cómo confeccionar tu mapa de procesos presentación
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AYUDAS CALIDAD PRESENTA:
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
PASO A PASO:
1) ¿Qué es un proceso y su enfoque?
2) ¿Qué elementos los componen?
3) ¿Cómo se define cada elemento?
Elementos de entrada / Transformación / Actividades / Elementos de Salida
4) ¿Qué es un Mapa de Procesos?
5) Modelos Mapa de Proceso – ISO 9001:2015
PROCESO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
Contexto de la Organización, Direccionamiento Estratégico, Política, Objetivos, Planificación del S.G.I., Liderazgo,
Comunicaciones Internas y externas, Enfoque al cliente --- Determinación y Revisión de requisitos para los servicios,
Revisión al S.G.I. - Contratos de vinculación por administración de flota de vehículos.
Planificación, Operación y Control de los Servicios de Transporte. Diseño y desarrollo de servicios. Indicadores
de Calidad Dec. 348. - Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos.
Organigrama, Perfiles y Manuales de funciones, Pr. de
Selección, Contratación e Inducción, Programa de
Formación, Evaluación de desempeño, Ambiente para la
Operación de los Procesos. - Costos y Presupuesto, Nomina.
Registrar ante la Superintendencia de Puertos y Transportes
los Conductores Activos. Programa de Reposición del
Parque Automotor soportado en una proyección financiera. -
Programa de Control de Infracciones a Conductores sobre las
normas de transito. - Diseñar y cumplir con los programas de
Salud Ocupacional. - Control De Los Procesos, Productos
Y Servicios Suministrados Externamente
Pr. atención a los usuarios que incluya ayudas
tecnológicas y personal que trabaja en esta
actividad, Monitorear y medir la accidentalidad,
Monitorear la prestación del servicio de
transporte especial a través de sistema de
Posicionamiento Global GPS, garantizando
acceso para que la Súper pueda supervisar.
Implementar Cámaras de Video en Vehículos
de Servicio escolar.
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SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA
PROCESO DE GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA
Coordinación S.G.I., ISO 9001 y
OHSAS 18001 - Control de la
Información Documentada del SGC Y
SGSST, Conocimientos de la
organización.
Gestión de Riesgos, Satisfacción del
Cliente, Auditorias Internas, Informes de
Análisis de Datos, Mejora No
Conformidad y Acción Correctiva
P. G. ADMINISTRATIVO, FCRO. Y CONTABLE
PROCESO DE GESTIÓN OPERACIONAL
PROCESO DE GESTIÓN DE SEGURIDAD VIAL
Gestionar el Plan Nal. de Seguridad Vial. - Planear, desarrollar y ejecutar medidas para reducir índices de
accidentalidad. - Control de Revisión Tecnomecánica. - Indicadores de número y causa de accidentes.
PROCESOS DE APOYO
PROCESO DE GESTIÓN
INTEGRAL
PROCESOS MISIONALES
PROCESO VISIONAL
SALIDAENTRADA
5) MODELO MAPA DE PROCESOS - SECTOR TRANSPORTE
PASO A PASO:
1) ¿Qué es un proceso y su enfoque?
Un proceso es un conjunto de actividades y recursosinterrelacionados que nos van a transformar elementos de entrada enelementos de salida de forma que nos aporten un valor agregadopara el cliente o usuario.
El enfoque a procesos implica la definición y gestión sistemática de
los procesos y sus interacciones, con el fin de alcanzar los
resultados previstos de acuerdo con la política de la calidad y la
dirección estratégica de la organización. Este enfoque permite a la organización
controlar las interrelaciones e
interdependencias entre los procesos del
sistema, de modo que se pueda mejorar
el desempeño global de la organización.
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
En el apartado 4.4 de ISO 9001:2015 se
incluyen requisitos específicos
considerados esenciales para la
adopción de un enfoque a procesos.
Cada proceso posee unos límites claros y conocidos (el primer y
último paso del mismo), comenzando con una necesidad concreta de
un cliente (que de nuevo, puede ser interno o externo), y finalizando
una vez que la necesidad ha sido satisfecha.
La gestión de los procesos y el
sistema en su conjunto puede
alcanzarse utilizando el Ciclo de
Mejora PHVA con un enfoque
global de pensamiento basado
en riesgos dirigido
a aprovechar las
oportunidades y prevenir
resultados no deseados.
