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ACTA nº08-2019. Correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la

Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del 26

de abril del 2019; con la asistencia de los siguientes miembros: Eugenia María

Hernández Alfaro, presidente de esta Comisión Nacional; Javier Gómez Jiménez, jefe

del Departamento Archivo Histórico y vicepresidente de esta Comisión Nacional;

Natalia Cantillano Mora, técnica nombrada por la Dirección General del Archivo

Nacional y secretaria de la Comisión; María Virginia Méndez Arguello, designada

como representante del Archivo Central de la Dirección General del Archivo Nacional

(DGAN) para este trámite según oficio DGAN-DAF-418-2019 de 1 de abril del 2019

suscrito por la señora Graciela Chaves Ramírez, jefe del Departamento Administrativo

Financiero; Johnny Martínez Granados, encargado del Archivo Central del Instituto

Nacional de Vivienda y Urbanismo (Invu); Luis Alfonso Chacón Coto, encargado del

Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería (Mag). También asisten:

Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos

quien levanta el acta; Camila Carreras Herrero, profesional del Departamento

Servicios Archivísticos Externos designada para el análisis de la valoración

documental presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) del Mag; Heylin Palacios Villalobos, funcionaria del Archivo

Central del Mag. Ausentes con justificación: Carlos Zamora Hernández, historiador; y

Alexander Barquero Elizondo, director general de la Dirección General del Archivo

Nacional y director ejecutivo de esta comisión.

CAPITULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. -------------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del orden del día. --------------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el orden del día propuesto para esta

sesión. ACUERDO FIRME.

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CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS. ---------------------------------------

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ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta n°07-2019 del 5 de abril del

2019. ------------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta n°07-2019 del 5 de abril del 2019.

Se deja constancia de que la señora Eugenia María Hernández Alfaro se abstiene de

aprobar el acta en vista de que estuvo ausente en esa sesión; y de que la señora

María Virginia Méndez Arguello, aprueba el acta con respecto a la deliberación y

acuerdos que se tomaron en su presencia y relacionados con la institución que

representa.. ACUERDO FIRME.

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CAPÍTULO III. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

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ARTÍCULO 3. Oficio CISED-2019-0001 de 1 de abril del 2019 recibido el mismo día,

suscrito por el señor David Arrieta Gamboa, secretario del Comité Institucional de

Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Obras Públicas y

Transporte; por medio del cual presenta las siguientes valoraciones parciales:

Despacho del Ministerio - Asesoría Jurídica; Macro Región San Carlos; Dirección

General de Educación Vial, Departamento de Acreditación de Conductores; Dirección

de Servicios Generales y Transportes, Departamento de Servicios Generales, Archivo

Central; Primer programa de la red vial cantonal PPRVC-1 MOPT-BID.

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Mediante memorando DSAE-STA-080-2019 de 12 de abril del 2019, la señora

Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios Archivísticos

Externos designada para el análisis de forma del trámite presentado por el Cised del

Mopt; se informó lo siguiente:

-------------------------------------------------------------------------------------Cantidad de trámites encontrados en el control de series declaradas con valor científico cultural: 22. ------------------------------------------------------------------------------------Cantidad de expedientes de valoración documental relacionados con la DGAN custodiados en el archivo de gestión de la CNSED: 15 ---------------------------------------

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Nivel de complejidad: Media. Debido a la cantidad de antecedentes encontrados y a la cantidad de series documentales del presente trámite: 46. ------------------------------Plazo recomendado de resolución: 46 días naturales, según el artículo 18 del Reglamento de la Ley 7202 debido al nivel de complejidad baja. --------------------------

En la guía de chequeo, la señora Cabrera Ramírez incluyó algunas observaciones y

recomendaciones que se deben solicitar al Cised del Mopt para continuar con el

trámite, que se detallan a continuación: A. Requisitos para admitir la solicitud de

valoración documental (En caso de no cumplirse se considerará el trámite como

inadmisible). Pregunta: 2- ¿El CISED está conformado de manera correcta?

Observación: En el oficio de presentación de los instrumentos de valoración

solamente se indicó que conforma por los señores: Orlando Cervantes Benavidez,

Presidente del CISED y David Arrieta Gamboa, Secretario. Recomendación: Solicitar

al CISED que incluya el nombre del tercer miembro de este órgano colegiado que no

se incluyó en el oficio de presentación de instrumentos de valoración documental ante

la CNSED, así como el puesto institucional de cada uno de estos miembros. En caso

de que los miembros sean delegados por los superiores institucionales, se deberá

remitir el documento mediante el cual se formalizó dicha delegación. Pregunta: 3- ¿El

formulario de solicitud de valoración parcial o de Tabla de Plazos cuenta con el aval

del CISED? Observación: En el formulario se colocó "Firma y sello" en lugar de

"Nombre y firma del jefe de oficina productora", por lo que en algunos casos

solamente aparece la firma pero se desconoce el nombre de quién la firmó. Pregunta:

4- ¿El formulario de solicitud de valoración parcial o de Tabla de Plazos está firmado

por el superior de la unidad administrativa interesada? Observación: En el caso de la

tabla de plazos correspondiente al "Primer Programa de la Red Vial Cantonal PPRV-1

MOPT-BID", el CISED informa que se trata de un subfondo cerrado y está firmada por

la Gerente Unidad Ejecutora MOPT-BID, pero se desconoce las razones por la cuales

se designó a esta persona para firmar la tabla de plazos. Recomendación: Solicitar al

CISED que aclare siguiente: 1. Indicar ¿cuáles son las razones por la cuales esta

tabla de plazos fue firmada por la señora Lilliam Ramírez Arias, Gerente Unidad

Ejecutora MOPT-BID? 2. Favor aclarar ¿cuál es la relación de la Gerencia Unidad

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Ejecutora MOPT-BID con el subfondo "Primer programa de la red vial cantonal

PPRVC-1 MOPT-BID"? 3. Favor aclarar ¿qué significa PPRVC-1 MOPT-BID"? 4.

Facilitar un poco del contexto, normativa e historia de este subfondo cerrado, de

manera que facilite a este órgano colegiado la declaratoria de valor científico cultural

de los documentos incluidos en la tabla de plazos. 5. Ampliar las funciones que fueron

delegadas al programa. Pregunta: 5- ¿La presentación de las tablas de plazos respeta

las resoluciones CNSED 01-2011, CNSED-01-2013 y CNSED-01-2013, en cuanto al

estricto orden jerárquico? Observación: Es importante señalar, que a excepción del

subfondo Asesoría Jurídica, las demás unidades no aparecen en el organigrama

institucional que fue facilitado por el CISED. Recomendación: Solicitar al CISED que

indique la línea jerárquica de los subfondos en cumplimiento del requisito Nº 5

establecido en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos y valoraciones

parciales. Pregunta: 7- ¿El formulario de solicitud de valoración parcial o de Tabla de

Plazos es el aprobado por la CNSED? Observación: Los formularios tienen todas las

columnas indicadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de

Documentos, pero en la parte de inferior se colocó "Firma y sello" en lugar de

"Nombre y firma del jefe de oficina productora", por lo que en algunos casos

solamente aparece la firma y se desconoce el nombre de quién la firmó. Pregunta: 8-

Se cuenta con el nombre y la firma del jefe de la unidad productora, y el sello de esta

unidad, en cada uno de los folios que componen la tabla de plazos. Observación: Se

colocó "Firma y sello" en lugar de "Nombre y firma del jefe de oficina productora", por

lo que en algunos casos solamente aparece la firma y se desconoce el nombre de

quién la firmó. B. Requisitos subsanables (En caso de incumplimiento de alguno de

estos requisitos se solicitará al CISED subsanar lo correspondiente en un plazo

determinado para continuar con el trámite) Pregunta: 11- ¿Se remite el organigrama

institucional vigente y aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente para

comprobar el estricto orden jerárquico? Observación: Sin embargo, la mayoría de las

unidades sometidas a valoración no se encuentran reflejadas en el organigrama.

Pregunta: 12- ¿El oficio de presentación de las tablas de plazos o valoraciones

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parciales indica la conformación actualizada, los miembros, el cargo y la

representación que ostentan del CISED? Observación: Se indicó el nombre de 2

miembros, pero faltó uno. Pregunta: 17-Se anota en la parte superior del formulario el

objetivo y las funciones de la oficina? Observación: Se anota un breve resumen de las

funciones, pero no se indica objetivos. ----------------

ACUERDO 3. Comunicar al señor David Arrieta Gamboa, secretario del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de

Obras Públicas y Transportes (Mopt); que esta Comisión Nacional conoció el oficio

CISED-2019-0001 de 1 de abril del 2019 recibido el mismo día; y le solicita aclarar lo

siguiente en un plazo de diez días hábiles posteriores al recibo de este acuerdo: 1. En

el oficio CISED-2019-0001 se omitió indicar la conformación completa del Cised; por

lo que se debe informar el nombre y puesto de la persona de la Asesoría Jurídica del

ministerio que conforma ese Comité Institucional. En caso de que los miembros hayan

sido delegados por los superiores institucionales, se deberá remitir el documento

mediante el cual se formalizó dicha delegación. 2. Indicar el nombre de la persona que

firma como jefe de la oficina productora en el instrumento de valoración de la Macro

Región San Carlos. 3. Con respecto a la tabla de plazos correspondiente al "Primer

Programa de la Red Vial Cantonal PPRV-1 MOPT-BID", se debe aclarar ¿cuáles son

las razones por la cuales esta tabla de plazos fue firmada por la señora Lilliam

Ramírez Arias, Gerente Unidad Ejecutora MOPT-BID?, ¿cuál es la relación de la

Gerencia Unidad Ejecutora MOPT-BID con el subfondo "Primer programa de la red

vial cantonal PPRVC-1 MOPT-BID"?, ¿qué significa PPRVC-1 MOPT-BID"? También

se solicita ampliar y/o presentar el contexto, normativa e historia de este subfondo

cerrado, de manera que facilite a este órgano colegiado la declaratoria de valor

científico cultural de los documentos incluidos en la tabla de plazos. Finalmente, se

deben ampliar las funciones que fueron delegadas al programa. 4. En todos los casos,

se debe indicar cuál es la línea jerárquica de los subfondos sometidos a valoración

documental, en cumplimiento del requisito nº 5 establecido en el instructivo para la

elaboración de tablas de plazos y valoraciones parciales. Enviar copia de este

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acuerdo al expediente de valoración documental del Mopt que custodia este órgano

colegiado. ----------------------------------------------------------

CAPITULO IV. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.

