como participar de uma feira de artesanato

F u n d a o E m p r e e n d e r

1

Rua do Prncipe, 330 - 10o Andar - 89.201-901 - Joinville - SC Fone: (047) 433-4077 - Fax: (047) 433-7370 - email: [email protected]

SEMINRIO

COMO PARTICIPAR DE UMA FEIRA OU

EXPOSIO

PLANO DE AO

Elaborado por Jos Maria Melim

F u n d a o E m p r e e n d e r - 2 -


1 - INTRODUO H uma grande confuso quando se deseja diferenciar os vrios tipos de eventos que apresentam produtos ou servios de diversas empresas em um mesmo local fsico. Denominaes tais como feira, exposio, mostra, salo e outras so comumentemente empregadas, sem que seja feita nenhuma distino adequada entre elas. Em outros pases, conceitua-se feira como o evento em que se apresenta novos produtos e exposio aquele em que se comercializa e se entrega o produto no prprio ambiente. 2 - TIPOS DE FEIRAS E EXPOSIES Diversos so os tipos de feiras e exposies que so oferecidas s empresas. necessrio identificar claramente o tipo de evento em que se deseja participar para se obter o mximo resultado. As feiras e exposies podem ser classificadas em trs grandes grupos:

por abrangncia geogrfica de expositores e visitantes; por tipo de pblico que se deseja atingir; por tipo de produto e/ou servio que ser exposto.

a) Abrangncia geogrfica de expositores e visitantes - Neste grupo podem ser subdivididas as feiras e exposies em:

Locais: eventos voltados expositores e visitantes da prpria cidade ou municpios vizinhos. Normalmente so de pequeno porte e com nmero reduzido de visitantes (no mximo 5.000 a 10.000 visitantes). Regionais: eventos que buscam atrair expositores e visitantes de uma regio, parte de um estado ou at mesmo um conjunto de estados). Estas feiras e exposies conseguem atrair um nmero mais significativo de visitantes, de 10.000 a 100.000 pessoas, dependendo da abrangncia regional coberta (parte de um estado ou um conjunto de estados). So consideradas de mdio a grande porte. Estaduais: pretendem cobrir todo um estado. Dependendo do tamanho do estado ou do objeto da feira ou exposio, a expectativa de visitao tambm se situa entre 10.000 e 100.000 pessoas (mdio a grande porte). Nacionais: so normalmente caracterizados como grandes eventos, atraindo mais de 100.000 visitantes (podendo atingir at 500.000), e visam reunir todos os principais produtores ou prestadores de servios de um determinado setor da economia nacional. Internacionais: grandes ou mega eventos destinados s empresas de determinada rea da economia mundial, realizados em grandes parques de exposies de cidades tradicionalmente ligadas quele setor (Ex.: So Paulo, Santiago, Hannover, Munique, etc.)

b) Pblico que se deseja atingir - Em relao a este parmetro possvel classificar as feiras e exposies em dois subgrupos.

Voltadas ao pblico em geral: Neste tipo de evento o expositor dever estar preparado para atrair o visitante sem conhecimento do produto/ servio ou do processo que o elabora e tambm para atender ao especialista que busca informaes mais tcnicas e especficas.



So feiras e exposies que atraem maior quantidade de visitantes, o que no obrigatoriamente significa maiores negcios. Entretanto, so interessantes pelo grande efeito de divulgao da marca e do produto ou servio. Indicadas para empresas que ofeream produtos/servios de grande aceitao e de boa penetrao no mercado e que sejam utilizados por uma variedade muito grande de clientes (independente de faixa etria, sexo, poder aquisitivo, etc). Voltadas pblico especializado: Neste tipo de evento o pblico visitante menor em quantidade, mas muito mais exigente com os atendentes do estande. A empresa dever apresentar aos visitantes as caractersticas e propriedades que diferenciem os seus produtos ou servios dos demais fornecidos pelo mercado. Os atendentes devero ter conhecimento mais aprofundado do produto/servio para poder responder as dvidas dos visitantes.

c) Tipo de produtos e servios que sero expostos: Em funo dos produtos e servios que sero expostos, as feiras e exposies podero ser classificadas em dois subgrupos:

Multisetoriais: Eventos que expem produtos ou servios de diversos setores ou reas da economia. Unisetorial ou Especializada: Exposies e feiras voltadas um determinado tipo de produto/ servio de um setor da economia.

3 - POR QUE PARTICIPAR DE FEIRAS E EXPOSIES? Uma empresa que deseja estar presente em uma feira ou exposio dever analisar cuidadosamente as vantagens e desvantagens, os resultados esperados e os riscos de sua participao. Utilizando a sua experincia pessoal, procure relacionar os resultados e os riscos da participao em uma feira ou exposio. 4 - OBJETIVOS DA PARTICIPAO EM UMA FEIRA OU EXPOSIO A participao em uma feira ou exposio, como qualquer outro empreendimento da empresa, deve prever resultados quantificveis a curto, mdio ou longo prazo. Para garantir resultados, todo empreendimento deve ser planejado para que o empresrio seja o condutor do processo e no conduzido por ele. Por esta razo, o planejamento prvio imprescindvel para se maximizar resultados. A empresa dever ter bem claro porque deseja participar de uma feira ou exposio. Para tanto ela dever traar um plano simples, mas claro, dos objetivos a atingir com a sua participao no evento. A redao dos objetivos fcil desde que se siga algumas regras bsicas. Iniciar os objetivos com um verbo de ao no infinitivo.

