Compania ValeoCodul privind respectarea valorilor etice

Cuprins1. PREZENTAREA CODULUI 1.1 O cultură de integritate

1.2 Cui i se adresează acest cod

2. INTEGRITATEA fAţă dE ANGAJAţII NOŞTRI ŞI fAţă dE MEdIU

2.1 Garantarea siguranţei la locul de muncă

2.2 Respectarea drepturilor omului

2.3 Evoluţia angajaţilor – preţuirea diversităţii

2.4 Prevenirea discriminării şi a hărţuirii

2.5 Respectarea mediului

3. INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI

3.1 Atitudinile corecte și cinstite față de clienți

3.2 Practicile concurenţiale loiale

3.3 Prevenirea mitei şi a corupţiei

3.4 Garantarea integrității cu privire la atribuirea contractelor și la selecția prestatorilor

3.5 Stabilirea unor relații de parteneriat cu agenții și cu intermediarii, bazate pe un cod etic

4. INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO

4.1 Protecția proprietății intelectuale și a datelor Valeo

4.2 Garantarea confidențialității datelor personale ale angajaților

02 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

21

22

23

25

26

4.3 Respectarea dreptului de proprietate intelectuală și a confidențialității părților terțe

4.4 Evitarea conflictelor de interese – fidelitatea față de Valeo

4.5 Profesionalismul și calitatea

4.6 Conformitatea și acuratețea conturilor, a registrelor contabile și a evidenţelor

4.7 Combaterea spălării de bani

5. COMUNICAREA RESPECTÂNd VALORILE ETICE5.1 Comunicarea cu prudență

5.2 Utilizarea vigilentă a rețelelor sociale

5.3 Folosirea abuzivă a informaţiilor interne - vânzarea și cumpărarea acțiunilor Valeo

6. fORMAREA – PROGRAMELE dE SENSIBILIZAREA

7. EXPRIMAREA MOTIVELOR dE ÎNGRIJORARE - ALERTELE

26

27

28

29

31

32 33

34

35

37

38

03Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Introducere din partea d-lui Jacques Aschenbroich, director Executiv

Dragi angajați ai companiei Valeo,

Au trecut mai mult de 90 de ani de când am început să fabricăm componente și echipamente auto. Valeo este în prezent o companie care utilizează tehnologii inovatoare și lucrează în parteneriat cu producătorii de automobile din lumea întreagă, pentru a pune la punct cele mai intuitive și eficiente tehnologii de conducere pentru autovehiculele viitorului.

Succesul nostru și creșterea înregistrată se datorează unor principii solide, precum valorile etice, transparența, responsabilizarea, profesionalismul și munca în echipă, precum și unor angajați pasionați și implicați în munca lor, fideli companiei, colegilor și clienților lor.

Indiferent de țara în care ne desfășurăm activitatea, de operațiile realizate și răspunderea pe care ne-o asumăm, lucrăm cu același spirit de integritate și dăm dovadă de respect pentru ceilalți, pentru părțile interesate și acționarii noștri, dar și față de mediu.

Pe măsură ce compania noastră crește și se dezvoltă la nivel mondial, dorim să menținem aceleași standarde înalte de integritate și să transmitem valorile noastre colaboratorilor și partenerilor noștri de afaceri, gândindu-ne la evoluția viitoare a firmei Valeo.

Acest cod reflectă principiile etice solide pe care Valeo le aplică în relațiile sale de afaceri. Se referă la valorile morale puse în practică în activitatea noastră zilnică și la comportamentul care trebuie adoptat în situațiile sau în problemele cu care se poate confrunta societatea Valeo. Conține îndrumări și vă va ajuta să găsiţi răspunsuri la întrebările dvs.

Dar, dincolo de reguli și de principii, acesta se referă la integritatea noastră și la voința noastră de a face ceea ce trebuie. Este pentru și despre angajații noștri, care sunt la nivel individual și colectiv adevărații ambasadori și gardieni ai valorilor și principiilor noastre etice și cei de care depinde viitorul nostru.

Vă rugăm să citiți cu atenție acest cod și să vă raportați la acesta ori de câte ori este nevoie. Prin împărtășirea principiilor acestui cod cu colegii dvs., veți putea contribui la succesul companiei pe viitor. Nu ezitați să ne puneți întrebări și să ne consultați oricând aveți nevoie de un sfat sau aveți nedumeriri.

Cu stimă, Jacques Aschenbroich, Director Executiv

dUBLA MEA OBSESIEPENTRU VALEO: CREŞTEREA ŞIPROfITABILITATEA CU INTEgRITATEJacques Aschenbroich, Director Executiv

05Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

PREZENTAREA CODULUI

1PREZENTAREA CODULUI O CULTURă dE INTEGRITATE

07Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Prezentarea codului

1.1 O cultură de integritate

Respectarea legilor țărilor în care își desfășoară activitatea a reprezentat dintotdeauna unul dintre principiile fundamentale ale firmei Valeo. Am aplicat și respectat cu stricteţe valorile Valeo - transparența, responsabilizarea, profesionalismul angajaților și lucrul în echipă - acestea fiind chiar fundamentele culturii de excelență și integritate promovate de compania noastră. Prin aderarea noastră la Pactul mondial al ONU, ne-am luat totodată angajamentul, care concordă cu valorile noastre, de a continua să respectăm principiile universale ale drepturilor omului și ale dreptului muncii, să respectăm mediul și să combatem corupția.

Valeo consideră că respectarea legilor și conduita etică sunt esențiale pentru meținerea încrederii pe care acționarii și angajații noştri ne-o acordă, cât şi pentrusatisfacția acestora. Mai presus de toate, avem convingerea că încurajarea culturii integrităţii personale și profesionale, împreună cu aplicarea unor reguli transparente și fixarea unor obiective clare, reprezintă fundamentele indispensabile ale dezvoltării noastre durabile și creșterii profitului.

Având în vedere anvergura mondială și expansiunea rapidă a companiei Valeo, dorim să reiterăm angajamentul nostru privind etica și conformitatea, cu ajutorul acestui cod revizuit care reflectă cultura de excelență și integritate a grupului Valeo.

Bazat pe cele mai ridicate standarde privind relațiile de afaceri, codul Valeo definește strategiile, principiile etice și regulile pe care trebuie să le respectăm cu toții. Este un document de referință în cadrul acțiunilor noastre, care ne oferă îndrumări pentru desfășurarea activității zilnice și care reflectă angajamentele luate față de angajații noștri, de partenerii de afaceri și de clienții noștri, precum și față de comunitiățile locale și de mediul înconjurător.

Acesta respectă legislația locală și este completat de alte politici, reguli și reglementări interne referitoare la subiecte specifice. Respectivele politici complementare includ, fără limitare, politicile Grupului de conformitate cu normele legale, strategiile de marketing, practicile comerciale, Manualul administrativ și financiar (Manuel Administratif et Financier sau M.A.F.), și Codul Bunelor Practici care reglementează titlurile de valoare, tranzacțiile și conformitatea cu legislația franceză privind utilizarea abuzivă a informaţiilor interne. Acest cod reflectă, de asemenea, cele 5 axe valorice: implicarea personalului, calitatea optimă, inovarea constantă, integrarea furnizorului și sistemul de producție al companiei Valeo.

Acesta este esențial pentru dezvoltarea noastră durabilă și creșterea profitului companiei. Toți angajații Valeo au obligația de a-l cunoaște și a-l respecta cu strictețe.

Vă mulţumim că susţineţi etica şi valorile de afaceri ale companiei noastre.

