communicatieplan 2017 - zonnebloem veldhoven · communicatieplan 2017 10 analoog de traditionele...

februari 2017

[email protected]

Communicatieplan 2017

1 Communicatieplan 2017

Zonnebloem Veldhoven

Het nieuwe jaar betekent voor de Zonnebloem

in Veldhoven een nieuwe start als Zonnebloem

Veldhoven. Het bouwen aan een eigen,

nieuwe identiteit is begonnen. Dit document

dient daarbij als handvat.

Samen kan er zoveel meer dan je denkt!


Inhoud

Zonnebloem Veldhoven ................................................. 1

Inhoud ............................................................................ 2

Inleiding .......................................................................... 3

Analyse ........................................................................... 4

SWOT .............................................................................. 5

Boodschap & Motto ....................................................... 5

Doelgroepen ................................................................... 6

Doelstellingen ................................................................. 7

Strategie ......................................................................... 7

Middelen ........................................................................ 8

Digitaal/Online ......................................................... 8

Analoog .................................................................. 10

Communicatiemix ......................................................... 11

Lotenverkoop ............................................................... 12

Fondswerving ............................................................... 13

Planning ........................................................................ 14

Kosten ........................................................................... 14

Evaluatie ....................................................................... 15


Inleiding

Zonnebloem Veldhoven is ontstaan uit de

samenvoeging van zes zelfstandige Zonnebloem

afdelingen in Veldhoven. Hierdoor is per 1 januari

2017 officieel de afdeling Zonnebloem Veldhoven

van start gegaan.

Zonnebloem Veldhoven heeft, als resultaat van een

fusie, nog geen echt eigen imago of identiteit

ontwikkeld. Door het bestuur wordt hard gewerkt om de identiteit van deze nieuwe afdeling

gestalte te geven. Deze identiteit moet echter ook uitgedragen worden om zo het imago bij

de doelgroepen gestalte te geven.

Binnen de Zonnebloem Veldhoven draait het om het uit het isolement halen van inwoners

van Veldhoven die door toedoen van hun handicap of beperking weinig of geen contacten

buitenshuis hebben. Deze Zonnebloemgasten worden bezocht door Zonnebloemvrijwilligers

of nemen deel aan een activiteit samen met Zonnebloemvrijwilligers.

Zonnebloem Veldhoven is dan ook sterk afhankelijk van zijn vrijwilligers om haar dienst te

kunnen aanbieden aan gasten. Het aantrekken van vrijwilligers behoort dan ook tot de

taken, evenals het ontvangen van nieuwe gasten.

Het kunnen uitvoeren van de diensten van Zonnebloem Veldhoven vraagt om financiële

middelen. Middelen die worden verkregen vanuit de nationale Zonnebloem –

overkoepelende organisatie -, uit de verkoop van Zonnebloemloten, fondswerving en

donaties. Voor de continuïteit van de afdeling Zonnebloem Veldhoven is het noodzakelijk

om financiële middelen aan te vullen door nieuwe kanalen aan te boren.

Om dit alles te bereiken wordt de naamsbekendheid van Zonnebloem Veldhoven het

speerpunt dat dient te leiden tot aantrekkingskracht op een breed publiek in Veldhoven

waardoor nieuwe vrijwilligers en gasten zich melden. En waardoor er geld beschikbaar komt

voor de uitvoering van de activiteiten.


Analyse

Zonnebloem Veldhoven is opgebouwd uit

zes voormalige afdelingen van De

Zonnebloem met gezamenlijk circa 200

vrijwilligers en 400 gasten. Zowel voor het

overgrote merendeel van de vrijwilligers

als gasten geldt dat de leeftijd boven 55+

ligt. Het zou wenselijk zijn ook jongere

doelgroepen te gaan aanspreken.

Wat betreft het imago blijkt dat mensen de Zonnebloem oubollig vinden, waarbij de

negatieve invulling van ‘niet verrassend’ en ‘ouderwets’ de boventoon voeren. Het is zaak

dit imago te veranderen naar actief, creatief en vernieuwend.

De vrijwilligers van Zonnebloem Veldhoven zijn enthousiaste mensen, met vaak een

tomeloze inzet. De meeste van hen zijn al vele jaren vrijwilliger bij de oorspronkelijke

afdeling. Zij zijn nauw betrokken bij de vaste gasten en nemen deel aan de steeds

terugkerende activiteiten.

