COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

UNIDAD 2

EL C

OMPO

NENT

ES D

E UN

SI

STEM

A DE

INFO

RMAC

ION

PERSONAS

PROCESOS, ACTIVIDADES,

ELABORACION DE DIAGRAMAS DE FLUJO

DATOS, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO

RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE

COMUNICACIÓN

Elementos básicos para la

Formación, desarrollo y

utilización de un SI

PERSONAS

Propietarios del sistema Diseñadores del sistema Desarrolladores del sistema Usuarios del sistema: Usuarios externos y Usuarios internos

Directores ejecutivos Directores medios

Supervisores Técnicos

ProfesionalesAdministrativos

Son todos aquellas personas cuyo trabajo tiene que ver con la creación, la recolección, la distribución y el uso de la información.

PROPIETARIOS DEL SISTEMA

• Personas que patrocinan y promueven los sistemas de información.

• Sus funciones de sus funciones esta fijar el presupuesto y los plazos para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

• Los propietarios del sistema, participan en el proyecto en términos generales y sin entrar en detalle, sin enfocarse en el desarrollo y mantenimiento del sistema de información.

• Los propietarios de sistemas pueden pertenecer a distintos niveles jerárquicos dentro de la organización.

• En los SI mas grandes los propietarios se ubican en el rango mas alto como el director general o director de operaciones.

• En los SI medianos, los propietarios suelen ser directivos medios o ejecutivos

• En los SI pequeños los propietarios son los directivos medios y supervisores.

DISEÑADORES DEL SISTEMA

• Expertos en tecnología que resuelven las necesidades y las restricciones manifestadas por los usuarios de la empresa mediante recursos tecnológicos.

• Administración de datos (tecnologías de bases de datos)

• Arquitectura de redes (tecnologías de comunicación)

• Diseño web (tecnologías web)

• La seguridad (tecnologías de seguridad y privacidad)

Investigación preliminar

Determinación de requerimientos

Diseño del sistema

Desarrollo del software

Prueba de sistemas

Puesta en marcha

• El primer paso en el diseño de sistemas es identificar los informes y las salidas que el sistema producirá.

• A continuación los datos específicos de cada uno de éstos se señalan, incluyendo su localización exacta sobre el papel, la pantalla de despliegue o cualquier otro medio.

• El diseño también describe los datos calculados o almacenados que se introducirán.

• Los datos y los procedimientos de cálculo se describen con detalle.

• Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento.

• Los procedimientos deben de mostrar cómo se van a procesar los datos y cuales van a ser la salidas.

• Los documentos que contiene las especificaciones del diseño se pueden representar por medio de los diagramas, tablas y símbolos especiales. 

1. Diseño lógico • Es una descripción de los requisitos

funcionales de un sistema, es la expresión conceptual de lo que hará el sistema para resolver los problemas identificados en el análisis previo.

• El diseño lógico incluye planear el propósito de cada elemento del sistema, sin relación con consideraciones de hardware y software.

Especificaciones de un diseño lógico: • Diseño de salida• Diseño de entrada • Diseño de procesamiento • Diseño de archivos y base de datos • Diseño de telecomunicaciones • Diseño de procedimiento • Diseño de controle y seguridad • Diseño de personal y empleos

2. Diseño físico • En el diseño físico se especifican las

características de los componentes del sistema requeridos para poner en practica el diseño lógico.

Especificaciones de un diseño físico • Diseño de hardware (Elementos físicos

que constituyen una computadora)• Diseño de software (Programas

informáticos que hacen posible la realización de las tareas)

• Diseño de base de datos • Diseño de telecomunicaciones • Diseño personal • Diseño de procedimientos y controles

ASPECTOS BÁSICOS

DESARROLLADORES DEL SISTEMA

• Después de hacer un diseño detallado se pasa la información al grupo de programación que inicia el desarrollo del software.

• Programador de aplicaciones informáticas.

• Programador de sistemas.• Programador de bases de

datos o integrador de software.• Los programadores de software son también responsables de la documentación del programa y de incluir los comentarios que expliquen cómo y porqué se utilizó cierto procedimiento. La documentación es esencial para probar el programa y darle mantenimiento una vez que se ha puesto en marcha. 

