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Bogotá, Marzo de 2015
COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
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Generalidades Principios Selección y Contratación Derechos humanos y Responsabilidad social Practicas Laborales
Gestión Ambiental Practicas Justas de operación Calidad de productos Seguridad de la información
* * * *
*
* * * *
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Generalidades *
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L a relación entre Compensar y los proveedores está fundamentada en principios
de eficiencia, eficacia, respeto, transparencia y colaboración mutua.
En esta relación se mantendrán pautas de comportamiento en términos de igualdad de
oportunidades, selección por calidad de producto, condiciones de precio, oportunidad en
la entrega, y en general, del cumplimiento de las condiciones pactadas.
Relación
fundamentada en principios
L
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Con el fin de cumplir con la propuesta de valor ofrecida al cliente,
Compensar propenderá por el cumplimiento de los requisitos legales y
organizacionales, en la definición, conformación y mantenimiento de su
red de proveedores de bienes y servicios. Por ende, ningún proveedor
pondrá ser vinculado sin el cumplimiento de la totalidad de los
requisitos definidos dentro del procedimiento de selección,
contratación, evaluación y desarrollo de proveedores. En toda relación
con proveedores deberá mediar siempre un vínculo contractual
previamente definido en la política de compra abastecimiento.
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A continuación se presentan los
ámbitos legales y contractuales que
deben aplicarse a toda contratación
y/o relación comercial con
proveedores.
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Principios *
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Generar mejores prácticas empresariales para fomentar
entornos de negocios más éticos a través de la cadena de
valor y prevenir la corrupción en la relación entre los
proveedores y Compensar. Los procesos de negociación y
contratación serán el resultado de procesos objetivos de
selección que se ajustarán a cada necesidad en particular.
Transparencia:
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Contar con proveedores que cumplan con los requisitos
legales, organizacionales y los inherentes al producto o
servicio, que satisfagan las expectativas razonables del
cliente.
Calidad:
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Es la creencia en que una empresa, grupo o individuo será
capaz y deseará actuar de manera adecuada en una
determinada situación y pensamiento. La confianza se verá
reforzada en función de las acciones.
Confianza:
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Mantener relaciones de mutuo acuerdo
fundamentadas en valores.
Respeto:
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Se tendrá en cuenta que los procedimientos se utilicen para
agilizar las decisiones, se adelanten en el menor tiempo y
con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en
ellos y en las mejores condiciones para las partes.
Economía:
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Se tendrá en cuenta que los procedimientos
deben lograr su finalidad ajustándose a los
recursos empleados.
Eficiencia:
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Para garantizar la calidad en la prestación o suministro del bien o
servicio por parte de todos los proveedores, Compensar garantizará un
esquema de seguimiento y evaluación adecuado a cada necesidad y
según la complejidad de la adquisición, que permita monitorear de
manera continúa el desempeño del proveedor y establecer los planes de
mejoramiento necesarios para mantener o mejorar los estándares
definidos, ello con el fin de minimizar el riesgo del detrimento del
patrimonio, de daños y perjuicios o costos derivados de daños a terceros;
además de optimizar al máximo los recursos de la organización.
Seguimiento:
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Se deberá actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los
procedimientos consiste en asegurar y garantizar los
derechos de todas las personas sin ningún tipo de
discriminación. Por consiguiente, deberán darles igualdad
de tratamiento frente a todos los procesos de selección.
Imparcialidad: =
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Para optimizar los recursos de la Organización todos los
procesos de negociación y compra se adelantarán dentro
de los tiempos y costos presupuestados.
Planeación
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En el marco de la responsabilidad social de Compensar,
todos los procesos de selección negociación, compra y
contratación; siempre observarán una conducta que
conlleve a la protección del medio ambiente, el entorno, la
ciudad y sus habitantes.
Valoración de costos ambientales
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Selección y contratación *
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Compensar no celebrará contrato
alguno con personas naturales o
jurídicas que se encuentren incursas en
cualquier proceso relacionado con
actividades ilícitas o incorporadas a
listas concernientes a lavado de activos.
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Siempre dará estricto cumplimiento a la
normatividad vigente y generará acciones
tendientes a lograr las mejores condiciones en todo
tipo de negociación, tanto para todos los terceros
(clientes, proveedores, socios, asociados, etc.) en
condiciones de equidad, trasparencia, respeto,
confianza, eficiencia, imparcialidad y valoración de
costos ambientales; como para la Caja.
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Como parte de las actividades
de responsabilidad social
empresarial, Compensar diseñará
e implementará herramientas
que permitan el desarrollo
de sus proveedores.
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Derechos humanos y Responsabilidad social *
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Compensar dentro de su compromiso respeta los derechos humanos
y busca trabajar con proveedores que promueven los siguientes estándares:
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Igualdad de oportunidades para los
empleados de todos los niveles
independientemente de su color,
raza, sexo, identidad sexual, edad,
origen étnico, nacionalidad,
orientación sexual, estado civil,
religión, condición de veterano de
guerra, discapacidad o cualquier
otra característica protegida por ley.
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Proveedores que promuevan practicas de conciliación entre la vida personal, familiar y laboral.