Ex.: Vender ..., Atrair .., Desenvolver .., Apresentar ...., Conquistar ..., etc.



Indicar sempre que possvel metas quantitativas (tempo, volume, quantidade, R$, etc). Ex.: Vender 50 unidades do produto XX durante a feira; Conquistar 10% do mercado, com a participao na feira, at junho/98; Atrair 40 visitantes/ dia para o nosso estande, durante os dias teis, e 80/dia nos fins de semana; etc.

Agora, utilizando o seu PLANO DE AO PARA PARTICIPAO NA FEIRA OU EXPOSIO, defina os objetivos da sua empresa ao participar do evento. Procure relacionar no mnimo 3 (trs) objetivos. Lembre-se! Use verbos de ao no infinitivo e metas quantificveis, sempre que possvel. Caso tenha alguma dvida consulte o instrutor, ele est ai para lhe auxiliar. 5 - COMO MONTAR O SEU ESTANDE Ao participar de uma feira ou exposio, a empresa deseja contatar o maior nmero possvel de clientes, vender o mximo, iniciar conversaes para negcios futuros, apresentar um novo produto/servio e consolidar a imagem do produto/servio e da empresa, entre outros objetivos. Para tanto, ela precisar montar o seu estande de tal forma que seus objetivos sejam alcanados. Assim, uma empresa, cujo objetivo principal seja lanar um novo produto, no dever atulhar o estande com os seus produtos tradicionais, pois isto dispersar a ateno do visitante. Outro exemplo: uma softhouse que deseje atrair profissionais para seu novo soft, no poder permitir que os microcomputadores de seu estande estejam rodando, constantemente, joguinhos para as crianas. A partir da definio clara dos objetivos, de participao da empresa no evento, fica mais simples decidir como ser montado o estande e o que ele dever apresentar. Nos itens seguintes, procura-se chamar ateno para os pontos bsicos que devem ser levados em considerao na montagem de um estande. No se pretende esgotar o assunto e nem afirmar que todas as sugestes aqui apresentadas sejam verdades incontestveis. Procurou-se listar os itens que normalmente mais tem atrapalhado o expositor novato e inexperiente. a) Atratividade do estande A primeira regra para garantir o sucesso da participao de uma empresa em uma feira ou exposio ela saber atrair os visitantes ao seu estande. O estande nem sempre poder estar na melhor localizao da feira, mas este fato no impedimento para que a empresa tenha uma boa visitao. A regra fundamental : o estande tem ser atrativo ao visitante!



Existem muitas formas de atrair o visitante, entretanto, aqueles estande que apresentam:

movimento de peas, conjunto, dispositivos, miniaturas, etc; sons agradveis ou rudos chamativos; iluminao especial ou jogos de luzes; decorao agradvel e bom uso das cores; recepcionistas atraentes; ou espetculos (mgicos, palhaos, malabaristas, etc);

tem demonstrado mais eficcia na atrao do pblico. Lembre-se! Primeiro voc tem que conseguir colocar o visitante dentro do estande, depois ser possvel mostrar a ele o seu produto/servio. b) Tipos de produtos ou servios apresentados no estande Em funo dos objetivos fixados para a participao na feira, a empresa deve escolher os produtos e servios e a forma como ir apresent-los aos visitantes. Lembre-se! Apresente somente aqueles produtos ou servios que voc deseja promover ou vender. No transforme o seu estande numa barraquinha de mercado! c) Poluio visual do estande Evitar sobrecarregar o estande com:

muitos produtos e de tipos variados; muitos mveis, expositores, manequins, vitrines, etc; muitos quadros e cartazes nas paredes; muitos atendentes; cores berrantes e descombinadas.

O estande deve ser um local agradvel e atraente para o visitante. Deve ser fcil ao visitante identificar rapidamente o tipo de produto ou servio oferecido. A empresa deve apresentar o que o visitante gostaria de ver. Este processo de empatia deve ser praticado pela empresa ao projetar o seu estande e escolher o que apresentar ao visitante. Lembre-se! Voc est preparando um estande para o seu cliente e no para a sua empresa. Coloque-se na posio do visitante!



d) Mveis Sempre que possvel os mveis devem ser escolhidos para combinarem com o conjunto arquitetnico do seu estande. Evitar usar mveis de grandes dimenses, s porque esto disponveis na sua empresa. Caso a empresa no disponha de mveis adequados possvel alug-los por um custo razovel. Analise com cuidado que mveis necessitar no estande, antes de definir o que colocar. A rea do estande normalmente pequena e cara e deve ser muito bem utilizada. Tipos de mveis que podero ser necessrios, conforme o objetivo do estande:

* mesas e cadeiras para reunies com cliente;

* mesas especiais para computadores, impressoras e plotters;

* balces para atendimento de clientes, demonstrao de produtos e para emisso de

notas fiscais;

* poltronas e banquetas;

* pranchetas para desenho;

* barzinhos e geladeiras;

* prateleiras para estoque de produtos e outros materiais;