Na enige scepsis tijdens het fusieproces zijn de vrijwilligers nu in afwachting van de inzet van

het nieuwe bestuur en de veranderingen die dit met zich meebrengt.

Binnen Veldhoven is er een aantal andere organisaties die zich door de inzet van vrijwilligers

richten op het uit het isolement halen van de medemens. Deze organisaties, zoals SWOVE,

mijn maatje enzovoort, zijn niet specifiek gericht op mensen met een fysieke beperking.

Hoewel Zonnebloem Veldhoven zich daardoor richt op een specifieke doelgroep betekent

dat zij wat betreft het aantrekken van vrijwilligers zich richt op de zelfde groep mensen.

Concurrentie dus voor de invulling van vacatures.


SWOT

Op basis van onder meer bovenstaande informatie ziet de SWOT (strength, weakness,

opportunity, threat) voor Zonnebloem Veldhoven er als volgt uit:

Sterktes (Strength) Zwaktes (Weakness)

Bestaande activiteiten

Gemotiveerde vrijwilligers

Specifieke doelgroep

Oubollig imago

Vrijwilligers vnl. 55+

Gasten alleen 55+

Kansen (Opportunity) Bedreiging (Threat)

Gebundelde krachten, centrale

aanpak

Minder bestuursleden

Nieuw bestuurlijke capaciteiten

Andere vrijwilligersorganisaties

Terugloop financiële middelen

Terugloop aantal gasten

Terugloop aantal vrijwilligers

Boodschap & Motto

Door samen te werken aan Zonnebloem Veldhoven creëren we een samenleving waar

mensen met en zonder fysieke beperking samen genieten van het leven en gaan we een

zonnige toekomst tegemoet. Het motto dat daarbij gehanteerd wordt:

Samen met Zonnebloem Veldhoven kan er

zoveel meer dan je denkt!


Doelgroepen

Om gericht te kunnen communiceren over Zonnebloem Veldhoven is het noodzakelijk de

doelgroepen vast te leggen. De doelgroepen van Zonnebloem Veldhoven zijn verdeeld in

hoofd- en subdoelgroepen.

Tot de hoofddoelgroepen behoren de vrijwilligers, de gasten en de potentiële vrijwilligers,

de potentiële gasten en de potentiële financiers.

Vrijwilligers zijn de 200 mensen die zich nu reeds geheel vrijwillig inzetten voor Zonnebloem

Veldhoven en haar gasten. Het merendeel van deze vrijwilligers is ouder dan 55 jaar en al

langere tijd betrokken bij een voormalige afdeling van de Zonnebloem in Veldhoven.

Huidige gasten zijn 400 mensen met een fysieke beperking waardoor zij in een sociaal

isolement raken. Zij zijn woonachtig in Veldhoven en komen graag in contact met mensen

uit hun omgeving om dit isolement te doorbreken.

Potentiële vrijwilligers zijn alle inwoners van Veldhoven, ouder dan 18 jaar, die bereid zijn

een deel van hun vrije tijd te investeren in de medemens en het verschil te maken voor

gasten van Zonnebloem Veldhoven.

Potentiële gasten zijn inwoners van Veldhoven, ouder dan 18 jaar, met een fysieke

beperking die een belemmering vormt voor het leggen van sociale contacten en activiteiten

buitenshuis.

Potentiële financiers zijn zowel inwoners en bezoekers van Veldhoven als organisaties

gevestigd in Veldhoven. Zijn zouden door de koop van loten, het doen van een donatie of

een sponsoring (in natura) kunnen bijdragen aan de activiteiten van Zonnebloem

Veldhoven.

Om de communicatie naar deze hoofddoelgroepen te optimaliseren worden er subgroepen

gedefinieerd. De subgroepen binnen de (potentiële) vrijwilligers en (potentiële) gasten

ontstaan door indeling in leeftijdscategorieën. Hoewel er vele leeftijdscategorieën mogelijk

zijn is er gekozen voor een tweedeling. Dit om de communicatie wel aan te passen maar niet

te versnipperen.

• 18 – 40 jaar

• 41 jaar en ouder

Financiers kunnen worden onderverdeeld naar:

• Particulier

• Organisatie

Van deze doelgroepindeling wordt gebruik gemaakt bij de communicatiemix.


Doelstellingen

De doelstelling van Zonnebloem Veldhoven voor 2017 is

het vergroten van de naamsbekendheid onder de inwoners

van Veldhoven. Het streven is dat een derde van de

particuliere huishoudens in Veldhoven bekend is met

Zonnebloem Veldhoven.