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ARTÍCULO 4. Análisis del informe de valoración IV-018-2018-TP. Asunto: tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Instituto Nacional de Vivienda y

Urbanismo (Invu). Convocado el señor Johnny Martínez Granados, encargado del

Archivo Central del Invu. Hora: 9:00 a.m. (2 TP con 14 series documentales). Se deja

constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los

miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:10 horas ingresa el señor

Martínez Granados; y el señor Javier Gómez Jiménez procede con la lectura del

informe de valoración. Se destaca la siguiente consideración: “Mediante oficio

CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se solicitó aclaraciones al señor

Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, posteriormente, se reciben

las respuestas por medio del oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el cual

adjunta el oficio SJD-001-2019 de 11 de enero de 2019 y el correo electrónico de

fecha 10 de enero de 2019 suscrito por Leslie Naranjo Barboza, encargada del

archivo de gestión de Presidencia Ejecutiva. No obstante, las dudas persisten.”

-----------------------------------------------------

ACUERDO 4.1. Comunicar al señor Johnny Martínez Granados, presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto

Nacional de Vivienda y Urbanismo (Invu); que esta Comisión Nacional conoció la

solicitud de valoración documental presentada mediante oficio CISED-026-2018 de 8

de octubre del 2018; para el fondo Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo;

subfondos: Presidencia Ejecutiva; y Secretaría de la Junta Directiva; y declara con

valor científico cultural las siguientes series documentales:

---------------------------------------------------------------------FONDO: Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) ------------------------------Subfondo 1: Presidencia Ejecutiva. -------------------------------------------------------------

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Tipo / serie documental Valor científico –cultural2. Correspondencia interna y externa. Original y Copia. Las distintas unidades de la institución y diversas instituciones del Gobierno. Contenido: Remisiones de casos enviados por ministros o diputados, Invitaciones, Informes Ejecutivos, Proyectos de Leyes, Convenios y Recursos de Amparo. Soporte: Papel. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 2.30 ml. Fechas extremas: 1974-20171 --------------------------------

Sí. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. Conservar solamente la correspondencia sustantiva a criterio del jefe de la oficina productora y el encargado del Archivo Central. ---------------------------------------------------------

3. Expedientes de proyectos. Copia.2 Área de Vivienda Interés Social, Proceso de Ejecución de Proyectos Terminados, Programas Habitacionales, Proyectos Habitacionales, Unidad de Fondo de Inversión. Contenido3: Información de los proyectos, planos, oficios

Sí. Refleja la inversión de la institución en el desarrollo de proyectos habitacionales. Conservar solamente los expedientes sustantivos a

1 En la columna de “Observaciones” de la tabla de plazos se indicó: “A solicitud del Lic. Johnny Martínez Granados, encargado de la Unidad de Archivo Central, se indica la fecha 1974, por ser el año en que se crean las Presidencias Ejecutivas, sin embargo, se aclara que esta Presidencia existen documentos a partir de 1995 a la fecha.” Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta sobre las fechas extremas de esta serie documental, por lo que, con el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, señala que: “Sobre la serie documental Correspondencia externa e interna, conviene indicar que revisados los registros encontrados en AC, no se logra encontrar esta serie, en los rollos de microfilms solo detecté que hay correspondencia de Presidencia del año 2011 solamente. Evidentemente no se logra ver la correspondencia de los años 1974 al 1994”. También agrega que: “Sobre la serie documental correspondencia sustantiva de la Presidencia Ejecutiva de los años 1995, 1997 al 2000 desconozco; igual conversamos con Leslie y el suscrito y no se sabe nada.”. Además, mediante correo electrónico de la señora Leslie Naranjo, encargada del archivo de gestión de Presidencia Ejecutiva menciona que: “En los archivos de gestión de la Presidencia se encuentra documentos de los años posteriores a 1981, a la fecha.” -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta si otras oficinas tienen un original o copia de esta serie documental, por lo que, con el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, señala que: “Sobre la serie documental expedientes de proyectos (copia); conviene aclarar que efectivamente el suscrito desde hace meses ha tratado de lograr organizar este tema de esta serie, hubo reuniones y oficios al respecto con algunos de los responsables de las áreas correspondientes y pareciera no los tienen conformados; por lo que no se podrá contestar lo consultado de si son copias u originales.” --------------------------------------3 Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta si estos expedientes de proyectos: a). ¿son iguales a los custodiados en la Área de Vivienda Interés Social, Proceso de Ejecución de Proyectos Terminados, Programas Habitacionales, Proyectos Habitacionales y en la Unidad de Fondo de Inversión? b) ¿Si no son iguales, indicar cual oficina custodia la versión más completa? c) ¿Si los documentos conservados en estos expedientes complementan los que se custodian en otras áreas? Por lo que, mediante oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, señala que: “No se puede asegurar que sean iguales. No puedo indicar cual oficina tiene los expedientes más completos (recordar lo que hay en los rollos de microfilms). No puedo indicar si existe complemento de la documentación” Además, mediante correo electrónico de la señora Leslie Naranjo, encargada del archivo de gestión de Presidencia Ejecutiva menciona que: “Esta servidora desconoce si son los mismos proyectos, sin embargo, por lo que he logrado ver y corroborar en el tiempo que he estado en la Presidencia, aquí lo que se hace son expedientes de año a año de los proyectos y casi siempre son los mismos. Indicó además que dicha tabla se realizó en años en los que no me encontraba trabajando para la institución. Sin embargo, con el oficio PE-0850-09-2015, se remitió al Archivo Central toda la documentación del

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de las asociaciones de viviendas, solicitudes de bonos para lotes, casa y condonación de deudas. Soporte: Papel. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 7.48 ml. Fechas extremas: 1974-20174 --------

criterio del jefe de la oficina productora y el encargado del Archivo Central. --------------------------------------------------------

6. Convenios. Original y Copia5 Las distintas unidades de la institución y diversas instituciones del Gobierno. Soporte: Papel. Contenido: Seguimiento a la creación de convenios de cooperación entre el Invu y otras instituciones del Gobierno. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 0.05 ml. Fechas extremas: 1974-20176 --------------------------------------------

Sí. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

año 2011 y puede que en esos documentos se encuentra la tabla en mención. Con respecto a los puntos a), b), c), los expedientes de proyecto que custodia esta Presidencia son en definitiva muy diferentes a los que llevan los departamentos pues pueden tener documentos tanto de asociaciones de vivienda solicitando ser tomados en cuenta para los proyectos de vivienda, como copias de documentos con algún informe por parte de los departamentos, asimismo como documentos de instituciones solicitando información de los mismos. Esta servidora considera que los expedientes de proyectos en esta Presidencia son complementos a los expedientes ubicados en los departamentos y unidades de Programas Habitacionales, Proyectos Habitacionales, Unidad de Fondos de Inversión en Bienes Inmuebles. Efectivamente muchos de los documentos que se encentran en los expedientes de proyectos son copia de los oficios de los departamentos Programas Habitacionales, Proyectos Habitacionales y UFIBI. ----------------------------------------------------------------------------------------4 En la columna de “Observaciones” de la tabla de plazos se indicó: “A solicitud del Lic. Johnny Martínez Granados, encargado de la Unidad de Archivo Central, se indica la fecha 1974, por ser el año en que se crean las Presidencias Ejecutivas, sin embargo, se aclara que esta Presidencia existen documentos a partir de 1995 a la fecha.” Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta sobre las fechas extremas de esta serie documental, por lo que, con el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, señala que: “Sobre la serie documental expedientes de proyectos y la serie documental convenios; creo que en los rollos microfilms (2-3-4) se indica algo de varios proyectos; pero debe ser los productores de la información los que la identifiquen ya que el suscrito desconoce. -----------------------------------------------------------------------5 Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta si otras oficinas tienen un original o copia de esta serie documental, por lo que, con el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, señala que: “Sobre la serie documental n°6 Convenios (original y copia); el suscrito no puede determinar si tienen copias u originales.6 En la columna de “Observaciones” de la tabla de plazos se indicó: “A solicitud del Lic. Johnny Martínez Granados, encargado de la Unidad de Archivo Central, se indica la fecha 1974, por ser el año en que se crean las Presidencias Ejecutivas, sin embargo, se aclara que esta Presidencia existen documentos a partir de 1995 a la fecha.” Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta sobre las fechas extremas de esta serie documental, por lo que, con el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, señala que: “Sobre la serie documental expedientes de proyectos y la serie documental convenios; creo que en los rollos microfilms (2-3-4) se indica algo de varios proyectos; pero debe ser los productores de la información los que la identifiquen ya que el suscrito desconoce. -----------------------------------------------------------------------

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--------Subfondo 1: Secretaria de la Junta Directiva. ---------------------------------------------------Tipo / serie documental Valor científico –cultural1. Oficios internos7. Copia. Original: Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Subgerencia General. Soporte: Papel. Contenido: Solicitudes de documentos, comunicación de acuerdo de Junta Directiva y trámites diversos. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 0.36 ml/Fechas extremas: 2013-20188 ---------------------------------------------------------------------------

Sí. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. Conservar solamente la correspondencia sustantiva a criterio del jefe de la oficina productora y el encargado del Archivo Central. ----------------

2. Oficios externos9. Copia. Original: Contraloría General de la República, Procuraduría General de la República, Asamblea Legislativa, Consejo de Gobierno, Municipalidades. Soporte: Papel. Contenido: Comunicación de acuerdo de Junta Directiva y otros. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 0.36 ml. Fechas extremas: 2013-201810

Sí. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. Conservar solamente la correspondencia sustantiva a criterio del jefe de la oficina productora y el encargado del Archivo Central. -----------------

4. Correspondencia11. Copia. Original: Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Subgerencia General. Soporte: Papel. Contenido: Solicitudes de documentos, comunicación de acuerdo de Junta Directiva y trámites diversos. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 0.36 ml. Fechas extremas: 2013-201812 -------------------------------------------------------------------------

Sí. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. Conservar solamente la correspondencia sustantiva a criterio del jefe de la oficina productora y el encargado del Archivo Central.

