¿Cómo escribir un correo electrónico?

Erick Ycaza Saman

E-mail ó correo electrónico

El correo electrónico ó e-mail es un método de intercambio de mensajes digitales, en donde el autor envía información a uno o más destinatarios. Los correos electrónicos operan desde la Internet o redes de computadores. El sistema actual de correo electrónico no requiere que el destinatario se encuentre en línea para poder recibir su correo, puesto que, estos quedan almacenados en un servidor.

El mensaje del correo electrónico está compuesto por el encabezado y el cuerpo. El encabezado contiene información de control: dirección de correo/s, título del encabezado y demás información descriptiva como la fecha y la hora. En el cuerpo del correo irá el contenido y el texto del mensaje, y en algunas ocasiones la firma del autor (opcional).

E-mail ó correo electrónico

encabezado

cuerpo

La redacción del correo electrónico

1.- El e-mail es menos formal que una carta escrita. Por esta razón el mensaje debe ser corto y conciso. Es recomendable usar abreviaciones.

2.- Si se escribe un e-mail a una persona que desconocemos, hay que evitar el saludo informal “Hola” y remplazarlo por el nombre del destinatario junto a su tratamiento de cortesía ó título profesional, ejemplo: “Sr. Juan Pérez”

3.- Al terminar el mensaje es necesario incluir la firma digital. Ésta se compone del nombre del autor y su cargo, junto al número de teléfono o celular.

4.- En caso de escribir a varias personas, el e-mail de los destinatarios deben estar separados por comas y especificando sus nombres por separado (encabezado).

La redacción del correo electrónico

5.- Se puede escribir el texto que se desee, debido a que no existe límite en la longitud de los caracteres. Sin embargo, hay que evitar escribir oraciones muy largas.

6.- En caso de adjuntar un archivo, hay que mencionar su nombre en el cuerpo del mensaje.

7.- Evitar escribir todo el texto con letras mayúsculas, ya que, esto significa “gritar” ni tampoco hay que olvidar el uso correcto de la gramática y la puntuación.

8.- Nunca se debe escribir palabras como URGENTE o IMPORTANTE.

La redacción del correo electrónico

9.- No se debe usar el e-mail para discutir información confidencial.

10.- Evitar escribir contenido obsceno, racista, u ofensivo.

11.- Es recomendable escribir el contenido del mensaje con la voz activa del verbo. Ejemplo: “Procesaremos su orden hoy día.” en lugar de “Su orden será procesada el día de hoy”.

12.- Utilizar colores en el texto que sean fáciles de leer, evítese el color amarillo o gris.

Ejemplo