comunicación en la gestión de proyectos
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SSK011Habilidades Blandas para la
Gestión de Proyectos
Sesión 1
Comunicación en la Gestión de Proyectos
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1. Comunicación Interpersonal
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“La comunicación es un esfuerzo bidireccional, involucra la
transmisión de información y el entendimiento de una persona o grupo de personas hacia otras, a
través del uso de símbolos comunes”.
Definiendo la Comunicación
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Importancia de la Comunicación Interpersonal
Sirve para entender los significados e intenciones de las
personas.
Sirve para ser entendido por otros.
Sirve para ganar aceptación para usted y para sus ideas.
Sirve para producir acciones o cambios.
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¿Cómo trabaja la comunicación interpersonal?
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Idea Codificación
Significado Decodificación
MensajeIniciado
MensajeFeedback IdeaCodificación
Decodificación Significado
Distracción/Diferencia perceptual
Distracción/Diferencia perceptual
Proceso de comunicación
Experiencia compartida
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¿Cuáles son los métodos de la
comunicación?
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“La comunicación verbal es usada para
transmitir información, dar explicaciones e
instrucciones sobre una noticia corta o en situaciones donde se
da una gran interacción”.
Comunicación Verbal
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“Se refiere a una codificación sin usar palabras,
incluye: gestos, tonos de voz,
expresiones del rostro y lenguaje
corporal” .
Comunicación No Verbal
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“En el contexto del proyecto la
comunicación escrita incluye: reportes, planes, ofertas,
políticas, procedimientos,
cartas, memorándums”.
Comunicación Escrita
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¿Cuáles son las barreras para una
adecuada comunicación?
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MACRO-BARRERASExceso de
información irrelevante
Diferencias culturales
Inadecuado clima
organizacional
Exceso de enlaces para
transmitir información
Falta de conocimiento
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MICRO-BARRERASDiferencias en la percepción del
mensaje
Competencia entre el mensaje del emisor y del
receptor
La terminología del proyecto no es entendible
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2. Comunicación en el Ambiente del Proyecto
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¿Cuáles son los tipos de comunicación
dentro del proyecto?
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"Incluye escuchar, presentar, solucionar
problemas, tomar decisiones, negociar y gestionar
conflictos”.
Comunicación Interpersonal
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“ Incluye todos los esfuerzos en relacionarse con el público con el
fin de involucrarlos en
el proyecto”.
Comunicación al Público y a la Comunidad
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“Es desarrollada a través de los
canales tradicionales de comunicación descritos en el organigrama”.
Comunicación Formal
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“Esta comunicación es
desarrollada a través de grupos informales en los
cuales las relaciones
dependen de lazos comunes”.
Comunicación Informal
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3. Comunicación para lograr un Alto Rendimiento
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AMBIENTE DECOMUNICACION
CERRADA
AMBIENTE DECOMUNICACION
ABIERTA
BAJO RENDIMIENTO
ALTO RENDIMIENTO
Comunicación y Rendimiento
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¿Cómo es un ambiente de
comunicación cerrada?
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En una ambiente de comunicación cerrada, los involucrados:
• Presionan para no mostrar los avances reales o la información importante.
• Ventilan frustraciones y no problemas.
• Sabotean el proyecto, al líder del proyecto, y al equipo de proyecto.
• No terminan sus tareas y no contribuyen a los resultados del equipo.
• Influencian negativamente a otros miembros del equipo.
Comunicación Cerrada
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¿Cómo generar un ambiente de
comunicación abierta?
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Apertura en lasTareas
Apertura en las Relaciones
Cómo generar un ambiente de Comunicación Abierta
AMBIENTE DECOMUNICACIÓN
ABIERTA
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¿Cómo promover una buena
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• Mantenga abiertos los canales de comunicación en todas las direcciones (ascendente, descendente, y lateral).
• Evite las discusiones con los stakeholders del proyecto.
• Si se equivoca, reconózcalo y pida disculpas.
• Sea objetivo y enfóquese en el problema y no en las personas o en las personalidades .
¿Cómo promover una buena comunicación?
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4. Escucha Efectiva
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¿Cuál es la importancia de
escuchar adecuadamente?
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Importancia de escuchar adecuadamente
“El escuchar no sólo mejora la comunicación sino también desarrolla
compenetración, confianza, y respeto entre los participantes del proyecto. La escucha
efectiva es una de las más importantes habilidades que el gestor de proyecto debe
adquirir y practicar” .
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¿Cuáles son los comportamientos
verbales y no verbales de la
escucha efectiva?
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Comportamientos verbales • Hacer preguntas para
clarificar y ganar más información.
• Parafrasear lo que el emisor ha dicho para clarificar algunos términos.
• Solicitar al emisor algunos ejemplos de lo que comunica.
• Resumir lo que dijo el emisor.
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Comportamiento no verbales • Hacer contacto visual con el
emisor del mensaje.• Ser expresivo, una expresión
interesada motiva al emisor.• No estar muy lejos del que
comunica algo, la cercanía establece más confianza en la comunicación.
• Escuchar las intenciones del que comunica. Muchas veces el mensaje real no es lo que textualmente se dice.