1INDICE

I.- ADMINISTRACIN1.- ORGANIZACIN

1 EL CONCEPTO ORGANIZACIN2.- HISTORIA Y EVOLUCIN ORGANIZACION

3.- TIPOS DE ORGANIZACIN3.1 OTROS TIPOS DE ORGANIZACIN2 ELEMENTOS IDENTIFICATORIOS DE LA ORGANIZACIN

4.- ORGANIZACIN MODERNA4.1PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

4.2 CONCEPTO DE RACIONALIDAD

4.3CARACTERSTICAS DE LA EMPRESA MODERNA

5.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL5.1 CONCEPTO DE ESTRUCTURA5.2 TIPOS DE ESTRUCTURAS5.3 NIVELES JERRQUICOS.5.4 TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

5.4.1 ESTRUCTURA LINEAL5.4.2 ESTRUCTURA FUNCIONAL5.4.3 ESTRUCTURA LNEA-STAFF

5.5 DEPARTAMENTALIZACIN5.6 ORGANIGRAMA

5.6.1 CONCEPTO5.6.2 TIPOS DE ORGANIGRAMAS

6.- FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIONALES1 PLANEACIN: QU VOY A HACER?

6.1.1.. ETAPAS DE LA PLANEACIN2 ORGANIZACIN: CMO SE VA HACER?

6.2.1. ETAPAS DE LA ORGANIZACIN3 INTEGRACIN: CON QUIN? Y CON QU?

6.3.1 ETAPAS DE LA INTEGRACIN4 DIRECCIN: VIGILAR QUE SE HAGA

6.4.1. ETAPAS DE LA DIRECCIN6.4.2. .PERFIL DEL EJECUTIVO DEL SIGLO XXI.

5 CONTROL: EVALUACIN Y VERIFICACIN6.5.1. ETAPAS DEL CONTROL

7.- RELACIONES HUMANAS7.1 PERFECCIONAR LAS RELACIONES HUMANAS: POR QU? Y PARA QU?.7.2 UN EJEMPLO PARA REFLEXIONAR.7.3 ASERTIVIDAD Y EMPATA7.4 TRABAJO EN EQUIPO

7.4.1 PERO, QU ES EN DEFINITIVA EL TRABAJO EN EQUIPO?7.4.2 COMPONENTES DEL TRABAJO EN EQUIPO

2II.- PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIN

1.- QU ES INFORMACIN?2.- TRATAMIENTO DE INFORMACIN

2.1 RECOGIDA DE INFORMACIN2.2 REGISTRO DE INFORMACIN2.3 ELABORACIN DE LA INFORMACIN2.4 COMUNICACIN DE LA INFORMACIN2.5 ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIN

3.- BSQUEDA Y SELECCIN DE FUENTES DE INFORMACIN3.1. FUENTES DE INFORMACIN MS USUALES:

4.- SELECCION, SEALIZACIN Y RESUMEN:5.- INDICES Y MTODOS

6.- LIBROS BSICOS DE CONSULTA

7.- PUBLICACIONES Y FUENTES DE INFORMACIN OFICIALES.

8.-BIBLIOTECA9.- INTERNET10.- ELABORACIN Y PRESENTACIN DE INFORMACIN

A) MEMORNDUMB) CONSTANCIA: C) CIRCULAR:

11.- OTRAS FORMAS DE PRESENTAR INFORMACIN

11.1 PRESENTACIN VISUAL:

a) GRFICOS

III.- LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA O COMUNICACIN ORGANIZACIONAL.

1.- LOS CONCEPTOS DE LA PALABRA COMUNICACIN.

QU ES COMUNICACIN? TIPOS DE COMUNICACIN

1.2.1 COMUNICACIN ORAL1.2.2 COMUNICACIN ESCRITA1.2.3 COMUNICACIN VISUAL.

2.- COMUNICACIN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO1 COMUNICACIN INTERNA2 COMUNICACIN EXTERNA3 COMUNICACIN CORPORATIVA Y ORGANIZACIONAL

3.- PROPSITO DE LA COMUNICACIN4.-ETAPAS DEL PROCESO DE LA COMUNICACIN

4.1 PROCESO DE LA COMUNICACIN5.- BARRERAS DE LA COMUNICACIN6.- REDES DE COMUNICACIN, CANALES Y MEDIOS.

6.1. INSTRUCCIONES Y RDENES6.2. EMISIN DE RDENES6.3. CANALES Y MEDIOS6.4 REDES DE COMUNICACIN6.5 TIPOS DE REDES

7.- CONTROL DE LA INFORMACIN7.1 PROCESO DE TRATAMIENTO DE INFORMACIN

37.1.1BSQUEDA DE LA INFORMACIN7.1.2 ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIN

7.1.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN7.1.4 PRESENTACIN DE LA INFORMACIN

8.- CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN

9.- COMUNICACIN ORAL DE INSTRUCCIONES9.1 ASPECTO LINGSTICO

9.1.1 EL USO CORRECTO DEL LENGUAJE9.1.2 LA EXPERIENCIA A LA HORA DE COMUNICAR

9.2 IMAGEN EMITIDA9.2.1 SITIO DE ACOGIDA.9.2.2 ASPECTO PERSONAL.

10.- COMUNICACIN VISUAL Y CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACIN: LA IMAGEN CORPORATIVA

IV.- ELABORACIN DE DOCUMENTOS1.- CONFECCIN DE DIVERSOS DOCUMENTOS COMERCIALES

1 GENERALIDADES1.2 SELECCIN DE TRMINOS ADECUADOS PARA REDACTAR UN DOCUMENTO

1.3 ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES:1.3.1 PLANEAR ANTES DE ESCRIBIR:1.3.2 DESARROLLAR UNA IDEA POR PRRAFO:

1.3.3 ESCRIBIR PRRAFOS PROPORCIONADOS:1.3.4 ENLAZAR SECUENCIALMENTE LOS PRRAFOS:1.3.5 USAR UN TONO ADECUADO:1.3.6 SER AUTOCRTICO

2.- USO DEL CORREO ELECTRNICO: RESPALDO DE DOCUMENTOS E INFORMATIVOS.2.1 INTERNET Y EL CORREO ELECTRNICO

2.1.1 QU ES INTERNET?2.1.2 CORREO ELECTRNICO

A.- CARACTERSTICAS DEL CORREO ELECTRNICOB.- OPCIONES DE USO DEL CORREO ELECTRNICO

3.- ELABORACIN Y MANTENCIN DE SISTEMA DE ARCHIVOS3.1 INTRODUCCIN3.2 VEAMOS A CONTINUACIN LA FINALIDAD E IMPORTANCIA DEL ARCHIVO3.3 FORMAS DE ORGANIZACIN DE UN ARCHIVO3.4 CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS3.5PRSTAMO DE DOCUMENTOS3.6. EL ARCHIVO SEGN LA FRECUENCIA DE SU USO3.7CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE DOCUMENTOS

4Instituto Superior de Comercio - A N T O F A G A S T A

Mdulo de Aprendizaje del rea Comercial de 4 Ao Medio

Asignatura

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Autores:Joanna CrcamoRegina Moreno

Evelyn FloresLorena Fuentes Tuohy

5PRESENTACINLa Asignatura de Comunicacin Organizacional, pretende entregar al alumno y

alumna, las herramientas necesarias para enfrentar su futura vida laboral con xitoen las reas de Administracin, Tratamientos de la Informacin, Comunicaciones yElaboracin de documentos utilizando Correo Electrnico.

Conocer la organizacin de una empresa, segn los principios modernos deadministracin, aplicando tcnicas de socializacin para su comprensin en elquehacer laboral es uno de los objetivos de este material, que hemos preparadoespecialmente para ti.

El Mdulo esta diseado en atencin a cuatro Unidades que son:

I UNIDADADMINISTRACIN

II UNIDADPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN

III UNIDADCOMUNICACIN ORGANIZACIONAL

IV UNIDADELABORACIN DE DOCUMENTOS

6Para que tengas el xito que nosotros esperamos, es conveniente que cumplas con lassiguientes recomendaciones:

1. LEE: Comprensivamente el material, tratando de entenderlo claramente.2. EJECUTA: Ordenadamente todas las actividades de autoaprendizaje que

aparecen en el Mdulo.3. CONFRONTA: Permanentemente las respuestas de los ejercicios de la

informacin que se entrega, para asegurarte que no hascometido errores.

4. CONSULTA: A tu profesor cada vez que lo creas necesario. Nosotrosestamos para despejar tus dudas.

5. RECUERDA: El xito se logra con mucho esfuerzo y dedicacin. No tesaltes las actividades de reforzamiento y trabaja siempreen forma honesta.

Por ultimo, te invitamos a dar los primeros pasos en esta nueva asignatura iniciandola I Unidad, Administracin

Ahora pasaremos a la introduccin de la I Unidad denuestro Mdulo! NIMO

7PROYECTO MONTEGRANDE

I UNIDAD

ADMINISTRACIN

8INTRODUCCINEl rol de un administrador es cada da ms importante dentro de las empresas

y organizaciones modernas, es el que ha experimentado ms cambios en susfunciones y responsabilidades. Basta observar nuestro alrededor para darnos cuentaque antes, un empleado de oficina se desarrollaba en una tarea especifica, hoy encambio, la globalizacin exige que esta persona est enterada de todo lo que aconteceen su empresa y pueda desarrollar tambin otras funciones. Dicho en otras palabras,su cambio de accin es mucho ms amplio y autnomo asociado a la gestin de losgrupos en que participa.

Las organizaciones, por su parte, tambin estn experimentando importantesmodificaciones que influyen en la manera de percibir y hacer las cosas. Ello hace quequienes conforman la organizacin sufran, al interior de sus trabajos, cambiossignificativos a nivel de sus responsabilidades.

El esta perspectiva, consideramos pertinente revisar y analizar el nuevoescenario en que se desenvuelve el trabajo administrativo, tanto en b que se refiere ala organizacin en su conjunto, como en los conceptos esenciales para comprender laempresa y su administracin, utilizando un lenguaje fcil y accesible.

Este mdulo est diseado de una manera sencilla y prctica, para quealumnos y alumnas puedan iniciarse en el estudio de esta rea de conocimientos, tannecesarios e importantes en el crecimiento de su futura profesin.

9Estimado alumno:Para iniciar el estudio de la I Unidad denominada Administracin", teinvitamos a contestar el Pre-test que encontrars a continuacin. No tepreocupes si no conoces todas las respuestas, ya que son parte de loscontenidos que se tratarn durante el ao.

PRE TEST

I.- Responde verdadero o falso segn corresponda

a) .......... Las organizaciones existen desde los tiempos de la prehistoria.b) ........... La revolucin industrial comenz en Estados Unidos.

c) ........... Responsabilidad consiste en dar cuenta del cargo ocupado a cualquier persona.

d) .......... Eficiencia es el uso correcto y adecuado de los recursos.

e) .......... Nosotros vivimos en una sociedad de organizaciones.

f) .......... Las personas nacen, crecen, se educan, trabajan, se alimentan y se divierten en lasorganizaciones.