Door deze naamsbekendheid wordt gestreefd naar:

12 nieuwe vrijwilligers

18 nieuwe gasten

Minimale verkoop van 600 loten

€1200,= inkomsten door fondswerving

Voor Zonnebloem Veldhoven geldt dat de interne doelstelling is: Eenheid realiseren binnen

de Zonnebloem Veldhoven waardoor efficiëntie en effectiviteit toenemen.

Strategie

Zonnebloem Veldhoven wil het doel van het vergroten

van de naamsbekendheid bereiken door de nader te

omschrijven doelgroepen actief te benaderen via

verschillende kanalen. Daarbij gebruik makend van

zowel mondelinge als schriftelijke middelen, analoog

en digitaal. Uitgangspunt is een massale benadering

richting het individu, bijvoorbeeld via een flyer huis-

aan-huis verspreid of via de website. Belangrijk daarbij

is deze persoon informeel en persoonlijk aan te spreken.

Om zoveel mogelijk mensen te bereiken en de naam Zonnebloem Veldhoven te laten

beklijven wordt gebruik gemaakt van een gefaseerde aanpak. De doelgroep kan daardoor

meerdere malen via verschillende media in contact komen met Zonnebloem Veldhoven.

Daarbij worden zowel traditionele mediakanalen ingezet als moderne online kanalen.


De informatie die daarbij wordt verstrekt is of van algemene aard, of betreft een specifieke

gebeurtenis of ervaring die wordt uitgelicht. Naar verwachting zal de doelgroep de

boodschap Samen met Zonnebloem Veldhoven kan er zoveel meer dan je denkt! dan beter

oppakken.

Voor het bereiken van de interne doelstelling wordt het volgende ingezet.

Persoonlijke maatdiensten gast:

Gast staat centraal, meer diversiteit activiteiten, meer tijd per gast, meer gasten

bedienen.

Gezamenlijk kan er meer:

Minder tijd bestuurlijke taken en bureaucratie, meer diversiteit activiteiten, meer tijd

per gast, meer gasten bedienen.

Belangrijkheid taak:

Vrijwilliger blijft spil van de organisatie, initiatief wordt gewaardeerd.

Taak identiteit:

Heldere functieomschrijving met verantwoordelijkheden.

Feedback uit werk:

Wat levert samenwerking op in cijfers (visueel), wat vindt de gast van de nieuwe

activiteiten, bestuur is bereikbaar.

Middelen

Om de doelgroepen te bereiken en meerdere keren in contact te laten komen met de

boodschap Samen met Zonnebloem Veldhoven kan er zoveel meer dan je denkt! worden er

verschillende communicatiekanalen en middelen ingezet.

Digitaal/Online

De huidige technologie maakt het noodzakelijk

boodschappen digitaal uit te zetten om mensen te

bereiken. Daarom gaat Zonnebloem Veldhoven

gebruik maken van:


Website: www.zonnebloemveldhoven.nl

Deze website is bedoeld voor algemene informatie over Zonnebloem Veldhoven maar ook

voor specifieke en actuele informatie over de activiteiten. Een speciaal portaal verschaft

toegang tot documenten van het bestuur. Het zou mooi zijn als gasten en vrijwilligers zich in

de toekomst via een formulier op de website kunnen opgeven voor een activiteit.

Nieuwsbrief:

Het uitgeven van de nieuwsbrief is inmiddels opgestart. Zesmaal per jaar verschijnt de

nieuwsbrief digitaal. Hierin wordt informatie vanuit het verstuur verspreid aan de

vrijwilligers. En kunnen vrijwilligers lezen over ervaringen van andere vrijwilligers binnen

Zonnebloem Veldhoven.

Op dit moment wordt de nieuwsbrief alleen verspreid onder de vrijwilligers maar wellicht is

het een optie dit uit te breiden naar de gasten.

Facebook:

Het beheren van een Facebook-account is noodzakelijk om een grotere groep mensen te

bereiken en aan Zonnebloem Veldhoven te binden. Op deze wijze kan de jongere doelgroep

geïnformeerd worden over lopende zaken

Twitter:

Ook het beheren van een Twitter-account is noodzakelijk om een grotere groep mensen te

bereiken. De netwerkcapaciteit van Twitter is groot en geschikt om snel actuele berichten te

verspreiden.

