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Competência Transversal II Marta Castilho Gomes
Comunicação Comunicação oral e escritaoral e escrita
Marta C. GomesMarta C. GomesProf. Auxiliar Prof. Auxiliar
SUTVSSUTVS
16 Março 2010
Competência Transversal II Marta Castilho Gomes
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Motivação
Nova etapa da vida�Maior autonomia�Mais tempo em actividades de comunicação formal�Escrita (relatórios, cartas, e-mails,…)
�Oral (apresentações, reuniões)
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Motivação
Nova etapa da vida�Maior autonomia�Mais tempo em actividades de comunicação formal
�É importante ser proficiente
BOA IMAGEM
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“A comunicação é uma condição indispensável da vida social e também
da vida das organizações. Sem comunicação não pode haver organização, gestão, cooperação,
motivação, vendas, oferta ou procura, marketing ou processos de trabalho
coordenados”.
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“Uma organização humana é simplesmente uma rede
comunicacional: se a comunicação falha, uma parte da estrutura organizacional também falha.”.
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“A comunicação representa uma espécie de “aparelho circulatório”da vida organizacional, e constitui a chave para a resolução de muitos
problemas e o aproveitamento de muitas
oportunidades”.
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Apresentações orais
“Porque se fazem apresentações orais? Uma das razões é o seu poderoso impacto emocional. Podem fomentar a confiança das pessoas e motivá-las para agir, estimulando a inteligência organizacional e a mudança”.
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Estruturar uma apresentação oral
4 regras de ouro4 regras de ouro
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Estruturar uma apresentação oral
1. Ter em atenção a audiência�Em que contexto se vai falar?�Conhecer a audiência: formação académica, cultural, idade, distribuição por sexos,...
�Procurar informar-se!�Adaptar a mensagem à audiência�Vai-se falar para aquela audiência
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Estruturar uma apresentação oral
1. Ter em atenção a audiência�Adaptar a forma como a mensagem é transmitida:�Comunicação num seminário/conferência científica
�Divulgação científica/técnica�Apresentação numa reunião de empresa�Reunião com um cliente�Convenção anual da empresa�Coordenação de uma equipa de trabalho
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Estruturar uma apresentação oral
2. Estabelecer os objectivos�O que é uma apresentação em público?
�Transmissão de um conjunto de ideias encadeadas à audiência
�Que mensagem (conjunto de ideias fundamentais) quero passar?�OBJECTIVOS
�A seguir: trabalhar para atingir os objectivos�Organizar as ideias�Leva tempo!
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Como elaborar documentos escritos
Estrutura�O documento deve estar bem estruturado�Ideias claras (estrutura clara)
�Organizar ideias�Leva tempo!
�FIO CONDUTOR (“storyline”) do princípio ao fim�Textos longos (relatórios, teses)
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Como elaborar documentos escritos
Estrutura�Introdução�Desenvolvimento�Conclusão
�Documentos longos�Documentos curtos�Cartas formais�E-mails formais
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Estruturar uma apresentação oral
3. Construir o discurso�Introdução�Desenvolvimento�Conclusão
�Facilmente perceptíveis, também numa apresentação oral
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Estruturar uma apresentação oral
3. Construir o discurso�Introdução�Desenvolvimento�Conclusão�Ideias claras (estrutura clara): FIO CONDUTOR (“storyline”) do princípio ao fim�Mostram o cuidado posto na preparação da apresentação - BOA IMAGEM
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Estruturar uma apresentação oral
4. Adaptação ao tempo disponível�Muitas vezes: 15-20 minutos�Com apoio audiovisual: 1 slide por minuto�Podem ser muito menos slides
�Depende do teor da apresentação
�Ter em atenção se há oradores antes e depois, quantos, quem são�Como vai estar a audiência quando eu começar?
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Estruturar uma apresentação oral
4. Adaptação ao tempo disponível�É fundamental TREINAR:
�Para controlar o tempo�Reajustar o conteúdo
�Treino privado e/ou público�Não ultrapassar (abusar) do tempo disponível: educação - BOA IMAGEM
�CUIDADO: Versões longa e curta da apresentação (podemos ter menos tempo)
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Estruturar uma apresentação oral
4. Adaptação ao tempo disponível
�É fundamental TREINAR
�Em frente a um espelho??!!
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“Dicas” para uma boa apresentação
Sucesso garantido!Sucesso garantido!
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“Dicas” p/uma boa apresentação
1. Tensão nervosa�Falar em público é difícil? SIM!�Porquê?
�“Ficar sozinho perante um grupo de pessoas é, em termos antropológicos, pouco “sensato”. O orador fica indefeso, tendo a parede como único apoio de rectaguarda”.