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
PASO A PASO:
PROCESO
ENTRADA SALIDA
CONTROL
RECURSO
La aplicación del enfoque a
procesos permite:
1)La comprensión y el
cumplimiento de los requisitos de
manera coherente.
2)La consideración de los
procesos en términos de valor
agregado.
3)El logro de un desempeño del
proceso eficaz.
4)La mejora de los procesos con
base en la evaluación de los
datos y la información.
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
PASO A PASO:
2) ¿Qué elementos lo componen?
Para ello se va a requerir de una serie de recursos, que pueden ser:
Personal
Finanzas
Instalaciones
Equipos técnicos
Métodos
Documentación (Guía / Manuales / Instructivos / Norma / Procedimiento).
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
PROCESO
ENTRADA SALIDA
CONTROL
RECURSO
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Agrícolas el
maíz S.A.S
proceso
Fase 1
Fase 2
Act 1
Act 2
Act 3 Act 6
Act 5
Act 4 Act 7
Act 8
Fin
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Aceite
Vegetal
de
Maíz
100%
PASO A PASO:
3) ¿Cómo se definen sus elementos?
Transformación: es la incorporación de valor a los elementos deentrada para obtener el resultado esperado.
Elementos de salida: es el resultado final del proceso. No podremoshablar de proceso si no tiene una finalidad, sino estaríamosconfundiéndolo con una fase o tarea del proceso.
Actividades: son la secuencia de fases, operaciones o tareas queconlleva la ejecución de todo el proceso.
Elementos de entrada: son los elementos, medio o recursonecesario para que el proceso opere o funcione. En general se podríadistinguir entre materia prima y recursos en general.
CICLO PHVA
Actuar Planificar
HacerVerificar
Determinar
los clientes
de cada
proceso
Identificar y
analizar sus
necesidades
Planificar
los medios
para
satisfacerlas
Implementar
los medios
Hacer
seguimiento
actividades
resultantes
Mejorar el
proceso
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
PASO A PASO:
4) ¿Qué es un Mapa de procesos?
El Mapa de Procesos es una herramienta que permite visualizarfácilmente cuáles son y cómo se relacionan los procesos de unaorganización, también permite identificar las fortalezas y debilidadesque posee su estructura.
Se identifican tres tipos de procesos:
Procesos Estratégicos
Procesos Claves (Operativos)
Procesos de Apoyo
Procesos estratégicos:
Son aquellos establecidos por la Alta Dirección y definen cómo operael negocio y cómo se crea valor para el cliente / usuario y para laorganización. Soportan la toma de decisiones sobre planificación,estrategias y mejoras en la organización. Proporcionan directrices,límites de actuación al resto de los procesos.
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
Procesos Claves: (Operativos-Cadena de valor)
Son aquellos directamente ligados a los servicios que se prestan, ypor tanto, orientados al cliente/usuario y a requisitos. Comoconsecuencia, su resultado es percibido directamente por elcliente/usuario (se centran en aportarle valor).
En estos procesos, generalmente, intervienen varias áreasfuncionales en su ejecución y son los que pueden conllevar losmayores recursos.
En resumen, los procesos claves constituyen la secuencia de valorañadido del servicio desde la comprensión de las necesidades yexpectativas del cliente / usuario hasta la prestación del servicio,siendo su objetivo final la satisfacción del cliente /usuario.
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
Procesos de apoyo:
Son los que sirven de soporte a los procesos claves. Sin ellos noserían posibles los procesos claves ni los estratégicos. Estosprocesos son, en muchos casos, determinantes para que puedanconseguirse los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir lasnecesidades y expectativas de los clientes / usuarios.
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
INTERRELACIÓN DE PROCESOS
La interrelación de procesos es una herramienta que permite demostrar
cómo se relacionan y comunican los diferentes procesos entre sí. Esta
herramienta toma en consideración tanto los procesos internos como
externos de la organización.
Los procesos identificados en muchos casos no corresponden a las
áreas funcionales establecidas dentro de la organización. Es probable
que en un proceso se interrelacionen con varias áreas funcionales.
¿CÓMO CONFECCIONAR TU MAPA DE PROCESOS?
PROCESO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA
Contexto de la Organización, Direccionamiento Estratégico, Política, Objetivos, Planificación del S.G.I., Liderazgo,
Comunicaciones Internas y externas, Enfoque al cliente --- Determinación y Revisión de requisitos para los servicios,
Revisión al S.G.I. - Contratos de vinculación por administración de flota de vehículos.