Te proponemos tres tipos de organizaciones y varios conceptos,clasifcalos segn corresponda.

1. Falta de autoridad2. Reglas y reglamentos3. Falta de libertad4. Exceso de exigencias5. Improvisacin6. Divisin del trabajo7. Apego a la rutina8. Inexistencias de documentos9. Formalizacin de las comunicaciones

10. Sper especializacin.

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Organizacin Desordenada OrganizacinEficiente

OrganizacinRgida

I UNIDADADMINISTRACIN

Objetivo terminal de la unidad.

Al terminar el mdulo, los alumnos y alumnas, estarn en condiciones de conocer laorganizacin de una empresa, segn principios modernos de administracin.Adems, podrn diferenciar entre organizaciones formales e informales y aplicar la lgica de organizar.

OBJETIVOS EN TRNSITOLos alumnos y alumnas podrn llegar a:

1. Aplicar los principios organizacionales.2. Conocer la estructura organizacional.3. Relacionar las diferentes funciones administrativas que permiten alcanzar el xito de

la empresa.4. Manejar conceptos de relaciones humanas y liderazgo.

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1.- ORGANIZACINUn sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacin de cosas o partes

que constituyen una totalidad intrincada o unitaria.Ludwing Von Bertanlanffy

1.1 EL CONCEPTO ORGANIZACINCuando hablamos del concepto de Organizacin, la tenemos que entender

como un sistema o unidad social, y una asociacin humana destinada a alcanzardeterminados objetivos.

En este sentido, una organizacin no solo est compuesta por recursosmateriales y econmicos; sino que preferentemente, por una dotacin humana, valedecir, por personas que se desempean bajo ciertos patrones laborales ycomunicacionales pre establecidos por los altos mandos de la institucin.

Podemos decir que la organizacin es un sistema con vida propia, la cual estdeterminada tanto por la identidad, por la imagen y la personalidad, as comotambin por su cultura; razn por la cual se dice que una organizacin es y proyectasus polticas, sus ideologas, sus productos o servicios, las conductas de sustrabajadores y todos aquellos elementos visuales que la identifican.

Algunos diran que incluye la conducta de todos losparticipantes, otros la equipararan con el sistema total derelaciones sociales y culturales, otros ms se referiran a unaempresa... pero el trmino organizacin implica una estructuraintencional y formalizada de papeles o puestos (Harold Koontz, HeinzWeihrich Administracin, una perspectiva global, Edit. McGraw-Hill, Mxico,1994)

Los especialistas en Planificacin Estratgica, plantean que la organizacindebe responder a tres preguntas bsicas, para guiar de mejor manera su desarrollo yfuncionamiento interno, as como su accionar en el mercado y en la sociedad engeneral. Estos cuestionamientos son:

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1.- Hacia dnde y de dnde viene la organizacin. Esta interrogante serelaciona con los conceptos de identidad y de personalidad organizacional, los cualesse abordarn en detalle ms adelante.

2.- Cmo entiende y asume sus responsabilidades en trminos decalidad, modernidad y honestidad en los procesos de interaccin con suspblicos. Esta inquietud permite unificar las variables de imagen y comunicacincorporativa, situacin que permite describir la perspectiva que se forjan los pblicossobre una organizacin determinada y su forma de acceder a ella.

3.- Cmo define su compromiso e insercin en el tejido social, susobligaciones para con el medio ambiente y con el futuro. Esta pregunta dacuenta de la funcin prosocial que deben cumplir las relaciones pblicas, en sunecesidad de interactuar y hacerse partcipe de los problemas de la comunidad en lacual est inmersa la organizacin, ya que sus polticas de accin afectan a lasociedad, y sta a su vez interviene en su labor cotidiana.

2.- HISTORIA Y EVOLUCINDesde la creacin del mundo y de los seres humanos, diversos procesos

qumicos y moleculares se fueron interrelacionando para dar vida a las diferentesagrupaciones existentes en el planeta.

Asimismo, cuando hablamos de las relaciones humanas, diversos especialistashan concordado que el hombre, desde el principio de su existencia y de manerainnata, posee la capacidad de interrelacionarse con sus pares, creando as unsistema social y organizado de vida, lo que le ha permitido desarrollar complejossistemas y medios comunicacionales, generando a la par una evolucin tecnolgica,cultural y social que se ha dado desde las grandes civilizaciones hasta los cambiosque se han producido en las sociedades postmodernas, del tercer milenio.

Cerremos los ojos, y tratemos de imaginarnos a los primeros hombres, suscavernas, sus armas para enfrentar a los animales, su vestimenta para defendersedel fro. Quiz al comienzo cada uno lo haca aislado, pero poco a poco, fueroncomunicndose, entendindose y organizndose de manera tal que, con el tiempo,cada uno asume un rol en la agrupacin, el mismo que posteriormente con eldesarrollo de las ciencias y la tecnologa, fue complicando ms esta unin depersonas, estableciendo cada vez ms una relacin de rol y estatus.

En el siglo XVIII, aparece el fenmeno de la organizacin moderna, a travs dela Revolucin Industrial, en Inglaterra en el ao 1776, y se extendi a lo largo deEuropa y EE.UU. Esto trajo tres consecuencias:

a.- Crecimiento acelerado y desorganizado.b.- Mayor productividad y eficiencia.c.- Competitividad.

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Lo anterior provoc que las empresas empezaran a necesitar una administracin,para enfrentar la intensa concurrencia y competitividad en el mercado.

Lnea Histrica de la Organizacin TIERRA BIENES

SATISFACER USO DE RECURSOS MANO DE OBRA NECESIDADESNECESIDADES (Factores Productivos) CAPITAL SERVICIOS

3.- TIPOS DE ORGANIZACINDe manera general consideraremos dos tipos de organizacin:

1.- Organizacin Formal: tiene una estructura bien definida que puededescribir sus relaciones de autoridad, subordinacin y responsabilidad, teniendoclaramente especificado cada miembro su puesto. Son durables y estn planeadas.Ejemplo: Servicios Pblicos, colegios, universidades, grandes y medianas empresas,etc.

2.-Organizacin Informal: es dbilmente organizada, mal definida, sonflexibles y espontneas. La calidad de miembro puede ganarse consciente oinconscientemente y suele ser difcil determinar el momento en que se convierte enmiembro de ella o pierde su afiliacin. Las relaciones son ms personales y clidas,ejemplo: Club de canasta, un tour, etc.

3.1 OTROS TIPOS DE ORGANIZACINa) Pblica/Privada/Mixtab) Numrica: se clasifica por el nmero de miembros de la organizacin.c) Por tiempo: trabajo de turnosd) Funcional: funciones (produccin, ventas, administracin, finanzas)e) Regional: gran tamao fsico o geogrfico (sucursales)f) Por productos: productos o lneas de stos =imagen pblica.g) Por clientes (o usuarios): atencin personalizada.h) Por canales de ventas: vas de comercializacin.i) Por procesos: determinado proceso productivo o equipo dado.j) Servicios Especializados: staff o asesora.k) Mixta: combinacin de las anteriores.

3.2.- ELEMENTOS IDENTIFICATORIOS DE LA ORGANIZACIN

Organizacin Comunicacin Cultura ClimaOrganizacional

1.Misin 1.Redes: formales einformales

1. Filosofa 1. Emociones

2. Unidades Estratgicas 2. flujos de Mensajes(propsitos): ascendentes ydescendentes.

2.Valores yatributos

2. Afectividad

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3. EstructuraOrganizacional:departamentalizacin.

3. Canales 3. Creencias 3.-Relaciones deConvivencia.

4. Polticas 4. Medios 4. Hroes 4. Identificacin ( mstica)5. Autoridad 5. Identidad

Corporativa/PersonalidadCorporativa.

5. Mitos y Ritos. 5. Intereses/gustos ypreferencias.

6.Pblicos 6.Imagen Corporativa 6.Smbolos7. Entorno y Competencia. 7. Imagen Institucional. 7.Identificacin

(mstica)8.Polticas 8. Relaciones Internas y

Externas.

NO OLVIDES! Toda organizacin siempre tiene personas. Las personas de la organizacin se relacionan de alguna manera,

interactan (comparten conductas: formas de sentir, pensar y actuar) Existe alguna especie o clase de estructura que ordena las interacciones Las personas de la organizacin buscan satisfacer necesidades,

personales, tratan de alcanzar sus propios objetivos, La interaccin puede ayudar a alcanzar los objetivos mancomunados de

la organizacin.

4.- ORGANIZACIN MODERNA

4.1 Principios Organizacionales Para estructurar una organizacin es necesario manejar sus PrincipiosFundamentales, tambin conocidos como Organizacionales. A continuacin, te losdamos a conocer, para que sepas que una organizacin como sistema, se rige poruna serie de preceptos que debe tomar muy en cuenta y manejarlos a la perfeccin.stos son:

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PRINCIPIO DEESPECIALIZACIN

PRINCIPIO DEDEFINICIN FUNCIONAL

PRINCIPIO DE EQUIVALENCIA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

.

PRINCIPIO DE GRADACIN

PRINCIPIO DE FUNCIONES DE LNEA Y STAFF

4.2 Concepto de RacionalidadIndependientemente del tamao, tipo de actividad o propietario, la

organizaci6n moderna se basa en el concepto de RACIONALIDAD la cual deriva del

A travs de especializacin de las personas, stasocupan un cargo individualizado cumpliendo unaocupacin dentro de la organizacin. Con la divisindel trabajo, se logra incrementar la cantidad y calidaddel mismo.

El trabajo de cada persona y la actividad debedefinirse claramente por escrito, mediante elorganigrama, la descripcin de cargos y el manual dela organizacin

La autoridad y la responsabilidad, deben serequivalentes y correspondientes entre s. Estableceque a cada responsabilidad debe corresponder unaautoridad que permita realizar un trabajodeterminado, y a cada autoridad debe corresponderuna responsabilidad que le d sustento jerrquico.

Cada persona debe saber quines son sussubordinados, sobre cules ejercer autoridad yante quin debe responder. Las relaciones deautoridad entre jefes y subordinados deben estarsiempre fijadas en algn lugar, existiendo unalnea jerrquica bien definida.

Estas funciones deben diferenciarse ydefinirse dentro de la organizacin, paraconocer si tienen relacin directa o indirectacon los objetivos de la empresa o deldepartamento o rea especfica.

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verbo racionalizar que significa Reducir algo a normas racionales, a un ordenracional o tambin Organizar el trabajo de manera que aumente la produccin.

4.3 Caractersticas de la Empresa ModernaLa empresa moderna, aquella que se nutre de la racionalidad, tiene seis

componentes caractersticos, los cuales son:

Cada una de estas caractersticas tiene cualidades especficas que cumplir, deesta forma:

CaractersticaOrganizacional

Cualidad especfica

1.- Divisin del trabajo Es la especificacin de actividades distintas ycomplementarias que deben realizar lostrabajadores, para obtener un producto. Es ladefinicin de los cargos, funciones y tareasque deben desempear dentro de laorganizacin. Ejemplos: Gerente, director,guardia, secretaria, etc.

