comparação entre sistemas de gestão de arquivos eletrónicos
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Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação 3º ano – Projeto Biblioteca
Mestre Milena CarvalhoDoutor Lino Oliveira
2012/2013
Trabalho realizado por:Ana Santos, 9100478
Cristiana Costa, 9090330Luís Gomes, 9100019
Maria Munteanu, 9100022Grupo 3
Implementação de sistemas de Gestão de
Arquivo
2
Introdução
Modelos de organização e gestão de arquivos eletrónicos
SIADE
MoReq
Sistemas de Gestão de Arquivo
csARCH
DigitArq
Filedoc
GISA
ICA-AtoM
Estudo comparativo
Conclusão
Sumário
3
No âmbito da unidade curricular de Projeto de
Arquivo, foi proposto a realização de um
trabalho, cujo tema, é Implementação de um
sistema de gestão de arquivo.
A metodologia utilizada foi a pesquisa em
repositórios, em bibliotecas digitais e nas
páginas web dos próprios sistemas de gestão
de arquivos abordados.
Introdução
4
Com a evolução das TIC aumentaram os problemas
relativamente à produção e gestão dos documentos de
um arquivo devido às garantias de fidedignidade,
autenticidade, e acesso contínuo.
Com a ausência de orientações que auxiliam as
instituições na gestão documental de documentos de
arquivo eletrónicos, o IAN/TT e o Instituto de Informática
consideraram importante o protocolo com o programa
SIADE, em Dezembro de 1998.
SIADE (1/2)
5
SIADE (2/2) Objetivos:
elaborar recomendações para a gestão documental de arquivo
eletrónicos;
apresentar propostas para a elaboração e atualização legislativa
específica;
intervir no sentido de incrementar a produção de Normas
Portuguesas, agrupadas em orientações e diretivas nacionais,
europeias e/ou internacionais;
definir um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos
sistemas de informação dos organismos da Administração Pública;
promover um quadro de formação adaptado aos objetivos do
programa.
6
MoReq é uma especificação que descreve um Modelo de
Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq).
Destaca, sobretudo, os requisitos funcionais para a gestão de
documentos de arquivo eletrónicos através de um Sistema de
Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE).
Como o próprio nome indica um SGAE, é particularmente,
uma aplicação para a gestão de documentos de arquivo
eletrónicos, apesar de também poder ser utilizada para a
gestão de documentos tradicionais.
(1/3)
7
A natureza de um SGAE varia de organização
para organização conforme o seu âmbito de
ação.
A especificação MoReq não esboça qualquer
premissa relativa à natureza de soluções
individuais para um SGAE.
Os utilizadores da especificação necessitarão de
definir o modo como as funções de um SGAE
podem ser implementadas para satisfazer os
seus requisitos.
(2/3)
8
O MoReq identifica requisitos funcionais que
um SGAE deve possuir de forma a garantir o
valor intrínseco à informação de arquivo.
Os requisitos incluídos na especificação MoReq
devem ter como resultado um SGAE com a
fiabilidade e integridade pretendidos,
combinando a gestão de documentos de arquivo
em papel com as vantagens dos processos de
trabalho informatizados.
(3/3)
9
O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos
físicos que suporta toda a informação do ciclo de
produção, facilitando a integração de diversas
ferramentas, ao mesmo tempo que tira vantagem de
toda a informação produzida nas diferentes fases.
O csARCH integra arquivos e inventários heterogéneos
e complexos, utilizando tecnologias consolidadas,
aplicadas normalmente nos sectores da aeronáutica e do
espaço.
(1/2)
10
Aspetos chave:
Esforço reduzido de instalação e
manutenção;
Elevada robustez e performance;
Grande capacidade de integração;
Componentes de implementação de
portabilidade;
Disponibilidade de um módulo offline.
(2/2)
11
O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo
Distrital do Porto em conjunto com a Direção-Geral de
Arquivos e a Universidade do Minho sendo concluído em
2004.
Este “teve como principal objectivo o desenvolvimento de
uma ferramenta de descrição arquivística tendo por base
normas internacionais para a produção de auxiliares de
pesquisa.” (1)
O DigitArq concede em quatro normas internacionais:
ISAD(G), EAD, ISAAR (CPF) e EAC.
(1/3)
12
O DigitArq é constituído por módulos funcionais que
têm como objetivo ir ao encontro das necessidades
de um arquivista.
Os módulos existentes são:
Backoffice,
Administração,
Frontoffice,
interoperabilidade OAI-PMH.
(2/3)
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O DigitArq tem como vantagens:
Gestão de todo ciclo de vida de um arquivo definitivo;
Adaptabilidade a todos os cenários institucionais, pois permite fazer
parametrizações;
Desenvolvimento contínuo;
Amplamente disseminado;
Compatível com o Portal Português de Arquivos;
Publicação na internet de forma simples e clara;
Segurança e permissões;
Relatórios e estatísticas;
Suporte para vários idiomas e formatos digitais;
Suporte para milhões de registos.
(3/3)
14
O Filedoc é um sistema integrado de gestão
documental e de workflow que integra as
funcionalidades de arquivo e gestão do ciclo de
vida do documento.
O Filedoc tem como objetivo fazer a gestão dos
documentos e de processos de forma rápida,
fácil e eficiente, fazendo um controlo e
manuseamento de toda a informação.
