Google Docs permite crear, almacenar y compartir documentos y archivos online

Permite:

• Crear documentos de Google Docs, hojas de cálculo, otros tipos de archivo y colecciones

• Subir, administrar y almacenar archivos y carpetas• Compartir documentos de Google Docs, archivos y

colecciones• Obtener una vista previa de tus documentos y archivos antes

de abrirlos o compartirlos• Ver imágenes y vídeos subidos a tu lista de documentos• Buscar elementos por nombre, tipo y configuración de

visibilidad

Pasos para ingresar a Google Docs

• Ir a http://www.gmail.com

• Ingresar a la cuenta personal o grupal con Dirección de Correo Electrónico de gmail y contraseña

• Iniciar Sesión

• Ingresar en la pestaña Docs

Google Docs

Google Docs

En el Panel de navegación de la izquierda encontrarán:

• Página principal: muestra todos los archivos y documentos, excepto los que se encuentran en la Papelera. Para ocultar un elemento de esta lista, hacer clic con el botón derecho del ratón en él y seleccionar la opción No mostrar en la página principal.

• Destacados: muestra solo los elementos que hayas destacado.

• Todos los elementos: en esta vista se muestran todos los elementos, incluidos los que se hayan ocultado en la vista Página principal. Sin embargo, no aparecen los elementos que se encuentren en la Papelera.

• Soy el propietario: muestra todos los documentos de Google Docs de tu propiedad y los archivos que has subido.

• Papelera: se muestran todos los elementos que se encuentran en la Papelera. Nota: solo se pueden mover a la Papelera los elementos que sean de tu propiedad. En el caso de los elementos que no son de tu propiedad, puedes seleccionar uno, hacer clic en el botón Más y, en el menú desplegable, elegir la opción Anular suscripción.

Opciones adicionales

• Mis colecciones: en esta vista se muestran las colecciones que has creado para agrupar los elementos relacionados. Para crear una colección, haz clic en Crear y selecciona Colección. A continuación, arrastra a la nueva colección el elemento que quieras de la Lista de documentos. Más información sobre colecciones

• Colecciones compartidas conmigo: se muestran las colecciones que otros usuarios han compartido contigo. Ten en cuenta que las colecciones que se compartan a través de una lista de distribución no aparecen en esta vista.

• Cómo crear elementos

• Cómo subir elementos

Google DocsDentro del espacio de Google

Docs encontrarás un botón

para Crear o para Subir

archivos.

Podrás crear …

• Documentos

• Presentaciones

• Hojas de

Cálculo

etc.

O bien podrás subir archivos para editar colaborativamente en línea

Ese archivo creado o subido desde tu PC podrás compartirlo, enviandolo a los colaboradores o compañeros de equipo. Para esto el archivo debe estar tildado, tal como se muestra en la imagen:

Funciones avanzadas que incorpora la

nueva versión de los documentos de Google Docs

• colaboración en tiempo real,• herramientas de formato avanzadas como, por

ejemplo, una regla, sangrías o marcas de tabulación,

• historial de revisiones más sólido,• más fuentes.• opción de ver documentos y hojas de cálculo

sin conexión.

Para ampliar y profundizar la información...

Google Docs sin conexión • Para ver documentos y hojas de cálculo de Google sin conexión a Internet, se

debe habilitar esta función desde Chrome.• Configurar Google Docs sin conexión en la Lista de documentos para empezar a

acceder a los documentos y hojas de cálculo sin conexión a Internet.• El acceso sin conexión solo está disponible en Chrome.• El acceso sin conexión solo está disponible para documentos y hojas de cálculo.

Las presentaciones, los dibujos y otros elementos de la Lista de documentos no están disponibles sin conexión en estos momentos.

• Los documentos y las hojas de cálculo solo están disponibles en el modo de solo lectura. Deberán restaurar la conexión a Internet para realizar cualquier cambio.

• No pueden crear nuevos documentos ni hojas de cálculo cuando están sin conexión.

