necesario hacer una distincin entre los formatos raster o de barrido y el EPSF, formato PostScript desarrollado para ilustraciones e infogrficos. Cada uno tiene una finalidad distinta y la manera de trabajar con ellos tambin es diferente. Los primeros (de barrido) estn basados en mapas de bits, es decir, en la descripcin de los pxels mediante coordenadas, mientras que el segundo est orientado a objeto (se describen los objetos que forman una imagen -lneas, polgonos, curvas, etc.) y su ubicacin. Existen mltiples formatos basados en mapa de bits, pero slo analizaremos tres: aquellos que pueden ser de verdad operativos en un archivo informatizado que ha de servir imgenes de gran calidad a mltiples finalidades, tanto en color como en blanco y negro (hoy predominante en el mundo de la prensa diaria). En primer lugar el TIFF (Tagged Image File Format), es el formato quiz ms conocido. Soporta imgenes desde 1 a 24 bits por pxel (desde formato por lneas o line art hasta calidad fotogrfica) y puede comprimirse. Otro formato de amplia y creciente difusin es el JPEG, con unas prestaciones en cuanto a reduccin del tamao de los archivos realmente asombrosos. La clave radica en la antes mencionada prdida de informacin, pero en cantidades prcticamente tan insignificantes que no suponen una grave inconveniente pasa su uso. El ltimo de los formatos estudiados ser el PHOTO CD, un desarrollo especfico de Kodak que no puede ser definido como "formato" a secas, ya que conlleva mucho ms: toda una filosofa de la imagen digital. Su reciente aparicin en el mercado todava no ha permitido su asentamiento como estndar, pero su innovador solucin a la fotografa domstica digital y el aval de tener como respaldo a la primera empresa mundial en fotografa -Kodak- facilitar mucho el proceso en un breve plazo. Finalmente hay que comentar que algunos formatos grficos son susceptibles de ser comprimidos (como el TIFF), lo que permite aprovechar mejor el sistema de almacenamiento. Cuando las imgenes cuentan con una profundidad de ms de un bit por pxel (slo para grficos lineales en blanco y negro), resulta pobre el uso de tcnicas de compresin de imgenes binarias estandarizadas por el CCITT (como los algoritmos Grupo III y Grupo IV), y es necesario acudir a otros tipos de formatos como son las tcnicas de compresin JPEG o el TIFF comprimido. Dentro de los posibles esquemas de compresin, existen dos grandes tipos: Los libres de prdidas, o lossless, que alcanzan ratios de 2:1 de media, lo que no soluciona nada cuando es necesario almacenar cientos de grandes ficheros (una imagen en color de 24 bits por pxel puede ocupar con facilidad 25 Mb) en cualquier base de datos grfica. El funcionamiento de estos sistemas de compresin sin prdida se fundamenta en la bsqueda de modelos de informacin o repetitivas cadenas de cdigo dentro de los archivos para sustituirlos por pequeas referencias. Cuanto ms frecuente es el modelo, ms testigos puede meter el programa, y cuanto ms largo sea el modelo, ms espacio se ahorra al sustituirlo con un testigo (1). Normalmente se utilizan para fotografas en escala de grises, ya que en su codificacin se dan grandes niveles de redundancia. Las imgenes en color, por otro lado, varan enormemente en sus niveles de redundancia, por lo que esta compresin no resulta tan aconsejable. Por otra parte, los esquemas de compresin con prdida o compresin disipadora son utilizados sobre todo cuando los originales son analgicos (imgenes, vdeo y sonido), factor que posibilita que la prdida de informacin no sea traumtica. Cualquiera de los dos tipos de compresin hace ms lenta la lectura, pero la mayora de las veces el ahorro de espacio justifica con creces los tiempos de espera.

GRAFICACIN DE DATOS.Las tablas estadsticas representan toda la informacin de modo esquemtico y estn preparadas para los clculos posteriores. Los grficos estadsticos nos transmiten esa informacin de modo ms expresivo, nos van a permitir, con un slo golpe de vista, entender de que se nos habla, observar sus caractersticas ms importantes, incluso sacar alguna conclusin sobre el comportamiento de la muestra donde se est realizando el estudio.Los grficos estadsticos son muy tiles para comparar distintas tablas de frecuencia.

TIPOS DE GRAFICOS (DIFERENCIAS, USOS).Descripcion Ejemplo

Barras / ColumnasEste grafico sirve para comparar datos entre diferentes segmentos (sectores, empresas, periodos de tiempo...).