(1/3)
15
O Filedoc possui as seguintes funcionalidades:
multi site e multi empresa;
acesso, autenticação e segurança:
o acesso pode ser feito por login e password e o acesso
aos documentos é controlado;
digitalização de documentos;
criação de documentos e gestão de versões;
registo de ficheiros em vários formatos;
pesquisa simples ou avançada;
registo de e-mail;
(2/3)
16
O Filedoc é constituído por um conjunto de
módulos, que são os seguintes:
Multi-site e multi empresa;
Digitalização e captura de documentos;
Classificação de documentos e processos;
Acessos e segurança através de perfis de acesso;
Assinaturas digitais e digitalizadas
Filedoc workflow designer
Alertas
Filedoc web services
Reconhecimento e indexação automática de documentos
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17
GISA (Gestão Integrada de Sistema de Arquivo) “é um produto
de gestão de arquivos, que assenta num modelo integrado,
concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da
informação. Distingue-se por permitir articular, num único
sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.” (2)
O GISA foi concebido e produzido por um Consórcio formado
pela Câmara Municipal do Porto, Câmara Municipal de Vila Nova
de Gaia, Câmara Municipal de Espinho, Câmara Municipal de
Vila do Conde e pela Universidade do Porto.
(1/3)
18
O GISA pode ser utilizado em modo monoposto ou
cliente/servidor e possui as seguintes características:
Planos de classificação
Unidades informacionais
Unidades físicas
Controlo de autoridade
Associação de descrições a objetos digitais
Avaliação
Pesquisa
Relatórios
Estatísticas/Controlo de desempenho
Controlo de acesso dos utilizadores
(2/3)
19
O GISA disponibiliza módulos adicionais, que são os
seguintes:
Gestão de objetos digitais: armazenamento,
processamento, disseminação e preservação dos
mesmos;
Gestão de requisições e das devoluções de
documentos registados;
Gestão de depósitos: controlar entradas e saídas do
depósito, facultando a sua taxa de ocupação
(3/3)
20
“ICA-AtoM está estruturado em total conformidade com as
normas do ICA nomeadamente, ISAD(G), ISAAR (CPF),
ISDIAH e ISDF.
O projeto ICA-AtoM foi desenvolvido no sentido de
proporcionar gratuitamente um software open source às
instituições que pretendam ver os seus documentos
acessíveis pela internet; um software sem custos de
aquisição.
A aplicação é totalmente concebida para ambiente Web, com
um interface de pesquisa amigável, flexível e personalizável;
um interface disponível em várias línguas e com a
possibilidade de tradução, bem como um interface com
repositórios digitais.” (3)
(1/3)
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(2/3)
Fig. – Arquitetura de funcionamento do ICA-AtoM
Fonte: https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F/p
22
O objetivo do Projeto ICA-AtoM é fornecer software livre e de
código aberto que:
1. permita que as instituições arquivísticas tenham o seu acervo
disponíveis on-line;
2. gere descrições arquivísticas em acordo com as normas do ICA
(Conselho Internacional de Arquivos);
3. fornece em interface multilingue e com funcionalidades de
tradução de conteúdo;
4. suporta vários tipos de coleção;
5. é totalmente baseado na web, de fácil utilização e segue as
melhores práticas de acessibilidade;
6. é flexível e personalizável;
7. é útil para diferentes tipos de instituições, pequenas e grandes.
(3/3)
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Estudo comparativo (1/3)
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Estudo comparativo (2/3)
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Estudo comparativo (3/3)
FUNDAMENTAÇÃO: O software selecionado para a gestão do arquivo a tratar é o
DigitArq. A escolha deste software prende-se com o facto de
ser o que reúne o maior número de características
identificadas.
Um dos fatores com bastante influência é o facto de possuir
uma versão livre (saíram três versões), sem custos
associados, é compatível com a ISAD(G) em suma,
corresponde positivamente a todos os requisitos selecionados
a partir da análise dos mesmos do Moreq.
26
A recolha de requisitos funcionais para o sistema a
implementar foi através da consulta do MoReq, sem o
qual seria mais difícil a seleção dos mesmos.
Das várias opções analisadas o DigitArq foi a ferramenta
escolhida para a gestão do fundo, devido ao facto de ser a
que reúne mais requisitos.
Depois de analisar os SGAE pode-se concluir que os
mesmos são de extrema importância para a gestão de
documentos de arquivo e que atualmente existem no
mercado várias opções e com características diversas
podendo ser adaptáveis ao tipo de fundo a gerir.
Conclusão
27
(1) RAMALHO, José Carlos [et al.] – Digitarq: nova arquitectura aplicacional
para gestão de Arquivos Definitivos [Em linha]. [S.l.: s.n., s.d]. [Consult. 09
Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL:
http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>. p.
2.
(2) PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos:
Apresentação [Em linha]. [S.l.:s.n.], 2013. [Consult. 10 Mar. 2013]. Disponível em
WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/>.
(3) VENTURA, Maria Isabel de Almeida – O Arquivo Paço de Calheiros: uma
abordagem sistémica. Porto: [s.n.], 2011. p. 91.
Referências bibliográficas
28
Slide 1: http://www.indiamart.com/3iinfotech/software-packages.html
Slide 2: http://www.aspgw.com/content/performance-tuning-optimization
Slide 5: http://adocaoespecial.blogspot.pt/2010/06/busca-ativa-
especial.html
Slide 6,7,8: http://www.strategy-partners.com/index.cfm?articleid=684
Slide 9,10: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/
Slide 11,12,13: http://www3.dsi.uminho.pt/ferreira/
Slide 13: http://www.efimarket.pt/vantagens-efimarket
Slide 14,15,16: http://www.filedoc.eu/pt
Slide 17,18,19: https://twitter.com/gisa
Slide 18: http://www.saiadolugar.com.br/dia-a-dia-do-empreendedor/caracteristicas-do-
empreendedor-foco/
Slide 20,21,22: http://www.artefactual.com/ica-atom.html
Referências: imagens
29
Contactos:
pa1213-
g3.wikispaces.com
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