Catherine Delhaye Director de Etică și Conformitate

1 PREZENTAREA CODULUI CUI I SE AdRESEAZă ACEST COd

1.2 Cui i se adresează acest cod

Codul Valeo este un document îndrumător care se adresează în egală măsură tuturor angajaților Valeo, indiferent de funcția acestora. Acestea fiind spuse, șefii din cadrul companiei au o mai mare responsabilitate, deoarece trebuie să fie un exemplu, să ia decizii conforme cu codul și cu politicile aferente acestuia și să-l promoveze. Îndrumările acestora sunt indispensabile creării unei atmosfere de lucru pozitive și bazate pe principii etice. Respectarea codului este obligatorie pentru toți angajații Valeo, pentru manageri, directori, pentru filialele Valeo, pentru toate societățile mixte și entitățile similare aflate sub managementul sau sub controlul companiei Valeo. Toți directorii, responsabilii și angajații grupului Valeo se angajează să respecte acest cod, să nu semneze acorduri sau contracte și să nu comită alte fapte care ar încălca respectivul cod sau legea.

În ceea ce privește furnizorii și ceilalți parteneri de afaceri ai Valeo, s-a creat, de asemenea, un cod specific care li se adresează acestora, menit a le transmite valorile și așteptările firmei Valeo. Acest cod privind relațiile cu partenerii de afaceri cuprinde directive specifice cu privire la colaborarea noastră cu parteneri de afaceri externi. Respectivul cod este disponibil pe portalul Etică şi Conformitate.

Încălcarea acestui cod nu este tolerată sub nicio formă. Conduita necorespunzătoare și nerespectarea codului sunt tratate cu extremă seriozitate și pot face obiectul unor sancțiuni disciplinare care pot conduce inclusiv până la încetarea contractului de muncă.

08 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

INTEgRITATEA fAţă dE ANGAJAţII NOŞTRI ŞI fAţă dE MEdIU

Integritatea faţă de angajaţii noştri şi faţă de mediu

2.1 Garantarea siguranţei la locul de muncă

Toți angajații au dreptul de a-și desfășura lucrul în condiţii bune de muncă, în care să nu fie supuși hărțuirii sau discriminării.

Prin aderarea la Pactul mondial al ONU în 2004, Valeo și-a luat angajamentul de a respecta și promova, indiferent de țara unde își desfășoară activitatea, drepturile fundamentale ale fiecărui individ, conform definiţiei date acestora de Declarația Universală a Drepturilor Omului. Cu alte cuvinte, susținem și protejăm valoarea intrinsecă a fiecărui individ prin respectarea acestor directive în ceea ce privește salariile și indemnizațiile, prevederile referitoare la vârsta minimă la angajare, la egalitatea în drepturi între sexe și prin respectarea vieții private a angajaților noștri.

Siguranța și bunăstarea salariaților Valeo la locul de muncă sunt aspecte cheie ale angajamentului mai amplu luat de Valeo în scopul dezvoltării durabile. Angajații noștrii se află în centrul preocupărilor noastre și dorim să contribuim la crearea unei atmosfere de lucru sub semnul respectului și al toleranței, bazate pe valorile noastre morale și pe transparență.

2 INTEGRITATEA fAţă dE ANGAJAţII NOŞTRI ŞI fAţă dE MEdIU GARANTAREA SIGURANţEI LA LOCUL dE MUNCă

10 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Ne angajăm să garantăm condiții de siguranță la locul de muncă, în deplină conformitate cu legislația privind sănătatea și siguranța la locul de muncă și cu politicile noastre interne. S-au stabilit anumite norme în materie de siguranță pentru protejarea salariaților noștri și pentru îmbunătăţirea siguranței operațiunilor efectuate. Aceste norme trebuie respectate întocmai.

Este primordial ca fiecare salariat să înțeleagă aceste norme specifice referitoare la sănătate, siguranță și securitate, aferente muncii pe care o desfășoară. Orice risc profesional sau situație preocupantă trebuie raportată imediat superiorilor pentru a evita accidentele sau vătămările corporale.

Vă rugăm să consultați portalul RIE https://sites.google.com/a/valeo.com/valeo-risks-insurance-environment-portal/group-policy-directives/risk-management-manual și să urmați cu strictețe instrucțiunile

Respectarea angajamentului nostru cu privire la siguranță constă și în asigurarea faptului că alcoolul și stupefiantele lipsesc cu desăvârșire la locul de muncă. Sunt interzise traficul de stupefiante ilicite, vânzarea, cumpărarea, schimbul, posesia sau utilizarea acestora la locul de muncă. Aceleași restricții se aplică alcoolului, cu câteva excepții, precum consumul rezonabil de alcool la o petrecere dată de companie, care poate fi acceptabil când legislația locală îl permite și când acesta este autorizat în mod expres de către managementul local. Fumatul este permis doar în zonele special amenajate.

2.2 Respectarea drepturilor omului

Valeo luptă împotriva muncii forțate și infantile. Prin urmare, nu angajăm copii cu vârsta mai mică de 16 ani și respectăm Convenția OIM referitoare la munca adolescenților cu vârste cuprinse între 15 și 18 ani. Avem aceleași exigențe privind furnizorii și partenerii noștri de afaceri, cărora le cerem să respecte aceleaşi norme.

Munca infantilă este interzisă indiferent de sarcina de lucru. Muncitorii sunt tratați în mod corect, fără discriminare și sunt plătiți conform legilor salariale aplicabile (în materie de salariu minim pe economie, privind plata orelor suplimentare și indemnizațiile prevăzute de lege).

Salariații noștri au dreptul să se exprime liber și să creeze sindicate sau să adere la acestea, conform legislației locale. Valeo sprijină puternic și apreciază, de asemenea, dialogul social activ, bazat pe încredere reciprocă. Drepturile omului și siguranța muncitorilor săi și a partenerilor săi de afaceri sunt fundamentale pentru Valeo. Prin urmare, orice persoană care suspectează pe cineva de încălcarea drepturilor omului trebuie să se exprime, Valeo asigurându-i protecția împotriva oricăror represalii potențiale.

Vă rugăm să consultaţi Secţiunea 7: „Exprimarea motivelor de îngrijorare - Alertele” pentru a afla cum trebuie raportată respectiva încălcare a drepturilor.

2INTEGRITATEA fAţă dE ANGAJAţII NOŞTRI ŞI fAţă dE MEdIU RESPECTAREA dREPTURILOR OMULUI

11Valeo Codul privind conduita în afaceri şi respectarea valorilor etice

2 INTEGRITATEA fAţă dE ANGAJAţII NOŞTRI ŞI fAţă dE MEdIU EVOLUţIA ANGAJAţILOR – PREţUIREA dIVERSITăţII

2.3 Evoluţia angajaţilor – preţuirea diversităţii

Implicarea personalului în dezvoltarea companiei face parte din cele 5 axe metodologice ale Valeo, care contribuie la crearea culturii de excelență.

Valeo investește periodic în formarea și specializarea angajaților săi. Însușirea de către aceștia a unor noi competențe și aptitudini duce la un mai ridicat de performanţă şi autonomie și sporește potențialul de responsabilitate al salariaților.

Valeo oferă numeroase oportunități de carieră și salarii corecte.

Deoarece sentimentul bunăstării la locul de muncă este important, acordăm o deosebită atenție părerii angajaților noștri, exprimată în cadrul chestionarelor și sondajelor. Am creat în numeroase ţări programe pentru Bunăstarea la locul de muncă care au avut un mare succes. Drept consecință, compania Valeo a fost recunoscută în multe țări drept unul dintre angajatorii cei mai apreciați.

Forța noastră de muncă se caracterizează prin diversitate, acest lucru fiind considerat de Valeo drept unul dintre cele mai mari atuuri ale noastre. Am implementat diverse programe menite a promova diversitatea, axându-ne, în special, pe integrarea în echipele noastre a anumitor categorii de femei, vârstnici și persoane cu dizabilităţi. Propunem, de asemenea, stagii și ucenicii tinerelor generații. Pentru a afla mai multe despre programele Valeo privind diversitatea, vă rugăm să consultați Raportul anual al Valeo.