USUARIOS DEL SISTEMA• Los usuarios de

sistemas son aquellas personas que utilizan los sistemas de información de una forma regular para capturar, introducir, validar, transformar y almacenar datos e información.

• Los usuarios son los que deciden si el SI cumple con las necesidades del negocio.

• Los SI son utilizados por una gran cantidad de individuos por este motivo se dividen en usuarios internos a la organización y usuarios externos a la organización.

Usuarios

Usuariosinternos

Usuariosexternos

Personal AdministrativoProfesionales y técnicos

Gestores y directivos

Clientes ProveedoresAliados Trabajadores externos

Usuarios internos

• Los usuarios internos son todas aquellas personas que pertenecen a la organización que esta desarrollando el sistema de información, y que en la mayoría de ocasiones son los destinatarios principales del nuevo sistema. Podemos clasificar a los usuarios internos en función de sus necesidades en relación con el nuevo sistema.

Directores ejecutivos

• Un director de sistemas de información (también llamado DSI) tiene capacidades administrativas y técnicas. Su tarea es la de aparejar los sistemas de información con los planes de la compañía, elaborar y administrar presupuestos y coordinar equipos técnicos. 

• El director de sistemas de información es considerado parte del equipo de administración de la compañía. Con ese propósito, se reúne con el Directorio, debe considerar los pedidos de otros ejecutivos e informarles acerca de sus actividades. 

Directores medios

• Un director medio puede ser un propietario o usuario de un sistema de información, quienes con la información resumida, comparan la información, de los diferentes periodos de tiempo que ayuden a resolver problemas y posteriormente tomar decisiones, para lograr el objetivo propuesto.

Supervisores

• Los supervisores, son las personas encargadas de programar y gestionar la información recolectada en el sistema de información correspondiente a cada área; de igual forma es el responsable de la revisión técnica y de mantenimiento de los circuitos de la organización, proponiendo y coordinando cambios para mejorar el SI.

Técnicos• Sus funciones

específicas son dos: reparación de equipos e instalación de software, y mantenimiento e instalación de cableado de la red física. 

Profesionales y administrativos • Son los usuarios que

solo alimentan diariamente el SI con datos e información, evaluando si cumplen con las necesidades de la organización.

Usuarios externos

• Los usuarios externos se pueden clasificar en clientes (ya sean individuos u organizaciones que compran productos o servicios directamente a la compañía), proveedores (compañías a las que se le compra productos o servicios), aliados (con los que establecen alianzas o relaciones), y trabajadores cuya labor se realiza fuera del lugar tradicional de trabajo.

INFORMACIÓN CONOCIMIENTODATOS

DATOSlos datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qué de las cosas y no son orientativos para la acción.

Un número telefónico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin un propósito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma de una decisión. Los datos pueden ser una colección de hechos almacenados en algún lugar físico como un papel, un dispositivo electrónico (CD, DVD, disco duro...), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologías de la información han aportado mucho a recopilación de datos Como cabe suponer, los datos

pueden provenir de fuentes externas o internas a la organización, pudiendo ser de carácter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc.

Las fuentes internas de información están constituidas por los documentos internos que son las memorias o registros de las operaciones cotidianas de la empresa. Se generan diariamente a través de  informes, de documentos que sirven para realizar análisis para toma de decisiones, de estudios especializados realizados por terceros como estudios de mercado, diagnósticos, de manuales para organización  de procedimientos, etc.

Inte

rnos

Exte

rnos

Son las que proveen información generada fuera de la empresa, como en bibliotecas y centros de documentación, en entidades, públicas o privadas, en material impreso, en videos, en cintas de audio, en investigaciones de campo.

Conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre.

Los datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor:

INFORMACIÓN

• Contextualizando: se sabe en qué contexto y para qué propósito se generaron.

• Categorizando: se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos.

• Calculando: los datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente.

• Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.• Condensando: los datos se han podido resumir de forma más concisa

(agregación).

Por tanto, la información es la comunicación de conocimientos o inteligencia, y es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus juicios de valor y sus comportamientos.

CONOCIMIE

NTO

Es una mezcla de experiencia, valores e información y know-how (conocimiento práctico), que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción.

Se origina y aplica en la mente de los conocedores.

En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.

El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como:

Comparación con otros elementos.

   Predicción de consecuencias.