2.-Jerarqua de Autoridad Son niveles diferentes de autoridad, donde eldirector manda al gerente, el gerente manda aljefe, el jefe manda al supervisor y assucesivamente. Cada nivel de autoridadsimboliza esa autoridad dentro de laorganizacin.

3.-Normas de Conducta Las personas deben aprender y obedecer

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normas en el momento que ingresan a laorganizacin, tanto es as que la primera cosaque aprendemos cuando somos admitidos enuna empresa es su Reglamento Interno.

4.-Formulacin deConducta /Comunicacin

Es la obligacin de comunicarse por escrito yde manera documentada mediante papeles yformularios oficiales.

5.-Seleccin y Promocin A la empresa, ingresan las personas quetienen los conocimientos tcnicos, laexperiencia y la competitividad que interesan ala organizacin, los que son evaluadosmediante test y entrevistas de seleccin oconcursos pblicos. En la organizacin soloascienden las personas que comprueben susmritos profesionales, lo que se verificamediante la evaluacin del desempeo.

6.-ProcedimientosTcnicos

Se establecen las formas en que sernejecutados los trabajos, de acuerdo con losprocedimientos tcnicos que ella consideracorrectos.

A esta altura de lo estudiado, es tiempo de recordar y hacer un alto para realizar unapequea actividad de anlisis. La grfica que vers a continuacin, resume lascaractersticas esenciales de organizaciones con excesiva y escasa burocracia, yempresas eficientes Comntalo en grupo!

Actividad N 1

ENRIQUECE TU VOCABULARIO

Burocracia: Actividad de los funcionarios pblicos y las oficinas. Clase social de los funcionarios pblicos. Influencia excesiva de estos funcionarios en la vida social y poltica de un pas.

Burocrtico: Se dice de lo que est relacionado con la burocracia. Ejemplo: El papeleo

burocrtico desespera muchas veces.

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Para que las organizaciones funcionen adecuadamente es necesario estarorganizadas, esto es estructurarlas para que sean eficientes y eficaces. Analiza estagrfica que te presenta tres tipos de organizaciones: Desordenada, Eficiente y Rgida.

Escasa Excesiva

Burocratizacin Burocratizacin

Falta de Especializacin

Divisin delTrabajo Superespecializacin

Falta de Autoridad Jerarqua AutocraciaExtrema Libertad

Reglas yReglamentos

Falta deLibertad

Inexistencia deDocumentos

Formalizacin deComunicaciones

Exceso dePapeleo

PadrinazgoSeleccin yPromocin

Exceso deExigencia

ImprovisacinProcedimientos

TcnicosApego a laRutina

Segn lo analizado, entrega ejemplos de organizaciones que trabajan en forma:

a.- Desordenada: ______________________________________________________

b.- Eficiente: ______________________________________________________

c.- Rgida: ______________________________________________________

Conviene recordar, que ORGANIZAR es una de las Funciones Administrativas, lascuales veremos en un captulo ms adelante.

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EVALUACIN FORMATIVAA continuacin encontrars una serie de preguntas relacionadas con los

contenidos que hemos estudiado en pginas anteriores. Intenta responderhonestamente, sin consultar las respuestas.

Revisa tu prueba y si no te fue muy bien, no te desanimes, an hay tiempo.Vuelve a repasar los contenidos y repite la prueba.I.- Responde verdadero o falso

1.___ La organizacin formal est expresada en el organigrama de la empresa.2.___La organizacin informal est constituida por organismos.3.___ Las organizaciones existen desde la revolucin industrial.4.___ La organizacin moderna se caracteriza por un conjunto de reglas para

alcanzar los objetivos o resultados.5.___ Corresponde al administrador estructurar los organismos de la empresa.6.___ La eficiencia implica hacer lo que fuere necesario o correcto para alcanzar los

objetivos o resultados.7.___ La organizacin debe basarse en la especializacin de las personas.

ENRIQUECE TU VOCABULARIOF Eficiencia: Est relacionada con los medios, es decir, con los mtodos y maneras de hacer las

cosas, esto implica hacer las cosas de la mejor manera.

Eficacia: Est relacionada con los fines, es decir, con los objetivos propuestos. Implicahacer lo que fuera necesario o correcto para alcanzar los objetivos oresultados.

Autoridad: Significa el poder (dentro de la organizacin) de dar rdenes y exigirobediencia.

Responsabilidad: Es el deber de rendir cuentas por los hechos.

Staff: Es el personal directivo de una empresa o entidad.

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II.- Columnas Pareadas1.- Organizacin formal ___Forma de comunicarse por escrito y de manera

documentada.

2.-Organizacin Informal ___Implica hacer las cosas de la mejor manera.

3.-Eficiencia ___Estructura bien definida, lo que le permite establecer claramente lasrelaciones de autoridad y responsabilidad.

4.-Formulacin de conductas ___Es dbilmente organizada, mal definida, son flexibles yespontneas.

Una vez contestada tu prueba, comprueba tus respuestas con las que indique tuprofesor.

Si todas tus respuestas fueron correctas... FE LICITACIONES!!!

Si te equivocaste en alguna, no te desanimes.Vuelve a repasar los contenidos y repite la evaluacin.

De esa manera estaremos seguros que logrars xito en la asignatura.La prxima vez lo logrars.

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5.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

5.1 CONCEPTO DE ESTRUCTURA Significa la disposicin u orden de las partes que componen un ser vivo, un

edificio, etc. Conjunto de piezas que sostiene y da fuerza a algo. (Diccionario Santillana) Ordenamiento poltico, social, econmico, etc., que tiene un pas. (Diccionario

Santillana)

La estructura depende de tres factores:a) La ESTRATEGIA, que debe ser coherente.b) La TECNOLOGA y los sistemas de produccin.c) El AMBIENTE al cual debe adaptarse la empresa.

5.2 TIPOS DE ESTRUCTURASEsta estructura puede ser vista bajo dos aspectos diferentes:

ESTRUCTURA VERTICAL Estn los diferentes niveles de autoridad o escalonesjerrquicos: en el nivel ms elevado, la direccin,despus la gerencia, la jefatura, los supervisores y losdiversos funcionarios. Va creciendo cuando se vancreando nuevos niveles jerrquicos.

ESTRUCTURA HORIZONTAL Estn las diferentes reas de actividad de la empresa:el rea tcnica (o sea la produccin, que administramateriales), el rea mercadotecnia (es decir, la demarketing, el rea de finanzas (que administra losrecursos financieros), el rea de personal (queadministra los recursos humanos), etc. Estecrecimiento horizontal se da cuando se producen a unmismo nivel de los ya establecidos.

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GRFICA DE NIVELES JERRQUICOS Y LAS REAS DE ACTIVIDAD

reas de actividad

Niveles de Autoridad

PRODUCCIN

FINANZAS VENTAS PERSONAL

DIRECCIN

GERENCIA

JEFATURA

SUPERVISIN

NO OLVIDES!

CLa composicin de los diversos rganos se denomina estructuraorganizacional.

CLa estructura, es el medio a travs del cual los grupos depersonas pueden situarse bajo un directivo.

CSe forman por la agrupacin de personas y recursos.5.3 NIVELES JERRQUICOS.

Toda empresa tiene niveles jerrquicos, desde el presidente hasta el encargado quemanda a los operarios. Cada nivel jerrquico tiene autoridad sobre el nivel inferior ytienen responsabilidades ante el nivel superior, con lo cual se forma una cadena degradacin.

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DIRECTOR

GERENTE GERENTE

JEFE JEFE

SUPERVISOR SUPERVISOR

CADENA DE GRADACIN

5.4 TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Existen tres tipos de estructuras organizacionales:5.4.1 Estructura lineal5.4.2 Estructura funcional

5.4.3 Estructura de lnea staff

5.4.1 Estructura Lineal

Esta estructura se basa exclusivamente en la autoridad lineal y, en la aplicacindel principio de unidad de mando. Establece que cada superior tiene autoridadnica, exclusiva y absoluta sobre sus subordinados; no comparte con nadie. Endefinitiva:

o Cada subordinado tiene solo un jefe.o Entre el superior y el subordinado existe una lnea directa y nica de autoridad y

responsabilidad.o Es exclusiva, total y no compartida.o Los ejecutivos toman las decisiones y los subordinados las ejecutan.

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VENTAJAS

DESVENTAJAS

Caractersticas Estructura LinealAUTORIDAD LINEAL O NICA:Es la aplicacin del Principio de Mando, segn el cual el superior tiene autoridadnica y exclusiva sobre sus subordinados. As la autoridad lineal es una autoridad demando y una jefatura.

REDES FORMALES DE COMUNICACIN:Las nicas lneas de comunicacin entre quienes ocupan cargos son aquellasestablecidas en el organigrama.

CENTRALIZACIN DE LAS DECISIONES:Todas las decisiones son centralizadas en la cpula de la organizacin, es decir, en ladireccin de la empresa.

ASPECTO PIRAMIDAL:La estructura lineal presenta forma de pirmide, a medida que se asciende en laescala jerrquica, disminuye el nmero de personas o de cargos en cada nivel.

5.4.2 Estructura Funcional

Esta estructura se basa en la autoridad especializada, que tiene elconocimiento tcnico, pero no el mando y la decisin.

Las organizaciones con esta estructura nos dan a conocer que:

a. Definicin clara de la autoridad, responsabilidad en cada

posicin.

a. Excesiva centralizacin de las comunicaciones en cada jefe.b. La autoridad basada exclusivamente en el mando puede tomarse como autocrtica, pues refuerza la jefatura y el mando.c. Las comunicaciones se vuelven lentas, sujetas a intermediarios y adistorsiones.

d. Las comunicaciones son estrictamente formales. e. Solo es indicada para empresas pequeas.

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o Cada jefe se dedica a una especialidad.

o Cada persona puede estar subordinada simultneamente a varios jefes, dentrode la especialidad de cada uno.

o Da a un ejecutivo, poder sobre los procesos especficos o materias deactividades realizadas, por el personal de otros departamentos diferentes a losde l.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

CARACTERSTICASAUTORIDAD FUNCIONAL YDIVIDIDA:Cada persona se reporta al mismo tiempo a varios jefes, ya que cada uno de ellostiene una determinada especialidad.

DIRECTOR

JEFEDE MANTENIMIENTO

JEFE DE PERSONALJEFE DE CONTROLDE CALIDAD

JEFE DEPRODUCCIN

JEFE DE COMPRAS YADQUISICIONES

1. Permite que cada jefe trabaje dentro de su especialidad.

2. Comunicaciones directas, rpidas y sin intermediariosentre personas y los especialistas.

3. Descentralizacin de las decisiones, que pasan a serresueltas en el local y en el mismo momento sin demorasde tiempo.

1. Como autoridad es dividida y compartida entre varios jefes, lossubordinados reciben rdenes diferentes y, muchas veces,contradictorias.

