conceptos basicos de proyectos pmbok

7/30/2019 Conceptos Basicos de Proyectos Pmbok

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CONCEPTOS BSICOS DE

PROYECTOSBasado en la

Gua del PMBOK Tercera Edicin

1Edison Barrera Guarin 2010


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DEFINICIN DE PROYECTOUn proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo paracrear un producto, servicio o resultado nico.

Productos, servicios o resultados nicosUn proyecto genera entregables nicos como sonproductos (tangibles), servicios(intangibles) o

resultados (verificables).Los proyectos pueden crear: Un producto o artculo tangible, que es cuantificabley que puede ser un elemento terminado o uncomponente . La capacidad de prestar un servicio. Un resultado como, por ejemplo, documentos.



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DEFINICIN DE PROYECTOLa elaboracin gradual es una caracterstica de los proyectosque acompaa a los conceptos de temporal y nico.

Elaboracin gradual significa desarrollar enpasos o etapas y se sigue ejecutando

mediante incrementos.El alcance de un proyecto se define de formageneral al comienzo del proyecto y se hacems explcito y detallado a medida que el

equipo del proyecto desarrolla un mejor yms completo entendimiento de los objetivosy de los productos entregables.



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DEFINICIN DE PROYECTO

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Producto Entregable

Es un producto de trabajo que se puede medir yverificar, tal como Una especificacin, Un informe del estudio de viabilidad, Un documento de diseo detallado o Un prototipo de trabajo.

Algunos productos entregables pueden corresponderal mismo proceso de direccin de proyectos,mientras que otros son los productos finales ocomponentes de los productos finales para los cuales

se cre el proyecto. Edison Barrera Guarin 2010


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Diferencias entre labores operativas y proyectos

Los proyectos y las operaciones se diferencian en que las operaciones soncontinuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales ynicos.

Tienen los siguientes caractersticas en comn:

Realizados por personas. Restringidos por la limitacin de los recursos.

Planificados, ejecutados y controlados.

Se diferencian en cuanto a los objetivos que persiguen

La finalidad de un proyecto es alcanzar su objetivo y luego concluir. El objetivo de una operacin continua es dar respaldo al negocio. El proyecto concluye cuando se alcanzan sus objetivos especficosLas operaciones adoptan un nuevo conjunto de objetivos y el trabajocontina.



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Ejemplos de proyectos Desarrollar un nuevo producto o servicio. Efectuar un cambio en la estructura, en el personal o en el

estilo de una organizacin. Disear un nuevo vehculo de transporte.

Desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo omodificado. Construir un edificio. Construir un sistema de abastecimiento de agua para una

comunidad Realizar una campaa para un partido poltico.

Implementar un nuevo procedimiento o proceso de

negocio. Elaborar una propuesta para responder a una licitacin.



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Proyectos y planificacin estratgica

Los proyectos se usan a menudo como un medio paraimplementar el plan estratgico de la organizacin.El equipo del proyecto pueden ser empleados de laorganizacin o perteneciente a una empresa

contratista.Los proyectos surgen como resultado de una o ms delas siguientes consideraciones estratgicas: Una demanda del mercado Una necesidad de la organizacin Una solicitud de un cliente Un avance tecnolgico

Un requisito legal 8Edison Barrera Guarin 2010


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GERENCIA DE PROYECTOS

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La gerencia de proyectos es la aplicacin de conocimientos,habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de unproyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.La gerencia de proyectos se logra mediante la aplicacin eintegracin de los procesos de gestin de proyectos (inicio,planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y cierre).

El gerente del proyecto es la persona responsable de alcanzar losobjetivos del proyecto.La gerencia de un proyecto incluye: Identificar los requisitos

Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance,tiempo y costes Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a lasdiversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

Edison Barrera Guarin 2010


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TRIPLE RESTRICCIN

Los directores del proyecto a menudo hablan de una triplerestriccin:1. Alcance,2. Tiempos y3. Costos del proyecto

Una cuarta restriccinLa calidad del proyecto se ve afectada por el equilibrio de

estos tres factores. Los proyectos de alta calidad entregan el

producto, servicio o resultado requerido con el alcancesolicitado, puntualmente y dentro del presupuesto. Larelacin entre estos tres factores es tal que si cambiacualquiera de ellos, se ve afectado por lo menos otro de losfactores.



