common assessment framework caf estrutura comum de avaliação

Common Assessment FrameworkCommon Assessment FrameworkCAFCAF

Estrutura Comum de AvaliaçãoEstrutura Comum de Avaliação

A experiência da A experiência da Secretaria Geral do Secretaria Geral do

Ministério da Ministério da JustiçaJustiça

SumárioSumário

1.1. As razões que levaram à utilização da As razões que levaram à utilização da CAFCAF

2.2. O processo de auto-avaliação e as O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os técnicas utilizadas para envolver os colaboradorescolaboradores

3.3. Os obstáculos encontrados e as formas Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassarde os ultrapassar

4.4. O impacto da CAF na SGMJO impacto da CAF na SGMJ

As razões que levaram à utilização As razões que levaram à utilização da CAFda CAF

2001/2002 – reorganização orgânica e 2001/2002 – reorganização orgânica e estabilização da estruturaestabilização da estrutura Nova lei orgânicaNova lei orgânica Alteração profunda deAlteração profunda de

CompetênciasCompetências EstruturaEstrutura MeiosMeios

2003 – Ano da Formação2003 – Ano da Formação 2004 – Ano da Qualidade2004 – Ano da Qualidade

A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se faz, não é um exercício académico sobre a forma faz, não é um exercício académico sobre a forma ideal de fazer.ideal de fazer.

SumárioSumário





O processo de auto-avaliação O processo de auto-avaliação (1/3)(1/3)

Decisão de usar a CAF surgiu Decisão de usar a CAF surgiu naturalmente na sequência do projecto naturalmente na sequência do projecto traçado para a Secretaria-Geraltraçado para a Secretaria-Geral

É um processo adaptado à Administração É um processo adaptado à Administração Pública, que permitePública, que permiteconhecer melhor a organizaçãoconhecer melhor a organizaçãoapreender conhecimentos externos e partilhar apreender conhecimentos externos e partilhar

o que a organização faz bem, numa base de o que a organização faz bem, numa base de entendimento estabilizada/bem balizadaentendimento estabilizada/bem balizada


Inicio em Abril de 2003 – formação de um Inicio em Abril de 2003 – formação de um elemento do MJ, no âmbito do projecto de elemento do MJ, no âmbito do projecto de formação desenhado pela DGAPformação desenhado pela DGAP

Foi objecto de maturação ao nível da Foi objecto de maturação ao nível da direcção de topo, até ser apresentado aos direcção de topo, até ser apresentado aos restantes dirigentes em reunião de restantes dirigentes em reunião de direcção especifica para o efeito, em direcção especifica para o efeito, em Outubro de 2003Outubro de 2003


Aos dirigentes foram apresentados:Aos dirigentes foram apresentados: A metodologia CAFA metodologia CAF As linhas de orientação a adoptar internamenteAs linhas de orientação a adoptar internamente O cronograma de trabalhosO cronograma de trabalhos

Foi criado o núcleo agregador de informaçãoFoi criado o núcleo agregador de informação

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (1/4) Datas

1

Divulgar a realização e importância da auto-avaliação; Explicar a CAF; Constituir a Equipa de Auto-avaliação; Agendar a Reunião com os Responsáveis pelos Departamentos da SG, para a realização de Entrevistas. 2 de 2 de

DezembroDezembro

2Pesquisa documental (Lei Orgânica; Planos e Relatórios de actividades; Plano de formação; Balanço social, etc.).

2 de 2 de DezembroDezembro

3Selecção e congregação das informações pertinentes à auto-avaliação, extraídas da pesquisa documental.

3 a 9 de 3 a 9 de DezembroDezembro

4Delinear a actuação da Equipa de Auto-avaliação no âmbito da CAF.

5 de 5 de DezembroDezembro


5Concepção dos Instrumentos de trabalho, tais como, entrevistas, questionários, check-list e grelhas de avaliação.