2. Cada jefe est centrado en su especialidad, tiende apensar exclusivamente desde su punto de vista, e intentaimponerlo.3. Se pierde la posibilidad de coordinar y dirigir el trabajo.4. Ha quedado restringida a pequeas empresas de tipo familiar.

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LNEAS DIRECTAS DE COMUNICACIN:Cada persona se reporta directamente a cada especialista, sin intermediarios.

DESCENTRALIZACIN DE LAS DECISIONES:Con esto, en vez de que las decisiones sean tomadas solo en la cpula, pasan aresolverse por los diferentes jefes de las especialidades.

5.4.3 Estructura Lnea-Staff

Rene caractersticas de la estructura lineal y la estructura funcional. Por ella:

o Se procura reducir las desventajas de las dos anteriores (lineal y funcional)

o La accin y decisin estn directamente relacionados con los objetivos de laempresa.

o Los rganos de produccin y ventas constituyen los rganos de lnea en la granmayora de las empresas.

Adems del aspecto de relacin (directo o indirecto) con los objetivos principalesde la organizacin, existe dos tipos de autoridad, de acuerdo a esta estructura:

OBJETIVOS DELA EMPRESA

RELACINDIRECTA

RELACIN INDIRECTA

STAFF

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AUTORIDAD DE LNEA

AUTORIDAD DE STAFF

Entonces la estructura lnea - Staff es una combinacin de la estructura lineal con lafuncional y debe considerar:

Lnea Autoridad: Lineal, nica, total, absoluta, decisin, accin.

Staff Autoridad: Funcional, compartida, dividida, relativa, recomendada, asesora.

5.5 DEPARTAMENTALIZACIN

Representa la especializacin de la estructura organizacional desde el punto de vistahorizontal, es decir, se agrupan los rganos o reas en unidades especficas quepueden ser llamadas departamentos (o divisiones, secciones, etc.), existiendo variostipos:

o Por funcioneso Por productoso Por clienteso Por geografaso Por procesoso Por proyecto

1. Es una autoridad jerrquica (basada en la jerarqua de laautoridad), total (autoridad nica y no dividida) y absoluta.2. Es la autoridad de mando, de decisin y de accin.3. Transmite rdenes a los subordinados y espera suobediencia.

1. Es una autoridad especializada (basada en la especialidad y elconocimiento tcnico), parcial (autoridad compartida conespecialistas de otras reas) y relativa.

2. Trasmite consejos, recomendaciones, pareceres tcnicos,consultora y asesoramiento y que no siempre espera serconsultado.

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DEPARTAMENTALIZACINPOR FUNCIONES

SU VENTAJA PRINCIPAL ES QUE AGRUPA A LOS ESPECIALISTAS DE MANERA TAL QUEPUEDAN TRABAJAR EN CONJUNTO, POR LO TANTO, SE LOGRA UNA MAYOREFICIENCIA EN LA UTILIZACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

DEPARTAMENTALIZACINPOR PRODUCTOS

SU VENTAJA PRINCIPAL ES QUE AGRUPA A TODAS LAS PERSONAS QUE TRABAJANEN UN DETERMINADO PRODUCTO O SERVICIO, PARA OBTENER MAYORCOORDINACIN DE LOS DIFERENTES ESFUERZOS.

Generalmente, las funciones ms comunes de la empresason: produccin, finanzas, ventas (o comercializacin oincluso marketing) y personas (o recursos humanos). Esla agrupacin de actividades de acuerdo con las funcionesde la empresa (produccin, comercializacin, finanzas ypersonal). Este tipo de departamentalizacin es la basems utilizada para organizar las actividades de lasempresas y est presente en casi todos los niveles de laestructura organizativa.

Tambin conocido como departamentalizacin deservicio. Su divisin est dada de acuerdo alproducto, lneas de productos o servicios. Facilitala utilizacin del capital especializado y permitemejor coordinacin y utilizacin mxima de lashabilidades personales y del conocimientoespecializado.

DIRECTOR

PRODUCTO D

Televisores

PRODUCTO C

Calculadoras

PRODUCTO B

Radio

PRODUCTO A

Electrodomsticos

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DEPARTAMENTALIZACINPOR CLIENTES

SU VENTAJA PRINCIPAL ES QUE AGRUPA A TODAS LAS PERSONAS U ORGANISMOS ALSERVICIO DE DETERMINADO CLIENTE, PARA OFRECERLE AL MISMO TIEMPO UNCONJUNTO INTEGRADO DE SERVICIO.

DEPARTAMENTALIZACINPOR GEOGRAFA

SU VENTAJA PRINCIPAL ES QUE AGRUPA A TODAS LAS PERSONAS U ORGANISMOSPRXIMOS TERRITORIALMENTE, Y ES MUY UTILIZADA POR EMPRESAS QUE ACTANEN GRANDES REAS TERRITORIALES.

Busca adaptar la empresa a la clientela. Constituye laagrupacin de personas u organismos de acuerdo con eltipo de cliente que se pretende atender.

Llamada tambin departamentalizacin por localidadesgeogrficas o por regiones. Constituye la agrupacin depersonas u organismos de acuerdo con su localizacingeogrfica o con la regin donde estn situados.

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DEPARTAMENTALIZACINPOR PROCESO

SU VENTAJA PRINCIPAL PROPORCIONA UN FLUJO DE TRABAJO LGICO Y RACIONAL,A LA VEZ QUE COLOCA A TODOS LOS RGANOS DIRIGIDOS HACIA SU PARTICIPACINEN LA SECUENCIA DEL PROCESO PRODUCTIVO.

DEPARTAMENTALIZACIN

POR PROYECTO

SU VENTAJA PRINCIPAL RESIDE EN LA COORDINACIN DE ESFUERZOS DIFERENTESQUE CONVENGAN EN UN DETERMINADO PROYECTO, Y EN LA FACILIDAD DE EVALUARLOS COSTOS DE SU PRODUCCIN.

Consiste en el agrupamiento de personas u organismosa lo largo del proceso de produccin o de prestacin deservicios. Es el flujo del proceso de produccin, lodetermina la secuencia del proceso productivo, quiendetermina los organismos que la constituirn.

Consiste en el agrupamiento de personas uorganismos en un proyecto que se requiereelaborar o producir. Esto ocurre cuando elproyecto es muy grande o muy lento como en el casode una construccin de navos, edificios, etc. Demandamucho tiempo, y muchos organismos y personastrabajando en conjunto, ocupados exclusivamente en elproyecto, al trmino del mismo son transferidas paraotro proyecto y as sucesivamente.

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NO OLVIDES!

ELEGIR LA DEPARTAMENTALIZACIN ADECUADA ES LA QUE OFRECERMAYORES VENTAJAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, Y QUE A LAVEZ LE PROPORCIONE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DESEADA.

5.6 ORGANIGRAMA5.6.1 Concepto

Es una representacin grfica de la organizacin de la empresa o de parte deella. Agrupa las actividades de la empresa y los niveles jerrquicos que existen, por lotanto, representa la organizacin formal de la empresa.

Es una grfica estadstica, lo que significa que corresponde a una radiografa dela empresa y muestra su esqueleto y su constitucin interna, pero no muestra sufuncionamiento ni su dinmica.

5.6.2 Tipos de organigramas Existen tres tipos de organigramas organizacionales. Cada uno de ello, esseleccionado e implementado segn el tipo de organizacin:

a) Organigrama Clsico.b) Organigrama Radial.c) Organigrama Circular.

DIRECTOR

PROYECTO C

TERMINALNAVEGANTES

PROYECTO A

HIDROELCTRICAANUNCIACIN

PROYECTO B

EDIFICIOALFA

PROYECTO D

EDIFICIOBETA

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a) ORGANIGRAMA CLSICO

RESPONSABILIDAD

Est bsicamente compuesto por rectngulos, querepresentan los cargos u rganos entre s por lneas,que trazan las relaciones de comunicacin entreellos. Cuando las lneas son horizontales,representan relaciones laterales de comunicacin.Cuando son verticales, representan relaciones deautoridad (del superior sobre el subordinado) orelaciones de responsabilidad (del subordinadohacia el superior).

SUPERIOR

CARGO U RGANO

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AUTORIDAD

NO OLVIDES...

TEN PRESENTE QUE...!Etimolgicamente la palabra ORGANIGRAMA se desglosa as:RGANO = rganos u OrganismosGRAMA = Grfico

b.- ORGANIGRAMA RADIAL

SUPERIOR

Tambin es llamado organigrama sectorial y se elaboramediante crculos concntricos, cada uno de los cualesrepresenta un nivel jerrquico. La autoridad mxima selocaliza en el centro del organigrama, disminuyendo elnivel jerrquico a medida que se aproxima a la periferia,adems permite representar de forma compacta laestructura organizacional, pues no permite larepresentacin de organismos auxiliares muy variados.

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b.- ORGANIGRAMA CIRCULAR

Es elaborado en crculos concntricos querepresentan los diversos niveles jerrquicos trazadosen lneas de puntos o cortadas. Las lneas gruesasrepresentan los canales de comunicacin existentesentre los rganos o cargos. Los rganos serepresentan con rectngulos o crculos. A medidaque se aproximan al centro, los niveles jerrquicosson gradualmente ms elevados. En el centro delorganigrama queda el rgano cpula de la empresa.

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ACTIVIDAD N 2Ya es hora de poner en prctica el concepto de Estructura Organizacional, realizandola siguiente actividad.

Representa grficamente los niveles jerrquicos existentes en el Instituto e identificasi es lineal, funcional o lnea staff.

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EVALUACIN FORMATIVAHemos terminado con el punto 5, Estructura Organizacional. Corresponde que

apliquemos la prueba formativa correspondiente a estos contenidos.

Responde verdadero o falso. Justifica las falsas:

1.____ Estructura es la disposicin u orden de las partes que componen un servivo, un edificio, etc.

2.___ Estructura lineal- Staff slo rene caractersticas de la estructura lineal.

3.___ Autoridad de lnea es una autoridad especializada, parcial y relativa.

4.___ La departamentalizacin no trabaja con grupos o reas de unidades.

5.____ La departamentalizacin por funcin est basado en el producto o en elservicio prestado.

6.____ Es una desventaja dentro de la departamentalizacin de cliente agrupar alas personas para prestar servicio determinado a los clientes.

7.____ El organigrama es una grfica estadstica, es decir el esqueleto de la empresa.

8.____ Al organigrama sectorial, tambin se le conoce como organigrama radial.

9.____ En el organigrama circular a medida que se aproxima el centro los nivelesjerrquicos gradualmente van bajando.

10.____ Organigrama = Organismo + gramtico.

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Una vez contestada t prueba,

Comprueba tus respuestascon las que indique tu profesor.

Si todas tus respuestas fueron correctas...... FELICITACIONES!!!!

Si te has equivocado en alguna,no te desanimes, vuelve a repasar

los contenidos y repite la evaluacin.De esa manera estaremos segurosque logrars xito en la asignatura.La prxima vez lo conseguirs.