�DESCONFORTO�O nosso sistema de ensino�A cultura da comunicação em público (EUA)
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“Dicas” p/uma boa apresentação
1. Tensão nervosa�Haverá sempre ansiedade, “medo” nos momentos iniciais�“Há vários relatos de pessoas que se sentiram sob o efeito de “psicoses” momentâneas quando se lhes deparou a necessidade de falarem em público;
�pessoas que ficam bloqueadas para exprimir uma opinião numa reunião;
�pessoas que recusam convites para falar em público mesmo sabendo que isso é importante para a sua carreira”.
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“Dicas” p/uma boa apresentação
1. Tensão nervosa�Haverá sempre ansiedade, “medo” nos momentos iniciais
�É um medo “irracional”�Normalmente a tensão diminui muito após os momentos iniciais
�Como na prática de desportos de competição
�Depende do grau de timidez da pessoa
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“Dicas” p/uma boa apresentação
1. Técnicas p/combater o nervosismo�Preparar a apresentação - SEGURANÇA�Descansar bem de noite�Não usar estimulantes ou tranquilizantes
• Tranquilizantes: podem tornar-nos apáticos• Adrenalina: estimulante natural
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“Dicas” p/uma boa apresentação
1. Técnicas p/combater o nervosismo�Exercícios de relaxamento
�Muscular• Corpo• Face (ioga facial)
�Respiratório
�É importante um bom arranque, firme, para adquirir confiança logo de início�Decorar a(s) primeira(s) frase(s)
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“Dicas” p/uma boa apresentação
1. Técnicas p/combater o nervosismo�O que a audiência “não perdoa”:
�1 - Má preparação e/ou conteúdo fraco�2 - Ser tratada de forma inadequada�E não a inexperiência do orador!
�Centrar-se na mensagem e não em si próprio�Adquirir EXPERIÊNCIA
�Maior controlo… sobre tudo!�Por exemplo: eliminar “muletas” verbais
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
2. Dicção�Parece difícil...�Mas não há nada mais simples!�O SEGREDO que faz milagres:
�Pronunciar claramente todas as sílabas�Com fluência�Desacelera o discurso�Necessário falar alto?
�Colocar a voz: o que é?
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
3. Linguagem não-verbal�Mehrabian (1977):
�7% de uma mensagem oral é comunicada pelas palavras
�38% é transmitida pela voz (tom, expressão rítmica, inflexões, projecção)
�55% pela linguagem corporal não-verbal
�Outras pesquisas: 7% 40%
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
3. Linguagem não-verbal�Podemos dizer “desaparece da minha vida” de uma forma muito carinhosa e também podemos dizer “prazer em vê-lo” de uma forma que revela a nossa indiferença (António Damásio, 2000)
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
3. Linguagem não-verbal�Postura corporal transmite mensagens
�É importante ir adquirindo CONTROLO
�Rigidez versus flexibilidade: cuidado com movimentos excessivos ou distractores�Como um elástico pode ser fatal!
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
4. Respeitar a audiência�Preparar cuidadosamente a apresentação (QUALIDADE do conteúdo)
�Boa apresentação pessoal (mas cuidado!)�Ser pontual�Não menosprezar ou mostrar-se superior à audiência�Rejeição, hostilidade por parte da audiência
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
4. Respeitar a audiência�O valor da humildade
�Raiz da palavra: húmus (matéria vegetal que fornece a nutrição às plantas)
�A mesma raiz que humanidade, humano, ...
�Não é modéstia, submissão, inferioridade, mediocridade
�A pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
4. Respeitar a audiência�A pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade�Consciente do seu valor mas também dos seus limites
�Não se preocupa excessivamente com a própria imagem, sabe rir-se de si própria
�Centra-se no conteúdo da mensagem e na audiência
�Atitude de dar e receber: aprende com a troca de ideias com a audiência
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
4. Respeitar a audiência�O valor da humildade�Mas cuidado com a “humildade excessiva” (= coitadinho)
�Nunca pedir desculpa ao início!
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
5. É bom decorar?�Desaconselhável (excepção: primeiras palavras)
�Auxiliares: acetatos, slides PowerPoint, tópicos em papel ou cartões (+ pequenos)
�Falar naturalmente a partir destes�Não se perde “o fio à meada”, não há hipótese de “brancas”
�Decorar… só ao fazer TEATRO!
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
6. Trabalhar a autoconfiança�Acreditar que o que se vai dizer interessa à audiência
�Preparar-se de forma cuidada e rigorosa�Apresentar o tema de forma apelativa, mostrando entusiasmo e ritmo
�Sucessos: aumentam-na�Insucessos: aprender com os erros -aumentam-na também!
