UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIAADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURÍSTICAS II

DR. LUIS ATILIO CÓRDOVA

COMO PARTICIPAR EN FERIAS Y EXHIBICIONES

Definición

Las Ferias son un mecanismo privilegiado de promoción comercial, que reune en una mismo lugar a compradores y consumidores de productos y servicios.

La concentración en un mismo lugar y en un lapso reducido de tiempo de importadores, traders, distribuidores, agentes, representantes, etc., otorga al empresario que participa en ellas la posibilidad de maximizar el número de contactos con potenciales compradores con una menor dispersión de esfuerzos. Asimismo se efectúan actividades paralelas como talleres técnicos, seminarios, rondas de negocios, degustaciones, etc., que en ocasiones se complementan con visitas a importadores, representantes y agentes locales.

Tipos de Feria

Ferias Generales u Horizontales. Son aquellas en las que se presentan productos y/o servicios de diversos sectores productivos. El objetivo principal de este tipo de ferias es crear un mercado amplio para todo tipo de productos y servicios.

Ferias Especializadas, Verticales o Monográficas. Son aquellas especializadas en productos y/o servicios de un sector productivo. Ej.: Ferias del vino: Vinexpo, en Francia y London Wine, en Reino Unido; Ferias del libro: FIL de Guadalajara, en México. Son visitadas exclusivamente por hombres de negocios, visitantes profesionales del sector. Son más efectivas que las ferias generales, los visitantes son potenciales compradores con tiempo escaso para hacer negocios.

Exposiciones Universales. Son eventos en los que participan todos los países del mundo para dar a conocer sus características más importantes. Cada una de estas ferias se organiza en torno a una temática central. Ej.: Expo Lisboa ´98, en Portugal.

Exposición de Productos. Es una exposición que es realizada por un determinado país, pero que no está considerada dentro de un calendario prefijado por una organización ferial.

Semana de Ventas. Exhibición – venta que se efectúa en algún salón o supermercado especialmente acondicionado para tal fin.

Ruedas de Negocios: La Rueda de Negocios es una actividad para conectar a expositores y visitantes a través de una presentación comercial, de aproximadamente 10 minutos, en la que el franquiciador cuenta su  historia, la modalidad de negocio y las condiciones para entregar a posibles inversionistas su franquicia.

Etapas de Una Feria

Para participar en una feria se deberán considerar tres etapas:

PRE – FERIALa preparación pre-ferial,

representa el 70% de la logística de participación

DURANTE LA FERIALas actividades previstas durante la

realización de la feria, representan el 10% de las actividades realizadas.

POST – FERIA Son muy importantes las gestiones y

el seguimiento que se realiza después de la feria, aunque representa el 20% de toda la organización.

PRE-FERIA

Identificar objetivos de participación.2. Elección del mercado.3. Identificar la feria a la cual se quiere

participar.4. Elaborar presupuesto.5. Selección y decoración del stand.6. Elección y envío de los productos.7. Publicidad y contacto de potenciales

clientes.8. Elaboración de catálogos, folletos y lista deprecios.9. Elección del personal.10. Definir cronograma de actividades

Elección de La Feria

Preguntas básicas... Es un mercado potencialmente importante, para mis

productos. Satisfacen mis productos las exigencias del mercado. Podré producir lo suficiente, para atender la demanda probable y de un modo constante. Cuales son los canales de comercialización. Cuales deben ser mis objetivos en la feria. Cuanto costará la participación en la feria. Los resultados estarán de acuerdo a la inversión

realizada. Cuanto estoy interesado en invertir, en tiempo y dinero,

en el desarrollo del mercado, después de la feria.

Para aprobar la participación en una Feria...

Buscar información sobre la feria, en catálogos, revistas, internet o prensa especializada.

Opinión de expositores anteriores. Información de mercado. Posición de los productos frente a la competencia. Analizar posibilidades de la empresa, en cuanto, a

la producción, distribución, personal especializado y presupuesto.

Visitar previamente la feria.

¿Por qué Participar en Ferias?

Mecanismo moderno y eficiente para acceder a nuevos mercados.

Presentar productos o servicios.Observar a los competidores,Conocer las tendencias del mercado y la

evolución de los productos. Identificar las fortalezas y las

debilidades, para competir en el mercado.

Experiencia empresarial

Pre-Feria

1. Identificar objetivos de participación.2. Identificar la feria a la cual se quiere

participar.3. Elaborar presupuesto.4. Selección y decoración del stand.5. Elección y envío de los productos.6. Publicidad y contacto de potenciales clientes.7. Elaboración de catálogos, folletos y lista de

precios.8. Elección del personal.9. Definir cronograma de actividades.

