Réaliser un projet en communication événementielle

Étude réalisée par Émilie Moyaert, Cassandre Randrianaina et Charline Miltat dans le cadre du cours de Mr Stockinger

SommaireI. Le Brief II. L’ audit

III. L’ événementIV. Le budget

V. Le plan d’actiona) Les tâches

b) Le calendrierI. La stratégie de communication

II. L’ équipe

Le Brief1. Type d’événement : Un FlashMob publicitaire pour la sortie de la collection

“Floralia” de la marque Swatch

1. Le message : Promotion de cette collection

1. Le public visé : Les femmes de 15 à 35 ans à qui l’on pourrait offrir une montre Swatch de la collection “Floralia”

1. Les éléments à prendre en compte : La communication autour de l’événement; la répartition des tâches avant, pendant et après l’événement

Le Brief5. L’intérêt pour Swatch : Réaliser un événement original pour faire de la publicité à la marque, se faire connaître d’avantage et promouvoir la collection “Florilia”

6. Date, lieu et durée de l’événement : La manifestation prendra place sur l'esplanade du Trocadéro à Paris, le 14 Mai 2016 de 14h50 à environ 15h10

7. Coût approximatif : Se référer au budget

8. Recettes probables : Impossible à estimer

Swatch :

• filiale de l’entreprise suisse SwatchGroup 1983

• marque développée durant LA crise de l’horlogerie

• montre alliant haute qualité et faible prix

• succès international et sans équivoque

Swatch, c’est quoi ?

Un FlashMob, c’est quoi ? FlashMob :

• rassemblement d’un groupe de personnes dans un lieu public pour y effectuer des actions convenues d’avance, avant de se disperser rapidement

FlashMob commerciale :

• vise des retombées d’audience et d’image par le biais des vidéos de l’événement mises en ligne et par les recommandations sociales

Audit du public→ Réalisé en focus groupe avec l’équipe de l’événement

Collection Floralia Flashmob

Population > Plutôt jeune public féminin actif(~15 à 35 ans)

< Tout type de population

Profil socioprofessionnel > Classe aisée et classe moyenne < Evénement gratuit

Taille > Environ 8 millions en France(selon Insee)

< Capacité de 93 000 m²

Profil socioculturel > Moderne, tendance, vive < Attrait à danse, musique contemporaine

Lieu > France, International < Esplanade du Trocadéro

Audit de l’existant→ Réalisé grâce à une veille informatique

Décathlon, Bailleul, juillet 2010 T-Mobile, Londres, janvier 2009

Ce qu’il faut retenir Première flashmob à but commercial en France

Nouveauté → coup marketing réussi

Team building

Nombre conséquent de personnes appel à des amateurs

Très gros succès sur Internet (plus de 40 millions de vues)

Manifestation filmée par du matériel professionnel

Ce qu’il faut changer Pas de campagne de publicité auparavant → public touché limité

Pas de film correct ou de campagne de publicité après → retombées de courte durée

Pas de sécurité sur place → conséquences aléatoires

Partenaires de l’opération → Liste à considérer comme complète une fois les contrats signés

DanseContact avec Gabrielle Eychenne, chorégraphe

http://www.team-building-flashmob.com

Audio et visuel

Location de matériel de tournage adapté à une flashmob :

● caméras légères et facilement maniables● enceintes bluetooth

http://dcaudiovisuel.com

Tournage réalisé par l’équipe porteuse

SécuritéAppel à AGP, spécialisée dans la sécurité événementielle

www.agpsecurite.fr

Scénario“Il est 14h50. Cela fait maintenant 20 minutes que Romain attend sa petite amie, qui non contente

de ne pas arriver à l’heure, ne répond à aucune de ses sollicitations. C’est la deuxième fois cette semaine. Elle est tellement maladroite, il espère que rien ne lui est arrivé. Tout en s’interrogeant sur l’utilité de son téléphone portable.

15h bientôt. La voici qui arrive en courant, action qui la fait trébucher par trois fois. Lui oscille entre soulagement et énervement. Quand il lui fait remarquer l’heure en désignant sa montre, elle dresse entre eux ses poignets dénudés, et ajoute, d’un air penaud, qu’elle n’en a pas, elle. Le tout sublimé par ce sourire qu’il aime tant. Il lui concèdait cette victoire. Elle lui avait après tout donné la meilleure des idées.”

Trame de la campagne de publicité pour la promotion de la collection Floralia.

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

13h30 à 14h15 Arrivées successives des salariés/danseurs, de l’équipe de tournage, du chef de projet et des agents de sécurité → tous dispersés dans la foule

Conducteur et scénographie

14h30 Regroupement progressif des salariés/danseurs en petits groupes vers le centre de la place → chacun avec son groupe de danse

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

14h50 “Romain” en position, envoi première partie de la trame sur enceintes Bluetooth → discours surprend, interpelle les passants

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

15hArrivée de la “petite amie” en courant envoi seconde partie de la trame→ fin du discours, couple et 38 salariés/danseurs figés→ lancement <4 Minutes> de Madonna→ début de la flashmob

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

15h01 (et 30s)

Changement de la piste sonore et de la chorégraphie <Happy> de Pharell Williams→ entrée en piste de 20 nouveaux salariés/danseurs= 60 en mouvement

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

15h03Changement de la piste sonore et de la chorégraphie <Moves Like Jagger> de Maroon 5→ entrée en piste de 20 nouveaux salariés/danseurs= 80 en mouvement

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

15h04 (et 30s)

Changement de la piste sonore et de la chorégraphie <Uptown Funk> de Mark Ronson → entrée en piste de 20 nouveaux salariés/danseurs= 100 en mouvement !

