competitic communication et collaboration en entreprise - numerique en entreprise
TRANSCRIPT
Jeudi 21 mars 2013
Améliorez la communication et la collaboration au sein de votre entreprise
Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de
l’Information et de la Communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
Sommaire
Comment développer la communication interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?
Comment adapter son organisation ?
Objectif de la communication interne
Améliorer le fonctionnement global de l’entreprise et
favoriser la construction de son image.
Autrement dit :
Contribuer à sa Performance
Communiquer ne veut pas seulement dire informer
expliquer
entraîner l’adhésion
mobiliser
améliorer le climat général
C’est aussi :
La communication interne dans l’entreprise 2.0
wiki
socialnetworks
IM
blogs
Les modèles de communication changent
Vision de la pyramide de Maslow selon Eric BLOT (CEO) : nos besoins de communication
Les éléments pour accomplir ma mission. La communication interne m’aide dans mon quotidien.
SURVIE
SECURITE
Les éléments pour aller dans le bon sens, pour être aligné avec la stratégie de l’entreprise. La comm interne m’informe sur la vision de la direction
SURVIE
RECONNAISSANCE
SECURITE
SURVIE
J’existe aux yeux des autres, je fais partie d’une communauté
ESTIME
SECURITE
SURVIE
RECONNAISSANCE
Je suis reconnu par les autres, je contribue, je participe à l’aventure de l’entreprise 2.0
REALISATION DE SOI
ESTIME
SECURITE
SURVIE
RECONNAISSANCE
Tout mon potentiel est libéré et mes sphères s’entrelacent
L’ Intranet
- Plateforme interne - Accessible via un simple navigateur web- Serveur interne ou externe
Le principe d’un Intranet
Plateforme
- Destinée à faciliter la collaboration. - Documents et contenus (base de données)…- Regroupant différentes applications communes- Applications fonctionnelles
L’Intranet est une boite
Mise en réseau d’applications déjà utiliséeExemple outils de bureautique…Avantage : facilité d ’accès, mobilité, réunion des documents, classement et recherche de documents, gestion des versions...
Création de nouveaux moyens de diffusion de l’information
Création d’outils de collaboration (solutions horizontales) Exemple
Agenda, documents partagés, Co-authoring, Forum, Wiki, BlogVidéo ou Web conférenceInstant Messaging, chatTéléphonie IP
Gestion de solutions “métier” (Solutions verticales)Exemple : processus de validation de documents (workflow), de gestion des stocks, ressources
humaines...
Quels services rend un Intranet ?
Le principe d’un Intranet
Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
Les RSE se distinguent des intranets traditionnels en introduisant de nouvelles règles :
- Une existence numérique : création d’une identité numérique,
- La transparence : l’activité de chacun est affichée,
- La mise en relation : possibilité d’entrer en contact avec des membres ayant des intérêts communs,
- La conversation: possibilité d’engager la conversation,
Ces nouvelles règles rééquilibrent les rapports entre contributeurs et lecteurs
Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
Sommaire
Comment développer la communication interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?
Comment adapter son organisation ?
Les enjeux du développement du travail collaboratif
Nature d’enjeux Enjeux
Economique Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement Economiser les coûts « papier » Favoriser l’innovation
Stratégique Transformer le savoir individuel en connaissances collectives Améliorer les contributions dans le cadre de la formalisation des connaissances
stratégiques
Organisationnel
Améliorer l’organisation et la supervision par la mise en place d’un management axé sur le reporting
Décloisonner l’organisation tout en rationnalisant les processus métiers Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informations Favoriser la traçabilité des échanges Favoriser une meilleure appropriation de la planification des tâches en mode projet
pour mettre en place un pilotage en temps réel Favoriser la délégation des tâches pour créer un réseau d’acteurs plus réactifs face
à des sollicitations internes ou externes
Psychologique
Favoriser la responsabilisation des acteurs Améliorer le bien-être au travail Permettre l’essor d’un mode de travail en groupe davantage orienté sur le résultat
que sur le pouvoir (hiérarchique notamment)
Les outils de travail collaboratif couvrent trois fonctionnalités
Production
Publication collaborative
Espace projet
Localisation d’expertise
Outil d’écriture collaborative
Groupe de discussion
Groupeware
RSE
L’espace de production comprend les produits, données, sources et résultats des activités du groupe. Il s’agit d’une vue statique.
Communication
Offre aux acteurs du système la possibilité d’échanger : c’est le support des échanges.
Coordination
Définit les acteurs (individus, groupes, rôles, etc.), identifie les activités, les tâches, leurs relations temporelles et désigne les acteurs responsables des tâches et des activités. Il s’agit d’une vue dynamique du système.
Il existe des outils plus ou moins spécialisés sur ces trois domaines fonctionnels
Communication Coordination
Production
KnowledgeMail(Tacit)
DiscoveryServer (IBM/Lotus)
EnterpriseExpert Management (Kamoon)
QuickPlace (IBM/lotus)
eRoom (EMC/Documentum)
Sharepointservices (Microsoft)
EnterpriseForum (SiteScape)
Caucus (CaucusCare)
UBB (Infopop)
eShareExpressions (Divine)
Domino (IBM/Lotus)
MS 365(Microsoft)
PhpGroupware(Opensource)
OpenGroupware(Opensource)
SameTime(IBM/lotus)
Live Meeting (Microsoft)Meeting Center(WebEx)
Skype (Skype)Centra Conference (Centra)
Webconferencing (Genesis)
Wiki (OpenSource)
Vignette CMS (Vignette)
DocuShare(Xerox)
TeamSite(Intervowen)
Sharepoint portal (Microsoft)
TeamwarePlaza(Teamware/3i/Futjitsu)
HummingBirdEnterpriseSuite (HummingBird)
WorkSite (Intervowen/iManage)
CommunityZero(Ramius)Affinitiz(Affinitiz)
BluKiwi (Blukiwi)
AlfrescoNuxeo
Lync (Microsoft)
L’autre solution dans le choix d’un outil collaboratif est de prendre en considération la nature des interactions
IntranetPartage d’applicationRSEEtc.
