FACTURATION ÉLECTRONIQUECOMMENT RÉUSSIR VOTRE PROJET DE

OBJECTIF DU GUIDEVOUS AVEZ UN PROJET DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE MAIS

NE SAVEZ NI PAR OÙ COMMENCER, NI COMMENT LE METTRE EN PLACE AVEC SUCCÈS ?

ESKER A DÉVELOPPÉ POUR VOUS CE GUIDE QUI DÉCRIT LES ÉTAPES CLÉS POUR UNE ADOPTION ET UNE MISE EN ŒUVRE

RÉUSSIES ET EFFICACES DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE.

IL VOUS AIDERA À PRÉSENTER CE PROJET EN INTERNE POUR OBTENIR LE SOUTIEN DE VOS COLLÈGUES ET À COMMUNIQUER

AUPRÈS DE VOS CLIENTS.

1ÉTAPE

Vous devez analyser votre environnement et celui de vos clients, identifier tous les collaborateurs qui seront concernés et impactés par le changement

de processus de diffusion des factures et tenir compte des différentes réglementations et éventuelles contraintes légales.

COMPRENDRE VOTRE ENVIRONNEMENT

POUR DÉLIMITER L’ÉTENDUE DE VOTRE PROJET, VOUS DEVEZ VOUS POSER LES QUESTIONS SUIVANTES :

§ De quels documents de facturation clients avons-nous besoin d’automatiser le traitement ?

§ Combien de factures devons-nous envoyer chaque mois ? À combien de clients ? Quel est le pourcentage de factures envoyées par courrier, e-mail, EDI ou déposées sur un portail web ?

§ Nos factures sont-elles nationales ou internationales ?

§ Qui sont nos clients ? Ont-ils une solution d’automatisation du traitement des factures fournisseurs ? Ont-ils des exigences particulières en terme de facturation ?

§ Notre traitement des factures est-il centralisé ou décentralisé ?

§ Combien de systèmes ERP utilisons-nous ?

§ Comment allons-nous nous assurer de la conformité de la facturation électronique ?

DÉFINIR LE PÉRIMÈTRE DE VOTRE PROJET

Vous devez identifier au sein de votre entreprise toutes les personnes qui seront impactées par les changements dans le processus de traitement des factures. La direction financière n’est pas la seule fonction impactée par un projet de facturation électronique. De nombreux autres services sont touchés de près ou de loin :

IDENTIFIER LES PERSONNES CONCERNÉES

SERVICE COMPTABILITÉ

SERVICE RECOUVREMENT

ÉQUIPE COMMERCIALE

SERVICE ADMINISTRATION DES VENTES

SERVICE INFORMATIQUE

SERVICE LOGISTIQUE

3 MODES DE DIFFUSION DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE :

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE : Elle est acceptée dans tous les pays autorisant la facturation électronique et fournit un niveau de sécurité juridique très élevé. Lors d’un contrôle d’audit, la signature électronique est la méthode la plus fiable et sécurisée pour prouver l’authenticité et l’intégrité d’une facture électronique.

EDI : Méthode également acceptée pour s’assurer de la légalité de la facture électronique.

PISTE D’AUDIT FIABLE : Une entreprise doit être en mesure de valider l’authenticité de l’origine de la pièce, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la pièce. Reconstituer la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture.

EN SAVOIR PLUS

Une facture électronique est une facture créée, émise, reçue et archivée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur. De nombreux pays ont des exigences spécifiques sur la façon de garantir la possibilité de contrôle fiscal des factures. Il est impératif de comprendre et d’adhérer aux réglementations locales.

APPRÉHENDER LECONTEXTE JURIDIQUE La Directive Européenne

2014/55/EU d’avril 2014 a donné la possibilité aux pays d’instaurer une réglementation locale, obligeant les fournisseurs à envoyer leurs factures aux administrations publiques par voie électronique. En France, selon l’ordonnance du 26 juin 2014, l’obligation d’envoyer les factures au format électronique pour tous les fournisseurs de la sphère publique, via la plateforme Chorus Pro, s’étale jusqu’en 2020 selon leur taille.