VeldhovenVoorElkaar:

De website van VeldhovenVoorElkaar zal worden ingezet om via het netwerk van Cordaad

vrijwilligers te werven.

NLdoet:

Deze website van …organisatie….. kan gebruikt worden om incidenteel vrijwilligers aan te

trekken voor een bijzondere activiteit en daar wellicht ook subsidie voor verlenen.

http://www.zonnebloemveldhoven.nl/


Analoog

De traditionele communicatiemiddelen mogen echter

niet ontbreken. Zeker de oudere generatie

(potentiële) vrijwilligers en (potentiële ) gasten zal

hiervan gebruik maken.

Veldhovens Weekblad:

Een artikel over een actuele gebeurtenis van Zonnebloem Veldhoven in het Veldhovens

Weekblad zal een grote deel van de doelgroep bereiken. Door het regelmatig verschijnen zal

de naamsbekendheid van Zonnebloem Veldhoven in Veldhoven sterk kunnen toenemen.

Posters:

Binnen Veldhoven is er een aantal mogelijkheden om kleine posters op te hangen. De

hoeveelheid te verstrekken informatie is beperkt maar de naamsbekendheid neemt sterk

toe. Zeker door een groot aantal locaties in te zetten met uiteenlopende karakters. Denk aan

de aanplakborden langs de weg, buurtcentra, zorgcentra, scholen, sportaccommodaties en

supermarkten.

Posters kunnen eventueel geactualiseerd worden door het aanbrengen van een informatie

strip. Daarop kan bijvoorbeeld staan: Loterij! Doe mee en win…

Flyer:

Een gesponsorde flyer huis-aan-huis verspreiden zal het merendeel van de inwoners van

Veldhoven kunnen bereiken. Hierin kan algemene informatie over Zonnebloem Veldhoven

worden verstrekt. En hiermee kan werving van vrijwilligers en gasten plaatsvinden.

Het publiceren van het activiteitenplan is dit jaar nog niet wenselijk. Eerst moet worden

ervaren wat Zonnebloem Veldhoven kan waarmaken aan kleine en grote activiteiten. Pas

kan kunnen er beloftes worden gedaan voor de toekomst.


Communicatiemix

Welke communicatiemiddel wordt ingezet voor welke doelgroep? Onderstaand schema

geeft een antwoord:

Middelen Vrijwilligers Gasten Potentiele

vrijwilligers

Potentiele

gasten

Financiers

18-40 41> 18-40 41> 18-40 41> 18-40 41

>

Particulier Organisatie

Website √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Nieuwsbrief √ √

Facebook √ √ √ √ √ √

Twitter √ √ √ √ √ √

VeldhovenVoorElkaar √

NLdoet! √ √

Veldhovens Weekblad √ √ √ √ √

Poster √ √ √ √

Flyer √ √ √ √ √


Lotenverkoop

De belangrijkste bron van inkomsten voor

Zonnebloem Veldhoven en nationaal De

Zonnebloem is de verkoop van loten. Van ieder

verkocht lot wordt een deel, nu €0,60 en dit

wordt waarschijnlijk €0,80, geschonken aan de

afdeling en een deel aan de regio.

Voor Zonnebloem Veldhoven geldt dat er in 2017 minimaal 600 loten verkocht moeten

worden.

De ervaring heeft geleerd dat verkoop huis-aan-huis een zeer laag rendement oplevert in

verhouding tot de inspanning. Naar verwachting is het niet mogelijk hiermee het benodigde

aantal te behalen. Bovendien hebben vrijwilligers aangegeven zich hiervoor niet meer in te

zetten.

Om toch het minimum aantal van 600 verkochte loten te halen is het verstandig loten te

verkopen op locaties en specifieke momenten waar veel mensen bijeenkomen. Hiervoor zijn

de volgende mogelijkheden geopperd:

Supermarkten, bijvoorbeeld: Albert Hein, Aldi, Jumbo, Lidl, Plus & Spar

Sportverenigingen, bijvoorbeeld: Badminton, Korfbal, Tennis, Hockey, Voetbal,

Volleybal

Ontspanningslocaties, bijvoorbeeld: Den Ekkerman, David Lloyds, Atalanta

Lokale evenementen, bijvoorbeeld: braderie Oerle, braderie Zeelst, speelgoedbeurs

Zeelst, Cult&Tumult.

De Zonnebloem heeft een doorlopende vergunning om loten te mogen verkopen.