* e outros. Alm dos mveis, a empresa poder ter necessidade de equipamentos ou montagens especiais para demonstrar seus produtos ou servios, tais como fornos, passadeiras, escadas, etc. Lembre-se! A rea do estande limitada e cara. Utilize o mnimo possvel de mveis e outros equipamentos. O cliente ir ao estande para ver o produto ou ouvir falar do servio! e) Expositores Pelo nome genrico de expositores procura-se denominar todos os tipos de instalaes, equipamentos ou acessrios utilizados para demonstrar o produto ou o servio. Assim como os mveis, os expositores devem combinar com o projeto arquitetnico do estande e permitir uma apresentao/demonstrao adequada e atrativa do produto/servio. Os tipos de expositores mais comuns so:

Vitrines: So pequenas reas do estande, normalmente envidraadas, com iluminao especial, para destacar determinado tipo de produto ou para proteg-los (Ex.: jias). Na vitrine deve se restringir a exposio alguns produtos, para garantir concentrao do visitante. Deve ter uma decorao adequada ao produto exposto. Citam os especialistas



que em menos do que 3 segundos o visitante tem captar a mensagem que se deseja transmitir com a vitrine. Displays: So suportes especiais para expor produtos. So construdos em formas e com materiais variados de acordo com o produto que se deseja destacar. Podero ou no ser envidraados, a exemplo das vitrines. O display poder ter sua eficcia aumentada atravs de iluminao adequada que realar o objeto exposto. Manequins: um dos suportes mais adequados para exposio de roupas, pois d volume e permite efeitos de luz e sombra, realando detalhes. Araras e outros suportes para confeces: Indicados especialmente para confeces, podem ser fabricados de diversos materiais (metais, madeira, plsticos, etc). Aparelhos de TV e videocassetes: Utilizados para a apresentao de produtos e servios que se tornariam difceis de serem demonstrado ao vivo no estande. O som e a imagem em movimento conseguem captar a ateno do visitante. Com este recurso pode se potencializar o pequeno tempo que cada futuro cliente dispensa ao visitar um estande. Microcomputadores: A exemplo da TV e do videocassete, o microcomputador pode ser um interessante meio de apresentao de produtos e servios. As apresentaes podem ser enriquecidas com recursos multimdias (som, movimento, interatividade, etc). Quiosques multimdia: Recurso mais recente, utilizado para demonstrar aplicaes e caractersticas de produtos e servios. Permite auto-atendimento do cliente que determina o nvel de detalhe que deseja atingir. Quando bem produzida, a apresentao multimdia, consegue atrair intensamente a ateno do visitante.

f) Quadros, fotos, painis e uso das paredes Um estande de 9m2 e 2,10m de p direito ter mais de 18m2 de paredes. Este espao utilizado adequadamente, poder se tornar um forte atrativo para os visitantes e uma forma simples de fixar em sua mente o nome e ou o logotipo da empresa e os produtos e servios oferecidos. As paredes podero receber letreiros pintados, painis, quadros e fotos. Quando se deseja apenas apresentar o nome/logotipo da empresa e a relao dos principais produtos/servios a simples pintura sobre a parede suficiente. Eventualmente estas mesmas informaes podero ser pintadas sobre painis e banners afixados sobre as paredes. A grande vantagem desta ltima opo a possibilidade de utilizar estes painis em outros eventos. A utilizao de textos deve levar em considerao o tamanho das letras em relao distncia em que se encontrar o leitor. A tabela abaixo serve de referncia bsica:

DISTNCIA TAMANHO DA LETRA

Metros Centmetros



3 8

5 20

10 30

15 45

20 55

25 65

30 80 Tabela transcrita do Manual Acesso a Feiras - O que voc deve saber para uma boa participao - SEBRAE - SP

O grfico, apresentado a seguir, da publicao alem Messe-und Kongress-Vorschau 1995, n 9501, p. 72, procura relacionar tamanho de letras, distncia do leitor ao texto e o seu campo visual.

Grfico extrado da publicao Messe-und Kongress-Vorschau, 1995, n 9501, p.72 Ao criar um slogan para a sua empresa no utilize mais do que quatro palavras (conselho dos especialistas). O uso de fotos recurso de grande atratividade para o visitante. A foto poder apresentar o produto ou o resultado de um servio ou, ainda, o processo, a fbrica, os equipamentos e as instalaes utilizadas pela empresa. Uma foto para apresentar uma mensagem adequada, em um estande, dever ter uma dimenso mnima de 18 x 24 cm. mais aconselhvel poucas fotos de maiores dimenses do que uma grande quantidade de pequenas fotografias. As paredes podero ser utilizadas ainda para afixar produtos leves. Entretanto, importante evitar a poluio das paredes com produtos, cartazes, painis, fotos, etc. g) Identificao da Empresa