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6.- FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y ORGANIZACIONALESLas funciones o reas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar dndese aplican los esfuerzos, en qu campos trabajar, adems resuelve el problema decmo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas reas para lograr los objetivospredeterminados. Eso se realiza a travs de las funciones de la administracin oprocesos administrativos, como lo son:

6.1 Planeacin6.2 Organizacin6.3 Direccin6.4 Integracin6.5 Control

Antes de especificar estas cinco funciones, es necesario sealar que existendos fases generales, definitorias y caractersticas en este proceso administrativo

Fase Mecnica: Se refiere a la estructuracin o construccin de la organizacinhasta llegar a integrarla en su plenitud. Funciona sta para el desarrollo.

Fase Dinmica: Es aqulla donde la organizacin, totalmente estructurada,desarrolla de manera eficiente y tica las funciones operaciones en toda su variedadpero con una coordinada complejidad. Esto demuestra que el proceso administrativoes cclico.

A continuacin se detallar el esquema de las funciones de la administracin,considerando que una etapa no espera a la otra y que cada una origina un nuevoproceso circular, ininterrumpido e indivisible, dando inicio de un ciclo y trmino deotro.

PLANEACIN

CONTROL INTEGRACIN ORGANIZACIN EJECUCIN

DIRECCIN

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PROCESO ADMINISTRATIVOESQUEMA

PREGUNTAS FUNCIONES RESULTADOS

Qu hacer?

Cmo hacerlo?

Cundo hacerlo?

Quin debe hacerlo?

Planificacin Objetivos, Polticas estrategias,procedimientos y mtodos.

Cundo hacerlo?

Quin debe hacerlo?

Dnde hacerse?

Quin es responsable?

Organizacin Divisin del trabajo, distribucindel trabajo.Delegacin de Autoridad.

Con quin?

Con qu?

Integracin/Ejecucin

Reclutamiento, Seleccin,contratacin, Induccin,Capacitacin, Desarrollo.

Por qu hacerlo?

Cmo hacerlo?

Direccin Liderazgo, jefatura.Comunicaciones, creatividad.Incentivos, motivaciones.

Estn siendo ejecutadas lastareas de acuerdo a los planes?

Cundo, dnde y cmo?

Control 1.- Por qu se entiende a laAdministracin como un proceso?

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6.1 PLANEACIN QU VOY A HACER?

Constituye la primera funcin de la administracin y consiste en determinarlas metas u objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues ledan un sentido, una direccin una orientacin a los esfuerzos aplicados, estaplaneacin eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimados. Es laetapa bsica de la administracin y es esencial para cumplir las dems etapas delproceso administrativo.

PLANIFICAR ES DECIDIR POR ANTICIPADO.QU HACER? OBJETIVOSCMO HACERLO? MEDIOSCUNDO HACERLO? TIEMPOQUIN DEBE HACERLO? PERSONAL

Especficamente, esta etapa se desarrolla para determinar QU vamos ha hacer antesde realizarlo. Consiste en fijar el curso concreto de accin derivada de una etapaanterior llamada de previsin. Genera pronsticos y determina algo en un tiempodeterminado. Especifica y determina lo que ser cualificable y lo cuantificable.

Adems, en esta etapa estamos obligados a esbozar un programa de secuencias deactividades, establecer fechas, polticas y normas generales a seguir, procedimientosy presupuesto para el programa.

Tipos de planes:

Planes a corto plazo: Un da, una semana, un mes.

Planes a mediano plazo: Pueden ser de dos aos y menores de 5 aos.

Planes a largo plazo: Son mayores a cinco aos.

Planeacin estratgica: Construccin de escenarios en el futuro "es planear desde elfuturo y construir escenarios".6.1.1 ETAPAS DE PLANEACIN

Con relacin al proceso de planeamiento, es posible distinguir:

a) Determinacin de objetivos:

El primer paso lo constituye la fijacin de metas u objetivos que se persiguen.

Supongamos que estamos interesados en estimar los ingresos y egresos monetariosque tendremos en los prximos 12 meses, a objeto de adelantarnos a posibles dficit,

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o disear una poltica de inversiones de eventuales supervits. En consecuencia,estamos abocados a la elaboracin de un plan llamado presupuesto de caja.

b) Recopilacin de antecedentes:

Consiste en reunir los antecedentes y estadsticas necesarias para la formulacin delplan.

Nos interesa recopilar datos de ventas de aos anteriores, cobranzas, gastos dedistintas ndole, etc.; Como tambin otros antecedentes: nuevas leyes y ordenanzastributarias y del trabajo, situaciones y hechos especiales que pudieran serimportantes (estado general de la economa, inflacin, aparicin de nuevoscompetidores, etc.). Es decir, se refiere a todos los datos que da alguna forma puedetener injerencia en el presupuesto de ingresos, en la medida que ellos seanrelevantes.

c) Anlisis y clasificacin de los antecedentes:

Una vez recopilados, los antecedentes se examinan para establecer su veracidad y elgrado en que ellos interesan para el objetivo buscado. Al mismo tiempo, se clasificany ordenan, lo que permite un uso posterior ms eficiente.

Si nuestro producto son muebles para el hogar, probablemente, las condicionesclimticas no tengan mucha importancia: en cambio, si nos dedicamos a fabricarartculos para la nieve, el antecedente anterior adquiere gran valor.

d) Formulacin de supuestos:

En todo plan, en forma consciente o inconsciente, se determina ciertos supuestos.Conviene analizar estos supuestos desde el punto de vista de su concordancia con larealidad, descartando o replanteando aquellos que por diversas razones puedan noser reales y sufrir cambios de importancia.

Podemos suponer que seremos capaces de vender la produccin y recuperar toda laventa en la cobranza y adems disminuir los gastos generales en un 10%. Estosseran supuestos optimistas, que lograrn un buen resultado. Lo importante no eshacer supuestos optimistas, sino supuestos basados en la realidad.

e) Formulacin de planes alternativos:

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Generalmente, existen varias posibilidades o planes alternativos para lograr elobjetivo planteado. Estos distintos planes dependen de los recursos con que cuenta,de las condiciones requeridas para su xito y, en general, de los supuestos en que sebasan las alternativas.Por estas razones y adems por los cambios normales que se producen, es que seadvierte la conveniencia de formular distintos planes que consideran mltiplescambios en las condiciones.

f) Determinacin de plan definitivo:

Aunque es til contar con un buen nmero de alternativas posibles es necesarioevaluar dichas alternativas y definir una de ellas como plan definitivo, sobre la basede la ms probable.

Esto significa descartar las dems alternativas, sino tan solo tener como orientacinfundamental un plan que sea realmente el que dirija la accin.

g) Control de avance del plan:

Es importante destacar que todo plan debe, en lo posible, ser controlado durantesu ejecucin y no solo al trmino del perodo de vigencia, cuando no es posibleadoptar acciones correctivas.

El control consiste en comparar lo programado con lo realizado, determinar lasdiferencias que existen y analizar sus causas, lo que debe efectuarse en uno o variosmomentos de la ejecucin, de modo que cualquier problema en ella se pueda corregircon el debido tiempo y en su oportunidad.

6.2 ORGANIZACIN CMO SE VA HACER?

Una vez definido el qu hacer, se plantea el problema de cmo hacer, quelementos y condiciones son necesarias y cmo se deben combinar entre s estoselementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto depende de losobjetivos que se desee alcanzar en el tiempo as, es preciso introducir cambios en laorganizacin para adaptarla permanentemente a las metas.

La organizacin, se encarga de que su estructura se adecue hacia susobjetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

6.2 .1 ETAPAS DE LA ORGANIZACINPara realizar el proceso organizativo se deben considerar los siguientes pasos:

a) Determinacin del objetivo:

Esta etapa supone el planteamiento como etapa previa y fundamental, antesde organizar debemos saber para qu hacerlo, qu se espera de ella. El plan

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constituye, en consecuencia, un paso previo y necesario al proceso deorganizacin.

b) Divisin del trabajo:El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesariosde realizar para cumplir los objetivos. Y esas actividades deben ser descritascon cierto detalle, desglosndolas en operaciones y tareas concretas.

c) Agrupacin de las operaciones parciales en unidades:

Es la parte del proceso que normalmente se conoce con el nombre dedepartamentalizacin. Una vez definidas las actividades y operaciones queintegrar en unidades de trabajo o centros de operacin segn diversoscriterios que dependen de los objetivos que se hayan fijado.

d) Asignacin de personal:

Los cargos y unidades de trabajo requieren ser dotados de personalespecializado para realizar sus funciones, lo que se consigue mediante elproceso de seleccin de personal, y asignacin de este personal a las distintastareas, segn las especificaciones y requisitos de cargos.

e) Delegacin de autoridad:Al personal seleccionado es preciso entregarle la necesaria autoridad para quepueda desarrollar adecuadamente sus funciones.

6.3 INTEGRACIN/EJECUCIN: CON QUIN? y CON QU?Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que laorganizacin y la planeacin sealan para el adecuado funcionamiento de unorganismo social.

6.3.1 ETAPAS DE LA INTEGRACINa) Reclutamiento

Proceso de identificacin y hacer llegar buenos candidatos a ocupar un puesto dentrode la organizacin.

b) Seleccin

Proceso para elegir dentro de los buenos candidatos al mejor.

c) Contratacin:

Derechos y obligaciones del trabajador y del patrn escrito dentro de undepartamento especfico.

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d) Induccin:

Dar orientacin a la persona contratada a la persona contratada respecto a laorganizacin, su ambiente de trabajo, servicios, permitiendo una rpida adaptacindel trabajador.

e) Capacitacin:

Proceso planeado tendiente a proporcionar y desarrollar las habilidades,conocimientos, actitudes y aptitudes para que el trabajador pueda desempear de lamejor manera posible las actividades que requiere su puesto.

f) Desarrollo:

Actividad que permite elevar el nivel cultural del trabajador, aprovechando almximo sus potencialidades y promoviendo su motivacin permanente.

6.4 DIRECCIN: VIGILAR QUE SE HAGA

Una vez definido el qu hacer y el cmo hacerlo y la funcin de administrar quese preocupa del hacer la llamamos direccin. En la etapa de la administracindestinada a procurar una ejecucin eficiente de los planes de la empresa, medianteuna cooperacin entre subordinados y jefes. La direccin comprende las relacionesde trabajo en todos los niveles de la organizacin; esto es, a un mismo nivel, deniveles superiores a inferiores de la empresa, como de las relaciones de trabajo delas personas fuera de ella. La direccin se preocupa de armonizar lasdisfuncionalidades y por eso es importante la motivacin.

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva detodo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad paratomar de decisiones.

6.4.1 ETAPAS DE LA DIRECCINa) Autoridad.

Capacidad para tomar decisiones, mandar y hacerse obedecer.

b) Motivacin.

Trmino general que se aplica a toda clase de impulsos, deseos, necesidades, anhelosy fuerzas similares.

Importancia de la Motivacin: Significa persuadir o inducir, esto es, convencer a otros que hagan lo que

queremos que hagan. Nada es ms grato que hacer lo que desea y no lo que le piden. Se vincula con el comportamiento de las personas y es un elemento vital de la

administracin.