   Búsqueda de conexiones.

   Conversación con otros portadores de conocimiento.

Objetivo

Brindar los criterios técnicos generales, necesarios para orientar el diseño, construcción y elaboración de los diagramas de flujos que sirvan para representar gráficamente los procesos, procedimientos y actividades institucionales.

Elaboración de diagramas de flujos de Procesos

1. Definición2. Beneficios3. Elaboración4. Tipos de Diagramas5. Simbología

Diagrama de Flujo

1. DefiniciónEs una forma esquemática de representar ideas y conceptos en relación. A menudo, se utiliza para especificar algoritmos de manera gráfica. Se conoce como diagramas de flujo a aquellos gráficos representativos que se utilizan para esquematizar conceptos vinculados a la programación, la economía, los procesos técnicos y/o tecnológicos, la psicología, la educación y casi cualquier temática de análisis.

La simplificación de los procesos a fin de comprenderlos mejor, permitiendo identificar los problemas y las posibilidades existentes para lograr que el proceso sea más eficiente.

Facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori.

La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.

Favorecen la comprensión del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce más fácilmente los dibujos que la escritura en prosa. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

2. Beneficios

El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico

La construcción de los diagramas de flujo implica la consideración de una serie de pasos, mismos que sirven de guía para su diseño, estos se presentan a continuación:

• Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso.

• Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quién lo empleará, ya que esto permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

• Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente.

• Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico.

3. Elaboración de flujos

Existen tres tipos de diagramas de flujo o fluxogramas

Diagrama de flujo vertical: también denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en donde existen columnas y líneas. En las columnas están los símbolos (de operación, transporte, control, espera y archivo), el espacio recorrido para la ejecución y el tiempo invertido, estas dos últimas son opcionales de inclusión en el diagrama de flujo. En las líneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente útil para armar un procedimiento, ayudar en la capacitación del personal y racionalizar el trabajo.

Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de información se presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a las personas, unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y así poder comparar la distribución de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo.

Diagrama de flujo de bloques: este es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una secuencia de bloques encadenados entre sí, cada cual con su significado. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.

4. Tipos de diagramas

El lenguaje gráfico de los diagramas de flujo está compuesto de símbolos, cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Asimismo, para asegurar la interpretación unívoca del diagrama de flujo resulta necesario el diseño y escogencia de determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso, así como definir reglas claras con respecto a la aplicación de estos.

la simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y es escogida según criterio discrecional de cada institución. En este contexto, diversas organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologías para graficar diagramas de flujo, siendo las más reconocidas y utilizadas las siguientes:

Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de YourdonDe Marco y Gene & Sarson. Al igual que la técnica anteriormente citada, la simbología DIF es una técnica que no se utiliza frecuentemente en campo administrativo, sin embargo se han encontrado algunos casos de organizaciones que la han utilizado para representar sus diagramas de flujo.

5. Simbología

American National Standard Institute (ANSI) El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense –ANSI ha

desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos –EDP- con el propósito de representar los flujos de información, de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa

La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar un diagrama de flujo, siempre enfocada a la Gestión de la Calidad Institucional, son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", que se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad sistemática, que esté orientada a la producción de bienes o servicios. Se componen de estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoría.

El Instituto Alemán de Normalización (Deutches Institut fur Normung-El DIN establece otro tipo de simbología necesaria para diseñar un diagrama de flujo, igualmente enfocado al tema de calidad.

Símbolos del Flujograma de Ingeniería de Operaciones y de Administración y Mejora de la Calidad del Proceso (DO) La simbología DO no es una técnica que sea común para representar procesos rutinarios en instituciones públicas o privadas, pero existen organizaciones que han optado por esta técnica para diagramar sus procesos.

Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de YourdonDe Marco y Gene & Sarson. Al igual que la técnica anteriormente citada, la simbología DIF es una técnica que no se utiliza frecuentemente en campo administrativo, sin embargo se han encontrado algunos casos de organizaciones que la han utilizado para representar sus diagramas de flujo.

Un Ejemplo del Diagrama Norma ANSI:

Un recurso es un medio que permite satisfacer necesidades o alcanzar

objetivos.

