como definir e desenvolver competências para um pmo
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Workshop realizado no Fórum Internacional de PMOs - 2011 [São Paulo, Brasil, 7, 8 e 9 de novembro de 2011] por Regis Mattos [[email protected]] Renan Silva Tatiane OliveiraTRANSCRIPT
Workshop
Como Definir e Desenvolver Competências para um PMO
Renan SilvaSerasa Experian
Regis MattosGoverno do Estado do Espírito Santo
Tatiane Oliveira da RosaTerra Networks
PMO Master Class 2012
What the hell am I doing here?
Definir quais competências precisam ser trabalhadas para cada um dos serviços
prestados pelo PMO
What the hell am I doing here?
De quais serviços estamos falando?
Os 27 serviços de um PMO identificados por Hobbs e Aubry
De quais serviços estamos falando?
1. Informar o status dos projetos para a alta gerência2. Monitorar e controlar o desempenho de projetos3. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos4. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (scoreboard)5. Desenvolver e implementar a metodologia padrão6. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização7. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento8. Prover mentoring para os gerentes de projetos9. Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de padronização10. Coordenar e integrar projetos de um portfólio11. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos12. Gerenciar um ou mais portfólios13. Gerenciar um ou mais programas14. Alocar recursos entre os projetos15. Prover aconselhamento à alta gerência16. Participar do planejamento estratégico17. Gerenciar os benefícios de programas18. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos19. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO20. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos21. Conduzir revisões pós‐gerenciamento do projeto (lições aprendidas)22. Conduzir auditorias de projetos23. Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas24. Implementar e gerenciar banco de dados de riscos25. Execução de tarefas especializadas para GPs26. Gerenciar Interface com Clientes/Usuários27. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários para GPs
De quais serviços estamos falando?
De quais competências estamos falando?
As 67 competências propostas no livro FYI – For Your Improvement
De quais competências estamos falando?
De quais competências estamos falando?PERSPICÁCIA EMPRESARIAL TOMADA DE DECISÃO DE FORMA OPORTUNAAPTIDÕES FUNCIONAIS / TÉCNICAS DEFINIÇÃO DE PRIORIDADESAPRENDIZAGEM TÉCNICA CAPACIDADE DE ORGANIZAÇÃOQUALIDADE DAS DECISÕES PLANEJAMENTOCAPACIDADE INTELECTUAL ADMINISTRAÇÃO DO TEMPOCAPACIDADE DE APRENDIZAGEM RÁPIDA DELEGAÇÃOSOLUÇÃO DE PROBLEMAS DESENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES DIRETOS E DE TERCEIROSLIDAR COM A AMBIGUIDADE DIRECIONANDO OUTRAS PESSOASCRIATIVIDADE COMPARTILHAMENTO DE INFORMAÇÕESGESTÃO DE INOVAÇÕES GESTÃO E MENSURAÇÃO DO TRABALHOPERSPECTIVA GESTÃO DE PROCESSOSAGILIDADE ESTRATÉGICA GESTÃO POR SISTEMASAGILIDADE ORGANIZACIONAL GESTÃO DE SISTEMAS INTEGRADOS DE TRABALHOHABILIDADE POLÍTICA HABILIDADES DE COMANDOHABILIDADES DE APRESENTAÇÃO GESTÃO DE CONFLITOSCOMUNICAÇÕES ESCRITAS CONFRONTANDO OS COLABORADORES DIRETOSAMBIÇÃO DE CARREIRA CORAGEM GERENCIALRELACIONAMENTO COM OS NÍVEIS MAIS ALTOS DA ORGANIZAÇÃO POSICIONANDO-SE E ASSUMINDO RESPONSABILIDADESRECEPTIVO / ACESSÍVEL RECRUTAMENTO E SELEÇÃOCOMPAIXÃO HABILIDADE PARA “LER” PESSOASRELACIONAMENTO COM O SUPERIOR IMEDIATO ORIENTADO PARA A AÇÃOFOCO NO CLIENTE PERSEVERANÇAGESTÃO DA DIVERSIDADE ORIENTADO PARA OS RESULTADOSIMPARCIALIDADE EM RELAÇÃO AOS COLABORADORES DIRETOS FORMAÇÃO DE EQUIPES EFICAZESRELACIONAMENTO COM OS PARES GESTÃO DA VISÃO E DO PROPÓSITOHABILIDADE PARA COMPREENDER OUTRAS PESSOAS ÉTICA E VALORES
MOTIVANDO OS OUTROSINTEGRIDADE E CONFIANÇACOMPOSTURA
NEGOCIAÇÃO HUMORLIDAR COM O PARADOXO HABILIDADE DE OUVIRAPRENDIZADO PESSOAL PACIÊNCIAAUTODESENVOLVIMENTO ABERTURA PESSOALAUTOCONHECIMENTO EQUILÍBRIO TRABALHO / VIDA PESSOAL
Houston, we have a problem
Um questionário que indicasse a importância de cada uma das competências em relação a
cada um dos serviços
67 x 27 = 1.809 perguntas
Houston, we have a problem
Solução Proposta
Trabalhar nos 5 grupos de serviços somados aos 3 outros que não foram agrupados
Trabalhar nos 6 fatores de competências propostos
8 x 6 = 48 perguntas
Solução Proposta
Grupos de Serviços
• G1. Monitoramento e Controle do desempenho do projeto
• G2. Desenvolver Competências e Metodologias em GP
• G3. Gerenciamento de multi-projetos
• G4. Gerenciamento Estratégico
• G5. Aprendizagem organizacional
• Serviços Isolados– S25. Executar tarefas especializadas para os gerentes de projeto– S26. Gerenciar a interface com os clientes– S27. Recrutar, selecionar, avaliar e determinar salários de GPs
Fatores de Competências
• Fator I: Habilidades Estratégicas
• Fator II: Habilidades Operacionais
• Fator III: Coragem
• Fator IV: Energia e Motivação
• Fator V: Habilidades de Posicionamento Organizacional
• Fator VI: Habilidades Pessoais e Interpessoais
Modelo Proposto
Modelo Proposto
FATORES DE COMPETÊNCIASVS.