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En esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo conentusiasmo, porque desea hacerlo.

Depende de factores tales como personalidad, preferencias, deseos,necesidades, y otras variables particulares de los individuos.

c) Comunicacin.

Proceso de transmitir mensajes por medio de documentos escritos y de forma oral.

d) Supervisin.

Vigilar que las actividades que desempean los trabajadores se estn llevando a cabode acuerdo al plan.

6.4.2 PERFIL DEL EJECUTIVO DEL SIGLO XXI. Inteligencia Emocional

Liderazgo.

Visin global.

Dominio de la Tecnologa.

Multibilinge.

Multifuncional.

Trabajar en Equipo.

Asumir retos.

Capacidad de negociacin.

Valores ticos.

Creatividad.

Toma de decisiones.

6.5 CONTROL: EVALUACIN Y VERIFICACINEs la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento de

los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en laexistencia de la planificacin, si no hay plan, no hay nada que controlar. El controles una verificacin de lo realizado y esta verificacin adquiere sentido cuando hayalgo con qu controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por tanto, el controladecuado favorece las buenas relaciones humanas.

Es asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con laposibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir y evaluar.

6.5.1 ETAPAS DE CONTROL

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Sea cual sea el tipo de control que se aplique en un momento dado, es precisoseguir pautas generales:

a) Determinar la base de control

Esta base no es otra cosa que los objetivos propuestos, las metas a alcanzar.Generalmente las metas se definen en unidades cuantificables para que as elcontrol pueda realizarse sobre bases objetivas.

Por ejemplo: el tiempo de duracin de un proceso, la cantidad de productosvendidos, el monto de salarios, etc.

b) Medir y juzgar lo realizado:Como se dijo, para controlar es necesario determinar lo realizado, para asconfrontarlo con lo programado. La determinacin de lo realizado puede sercuantitativa si la meta es cuantitativa y cualitativa si la meta es cualitativa.Por ejemplo: si la meta es vender 100 tenemos que determinar cuanto vendimos paracompararlo luego con la meta. En cambio, si la meta es ganar prestigio, tenemos quejuzgar si lo logramos.

c) Comparar lo realizado con lo programado:La relacin entre las dos etapas anteriores, vale decir, lo programado y lo realizado,constituye el control propiamente tal, que no es otra cosa que una comparacin entreambas. Esta comparacin por lo general, detecta desviaciones o diferencias entre loprogramado y lo realizado, las que pueden ser positivas (si lo realizado supera a loprogramado) o negativa (s lo programado supera lo realizado).

d) Analizar y corregir desviaciones

Es la tarea ms importante del control, ya que aqu se analizan las desviacionesexistentes, lo que posibilita reformular el plan y, en general, adoptar medidascorrectivas para evitar en el futuro que las desviaciones se repitan. Sin esta etapa, elcontrol efectuado carece de utilidad.

CUADRO RESUMEN ETAPAS PROCESO ADMINISTRATIVO

FUNCIN DEFINICIN ACTIVIDADES

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PLANIFICACIN Determinar un curso deaccin.

1. Diagnosticar y pronosticar.

2. Especificar objetivos.

3. Disear y seleccionar.

4. Programar.

5. Presupuestar.

6. Fijar procedimientos.

7. Crear polticas.

ORGANIZACIN

Disponer y relacionar eltrabajo para el logro de losobjetivos.

8. Definir la estructura de la organizacin.

9. Establecer lneas de comunicacin.

10. Describir y evaluar cargos.

11. Establecer lneas de mando.

INTEGRACIN

Obtener y articular loselementos materiales yhumanos que la organizaciny la planeacin sealan parael adecuado funcionamientode un organismo social.

12. Reclutamiento

13. Seleccin del personal y recursos.

14. Contratacin.

15. Induccin y Orientacin delpersonal y recursos.

16. Capacitar al personal.

17. Desarrollar al personal

DIRECCIN

Provocar accin intencionadaorientada a los objetivosdeseados.

18. Delegar y supervisar.

19. Motivar.

20. Coordinar.

21. Dar orientaciones y rdenes.

22. Barajar cambios.

CONTROL

Asegurar el avance hacia losobjetivos conforme al plan.

23. Establecer sistemas de informes derendimiento.

24. Establecer estndares.

25. Realizar controles peridicos yfinales.

26. Adoptar medidas correctivas.

27. Recompensar o reconvenir.

ACTIVIDAD N3

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Ya es hora de trabajar y poner en prctica las funciones de la administracin.Lee atentamente y completa el cuadro inferior.

Una duea de casa se pregunta cada maana que cocinar y de acuerdo a elloque compras realizar. Luego analiza las diferentes alternativas que la puedan llevar acumplir su objetivo: puede salir a comprar temprano o ms tarde, dejar antes hechoel aseo, puede ir a comprar cerca o mas lejos segn un dato que le dieron y que lesignificara tomar antes un microbs, tambin puede ir ella, o si no mandar a laempleada o encargar la compra mnima a una vecina y utilizar al mximo el stock debodega, etc. En otras palabras, la duea de casa plantea alternativas, las evala conmayor o menor grado de conciencia y, al final decide como se las arreglar paracocinar lo que desea comer ese da, sin descuidar las dems tareas del hogar.

Una vez tomada la decisin, acta. Digamos que sale temprano a comprar, pors sola, descartando el dato y acudiendo al local mas cercano para volver a casa msrpidamente, posiblemente terminar con el aseo que dej haciendo a la empleada oen pausa, es decir, una vez decidido cmo hacerlo, tiene precisamente que hacerlo. Alactuar, revisa todo lo que hizo: si la compra fue buena, si no perdi demasiadotiempo, si gast mucho dinero, si el aseo est atrasado por su culpa, etc. Es decir,nuestra duea de casa verifica el grado en que lo hizo y si la condujo al objetivo quese haba fijado.

FUNCIN DEFINICIN ACTIVIDADES

PLANIFICACIN

ORGANIZACIN

INTEGRACIN/

EJECUCIN

DIRECCIN

CONTROL

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EVALUACIN FORMATIVAHemos terminado este captulo y corresponde que desarrolles la siguiente prueba.I Columnas pareadas:1. Planificacin ___Verifica.

___Implica elegir personalcompetente para ocupar un cargo.

2. Organizacin ___ Con quien.

___Es hacerlo o ejecutarlo.3. Direccin

___Determina el curso de accin.___Es el cmo hacerlo.

4. Control___Es la accin orientada a los

objetivos deseados.5.- Integracin ___Es el que hacer.

II Verdadero o Falso

___ La direccin determina las metas y objetivos a cumplir.

___ La recopilacin de antecedentes es necesaria para la formulacin de un plan.

___ La formulacin de planes alternativos es una etapa de la organizacin que se considera dentro delas funciones administrativas.

___ La organizacin es la forma de plantear el problema de cmo hacerlo.

___ La divisin del trabajo, es un conjunto de actividades para cumplir objetivos.

___ Delegar autoridad no siempre es necesario, ya que no permite desarrollar adecuadamente lasfunciones administrativas.

___ La importancia de la motivacin es que se cumplan los trabajos con entusiasmo, o sea porque sequiere hacerlo.

___El control no necesariamente se fundamenta en la planificacin.

7.- RELACIONES HUMANASQU DIVERSA Y DINMICA ES LA VIDA DEL HOMBRE: TODO GIRA EN

TORNO A LA CONVIVENCIA, AL DILOGO Y A LA PARTICIPACIN! Porque el hombrees un ser social, y su sociabilidad lo lleva a formar grupos y a integrarse a los que yaexisten.

Todo ser humano, tiene un sentido innato de afiliacin, que se traduce enconductas de pertenencia activa y participativa. Adems, tiende a identificarse demanera personal y organizacional con uniformes, smbolos y distintivos personales,ya sea religiosos, polticos, empresariales e incluso deportivos.

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Si nos orientamos al rea comercial, sabemos que los buenos administradorestienen, desde luego, puntos de vista muy especiales. Su objetivo principal es lograrque otros desarrollen determinadas labores y, para conseguirlo, deben prepararse ycapacitarse, teniendo presente cualidades pertenecientes a las relaciones humanas:

CUALIDADESDE UN BUENADMINISTRADOR

Ten presente!

7.1 Perfeccionar las Relaciones Humanas: Por qu? y Para qu?La caracterstica fundamental del ser humano es vivir en sociedad y, su requerimiento

fundamental es el de disfrutar de relaciones humanas armnicas. En efecto, todo el mundo sabe muybien de lo satisfactorio y placentero que es el contar con buenas relaciones humanas y de la tragediaque significa el no tenerlas.

El tan inquietante y comentado "stress" (tensin) en los seres humanos es una de las mayores causasde experiencias de relaciones humanas insatisfactorias, poco gratas y que conllevan el riesgo de que laorganizacin entre en una crisis negativa. Esto puede llamarse, relaciones humanas perturbadas,que son aqullas que implican una amenaza claramente comprobada de problemas de salud tanto a lamente como al cuerpo.

Jams dejar que los sentimientos personales influyan en lasdecisiones.

Cuando algo los enoja o los incomoda, no lo manifiesten enun estallido de mal humor.

Si se sienten frustrados no demostrar su resentimiento. Procurar tener una conducta ms democrtica que

dictatorial, es decir fijar metas, asumir responsabilidades ytomar decisiones.

Proponerse siempre metas acordes a la realidad. Deben ser capaces de someterse a la autocrtica y de

reconocer errores y enmendarlos. Tener capacidad para mantener la cohesin y la lealtad de

grupo. No atribuirse jams lo logrado, ya que ese logro fue atravs de esfuerzos de muchos.

Es fcil advertir todas estas cualidades y tratar deque contribuyan a la gente y se sienta estimada yrespetada, sobre todo tener esa capacidad es la esencia delas buenas relaciones humanas en todos los niveles.

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Consecuencias directas de la tensin:

Las llamadas enfermedades psicosomticas (colon irritable, asma, alergias ehipertensin)

Cncer, neurosis y depresin.

Fracaso en los estudios o fracaso escolar (relaciones humanas perturbadasdel estudiante con sus familiares o con sus profesores).

Conflictos conyugales, problemticas familiares (relaciones padres-hijos,relaciones entre hermanos, crisis de adolescencia, etc.)

Relaciones humanas insatisfactorias en el trabajo.

EN RESUMEN...

...no son posibles ni una buena calidad de vida y menos an una vida feliz sino se tiene buenas relaciones humanas.

Si vemos esta realidad en la empresa, diremos que las organizaciones quieren:

Eficiencia Conflictivos

Factor importante NO Ambientes

Productividad Discordantes

SI

Buenas Relaciones Humanas

Esto impulsa cada vez ms a ejecutivos y directivos tanto a aplicarse en supropia capacitacin el tema de las relaciones humanas, como a la puesta en prcticade programas destinados a mejorar el respectivo clima organizacional.7.2 Un ejemplo para reflexionar.Recomendacin principal: lelo con tu profesor.