LE SAVIEZ-VOUS ? L’ARTICLE 153 DE LA LOI DE FINANCES 2020, PRÉSENTÉ

LE 27 SEPTEMBRE 2019, PRÉVOIT "LA MISE EN ŒUVRE DE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE DANS LES RELATIONS INTER-

ENTREPRISES ET LA REMISE D’UN RAPPORT SUR LES CONDITIONS DE CETTE MISE EN ŒUVRE".

L’ENTRÉE EN VIGUEUR DE CETTE OBLIGATION SERAIT PROGRESSIVE, ENTRE LE 1ER JUILLET 2024 ET LE 1ER JANVIER 2026, SELON UN CALENDRIER ET DES MODALITÉS FIXÉS PAR

DÉCRET EN FONCTION, NOTAMMENT, DE LA TAILLE ET DU SECTEUR D’ACTIVITÉ DES ENTREPRISES CONCERNÉES.

ANTICIPEZ DÈS MAINTENANT VOTRE PASSAGE À LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE !

2ÉTAPE

Il est important de définir des objectifs clairs et atteignables afin d’assurer une mise en œuvre

réussie de la facturation électronique.

DÉFINIR VOS OBJECTIFS

§ GAGNEZ DU TEMPS ET RÉDUISEZ VOS COÛTS : En passant à la facturation électronique, les coûts liés à l’impression, la mise sous pli, le routage, le traitement et l’archivage de vos documents sont réduits de 60 à 80% et le temps de traitement diminue jusqu’à 96%.

§ RÉDUISEZ LES RISQUES DE LITIGES : La dématérialisation des factures permet de réduire le risque d’erreurs de près de 90%.

§ DIMINUEZ VOTRE DSO : En diffusant ses factures plus vite, votre entreprise peut donc collecter ses revenus plus vite et réduire son encours client jusqu’à 7 jours.

§ FIABILISEZ VOS ENVOIS : Vous pouvez suivre la diffusion de vos factures et savoir à quel moment vos clients l’ouvrent grâce à un portail web.

§ AMÉLIOREZ L’IMAGE DE VOTRE ENTREPRISE : La mise en œuvre de la facturation électronique donne à votre entreprise l’image d’une organisation innovante et soucieuse de l’environnement.

DÉFINIR VOS OBJECTIFS

3ÉTAPE

Il est important d’obtenir l’adhésion de toutes les personnes qui sont en contact avec vos clients — des équipes de ventes aux utilisateurs

administratifs aux gestionnaires de pays ou région. Sans leur soutien, le projet sera difficile à mettre en œuvre.

IMPLIQUER VOS ÉQUIPES

§ CRÉEZ UN GROUPE PROJET : Il est important que le groupe projet soit constitué des différentes fonctions au sein de l’entreprise. Cela permettra d’avoir une vision globale et de répondre aux attentes et besoins de chaque service.

§ IMPLIQUEZ VOS ÉQUIPES DÈS LE DÉMARRAGE DU PROJET : Il sera plus facile de faire adhérer vos équipes à votre projet si elles sont impliquées dès le début.

§ PILOTEZ LA CONDUITE DU CHANGEMENT : Le lancement d’un projet de facturation électronique doit entraîner l’accompagnement de vos collaborateurs. Leurs habitudes de travail vont changer, il faut donc mettre en place des outils pour leur permettre d’accepter la solution choisie.

§ COMMUNIQUEZ EN INTERNE : Vous devez trouver les bons outils pour présenter le projet de facturation électronique en interne (par exemple des présentations sur la solution et les raisons de sa mise en place, des chiffres sur le marché de la facturation électronique, etc.)

§ MOTIVEZ VOS ÉQUIPES : Les objectifs internes parmi la liste définie dans l’étape 2 sont un moyen de motivation pour vos équipes.

IMPLIQUER VOS ÉQUIPES

4ÉTAPE

Cette étape consiste à collaborer avec votre service informatique afin de choisir la solution répondant à vos critères et la mettre en place. De plus, des sessions de formation doivent être planifiées afin de favoriser l’acceptation

et la prise en main de la solution.