LneasAyudan a ver la evolucin de los datos. Por lo general se usan para mostrar un mismo tipo de dato y su evolucin (valor de la accin y el tiempo, numero de ventas y precio).

TartasAqu podemos ver la contribucin de cada parte a un total. Este grafico se puede utilizar de forma creativa comparando el tamao de las tartas entre si y el contenido de las mismas.

RadarEn el radar podemos ver la superficie creada por varias variables y as poder comparar entidades (dos productos que presentan varias caractersticas pueden ser comparados en su totalidad usando esta grafica).

StocksAqu se representan datos con 4 variables (tiempo, mximo, mnimo y cierre).

BurbujasAqu el gris (lneas de divisin del eje) suele ser una variable por si misma, haciendo que la disposicin de las burbujas represente otras variables junto al propio tamao de la burbuja. Este tipo de graficas permite concentrar mucha informacin en poco espacio.

SuperficiesEste grafico se suele usar para ver la evolucin de un dato sujeto a 3 variables. Por ejemplo la dureza de un material dependiendo de la temperatura, densidad y volumen.

Es importante dominar la presentacin para mostrar un mensaje fcil de entender. El no ofrecer una conclusin clara hace que las grficas pierdan su fuerza en nuestra comunicacin.

3. Usando Excel se pueden obtener grficos decentes (pero hay que modificar lo que nos sale por defecto).Un grfico presentado en Excel suele tener un aspecto similar a esto.

El uso del 3d.

El 3d le puede dar un aspecto ms moln a los grficos, pero hace que la informacin sea difcil de leer y cueste extraer las diferencias. Grficos en 3d tienen usos muy limitados (solo en el ejemplo de superficies estn recomendados). Mejor utilizar grficos en 2d. El mensaje quedara ms claro y fcil de entender.

El fondo, el "gris" y dems lneas.Para que los grficos brillen lo mejor es disponer de un fondo y un gris de color suave (blanco o grises). Las lneas que contornean al grafico lo mejor es eliminarlas para evitar aadir elementos superfluos al grfico.

Un truco para simplificar el fondo es poner el gris de color blanco sobre el grafico de tal forma que solo sea visible cuando lo toca dejando el resto del fondo blanco.

Colores.Sobre los colores a usar en la grafica, lo mejor es experimentar un poco hasta encontrar el contraste necesario. En algunos casos colores diferentes son adecuados, el mismo color pero con diferentes valores tambin puede ayudar. Evitar demasiado contraste o vibracion (rojo y verde, rojo y azul...) hara que la grafica sea facil de leer. Ver ejemplos.

Espesor.Edward Tufte tiene una regla sobre la relacion entre la cantidad de tinta empleada y la informacion mostrada. Esta regla hace referencia a que en muchos casos, se emplea mucha tinta para mostrar poca informacion haciendo las barras espesas, usando degradados, colores solidos en el fondo, etc... Se debe tender a minimizar el uso de tinta por dato mostrado, empleando barras mas finas, eliminado los elementos del fondo, etc... El objetivo que se alcanza es el de optimizar la presentacion para una lectura mas clara y sencilla.

Ayuda al lector.Ahora que nuestro grafico esta limpio, podemos aadir mas informacion para que el entender los valores o significado sea mas sencillo.

3. Illustrator es una mejor herramienta para crear gaficas.

Si los graficos que vas a generar van a ser presentados a una audiencia importante y/o la produccion va a ser masiva, Adobe Illustrator es una mejor herramienta.

A partir de la version 9 la produccion de graficas en Illustrator se ha simplificado mucho con la ayuda de un menu dedicado a esta tarea. Illustrator permite modificar cada parametro de la grafica con total control y permite una mejor exportacion del grafico a diferentes formatos, ya sea web, imprenta o power point.

Visita la pagina Adobe.com para tener mas Informacion sobre Illustrator.

4. Un vistazo a algunas herramientas que generan graficos desde bases de datos on-line.

Big ChartsSolo graficos. Bastante potente, interactivo y con historicos de hasta 30 aos en el DJIA.

SmartMoney | ToolsUn diseo mas fino y herramientas algo mas inteligentes.

finance.yahoo.comYahoo! Finanzas es uno de los sitios preferidos. Graficas potentes, con multiples opciones e historicos.

http://recursostic.educacion.es/descartes/web/materiales_didacticos/Estadistica_3eso/graficos_estadisticos_mgc.htmlhttp://informaticaarchidona.blogspot.com/2012/12/graficos-estadisticos-en-excel.htmlhttp://www.grimaldos.es/cursos/imgdig/formatos.html