7 Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta sobre la diferencia entre las series documentales oficios internos, oficios externos, correspondencia, por lo que, con el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, adjunta el oficio SJD-001-2019 de 11 de enero de 2019, suscrito por la señora Xinia Sossa Siles, secretaria de la Junta Directiva del Invu, donde señala lo siguiente: “La serie documental n°1: Oficios internos: se refiere a oficios producidos diariamente por esta unidad productora que van dirigidos a otras dependencias de la institución. La serie documental n°2: Oficios externos, se refiere a oficios producidos diariamente por las diferentes oficinas de la institución y que vienen dirigidos a esta unidad productora. La serie documental n°4: correspondencia, se refiere a oficios recibidos por esta unidad productora específicamente para conocimiento de la Junta Directiva.” ----------------------------------------------------------8 En la columna de “Observaciones” de la tabla de plazos se indicó: “Documentos anteriores al 2013 se enviaron al Archivo Central porque el archivo de gestión solo conserva los últimos 5 años”. Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta sobre las fechas extremas de las series documentales: oficios internos, oficios externos, correspondencia, no obstante, ni en el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, suscrito por el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, y el oficio adjunto SJD-001-2019 de 11 de enero de 2019, suscrito por la señora Xinia Sossa Siles, secretaria de la Junta Directiva del Invu, no responde la consulta. -----------------------------------------------9 Ver nota n°7 (se deja constancia de que en el informe de valoración la nota es la n° 10), donde se aclara la diferencia entre series documentales (oficios internos, oficios externos y correspondencia). -------------10 Ver nota n°8. (se deja constancia de que en el informe de valoración la nota es la n° 11) -----------------11 Ver nota n°7 (se deja constancia de que en el informe de valoración la nota es la n° 10), donde se aclara la diferencia entre series documentales (oficios internos, oficios externos y correspondencia). ----12 Ver nota n° 8. (se deja constancia de que en el informe de valoración la nota es la n° 11). ---------------

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----------------5. Tomos de actas. Original. Soporte: Papel. Contenido: Contiene las discusiones de los miembros de la Junta Directiva y los acuerdos tomados en sesiones programadas por parte de los miembros para deliberar respecto de temas institucionales. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 48 cm. Fechas extremas: 1995-2018. -------------------------------------------

Sí. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6. Expedientes de actas. Original. Soporte: Papel. Contenido: Contiene los documentos de respaldo y los acuerdos tomados en las sesiones programadas por parte de los miembros de la Junta Directiva para deliberar respecto de temas institucionales. Plazos: Oficina: 5 años, Archivo Central: 15 años. Cantidad: 1.24 cm. Fechas extremas: 2013-201813 -------------------------------

Sí. Resolución CNSED-01-2014, norma 01.2014. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-026-2018 de 8 de octubre del

2018; para el fondo Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo; subfondos:

Presidencia Ejecutiva y Secretaría de la Junta Directiva; y que esta comisión no

declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su vigencia

administrativa y legal, de acuerdo con la Ley nº7202 y su reglamento ejecutivo. Con

respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente” en

una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en la norma

11.2018 de la Resolución n°CNSED-1-2018, que establece en el inciso 1 lo siguiente:

“Si estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

13 En la columna de “Observaciones” de la tabla de plazos se indicó: “Dentro de las remisiones que se han hecho al Archivo Central, se señala que hace falta varios expedientes de actas de la Junta Directiva porque fueron debidamente secuestradas por el O.I.J en los años 2012 y 2014”. Mediante el oficio CNSED-262-2018 de 29 de noviembre de 2018, se consulta sobre las fechas extremas de esta serie documental, por lo que, con el oficio CISED-030-2019 de 14 de enero de 2019, el señor Johnny Martínez Granados, presidente del Cised del Invu, adjunta el oficio SJD-001-2019 de 11 de enero de 2019, suscrito por la señora Xinia Sossa Siles, secretaria de la Junta Directiva del Invu, donde señala lo siguiente: “Con respecto a la serie documental n°6: expedientes de Junta Directiva, el Archivo Central indica que en esa oficina se encuentran los expedientes de actas de la Junta Directiva del año 1954 hasta el año 2013. Afirmo que del año 2014 al año 2018 se encuentran en el archivo de gestión de esta unidad productora. Se debe aclarar que eventualmente podría existir saltos en la numeración de expedientes.” --------------

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trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es

importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control

Interno n°8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones

del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya

que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada

para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben

conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de

acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre

administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la

Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta nº61 de 28 de

marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías

de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta nº119 de 21 de junio

de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No.

8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de

Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de

Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente”

publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se

encuentran vigentes. Se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-

2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta n°5 del 8 de enero del 2015,

CNSED-01-2016 publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 y CNSED-

01-2017 publicada en La Gaceta nº6 del 15 de enero del 2018 relacionadas con la

declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en

todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,

Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas

Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de

Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades

Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,

Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, Organismos

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Internacionales o sus similares, y Contralorías de Servicios; de todas las instituciones

que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo a las

siguientes personas funcionarias del Invu: Tomás Martínez Baldares, de la

Presidencia Ejecutiva; y Xinia Sossa Siles, de la Secretaría de la Junta Directiva; y al

expediente de valoración documental del Invu que custodia esta Comisión Nacional.

---------------------------------------------------------------------------------------------------.

ACUERDO 4.2. Comunicar al señor Marco Hidalgo Zuñiga, gerente general del

Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (Invu); que esta Comisión Nacional

conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante oficio CISED-026-

2018 de 8 de octubre del 2018; para el fondo Instituto Nacional de Vivienda y

Urbanismo; subfondos: Presidencia Ejecutiva; y Secretaría de la Junta Directiva; y le

solicita aclarar lo siguiente en un plazo de diez días hábiles posteriores al recibo de

este acuerdo: A. Subfondo Presidencia Ejecutiva. A.1. Serie documental:

Correspondencia interna y externa. Se debe verificar las fechas extremas. A.2. Serie

documental: Expedientes de proyectos. Se debe verificar las fechas extremas.

Asimismo, se indica que esta serie documental se declara con valor científico cultural

hasta tanto esta Comisión Nacional tenga conocimiento de que el Invu localizó los

documentos originales. A.3. Serie documental: Convenios. Se debe verificar las

fechas extremas. B. Subfondo Secretaría de la Junta Directiva. B.1. Serie documental:

Oficios internos. Se debe verificar las fechas extremas y dónde se localizan los

documentos originales. B.2. Serie documental: Oficios externos. Se debe verificar las

fechas extremas y dónde se localizan los documentos originales. B.3. Serie

documental: Tomos de actas. Se debe verificar las fechas extremas, específicamente

dónde se localizan los tomos anteriores a 1995. B.4. Serie documental: Expedientes

de actas. Se debe verificar las fechas extremas, específicamente dónde se localizan

los expedientes anteriores al 2018. Enviar copia de este acuerdo a las siguientes

personas funcionarias del Invu: Tomás Martínez Baldares, de la Presidencia Ejecutiva;

Xinia Sossa Siles, de la Secretaría de la Junta Directiva; Johnny Martínez Granados,

presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised)

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del Invu; y al expediente de valoración documental del Invu que custodia esta

Comisión Nacional. ----------------------------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis del informe de valoración IV-019-2018-TP. Asunto: tablas de

plazos de conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Agricultura y Ganadería

(Mag); específicamente el subfondo Unidad Coordinadora del Programa (UCP)

perteneciente al Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenta Binacional del Río

Sixaola. Convocado el señor Luis Alfonso Chacón Coto, encargado del Archivo

Central del Mag. Hora: 10:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los

documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su

consulta. Al ser las 10:20 horas ingresan el señor Chacón Coto, las señoritas Heylin

Palacios Villalobos, funcionaria del Archivo Central del Mag y Camila Carreras

Herrero, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos designada

para el análisis de la valoración documental presentada por el Cised del Mag. Se

destacan las siguientes consideraciones: “…3.9. En relación con la Tabla de Plazos

de la Unidad Coordinadora del Programa (UCP)-Programa de Desarrollo Sostenible

de la Cuenca Binacional del Río Sixaola, por medio del oficio N° CNSED-192-2018 de

22 de agosto de 2018, se consultó lo siguiente (entre otras consultas realizadas): -

Favor indicar el decreto de creación del programa, las fechas de funcionamiento

(inicio y final) y detallar en qué consistía dicho programa. Asimismo, justificar la razón

por la cual no se refleja en el organigrama institucional del Ministerio. -Para la serie

documental N°2 “Libro de Actas” (original sin copia), N°3 “Perfil de Proyecto”, N°4

“Condiciones Previas” (copia) y N°6 “Expedientes de Proyectos” (copia): ampliar el

contenido. -Para la serie documental N°8 “Informes de ejecución presupuestaria”

(original): ampliar el contenido e indicar si son informes mensuales, trimestrales,

semestrales o anuales. En relación con los puntos anteriores, cabe señalar que el

CISED del MAG no remitió la respuesta correspondiente. 3.10. En la ley N° 8639 del

16 de julio de 2008 mediante la cual se decreta la “Aprobación del contrato de

préstamo y sus anexos entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano

de Desarrollo para financiar el programa de desarrollo sostenible de la cuenca Página 13 de 34

binacional del Río Sixaola” se indica lo siguiente: “ANEXO A, EL PROGRAMA,

Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola. (…) I.