CHOISIR ET INTÉGRER LA SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES CLIENTS

POUR CHOISIR LA SOLUTION QUI RÉPONDRA À L’ENSEMBLE DE VOS BESOINS, IL FAUT VOUS POSER LES BONNES QUESTIONS :

§ La solution peut-elle gérer les factures au format papier et électronique ?

§ La solution vous permet-elle de savoir si les factures ont bien été envoyées ou reçues ?

§ La solution est-elle conforme aux réglementations internationales ?

§ Êtes-vous sûr que les documents de votre entreprise seront gérés et stockés en toute sécurité ?

§ Est-il possible de traiter d’autres types de flux avec la solution ?

§ Est-il possible d’installer la solution dans vos autres filiales à l’international ?

§ La solution est-elle adaptée à tout ERP et environnement ?

CHOISIR UNE SOLUTION DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES CLIENTS

UNE FOIS LA SOLUTION CHOISIE, LA PROCHAINE ÉTAPE EST SON INTÉGRATION.

Pour cela, vous allez être en contact avec votre commercial et une équipe de consultants. Plusieurs étapes seront planifiées notamment :

§ Plan de lancement

§ Réunion de lancement

§ Définition des fonctionnalités requises

§ Développement de la solution

§ Intégration avec l’ERP et environnement de travail

§ Formation

Nous vous conseillons de partager les documents de formation avec vos équipes en charge de la facturation client et également de planifier des sessions de formation avec le chef de projet interne.

INTÉGRER LA SOLUTION CHOISIE

5ÉTAPE

Une fois la solution choisie intégrée, il est important de communiquer en interne afin de faire adhérer vos équipes

à la facturation électronique.

FAIRE VIVRE VOTRE PROJET EN INTERNE

§ COMMUNIQUEZ AU SEIN DE VOTRE ENTREPRISE : Avant de déployer la solution de facturation électronique auprès de vos clients, vous devez vous assurer que le projet ait été clairement communiqué au sein de votre entreprise.

§ DÉFINISSEZ UN ACTEUR MOTEUR DU PROJET : Il est important de définir une personne responsable de la bonne gestion et du bon suivi du projet.

§ DÉFINISSEZ DES UTILISATEURS CLÉS POUR EFFECTUER DES ÉVOLUTIONS : Ces personnes sauront détecter les évolutions potentielles à effectuer pour optimiser l’utilisation quotidienne de la solution.

FAIRE VIVRE VOTRE PROJET EN INTERNE

6ÉTAPE

La plupart des pays exigent que le client donne son accord préalable à un fournisseur qui souhaite lui envoyer ses factures au format électronique. Afin d’éviter tout litige, il est donc recommandé que vous obteniez l’approbation explicite et/ou implicite de vos clients avant de leur envoyer des factures au format électronique. Avec de nouveaux clients, il est assez facile d’obtenir

leur engagement. Plus d’efforts sont requis avec les clients existants.

FAIRE ADHÉRER VOS CLIENTS

Découvrez les 12 conseils pour booster votre taux d’adoption à la facturation électronique.

FAIRE ADHÉRER VOS CLIENTS§ OBTENEZ L’APPROBATION DE VOS NOUVEAUX CLIENTS : Il est recommandé de

modifier vos conditions générales de vente ou vos contrats afin d’insérer dans ces documents que vous facturez électroniquement, ainsi que les conditions spécifiques à la facturation électronique. Lorsque vos clients acceptent les conditions générales, ils acceptent automatiquement de recevoir leurs factures au format électronique. Ils auront la possibilité de modifier leur choix à tout moment.

§ COLLECTEZ LES ADRESSES E-MAIL DE VOS CLIENTS : Demandez à votre contact par e-mail, courrier ou téléphone les adresses e-mail de l’équipe comptabilité fournisseurs. Nous vous conseillons de donner la priorité aux clients qui reçoivent le plus grand nombre de factures, ce qui vous permettra de réduire vos coûts plus rapidement.