GRUPOS DE SERVIÇOS / FUNÇÕES
Habilidades Estratégicas Habilidades Operacionais Coragem Energia e Motivação Habilidades de Posicionamento Organizacional Habilidades Pessoais e InterpessoaisCompreender o negócio/indústriaTomar decisões complexasCriar o novo e o diferente
Manter o focoSer organizadoRealizar trabalho por intermédio de terceirosGerenciar os processos de trabalho
Lidar com problemasTomar decisões difíceis a respeito de outras pessoas
Foco no resultado "Navegar" bem no ambiente organizacionalComunicar com eficiênciaGerenciar relacionamento com superiores
Habilidades de relacionamentoAtenção e cuidado com os outrosGerenciar relacionamentos diversosInspirar pessoasAgir com honra e caráterSer aberto e receptivoDemonstrar flexibilidade pessoalEquilibrar trabalho/vida pessoal
Monitoramento e Controle da Performance de Projetos
Importante
Muito importante Importante Importante Importante Importante
1. Informar o status dos projetos para a alta gerência2. Monitorar e controlar o desempenho de projetos3. Implementar e operar sistemas de informação dos projetos4. Desenvolver e manter um quadro estratégico de projetos (scoreboard)
Desenvolvimento de Competências e Metodologias em GP
Importante
Importante Pouco Importante Importante Importante Muito importante
5. Desenvolver e implementar a metodologia padrão6. Promover o gerenciamento de projetos dentro da organização7. Desenvolver as competências dos profissionais, incluindo treinamento8. Prover mentoring para os gerentes de projetos9. Prover um conjunto de ferramentas sem o esforço de padronização
Gerenciamento de Múltiplos Projetos
Muito importante
Muito importante Muito importante Muito importante Muito importante Muito importante
10. Coordenar e integrar projetos de um portfólio11. Identificar, selecionar e priorizar novos projetos12. Gerenciar um ou mais portfólios13. Gerenciar um ou mais programas14. Alocar recursos entre os projetos
Gestão Estratégica
Muito importante
Importante Pouco Importante Pouco Importante Importante Importante
15. Prover aconselhamento à alta gerência16. Participar do planejamento estratégico17. Gerenciar os benefícios de programas18. Mapear o relacionamento e o ambiente de projetos
Aprendizado Organizacional
Pouco Importante
Importante Pouco Importante Pouco Importante Importante Importante
19. Monitorar e controlar o desempenho do próprio PMO20. Gerenciar arquivos/acervos de documentação de projetos21. Conduzir revisões pós gerenciamento do projeto (lições aprendidas)‐22. Conduzir auditorias de projetos23. Implementar e gerenciar banco de dados de lições aprendidas24. Implementar e gerenciar banco de dados de riscos
25. Execução de tarefas especializadas para GPs Nada Importante Importante Pouco Importante Importante Pouco Importante Pouco Importante26. Gerenciar Interface com Clientes/Usuários Importante Importante Muito importante Importante Importante Importante27. Recrutar. Selecionar, avaliar e determinar salários para GPs
Nada Importante Pouco Importante Importante Importante Importante Muito importante
Exemplo
Exercício Prático
Resultados da Pesquisa
Resultados da Pesquisa
Pesquisa realizada entre 03 e 21 de Outubro de 2012.
Responderam a pesquisa 30 profissionais que atuam no PMO de 21 organizações (públicas e privadas).
Resultados da Pesquisa
Exemplo de Aplicação
05 Estratégias para endereçar uma competência:
• Desenvolver
• Substituir por outra competência
• Contornar a necessidade para neutralizar o ponto fraco
• Compensar um ponto forte utilizado em excesso
• Aprender a viver com isso
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