• Deberán permitir el acceso sin conexión por separado en cada uno de los ordenadores en los que deseas ver Google Docs sin conexión.

Cómo permitir el acceso sin conexión en tu ordenador

• Seguir estos pasos para habilitar el acceso sin conexión en tu ordenador. Tener en cuenta que el acceso sin conexión solo está disponible en Chrome.

• Hacer clic en el icono de rueda dentada de la parte superior derecha de la ventana.

• Selecciona Configurar Google Docs sin conexión en el menú desplegable.• Aparecerá el diálogo para configurar la vista sin conexión de Google Docs.• Hacer clic en el botón azul Habilitar documentos sin conexión. Tras unos

segundos, se podrá ir al siguiente paso.• A la derecha del diálogo, hacer clic en el botón Instalar desde Chrome

Web Store. • Irá a Chrome Web Store, donde se deberá hacer clic enInstalar, situado en

la parte derecha de la ventana del navegador.• Cuando la aplicación esté instalada, se abrirá una página de Chrome con el

icono de la aplicación de Google Docs. Hacer clic en el icono para volver a la Lista de documentos.

Uso compartido en Google Docs

• Compartir elementos en Google Docs permite colaborar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos con otras personas en tiempo real. Además, sirve para enviar archivos adjuntos por correo electrónico.

• Tienes control absoluto de tus documentos y puedes compartirlos con tantas personas como quieras. Puedes asignar una opción de visibilidad al documento y compartirlo con los demás en tan solo un paso.

Ventajas de las funciones de colaboración

• Google Docs permite que varias personas ubicadas en distintos puntos geográficos puedan colaborar de forma simultánea en un mismo documento desde cualquier equipo que disponga de acceso a Internet. Supongamos que Alicia (Buenos Aires) y Marta (Córdoba) trabajan en un proyecto y tienen que redactar un documento, realizar el seguimiento de las tareas en una hoja de cálculo y crear una presentación para poderlo compartir con los otros miembros del equipo. Alicia vive en Granada y Marta, en Barcelona.

• Cuando una de ellas modifica el documento, la hoja de cálculo o la presentación, la otra puede ver los cambios en tiempo real y responder al instante. Ambas trabajan en los mismos documentos, por lo que no tienen que enviárselos para comparar y unificar archivos.

Opciones de visibilidad

• Existen 3 opciones de visibilidad:

1. "Privado",

2. "Cualquier usuario que reciba el enlace" y

3. "Público en la Web".

Para ver el ajuste de visibilidad de un documento, coloca

el mouse encima del botón azul Compartir (Share) situado

en la esquina superior derecha de la pantalla.

Privado

• Cuando se crean, todos los documentos son privados. Cuando creas un documento privado, eres la única persona que puede acceder a él. A partir de ese momento, puedes otorgar acceso a otros usuarios. Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él.

• La opción "Privado" es la más adecuada para tus propios documentos privados, como una lista de contactos o un currículum. Este ajuste también es el más adecuado para colaborar con un círculo reducido de personas. Por ejemplo, en el caso de que un amigo tuyo o un familiar y tú colaborarais en una carta privada o en un documento fiscal.

Cualquier usuario que reciba el enlace

• Un documento en el que se haya configurado la opción Cualquier usuario que reciba el enlace es como un número de teléfono que no figura en la guía telefónica. Una persona solo podrá ver el documento o el archivo si conoce la URL exacta. Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier usuario que disponga de la URL podrá ver y modificar el documento. No es necesario iniciar sesión, por lo que los lectores y los editores pueden aparecer como anónimos.

• La opción Cualquier usuario que reciba el enlace es idónea para permitir que un grupo de personas acceda fácilmente a la información de un documento (siempre que no sea confidencial). Por ejemplo, si eres profesor de universidad y quieres compartir el programa del curso y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga habilitada la opción "Cualquier usuario que reciba el enlace" y enviar el enlace a los alumnos.

• Para restringir el acceso al documento, haz clic en el botón Compartir situado en la esquina superior derecha y haz clic en Restringir acceso.