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PROCESOS DE GESTIN DE PROYECTOS

1.Inicio,

2.Planificacin,3.Ejecucin,4.Seguimiento y Control

5.Cierre



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reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos

1. Gestin de la Integracin2. Gestin del Alcance

3. Gestin del Tiempo4. Gestin de los Costos5. Gestin de la Calidad6. Gestin de los Recursos Humanos

7. Gestin de las Comunicaciones8. Gestin de los Riesgos9. Gestin de las Adquisiciones



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REA 1: GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTODescribe los procesos que identifican, definen, combinan, unen y coordinanel resto de los grupos de Procesos de la gerencia de proyectos.

REA 2: GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTODescribe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya

todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar elproyecto satisfactoriamente.

REA 3: GESTIN DEL TIEMPO DEL PROYECTODescribe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusin delproyecto.

REA 4: GESTIN DE LOS COSTOS DEL PROYECTODescribe los procesos involucrados en la planificacin, estimacin,presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se completedentro del presupuesto aprobado.



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REA 5: GESTIN DE LA CALIDAD DEL PROYECTODescribe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumplacon los objetivos por los cuales ha sido emprendido.

REA 6: GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTODescribe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto.

REA 7: GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTODescribe los procesos relacionados con la generacin, recogida, distribucin,almacenamiento y destino final de la informacin del proyecto en tiempo yforma.

REA 8: GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestin de riesgosde un proyecto.

REA 9: GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTODescribe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios oresultados, as como para contratar procesos de direccin.



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reas y Procesos de la Gerencia de Proyectos



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ENTORNO DEL PROYECTO Entorno cultural y social. El equipo tiene que entender cmoafecta el proyecto a las personas y cmo afectan las personas alproyecto. Incluye: Aspectos econmicos, demogrficos,educativos, ticos, tnicos, religiosos, y de otras caractersticasde las personas a quienes afecta el proyecto o que puedan tenerun inters en ste. Entorno internacional y poltico. Estar familiarizados con lasleyes y costumbres internacionales, nacionales, regionales ylocales aplicables, as como con el clima poltico que podra

afectar al proyecto. Entorno fsico. Si el proyecto va a afectar a su mbito fsico,algunos miembros del equipo debern estar familiarizados conla ecologa local y la geografa fsica que podran afectar al

proyecto o ser afectadas por el proyecto.Edison Barrera Guarin 2010


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DEFININ DE PROGRAMA

Un programa es un grupo de proyectosrelacionados cuya direccin se realiza demanera coordinada para obtener beneficios

y control que no se obtendran si fuerandirigidos de forma individual.Los programas pueden incluir elementos detrabajo relacionados que estn fuera delalcance individual de cada uno de losproyectos del programa.



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PORTAFOLIOEs un conjunto de proyectos o programas y otros trabajos, que seagrupan para facilitar la gestin efectiva de ese trabajo, a fin decumplir con los objetivos estratgicos de negocio. Los proyectos oprogramas del portafolio no necesariamente tienen que ser

interdependientes o estar directamente relacionados.

Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la base demetas especficas. Una de las metas de la gestin del portafolio

es maximizar el valor del portafolio evaluando con cuidado losproyectos y programas candidatos a ser incluidos en el portafolio,y la exclusin oportuna de proyectos que no cumplan con losobjetivos estratgicos del portafolio.



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SUBPROYECTOS

Los proyectos se dividen en componentes o subproyectosms fciles de gestionar, aunque los subproyectosindividuales pueden ser considerados proyectos y dirigidoscomo tales.

Los subproyectos se contratan a una empresa externa o aotra unidad funcional dentro de la organizacin ejecutante.Algunos ejemplos son: Subproyectos basados en el proceso del proyecto, como

una fase individual del ciclo de vida del proyecto. Subproyectos de acuerdo con los requisitos dehabilidades de recursos humanos. Subproyectos que involucren tecnologa especializada.