12 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

2

2.4 Prevenirea discriminării şi a hărţuirii

Valeo interzice discriminarea și o combate prin respectarea legii. Deciziile noastre la angajare, care includ, fără limitare, angajarea, formarea, remunerarea, bonusurile și sarcinile de lucru atribuite, promovările, se bazează pe criterii obiective privind calificările, postul de lucru, experiența și performanța.

Valeo nu ține cont de locul nașterii, de origine, de preferințele sexuale, de vârstă, de starea civilă, de trăsăturile genetice, de naționalitate, de rasă, de opiniile politice, activitățile sindicale, aspectul fizic, starea sănătății, dizabilitate, sarcină sau de orice alt statut protejat, în luarea acestor decizii.

Luptăm împotriva hărțuirii pentru crearea unui mediu de lucru sub semnul respectului. Orice formă de hărțuire psihologică sau sexuală, orice comportament agresiv sau orice alt comportament care generează o atmosferă de lucru ostilă sau menită să intimideze, sunt interzise.

Orice angajat care consideră că a fost supus hărțuirii sau care suspectează existența unei hărțuiri trebuie să raporteze imediat acest comportament fie managerului său, fie Vicepreședintelui pentru Resurse Umane al Grupului, Directorului Juridic al Grupului sau Directorului pentru Etică și Conformitate.

Raportarea oricărei discriminări, hărțuiri sau intimidări va fi tratată prompt, respectându-se confidențialitatea și fără să existe vreun risc de represalii pentru informator.

Pentru informații suplimentare referitoare la politica Valeo privind toleranța zero cu privire la hărțuire și discriminare, angajații sunt rugați să consulte Politica de alertare pentru combaterea hărțuirii.

13Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

INTEGRITATEA fAţă dE ANGAJAţII NOŞTRI ŞI fAţă dE MEdIU PREVENIREA dISCRIMINăRII ŞI A hăRţUIRII

2 INTEGRITATEA fAţă dE ANGAJAţII NOŞTRI ŞI fAţă dE MEdIU RESPECTAREA MEdIULUI

14 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

2.5 Respectarea mediului

Protecția mediului este un element important care ne definește identitatea ca întreprindere. Dezvoltarea durabilă și dezvoltarea tehnologiilor inovatoare care reprezintă scopul nostru primordial contribuie la bunăstarea societății în care ne desfășurăm activitatea și a mediului natural. Respectarea reglementărilor locale de mediu, menținerea unor norme stricte la nivel intern, integritatea acțiunilor noastre ne vor permite să ne atingem obiectivele de creștere pe termen lung și să câștigăm încrederea partenerilor noștri de afaceri.

Compania Valeo a pus bazele unui program ambițios de dezvoltare durabilă, cu un impact pozitiv asupra mediului și asupra comunităților locale.

Am implementat un sistem de gestionare a mediului (EMS) în vederea protejării mediului înconjurător, prin optimizarea resurselor naturale și reducerea deșeurilor deversate în timpul procesului creării și al utilizării tuturor produselor noastre. Mai mult, interzicem fabricarea sau comercializarea produselor care prezintă un risc inacceptabil pentru sănătate sau pentru mediu.

Puteți găsi prezentarea detaliată a implementării acestor măsuri și evaluarea eficacității acestora la rubrica Politicile de mediu ale Grupului.

Și, în cele din urmă, Convenția privind responsabilitatea socială a întreprinderilor, semnată în 2012 cu Comitetul european de întreprindere, evidenţiază normele sociale și de mediu și angajamentele la care aderă compania, în scopul promovării dezvoltării durabile. Această convenție acoperă nu numai țările europene, ci și pe cele din afara Uniunii Europene, fiind aplicată de autoritățile locale.

INTEgRITATEA PE PIAţă: CORECTITUDINEA RELAţIILOR dE AFACERI

Integritatea pe piaţă: Corectitudinea relaţiilor de afaceri

3.1 Atitudinile corecte şi cinstite faţă de clienţi

În cadrul Valeo, suntem conștienți de faptul că practicile etice în afaceri stau la baza succesului nostru prezent și viitor. De aceea, aderăm pe deplin la politicile și la reglementările care promovează concurența loială pe piaţă și care luptă împotriva practicilor anticoncurențiale, a mitei și a corupției. Consecințele încălcării acestor norme ar fi severe atât pentru firma Valeo, cât și pentru indivizii care ar fi implicați în încălcarea lor.

3 INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI ATITUdINILE CORECTE ŞI CINSTITE fAţă dE CLIENţI

16 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Apreciem încrederea pe care ne-o acordă clienții noștri și știm că aceasta trebuie câștigată zi de zi. Suntem conștienți că satisfacția clienților depinde de capacitatea noastră de a crea produse inovatoare, de calitate superioară și de aplicarea principiilor noastre etice solide în relațiile de afaceri.

Prin tot ceea ce facem, căutăm să ne mulțumim pe deplin clienții și suntem determinați să ne îndeplinim angajamentele și să furnizăm produsele promise. Respectăm proprietatea intelectuală a clienților și le protejăm informațiile confidențiale. Refuzăm utilizarea metodelor neetice pentru obținerea unor astfel de informații.

Nu în ultimul rând, credem că atitudinea corectă, integritatea, respectul reciproc între partenerii de afaceri, clienți, furnizori și alte părți interesate stau la baza relațiilor de lungă durată, de înaltă calitate și avantajoase pentru ambele părți.

3INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI PRACTICILE CONCURENţIALE LOIALE

3.2 Practicile concurenţiale loiale

Programul nostru antitrust se bazează pe principii simple și indiscutabile: respectarea integrității pieței și refuzul săvârșirii de fapte ilegale, menite a înlătura de pe piață în mod neloial concurenții sau de a foța partenerii de afaceri să accepte condiții comerciale neloiale. Refuzăm întru totul practicile anticoncurențiale.

Altfel spus, nu încheiem acorduri cu concurența sub formă de carteluri sau pentru fixarea prețurilor, împărțirea piețelor între concurenți sau manipularea cererilor de ofertă. Evităm orice comportament care poate fi asociat unei conduite anticoncurențiale. În paralel, fiind preocupați de respectarea legislației antitrust, nu practicăm schimbul de informații sensibile cu concurenții.

Vă rugăm să consultați secțiunea noastră Practici recomandate și nerecomandate în materie de antitrust.

Pentru toate răspunsurile la întrebările dvs. consultați de asemenea documentul: Întrebări și răspunsuri referitoare la antitrust.

Suntem foarte precauți în ceea ce privește aderarea la asociații profesionale sau grupuri de lucru deoarece acest lucru duce la interacțiuni cu concurența. Participarea la asociațiile de întreprinderi este guvernată de către Politica Valeo privind aderarea la asociații profesionale și grupuri de lucru și este supusă unui acord prealabil.

Lista asociațiilor profesionale și a grupurilor de lucru autorizate poate fi consultată pe portalul Etică și Conformitate. Documentul intitulat Politica Valeo privind participarea la evenimentele asociațiilor profesionale și ale grupurilor de lucru cuprinde indicații suplimentare.

Acordurile noastre de cooperare cu părțile interesate din industria auto trebuie să fie legale, transparente și gestionate cu atenție. Documentul privind Conformitatea gestiunii proiectelor comune care implică părți terțe ne pune la dispoziție instrucțiuni privind respectivele acorduri. Aceste procese sunt cuprinse în metodologia noastră privind gestiunea proiectelor, precum și în procedurile noastre de cercetare şi dezvoltare.