Belangrijk bij de verkoop van loten op bovengenoemde locaties is dat het bestuur van

Zonnebloem Veldhoven voorafgaand aan de verkoop het management van deze locatie

schriftelijk op de hoogte stelt van de lotenverkoop en toestemming vraagt dit binnen te

mogen doen.

Verkoop van de loten krijgt de nadruk in de eerste helft van dit jaar, maar zal tot aan de

trekking in het najaar doorlopen.


Fondswerving

Naast de noodzakelijke verkoop van loten

zal Zonnebloem Veldhoven op een andere

manier geld moeten ophalen om de

activiteiten te kunnen voortzetten. Het

gaat hierbij om geld dat direct ten goede

komt aan de balans van Zonnebloem

Veldhoven, zonder tussenkomst van de

regio of De Zonnebloem.

Mogelijke activiteiten om geld op te halen bij inwoners van Veldhoven, bezoekers van

Veldhoven en organisaties in Veldhoven zijn:

Sponsordiner/lunch in samenwerking met bijvoorbeeld De Rooi Pannen of Hogeschool

Tio. Er wordt arrangement samengesteld waarvan de prijs wordt verhoogd met een

sponsorbedrag.

Cadeau-inpak-sessie met kerst in samenwerking met bijvoorbeeld Coppelmans. Na het

afrekenen van de aankopen kunnen klanten kerstcadeautjes laten inpakken aan een

paktafel tegen een donatie aan Zonnebloem Veldhoven.

Collecte op grotere Veldhovense evenementen: braderie Oerle, braderie Zeelst,

speelgoedbeurs Zeelst, Cult&Tumult.

Supermarkt lege flessen actie. Supermarktklanten doneren het statiegeldbonnetje na

inlevering van lege flessen.

Kerst goede doelen actie basisscholen. De meeste basisscholen sponseren rond kersttijd

een goed doel door middel van activiteiten. Vroegtijdig contact met scholen kan er

misschien voor zorgen dat het goede doel dit jaar Zonnebloem Velhoven is.

Tafelflyer kopje koffie actie Veldhovense restaurants/lunchrooms (a-la strategie

eetmetjehart.nl). Gasten van restaurant/lunchroom die een kopje koffie nuttigen wordt

gevraagd of de rekening mag worden opgehoogd met een donatie van €0.10 als zij een

kopje koffie hebben gedronken. De klanten worden hierover geïnformeerd via een

tafelflyer. Dat is een mini flyer die op de tafel staat.

Bedrijfssponsoring: bedrijven en organisaties in Veldhoven benaderen voor een financiële

donatie of een donatie in natura. Bijvoorbeeld het gratis gebruik van een vergaderruimte.

Of een reclame uiting op Zonnebloem Veldhoven promotiemateriaal


Een definitieve invulling van deze activiteiten wordt in het tweede kwartaal van dit jaar

bepaald. Dit is mede afhankelijk van het aantal verkochte loten.

Fondswerving zal dan ook alleen in de tweede helft van dit jaar plaatsvinden.

Planning

Na overeenstemming over de invulling van het communicatieplan en de middelen zal de

planning gedetailleerder worden uitgewerkt.

• Februari / maart: facebook account

• Februari / maart: twitter account

• Maart: artikel Veldhovens Weekblad

• Maart – oktober: verkoop loten

• April: verspreiding flyer huis-aan-huis

• September – december: fondswerving

Kosten

Nader uit te werken


Evaluatie

Belangrijk is niet alleen een eindevaluatie waarbij

wordt nagegaan of de gestelde doelen zijn bereikt,

maar ook tussentijdse evaluaties om de te kunnen

bijsturen. Omstandigheden veranderen gaandeweg

en in dit communicatieplan zijn we afhankelijk van

de beschikbare tijd van vrijwilligers en het verloop

van opeenvolgende activiteiten.

Het meten van de effecten van de communicatie in termen van een verandering van kennis,

houding en gedrag bij de doelgroepen is een proces dat op dit moment te veel tijd geld en

energie kost. Suggestie is het bereik van communicatiemiddelen te meten door middel van

een gemakssteekproef. Vrijwilligers informeren bij bekenden en relaties naar de

naamsbekendheid van Zonnebloem Veldhoven en hoe zij deze informatie tot zich hebben

genomen.

communicatieplan 2017 - zonnebloem veldhoven · communicatieplan 2017 10 analoog de traditionele...

Documents