de fundamental importncia que a empresa esteja muito bem identificada no seu estande. O uso de painis, letreiros ou luminosos em neon devem garantir que o visitante, ao sair da feira ou exposio, tenha gravado na sua mente o nome e/ou o logotipo da sua empresa. Entretanto, considerado vital que os visitantes levem consigo uma memria fsica da empresa, que poder ser um carto de visita, folheto, catlogo, brinde, etc. h) Uso das cores O uso das cores um reforo importante na atratividade do estande. Est comprovado que as cores so fundamentais na comunicao visual de uma feira ou exposio pois atuam diretamente na percepo psicolgica das pessoas. As cores amarelo, alaranjado e vermelho so denominadas cores quentes e produzem um maior estmulo visual no visitante. J as derivadas do azul e verde so consideradas cores frias. Os tons de cinza so considerados neutros. Assim dependendo do efeito visual que se deseja passar ao visitante devem ser escolhidas as cores mais adequadas. Normalmente as paredes dos estandes so pintadas de cores claras, tais como gelo, areia, cinza claro, etc, de forma a destacar letreiros, painis, quadros, fotos, objetos expostos, etc. A cor clara das paredes produz a sensao de maior espao ao estande. O estande poder ser pintado com cores mais quentes, entretanto, necessrio um bom equilbrio com o restante dos objetos expostos para evitar que o visitante tenha a sensao de opresso, quando estiver dentro dele. Na montagem de vitrines, displays e outros expositores o contraste das cores entre o fundo e o objeto exposto necessrio para real-lo. Desta forma usa-se fundo escuro para objetos claros e o inverso quando as peas expostas so de cores escuras. Lembre-se! Quando da composio da decorao do estande, a escolha cuidadosa das cores auxilia a tornar o ambiente agradvel, acolhedor e atrativo. i) Iluminao A exemplo das cores, a iluminao outro fator de fundamental importncia para a boa apresentao de um estande. O uso da iluminao adequada:

torna o ambiente mais agradvel (lmpadas que produzem mais ou menos calor, ambientes mais ou menos iluminados);

evidencia melhor as formas e os volumes dos objetos expostos; cria efeitos especiais (uso de sombras ou de luz negra); evita a distoro das cores dos produtos expostos; evita a degradao de produtos.

Para a iluminao de estandes pode se utilizar dos seguintes tipos de lmpadas:

Incandescentes: So lmpadas de baixo custo, mas que produzem muito calor, consomem mais energia e tem menor rendimento. Menos indicadas para ambientes



pequenos e pouco ventilados. Para estandes so recomendadas as lmpadas do tipo spot-light. Incandescentes halgenas: A exemplo da incandescentes comuns, tambm produzem calor, mas com mais rendimento e duram at 3 vezes mais. So apresentadas em tamanho pequeno que concentra o seu facho de luz no objeto exposto. O seu uso permitido em objetos sensveis aos raios infravermelhos Fluorescentes: Lmpadas que praticamente no produzem calor, de baixo consumo e longa vida til. A iluminao obtida com as fluorescentes uniforme e sem contraste, mas normalmente distorce as cores originais dos produtos expostos. De descarga de alta presso: So as lmpadas de vapor de mercrio ou de sdio, as mistas e as de multivapores metlicos. Muito potentes, estas lmpadas so adequadas para grandes reas.

Como forma adicional de iluminao possvel combinar efeitos da luz negra e das luminrias a base de neon:

Luz negra: Usada quando se deseja efeitos especiais e para ativar substncias fluorescentes. Para se obter um bom efeito, o local, iluminado por este tipo de lmpada, deve estar o mais escuro possvel. Neon: Montadas em vidros dobrados, produzem luzes coloridas de grande efeito esttico, podendo ser usadas para identificar o nome e logotipo da empresa. So utilizadas tambm como elementos decorativos em vitrines e displays para realar os produtos expostos.

j) Ocupao da rea do estande A ocupao adequada da rea disponvel do estande essencial para o resultado que se espera da participao em uma feira ou exposio. Ao se projetar o lay-out do estande deve se levar em considerao os objetivos fixados para a participao no evento, o que se deseja apresentar e os mveis e equipamentos que se necessitar. A empresa deve ter em mente que necessitar de alguns espaos imprescindveis, conforme o que pretende apresentar no estande:

rea para expor os produtos; rea para atender os clientes, que poder ser simplesmente um espao livre ou poder

ter mesa de reunio, barzinho ou pequena sala de estar; rea para apresentao e demonstrao de produtos e servios e provadores, quando

se tratar de roupas; reas para embalagens, obteno de notas fiscais ou pedidos e caixa, se houver venda

no estande; rea para estocagem do produto e outros materiais.

A distribuio harmnica destes espaos dar ao estande uma boa funcionalidade e ser agradvel aos visitantes e atendentes.



Alguns cuidados importantes:

o lay-out, os objetos expostos e os letreiros, painis, fotos, etc, devem conseguir imediatamente levar o visitante a entender o que a empresa deseja apresentar a ela (independente de explicaes);

a frente do estande deve estar livre e desimpedida para convidar o visitante a entrar.

Entretanto, dever ter algo acontecendo (movimento, sons, etc) para chamar a sua ateno;

sempre que possvel deixar os produtos expostos para que o visitante possa manuse-

los. Ver com as mos auxilia o visitante no reconhecimento das caractersticas do produto. A imagem do produto ficar mais marcada na sua mente se ele tiver a oportunidade de manuse-lo, alm de garantir mais tempo ao atendente para impressionar o futuro cliente;

o estande deve ter rea livre para circulao dos visitantes. Os visitantes e atendentes

tem que se sentirem bem dentro do estande e no no meio de um amontoado de mveis e produtos;

a rea de atendimento (mesa de reunio, barzinho ou sala de estar) dever estar aos

fundos para garantir uma maior privacidade aos visitantes nos seus contatos com os atendentes;

sempre que possvel o estande dever ter uma rea fechada para estoque e para

proteger objetos mais valiosos ao final do expediente. Esta rea deve ser localizada aos fundos do estande.