Público en la Web

• Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo como público. Este tipo de documentos aparecen en los resultados de búsqueda, y cualquier persona que sepa la dirección web podrá acceder a él. Si también seleccionas las opciones "Permitir que todos puedan comentar" o "Permitir que todos puedan editar", cualquier persona que encuentre el documento podrá también verlo, comentarlo y modificarlo.

• La opción Público en la Web es perfecta si quieres informar sobre algo. Por ejemplo, podrías crear un folleto para un concierto, guardarlo como documento público, publicar un enlace a él en tu blog e incluso pedir a tus amigos que hicieran lo mismo.

Cómo compartir documentos• Para cambiar la configuración para compartir de un documento, haz clic

en el botónCompartir situado en la esquina superior derecha.

Configuración de uso compartido:

• Cambiar la opción de visibilidad del documento: basta con hacer clic enCambiar a la derecha de la opción de visibilidad.

• Consultar quién tiene acceso al documento: los nombres de los usuarios aparecen en la ventana, donde también se indica si pueden ver, comentar o modificar el documento.

• Añadir a editores, a comentaristas o a lectores por el nombre: simplemente haz clic en el espacio en blanco debajo de "Añadir a personas" y escribe una dirección de correo electrónico.

• Suprimir a editores, a comentaristas y a lectores o modificar el tipo de acceso de cada persona.

• Transferir la propiedad del documento a otro usuario. Para ello, selecciona "Es propietario" en el menú desplegable que aparece junto a cada usuario con acceso al documento.

Información sobre propietarios, editores, comentaristas y lectores

• Los propietarios (y, a veces, los editores) de un documento o de un archivo pueden proporcionar tres niveles de acceso a los demás:Puede editar, Puede ver y Puede comentar (solo para documentos de Google Docs).

• Propietarios• Editores• Lectores• Comentaristas (solo para documentos de Google Docs)

Propietarios

Documentos de Google Docs:• Pueden modificar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos, así

como invitar a otros editores y lectores.• Pueden eliminar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos y, por lo

tanto, suprimir el acceso a colaboradores y a lectores.• Para suprimir un documento, una hoja de cálculo, una presentación o un dibujo e

impedir que se acceda a él, deberás suprimirlo, hacer clic en Papelera y luego en el botón Vaciar papelera en la parte superior de la lista.

Archivos, fotos y vídeos que hayas subido:• Pueden eliminar archivos o transferir su propiedad.• Pueden subir y eliminar versiones de archivos.Colecciones:• Pueden eliminar colecciones, aunque no se eliminarán los archivos que contengan.• Pueden añadir nuevos elementos a la carpeta.

Editores

Documentos de Google Docs:• Pueden modificar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos.• Si el propietario les ha dado el permiso correspondiente, pueden invitar a otros

editores y lectores o bien eliminarlos.• Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, de la hoja de

cálculo, de la presentación o del dibujo.• Pueden ver la lista de editores.• Pueden hacer una copia del documento y copiar su lista de editores.Archivos, fotos y vídeos que hayas subido:• Pueden subir y eliminar versiones del archivo.• Puede añadir editores o lectores al archivo y modificar la configuración de

permisos.Colecciones:• Pueden añadir y suprimir elementos de una colección (los elementos suprimidos

dejarán de ser visibles para otras personas que tengan acceso a la colección).• Pueden añadir y suprimir editores o lectores de la colección.• No pueden eliminar colecciones (solo pueden eliminarlas de su propia Lista de

documentos, pero la colección seguirá estando disponible para los demás usuarios).

