como nos ayuda alfresco en la seguridad del archivo electrónico
DESCRIPTION
Presentación para la XX Jornadas de Archivos Universitarios, Universidad de Navarra, 7 de Mayo 2014. Rápido resumen de cómo Alfresco nos ayuda a securizar los documentos de archivo mediante el módulo de Record Management. Información sobre el programa : http://www.unav.edu/web/archivo-general/xx-jornadas-de-archivos-universitarios/programaTRANSCRIPT
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XX Jornadas de Archivos Universitarios
Como Alfresco nos ayuda a la seguridad en el cumplimiento de normativas y de almacenamiento de documentos de archivo.
Universidad de Navarra, 7 de mayo de 2014
Jose CarrascoSkype: [email protected]
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Alfresco y el módulo de Record Management
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La plataforma abierta paragestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
Modelo de subscripción + Open Source+ Una fracción del coste de un ECM propietario
Simple en su despliegue y uso+ Pensado para el usuario final+ Se ejecuta en plataformas de código abierto
Innovación e Interoperabilidad + El ciclo de innovación más rápido en el mercado ECM+ Líderes en el soporte de estándares abiertos
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Alfresco en cifras
4.000 mill. archivos
7 millones usuarios
3.000 empresas
180 países
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El 70% de las organizaciones que utilizan Alfresco tienen más de 10.000 empleados.
Un gran ejemplo de organización con muchos usuarios son las universidades. Por su carácter Open Source, sus interfaces de conexión y su integración con soluciones de e-learning,
Alfresco es una de las soluciones preferidas por los grandes centros educativos
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Solución 360º
Servicios
Documentales de Usuario
Servicios
Documentales de Repositorio
Servicios
Documentales de Archivo
Tramitación ColaboraciónCaptura
AuditoriaPolíticas …Búsquedas Transformaciones
Integración
Clasificación y Archivado
Cuadro de clasificación
Descripción
Tipos documentales
Preservación
Calendario de conservación
Eventos
Auditoria
Destrucción
Disposición
Transferencia
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El Ciclo de vida …
•Captura •Creación•Formularios•Escáneres•Correo electrónico
Generación
•Tramitación•Revisión•Colaboración•Aprobación•Flujos de trabajo
Tramitación y
colaboración •Publicación•Web•Movilidad•Portales
Distribución
•Archivo•Conservar•Espurgo y Custodia•Disposición•Destrucción
Almacenamiento y custodia
Auditoria y Seguimiento
(Del documento vivo al documento de archivo)
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Serv
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Archivo Archivo Multimedia Archivo longevo Otros
Calendario de conservación
Cuadro de clasificación
Reglas Flujos de trabajo Seguridad
Modelo de datos Catalogación
Políticas
Auditoria Estructuras
Archivo histórico
IndexaciónAlmacenamiento
RDBMS
MetadatosUsuarios
.
Sistemas propios
Plataforma tecnológica
Versiones
Estructuras
SeguridadY
AuditoriaBúsqueda Automatización Administración
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Cómo Alfresconos ayuda a securizar nuestro archivo ?
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Módulo RMDiseñado para:
• Documentos confidenciales• Información sensible
Asegura que:
• La información no es alterada• Protege ante la perdida de información• Protege su distribución• Asegura la integridad de datos• Asegura la autenticidad
Se encarga de :
• Mantener y preservar la documentación de archivo
• Gestionar el ciclo de vida• Controlar las políticas establecidas y
normativas• Controlar la accesibilidad de los datos• Controla el modo en que los
documentos de archivo se transfieren a terceras partes
• Almacenar documentos de archivo electrónico y referencias a documentos de archivo físico
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Acceso y Seguridad• Puede tener diferentes
políticas según la sensibilidad de los documentos de archivo:
• Seguridad por serie, expediente o documento de archivo
• Políticas de almacenamiento según la criticidad de los contenidos
• Encriptación de metadatos concretos
• Tablas de apoyo dependiendo del perfil
• Posibilidad de comportamientos propios de la organización,
• Eg. Confidencial• Eg. Propio
• Existen más de 50 permisos especiales, p.eg:
• Extender periodo de retención o bloqueo
• Crear, modificar documentos de archivo o cerrar expedientes
• Destruir tipos de referencias, • Destruir documentos de archivo• Programar reglas
• Modelo extensible para necesidades propias
• Visores propios para evitar la descarga
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Auditoria y Autenticidad• Sistema de auditoria
configurable y adaptable
• Se pueden auditar cualquier acción dentro del repositorio
• Registra que se ha hecho y por quien
• Planificación de la auditoria• Se puede integrar con
sistemas externos
• Aplica a todos los elementos
• Metadatos• Documentos de archivo• Expedientes , • Series y sub-series
• Informes • Interfaz de usuario• Genera informes de auditoria
con intervalos de fechas• Se pueden exportar estos
informes de auditoria como documentos de archivo y archivarlos
• Filtro por tipo de evento , usuario o fecha
• Firma digital• Preparado para integrar con
suites de firma electrónica como @Firma
• Preparado para implementar firmas y refirmados mediante el calendario de conservación
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Integridad • Modelo de datos
• Tipos documentales propios para Record Management
• Capacidad de encriptar metadatos
• Herencia en tipos documentales
• Subtipos y aspectos• Obligatoriedad de describir los
documentos añadidos al archivo
• Behaviours• Referencias (relaciones entre
registros)
• Automatización• Se pueden automatizar tareas
para simplificar el archivado• Reglas de comprobación de
metadatos y contenidos
• Automatizar la creación• Automatizar el archivado y la
descripción• Cuadro de clasificación
dinámico
• Relaciones• Padre / Hijo• Bidireccionales• Definidas por el usuario
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Integridad Disposición
• Relacionado a nivel de categorías• Permite políticas de:
– Retención– Disposición
• Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido
Observación de Registros
• El sistema es capaz de identificar los documentos que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.
Eventos
• Definidos por el usuario• Definidos por el sistema• Permiten ser enlazados a las
planificaciones de disposición• Gran conjunto de eventos
predefinidos:– Caso terminado– Obsoleto– Reasignación– Preparado para disposición
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Localización de documentos• Almacenamiento
• Capacidad de integrar con cabinas a nivel de políticas de retención
• Capacidad de utilizar diferentes dispositivos de almacenamiento según cualquier criterio del modelo documental
• Documentos seguros• Documentos pesados• Documentos en soporte
multimedia
• Record Management in place
• Posibilidad de crear referencias en espacios colaborativo fuera del archivo
• Visor para ver documentación sin capacidad de descarga
Transferencia
• Capacidad de "transferir" documentos al final del ciclo de disposición.
• Control de transferencias
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http://www.alfresco.com/RMassessment
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