Valeo le cere părților terțe partenere să înteleagă și să respecte politica și exigențele noastre și să se conformeze normelor noastre referitoare la integritatea cu privire la antitrust. Pentru o formare detaliată și îndrumări suplimentare, au fost create Manualul destinat sensibilizării părților terțe referitor la riscurile în materie de antitrust și programele de e-learning.

Documentul intitulat Politica Valeo privind datele comerciale sensibile și comunicarea informațiilor care cuprinde directivele referitoare la comunicarea cu concurența este respectat cu atenție. Păstrarea proceselor verbale ale discuțiilor și reuniunilor cu concurenții noștri este crucială. Discuțiile cu concurenții care prezintă un risc ori sunt problematice sunt interzise și orice motiv de îngrijorare trebuie raportat cât mai repede Directorului Juridic al Valeo și/sau Directorului pentru Etică și Conformitate.

Încălcarea politicilor Valeo în materie de antitrust poate duce la sancțiuni disciplinare, precum amenzi mari, suportate de companie și de persoanele implicate, pierderea unor contracte viitoare și prejudicierea reputației noastre. În cazul în care aveți îndoieli, consultați-vă cu Directorul Juridic Valeo și cu Directorul pentru Etică și Conformitate.

17Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

3.3 Prevenirea mitei şi a corupţiei

3 INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI PREVENIREA MITEI ŞI A CORUPţIEI

18 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Principiile noastre sunt foarte clare: mita și corupția sunt interzise în cadrul Valeo și ne supunem legilor aplicabile ale tuturor țărilor (inclusiv Foreign Corrupt Practices Act - Legea privind practicile de corupție externe, UK Bribery Act - Legea privind mita din Regatul Unit etc.).

Orice acțiune menită a influența în mod ilicit deciziile clienților sau deciziile guvernamentale sau administrative cu privire la societatea Valeo este interzisă și evitată. Evităm, de asemenea, orice situație care poate fi percepută drept o tentativă de corupție activă sau pasivă din partea Valeo.

Acceptarea cadourilor şi ocaziilor de divertismentPolitica firmei Valeo interzice acceptarea de cadouri sau bacșis sub formă bănească, sub formă de mărfuri, servicii, divertismente, călătorii, favoruri sau alte atenții similare, cu excepția cazului în care bacșișul sau cadoul respectiv este de valoare minimă.

În cazul primirii unor cadouri sau bacșișuri inoportune, acestea trebuie restituite expeditorului, cu excepția cazului în care refuzul sau returnarea acestora poate fi considerată nepoliticoasă. În cazul în care refuzarea unui cadou poate fi extrem de ofensatoare, angajatorul trebuie să-l informeze pe Vicepreședintele de Resurse Umane al Grupului, pe Directorul de Etică și Conformitate sau să se adreseze Departamentului Juridic. Expeditorul cadoului trebuie, de asemenea, informat în legătură cu politica noastră strictă privind cadourile pentru evitarea unor situații problematice pe viitor.

Limitarea cadourilor, invitaţiilor şi ocaziilor de divertisment la partenerii comercialiAngajaților Valeo și părților terțe le este interzis să promită sau să ofere cadouri, invitații sau divertismente de orice fel în schimbul obținerii unor avantaje comerciale ilicite. Acest lucru este valabil indiferent că este vorba de oferirea în mod direct sau indirect de cadouri clienților, furnizorilor sau părților terțe.

Angajații Valeo sunt autorizați să ofere foarte rar doar cadouri și divertismente rezonabile, în conformitate cu Politica Valeo privind cadourile, divertismentele și ospitalitatea. Acest document stabileşte regulile generale și limitele cu privire la cadouri, invitații și divertismente. Anexele locale aferente acestuia stabileşte regulile locale specifice, după caz. Valeo pune la dispoziția angajaților săi instrumente pentru a-i ajuta să ia decizia corectă sau care le permit să ceară ajutor. Noi respectăm, de asemenea, politicile companiilor cu care colaborăm privind cadourile și divertismentele.

Cu toate că mita implică, în general, metode bănești, aceasta poate lua și forma unor bunuri nemonetare sau de valoare, precum cadourile, avantajele, divertismentul, donațiile și ospitalitatea. Vă rugăm să citiți rubrica Întrebări și răspunsuri referitoare la combaterea mitei și să vă adresați Directorului de Etică și Conformitate pentru informații suplimentare.

3INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI PREVENIREA MITEI ŞI A CORUPţIEI

19Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Mita poate lua forme multiple. Este important să fim vigilenți. În cazul existenței unei îndoieli, trebuie să vă adresați Departamentului Juridic sau de Etică și Conformitate și să alertați imediat managementul în cazul suspectării unui act de corupție.

Interzicerea efectuării de plăţi către personalul şi funcţionarii guvernamentaliPolitica riguroasă anti-mită și anti-corupție a companiei Valeo se aplică în egală măsură tuturor relaţiilor cu guvernul și cu funcționarii publici, cu instituțiile administrative și personalul administrativ.

Prin oficiali guvernamentali sau funcționari publici se înțelege în linii mari: reprezentanți ai guvernului, miniștri, reprezentanți și candidați politici, agenți vamali și alți asemenea angajați guvernamentali aleși sau numiți, incluzând angajații și reprezentanții instituțiilor și companiilor de stat. Dat fiind că oficialii guvernamentali sunt dificil de identificat, trebuie să punem întrebările necesare atunci când o situație este neclară.

Este stric interzisă oferirea sau promisiunea de a oferi, oferirea, plata sau promisiunea de oferi sau de a plăti sub orice formă, în mod direct sau indirect, a oricărui lucru de valoare, vreunui oficial guvernamental sau funcționar public, în schimbul vreunei acțiuni în favoarea noastră sau al vreunui avantaj comercial inoportun.

Partenerii de afaceri și părțile terțe care acționează în numele firmei Valeo și care interacționează cu funcționari publici sunt, de asemenea, supuși politicilor noastre în materie de mituire și corupție, care sunt disponibile pe portalul Etică și Conformitate.

Una dintre soluțiile pentru evitarea mitei și extorcării este pregătirea personalului nostru în prealabil când colaborăm cu guvernul, pentru a nu ne afla în situația de a cere favoruri, tratamente speciale și a nu fi puși în fața unei situații delicate.

Nu trebuie niciodată să improvizăm, să fim în criză de timp, ci, dimpotrivă, trebuie să prevedem întotdeauna, în planificarea proiectului nostru, timpul necesar obținerii aprobărilor necesare. Pentru toate acestea, vă rugăm să consultați Politica Valeo pentru combaterea corupției și prevenirea și combaterea extorcării și să urmați cursurile de formare aferente acesteia, care vă vor oferi informații mai detaliate.

3 INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI PREVENIREA MITEI ŞI A CORUPţIEI

20

Plăţile contra favoritismelorTrebuie făcută bine diferența între o cerere de plată legitimă și cererea unei plăți contra unor favoritisme. Plățile contra favoritismelor sunt plăți făcute în schimbul accelerării unor simple proceduri administrative.

Valeo consideră plățile contra favoritismelor drept dare de mită, în cele mai multe cazuri. Pot exista, însă, situații în care să vă confruntați cu adevărate amenințări cu violența sau situaţii în care să vă fie pusă în pericol viaţa, în care astfel de plăți sunt permise. Legea permite o mică excepție de la politicile noastre împotriva plăților contra favoritismelor, și anume situaţiile care pun în pericol viaţa. În cazul în care vă confruntați cu o astfel de situaţie în care sunteți obligați să efectuați plata pentru garantarea siguranței dvs., trebuie să raportați această plată cât se poate de repede, după efectuarea acesteia.