Objetivo 1.01 El objetivo general del Programa es mejorar las condiciones de vida de

la población de la Cuenca Binacional del Río Sixaola en Costa Rica, mediante

intervenciones en los ámbitos económico, social, ambiental y de gestión local, que

contribuyan a la implementación de un modelo de desarrollo sostenible para la misma.

II. Descripción 2.01 Para el logro del objetivo indicado en la sección I anterior, el

Programa comprende la ejecución y financiamiento de los cuatro (4) componentes

siguientes: Componente 1: Gestión Ambiental, Manejo de los Recursos Naturales y

Reducción de la Vulnerabilidad. 2.02 Este componente tiene como propósito poner en

marcha medidas efectivas que contribuyan a la protección ambiental, el manejo

sostenible de los recursos y la reducción de la vulnerabilidad en la cuenca, con

participación de la comunidad, con base en la Estrategia Regional de Desarrollo

Sostenible (ERDS) y su Plan Indicativo de Ordenamiento Territorial Funcional

(PIOTF). Para lograr este propósito, este componente se ha dividido en los siguientes

dos (2) subcomponentes: (a) Gestión Ambiental y Manejo de los Recursos

Naturales 2.03 Se financiarán actividades y proyectos, con base en la demanda, en

las categorías de: (i) monitoreo y control de la calidad del agua de fuentes puntuales y

no puntuales para proteger la salud de los habitantes y conservar los ecosistemas

frágiles de la cuenca, especialmente los de la cuenca baja y zona costera; (ii)

actividades de protección comunitaria y control de impactos antrópicos en las áreas

protegidas; y (iii) co-manejo de áreas protegidas con participación de las

comunidades, incluyendo las indígenas, en especial de los Comités de Vigilancia de

los Recursos Naturales (COVIRENAS), para participar en el manejo de las mismas.

2.04 Además, bajo este subcomponente se financiará la ejecución de un proyecto

piloto de protección comunitaria y control de los impactos antrópicos en un área crítica

del Parque Internacional “La Amistad” (PILA) y un proyecto específico de

senderización y aprovechamiento turístico sostenible con participación comunitaria en

la reserva de co-manejo Gandoca-Manzanillo. (b) Reducción de la Vulnerabilidad.

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2.05 Se financiarán iniciativas con base en la demanda y atendiendo los criterios de

selección del Reglamento Operativo del Programa (ROP), en las siguientes

categorías: (i) regeneración y reforestación de riberas de corrientes de agua y co-

manejo de áreas recuperadas con participación comunitaria; (ii) medidas no

estructurales de prevención y mitigación de riesgo; (iii) estudios de preinversión para

el diseño de los proyectos específicos; y (iv) sistemas de alerta y prevención

comunitaria del riesgo. Componente 2: Diversificación Productiva. 2.06 Este

componente permitirá aprovechar el potencial de desarrollo económico de la cuenca

caracterizando alternativas de diversificación productiva y oportunidades de creación

de empleo permanente. 2.07 Bajo este componente, con los recursos del Programa

se financiarán iniciativas en las categorías elegibles de: (i) cultivos alternativos a la

producción de musáceas; (ii) producción orgánica y de sistemas agroforestales; (iii)

aumento de la productividad mediante técnicas menos agresivas ambientalmente; (iv)

transformación de la producción agrícola y encadenamientos productivos; (v) estudios

de mercado y apoyo para la comercialización; y (vi) capacitación. 2.08 Se incluye

financiar tres (3) proyectos pilotos para la diversificación productiva en: (i) áreas

destinadas al cultivo de musáceas; (ii) disminución del uso de agroquímicos; y (iii)

producción de cacao orgánico y sistemas agroforestales. 2.09 Para aprovechar el

desarrollo turístico en la franja costera y lograr encadenamientos productivos y

extensión de los beneficios hacia las partes media y alta de la cuenca, se financiará

un proyecto específico de fortalecimiento de una red de ecoturismo rural comunitario,

que incluye el desarrollo de nuevos productos turísticos. Componente 3: Servicios

Públicos e Infraestructura Básica. 2.10 Este componente se enfoca en orientar la

inversión pública en infraestructura y servicios básicos para elevar los niveles de

cobertura y accesibilidad de la población, estimulando la gestión comunitaria y del

sector privado. 2.11 Con los recursos del Programa se financiarán proyectos que

cumplan los criterios de elegibilidad según el ROP, en las siguientes categorías: (i)

pequeños sistemas de agua potable y alcantarrillado; (ii) saneamiento básico; (iii)

manejo y disposición de desechos sólidos; (iv) electrificación rural; (v) rehabilitación

Página 15 de 34

de caminos rurales y otras obras viales de drenaje y paso (v.g: alcantarillas, pequeños

puentes); (vi) pequeñas obras civiles de protección para la reducción de la

vulnerabilidad ante riesgos naturales; y (vii) otra infraestructura básica de apoyo a la

producción como mercados, centros de acopio y centros comunales. Se financiará

también estudios de preinversión para proyectos en las categorías anteriores. 2.12

Bajo este componente se ha diseñado una muestra indicativa de cuatro (4) proyectos

de agua potable y disposición de desechos cubriendo las cuencas baja, media y alta;

un proyecto de letrinización rural en la cuenca media y alta; un proyecto de

disposición de desechos sólidos; cuatro proyectos de energía rural; y dos de

rehabilitación de caminos rurales. También se han diseñado proyectos específicos

para la ampliación del acueducto y construcción del alcantarillado sanitario de Chase,

la rehabilitación del tramo Chiroles-Gavilán-Canta y un puente hamaca para

comunicar las comunidades indígenas de Katsi, Dururpe, Boca Urén y Amubri.

Componente 4: Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión. 2.13 Las actividades

bajo este componente permitirán desarrollar la capacidad de gestión de los diferentes

actores con responsabilidades dentro de la cuenca, a fin de disponer de una

estructura de gestión que facilite la implementación de la estrategia trazada. Se

financiará asistencia técnica (equipamiento, talleres, capacitación) y estudios. Las

acciones de fortalecimiento se visualizan a tres niveles: 2.14 Nivel Local. Se

fortalecerá la capacidad del municipio de Talamanca en las áreas de administración,

finanzas, planeamiento, marcos normativos y reglamentos para facilitar y fortalecer su

capacidad para la prestación de los servicios públicos. Asimismo, se fortalecerá la

capacidad de las asociaciones de mujeres, las comunidades indígenas, las

asociaciones de productores y comunitarias como los COVIRENAS, las Asociaciones

Administradores de Acueductos Rurales (ASADAS), empresas comunales para la

administración de servicios básicos, empresas dedicadas a diversos tipos de

productos y servicios, asociaciones dedicadas a administrar zonas de protección y

zonas de recreo, entre otras, para asegurar su participación en el desarrollo de la

cuenca en general y del Programa en particular, con base en la demanda.

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Específicamente, se fortalecerán los sistemas de pagos por servicios básicos

mediante el mejoramiento tarifario, con el fin de garantizar la sostenibilidad financiera

de las inversiones en dichos servicios. Igualmente, se financiarán actividades

específicas de asistencia técnica (equipamiento, talleres y capacitación) y estudios

para establecer mecanismos de promoción de la participación comunitaria y del sector

privado externo e interno de la región, en la regulación y el manejo de servicios

públicos. Se financiará también, durante el período de ejecución del Programa, la

organización, reglamentación y funcionamiento de los tres (3) Comités Distritales.

2.15 Nivel de la Cuenca. Se dará asistencia técnica para la creación y funcionamiento

del Comité de la Cuenca del Río Sixaola (CCRS), incluyendo la elaboración de su

reglamento interno, capacitación y la instalación y funcionamiento de un sistema de

información georeferenciada durante el período de ejecución del Programa tomando

como punto de partida el sistema elaborado durante el proceso de preparación del

mismo. Este fortalecimiento incluirá también la creación de una ventanilla única para

apoyar a los residentes en los trámites administrativos relacionados con la obtención

de personería jurídica, asesoría para obtención de créditos, cajeros automáticos,

banca telefónica, pago de los servicios, entre otros. Además, se dará asistencia

técnica y capacitación para el fortalecimiento de las direcciones provinciales de las

instituciones nacionales pertenecientes al CCRS. 2.16 Nivel Binacional. Para las

actividades binacionales se dará asistencia técnica a la Secretaría Ejecutiva de la

Comisión Binacional de MIDEPLAN, tanto para la ejecución del Programa Binacional

como en la implementación de la ERDS y la agenda trazada dentro del Convenio

Fronterizo Costa Rica-Panamá vigente y en aspectos relacionados con control

aduanero, tránsito a través del área fronteriza, trabajo y seguridad, control ambiental,

sanidad animal y vegetal, entre otros. (…)” (…) CONTRATO MODIFICATORIO,

CONTRATO MODIFICATORIO celebrado el 14 de noviembre de 2007 entre la

REPÚBLICA DE COSTA RICA, en adelante “el Prestatario”, y el BANCO

INTERAMERICANO DE DESARROLLO, en adelante denominado el “Banco”.