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
7. Dificuldades ao falar noutra língua�Admiti-las perante a audiência (sinceridade)�Reacção favorável da audiência
�Cuidado redobrado�Preparação da apresentação�Treino
�Pedir para repetir as perguntas, mais devagar
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
8. Uso de meios audiovisuais�PERIGO: serem uma “muleta” e não um auxiliar da apresentação
�FIO CONDUTOR ligando os slides�Não subestimar o poder da palavra e das ideias (qualidade do conteúdo)�Comemoração dos 250 anos do terramoto de Lisboa (seminário no DECivil em Novembro 2005)
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
9. Uso de figuras, gráficos, esquemas�A memória retém melhor os estímulos visuais
�Muito úteis para explicar conceitos�Excesso de figuras (divertidas): pode retirar credibilidade
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
10. “Estudar” o local�Se for possível (chegar mais cedo)�Que movimentação permite?�Quais os meios à disposição? (Computador, retroprojector, quadro)
�Pode-se passar os slides à distância?�Dá maior CONTROLO (efeito psicológico)�Ter tudo a postos à hora
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
11. É preciso “tocar” a audiência!�O toque mais importante: VISUAL
�Olhar as pessoas nos olhos�Falar para elas, não para o fundo da sala ou para o écran
�Maior impacto; perceber reacção (“feed-back”)
�Aproximar-se da audiência (uso do espaço)�Dialogar com as pessoas (quando apropriado)
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
12. Usar o silêncio�Não temer o silêncio�Vantagens de fazer uma pausa
�Orador�Audiência
�Gerir o silêncio de forma estratégica�Criar suspense
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
13. Sorrir�Vínculo emocional com a audiência�Expressão certa (sorriso natural)
�Cuidado com sorriso artificial: pode ser interpretado como troça, sobranceria, ...
�Senão… preferível não sorrir!
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
14. Usar o humor�Torna mais viva a apresentação�Cuidado (pode não resultar…)�Certo tipo de piadas pode ferir susceptibilidades�Humor elegante
�Se não se está à vontade: preferível não usar!
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
15. Contar histórias�Dão vida à apresentação�Necessárias em apresentações longas
�Quebram a “densidade” (pausa)�Ilustração
�Resultam melhor se forem histórias pessoais�Facilitam a introdução do humor�Podem não se adequar (apresentaçõestécnicas)
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“Dicas” p/ uma boa apresentação
16. Ser filmado�E visionar depois (autoscopia)
�Muito usado em cursos de formação de formadores, de apresentações em público
�Não há nada melhor!�Pelo menos numa fase inicial da aprendizagem
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Aprofundamento de competências
1. 1. A. Rego, M.P. Cunha, Comunicar - Aprenda as regras de ouro das apresentações em público, Dom Quixote, 2005.
2. 2. D. Carnegie, Como falar facilmente, Livraria Civilização Editora, 1993 (ed. original: 1962).
3. 3. E.J. Esperança, A Comunicação não-verbal, Instituto do Emprego e Formação Profissional, 1993.
4.4. Cursos de formação (apresentações em público)
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Prova de Mestrado
� As provas públicas não podem em caso algum exceder a duração de 90 minutos
� Recomendados: 60 minutos� Primeiros 20 minutos: apresentação de síntese do trabalho pelo candidato, a qual, sem prejuízo de rigor científico/técnico, deve ser também dirigida a um público-alvoconstituído por não especialistas
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Exemplos
� Vimos algumas fotografias tiradas numaconferência nacional realizada recentemente
� Análise da postura dos oradores face à audiência (boas e más práticas)
� Um ponto fraco: algumas apresentações semslides de conclusões
� Outro ponto fraco: mau controlo do tempo (culpa dos oradores e dos moderadores)
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Conclusão
Dar atenção!Dar atenção!(Deve ser um ponto (Deve ser um ponto
forte da apresentação)forte da apresentação)
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Conclusão
� As competências de expressão oral e escrita são muito importantes para a progressão na carreira
� A comunicação tem um papel fundamental� Área técnica Área de gestão
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Conclusão
� Falar em público (apresentações formais, ocasiões sociais) é uma ARTE que se pode aprender e desenvolver
� Benefícios para a vida pessoal, profissional, social
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Conclusão
� Ser proficiente na expressão oral e escritaé uma vantagem competitiva na vida profissional
� É importante melhorar as competências�Adquirir FORMAÇÃO�Adquirir EXPERIÊNCIA (aproveitar as oportunidades)
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Mais 2 aulas de comunicação
� Tal como é necessário entrar na água para aprender a nadar…
� Para aprender a comunicar eficazmente é necessário praticar… em público!