d) Projeto arquitetnico do estande Sempre que possvel a empresa deve recorrer aos servios de especialistas na montagem do seu estande. O arquiteto, por formao, tem uma boa viso de espaos, volumes, uso de cores, decorao, etc, podendo ser muito til no projeto do estande. Um estande projetado adequadamente poder custar mais na hora de sua montagem, mas ter eficcia maior na atrao dos visitantes, ressarcindo a empresa, do custo do projeto arquitetnico, atravs de um maior volume de negcios. Independente de utilizar ou no os servios de um profissional, a empresa ao definir o seu estande dever levar em considerao, no mnimo, os seguintes pontos:

os objetivos definidos para a sua participao no evento; os produtos ou servios que deseja apresentar; inteno de entrega de produtos vendidos no prprio evento; a rea e o p direito disponveis; recursos necessrios: redes especiais de energia, gua, esgoto, exausto de gases,

depsitos de detritos, etc.



Como j citado anteriormente, o estande deve se constituir de um conjunto harmnico que rapidamente transmita ao visitante a mensagem desejada e ser agradvel aos clientes e aos atendentes. Lembre-se! O estande no deve simplesmente reproduzir a loja, escritrio ou show-room existente na sua empresa. O visitante deseja ver coisas novas e atraentes. 6 - ATRAO DE VISITANTES Reafirmando citao anterior, necessrio primeiro atrair o visitante ao estande, para depois apresentar a ele o produto ou servio. A seguir, procura-se indicar alguns caminhos para criar ou aumentar esta atratividade: a) Recepcionistas Os recepcionistas so peas fundamentais no estande. Podem ter funo somente de atrair o visitante ou tambm de atend-lo. Em funo dos objetivos fixados para a feira ou exposio, pela empresa, a escolha do tipo de recepcionista pode recair em moas jovens e bonitas, rapazes altos e musculosos, senhoras vestidas com esmero ou senhores com gravata e/ou terno. Um regra importante: evitar a vulgaridade (por exemplo: situaes que demonstrem discriminaes de sexo ou raa, exploraes erticas, etc), pois a empresa deseja transmitir tambm a sua imagem atravs dos seus recepcionistas. b) Shows A atratividade do estande pode ser aumentada com pequenos shows, que podero ou no ter horrio especfico para ocorrerem. Entre os vrios tipos de shows ou de atividades que atraiam visitantes podem ser listados os seguintes:

mgicos; malabaristas; palhaos; teatro de marionetes; magos e adivinhos; cantores; danarinos; instrumentistas musicais; poetas declamando poesias; escritores autografando suas obras; manequins vivos; atores e artistas famosos; robs; demonstraes especiais dos produtos;



e outros; c) Distribuio de materiais A distribuio de materiais promocionais um dos recursos utilizados para atrair visitantes ao estande. Dependendo dos objetivos da empresa diversos materiais podem ser distribudos:

guloseimas (balas, chocolates, doces, etc) e bebidas; ingresso para shows, cinemas, boates, etc; brindes (chaveiros, bons, camisetas, canetas, etc); amostras de produtos; folhetos e catlogos dos produtos e servios; e outros.

d) Degustao de produtos Estratgia indispensvel para produtos alimentcios novos ou pouco conhecidos. Normalmente atraem muito os visitantes. O aspecto fsico do produto, a higiene, os acessrios (pratinhos, copos, guardanapos, etc), o local para a degustao e o atendente que serve o produto devem formar um conjunto harmnico que atraia o visitante a provar o que se est oferecendo. e) Utilizao do produto pelo visitante Se o ver com as mos j uma atrao para o visitante, o fato de ele poder experimentar ou usar o produto no estande um chamariz muito forte para captar a sua ateno. A experimentao/uso do produto pelo visitante deve ser bem planejada para:

demonstrar a facilidade de uso do produto; estimular o visitante a testar o produto; agradar a todos os tipos de visitantes potenciais compradores; eliminar qualquer possibilidade de risco para o usurio.

f) Jogos e atividades para o visitante Uma das tcnicas para atrair visitantes ao estande oferecer a ele a possibilidade de participar diretamente de alguma atividade, que poder ter carter de divertimento (jogos, pequenas brincadeiras, concursos, etc) ou de prestar um servio (medio da capacidade aerbica, grfico do biorritmo, check-up, etc). A atividade dever estar sempre relacionada ao negcio da empresa e aos produtos ou servios ofertados no estande. A atividade dever ter um resultado gratificante ao visitante e nunca frustrante (o visitante tem que ser recompensado pelo tempo que despendeu no estande).O aumento da permanncia do



