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Como Preparar un Estado Financiero y

Proyecciones Efectivas Wallace Rodriguez Parissi

CPA CMA CGFM CFE FCPA CICASocio Administrador

HLB Parissi

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Que es un Estado Financiero

• Documento que resume:• Posicion financiera a una fecha especifica• Resultado de operaciones de un periodo• Metodo de financiamiento y uso de efectivo

• Puede ser resumido o extenso, dependiendo de uso• Uso interno o gerencial• Uso externo – inversionistas, acreedores y reguladores

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Estado de Posicion Financiera o Situacion (“Balance Sheet”)• Presenta los activos, deudas, y patrimonio

• Es a una fecha especifica

• Los activos se presentan en orden de liquidez

• Las deudas se presentan en orden de vencimiento

• Dependiendo de la industria, a varias maneras de presentar este estado financiero, pero sus características son similares.

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Activos

• Son bienes tangibles o intangibles• Efectivo, inventarios y propiedad son tangibles• Cuentas por cobrar, prepagos y plusvalía son intangibles

• Proveen valor a la empresa

• Pueden convertirse en efectivo

• Se usan para operaciones en periodos futuros

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Activos

• Deben salvaguardarse contra disposición o uso no autorizados

• NO debe ser propiedades personales de los dueños• A menos que sea parte integral de la operación• Como vehículos y locales

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Activos

• Efectivo y equivalentes• Inversiones• Cuentas por cobrar comerciales• Otras cuentas por cobrar• Prepagos• Plusvalía• Propiedad, planta y equipo

• Cuentas por cobrar de accionistas o dueños debe presentarse por separado

• Inversiones o cuentas por cobrar con entidades relacionadas deben ir por separado

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Deudas

• Incluye deudas actuales • Suplidores, • Empleados• Gobierno• Bancos

• Gastos acumulados, generalmente son de nomina

• Deudas estimadas• Demandas• Regulatorias

• Deudas con accionistas o dueños deben presentarse por separado

• Lo mismo aplica con deudas a entidades relacionadas, aun cuando sean comerciales

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Patrimonio

• Diferencia entre activos y pasivos

• Acciones, aportaciones de los inversionistas

• Ganancias o perdidas acumuladas

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Estado de Ingresos, Gastos y Resultado de Operaciones• Provee información de los ingresos, por fuente y de los gastos, por naturaleza

• Distingue ingresos y gastos operacionales de los no operacionales

• Distingue la partida de contribuciones sobre ingresos

• Distingue información de ingreso comprensivo

• Mide el resultado final de las operaciones para un periodo especifico

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Ingresos

• Deben presentarse en su totalidad• Con un desglose de descuentos por separado, si son significativos

• Deben presentarse por renglón o fuente operacional• Para proveer al lector de información sobre los ingresos cotidianos y

recurrentes

• Ingresos que no provienen de las operaciones, deben distinguirse• Si son significativos

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Gastos

• Deben presentarse por su naturaleza• Costo de ventas• Compensación de empleados• Renta• Seguros• Depreciación• Intereses

• Deben presentarse de manera detallada, en orden de importancia para el negocio

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Estado de Cambios en Equidad

• Provee información detallada de la composición de la equidad de los dueños

• Distingue la inversión en acciones, aportaciones de los dueños, y las ganancias o perdidas acumuladas.

• Provee información adicional de cambios en los componentes de equidad

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Estado de Cambios en Equidad

• Acciones Comunes

• Acciones Preferidas

• Acciones Suscritas

• Ingreso Comprensivo

• Ganancias o perdidas acumuladas

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Estado de Flujo de Efectivo

• Provee información de las fuentes de efectivo

• Distingue entre flujos provenientes de:• Actividad operacional• Actividad de inversión• Actividad de financiamiento

• Provee información valiosa sobre la liquidez de la empresa y de sus métodos de financiamiento

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Notas o Divulgaciones a los Estados

• Provee información sobre la empresa

• Provee información sobre los métodos para reconocer ingresos y gastos

• Detalla la composición de los activos y pasivos

• Deben ser claras y concisas para que un lector conocedor las entienda

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Notas o Divulgaciones a los Estados

• Describe empresa y sus operaciones principales

• Describe manera en que reconoce ingresos y gastos

• Detalla cuentas compuestas

• Provee información de contingencias

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Notas o Divulgaciones a los Estados

• No deben proveer información especulativa o proyectada

• Se relaciona a los estados financieros.