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CICLO DE VIDA DEL PROYECTOPara facilitar la gestin, los directores de proyectos o laorganizacin pueden dividir los proyectos en fases,con los enlaces correspondientes a las operaciones dela organizacin ejecutante. El conjunto de estas fasesse conoce como ciclo de vida del proyecto.

Los productos entregables de una fase se revisan para

verificar si estn completos, si son exactos y seaprueban antes de iniciar el trabajo de la siguientefase.



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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los ciclos de vida del proyecto generalmentedefinen: Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada

fase. Cundo se deben generar los productosentregables en cada fase y cmo se revisa,

verifica y valida cada producto entregable. Quin est involucrado en cada fase. Cmo controlar y aprobar cada fase.



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Caractersticas comunes de los ciclos de vida de proyectos: Las fases son secuenciales y se genera transferencia de

informacin tcnica o transferencia de componentes tcnicos. El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza sunivel mximo en las fases intermedias y cae rpidamente cuandoel proyecto se aproxima a su conclusin.

Al inicio del proyecto el nivel de incertidumbre es el ms alto yel riesgo de no cumplir con los objetivos es ms elevado. Amedida que avanza el proyecto el nivel de certeza de terminarcon xito aumenta gradualmente. Al comienzo es ms alto el poder que tienen los interesados enel proyecto para incidir en las caractersticas finales del productodel proyecto y en el costo definitivo del proyecto. Este decrecegradualmente a medida que avanza el proyecto.



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Costo y nivel de personal a lo largo del

ciclo de vida del proyecto



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Influencia de los interesados a lo largo del

ciclo de vida del proyecto



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CICLO DE VIDA DEL PROYECTOCaractersticas de las fases del proyecto

La conclusin y la aprobacin de uno o ms productos entregablescaracteriza a una fase del proyecto. Los productos entregables, y en consecuencia las fases, son parte de unproceso generalmente secuencial, diseado para asegurar el adecuado controldel proyecto y para obtener el producto o servicio deseado, que es el objetivo

del proyecto. Las fases se pueden subdividir en subfases en funcin del tamao,complejidad, nivel de riesgo y restricciones del flujo de caja. La mayora de los productos entregables de las subfases estn relacionadoscon el producto entregable de la fase principal

Las subfases normalmente toman nombres como: requisitos, diseo,construccin, prueba, puesta en marcha, rotacin, entre otros. Una fase del proyecto concluye con una revisin del trabajo logrado y losproductos entregables. Se puede cerrar una fase sin la decisin de iniciar alguna otra fase.



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Secuencia de fases tpica en un ciclo de

vida del proyecto



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Relaciones del ciclo de vida del proyecto

y del ciclo de vida del producto El ciclo de vida del producto: comienza con el plan denegocio, pasa por la idea, hasta llegar al producto, las

operaciones y la retirada del producto. El ciclo de vida del proyecto atraviesa una serie de fasespara crear el producto. Proyectos adicionales pueden incluir una actualizacin

(mejoramiento) del rendimiento del producto.En algunas reas de aplicacin las organizacionesconsideran el ciclo de vida del proyecto como parte del ciclode vida del producto.



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Relaciones del ciclo de vida del proyecto

y del ciclo de vida del producto



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Interesados en el proyecto

Gerente o Director del proyecto. Cliente/usuario. Organizacin ejecutante. Miembros del equipo operativo del proyecto.

Equipo de gerencia del proyecto. Patrocinador (Financiador). Influyentes. Personas o grupos que no estn directamenterelacionados con la adquisicin o el uso del producto del

proyecto, pero que, debido a su posicin en la organizacin delcliente u organizacin ejecutante, pueden ejercer una influenciapositiva o negativa sobre el curso del proyecto. Oficina de Gestin de Proyectos (PMO).



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Interesados en el proyecto



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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN EJECUTANTE



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Organizacin Funcional



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Organizacin Matricial Dbil



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Organizacin Matricial Equilibrada



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Organizacin Matricial Fuerte



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Organizacin orientada a Proyectos



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Organizacin Combinada



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