§ PRÉSENTEZ VOTRE PROJET À VOS CLIENTS : Nous vous conseillons de joindre une lettre de bienvenue à vos factures imprimées et envoyées par courrier postal. Donnez-leur les avantages de la facturation électronique : protection de l’environnement, réduction des coûts de stockage grâce à l’archivage électronique, accès à leurs factures à tout moment…

§ ENCOURAGEZ VOS CLIENTS À SE CONNECTER AU PORTAIL WEB : Le fait d’encourager vos clients à se connecter à votre portail web vous permet de récolter leurs adresses e-mail plus facilement et également d’obtenir leur accord pour la facturation électronique.

DÉCOUVRIR

LE SAVIEZ-VOUS ? À PARTIR DU MOMENT OÙ VOUS ADRESSEZ UNE FACTURE DE MANIÈRE ÉLECTRONIQUE À UN CLIENT ET QUE CE DERNIER LA

PAIE, ALORS CE PAIEMENT VAUT ACCEPTATION TACITE.

Avant de lancer un projet de facturation électronique, il est nécessaire de définir des objectifs réalistes et atteignables, mais aussi de comprendre votre environnement.

Pour réussir le déploiement de votre stratégie, vous devrez accompagner le changement en interne en amenant toutes les parties concernées à soutenir le projet. Vous devrez également obtenir l’accord de vos clients pour recevoir des factures électroniques. Par ailleurs, il est important que les réglementations locales soient prises en compte pour s’assurer de la conformité des factures.

Vous avez dorénavant toutes les clés en main pour réussir la mise en place de la facturation électronique dans votre entreprise et avec vos clients.

CONCLUSION

LA SOLUTION ESKER DE DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES CLIENTSEsker dématérialise intégralement l’envoi et l’archivage de vos factures selon les préférences de vos clients et quel que soit le média d’envoi des factures : courrier, e-mail, EDI et/ou publication sur un portail web.

Interface utilisateur Portail client

FOURNISSEUR CLIENT

Transmissiondes factures

Découpage,extraction &

mise en forme

Diffusion viatout média

Collaboration PaiementArchivage

Courrier

E-mail

Votre portail client

Portail fournisseur (RPA)

EDI

6 AVANTAGES CLÉS

1 100% DES FACTURES DÉMATÉRIALISÉES : PAPIER OU ÉLECTRONIQUE

2 SUIVI DES FACTURES CLIENTS EN TEMPS RÉEL

3

4

5

6REMISE AU RÉSEAU POSTAL EN MOINS DE 24 HEURES

POSSIBILITÉ POUR LES CLIENTS DE PASSER À LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE À LEUR PROPRE RYTHME

GARANTIE DE CONFORMITÉ DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE DANS PLUS DE 60 PAYS

INTÉGRATION AVEC TOUS LES SYSTÈMES ERP

Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de digitalisation des documents en mode Cloud.

Parce que la transformation numérique est aussi cruciale pour les départements financiers et services clients des entreprises, Esker les accompagne afin d’automatiser et optimiser leurs cycles de gestion Purchase-to-Pay et Order-to-Cash (fournisseurs, achats, comptabilité clients…).

Développée sur la base de technologies innovantes d’intelligence artificielle et de robotisation, la solution Cloud d’Esker est utilisée par plus de 6 000 entreprises dans le monde à qui elle procure de nombreux bénéfices (gains de productivité, visibilité accrue sur leur activité, réduction des risques de fraude, meilleure collaboration en interne, avec leurs clients et leurs fournisseurs…).

Présent en Europe, en Amérique du Nord, en Asie/Pacifique et en Amérique du Sud, Esker est cotée sur Euronext GrowthTM à Paris (Code ISIN FR0000035818) et bénéficie du label d'entreprise innovante décerné par bpifrance (N° 3684151/1).

À PROPOS D'ESKER

Contactez-nous !

EB

-AR

-FR

-00

7-D

© 2021 Esker S.A. Tous droits réservés. Esker et le logo Esker sont des marques commerciales ou des marques déposées d’Esker S.A. Toutes les autres marques sont la propriété de leur détenteur respectif.

www.esker.frwww.dematerialiser.fr