Los recursos tecnológicos son medios con los que se

vale la tecnología para cumplir su propósito

RECURSOS TECNOLÓGICOS Y DE COMUNICACIÓN

imagen tomada de: http://democraciapolitica.blogspot.com.co/2

011_05_01_archive.html

Los recursos tecnológicos sirven para optimizar procesos, tiempos, recursos humanos; agilizando el trabajo y tiempos de respuesta que finalmente impactan en la productividad y muchas veces en

la preferencia del cliente o consumidor final.

Imagen tomada de: https://tecnologiainformaticaeducacion.wikispaces.com/

LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS

Se clasifican como específicos (o tangibles) y transversales (o

intangibles).

Clases de recursos

AUDIOVISUALESFunción. Nos acercan a una realidad

inalcanzable, de otra manera Ejemplos. Emisión de Tv, videos

AUDITIVOSFunción. Potencian el proceso

comunicativo.Ejemplos. Programas de radio, audio

conferencias.

IMPRESOS - VISUALESFunción. Llevar mediante estos el

mensaje dispuesto o previsto Ejemplos. Guías, manuales, laminas.

Clases de recursos

NTI Y C

Función. Nos permiten superar las barreras de espacio y tiempo.

Ejemplos. Internet ( Correo electrónico, foros de discusión, Web)

INFORMATICOSFunción. Nos ayudan a superar las

barreras físicas para transferencia de conocimientos

Ejemplos. Computadora + Software.

COMUNICACIÓN La comunicación es un proceso constante donde estamos inmersos ya sea en lo cotidiano, en el ambiente profesional , laboral y en cualquier otro entorno.

LA COMUNICACIÓN AYUDA A TRANSMITIR

INFORMACIÓN.

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Las Tics consisten en las tecnologías computacionales basadas en el aprovechamiento de Internet y sus herramientas – Por ejemplo el

correo electrónico.

INTERNET

Es básicamente un sistema mundial de comunicaciones que permite acceder a información disponible en cualquier servidor

mundial, así como interconectar y comunicar.

El Internet tiene los siguientes aspectos.

Interactividad. Un intercambio de

información entre el usuario y el ordenador

La interconexión a partir de la conexión

entre dos tecnologías. Por ejemplo, el correo

electrónico

Información multimedia. El proceso y transmisión

de la información: textual, imagen y sonido.

Inmaterialidad. Las TIC realizan la creación de

simulaciones.

Las TIC están produciendo una innovación y cambio constante en todos los ámbitos sociales

INTENET

INSTANTANEIDAD

DIGITALIZACIÓNINNOVACIÓN

ALGUNOS ASPECTOS POSITIVOS AL UTILIZAR LOS RECUROS

TECNOLOGICOS

INTERÉS

MOTIVACIÓN INICIATIVA

CONTACTO CON OTROS INVESTIGACIÓN

BUENOS RESULTADOS

ALGUNOS ASPECTOS negativos AL UTILIZAR LOS RECUROS

TECNOLOGICOSANCIEDAD

DISTRACCIONES

AISLAMIENTO ADICCIONES

VIRUS

FACILISMO

EL USO ADECUADO DE RECURSOS TECNOLÓGICOS FACILITA EL APRENDIZAJE

GENERA MOTIVACIÓN, INTERÉS, CURIOSIDAD EN LAS PERSONAS.

GRACIAS

REFERENCIAS Aprendizaje colaborativo:

http://blogs.lanacion.com.ar/vaso-medio-lleno/files/2012/10/trabajao-en-equipo.jpg Proceso de comunicación:

http://speakupforsuccess.com/wp-content/uploads/2010/06/small-talk-11817723.jpg. Datos, información y conocimiento: http://

www.sinnexus.com/business_intelligence/piramide_negocio.aspx http://www.definicionabc.com/comunicacion/diagrama-de-flujo.php https://definicion.mx/diagrama-de-flujo

Teoría de Sistemas

Componentes de un Sistema de Información

Aura Gissella GutierrezAndres Jhoan ArbelaezCindy Lorena Morales

Astrith Lorena EcheverriClara Ines Giraldo

Blanca Nidia RodriguezClaudia Patricia OrtizAngel Alexander Botia

Universidad Del QuindioFacultad De Ciencias Humanas Y Bellas Artes

Ciencia De La Información Y La Documentación, Bibliotecología Y Archivística. Virtual

2017