Pre-Feria

1. IDENTIFICAR OBJETIVOS DE PARTICIPACION. Exploración Generar ventas. Obtener contactos de interés Promover los productos y servicios de la

empresa. Contactar a sus clientes y ampliar la red de

venta. Explorar las últimas tendencias Entrar en contacto con los clientes para

conocer sus necesidades Analizar la competencia. Desarrollar experiencia empresarial

Pre-ferias

3. COMO IDENTIFICAR LAS FERIASInformación directa, con los

organizadores de la misma feria.Información indirecta, en las

organizaciones públicas y privadas: MITUR, Cámaras de Comercio, embajadas,

sede del evento, revistas especializadas, internet.

4. PRESUPUESTO : Es necesario analizar el presupuesto

planeado, incluyendo todos los items y el ejecutado.a) Alquiler del espacio y del stand.b) Transporte de materiales y muestras.

Gastos de transporte. Gastos de aduana. Seguro. Gastos de nacionalización. Embalaje. Envío y retorno de los productos.

c) Contratación del stand. • Diseño y construcción del stand. • Montaje y desmontaje.

Pre-Feria

d) Decoración de stand. Gastos diseñador. Alquiler mobiliario. Equipos audiovisuales. Limpieza, mantenimiento y seguridad. Otros servicios (Energía eléctrica, teléfono)

e) Promoción y publicidad. Tarjetas de presentación, obsequios. Folletos y catálogos. Telemarketing. Entradas gratuitas, para clientes. Eventos especiales (Rueda de negocios, coctel,

presentación de productos, charlas técnicas)

Pre-Feria

f) Gastos de personal. Pasajes aéreos. Alojamiento. Alimentación. Desplazamientos (Taxis). Impuestos y seguros. Personal contratado (Anfitrionas, traductor, etc.)

g) Imprevistos.

Pre-Feria

5. SELECCIÓN Y DECORACION DEL STAND

Analizar plano general de la feria.

Deberá hacerse énfasis en la obtención de una excelente ubicación, en la misma línea de sus productos.

Escoger los lugares de mayor circulación de público.

Tener en cuenta la jerarquía de los stand vecinos, cuando la misma es alta aseguran un buen caudal de visitantes.

Tratar de conseguir en lo posible un stand isla o abierto por tres de sus costados.

La decoración debe ser creativa y que predomine el buen diseño.

Pre-Feria

6. SELECCIÓN Y ENVIO DE LOS PRODUCTOS Se debe asegurar que los productos que se exhiban

se encuentren en óptimas condiciones. Reforzar y proteger los embalajes, rotular los

cajones. Eligir medio de transporte más conveniente. Designar agente de aduanas de experiencia. Los documentos de embarque de la mercancía deben

ser consignados a la FERIA, con notificación de agente de aduana.

Los documentos indispensables son la factura comercial, conocimiento de embarque y la guía aérea.

Las mercancias destinadas a la exhibición en la FERIA, ingresan bajo el régimen de internamiento temporal.

Pre-Feria

8. ELABORACIÓN DE CATALOGOS Y FOLLETOS La empresa no debe escatimar esfuerzos ni dinero

en la preparación de estos elementos de promoción.

La limpieza del formato, la claridad de las fotografías y una buena composición son puntos importantes, para dar una imagen sólida y organizada que inspire confianza.

Tarjeta de PresentaciónLos folletos, los catálogos y las fichas técnicas

deben contar con información en el idioma del eventual comprador. En Latinoamerica se utiliza papel. En Europa y Estados Unidos se utiliza medios digitales

Presentaciones Digitales en Power Point.Se sugiere algún recuerdo o SouvenirListas de Precio.

Pre-Feria

9. ELECCION DEL PERSONAL

Deberán enviar representantes de la empresa especializados en participación en ferias internacionales, con poder de decisión y formación técnica necesaria, para contestar cualquier pregunta.

El personal debe viajar con algunos días de anticipación.

Pre-Feria

10. DEFINIR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Durante la Feria

1. Actitudes Durante la Feria.2. Contacto con potenciales clientes.3. Registro de la información obtenida.4. Reuniones especializadas de

presentación de los productos.5. Participación en eventos paralelos

(Ruedas de Negocios, Reuniones Técnicas, Congresos, Seminarios, Desfiles, inauguraciones.