ARTICULO PRIMERO Se introducen las siguientes modificaciones al Contrato de

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Préstamo No.1566/0C-CR, suscrito entre el Prestatario y el Banco el 16 de diciembre

de 2005 y modificado el 2 de enero de 2007 para financiar el Programa de Desarrollo

Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola: l. Modificaciones en las

Estipulaciones Especiales: 1. Se modifica la sección 3 sobre “Organismo Ejecutor”

para que en adelante diga: “3. ORGANISMO EJECUTOR. (a) Las partes convienen

en que la ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento

del Banco serán llevadas a cabo por el Prestatario, por intermedio de su Ministerio de

Agricultura y Ganadería, el que para los fines de este Contrato será denominado

indistintamente “Prestatario”, “Organismo Ejecutor” o “MAG”, que actuará a través de

la Unidad Coordinadora del Programa dentro de la Dirección Regional del MAG de la

Región Huetar Atlántica. (b) Igualmente, para efectos de la ejecución del Programa y

de conformidad con lo estipulado en las Cláusulas 3.02(a)(ii) y 3.02(a)(iii) de estas

Estipulaciones Especiales, el Organismo Ejecutor contará con el apoyo de tres (3)

Comités Distritales del Programa (CD): Telire en la Cuenca Alta, Bratsi en la Cuenca

Media y Sixaola-Cahuita en la Cuenca Baja; y un Comité de Cuenca del Río Sixaola

(CCRS), y un Consejo Asesor del Programa (CAP), cuyas responsabilidades se

detallan en el Anexo A de este Contrato y en el Reglamento Operativo del Programa.

(c) También participarán en la ejecución del Programa, en las actividades que les

corresponda de acuerdo con sus responsabilidades sectoriales y político-

administrativas, los ministerios de línea y otras instituciones gubernamentales, que

hayan suscrito convenios interinstitucionales con el MAG de conformidad con lo

estipulado en la Cláusula 4.08 (b) de estas Estipulaciones Especiales.” 2. Se modifica

la Cláusula 4.08 “Condiciones especiales de ejecución” de las Estipulaciones

Especiales de la siguiente manera: “CLAUSULA 4.08. Condiciones especiales de

ejecución. (a) Para fines de la ejecución del Programa, el Prestatario, por conducto

del Organismo Ejecutor, se compromete a crear un Consejo Asesor del Programa

(CAP) en un plazo no mayor de 60 días contados a partir de la vigencia del presente

Contrato, el cual, de conformidad con lo detallado en el párrafo 4.01 del Anexo A,

estará presidido por el Ministro del MAG e integrado por los ministros o sus

Página 18 de 34

representantes de la siguientes instituciones del Estado a nivel central: Ministerio de

Agricultura y Ganadería (MAG), Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE); Junta de

Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica

(JAPDEVA) y la Municipalidad de Talamanca. (b) El Organismo Ejecutor deberá

suscribir con las entidades beneficiarias de las intervenciones del Programa

convenios de cooperación interinstitucional, en los cuales se determinen los derechos

y obligaciones de cada parte. (c) El Organismo Ejecutor deberá incluir en los pliegos

de licitación de los proyectos que sean incluidos en el Plan Operativo Anual (POA)

respectivo, y conformes al Reglamento Operativo del Programa, entre otros los

siguientes criterios básicos para cualquier propuesta de proyecto: (i) un aporte en

fondos o mano de obra o especie según el tipo de proyecto; y (ii) la inclusión de los

mecanismos de mantenimiento y operación de los proyectos de infraestructura.” 3. Se

modifica el inciso (b) de la cláusula 4.11 “Seguimiento y Evaluación” de las

Estipulaciones Especiales de la siguiente manera: “Cláusula 4.11 Seguimiento y

Evaluación. (b) El Organismo Ejecutor, por intermedio de la UCP, contratará servicios

de consultoría especializada, a fin de realizar las siguientes evaluaciones del

Programa: (i) una de medio término, cuando el cincuenta por ciento (50%) de los

recursos del Financiamiento haya sido comprometido, en la que se dará especial

atención a la revisión de los indicadores de impacto entre el Prestatario y el Banco y

se proporcionarán recomendaciones para la continuidad de actividades del Programa;

y (ii) una evaluación final cuando el noventa por ciento (90%) de los recursos del

Financiamiento se haya comprometido, en la cual se revisarán los indicadores de

impacto y metas acordados con el Banco. En ambas evaluaciones se tomarán en

cuenta los informes que hayan sido preparados por el Organismo Ejecutor.” II.

Modificaciones al Anexo A 4. El párrafo 4.01 sobre “Ejecución” se leerá de la

siguiente manera: “4.01 La estructura de ejecución del Programa se realizará con el

funcionamiento del siguiente organigrama: ---------------------------------------------------------

Página 19 de 34

El Consejo Asesor del

Programa a que se refiere la

Cláusula 4.08(a) asesorará la

ejecución del Programa,

asegurando que se cumplan

los lineamientos de política del

Gobierno. Entre sus funciones

están: (i) orientar los esfuerzos

d

el Estado y de los otros donantes en la cuenca; (ii) canalizar y coordinar la

participación de las autoridades nacionales; y (iii) conocer los informes de progreso

del Programa, el POA de la cuenca y la ejecución del presupuesto del Programa.

Dicho Consejo podrá ser convocado por el Ministro del MAG o a solicitud de

cualquiera de sus miembros y se reunirá al menos una vez al año.” (…)

-------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 5.1. Comunicar al señor Luis Alfonso Chacón Coto, secretario del Comité


Agricultura y Ganadería; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración

documental presentada mediante oficio ACI-08-2018 de 8 de junio del 2018; para el

fondo Ministerio de Agricultura y Ganadería; específicamente el subfondo Unidad

Coordinadora del Programa (UCP); y declara con valor científico cultural las siguientes

series documentales: -------------------------------------------------------------------------------------FONDO: Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) Subfondo 1: Despacho Ministro. Subfondo 2: Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola. Subfondo 3: Unidad Coordinadora del Programa (UCP).14 -----------------------------------------------------------------------------------------------------Tipo / serie documental Valor científico –cultural1.1. Correspondencia. Original y copia. Copia: BID; Sí. Ya que refleja las

14 En la ley N° 8639 del 16 de julio de 2008 mediante la cual se decreta la “Aprobación del contrato de préstamo y sus anexos entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo para financiar el programa de desarrollo sostenible de la cuenca binacional del Río Sixaola” se indica el objetivo y la descripción del programa. -----------------------------------------------------------------------------------------------

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Despacho Ministro. Contenido: cartas enviadas y recibidas de índole financiero y técnico para la coordinación del programa con el Banco Interamericano de Desarrollo con las dependencias del Ministerio de Agricultura y Ganadería y la secretaria de Planificación sectorial, la Dirección de crédito pública de Hacienda y los Comité de Cuenca de Río Sixaola (CCRS). Soporte: papel. Fechas extremas: 2008-2017. Cantidad: 10 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 10 años en el Archivo Central. ----------------------------------------------------

relaciones y acuerdos con los diferentes sectores involucrados en el programa. Conservar la correspondencia sustantiva, a criterio del Jefe de la Oficina Productora y el Jefe o Encargado del Archivo Central.

1.7. Contrato establecido por el BID. Copia. Original: BID. Contenido: contrato establecido con el Banco Interamericano para definir el ente ejecutor. Soporte : papel. Fechas extremas: 2008-2017. Cantidad: 0.005 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 5 años en el Archivo Central. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sí. Ya que refleja las relaciones y acuerdos que establece el Ministerio con organismos financieros internacionales en la implementación de un modelo de desarrollo sostenible en la Cuenca Binacional del Río Sixaola.

1.9. Informes de finiquito. Original. Original y/o copia: Oficina de Sixaola. Contenido: informe final de cierre. Soporte : papel . Fechas extremas: 2008-2017. Cantidad: 0.15 m. Vigencia Administrativa legal: 5 años en la oficina y 0 años en el Archivo Central. ---------------------------------

Sí.15 Ya que refleja el seguimiento de objetivos y la ejecución del Programa. -----------------------------------------------------------------------

Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante ACI-08-2018 de 8 de junio del 2018; para el


Coordinadora del Programa (UCP); y que esta comisión no declaró con valor científico

cultural pueden ser eliminadas al finalizar su vigencia administrativa y legal, de

acuerdo con la Ley nº. 7202 y su reglamento ejecutivo. Con respecto a los tipos

documentales que el Cised asignó una vigencia “permanente” en una oficina o en el

Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo indicado en la norma 11.2018 de la

Resolución n°. CNSED-1-2018, que establece en el inciso 1 lo siguiente: “Si estos

documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad productora,

la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los

documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán

15 Ibíd.Página 21 de 34

trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el

plazo que señala la Ley 7202.” En cuanto a los documentos en soporte electrónico,

es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de

Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas,

operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de

información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada

y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda

que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un

futuro, de acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas

sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por

la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de

marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías

de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio

de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos No.

8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de octubre del 2005, la “Política de

Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados” y la “Política de

Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente”

publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No. 95 del 20 de mayo del 2013 se

encuentran vigentes. Se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-

2014 y CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta n°. 5 del 8 de enero del 2015,

CNSED-01-2016 publicada en la Gaceta n°.154 de 11 de agosto de 2016 y CNSED-

01-2017 publicada en La Gaceta nº 6 del 15 de enero del 2018 relacionadas con la

declaratoria general de valor científico cultural de series documentales producidas en

todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de Planificación Institucional,

Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas, Recursos Humanos, Áreas

Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales), Proveedurías, Unidades de

Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades

Informáticas, Telecomunicaciones), Oficinas de prensa, relaciones públicas,

Comunicación o protocolo, Áreas de Cooperación Internacional, Organismos

Página 22 de 34

Internacionales o sus similares, y Contralorías de Servicios; de todas las instituciones

que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Enviar copia de este acuerdo al

señor Fernando Vargas Pérez, jefatura de la Unidad Coordinadora del Programa

(UCP); y al expediente de valoración documental del Ministerio de Agricultura y

Ganadería que custodia esta Comisión Nacional. -------------------------------

ACUERDO 5.2. Comunicar al señor Luis Alfonso Chacón Coto, secretario del Comité


Agricultura y Ganadería; que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración

documental presentada mediante oficio ACI-08-2018 de 8 de junio del 2018; para el