Interzicerea contribuţiilor de natură politică şi caritabilăAngajații companiei Valeo au dreptul să susțină candidații politici doriți și cauzele politice la care aderă în timpul lor liber și prin resurse personale. În schimb, timpul de lucru în cadrul firmei Valeo și resursele firmei noastre nu pot fi folosite pentru sprijinirea partidelor politice, a vreunor funcționari aleși sau a candidaților la vreo funcție. Aceleași restricții se aplică și sprijinirii sindicatelor sau cauzelor religioase. Contribuţiile caritabile făcute în timpul de lucru sau din resursele Valeo, în numele companiei, sunt supuse acordului prealabil al Directorului Executiv al Grupului.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

3INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI GARANTAREA INTEGRITăţII CU PRIVIRE LA ATRIBUIREA CONTRACTELOR ŞI

LA SELECţIA PRESTATORILOR

21

3.4 Garantarea integrităţii cu privire la atribuirea contractelor şi la selecţia prestatorilor

Conform uneia dintre cele 5 axe valorice privind integrarea furnizorului în modelul nostru operațional, am creat parteneriate etice și legale cu o rețea amplă de furnizori și parteneri de afaceri, parteneriate avantajoase pentru ambele părți.

Selecția partenerilor noștri de afaceri se bazează pe criterii precum calitatea, nevoile companiei, performanța și costul acestora. Le solicităm partenerilor noștri de afaceri să respecte, în aceeași măsură ca și noi, drepturile omului, principiile comerțului echitabil și bunele practici comerciale, confidențialitatea informațiilor și dreptul de proprietate intelectuală, reglementările anti-mită și anti-corupție și să se ridice la înălţimea așteptărilor noastre privind respectarea unor norme etice solide.

Tuturor angajaților și managerilor Valeo le revine responsabilitatea alegerii partenerilor noștri de afaceri bazându-se pe merit, și nu pe favoritisme sau pe discriminare, precum și selectarea riguroasă a acestora printr-un proces de selecție.

Nu sunt permise investițiile în companiile partenerilor de afaceri sau împrumutarea de bani acestora. Este interzisă primirea în mod direct sau indirect de șpăgi sau de mită.

În acest sens, am creat Codul bunelor practici de afaceri destinat partenerilor noștri, care ilustrează în detaliu directivele specifice și normele de conduită în ceea ce-i privește pe furnizorii și partenerii noștri de afaceri. Codul bunelor practici de afaceri destinat partenerilor noștri este disponibil pe portalul Etică și Conformitate. Dacă aveți vreo întrebare legată de relațiile comerciale cu partenerii de afaceri ai firmei Valeo, nu ezitaţi să vă adresaţi Directorului de Etică și Conformitate.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

3.5 Stabilirea unor relaţii de parteneriat cu agenţii şi cu intermediarii, bazate pe un cod etic

3 INTEGRITATEA PE PIAţă: CORECTITUdINEA RELAţIILOR dE AfACERI STABILIREA UNOR RELAţII dE PARTENERIAT CU AGENţII ŞI CU INTERMEdIARII, BAZATE PE UN COd ETIC

22

Acțiunile terților au un impact direct asupra companiei Valeo. Este esenţial ca toate persoanele și entitățile care acționează în numele societății Valeo, în special în cadrul relațiilor cu instituțiile guvernamentale sau funcționarii publici, să susțină principiul nostru de toleranță zero în materie de antitrust, corupție și mită. Intermediarii terți și agenții sunt selectați pe baza Politicii complete și simplificate a Valeo privind selecția și reținerea intermediarilor terți, care ne permite să ne asigurăm că partenerii noștri au același nivel înalt de integritate și de etică profesională.

Prin urmare, colaborăm doar cu părțile terțe care corespund exigențelor politicii menţionate mai sus. Le cerem partenerilor terți să își exprime acordul cu Termenii și condițiile Valeo privind intermediarii terți, care interzic mita și corupția și obligă la conformitatea cu codul nostru și le solicităm listarea clară a prețurilor serviciilor lor.

Printre numeroasele instrumente de instruire a părților terțe cu privire la valorile noastre etice înalte, se numără Codul de conduită al partenerilor Valeo. În paralel, Manualul Valeo destinat sensibilizării partenerilor referitor la riscurile încălcării legilor anti-mită şi suportul Valeo de e-learning pentru sensibilizarea partenerilor cu privire la riscurile încălcării legilor anti-corupție cuprind instrucțiuni suplimentare pentru evitarea și detectarea mitei și a corupției.

Nerespectarea codului și a politicilor noastre sunt tratate cu extremă seriozitate. Violarea acestora poate face obiectul unor sancțiuni disciplinare care pot conduce inclusiv până la încetarea contractului de parteneriat.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

INTEgRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO

4 INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO INTRODUCERE

24

Integritatea şi protecţia patrimoniului şi a activelor Valeo

Fiind o întreprindere a noilor tehnologii, Valeo investește în mod semnificativ în cercetare și inovare. Datorită programelor noastre ambițioase de cercetare care ne-au încununat de succese, suntem mândri să ne numărăm printre liderii acestui domeniu și ne putem lăuda cu numeroase brevete înregistrate în fiecare an. Proiectele noastre de cercetare şi dezvoltare, precum și investițiile din acest sector trebuie să rămână confidențiale. Succesul nostru va depinde de capacitatea noastră de a identifica strategiile comerciale și geografice adecvate pentru a face investiții fructuoase. Pentru asigurarea creșterii și funcționării optime a companiei, activele noastre, precum și informațiile noastre confidențiale trebuie protejate și securizate.

Suntem cu toții responsabili de utilizarea adecvată a patrimoniului și a activelor firmei Valeo, care includ, fără limitare, următoarele:

• proprietatea intelectuală

• informațiile confidențiale

• datele tehnologice

• hardware și software pentru computere

• dispozitivele de stocare a datelor

• bunurile imobiliare

• echipamentul, instalațiile și uneltele

• materiile prime

• lichiditățile

Protecția activelor companiei Valeo și asigurarea confidentialității datelor presupune multă disciplină și mare atenție. Este un efort continuu care nu se încheie odată cu terminarea programului de lucru. Pentru mai multe informații cu privire la păstrarea în siguranță a datelor confidențiale consultați Politica Valeo privind confidențialitatea și imaginea întreprinderii.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

4INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO PROTECţIA PROPRIETăţII INTELECTUALE ŞI A dATELOR VALEO

25

4.1 Protecţia proprietăţii intelectuale şi a datelor Valeo

Păstrarea confidențialității datelor și registrelor Valeo este esențială pentru menținerea avantajului nostru pe piață. Astfel, sunt considerate informații confidențiale și trebuie păstrate cu grijă informațiile sensibile despre Valeo, precum:

• acordurile și proiectele comerciale

• datele financiare, prețurile și costurile

• strategiile comerciale privind investițiile și expansiunea

• datele clienților și ale furnizorilor

• drepturile de proprietate intelectuală, drepturile de autor și schițele

• informațiile personale privind angajații și clienții

• informațiile tehnologice și oricare alte informații sensibile, cum ar fi cifra de afaceri a unităților de producție, proiectele de cercetare şi dezvoltare, brevetele

• orice alte materiale și informații care nu au fost făcute publice în mod oficial

Atât de-a lungul perioadei în care lucrați pentru grupul Valeo, cât și după terminarea colaborării, nu aveți dreptul de a utiliza sau divulga informații confidențiale ale firmei Valeo.

Protejarea adecvată a informațiilor confidențiale presupune păstrarea sub secret a parolelor și a codurilor de acces. Tehnologia, materialele și spațiul companiei trebuie utilizate în mod exclusiv pentru sarcinile noastre profesionale, tratând măsurile de precauţie necesare pentru a împiedica utilizarea neautorizată a bunurilor companiei în conformitate cu Carta tehnologiei informației Valeo.