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

15h06Chorégraphie finale effectuée sur musique promotionnelle Swatch <I Want More> de The Hot Damns→ 100 salariés/danseurs en synchronisation→ fin en fleur

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

15h06 (et 10s)

Rond intérieur des 10 salariés/danseurs brandissant bras en l’air → révélation des montres Floralia

+ 88 autres salariés/danseurs révélant t-shirt avec logo Swatch dessus

+ Romain “passe une montre au poignet” de sa petite amie slogan “Bien plus durable qu’un bouquet” passé dans les enceintes

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

15h06 (et 30s)

Fin de la flashmob → dispersion de toute les équipes

Samedi 14 Mai, Esplanade du Trocadéro, Paris

Besoin et budgetDépenses Recettes

Service de sécurité…..

Matériel audio + équipe …..

Chorégraphe…..

3 stagiairesSalaire brut (....x3)

…..Costumes

…..

Sous-total …..

Retombées incertaines

Sous-total …..

* L’événement sera réalisé sur le temps de travail des salariés (100 salariés)* La communication sera réalisée par le bureau de communication de Swatch

Plan d’action Avant l'évènement:• Contacter les salariés

• Trouver la chorégraphe

• Mise en place de la chorégraphie (par la chorégraphe)

• Trouver le lieu

• Remplir le dossier pour la préfecture de Police ( Manifestation sur la voie publique ou tout espace ouvert au

public)

• autorisation pour le vol d’un drône avec une caméra

• Contacter les journalistes / reporters - photographes

• Organiser des répétitions : 3 heures deux fois par semaines pendant 1 mois

• Choix et commande des vêtements / des montres

→ Représentation le 14 Mai 2016 à de 14h50 à 15h10Après l’événement:• Communication ( internet, télévision, journaux, magazine)

• Veille médiatique → Quelles retombées?

Calendrier des Tâches - Diagramme de GGANT

Stratégie de communication

Avant la flash-mob→ Effet de surprise : Une affiche simple, un slogan “ Soyez à

l’heure”→ Envoi de missives “secrètes” aux journalistes pour assurer

une couverture médiatique de l'évènement→ Communication sur réseaux sociaux sans dévoiler l’

évènement ( #soyezàlheure )Pendant et après la flash-mob→ Par des journalistes, reporter-photographes : magazines

de mode, journaux → Par Swatch : photos et vidéos de la Flashmob partagées

sur leurs réseaux sociaux et sur Youtube→ Par les danseurs : Montre Floralia→ Par le public: photos et vidéos partagées sur les réseaux

sociaux (Twitter / Facebook / Instagram / Snapchat )

Équipe porteuse Chef de projet: Organisateur d'évènements de Swatch

Qui? Quoi?

Responsable juridique d’entreprise > Remplir le dossier pour la préfecture + papiers juridiques (drône)

Comité organisateur > Trouver une chorégraphe> Envoyer les invitations aux journalistes> Envoyer les invitations aux salariés> Établir un budget > Choix des costumes et du lieu> Établir le calendrier

Chorégraphe > Mise en place de la chorégraphie + apprentissage

Équipe porteuse Chef de projet: Organisateur d'évènements de Swatch

Qui? Quoi?

Chargé de Communication de l’entreprise Swatch > S’occuper de la communication sur les réseaux sociaux (avant, pendant et après l’événement)> Préparer les affiches (avant l’événement)> Veille médiatique (après événement)

Agence “Accueil et Gestion de Public” > Assurer la sécurité en cas de problème

Journalistes - Journalistes reporters > Article dans journaux et magazines

Stagiaires du pôle communication (sous la direction immédiate du chef de projet)

> Tournage de la manifestation> Gestion du son > Réalisation d’une vidéo promotionnelle

Sources...http://www.swatch.com/fr_fr/explore/historyhttp://www.definitions-marketing.com/definition/flash-mob-publicitaire/http://shop.swatch.com/fr_fr/collections/floralia-c111.html?&gclid=Cj0KEQjwiKS3BRCU-7XQ75Te3NoBEiQAA2t_xDsjXUWvZT4QvjkL9PIQ1jIyPcgJeyJF4HMOlte-qKMaAqYf8P8HAQhttp://www.insee.fr/fr/themes/detail.asp?ref_id=bilan-demo&reg_id=0&page=donnees-detaillees/bilan-demo/pop_age2b.htmhttp://www.cityzeum.com/esplanade-du-trocaderohttp://www.bu2z.com/flash-mob-decathlon-bailleulhttp://www.theguardian.com/media/2010/mar/11/tmobile-flashmob-ad-of-yearhttps://www.youtube.com/watch?v=bHHUhcV2eVYhttps://www.youtube.com/watch?v=y6Sxv-sUYtMhttps://www.youtube.com/watch?v=iEPTlhBmwRghttps://www.youtube.com/watch?v=OPf0YbXqDm0https://www.youtube.com/watch?v=CBH6a177aYshttps://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F21899http://www.prefecturedepolice.interieur.gouv.fr/Demarches/Professionnel/Securite-et-accessibilite-des-batiments/Manifestation-sur-la-voie-publique-ou-tout-espace-ouvert-au-publichttp://www.europe1.fr/high-tech/ce-qu-on-peut-faire-et-ne-pas-faire-avec-un-drone-1801735

Merci !