Coordinadora del Programa (UCP); y le solicita aclarar lo siguiente en un plazo de diez

días hábiles posteriores al recibo de este acuerdo: 1. Indicar el decreto de creación del

programa, las fechas de funcionamiento (inicio y final) y detallar en qué consistía dicho

programa. Asimismo, justificar la razón por la cual no se refleja en el organigrama

institucional del Ministerio. 2. Para las series documentales 2. Libros de Actas, 3. Perfil

de Proyecto, 4. Condiciones Previas, y 6. Expedientes de Proyectos, deberá ampliar el

contenido. 3. Para la serie documental 8. Informes de ejecución presupuestaria,

deberá ampliar el contenido e indicar si son informes mensuales, trimestrales,

semestrales o anuales. Enviar copia de este acuerdo al señor Fernando Vargas

Pérez, jefatura de la Unidad Coordinadora del Programa (UCP); y al expediente de

valoración documental del Ministerio de Agricultura y Ganadería que custodia esta

Comisión Nacional. --------

CAPITULO V. CORRESPONDENCIA ---------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 6. Oficio CGG-300-2019 de 9 de abril del 2019 suscrito por el señor Marco

Hidalgo Zúñiga, gerente general del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo; por

medio del informó “En atención a su oficio CNSED-058-2019 de fecha 05 de abril de

2019, relacionado con las convocatorias a reunión al señor Johnny Martínez

Granados, en su calidad de encargado del Archivo Central del INVU, al respecto me

Página 23 de 34

permito informarle que el señor Martínez Granados ha estado incapacitado por

algunos períodos, debido a un accidente. Con el fin de evitar que esto se repita,

respetuosamente le solicito copiar en futuras convocatorias, a la señora Ileana

Barrientos [email protected], secretaria de la Gerencia General.” SE TOMA

NOTA. --------------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 7. Correo electrónico de fecha 10 de abril del 2019 suscrito por la señora

Melissa Castillo Calivá, asistente de la Dirección General del Archivo Nacional; por

medio del cual indicó lo siguiente: Los invitamos a participar en el XXXI Congreso

Archivístico Nacional, el cual se llevará a cabo durante los días 22, 23 y 24 de julio del

presente año, en un hotel capitalino el cual les comunicaremos posteriormente. El

tema de este congreso será "La información: el ADN de la transformación digital" y su

objetivo es promover la transformación digital en los procesos de trabajo, donde la

nueva materia prima es la información y el conocimiento tecnológico con un enfoque

en las personas funcionarias de las instituciones y las personas usuarias de los

servicios, bajo la premisa de que “una institución inteligente es la consecuencia

directa de la transformación digital de su organización y el objetivo de la institución

inteligente es: Hacer del cliente o usuario parte del ADN de la organización”. Nuestro

deseo es que los participantes interioricen los tres pilares clave de la transformación

digital: las personas, la gestión de la información y la comunicación digital. Pueden

inscribirse en línea en el siguiente

enlace: www.archivonacional.go.cr/formulario2019...” SE TOMA NOTA. ------

ARTÍCULO 8. Correo electrónico de fecha 12 de abril del 2019 suscrito por la Junta

Directiva de la Ciap; por medio del cual indicó lo siguiente: “La Junta Directiva 2018 -

2019, comunica que el Seminario CIAP 2019 se realizará el próximo 15 de noviembre

del presente año, bajo el lema: Revolución 4.0: La transformación digital hacia la

buena gobernanza. Pronto comunicaremos más información sobre la inscripción. Por

el momento reservemos la fecha para tan especial evento entre los miembros y

amigos de la CIAP. CIAP Archivo Nacional Costa Rica Escuela Historia y Archivística

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https://www.facebook.com/HistoriaUCR/?__tn__=K-R&eid=ARA0leW4QegyYjT4EXLnWWvfCM2rZUSiTSINIEEaI08uSLdBZ13GXrNFmjP27I9clDyYCy5VLJZf0NrH&fref=mentions&__xts__%5B0%5D=68.ARC5HXpevqkDz4ruM2djPvRubchxiZzKI6SlFcW3qW6PczWPdMkVD04LD74SBpGtoSDI1MdnaSVJ0yAkZ_q3xSvDRMxUKFv1UnucpfUdYgh-klqofR1sRZzpDpV67ywvSbe2FH_672DegYo5ix9yDjTqP4JE1ex__oz8ulCW5wK5j6ThmBBI3hpRTO7JJiqVtf0dZp_is8z4IjHU8o2lHJHbkkrkR_5NaFroTG891NyV5VWLbf5j6weUUB7ZK_7FMCU0fu1QDUAkHz1Gv1SBTKABiCbmUxhTgpUdM0QHEt3pU1MyRPdwWBUA9nAzyvwfE3TJJrCR9jy9SDU6KM-KjcTbFQ

https://www.facebook.com/archivo.mcj.cr/?__tn__=K-R&eid=ARCpruS5LC_n1Lzjfq5nrUXmF3DgyIb6eR4gGaC4txwiVQw1lM5gzKM1iZl2aViC7opDQyQU0qNs1ikB&fref=mentions&__xts__%5B0%5D=68.ARC5HXpevqkDz4ruM2djPvRubchxiZzKI6SlFcW3qW6PczWPdMkVD04LD74SBpGtoSDI1MdnaSVJ0yAkZ_q3xSvDRMxUKFv1UnucpfUdYgh-klqofR1sRZzpDpV67ywvSbe2FH_672DegYo5ix9yDjTqP4JE1ex__oz8ulCW5wK5j6ThmBBI3hpRTO7JJiqVtf0dZp_is8z4IjHU8o2lHJHbkkrkR_5NaFroTG891NyV5VWLbf5j6weUUB7ZK_7FMCU0fu1QDUAkHz1Gv1SBTKABiCbmUxhTgpUdM0QHEt3pU1MyRPdwWBUA9nAzyvwfE3TJJrCR9jy9SDU6KM-KjcTbFQ

https://www.facebook.com/ciapcostaric/?__tn__=K-R&eid=ARDoKkjhVk5QsUuxa2Lyp041QnVBy6w96wDntrICw-vlivfNW7VMhraxejrT3j48drJV0cV1f5hzU_mi&fref=mentions&__xts__%5B0%5D=68.ARC5HXpevqkDz4ruM2djPvRubchxiZzKI6SlFcW3qW6PczWPdMkVD04LD74SBpGtoSDI1MdnaSVJ0yAkZ_q3xSvDRMxUKFv1UnucpfUdYgh-klqofR1sRZzpDpV67ywvSbe2FH_672DegYo5ix9yDjTqP4JE1ex__oz8ulCW5wK5j6ThmBBI3hpRTO7JJiqVtf0dZp_is8z4IjHU8o2lHJHbkkrkR_5NaFroTG891NyV5VWLbf5j6weUUB7ZK_7FMCU0fu1QDUAkHz1Gv1SBTKABiCbmUxhTgpUdM0QHEt3pU1MyRPdwWBUA9nAzyvwfE3TJJrCR9jy9SDU6KM-KjcTbFQ

UCR # Archivistica # GobiernoCR Asociación Latinoamericana de Archivos ICA

International Council on Archives # 30CIAP ” SE TOMA NOTA. -------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio CISED-OF-001-2019 de 24 de abril del 2019 recibido el mismo

día, suscrito por el señor Hernán Bermúdez Sánchez, secretario del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Consejo de Transporte

Público; por medio del informó “En respuesta al oficio CNSED-063-2019 con fecha 05

de abril de 2019, agradezco su consideración por el periodo de maternidad de la Sra.

Natalia Hidalgo Jiménez, encargada del Archivo Institucional y me permito informarle

que se incorporó a sus labores a partir del 22 de abril del presente año. Dado lo

anterior, agradezco retomar el trámite de valoración documental presentado por el

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Consejo

de Transporte Público mediante oficio CISED-2018-0003 de 17 de diciembre del

2018.” SE TOMA NOTA.

CAPITULO VI. ACUERDOS PENDIENTES -------------------------------------------------------

ARTÍCULO 10. Sesión 24-2018 de 16 de noviembre del 2018. Acuerdo 13

comunicado mediante oficio CISED-005-2018 de 8 de noviembre del 2018 al señor

Danilo Burgos Rojas, presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación

de Documentos (Cised) del Ministerio de Salud; en el que se solicitó aclarar dudas con

respecto a la valoración documental presentada por ese Comité Institucional.

--------------------------

ACUERDO 6. Comunicar al señor Danilo Burgos Rojas, presidente del Comité


Salud; que esta Comisión Nacional conoció el oficio CISED-005-2018 de 8 de

noviembre del 2018, que se encuentra pendiente de respuesta el oficio CNSED-278-

2018 de 30 de noviembre de 2018 por medio del cual se realizó la siguiente consulta

“Subfondo: Dirección de Asuntos Jurídicos. a) Serie documental “Expedientes de

Comisiones relacionadas con la salud pública”, favor informar a qué clase de

comisiones se refiere, mencionar nombres de estas comisiones e informar los temas,

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https://www.facebook.com/hashtag/30ciap?source=feed_text&epa=HASHTAG&__xts__%5B0%5D=68.ARC5HXpevqkDz4ruM2djPvRubchxiZzKI6SlFcW3qW6PczWPdMkVD04LD74SBpGtoSDI1MdnaSVJ0yAkZ_q3xSvDRMxUKFv1UnucpfUdYgh-klqofR1sRZzpDpV67ywvSbe2FH_672DegYo5ix9yDjTqP4JE1ex__oz8ulCW5wK5j6ThmBBI3hpRTO7JJiqVtf0dZp_is8z4IjHU8o2lHJHbkkrkR_5NaFroTG891NyV5VWLbf5j6weUUB7ZK_7FMCU0fu1QDUAkHz1Gv1SBTKABiCbmUxhTgpUdM0QHEt3pU1MyRPdwWBUA9nAzyvwfE3TJJrCR9jy9SDU6KM-KjcTbFQ&__tn__=*NK-R