Durante la Feria

Durante la Feria

Durante la Feria

2. CONTACTO CON POTENCIALES CLIENTES La invitación personal es la forma más

importante para que alguien visite una exposición. Muchos asistentes a las ferias visitan solamente los stand a los que fueron invitados.

Hacer el seguimiento por medio de una llamada telefónica para asegurase de que la invitación fue recibida y reforzar la necesidad de .. ¨venga hablar con nosotros..¨

Toda la información que se envía deberá ir impreso con el nombre de la compañía, número telefónico, dirección y número de stand.

Durante la Feria

3. REGISTRO DE LA INFORMACION OBTENIDA

No es suficiente la simple recolección de las tarjetas de presentación.

Es conveniente tener impresos formularios ¨cuadernos de negociación ¨, que faciliten el registro de interesados, a fin de realizar un buen seguimiento de los contactos establecidos.

La ficha debe ser práctica y que facilite la labor de seguimiento.

Durante la Feria

FICHA DE REGISTRO Nombre de la Feria y fecha del contacto. Nombre y cargo del visitante. País, Ciudad, Dirección, teléfono, fax, E-mail. Sector actividad a la que pertenece : Importador, Exportador,

Productor, Representante, Agente, Distribuidor, Trading Producto o servicio de interés. Influencia del visitante en el proceso de compra. SI NO Nombre y detalles de la empresa a las que esta actualmente

comprando. Comentario del cliente, sobre el producto o servicio, propuestas

sugerencias. Clasificación del contacto. Excelente /Bueno/Aceptable/Malo Acciones post feria (Compromiso de envío de información,

muestras, catálogos. hacer cita, visita de empresa). Idioma de correspondencia. Espacio suficiente para pegar la tarjeta de presentación

Durante la Feria

4. REUNIONES ESPECIFICAS DE PRESENTACION DE LOS PRODUCTOS.

Se pueden complementar la promoción que se realiza en el stand, con reuniones técnicas, con clientes potenciales.

Las reuniones pueden ser en un hotel o en un área especial de la misma feria.

Se puede contar con el apoyo de equipos audivisuales, proyecciones de películas o diapositivas, que ilustren el proceso productivo, como también de las instalaciones con que se cuenta.

Durante la Feria

5. EVENTOS PARALELOS Es conveniente participar, durante el

transcurso del evento, en reuniones técnicas, ruedas de negocios, seminarios, congresos, charlas técnicas e inauguración, desfiles, realizadas por los organizadores.

Algunos eventos poseen encuentros, entre empresarios, que favorecen el intercambio de información, para el logro de futuras negociaciones.

Durante la Feria

RUEDAS DE NEGOCIOS En las Ruedas de Negocios, los

empresarios que exponen en la Feria, se contactan con otros empresarios, con el fin de ofrecer o adquirir productos por medio de citas de 10 a 15 minutos.

No siempre estas experiencias se ven concretadas, pero debemos aprovechar al máximo todo el potencial que estas ruedas de negocios pueden ofrecer...

Durante la Feria

RECOMENDACIONES PARA PARTICIPAR EN UNA RUEDA

DE NEGOCIOS Llevar sus tarjetas personales. Incluir datos

principales, correo electrónico y página web de la empresa.

Cuaderno de Negocios. Material de difusión de la empresa. Si es posible contar con una computadora portatil,

para breve presentación de la empresa. Fichas técnicas. Listas de precios. Sea puntual. Intente ser específico. No se exceda del tiempo pactado...

Post-Feria

1. Supervisión del desmontaje. Deberá cuidarse que el espacio utilizado quede en las misma condiciones en el

que fue recibido. Cuidar que los poductos, muestras y aterial expuesto no se deteriore, para poder utilizarlo en otros eventos.2. Seguimiento. Programa de trabajo para procesar la información obtenida durante la feria. Cumplir con las diferentes obligaciones contraídas con sus nuevos potenciales

clientes. Si promete algo, cúmplalo. El éxito de una presentación se debe fundamentalmente al manejo profesional de

la etapa post – evento. Es necesario participar en futuras ediciones de la muestra a fin de mantener la

presencia en el mercado y evitar que los competidores capitalicen el esfuerzo realizado por la empresa.

Ha de tenerse en cuenta la posibilidad de no realizar ventas durante la primera feria comercial a un país.

No hay que ilusionarse pensando que si su producto se vende bien en nuestro país o en otros mercados del exterior, ha de tenerse un éxito de inmediato en el mercado visitado.

Las empresas compradoras analizan todos los pormenores antes de tomar una decisión. Requieren de análisis, muestras, pruebas, decisiones en consenso, que se traducen lógicamente en tiempo.