Planificación, Operación y Control de los Servicios de Transporte. Diseño y desarrollo de servicios. Indicadores
de Calidad Dec. 348. - Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Vehículos.
Organigrama, Perfiles y Manuales de funciones, Pr. de
Selección, Contratación e Inducción, Programa de
Formación, Evaluación de desempeño, Ambiente para la
Operación de los Procesos. - Costos y Presupuesto, Nomina.
Registrar ante la Superintendencia de Puertos y Transportes
los Conductores Activos. Programa de Reposición del
Parque Automotor soportado en una proyección financiera. -
Programa de Control de Infracciones a Conductores sobre las
normas de transito. - Diseñar y cumplir con los programas de
Salud Ocupacional. - Control De Los Procesos, Productos
Y Servicios Suministrados Externamente
Pr. atención a los usuarios que incluya ayudas
tecnológicas y personal que trabaja en esta
actividad, Monitorear y medir la accidentalidad,
Monitorear la prestación del servicio de
transporte especial a través de sistema de
Posicionamiento Global GPS, garantizando
acceso para que la Súper pueda supervisar.
Implementar Cámaras de Video en Vehículos
de Servicio escolar.
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SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA
PROCESO DE GESTIÓN DE
TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA
Coordinación S.G.I., ISO 9001 y
OHSAS 18001 - Control de la
Información Documentada del SGC Y
SGSST, Conocimientos de la
organización.
Gestión de Riesgos, Satisfacción del
Cliente, Auditorias Internas, Informes de
Análisis de Datos, Mejora No
Conformidad y Acción Correctiva
P. G. ADMINISTRATIVO, FCRO. Y CONTABLE
PROCESO DE GESTIÓN OPERACIONAL
PROCESO DE GESTIÓN DE SEGURIDAD VIAL
Gestionar el Plan Nal. de Seguridad Vial. - Planear, desarrollar y ejecutar medidas para reducir índices de
accidentalidad. - Control de Revisión Tecnomecánica. - Indicadores de número y causa de accidentes.
PROCESOS DE APOYO
PROCESO DE GESTIÓN
INTEGRAL
PROCESOS MISIONALES
PROCESO VISIONAL
SALIDAENTRADA
5) MODELO MAPA DE PROCESOS - SECTOR TRANSPORTE
SEGURIDAD DEL PACIENTE
5) MODELO MAPA DE PROCESOS - SECTOR SALUD
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MACRO PROCESOS
MISIONAL
APOYO DIAGNOSTICO Y
COMPLEMENTACIÓN
TERAPÉUTICA
ESTRATÉGICO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
MEJORAMIENTO CONTINUO
CONSULTA EXTERNA
ESPECIALIZADA
ENDOSCOPIA
DIGESTIVA
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PACIENTE
CIRUGIA
GENERAL
GASTROENTEROLOGÍA
CIRUGIA
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GESTIÓN DIRECTIVA
GESTIÓN DE APOYO
5) MODELO MAPA DE PROCESOS - EDUCATIVO
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Requisitos Satisfacción
Gestión
Educativa
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Servicios Generales
Servicios ComplementariosGestión de la Información
Talento Humano
Gestión de la Calidad
Gestión Financiera
Compras y Suministros
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Gestión Directiva+
Admisiones y
Matriculas
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5) MODELO MAPA DE PROCESOS - COMERCIAL
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PROCESOS ESTRATEGICOS
Direccionamiento Empresarial Gestión de Calidad
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
Gestión
Administrativa y
Financiera
Compras e
InventariosGestión Comercial
Servicio al ClienteGestión HumanaGestión de
tecnología
ProducciónServicio
TécnicoMantenimiento
Servicios
Diversificados
CONCLUSIONESA través de la tarea de definir y mapear procesos, se logransoluciones a problemas habituales que surgen en lasorganizaciones como los siguientes:
-Funcionamiento complejo.
-Costos elevados.
-Existencia de los denominados cuellos de botella.
-Falta de integración de procesos.
-Duplicidad de actividades.
-Tareas que se están realizando y que aportan poco valor a laorganización.
BIBLIOGRAFÍA
Bibliografía:
ISO 9000:2015 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario”
ISO 9001:2015, “Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos”
Estrategia Competitiva. Michael E. Porter 2000. Compañía Editorial
Continental
Gestión Basada en Procesos. Instituto Andaluz de Tecnología 2002
PMBOK Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos 5ta
Edición