El smil de la cuenta bancaria.Algunas personas quiz poseen una gran capacidad de relacin en su vida

profesional, y son altamente estimados y respetados en su trabajo, al que dedican todoel tiempo del mundo, dejando poco espacio para su relacin con su mujer o su marido, ocon sus hijos.

En muchas empresas y organizaciones, cuando logramos conocerlas de cerca,

ConstitucinEquipos Trabajo

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advertimos que los problemas ms graves tambin provienen de dificultades de relacinentre sus mximos responsables, o de ellos con el resto de los integrantes de laentidad.

Lo malo es que, tanto en unos casos como en otros, cuando comprueban que se hadeteriorado su relacin con otra u otras personas, muchas veces, en vez de esforzarsepor mejorarla, evitan la necesidad de reconstruirlas. De este modo, los problemasaumentan y son cada vez ms difciles de resolver. Muchos expertos en relacioneshumanas han recurrido, a la hora de abordar estas cuestiones, al smil de la cuentabancaria emocional.

En una cuenta bancaria ingresamos nuestro dinero, y con ello creamos un depsito.Cuando sacamos el dinero de all, o hacemos cualquier pago a travs de esa cuenta,reducimos parte de ese depsito.

Continuando con este smil, todos tenemos abierta una especie de cuenta emocional oafectiva con cada una de las personas que tratamos. En esa cuenta efectuamosingresos mediante la cordialidad, el trato afable, la honestidad, la lealtad, el cario. Amedida que hacemos ingresos en esa cuenta, aquella persona ir acumulando unmayor depsito en relacin a nosotros. Cuando actuamos mal respecto a ella, es como siefecturamos una salida, y el depsito disminuye. Cuando la cuenta de confianza esalta, la comunicacin es buena y la relacin es grata (en esto sucede tambin como conlos bancos).

Pero si adquirimos la mala costumbre de mostrarnos ingratos y desagradables con esapersona, y traicionamos esa confianza, la cuenta ir bajando hasta llegar a un nivelbajo, incluso hasta ponerse en nmeros rojos. Y si estamos continuamente haciendoequilibrios entre los nmeros negros y los rojos, la relacin ser tensa y difcil (aqutambin sucede como con los bancos); y si estamos habitualmente en nmeros rojos, yano ser simplemente difcil, sino muy difcil.

El problema de muchas empresas e instituciones de todo tipo es que sus miembrosfuncionan entre ellos precisamente as, con su cuenta emocional en nmeros rojos, o alborde de estarlo. En lugar de una buena comunicacin, hay como mucho una difcilconvivencia entre estilos diferentes, o una retorcida tolerancia. Y muchas familias,muchos matrimonios, funcionan tambin ordinariamente as. Y entre muchoscompaeros, vecinos o conocidos, hay tambin una relacin de este gnero, fcilmentehostil, defensiva, susceptible.

Las buenas relaciones humanas, y sobre todo las ms prolongadas familia, trabajo,amistad, etc. exigen ingresos continuos en eso que estamos llamando cuentaemocional, porque el desgaste de la vida diaria ya supone siempre un goteo continuo desalidas.

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ACTIVIDADHaz grupos por afinidad y comenta esta pequea historia. Puedes leerla nuevamente.Luego de analizarla, haz una lista de las cosas y caractersticas positivas de tu mejoramigo o amiga y disale una tarjeta donde le expongas estas cualidades y leentregues un mensaje positivo. Intntalo y si tienes la posibilidad, por qu no se laentregas? SUERTE.

Puedes ensayar aqu el texto:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Y aqu, el dibujo:

7 . 3Asertividad

y Empata

Como ya sabes, todos los buenos administradores, deben poseer las cualidadesenunciadas con anterioridad; ellas contribuyen a tener presente que a la gente se lepuede hacer sentir estimada y respetada. Tener esa capacidad, es la esencia de las

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buenas relaciones humanas en todos los niveles, considerando la Asertividad y laEmpata como elemento esenciales dentro de cada organizacin.

La verdadera diferencia entre el xito y fracaso de una empresa depende de unaserie de variables, siendo un factor importante el saber aprovechar las grandesenergas y talentos de sus empleados. Pero, cmo se logra esto? Te lo explicamos acontinuacin.

ASERTIVIDAD

Se define la asertividad como aquella habilidad personal que nos permiteexpresar sentimientos, opiniones y pensamientos, en el momento oportuno, de laforma adecuada y sin negar ni desconsiderar los derechos de los dems. En laprctica, esto supone el desarrollo de la capacidad para:

- Expresar sentimientos y deseos positivos y negativos de una forma eficaz, sinnegar o menospreciar los derechos de los dems y sin crear o sentir vergenza.

- Discriminar entre la afirmacin, la agresin y la pasividad.

- Discriminar las ocasiones en que la expresin personal es importante y adecuada.

- Defenderse, sin agresin o pasividad, frente a la conducta poco cooperadora,apropiada o razonable de los dems.

Ser asertivo proporciona dos importantes beneficios

Incrementa el autorespeto y lasatisfaccin de hacer alguna cosacon la suficiente capacidad paraaumentar la confianza y seguridaden uno mismo.

Mejora la posicin social, laaceptacin y el respeto de los dems,en el sentido de que se hace unreconocimiento de la capacidad deuno mismo de afirmar nuestrosderechos personales.

Si consideramos que cada jefatura es lder de sugente y que aplica en forma acertada valores,mitos, smbolos, motivacin, etc., lograrndeterminar de buena manera los recursoseconmicos, humanos y/o tcnicos.

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EMPATA

Una de las aptitudes ms valoradas en las empresas actuales es laempata, como capacidad de interpretar los sentimientos ajenos.Gracias a esta habilidad emocional se pueden manejar y tratar demodo adecuado las emociones y sentimientos de la gente con la que nosrelacionamos en el mundolaboral.

Esencia de la empata

La compenetracin afectiva e intelectual entre dos o mspersonas se alcanzar evitando el hacer prevalecerderechos, de cualquier ndole.Cuando las personas prevalecen derechos olvidan todassus obligaciones, pues nunca estn de acuerdo connada. Las caractersticas de una persona que no esemptica, son evidentes, siendo las ms frecuentes: El ser personalista. Derrotista Aptico. Reacio al cambio. Sin voluntad de lucha. Escaso grado de compromiso con su empresa. Desarraigado y de presencia desordenada. Renuente a reconocer sus errores. Se queja en forma continua y estar siemprereclamando Desinteresado en proponer o asumir soluciones.

Darse cuenta de lo que sienten los demssin necesidad de que nos lo digan.

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FACILITA

Si la empata es forzada y no surge de forma natural y sincera, termina pordistanciarnos. Las personas con empata que se basan en la confianza en susrelaciones con los dems tienden a estar ms conectadas con sus sentimientos.

La empata debe ser encauzada y distribuida adecuadamente, pues si nosarrastra a identificarnos demasiado con las necesidades de otra persona,podemos estar predispuestos a ayudarle en prejuicio de otros. La falta de empata enlos dirigentes, se intenta suplir mediante la afirmacin de un autoritarismo rgido ydistante.

A continuacin detallaremos tcnicas a considerar para el logro de laboresempresariales considerando que la asertividad y la empata van de la mano: elmotivar, la disposicin, convencer, transparencia y aceptacin cordial del otro.

a.- El motivar:

Una persona profesional siempre realizar su trabajo, independiente de lascircunstancias que le puedan afectar en forma negativa. Si a este profesionalismo leagregamos entusiasmo, reconocimiento y satisfaccin profesional, tendremos a laspersonas altamente motivadas, las cuales por s mismas generarn un auto energaque les har realizar un mejor trabajo.

b.-La disposicin:

Refleja el compromiso del ser humano a las creencias, a su empresa y a sujefatura. Es la voluntad de querer, de pensar en forma positiva, de manera tal detransformar dicha energa en voluntad de poder.

c.- Convencer:

Es decir que los trabajadores internalicen el concepto de calidad y crean fielmenteque es el mejor sistema de desarrollo para l y su empresa.

d.-Transparencia:

Adivinar lasnecesidades de lossubordinados.

Ponernos en el puntode vista de lossubordinados.

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Al haber encontrado las condiciones propicias para expresar con libertad lo quese piensa y siente, tambin es meritorio ir quitando las disonancias (rompimiento dela armona o unanimidad) entre la fachada y el interior; se dispone a dejar lasmscaras y se abre la capa.

e.- Aceptacin cordial del otro:

El consolidar una actitud respetuosa hacia todos sus compaeros, que consistebsicamente en dejarlos ser como son, abandonando todos los prejuicios y lapretensin de hacerlos a la propia imagen y semejanza, lo que implica que en todogrupo existan tensiones y cadenas en el que se discuta, ejemplo: imponerse y ceder,conquistar y renunciar, aferrar y soltar, aceptar y criticar, tomar y dejar.

Para el neurobilogo chileno, creador de la teora de la Autopoiesis, HumbertoMaturana Romesn, los seres humanos debemos aceptar al otro como legtimo otro yentender que nosotros existimos tambin en el flujo de nuestras emociones. Cuandodistinguimos emociones en la vida diaria, distinguimos diferentes tipos de conductasrelacionadas, y al pasar de una emocin a otra, cambiamos de ciertas conductas aotras. Igual que en la vida laboral.

Por ejemplo:

El Amor: El amor es la emocin a travs de la cual el otro aparece como un otrolegtimo coexistiendo con uno.

La Agresin: La agresin es la emocin a travs de la cual el otro es negado directa oindirectamente como un legtimo otro en coexistencia con uno.

La Indiferencia: La indiferencia es la emocin a travs de la cual el otro no es vistocomo otro. En la indiferencia, el otro no tiene presencia, y lo que le sucede a l o ellaest fuera del dominio de nuestras preocupaciones.

7.4 TRABAJO EN EQUIPODebemos pensar que existe un deseo de ser ms de lo que somos, que se forme un impulso poderoso ypermanente que se resista a permanecer en un estado vegetativo. Este deseo nos impulsa a quererhacer mas cosas, aprender mas, expresar mas; es crecer da a da, mejorando lo que hicimos ayer,...es una superacin constante. Para lograr esto, cada administrador debe tener presente lo siguiente:

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El buen administrador DEBE...

...SER ...BRINDAR ...PREOCUPARSE ...ACTUAR

Una personaganadora.

Oportunidades. De aquel que nuncacomete errores.

Recprocamente.

Est altamenteautomotivada y esincreble laextraordinaria energaque se puededesplegar en esteestado, ya que elesfuerzo va muchomas all de b que eldeber exige,trabajando enhorarios fuera de lajornada normal, hastaaltas horas de lanoche, confirmandoas la importancia dedarle un sentidodiferente a la laborrutinaria diaria.

El triunfo de losindividuos es deforma tal de elevarsu moral e instarlosa la superacinpersonal Unganador no es lasuma de xitos, esel equilibrio con elfracaso, ya queprueba muchasveces, intenta lbimposible, y nosiempre o logra.Pero as se vaforjando sucarcter, vaadquiriendoexperiencia ycreciendoprofesionalmente.