visitante no estande gera maior intimidade com os atendentes e facilita a apresentao do produto/servio. g) Premiaes Antes de programar um processo de premiao imprescindvel verificar com o Organizador da feira ou exposio ou com as autoridade de fiscalizao a necessidade ou no de autorizao prvia. A possibilidade de ganhar um prmio sempre uma atrao especial para o visitante. Para participar do processo de premiao o visitante dever ser induzido a entrar no estande. Para participar, o visitante dever preencher um pequeno cupom com seu nome e endereo e reas/produtos/servios de interesse. Assim procedendo, a empresa estar gerando um cadastro para futuros contactos e para a sua mala direta. Sempre que possvel, o prmio dever ser um dos produtos ou servios da empresa. Quando no for possvel ou recomendvel, deve se recorrer a um prmio que se relaciona com a rea de negcio da empresa. Uma outra forma de recompensar o visitante, pela ateno dedicada sua empresa, dar a ele um vale que proporcione um desconto na sua prxima aquisio de produto ou servio de sua empresa. Dependendo do tipo de negcio da empresa possvel optar por um prmio nico, de maior valor, sorteado ao final do evento, ou vrios, de menor valor, distribudos diariamente. O expositor deve analisar qual dos dois mtodos atrair mais visitantes ao seu estande. 7 - ATENDENTES DO ESTANDE O uso de atendentes no adequados ou no preparados uma das causas mais freqentes de insucesso na participao em feiras ou exposies. A empresa tem que dedicar especial ateno na escolha e na preparao dos seus atendentes. Um estande bem projetado, harmonioso, com boa atratividade, um marca comercial reconhecida no mercado, entre outros fatores, conseguem atrair o visitante. Entretanto, a negociao do produto ou servio da empresa ser efetuada pelo atendente. Ou seja, a concretizao dos objetivos da empresa ao participar do evento estar nas mos do atendente. Um atendente despreparado jogar fora todo o elevado investimento efetuado pela empresa no seu estande. Lembre-se! O investimento na preparao dos atendentes to importante quanto o efetuado no estande da empresa. a) Escolha adequada dos atendentes A empresa dever escolher atendentes para seu estande de acordo com o tipo de produto ou servio oferecido. Assim, ao escolher, a empresa dever considerar o sexo, a faixa etria, o



tipo fsico (estatura, peso, etc) e a personalidade dos candidatos e atendentes que mais se relacione ao tipo de produto ou servios. Ex.: Para a venda de aparelhos de musculao recomendvel usar jovens saudveis e

de boa compleio fsica. Para a venda de artigos de beleza os atendentes devem ser apresentveis , com boa

pele e demonstrar cuidados constantes com sua aparncia pessoal. Para a venda ou apresentao de produtos ou servios para idosos conveniente

usar atendentes de maior faixa etria que transmitam mais confiana ao visitante e se identifiquem melhor com ele.

Em funo do tipo de produto ou servio oferecido, do grau de especializao do evento ou do pblico visitante pode ser necessrio atendentes com maior grau de formao escolar (tcnicos, engenheiros, enfermeiros, mdicos, arquitetos, agrnomos, advogados, etc.) b) Treinamento dos atendentes Aps a escolha do atendente, o seu treinamento adequado vital para o sucesso das negociaes da empresa no evento. O treinamento dever, no mnimo, abranger os seguintes tpicos:

Objetivos da empresa ao participar do evento. Linha de produtos ou servios da empresa. Visita s instalaes da empresa, recebendo informaes sobre os processos utilizados. Informaes detalhadas sobre o produto ou servio que ir apresentar ou vender. Treinamento no uso e na demonstrao do produto ou servio. Tcnicas bsicas de abordagem dos visitantes, de negociao e de vendas. Extrao de notas fiscais e pedidos. Embalagem de produtos. Registros de contactos, de controle de nmero de visitantes, de necessidade de visitas

futuras, etc. c) Postura do atendente Como o atendente a pea-chave na negociao do produto ou servio apresentado no estande, a sua postura pessoal deve ser irrepreensvel. O atendente deve se apresentar com roupas adequadas ao evento e ao produto ou servio que ir demonstrar. A sua higiene e seu aspecto pessoal (barba, cabelo, maquiagem, adereos, etc) so fatores importantes no sucesso de seus contactos com os visitantes. O atendente deve evitar fumar, comer ou beber dentro do estande, principalmente na frente de visitantes. Postura inadequadas de atendentes, tais como:



demonstrar cansao, desmotivao ou desinteresse; permanecer lendo revistas e jornais ou assistindo televiso; fisionomia fechada, demonstrando irritao ou impacincia; permanecer sentado enquanto atende um visitante que se encontra em p; desconsiderar ou ignorar o visitante que se encontra no estande; tratar com descortesia e de maneira brusca o visitante; usar grias e palavras chulas e baixo calo;

so formas ideais de afugentar clientes e perder bons negcios. Procedimentos como barreira de atendentes, na frente do estande, e rodinhas de atendentes conversando, tambm so meios eficazes de afastar possveis clientes. A postura do atendente deve estimular o visitante a perguntar e desejar conhecer melhor/ experimentar o produto ou servio que est sendo apresentado. d) Condies de trabalho para o atendente A empresa deve garantir ao atendente condies adequadas de trabalho para que este desempenhe bem o seu papel. Entre os principais cuidados que uma empresa deve ter para que seu atendente tenha a mxima eficcia, pode-se listar os seguintes:

Evitar longas jornadas de trabalho. O trabalho no estande cansativo porque realizada quase sempre em p. O atendimento de grande nmero de pessoas em momentos de pico causa stress nos atendentes. Criar intervalos mais freqentes para descanso e sadas do estande a soluo mais simples.

Tornar o estande o mais confortvel possvel para o atendente. Neste tpico, a

iluminao adequada (suficiente, no ofuscante, no geradora de calor), ventilao correta, mveis ergonmicos e rea de circulao tornam o seu trabalho agradvel.