Respectăm, de asemenea, drepturile de proprietate intelectuală ale partenerilor noștri de afaceri, secretul comercial și drepturile de autor, inclusiv asupra programelor software, imaginilor și publicațiilor.

Orice încălcare a regulilor privind confidențialitatea sau proprietatea intelectuală poate duce la sancțiuni disciplinare și chiar și la urmărirea judiciară.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

4 INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO GARANTAREA CONfIdENţIALITăţII dATELOR PERSONALE ALE ANGAJAţILORRESPECTAREA dREPTULUI dE PROPRIETATE INTELECTUALă ŞI A CONfIdENţIALITăţII PăRţILOR TERţE

26

4.3 Respectarea dreptului de proprietate intelectuală şi a confidenţialităţii părţilor terţe

4.2 Garantarea confidenţialităţii datelor personale ale angajaţilor

Valeo respectă dreptul de proprietate intelectuală și confidențialitatea datelor terților și refuză mijloacele neetice sau ilegale de obținere a informațiilor confidențiale sau a informaţiilor privind proprietatea intelectuală a persoanelor terțe.

Chiar și după încheierea colaborării cu Valeo, foștii angajați ai firmei au obligația de a proteja informațiile confidențiale ale Valeo și de a nu le divulga terților.

Protecția confidențialității datelor personale ale angajaților este asigurată în cadrul firmei Valeo. Datele personale includ printre altele:

• codurile numerice de identificare atribuite de guvern

• informațiile de contact și datele de naștere

• informațiile financiare, medicale și salariale

• evaluările performanței, promovările și alte informații legate de contractul de muncă

Accesul la acest tip de informații este limitat la personalul autorizat. Utilizarea, manipularea și gestionarea acestor informații se realizează conform legislației aplicabile.

Fiecare angajat are obligația să-și protejeze la rândul său datele personale. Căutarea datelor personale ale angajaților este interzisă, cu excepția cazului în care suntem autorizați să facem acest lucru din motive profesionale legate de atribuțiile salariatului. În afară de persoanele autorizate să facă acest lucru, ceilalți angajați au acces doar la propriile informații personale.

Angajații Valeo își exprimă acordul cu faptul că nu pot avea exigențe în materie de protecție a vieții private în timpul utilizării sistemelor companiei, cu excepția țărilor a căror legislație prevede această protecție. Puteți găsi informații suplimentare privind angajamentele Valeo în Carta tehnologiei informației.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

4INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO EVITAREA CONfLICTELOR dE INTERESE - fIdELITATEA fAţă dE VALEO

27

4.4 Evitarea conflictelor de interese – fidelitatea faţă de Valeo

Angajații firmei Valeo trebuie să-și îndeplinească atribuțiile și să-și efectueze sarcinile în mod loial. Orice activitate a angajaților Valeo care poate reprezenta un conflict de interese între aceștia și compania Valeo este strict interzisă.

Se poate vorbi despre „Conflict de interese” atunci când interesele personale ale angajatului interferează cu interesele Valeo. Conflictele de interese includ, fără limitare, următoarele situaţii:

• deţinerea de participații la capital într-o companie concurentă a Valeo

• profitarea de oportunitățile comerciale care li se prezintă angajaților Valeo datorită lucrului în cadrul Valeo

• încercarea de a vinde firmei Valeo, în mod direct sau indirect, produse sau servicii

• participarea în calitate de membru la comitetele unor organizații care colaborează cu firma Valeo sau fac parte din același sector industrial

• profitarea, în beneficiul personal sau al unor rude apropiate, de pe urmă unor tranzacții în care este implicată vreo companie a grupului Valeo

Talentul și fidelitatea angajaților noștri sunt esențiale pentru succesul societății noastre. De aceea, interesele personale nu trebuie puse niciodată înaintea intereselor companiei.

Trebuie să fiți conștienți de relațiile sau de activitățile care pot reprezenta sau genera un conflict de interese și să știți să le evitați. Deciziile noastre trebuie luate doar în interesul firmei Valeo.

Conducerea și managerii au o responsabilitate și mai mare în ceea ce privește evitarea conflictelor de interese. Niciun director sau membru al managementului nu poate avea un al doilea loc de muncă, nu poate deţine sau administra o firmă concurentă cu Valeo. Această regulă nu interzice însă implicarea temporară, în afara orelor de lucru, într-o afacere familală (de exemplu firma deținută de soț/soție sau de alt membru al familiei) care să nu fie concurentă cu firma Valeo.

Orice activitate sau relație care poate constitui un potențial conflict de interese trebuie adusă la cunoștința managerului dvs., a departamentului de Resurse Umane, a Directorului Juridic al Grupului, a Directorului de Etică și Conformitate și/sau a Directorului de Audit Intern. Dacă aveți vreo îndoială, consultați Directorul de Etică și Conformitate.

Prin semnalarea comportamentelor necorespunzătoare observate sau pe care le suspectăm, participăm la protejarea integrității firmei Valeo. Persoanele care au curajul de a transmite o alertă nu vor face obiectul represaliilor. Vă rugăm să consultaţi „Secţiunea 7. Transmiterea alertelor - Alertele” pentru instrucțiuni suplimentare cu privire la transmiterea alertelor.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

4 INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO PROfESIONALISMUL ŞI CALITATEA

28

4.5 Profesionalismul şi calitatea

An de an, ne străduim prin angajamentul nostru pentru inovaţie şi calitate să propunem produse și servicii de calitate clienților și partenerilor noștri. Acest angajament ne-a adus respectul și aprecierea celorlalți participanţi din sectorul nostru industrial.

Calitatea înaltă a produselor și a serviciilor noastre depinde de integritatea și fiabilitatea sistemelor noastre de producție. Valeo a implementat norme riguroase de producție și de control al calității, pentru a asigura faptul că produsele noastre corespund tuturor normelor legale, reglementărilor aplicabile, precum și exigențelor clienților. Scopul îmbunătăţirii calității ne motivează și ne responsabilizează pe toți.

Vigilența de care dau dovadă echipele noastre și rapoartele de avertizare făcute rapid în cazul celor mai mici probleme sesizate cu privire la piese defecte, la dificultățile reale sau potențiale de producție și transparența sunt cruciale pentru Valeo și reprezintă valorile etice fundamentale aplicate de compania noastră în relațiile sale de afaceri. Atenția la detalii și profesionalismul sunt două dintre calitățile necesare asigurării succesului nostru.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

4INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO CONfORMITATEA ŞI ACURATEţEA CONTURILOR, REGISTRELOR CONTABILE

ŞI A EVIdENţELOR

29

4.6 Conformitatea şi acurateţea conturilor, a registrelor contabile şi a evidenţelor

Toate activele, datoriile, cheltuielile și tranzacțiile companiilor grupului Valeo trebuie înregistrate în evidenţele companiei și în registrele contabile, cu precizie și acuratețe, conform principiilor, regulilor și normelor contabile.

Nu se admite existența unor fonduri nedivulgate sau active neînregistrate ale companiilor și filialelor grupului Valeo, sub niciun motiv. Documentele care trebuie să justifice tranzacțiile comerciale sau financiare trebuie să reflecte cu precizie aceste operațiuni. Nicio plată, completă sau parțială, nu poate fi autorizată sau făcută deliberat în alt scop decât în cel descris de către documentele în care este înregistrată respectiva plată.

Nu se admit înregistrări false sau artificiale în evidenţele și registrele Valeo, sub niciun pretext.