Lectores

Documentos de Google Docs:• Pueden ver la versión más reciente de un documento, de una hoja de cálculo, de

una presentación o de un dibujo, pero no pueden realizar modificaciones.• Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, de la hoja de

cálculo, de la presentación o del dibujo.• No pueden ver la lista de editores.• Pueden hacer una copia del documento, pero no pueden copiar la lista de

colaboradores asociada.Archivos, fotos y vídeos que hayas subido:• Pueden descargar versiones actuales y anteriores de los archivos, pero no pueden

subirlas ni eliminarlas.• Pueden ver una vista previa de los archivos y descargarlos.• No pueden añadir editores ni lectores adicionales al archivo ni modificar la

configuración de permisos.Colecciones:• Pueden ver los elementos de una colección.• No pueden mover, eliminar ni añadir elementos a una colección.• No pueden añadir editores ni lectores a una colección.

Comentaristas (solo para documentos de google)

Para documentos de Google Docs:

• Pueden comentar los documentos.• Pueden ver la versión más reciente de un documento.• Pueden exportar a su unidad de disco duro local una copia del

documento.• Pueden hacer una copia del documento, pero no pueden copiar la

lista de colaboradores asociada.

• Puedes compartir un documento o un archivo explícitamente con 200lectores y editores combinados, o bien puedes cambiar la opción de visibilidad para poner el documento a disposición de cualquier usuario. Un total de 50 usuarios pueden modificar y ver una hoja de cálculo, un documento o un dibujo. Hasta 10 usuarios pueden modificar y ver una presentación o un documento en la versión antigua de Google Docs.

• Para compartir un documento o un archivo con más de 200 personas, crea una lista de distribución. A continuación, comparte el documento o el archivo con la lista de distribución en lugar de compartirlo con cada persona.

Límites de tamaño

• Los documentos que crees y los archivos que subas deben cumplir con los siguientes tamaños establecidos.

• Documentos: 1.024.000 caracteres, independientemente del número de páginas o el tamaño de fuente. Los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de Google Docs no pueden superar los 2 MB.

• Hojas de cálculo: 400.000 celdas, con un máximo de 256 columnas por hoja. Las hojas de cálculo subidas que se conviertan en hojas de cálculo de Google Docs no pueden ocupar más de 20 MB y deben tener menos de 400.000 celdas y 256 columnas por hoja.

• Más información sobre las limitaciones de tamaño de las hojas de cálculo• Presentaciones: las presentaciones creadas en Google Docs pueden ser de hasta

10 MB, lo que equivale a 200 diapositivas. Los archivos de presentación subidos que se conviertan en formato de presentaciones de Google Docs también pueden ser de hasta 10 MB.

• Dibujos: hasta ahora, ningún usuario ha creado un dibujo que fuera demasiado grande (pero no te lo tomes como un desafío).

• Otros archivos:• Los archivos que subas sin convertir al formato de Google Docs pueden tener un

tamaño de hasta 10 GB cada uno.

Acerca de los Derechos de Autor• ¿Cuándo se considera que se ha producido una infracción de los derechos de

autor? Se produce una infracción de los derechos de autor cuando una obra protegida por dichas leyes se reproduce, se distribuye, se representa, se muestra públicamente o se transforma en una obra derivada sin el permiso del propietario de los derechos de autor.

• Encontrarás información sobre la ley y sobre la doctrina del uso legítimo de los derechos de autor estadounidenses a través de estos recursos:

• http://www.copyright.gov/fls/fl102.html• http://fairuse.stanford.edu/Copyright_and_Fair_Use_Overview/chapter9/• http://www.copyrightwebsite.com/Info/Law/FairUse.aspx• http://chillingeffects.org/fairuse/• Google respeta los derechos de los titulares de derechos de autor y exige que los

usuarios posean el derecho legal de subir y de compartir el contenido de sus archivos en Google Docs. Por nuestra parte, cumplimos con la ley estadounidense de protección de los derechos de autor (DMCA, Digital Millennium Copyright Act) y otras leyes de derechos de autor aplicables. Además, cuando se notifica debidamente, eliminamos enseguida el contenido infractor. Se eliminan los archivos de infractores recurrentes y se cancelan sus cuentas.

• Esperamos que colabores con nosotros con el fin de que tu contenido sea creativo y legal, además de proporcionar una experiencia positiva para todos.