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Compensar dentro de sus acciones de
Responsabilidad Social ha decidido adoptar
un código de conducta para la prevención de
la Explotación Sexual Comercial de Niñas,
Niños y Adolescentes asociado al contexto de
viajes y turismo, representado en la
certificación “The Code Internacional”.
En virtud de lo expuesto, Compensar los invita a
unirse adoptando el código de conducta
representado en la Certificación “The Code
Internacional”, comprometiéndose a respetar y dar
cumplimiento a las propuestas y prácticas que
generen la mitigación de esta problemática y
absteniéndose de incurrir en alguna de las
siguientes conductas:
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Utilizar publicidad que sugiera expresa,
oculta o sugestivamente la prestación de
servicios turísticos sexuales con menores
de edad.
Dar información a los turistas
directamente o por intermedio de un
tercero, acerca de lugares desde donde
se coordinen o donde se presten
servicios sexuales con menores de edad.
Conducir a los turistas a establecimientos
o lugares donde se practique la
explotación sexual de menores de edad.
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Conducir a los menores de edad,
directamente o por intermedio de otro, a
los sitios donde se encuentran hospedados
los turistas con fines de explotación sexual.
Arrendar o utilizar vehículos en rutas
turísticas con fines de explotación sexual
con menores de edad.
Permitir el ingreso de menores a los centros
vacacionales con fines de explotación
sexual.
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Prácticas laborales *
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Compensar promueve prácticas
laborales justas que beneficien
al colaborador, empresa y/o
prestador del bien o servicio,
velando por el cumplimiento en
normativa de seguridad y salud
en el trabajo de acuerdo a la lo
establecido en la ley.
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Salarios que les permitan a los empleados satisfacer como mínimo las necesidades básicas ,
remuneraciones establecidas por ley y oportunidades de mejora en sus habilidades y
capacidades.
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Celebración de contratos
con prestaciones de ley
establecidas.
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Compensar es una entidad comprometida con la seguridad, salud en el trabajo y
ambiente, razón por la cual sus actividades están basadas en lineamientos y estándares
nacionales e internacionales que buscan que todos sus proveedores y contratistas
cumplan con la legislación vigente en esta materia, con el objetivo de mitigar los riesgos
e impactos que se puedan generar en la ejecución del contrato.
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Por tal motivo los proveedores y
contratistas deberán contar con
lineamientos documentados e
implementados en seguridad, salud
en el trabajo y ambiente; que
garanticen un entorno de trabajo
seguro y sano para sus empleados.
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Gestión Ambiental *
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Compensar dentro de su Compromiso en Gestión
Ambiental busca la protección ambiental con el
aprovechamiento de los recursos, a través del uso de
tecnologías limpias, compras verdes y políticas sobre
el manejo de desechos y residuos.
Los proveedores deben desarrollar actividades de
manera que se minimicen los impactos ambientales
negativos, conforme a la legislación vigente. Y
deberán contar con lineamientos documentados e
implementados que garanticen el cumplimiento de la
normatividad vigente, para la ejecución de sus
contratos.
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Prácticas Justas de operación *
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Compensar está en contra de toda práctica corrupta
y soborno por lo cual adoptará, entre otras, las
siguientes medidas para impedir, prevenir y
combatir estos fenómenos:
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• Dará publicidad a la promulgación de normas éticas
y advertirá sobre la determinación inquebrantable
de cumplirlos en el giro ordinario de sus
actividades.
• Promoverá la suscripción de pactos de integridad y
de transparencia al interior de la Organización y con
otras entidades.
• Velara para que todos los procedimientos sean
claros, equitativos, viables y transparentes.
• Denunciará las conductas irregulares.
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Las promociones o descuentos
ofrecidos por los diferentes
proveedores con los que
Compensar contrata para la
realización de sus servicios, deben
ser otorgados a Compensar como
institución.
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Competencia Justa
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Los proveedores deben abstenerse de
sugerir, ofrecer o imponer condiciones a
los colaboradores y quienes se
relacionen con la Organización,
contrarias a la Ley y a los preceptos del
presente Código.
De igual manera, deberán articular sus
servicios según la plataforma
estratégica de Compensar, a partir del
reconocimiento de los principios y
valores institucionales.
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Calidad de productos *
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Garantizar que las materias
primas, insumos y servicios
que se adquieren por
Compensar, cumplen con las
normas y especificaciones
establecidas por la
legislación colombiana para
contribuir a la obtención de
productos seguros y acordes
a las necesidades y
expectativas de los clientes.
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Seguridad de la información *
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La información de propiedad de Compensar es confidencial. Tal confidencialidad
cubre información relacionada con procesos, procedimientos, investigaciones de
mercados, diseño y planes sobre nuevos servicios, objetivos estratégicos,
cualquier información financiera o de política de tarifas aún no reveladas, listas
de colaboradores, salarios y beneficios, listas de empresas aportantes,
proveedores, profesionales inscritos o entidades con las cuales se suscriben
convenios para la prestación de servicios.
Así como la información referente a los datos y requerimientos del cliente,
afiliado o usuario, preferencias y hábitos de consumo, software y claves para
acceso al sistema.
La información de Compensar debe mantenerse como un secreto comercial,
debe ser reservada y no puede divulgarse públicamente.
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Gracias