6

Apoio à Equipa de Auto-avaliação na concepção e aferição dos seus instrumentos de análise organizacional, pelo modelo da CAF; Orientação da sua intervenção na auto-avaliação; calendarização da sua actuação.


7

Realização presencial de entrevistas aos Responsáveis dos Departamentos da SG, estruturadas segundo os critérios definidos pela CAF.


8Realização de um pré-teste para verificar a adequação dos instrumentos ao que se pretende analisar com a auto-avaliação.

22 e 23 de 22 e 23 de DezembroDezembro


9Preenchimento dos questionários por todos os funcionários da SG, com o apoio de um elemento do núcleo agregador. 5 a 7 de 5 a 7 de

JaneiroJaneiro

10Análise quantitativa dos questionários através do tratamento estatístico. 10 a 13 de 10 a 13 de

JaneiroJaneiro

11Análise qualitativa das respostas às entrevistas e aos questionários, através do método de análise de conteúdo. 14 a 16 de 14 a 16 de

JaneiroJaneiro

12Congregação dos resultados das análises quantitativa e qualitativa.

19 a 23 de 19 a 23 de JaneiroJaneiro


13

Concepção do relatório onde se apresentarão os resultados quantitativos, as apreciações qualitativas, a pontuação e as grandes conclusões.

21 a 27 de 21 a 27 de JaneiroJaneiro

14Entrega do relatório à Direcção para validação do seu conteúdo. 28 de 28 de

JaneiroJaneiro

15 Entrega do relatório definitivo. 29 de 29 de JaneiroJaneiro

16Apresentação dos resultados e apreciações da auto-avaliação. 30 de 30 de

JaneiroJaneiro

SumárioSumário



3.3. Os obstáculos encontrados e as Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassarformas de os ultrapassar


Obstáculos encontrados e formas de Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2)ultrapassar (1/2) Envolvimento das pessoas:Envolvimento das pessoas:

Cepticismo quanto à utilidade do trabalhoCepticismo quanto à utilidade do trabalho Dúvidas quanto ao anonimatoDúvidas quanto ao anonimato

Criação da equipa de auto-avaliação:Criação da equipa de auto-avaliação: VoluntariadoVoluntariado Designação dos elementosDesignação dos elementos

Concepção/utilização de instrumentos:Concepção/utilização de instrumentos: Guia da DGAP – terminologia diferenciada da Guia da DGAP – terminologia diferenciada da

habitualmente usada na AP portuguesa, v.g. habitualmente usada na AP portuguesa, v.g. “competências”“competências”

Questionários adaptados - pré-testeQuestionários adaptados - pré-teste

Obstáculos encontrados e formas de Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2)ultrapassar (1/2) Critério 6 “Resultados orientados para os Critério 6 “Resultados orientados para os

cidadãos / clientes” cidadãos / clientes” Instrumentos de notaçãoInstrumentos de notação Desenho de novos instrumentos – próximo processo de auto-Desenho de novos instrumentos – próximo processo de auto-

avaliaçãoavaliação

Avaliação quantitativaAvaliação quantitativa Dificuldade de aplicaçãoDificuldade de aplicação Resultados incompletos por via do critério 6Resultados incompletos por via do critério 6

Apresentação dos resultados e objectivos de Apresentação dos resultados e objectivos de melhoriamelhoria

SumárioSumário





O impacto da CAF na SGMJO impacto da CAF na SGMJ

Plano de melhoriaPlano de melhoria Reuniões de direcção para debate dos resultados e Reuniões de direcção para debate dos resultados e

sugestão de medidas calendarizadassugestão de medidas calendarizadas Divulgação completa aos funcionáriosDivulgação completa aos funcionários Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da

satisfação dos clientessatisfação dos clientes Adaptação dos questionários a todos os critérios e Adaptação dos questionários a todos os critérios e

redução do número de perguntasredução do número de perguntas

Monitorizar os progressos e repetir a auto-Monitorizar os progressos e repetir a auto-avaliaçãoavaliação

common assessment framework caf estrutura comum de avaliação

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