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https://www.facebook.com/ICAInternationalCouncilonArchives/?__tn__=K-R&eid=ARCQOsHUPtuZsY221MadhxbwEx9hPc48AlPlXUoc9TjaaivbFwTefyMkBoVe8p4uL27l8R7t0UJHfK_H&fref=mentions&__xts__%5B0%5D=68.ARC5HXpevqkDz4ruM2djPvRubchxiZzKI6SlFcW3qW6PczWPdMkVD04LD74SBpGtoSDI1MdnaSVJ0yAkZ_q3xSvDRMxUKFv1UnucpfUdYgh-klqofR1sRZzpDpV67ywvSbe2FH_672DegYo5ix9yDjTqP4JE1ex__oz8ulCW5wK5j6ThmBBI3hpRTO7JJiqVtf0dZp_is8z4IjHU8o2lHJHbkkrkR_5NaFroTG891NyV5VWLbf5j6weUUB7ZK_7FMCU0fu1QDUAkHz1Gv1SBTKABiCbmUxhTgpUdM0QHEt3pU1MyRPdwWBUA9nAzyvwfE3TJJrCR9jy9SDU6KM-KjcTbFQ

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funciones y miembros que las conforman con la finalidad de determinar si existe algún

posible valor científico cultural. De igual manera, se solicita aclarar si estos

expedientes que se están valorando corresponden a un expediente general relativo a

diferentes comisiones en materia de salud pública o a los expedientes de sesiones de

cada comisión.” Asimismo, se informa que este órgano colegiado estará a la espera

de las tablas de plazos donde se incluya la serie documental “Expedientes de

Consejos del Ministerio de Salud”. Con respecto a la serie documental “Informe de

autoevaluación de control interno” del subfondo Dirección General de Auditoría; se

informa que puede ser eliminada cuando finalice la vigencia administrativa y legal

establecida por el Cised del Ministerio de Salud de acuerdo con lo establecido en la

Ley del Sistema Nacional de Archivos nº 7202 y su Reglamente Ejecutivo. Enviar

copia de este acuerdo a la señora Luz Cascante Aguilar, encargada del Archivo

Central del Ministerio de Salud y al expediente de valoración documental del Ministerio

de Salud que custodia esta Comisión Nacional.

ARTÍCULO 11. Sesión 26-2018 de 7 de diciembre del 2018. Acuerdo 7.2 comunicado

mediante oficio CNSED-007-2019 de 7 de enero de 2019 a la señora Paola Carvajal

Zamora, secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

(Cised) de la Junta de Protección Social (JPS); en el que se solicitó aclarar dudas con

respecto a la valoración documental presentada por el ese Comité Institucional

mediante oficio JPS-CISED-02-2018 de 22 de octubre del 2018. ------------------------

ACUERDO 7. Comunicar a la señora Paola Carvajal Zamora, secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Junta de

Protección Social (JPS); que se encuentra pendiente de respuesta el oficio CNSED-

007-2019 de 7 de enero de 2019, por medio del cual se informó que esta Comisión

Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante oficio

JPS-CISED-02-2018 de 22 de octubre del 2018; para el fondo Junta de Protección

Social; y le comunica que en el informe de valoración IV-021-2018-TP conocido por

este órgano colegiado en esta sesión, se detallaron las siguientes consideraciones:

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“…3.1. En el mes de noviembre de 1996, la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos conoció un instrumento de valoración correspondiente al

subfondo “Dirección de Producción” y se declararon con valor científico cultural dos

series documentales, a saber: 1. Informes de producción de lotería sobre imprenta,

mercadeo y loterías; 2. Cuadros estadísticos y comparativos sobre producción y

ventas de loterías. Sin embargo, según lo observado en el informe de valoración Nº

17-1996, en cual se refleja el análisis de dicho instrumento, no se incluyen más

detalles de estas series documentales, por lo que se carece de datos tales como las

fechas extremas, contenidos o cantidades. 3.2. Posteriormente, en las sesiones de la

CNSED Nº 10-2011, 17-2011, 21-2011, 28-2011 y 40-2011 se conoció el informe de

valoración documental Nº IV-54-2010-TP, mediante el cual se analizó, entre otras, la

tabla de plazos de conservación de documentos de la Dirección de Producción y

Ventas. Pero, se debe indicar que en esta ocasión no se incluyeron los nombres de

las dos series documentales que fueron declaradas en el año 1996 en este mismo

subfondo ni se hizo ninguna referencia con respecto a la declaratoria previa o a los

motivos por los cuales estas series no fueron incluidas en la tabla de plazos que

analizó en ese momento. No obstante, el informe sí tiene una consideración previa

que indica lo siguiente: “En el Informe de Selección 17-96 correspondiente a las

tablas de plazos de la Junta de Protección Social de San José, visto en sesiones

CNSED 14-96 de 1 de noviembre de 1996, 15-96 de 22 de noviembre de 1996 y 16-

96 de 29 de noviembre de 1996, se emitió declaratoria de valor científico-cultural

para algunos tipos documentales, sin embargo no se precisan en ellos la cantidad ni

sus fechas extremas, razón por la cual se considerará al menos el año 1996 como

fecha extrema inicial para eso tipos documentales. Además, en el mencionado

informe aparecen algunos tipos documentales con declaratoria de valor científico-

cultural, los cuales no fueron incluidos en estas tablas debido a que las unidades

productoras cambiaron de funciones o porque dejaron de producirse, aunque se

constató que permanecen en custodia del Archivo Central. Por ejemplo, del Subfondo

Secretaría de Actas tenemos el tipo o serie documental 1.7 Fichas o tarjetas: fichero

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manual que contiene todos los asuntos contenidos en actas; 1.8 Informes: de los

cuales se debe conservar permanentemente los de asuntos relevantes para la

institución...”; 1.14 Donaciones y 1.16 fotografías y videos. Del Subfondo Presidencia

Ejecutiva: Del tipo documental 2.2 Expedientes de investigaciones: “conservar

permanentemente los expedientes que reflejen los asuntos más relevantes del

desarrollo de la institución y eliminar el resto”; 2.9 Informes de Auditoría sobre labores

financieras, de ventas, y comportamiento de loterías, labores y actividades, “se

conservarán permanentemente los informes de labores anuales y los de actividades

sustantivas para el desarrollo de la institución”. A pesar de lo anterior, esta aclaración

no menciona nada relacionado con el subfondo “Dirección de Producción y Ventas”.

Por otra parte, se debe mencionar que en la tabla conocida en el año 2010, no se

encontró ningún registro relacionado con la serie documental “Cuadros estadísticos y

comparativos sobre producción y ventas de loterías”, pero sí se incluyó la siguiente

serie documental, que podría tener alguna relación con la serie “Informes de

producción de lotería sobre imprenta, mercadeo y loterías” declarada en el año 1996,

pero con la diferencia de que el año 2010 la CNSED no la declaró con valor científico

cultural. A continuación, el detalle: --------------------------------------------------------------------

Tipo documental ---------------------------------------------------------------------------------------------------

Informes específicos Sobre asuntos específicos tales como costos, producción, impresión, ventas, mercadeo, entre otros y que son solicitados por los diferentes departamentos de la Junta con el fin de definir estrategias a seguir. Copia. Original en diferentes oficinas de la Junta dependiendo del informe como Gerencia, Auditoria, Presidencia, Ventas. Soporte papel. Soporte electrónico: Base de datos del texto, contenido en CPU de este Dpto. Fechas extremas: 1991-2010. Cantidad: 1 metro. Vigencia administrativa – legal: 6 años. No se declaró con valor científico cultural.

3.3. Además, en la sesión Nº 17-2017 de 01 de agosto de 2017, la CNSED conoció la

tabla de plazos de conservación de documentos del Subfondo “Gerencia de

Producción y Comercialización”, que según lo informado por la señora Paola Carvajal,

Encargada del Archivo Central de la Junta de Protección Social, es lo mismo que la

Dirección de Producción y Ventas. No obstante, en esta tabla de plazos tampoco se

incluyeron las series declaradas con valor científico cultural en el año 1996. Cabe

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señalar, que la Gerencia de Producción y Ventas es la unidad jerárquica superior del

Departamento de Producción, cuya tabla de plazos fue sometida a valoración en el

presente trámite y en la cual tampoco se incluyen las series documentales antes

mencionadas.” --------------

En vista de lo expuesto, se le solicita aclarar en un plazo de diez días hábiles

posteriores al recibo de este acuerdo lo siguiente: 1. Donde se encuentran las series

documentales 1. Informes de producción de lotería sobre imprenta, mercadeo y

loterías; 2. Cuadros estadísticos y comparativos sobre producción y ventas de loterías

y por qué no se incluyeron en el presente trámite de valoración. 2. Indicar la cantidad y

fechas extremas de las series antes mencionadas. Enviar copia de este acuerdo al

expediente de valoración documental de la Junta de Protección Social que custodia

esta Comisión

ARTÍCULO 12. Sesión 21-2018 de 18 de octubre del 2018. Acuerdo 12 comunicado

mediante oficio CNSED-240-2018 de 18 de octubre de 2018 al señor Alexander

Barquero Elizondo, director general de la Dirección General del Archivo Nacional;

relacionado con su representación en esta Comisión Nacional. ------------------------------

ACUERDO 8. Comunicar al señor Alexander Barquero Elizondo, director general de la

Dirección General del Archivo Nacional que se encuentra pendiente de respuesta el

oficio CNSED-240-2018 de 18 de octubre del 2018, en donde se indicó que el artículo

nº32 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos nº7202 establece la integración de la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y que el

director general del Archivo Nacional será el director ejecutivo de esta comisión, quien

asistirá a las sesiones con voz, pero sin voto. Asimismo, mediante oficio DG-761-2015

del 23 de octubre del 2015 recibido el 27 de octubre del 2015; suscrito por la señora

Virginia Chacón Arias, directora general del Archivo Nacional en ese momento, remitió

a este órgano colegiado copia de la resolución DG-053-2015, donde se delega en la

señora Carmen Campos Ramírez, la Dirección Ejecutiva de la CNSED. En vista de

que esta delegación fue realizada por la señora Chacón Arias, exdirectora general del

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Archivo Nacional; esta Comisión Nacional se ve en la necesidad de consultar si usted

participará de las sesiones que semanalmente realizará este órgano colegiado de

conformidad con lo establecido en el artículo de cita; o bien si se emitirá una nueva

resolución para la delegación de la Dirección Ejecutiva. Enviar copia de este acuerdo

a las señoras Carmen Campos Ramírez y Guiselle Mora Durán; subdirectora general

y asesora jurídica, respectivamente, de la Dirección General del Archivo Nacional.