Quien jams se equivocaes porque se ajusta a loseguro, y nunca intentaalgo ms, no arriesganada. El equipo ganadorhace que el empleadocomn y corriente y, quedurante mucho tiempoestuvo postergado, tengauna oportunidad demostrar su valor ycualidades.

Ensayar, probar,fallar, intentar,permanecer encontacto, aprender,cambiar de direccin,adaptar, modificar,escuchar y observar,son elementos clavesde los miembros deun equipo triunfador.Est siempre enconstantecompetencia ya quesu superacin debeser permanente, peroms que una rivalidadcon el resto es unalucha consigo mismo.

7.4.1 Pero, qu es en definitiva el trabajo en equipo?El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de maneracoordinada en la ejecucin de un proyecto. Se ver trabajo en equipo cuando sepresentan tres caractersticas distintivas:

N1: El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros deforma independiente.

N2: Cada miembro est especializado en una rea determinada que afecta alproyecto.

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N3: Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y solo si todos elloscumplen su funcin ser posible sacar el proyecto adelante.El trabajo en equipo no es simplemente la suma de aportaciones

individuales.CON TRABAJO EN EQUIPO SIN TRABAJO EN EQUIPO

Un equipo mdico en una sala deoperaciones (cirujano, anestesista,especialista cardiovascular,enfermeras, etc.) s forman unequipo de trabajo. Cada miembro deeste equipo va a realizar uncometido especfico; el de todos elloses fundamental para que laoperacin resulte exitosa y para ellosus actuaciones han de estarcoordinadas.

Un grupo de dependientes de ungran almacn, cada uno responsablede su sector, no forman un equipode trabajo.

El trabajo en equipo se basa en las "5 c":

Complementariedad

Coordinacin

Cada miembro domina una partedeterminada del proyecto. Todos estosconocimientos son necesarios para sacar eltrabajo adelante.

El grupo de profesionales, con un lder a lacabeza, debe actuar de forma organizada convista a sacar el proyecto adelante.

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Comunicacin

Confianza

Compromiso

7.4.2 Componentes del Trabajo en Equipoa.- Esfuerzo positivo:

Debe ser un proceso que impulse a las personas a desarrollar su trabajo conconfianza, estando consciente de que el producto final ser evaluado con una menteabierta, donde la critica es parte del mejoramiento de calidad.

Es decir:

Se deben ofrecer todas las posibilidades de demostrar la excelencia individual.

Realizar critica constructiva, consejo constante, reconocimiento y aplausos porel trabajo bien hecho.

Disposicin de escuchar y predisposicin a la labor en equipo.

Preocupacin de toda ndole, conociendo de esta forma sus problemas yaspiraciones.

Estimulacin constante a la creatividad del ser humano.

El trabajo en equipo exige una comunicacinabierta entre todos sus miembros, esencialpara poder coordinar las distintasactuaciones individuales. El equipo funcionacomo una maquinaria con diversosengranajes; todos deben funcionar a laperfeccin, si uno falla el equipo fracasa.Cada persona confa en el buen hacer delresto de sus compaeros. Esta confianza lelleva a aceptar anteponer el xito del equipoal propio lucimiento personal. Cada miembrotrata de aportar lo mejor de si mismo, nobuscando destacar entre sus compaerossino porque confa en que estos harn lomismo; sabe que ste es el nico modo deque el equipo pueda lograr su objetivo.

Cada miembro se compromete a aportar lomejor de s mismo, a poner todo su empeoen sacar el trabajo adelante.

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Respeto a las personas.

Intensa comunicacin, tanto formal como informal.

Toma su base en todas las personas, de una a otra forma son consecuencias delos estmulos que perciben. Una amonestacin, un reto o un castigo no producirmotivacin alguna, lo ms seguro es que existir un cambio de comportamiento, unaactitud mas defensiva, pero con frecuencia impredecible o indeseable.

b.- Incentivar la creatividadChesterton, celebre filosofo ingles deca: la idea que no trata de convertirse enpalabra, es una mala idea, y la palabra que no trata de convertirse en accin, es unamala palabra".Actualmente b que sobra son las ideas, pero su puesta en prctica es mnima, yaque:

No se utilizan y la nica prueba de su valor est en su realizacin. Una nueva y poderosa idea reconozcan sus mritos, sino porque nadie ha

asumido la responsabilidad de pasarla de la teora a la prctica.Por tanto la creatividad debe ser apoyada y fomentada, para que as las

personas se incentiven a presentar y expresar sus pensamientos, proceso querequiere de una ptica diferente, ya que no siempre en la primera evaluacin la ideaes brillante, es su puesta en prctica lo que demuestra su verdadero valor. No lamatemos antes de crecer, dejemos que madure y que se desarrolle.

c.- Motivar a travs de incentivos no monetariosEs obligacin de cada Administrador del recurso Humano, el conocer a su gente, elbuscar y crear ms energa, orientndola a la direccin deseada. Es necesario quecada persona tenga una filosofa de vida, que genere esa fuerza interna que laautomotivacin, la cual es un complemento importante a la motivacin misma.Un aspecto fundamental del proceso motivacional son los incentivos, ya que estospasan a ser agujas del acupunturista, que sensibilizan al ser humano e influyenpositivamente su atencin hacia la direccin deseada. Cada individuo tiene diferentesdeseos, los que dependen en gran medida del estado de crecimiento personal en quese encuentre. Estas necesidades son:

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Necesidades fisiolgicas Necesidades de seguridad Necesidades de amor y pertenencia Necesidades de estima Autorrealizacin

d.- LiderazgoEl liderazgo y la motivacin coinciden en un punto clave, ya que ambos procesosapuntan en un mismo sentido: lograr de la conducta humana una orientacinespecfica:

Normalmente, se ocupa de los mas pequeos detalles, incluso aquellos propiosdel ser humano.

Se interesa en toda la faceta del hombre, y habla con el mismo entusiasmocuando se refiere al arte, al deporte o los problemas mundanos.

Esta siempre atento al consejo sabio, ya que se considera mentor, un formadorde valores.

Escucha cuidadosamente y el entusiasmo de sus palabras lo refuerza conacciones crebles.Para dirigir personal, se debe influir en sus comportamientos. Durante mucho

tiempo se pensaba que el liderazgo era la cualidad personal determinada porcaractersticas de la personalidad. El liderazgo se puede clasificar en tres tipos:

1. Autocrtico: Tambin llamado liderazgo autoritario. Su principal caractersticaes que el lder es quien toma las decisiones e impone las rdenes a lossubordinados, sin siquiera explicarlas o justificarlas. Los subalternos no tienenlibertad para actuar, pues el lder autocrtico controla rgidamente su actividady no les explica el objetivo de su trabajo.

2. Liberal: Tambin llamado laissez-faire (del francs: dejar hacer), el lder seomite y no se impone, mientras que los subordinados se tornan dueos de lasituacin. Hay una completa y total libertad de accin para los subordinados.No existe control sobre su trabajo y, los objetivos del trabajo no son explicados.

3. Democrtico: Es el tipo de liderazgo de trmino medio, entre el autocrtico y elliberal, que evita as desventajas de ambos. El lder presenta el trabajo a lossubordinados, le da las diversas opciones para ejecutarlo y los objetivos quedeben alcanzarse. El asunto es debatido con los subordinados quienes hacensugerencias que, si son viables, son aceptadas por el lder.

ACTIVIDAD

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Para realizar la siguiente actividad necesitaremos grupos de 5 personas y lossiguientes materiales: semillas, 1 hoja de block de dibujo y pegamento, para realizarun modelo dado por el profesor o profesora.

Elijan un lder. El lder dar instrucciones del trabajo, pero no podr participar en la

elaboracin. Solo podr ir tres veces a ver el modelo y cada vez lo podr observar slo medio

minuto.Comente y escriba las experiencias del trabajo en equipo, comunicacin, motivacin,relaciones humanas y liderazgo.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EVALUACIN FORMATIVAHemos terminado este interesante captulo y corresponde que desarrolles la siguiente prueba:

I.- Columnas pareadas:1. Autocrtico ___ Generan una auto energa que les hace realizar un

mejor trabajo.

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2. Brindar oportunidades ___ Es la voluntad de querer, de pensar en formapositiva, de manera tal de transformar dicha energa envoluntad de poder.

3.- Transparencia ___Escucha cuidadosamente y el entusiasmo de sus palabras lo refuerzan conacciones crebles.

4.-Actuar recprocamente ___ Su principal caracterstica es que el lder es quien toma las decisionese impone las rdenes a los subordinados.

5.- Motivar ___ Es altamente automotivada y es increble la extraordinaria energa que se puededesplegar en este estado.

6.- Disposicin __ Los trabajadores internalizan el concepto de calidad y creen fielmente que esel mejor sistema de desarrollo para l y su empresa.

7.- Esfuerzo positivo ___ Est siempre atento al consejo sabio, ya que se considera un mentor, unformador de valores.

8.-Convencer ___ Se deben ofrecer todas las posibilidades de demostrar la excelencia individual.

9.- Liderazgo ___ Al haber encontrado las condiciones propicias para expresar con libertad lo quepiensa y lo que siente.

10.- Persona ganadora ___ Est siempre en constante competencia ya que su superacin debeser permanente.

11.- Liberal

II.- Verdadero o Falso. Justifica las falsas.

___El hombre es un ser social.

___ Tener capacidad de mantener la cohesin y la lealtad del grupo es una de las cualidades de lasrelaciones humanas.

___La empata lograr determinar de buena manera los recursos de energa, humano y/o tecnolgico.

___ La asertividad es la compenetracin afectiva e intelectual entre dos o ms personas.

___ Cuando las personas hacen prevalecer sus derechos olvidan ser positivas.

Una vez contestada tu prueba, comprueba tus respuestas con las queindique tu profesor.

Si todas tus respuestas fueron correctas...

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...FELICITACIONES!!!

Si te equivocaste en alguna, no te desanimes, vuelve a repasar loscontenidos y repite la evaluacin.

De esa manera estaremos seguros que logrars xito en laasignatura.

Vamos, la prxima vez lo logrars.

PROYECTO MONTEGRANDE

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II UNIDAD

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DETRATAMIENTO DEINFORMACIN

INTRODUCCINLas empresas y organizaciones son constantes emisoras y receptores de informacin:la opcin por un determinado producto, la incorporacin de nuevas tecnologas, laredefinicin de los objetivos, o un cambio organizacional de importancia, constituyensituaciones de inters para el pblico, ya que facilitan el mejor conocimiento de losproductos o servicios que ellas ofrecen. A su vez, las empresas desean comunicar estetipo de informacin al pblico, ya que les ayuda a promover su imagen en elmercado.

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La llamada era de la informacin hace necesario que te prepares convenientementesobre los procesos y procedimientos de tratamiento de la informacin. Para ello, estaUnidad se ha diseado con el propsito de entregarte los antecedentes necesarios,que te permitirn desarrollar tu futura vida profesional con xito