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Notas Comunes

• Descripción de la empresa

• Empresas relacionadas, si alguna

• Efectivo y equivalentes

• Inversiones

• Inventarios y su composición

• Gastos pre pagados, si son significativos

• Propiedad, planta y equipo y método de depreciación

• Inversiones en otras entidades

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Notas Comunes

• Gastos acumulados

• Contingencias por demandas o reguladores

• Transacciones de acciones o con accionistas

• Transacciones con entidades relacionadas

• Eventos subsiguientes a la fecha de los estados, y hasta la fecha de la emisión de los estados

• Cualquier otra información que la gerencia entienda que es relevante, pero deben evitar que sean especulativas

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Estados para Uso Interno

• Generalmente para toma de decisiones operacionales

• Usualmente se enfocan en ciertas partidas o cuentas:• Ventas mensuales• Niveles y manejo de inventarios• Facturación y cobro a clientes• Cuentas por pagar y manejo de efectivo• Otros según la gerencia necesite información especifica

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Estados para Uso Interno

• Generalmente son en base de efectivo

• El formato y la frecuencia la determina la gerencia

• No deben ser usados para externos, a menos que se les informe de las limitaciones relacionadas a estos informes

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Estados para Uso Externo

• Formato y contenido esta regulado por los principios de contabilidad generalmente aceptados

• Conlleva un análisis profundo, estimados y toma de decisiones

• Requiere la presentación de notas o divulgaciones

• Puede ser auditado, revisado, o compilado por un CPA

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Estados para Uso Externo

• Inversionistas y dueños

• Acreedores

• Gobierno y otros reguladores

• Solamente los CPA pueden hacer informes de auditoria

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Como Comenzar

• Hacer un inventario de las posesiones y deudas de la empresa

• Adquirir un programa de contabilidad adecuado para la operación• No tiene que ser costoso, sino efectivo, para la empresa

• Emplear contable, preferiblemente con bachillerato en contabilidad• Contratar CPA independiente que provea teneduría de libros

• Establecer balances iniciales

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Como Comenzar

• Preparar un presupuesto operacional y administrativo

• Lo suficientemente detallado para considerar todas las variables

• Las ventas deben estimarse a base de una expectativa razonable del mercado

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Como Continuar

• Establecer procesos contables que capturen efectiva y eficientemente la información financiera

• Los procesos han de proveer información a tiempo• Las transacciones deben registrarse en el periodo que ocurren• Esto permitirá medir efectivamente los resultados de las operaciones

• Proveer para cierre de libros mensuales y anuales

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Proyecciones Efectivas

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Proyecciones Efectivas

• Ventas

• Costos

• Administración

• Determinar punto de balance (“breakeven-point”).

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Ventas

• Determinar el mercado del bien o servicio

• Estimar reacción de la competencia

• Estimar precio del mercado real

• Considerar fluctuaciones de temporada

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Ventas

• Determinar capacidad para suplir el mercado esperado

• Esto va afectar precio de venta

• También afecta la capacidad de producir el mercado• Tanto en bienes como servicios

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Costos

• Costos directos

• Costos indirectos

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Costos Directos

• En manufactura:• Materia prima• Mano de obra directa• Costo de conversión – maquinaria, luz, etc. necesarios para manufacturar el

producto• Acarreo a facilidades de manufactura• Almacenaje NO es un costo capitalizable en inventario.

• En reventa – costo del bien a re-venderse

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Costos Directos

• Mano de obra en planta de manufactura

• Horas profesionales, en venta de servicios

• Gastos incidentales a empleados• Beneficios marginales• Comisiones ventas

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Costos Indirectos

• Variables• Tienen que ver con el nivel de producción o manufactura (luz, seguros,

almacenaje)

• Fijos• Se incurren independientemente si hay producción

• Renta de facilidades• Seguros generales• Supervisores y administración

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Ventas vs. Costo de Ventas

• Esto provee la ganancia bruta

• El margen de ganancia debe ser suficiente para cubrir• Costos administrativos• Costos de financiamiento• Contribuciones• Proveer ganancia a dueños

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Administración

• “Lo que no se mide, no se controla”

• Administración es mucho mas que poner supervisores

• Determinar cuales son las actividades criticas que deben medirse

• Para poder tomar acción y corregir cualquier aspecto que se aparte del presupuesto y/o las expectativas gerenciales

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Determinar Punto de Balance

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Determinar Punto de Balance

• De esto depende el éxito de la empresa.

• Se debe determinar cual es el volumen mínimo de ventas (tanto de bienes como servicios) que provea para cubrir la totalidad de los gastos operacionales:• Antes de contribución sobre ingresos y de• Ganancia netas para dueños

• Veamos plantillas de presupuestos

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Resumen

• Preparar un presupuesto razonable

• Establecer controles contables y administrativos

• Establecer mediciones y monitoreo de operaciones

• Preparar estados financiero completos y a tiempo.