ARTÍCULO 13. Sesión 02-2019 de 8 de febrero del 2019. Acuerdo 7.3 comunicado

mediante oficio CNSED-036-2019 de 21 de febrero del 2019 al señor Luis Alfonso

Chacón Coto, secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) del Ministerio de Agricultura y Ganadería; en el que se solicitó

aclarar dudas con respecto a la valoración documental presentada por ese Comité

Institucional mediante oficio ACI-08-2018 de 8 de junio del 2018. ----------------------------

ACUERDO 9. Comunicar al señor Luis Alfonso Chacón Coto, secretario del Comité


Agricultura y Ganadería; que se encuentra pendiente de respuesta el oficio CNSED-

036-2019 de 21 de febrero del 2019, en donde se indicó que esta Comisión Nacional

conoció la solicitud de valoración documental presentada mediante oficio ACI-08-2018

de 8 de junio del 2018; para el fondo Ministerio de Agricultura y Ganadería; y le

solicita aclarar en un plazo de diez días hábiles posteriores al recibo de este acuerdo

lo siguiente: 1. Subfondo Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria (antes

denominada Dirección Superior de Operaciones y Coordinación Interinstitucional): a.

Serie documental: Informes de Fin de Programa. ¿Dónde se encuentran los

documentos anteriores al año 2010? Indicar también la cantidad. b. Serie documental:

Actas. Indicar si estas actas son las mismas actas que esta Comisión Nacional

declaró con valor científico cultural en el año 2006 con la siguiente información “Actas

de foros de directores. Se incluyen los acuerdos del sector agropecuario, comités

sectoriales agropecuarios locales, Consejos Regionales de Desarrollo. Fechas

extremas: 1998-2005. Cantidad: 50 cms. Valor científico-cultural: Sí. Conservar

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permanentemente.” También debe verificar las fechas extremas de ambas series

documentales en caso de que sean diferentes o que se sea la misma. 2. Subfondo:

Sección: Jefe de Equipo de Extensión, Planificación, Procesos de Apoyo

Administrativo, Dirección Regional. a. Serie documental: Expedientes de proyectos de

transferencia. Indicar si esta serie documental es la misma serie que se declaró con

valor científico cultural en el año 2006 con la siguiente información: “Expedientes de

Proyectos. Presentados por grupos organizados y agricultores para adquirir

financiamiento en actividades agropecuarias. Fechas extremas: 1998-2005. Cantidad:

10 m. Valor científico-cultural: Sí. Conservar permanentemente los proyectos

ejecutados” en el subfondo Direcciones Regionales. También debe verificar la

cantidad y las fechas extremas de ambas series documentales en caso de que sean

diferentes o que se sea la misma. b. Serie documental: Actas de Comités Técnicos

Regionales. Verificar la cantidad. c. Serie documental: Plan Sectorial Agropecuario.

Indicar si esta serie documental es la misma serie que se declaró con valor científico

cultural en el año 2005 en el subfondo Secretaría Ejecutiva de Planificación Sectorial

Agropecuaria (SEPSA) según Informe de valoración n°12-2005. 3. Subfondo:

Agencias de Extensión Agropecuaria. Serie documental: Expedientes de agricultores

y organizaciones beneficiarios de la asistencia técnica. Presentar un criterio técnico

que permita elegir una muestra de expedientes que refleje las funciones y beneficios

que ejecuta las agencias de extensión agropecuaria en cada región del país. Enviar

copia de este acuerdo al expediente de valoración documental del Ministerio de

Agricultura y Ganadería que custodia esta Comisión Nacional. Enviar copia de este

acuerdo al expediente de valoración documental del Mag que custodia esta Comisión

Nacional. -----------------------------------

ARTÍCULO 14. Sesión 03-2019 de 14 de febrero del 2019. Acuerdo 6.5 comunicado

mediante oficio CNSED-043-2019 de 26 de febrero del 2019 a la señora Úrsula

Gutiérrez, secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA);

en el que se solicitó aclarar dudas con respecto a la valoración documental Página 31 de 34

presentada por ese Comité Institucional mediante oficio GG-CSA-2018-02009 de 8 de

junio del 2018. -----

ACUERDO 10. Comunicar a la señora Úrsula Gutiérrez, secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Instituto

Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA); que se encuentra pendiente de

respuesta el oficio CNSED-043-2019 de 26 de febrero del 2019, en donde se indicó

que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada

mediante oficio GG-CSA-2018-02009 de 8 de junio del 2018; para el fondo Instituto

Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA); y le solicita informar a este

órgano colegiado en un plazo de diez hábiles posteriores al recibo de este acuerdo; lo

siguiente: 1. Subfondo: Unidad Ejecutora Programa de Agua Potable y Saneamiento.

a. Serie documental: Planos. ¿Corresponde exclusivamente a al tipo documental

“Planos” o son expedientes que contienen planos? 2. Subfondo: Desarrollo Físico de

la Unidad Estratégica de Negocios Programación y Control. a. Serie documental:

Planos. Se solicita aclarar la diferencia entre estos planos y las siguientes series

documentales “Planos de obras”: declarada con valor científico-cultural en sesión de

la CNSED 11-07 de 10 de octubre de 2007 (informe de valoración 8-2007), subfondo

Planoteca (del Departamento de Diseño; Dirección de Estudios y Proyectos;

Planificación Institucional) con la siguiente información: “Planos de obras: Cantidad:

20 m; fechas: 1940-2006.VCC: Sí. Hay obras que económicamente han sido muy

costosas y que representan muchos años de trabajo y desarrollo institucional y

nacional.” También, la serie documental “Planos constructivos” declarada con valor

científico-cultural en sesión de la CNSED 50-2012-TP de 1 de noviembre de 2012,

subfondo Subgerencia Gestión Sistemas Comunales con la siguiente información:

“Planos constructivos. Se refiere al diseño de los proyectos y obras específicas.

Fechas: 1987-2011. Cantidad: 7.64 m, VCC: Sí. Porque son importantes para conocer

el crecimiento, avance y desarrollo de los acueductos y alcantarillados rurales. Dejar

dos juegos de cada uno (si hay)”. 3. Subfondo: Diseño, Planes Maestros, Avalúo,

Topografía de la Unidad Estratégica de Negocios Programación y Control. a. Serie Página 32 de 34

documental: Expedientes con financiamiento del BID. ¿Dónde se encuentran los

expedientes del período posterior a 1980 cuyo valor científico cultural fue emitido en la

sesión n°11-2007 celebrada por esta Comisión Nacional el 10 de octubre del 2007 en

el subfondo Departamento de Diseño con la siguiente información ““Expedientes con

financiamiento del BID”: Cantidad: 2.24 m; fechas: 1980-1988. VCC: Sí. Conservar los

aprobados, considerando el impacto ambiental o social. Se consideran interesantes

por la inversión económica”? b. Serie documental: Expedientes de memorias de

proyectos. Informes de consultora (Tecnosan) Proyecto Orosi. Indicar las razones por

las cuales estas series documentales se unieron en una sola y en cuanto al Proyecto

Orosi, verificar el período posterior a 1980 que fue declarado con valor científico-

cultural. Se recuerda que en que en la sesión n°11-2007 de 10 de octubre del 2007,

esta Comisión Nacional realizó la siguiente declaratoria de valor científico cultural:

subfondo Departamento de Diseño (de la Dirección de Estudios y Proyectos); series

documentales “Expedientes de memorias de proyectos: Cantidad: 8.80 m; fechas:

1980-2006. VCC: Sí. Conservar los aprobados, tomado en cuenta el impacto

ambiental o social. Se considera interesante porque reflejan el desarrollo del sistema

de aguas y alcantarillados del país. “Memorias del Proyecto Orosi”: Cantidad: 3 m;

fechas: 1982-1990. VCC: Sí. Porque es un proyecto de gran relevancia nacional. Dota

de agua a gran parte de la población.” c. Serie documental: Planos de obras civiles,

mapas, croquis. Ampliar la información relativa al soporte, ya que de esta serie

documental se declararon con valor científico-cultural en el año 2007 veinte (20)

metros lineales, fechas extremas: 1940-2006. Asimismo, debe detallar la diferencia

entre estos planos y los siguientes planos también declarados con valor científico-

cultural: *Sesión de la CNSED 11-07 de 10 de octubre de 2007 (informe de valoración

8-2007), subfondo Departamento de Desarrollo Físico (de la Dirección de Estudios y

Proyectos) la CNSED declaró con valor científico-cultural la serie documental “Planos”

con la siguiente información: Cantidad: 1 m; fechas: 1972-2006. VCC: Sí. Porque

reflejan la infraestructura del sistema de los acueductos en el país, lo que puede servir

de índice para el desarrollo social.” Finalmente se informa que todas las series

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documentales detalladas en este acuerdo quedarán pendientes su posible valor

científico cultural; hasta tanto se reciba la correspondiente respuesta. Enviar copia de

este acuerdo al expediente de valoración documental del AyA que custodia esta

Comisión Nacional. ----------------------------------------------------------------------------------------

A las 11:10 horas se levanta la sesión. ---------------------------------------------------------------

Eugenia María Hernández Alfaro Natalia Cantillano Mora

Presidente Secretaria

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comision nacional de selecciÓn · web viewen la columna de “observaciones” de la tabla de...

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