Integritatea registrelor contabile şi a evidenţelorTransparența este unul dintre principiile noastre călăuzitoare: acuratețea conturilor și a registrelor este esențială pentru combaterea corupției și a fraudei. Toate cheltuielile, plățile, registrele și evidenţele trebuie să reflecte clar scopul și natura tranzacțiilor. Registrele și evidenţele neclare, incomplete și eronate sunt strict interzise.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Păstrarea acurateţii registrelor contabile şi evidenţelorCalitatea și fiabilitatea registrelor noastre este de o importanță vitală pentru Valeo. Toate registrele și evidenţele contabile ale Valeo trebuie să descrie cu precizie și acuratețe toate activele, datoriile, cheltuielile și tranzacțiile firmei, conform principiilor, regulilor și normelor contabile.

Sunt considerate false registrele, evidenţele sau documentele care pot cuprinde:

• rapoarte eronate

• alterarea sau utilizarea necorespunzătoare a registrelor companiei

• oferirea de informații financiare false sau eronate unui client, furnizor, organ de reglementare sau acționar

Registrele noastre trebuie păstrate și arhivate conform legislației locale și procedurilor interne ale Valeo.

Anumite registre trebuie păstrate mai mulți ani, iar altele trebuie distruse periodic. Vă rugăm să consultați Departamentul Juridic sau Financiar dacă nu sunteți siguri dacă trebuie sau nu să păstrați un anumit registru.

Păstrarea și arhivarea riguroasă a registrelor noastre este unul dintre subiectele importante și complexe. Puteți găsi informații suplimentare despre politica Valeo privind păstrarea registrelor în Manualul Administrativ și Financiar (Manuel Administratif et Financier sau M.A.F.). Raportarea oricărei erori privind manipularea registrelor noastre va fi tratată respectându-se confidențialitatea și fără să existe vreun risc de represalii pentru informator. Angajații au obligația de a alerta managementul imediat în cazul în care sunt martorii încălcării normelor sau suspectează încălcarea acestora.

4 INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO CONfORMITATEA ŞI ACURATEţEA CONTURILOR, REGISTRELOR CONTABILE ŞI A EVIdENţELOR

30

Vă rugăm să consultați M.A.F.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

4INTEGRITATEA ŞI PROTECţIA PATRIMONIULUI ŞI A ACTIVELOR VALEO COMBATEREA SPăLăRII dE BANI

31

4.7 Combaterea spălării de bani

„Spălarea de bani” se produce atunci când se manipulează registre contabile pentru a se disimula fonduri ilegale sau pentru a face ca sursa unor fonduri ilicite să pară legală. Spălarea de bani este adesea asociată faptelor de violență și activităților ilegale. Angajamentul Valeo referitor la calitatea registrelor sale financiare presupune toleranță zero în privința spălării de bani. Valeo nu acceptă în schimbul bunurilor și serviciilor sale decât mijloacele de plată legale.

Vă rugăm să consultaţi Manualul echipei financiare pentru asistenţă în privinţa identificării riscurilor privind mita şi spălarea de bani.

Pentru a reduce riscul facilitării spălării de bani, trebuie să ne cunoaștem bine clienții și să reperăm comenzile și plățile anormale.

Putem preveni spălarea de bani prin monitorizarea atentă a plăților, a facturilor și a tranzacțiilor noastre. Raportați orice cerere de plată sau tranzacție anormală sau suspectă Directorului Financiar sau Directorului Trezoreriei Grupului.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

COMUNICAREA RESPECTÂNd VALORILE ETICE

5COMUNICAREA RESPECTÂNd VALORILE ETICE COMUNICAREA CU PRUdENţă

33

Comunicarea respectând valorile etice

5.1 Comunicarea cu prudenţă

Comunicarea în numele Valeo cu presa sau investitorii necesită aprobarea prealabilă a Vicepreședintelui Departamentului de Comunicare sau a Directorului însărcinat cu Relațiile cu Investitorii și necesită o pregătire premergătoare. În cazul în care vi se cere să participați la un interviu cu presa sau părți terțe, inclusiv companii care realizează sondaje sau studii în scopul obținerii unor opinii ale experților, cereți aprobarea Vicepreședintelui Departamentului de Comunicare înainte de a răspunde cererii acestora. În cazul în care sunteți autorizați să dați un interviu, trebuie să fiți însoțiți de către un reprezentant al Departamentului de Comunicare sau al Departamentului de Relații cu Investitorii.

Conferințele reprezintă, de asemenea, o adevărată oportunitate de prezentare a inovațiilor și a expertizei Valeo. Asigurați-vă că managementul este informat cu privire la conferințele și evenimentele la care urmează să participați și că și-a dat acordul pentru această participare. În cazul participării concurenților la aceste conferințe, asigurați-vă că prezentarea dvs. a fost verificată de către management, de Departamentul de Comunicare al Grupului și de Departamentul Juridic sau de Directorul de Etică și Conformitate.

Trebuie să comunicăm în mod clar, cinstit și constant cu acționarii, cu presa sau cu alte terțe părți, indiferent dacă comunicăm prin Internet, pe rețelele sociale, la telefon sau în întrevederi directe. Trebuie discutat doar despre informațiile pentru care ni s-a dat acordul comunicării și în conformitate cu politica de confidențialitate a Valeo și cu politicile Departamentului de Comunicare al Valeo.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

5

34

5.2 Utilizarea vigilentă a reţelelor sociale

Valeo utilizează rețelele sociale precum Facebook, LinkedIn și Twitter pentru a comunica cu clienții și cu acționarii săi. Însă doar purtătorii de cuvânt din cadrul Departamentului de Comunicare sunt autorizați să comunice în numele firmei Valeo pe rețelele sociale.

Chiar dacă în timpul nostru liber suntem liberi să folosim conturile noastre personale de pe rețelele sociale așa cum credem de cuviință, trebuie să fim conștienți de riscurile la care ne putem expune. De multe ori, informațiile pe care credem că le comunicăm în privat unui cerc restrâns pe rețelele sociale pot fi vizualizate de un public mai mare. Lipsa unei verificări prealabile poate conduce, astfel, la divulgarea unor informații confidențiale ale companiei Valeo și ale acționarilor săi.

Când comunicați cu prietenii și contactele dvs. pe Facebook, Twitter, Instagram sau pe alte rețele sociale, asigurați-vă că respectați compania Valeo și angajații acesteia și că protejați informațiile noastre confidențiale.

Pentru informații suplimentare, consultați Politica privind confidențialitatea și imaginea și instrucțiunile privind rețelele sociale, iar pentru orice întrebare, adresați-vă Departamentului de Comunicare.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

COMUNICAREA RESPECTÂNd VALORILE ETICE UTILIZAREA VIGILENTă A REţELELOR SOCIALE

5

5.3 folosirea abuzivă a informaţiilor interne - vânzarea şi cumpărarea acţiunilor Valeo

Nerespectarea reglementărilor bursei de valori atrage după sine expunerea la un risc important în ceea ce privește responsabilitatea oricărui angajat (nu doar a managerilor) care, având acces la informații „sensibile” (privilegiate) referitoare la Valeo (sau la alte companii, inclusiv la concurenți, furnizori, clienți sau companii ori persoane care au relații de afaceri cu firma Valeo), informații care nu au fost făcute public în mod oficial, cumpără sau vinde, direct sau printr-un intermediar, în beneficiul său sau al unui terț, instrumente financiare ale Valeo (sau instrumente derivate) sau recomandă cumpărarea ori vânzarea acestora unui terț (în special, prietenilor sau membrilor familiei) sau divulgă aceste informații în alte scopuri sau finalități decât cele permise.

Pe lângă riscul de răspundere civilă și, în anumite cazuri, de răspundere penală pentru delictul de folosire abuzivă a informaţiilor interne, firma Valeo este preocupată de impactul negativ pe care l-ar avea asupra grupului Valeo și asupra acționarilor săi o astfel de publicitate privind utilizarea abuzivă a informațiilor interne.