Fornecer refeies e lanches nutritivos e revigorantes. Fornecer, quando for o caso, roupas ou uniformes confortveis. Fornecer o suporte necessrio: resolver suas dvidas, no deixar faltar mercadorias,

disponibilizar materiais e instrumentos adequados ao seu trabalho. 8 - MATERIAIS COMPLEMENTARES Os brindes, amostras, folhetos e catlogos devem ser atraentes ao visitante e devem despertar nele interesse em receb-lo. Estes materiais, ditos complementares, so importantes memrias fsicas para o visitante se recordar da empresa ou dos seus produtos ou servios.



Os brindes abrangem uma variedade enorme de pequenos objetos que, normalmente, tem estampado sobre eles o nome, logotipo ou tipos de produtos e servios da empresa. Entre os diversos tipos pode-se citar: canetas, chaveiros, cinzeiros, porta-papis, porta-trecos, camisetas, agendas, blocos de anotaes, adesivos, calendrios, relgios, fitas cassetes, discos, compact-discs., etc. Como amostras so utilizadas pequenas quantidades do produto, suficientes para o cliente poder experimentar e avaliar as suas caractersticas e propriedades. Usadas para uma variedade muito grande de produtos, tais como: alimentos, guloseimas, bebidas, produtos de beleza, de higiene pessoal e de limpeza, revistas e jornais, softwares, etc. possvel tambm usar amostras de servios (Ex.: aulas demonstrativas, servios de aplicao de produtos de beleza, reparos de veculos, etc). Na montagem e estruturao de folhetos e catlogos, agncias de publicidade podem ser imprescindveis quando se deseja o melhor retorno. Entretanto, possvel ao leigo montar o seu prprio material desde que siga algumas regras bsicas:

definir o objetivo pretendido com o catlogo ou folheto; usar mensagem clara e objetiva; combinar tamanho adequado de letras para chamar ateno para o que importante; usar fotos, desenhos, gravuras sempre que possvel (comunicam melhor); fazer uso adequado das cores; escolha do tipo de papel de acordo com o objetivo fixado para o catlogo ou folheto.

9 - MEDIO DE RESULTADOS A empresa deve atribuir a mesma importncia fixao dos seus objetivos e medio dos resultados obtidos com a participao em um evento. A participao em uma feira ou exposio deve ser considerada como um investimento que dever produzir um retorno. As empresas esto mais acostumadas a medir o valor do investimento e por esta razo consideram este procedimento como natural e fcil de ser executado. Ao tentar medir resultados, encontram algumas barreiras e acabam acreditando ser difcil e talvez at impossvel. A causa desta dificuldade normalmente no ter fixado inicialmente objetivos quantificveis. Caso a empresa no tenha fixados objetivos quantificveis e no dirigiu os seus esforos para atingi-los, torna-se difcil ou quase impossvel saber se os resultados obtidos foram bons ou no. a) Indicadores de resultados Aps fixado os objetivos quantificveis, importante buscar-se indicadores que possam mostrar a evoluo dos resultados alcanados. Os indicadores so diferentes para os diversos objetivos de uma empresa. Em geral um indicador suficiente para medir um tipo de objetivo. Algumas vezes a combinao de dois ou mais indicadores pode ser conveniente para melhor medir o resultado que se deseja obter. Entre os indicadores mais comuns possvel relacionar os seguintes:



volume de vendas por dia de feira em R$; volume de vendas por produto em R$; volume de vendas em unidades; nmero de pessoas atendidas; relao entre nmero de vendas efetuadas e pessoas atendidas; tipo de visitantes do estande (crianas, jovens, idosos, mulheres, homens, etc); nmero de pessoas que provaram/ experimentaram o produto; nmero de pessoas que se interessaram pelo servio; nmero de contactos futuros agendados; interesse demonstrado por outros produtos ou servios no expostos; aumento das vendas ou negcios fechados aps a feira ou exposio.

b) Importncia dos registros A ausncia de registros sistemticos e organizados praticamente impede uma avaliao objetiva dos resultados. Expresses, tais como, muito, pouco, bastante, insuficiente e outras, so subjetivas e tem significado muito variado entre as pessoas. Somente se consegue avaliaes objetivas com nmeros, porque indiscutvel que 20 maior do que 15. Para garantir bons registros necessrio demonstrar a importncia deles para os atendentes e criar formulrios simples e prticos. Os registros podem ser to simples como fazer um tracinho para cada cliente atendido ou colocar uma pequena bolinha em uma caixa a cada visitante que entra no estande. Os blocos de notas fiscais e de pedidos fornecem dados sobre quantidades, tipos de produtos ou servios, valor faturado, etc. Registro de contacto com clientes podem indicar interesse em produtos ou servios especficos. 10 - FECHAMENTO DA FEIRA OU EXPOSIO Ao trmino da feira ou exposio importantssimo avaliar os resultados obtidos e analisar as causas do sucesso e do insucesso, procurando-se identificar o que produziu resultado e o que no funcionou. Nesta avaliao e anlise os registros dos resultados so fundamentais. As informaes apresentadas por estes registros devem ser complementadas atravs de reunies com os atendentes para obteno de dados adicionais. a) Comparao dos resultados obtidos com os objetivos fixados Ao trmino da participao no evento deve-se comparar os resultados obtidos, medidos atravs dos indicadores, com os objetivos quantificveis estabelecidos inicialmente. importante dar um pequeno tratamento estatstico aos dados, atravs de tabulao ou montagem de grficos simples, para uma melhor visualizao das informaes.