ChatCourrier électroniqueWikiAgenda partagéRSEEtc.
Réunion en face à faceVideo projecteurTableau blanc interactifsEtc.
Réunion virtuelleVideo/Visio conférencePartage d’applicationsUsages mobilesRSEEtc.
Distance spatiale entre les utilisateurs
Distance temporelle
Même lieux Lieux différents
Les outils de travail collaboratif dans votre système d’information
Cœur fonctionnel
Services documentaires
Services d’échanges
Services d’appui au cœur de métier
Plateforme d’accès
Services support
Pilotage
Collecte de document
Numérisation de document
Production de document
Indexation de document
Diffusion et accès aux document
Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif
Annuaire/gestion des accès
Production
Portail internet Intranet
Ressources humaines
Informatique ImmobilierLogistiqueFinance/
comptabilité
Marketing
Décisionnel Intelligence économique
Gestion de projet
0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel
Etat des lieux des réseaux sociaux d’entreprise en France
Un déploiement très rapide :
23% des organisations françaises ont installé un RSE
30% projettent de le mettre en œuvre dans les 18 mois à venir
Mais qui présente quelques limites :
39% des sociétés utilisant un RSE trouvent que les résultats sont
insuffisants au regard du temps d’appropriation
58% des répondants ayant déjà un réseau social ne l’on pas
connecté au SI
Etude Serdalab septembre 2012
Evaluation de quelques solutions du marché
Domaine fonctionnel
Publication de contenus
Gestion du rendu
Gestion de projet
Coédition
Classement de ressources
Partage de ressources
Conversation
Mise en relation
0 1 2 3Niveau de couverture fonctionnelle
Sommaire
Comment développer la communication interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?
Comment adapter son organisation ?
Pas facile de passer de la théorie à la pratique du travail collaboratif
Stratégie
Organisation, processus, management
Outils
Ap
pro
che
th
éo
riqu
eA
pp
roch
e
tech
no
ph
ile
Quelques verbatims illustratives Les résultats
Pas d’usages
Par où commencer ?
Pourquoi ça ne
prend pas ?
Pas de résultats opérationnels
•« Il faut développer les synergies »•« Il faut développer la transversalité »•« Il faut mutualiser la connaissance et les compétences »•« Il faut diffuser la stratégie de manière homogène »
•« Sharepoint a la meilleure couverture fonctionnelle »•« Il manque une GED à l’état de l’art »•« Il faut mettre en place un RSE à court terme »
Quelques questions à se poser
Quel est le nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes pour un projet
collaboratif réussi ?
Quels impacts sur les
processus métiers ?
Comment valoriser la
collaboration / Comment
inciter?
Quels impacts sur les processus métiers ?
Ils sont conséquents !!!
La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté : Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la
capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe
La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du CR sur l’espace dédié
La communication interne doit être multicanale Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
Quelles étapes pour un projet collaboratif réussi ?
Analyser et spécifier son besoin : de quelles fonctionnalités ai-je besoin ? Quel niveau de service ? En fonction de votre besoin, le prix peut aller de 0 euros (Google aps) à plus de 200 euros par utilisateur par ans (Ms Sharepoint)
Acheter : Licences, Cession de droit d’usages, SAAS ?
Intégrer dans votre SI : installer, et paramétrer l’outil pour l’interfacer avec les applicatifs utilisés par votre entreprise (GED, CMS, intranet, etc.)
Recetter l’application et les interfaces
Expérimenter dans un premier temps l’OTC sur un nombre restreint d’utilisateurs (10 à 20) pour roder votre phase de conduite du changement
Conduire le changement : Adaptation des processus, communication, valorisation d’usages, etc.
Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?
Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la gentillesse!)
Mettre en place un système de mesure de la collaboration
Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
Quel est le nouveau rôle du manager ?
Avec les OTC, le manager devient un community manager
La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités
Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes
Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif
Merci !!! Vos questions
Thomas VrignaudSenior Consultant stratégie des systèmes
d’information5, place de la Joliette, 13002 Marseille, France T +33 (0)4 26 84 58 63 F +33 (0)4 26 84 58 51
Kurt Salmon est un cabinet de conseil en management international qui regroupe 1400 consultants à travers 13 pays sur 4 continents.Nos clients bénéficient de la spécialisation sectorielle et fonctionnelle en stratégie, organisation et management.Dans un environnement de plus en plus complexe, nous sommes convaincus que nous ne devons pas nous contenter d’être un cabinet de conseil. Nous voyons notre rôle comme celui d’un partenaire de confiance, qui, aux côtés de ses clients, conçoit et met en œuvre les stratégies et les solutions les plus pertinentes, à la mesure de leurs ambitions. Forts de notre expérience, notre préoccupation permanente est de leur apporter des résultats mesurables et d’assurer le succès de leurs projets, de manière significative et durable. En France, Kurt Salmon est présent à Paris, Lyon, Marseille et Nantes.
Myriam LAGHACCIMP
Service Innovation & [email protected]
Tél : 04 91 39 58 52
Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com
Découvrez les usages des TIC, les actualités, l’agenda des évènements et les entreprises de la filière TIC régionale sur le « portail des usages »
Consultez le support de cette présentation :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
Jeudi 28 mars 2013
Identifiez les étapes clés pour créer un site internet efficace
La prochaine action