Numeroși angajați ai Valeo au acces la informații confidențiale ale firmei. Acest lucru nu înseamnă că aceștia nu pot cumpăra sau vinde nicio acțiune a companiei Valeo. Riscul legal există doar când respectivele informații sunt considerate „sensibile” din punct de vedere al unui investitor sau speculator „rezonabil”, cu alte cuvinte dacă aceste informații reprezintă un factor ce ar putea avea o influență semnificativă în luarea deciziei unui investitor privind cumpărarea, vânzarea sau păstrarea instrumentelor financiare ale Valeo.

În general, informațiile privilegiate sunt informațiile care nu au fost făcute publice în mod oficial și care, dacă ar fi făcute publice, ar putea influența prețul de piață al instrumentelor financiare ale emitentului. Rămâne la latitudinea fiecăruia să decidă care sunt informațiile care trebuie considerate drept informații privilegiate.

În cadrul firmei Valeo, exceptând circumstanțele neobișnuite sau excepționale, exemplul cel mai banal de informații „sensibile” sau „privilegiate” îl reprezintă informațiile privind vânzările sau câștigurile care nu au fost încă făcute publice în mod oficial.

35

COMUNICAREA RESPECTÂNd VALORILE ETICE fOLOSIREA ABUZIVă A INfORMAţIILOR INTERNE - VÂNZAREA ŞI CUMPăRAREA

ACţIUNILOR VALEO

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

Printre exemplele de evenimente non-recurente care pot fi considerate drept informații „privilegiate” se numără ofertele de investiții, achiziții, dezinvestiții, planurile de închidere a unor mari unități de producție, semnarea sau încheierea unor noi contracte importante, lansarea sau retragerea de pe piață a anumitor produse, schimbările majore privind acționariatul sau conducerea de nivel superior, tranzacțiile care afectează capitalul sau dividendele.

Politica noastră protecționistă care recomandă prudență prevede cumpărarea și vânzarea după publicarea oficială a respectivelor informații.

Politica menţionată mai sus nu se referă la cumpărarea de acțiuni prin exercitarea opțiunilor pe acțiuni (având în vedere că prețul opțiunilor pe acțiuni este fixat în prealabil de Consiliul de administrație al Valeo), dar se aplică vânzării oricăror acțiuni cumpărate în cadrul unui plan de opțiuni pe acțiuni.

În plus, aceasta se aplică oricărui produs sau instrument financiar conex acțiunilor Valeo (de exemplu, opțiunile, acțiunile fondurilor mutuale sau produsele derivate).

În final, politicile explicate mai sus se aplică acțiunilor și titlurilor deținute în companiile care au relații de afaceri cu Valeo (îndeosebi concurenții, furnizorii, clienții și companiile sau persoanele cu care colaborează firma Valeo).

5 COMUNICAREA RESPECTÂNd VALORILE ETICE fOLOSIREA ABUZIVă A INfORMAţIILOR INTERNE - VÂNZAREA ŞI CUMPăRAREA ACţIUNILOR VALEO

36 Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

37

fORMAREA – PROGRAMELE dE SENSIBILIZARE

Înțelegerea riscurilor este esențială pentru ca programul nostru privind conformitatea să fie eficient. Toți inginerii, managerii și colaboratorii, care sunt mai predispuși a se confrunta cu situații problematice, participă periodic la cursuri de formare pe subiecte legate de antitrust, anti-mită ș.a.m.d. Persoanele nou recrutate de Valeo trebuie să participe la formarea privind conformitatea, cât mai repede posibil după angajare, pentru a afla mai multe despre practicile profesionale etice.

Formarea noastră este menită a permite înțelegerea aprofundată a anumitor practici ilegale și a reglementărilor legislative cu privire la acestea. Această formare oferă exemple concrete și descrie politicile și procedurile firmei Valeo. Aceasta este obligatorie deoarece permite instruirea angajaților privind identificarea, raportarea și rezolvarea problemelor.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

formarea – Programele de Sensibilizare 6

EXPRIMAREA MOTIVELOR dE ÎNGRIJORARE - ALERTELE

7EXPRIMAREA MOTIVELOR dE ÎNGRIJORARE - ALERTELE

39

Exprimarea motivelor de îngrijorare - Alertele

Programul nostru privind etica și conformitatea este destinat prevenirii problemelor, gestiunii riscurilor și reducerii expunerii la neconformitate. Succesul său depinde de integritatea noastră personală și de determinarea colectivă de a acționa respectând un cod etic.

Depistarea problemelor din timp, pentru a preveni apariția cazurilor de încălcare și de nerespectare a legislației și a politicilor este esențială. Când avem de a face cu o conduită necorespunzătoare, este important to reacționăm cât mai repede posibil, pentru a evita repetarea acesteia.

Este în interesul companiei ca persoanele care suspectează sau asistă la o activitate care încalcă codul sau politicile noastre să alerteze compania Valeo. Făcând acest lucru, ne reafirmăm cu tărie angajamentul pentru integritate. Există numeroase persoane care sunt la dispoziția celor care vor să-și exprime un motiv de îngrijorare:• managerul dvs.• echipa dvs. RU• Vicepreședintele Resurselor Umane• Directorul Juridic al Grupului• Directorul de Etică și Conformitate• Directorul de Audit Intern

Pentru denunțarea fraudelor, a mitei sau a conduitei antitrust, a fost pus la dispoziția angajaților un sistem de alerte specific. Fiind supus legislației locale, sistemul oferă numeroase opțiuni pentru alerte confidențiale și pentru păstrarea anonimatului acestora: Pentru a afla mai multe despre Procedura Valeo de alertare telefonică, dați clic pe linkul de mai jos.

O linie telefonică directă specială va pune apelantul în legătură cu o persoană care vorbește limba sa: Numerele de telefon ale liniei de alertare a Valeo.

Persoanele care vor să transmită o alertă confidențială în scris au la dispoziţie un site web special, multilingv, 24 de ore din 24, 7 zile pe săptămână, la adresa: http://www.expolink.co.uk/valeo.

Acestea pot alege, de asemenea, să transmită pur și simplu alerta prin trimiterea unui e-mail la una dintre adresele de e-mail special create: valeo@expolink.co.uk. Aceste pot fi folosite de angajații Valeo din lumea întreagă, din toate entitățile aflate sub gestiunea sau conducerea firmei Valeo. Fiind supuse legislației locale, mesajele pot fi făcute în mod anonim.

Pentru informații suplimentare referitoare la politicile Valeo privind denunțarea încălcărilor normelor și absența represaliilor, vă rugăm să consultați secțiunea Linia de alertare a portalului Etică și Conformitate.

Vă asigurăm că orice problemă transmisă va fi tratată cu seriozitate și investigată de urgență.

Valeo nu tolerează represaliile împotriva persoanelor care fac un denunț, atâta timp cât alerta este transmisă cu bună-credință. Acest lucru este valabil și pentru persoanele care participă într-un fel sau altul la o anchetă, la un proces sau la o audiență. Alertele trebuie să fie cinsitite, precise și transmise cu bună-credință; nu este tolerată întocmirea de rapoarte de alertare menite a prejudicia cariera sau reputația vreunui angajat. Indiferent dacă țara dvs. prevede sau nu anonimatul rapoartelor, nu trebuie să vă temeți să completați rapoartele fără a vă ascunde identitatea.

Codul Valeo privind respectarea valorilor etice

www.valeo.com

ETICă şI CONFORMITATEhttps://sites.google.com/a/valeo.com/ethics-compliance-portal/home

Romanian version© Copyright 2015 Valeo. All Rights Reserved