b) Anlise dos resultados Com os resultados obtidos, devidamente registrados, possvel comparar adequadamente com os objetivos e a partir deste ato avaliar o retorno do investimento efetuado. importante fazer uma avaliao criteriosa de todos os objetivos fixados atingidos ou no com a participao na feira ou exposio. Deve-se identificar as razes do sucesso ou da superao dos objetivos e as causas do insucesso. O resultado desta anlise produzir elementos importantes para as prximas participaes em eventos semelhantes. Ao analisar o insucesso, procurar identificar o mais objetivamente possvel as causas e a sua origem. Entre as principais causas de insucesso so encontradas as seguintes:

estabelecimentos de objetivos superestimados e fora da realidade; estande de pouca atratividade; produtos ou servios que no oferecem um diferencial em relao aos concorrentes; produtos ou servios pouco conhecidos pelos visitantes; tcnicas de vendas e de negociao inadequadas ao tipo de evento; atendentes inadequados e no preparados; feira ou exposio no adequada aos produtos ou servios oferecidos pela empresa.

c) Retorno aos clientes aps a feira ou exposio Durante o evento muitos contactos so iniciados e devero ser continuados aps o seu trmino. Por esta razo so muito importantes os registros para evitar esquecimentos. A empresa tem por obrigao cumprir com suas promessas efetuadas durante a feira ou exposio, enviando os catlogos e amostras, respondendo as dvidas tcnicas ou mais especficas ou mesmo efetuando visitas aos clientes. Este o procedimento adequado para a conquista de novos clientes e a consolidao dos atuais. Lembre-se! O investimento efetuado em uma feira ou exposio dever ter retorno. Por esta razo o acompanhamento dos resultados e a sua anlise fornecero ao empresrio informaes sobre o grau de retorno deste investimento.



BIBLIOGRAFIA - SEBRAE/SC - Como participar com sucesso em feiras e exposies. Florianpolis, SC, 1994. - SEBRAE/SP - Acesso a feiras - O que voc deve saber para uma boa participao. So Paulo, SP, 1993. - ___________- Messe- und Kongress-Vorschau. no 9501, Alemanha, 1955. - Reisbeck, Franz; Mller-Glodde, Rainer; Sarquis, Alssio B. - Seminrio de Feiras e

Exposies - Relatrio. Brusque, SC, 1995.



1 - OBJETIVOS PARA PARTICIPAO DA MINHA EMPRESA

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

2 - QUE PRODUTOS OU SERVIOS IREI APRESENTAR OU VENDER?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________



3 - COMO IREI ATRAIR OS VISITANTES PARA O ESTANDE DE MINHA EMPRESA?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________ 4 - QUE TIPO DE REAS IREI PRECISAR NO ESTANDE DA MINHA EMPRESA? (circulao, estoques, atendimento a clientes, apresentao/demonstrao de produtos, servios, degustao, provadores, embalagem, etc).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________ 5 - QUE TIPOS DE MVEIS IREI PRECISAR NO MEU ESTANDE? (estantes, armrios, mesas, cadeiras, balces, poltronas, etc).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

_________________________________________________________________



6 - QUE TIPO DE EXPOSITORES IREI NECESSITAR NO MEU ESTANDE? (vitrines, displays, manequins, araras, aparelhos de TV e vdeocassete, microcomputadores, quiosque multimdia, etc).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________ 7 - QUE TIPOS DE QUADROS, FOTOS, PAINIS IREI NECESSITAR NO MEU ESTANDE?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________

____________________________________________________________________ 8 - COMO IREI IDENTIFICAR A MINHA EMPRESA PARA O VISITANTE? (painel ou testeira com nome e logotipo, cartes de visita, catlogo, folhetos, brindes, etc).

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________



9 - LAY-OUT DO ESTANDE



10 - QUE OUTROS ATRATIVOS IREI USAR NO MEU ESTANDE? shows (quais, como, quando), jogos e atividades para visitantes (quais, como fazer, quanto), distribuio de brindes e amostras (quais, quanto, como), degustao de produtos (quais, como fazer, quanto), premiaes (prmios, quantos, como fazer).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________ 11 - IREI DISTRIBUIR FOLDER E CATLOGOS? (quantidade necessria, para quem distribuir, quem far o material, qual o seu objetivo).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________ 12 - QUANTIDADE E TIPO DE RECEPCIONISTAS E ATENDENTES QUE NECESSITAREI (nmero, quem, como contratar).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

___________________________________________________________________



13 - COMO FAREI O TREINAMENTO DOS ATENDENTES? (quando, como fazer, quem far, que temas abordar, que itens so muito importantes).

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________ 14 - QUE INDICADORES UTILIZAREI PARA MEDIR OS RESULTADOS DA PARTICIPAO DA MINHA EMPRESA?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________ 15 - QUE MODELOS DE FORMULRIOS DE REGISTRO IREI UTILIZAR?

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________


7


16 - COMPARAO DE RESULTADOS

OBJETIVO FIXADO META QUANTITATIVA

RESULTADO OBTIDO ANLISE

como participar de uma feira de artesanato

Documents