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Concurso Casos de Sucesso 2019

IEEE R9 Student Activities Committee Team

24 de marco de 2019

Conteudo

1 OBJETIVOS 3

2 ELEGIBILIDADE 3

3 CATEGORIAS 3

4 AVALIACAO DO CONCURSO 44.1 Etapas do concurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44.2 Comissao avaliadora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44.3 Criterios de avaliacao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

4.3.1 Artigo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44.3.2 Apresentacao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54.3.3 Documentos adicionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

4.4 Criterios de eliminacao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74.5 Criterios de perda de pontuacao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74.6 Calculo da pontuacao final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74.7 Criterios de desempate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5 DOCUMENTOS 85.1 Documentos obrigatorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

5.1.1 Comprovantes de elegibilidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85.1.2 Artigo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95.1.3 Apresentacao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

5.2 Documentos adicionais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95.3 Checklist da documentacao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

6 INSCRICAO 10

7 TEMPLATES DO CONCURSO 11

8 DIVULGACAO DOS RESULTADOS 11

9 PREMIACAO 11

10 CRONOGRAMA DO CONCURSO 12

1

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11 CONSIDERACOES FINAIS 12

12 CONTATOS 12

2

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Concurso Casos de Sucesso 2019

O R9 Student Activities Committee torna publica a abertura do concurso Casos de Su-cesso. O proposito deste concurso e dar reconhecimento as atividades bem sucedidas desen-volvidas por Ramos, Capıtulos e Grupos de afinidades de estudantes da Regiao 9 doIEEE.

1 OBJETIVOS

Espera-se que os projetos que sejam considerados casos de sucesso tenham um bom plane-jamento, execucao, resultados efetivos e uma boa conclusao, o que inclui documentar o projetopara que possa ser desenvolvido futuramente pela unidade organizacional ou outras unidadesdo IEEE e desse modo, difundir o conhecimento de boas praticas e ideias. Assim, os objetivosdo presente concurso sao:

1. Reconhecer e recompensar atividades que tenham sido bem executadas em todas as fasesdo projeto;

2. Incentivar o correto planejamento, execucao, conclusao e documentacao das atividadesdos Ramos, Capıtulos e Grupos de afinidade do IEEE;

3. Divulgar a missao do IEEE nas comunidades onde existem unidades de organizacoesestudantis.

2 ELEGIBILIDADE

Serao considerados grupos estudantis aptos a competir aqueles que:

• Possuem presidente e conselheiro/advisor atualizados no IEEE vTools Officer Repor-ting;

• Estejam ativos (Dispor de 10 membros para ramos e 5 para capıtulos/grupos de afinidade).

Alem disso, serao consideradas atividades realizadas no perıodo de agosto de 2018 a Julho2019. Cada unidade organizacional pode enviar ate 1 (um) submissao.

3 CATEGORIAS

As categorias sao:

• Ramo estudantil;

• Capıtulo tecnico estudantil;

• Grupo de afinidade estudantil.

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4 AVALIACAO DO CONCURSO

4.1 Etapas do concurso

O concurso sera realizado em duas etapas:

• Primeira etapa: Sera feita atraves de um artigo, onde a unidade organizacional apre-sentara a relevancia social da atividade, o desenvolvimento, as parcerias, a aplicabilidadeem outras unidades organizacionais, a conformidade da atividade com a missao da orga-nizacao e o impacto proporcionado a sociedade;

• Segunda etapa: Em seguida, os tres primeiros colocados irao para a segunda etapa, queconsiste na analise de apresentacao na forma de webinar que contenha as evidenciasdo sucesso alcancados nessa atividade. Como pontuacao extra a qualidade da docu-mentacao do projeto sera analisada. O envio desta documentacao e opcional e deve serfeita no momento da inscricao no concurso.

4.2 Comissao avaliadora

A Comissao avaliadora sera formada por:

• Student Activities Committee Chair R9;

• Regional Student Representative R9;

• Section Student Activities Chairs de la R9;

• Representantes dos Capıtulos Tecnicos de R9;

• Representantes dos Grupos de afinidade de R9.

4.3 Criterios de avaliacao

4.3.1 Artigo

Os criterios utilizados para a avaliacao do artigo, assim como as pontuacoes de cada um,estao na Tabela 1.

Tabela 1: Criterios de avaliacao do artigo

Criterios PontuacaoRelevancia social da atividade 15Implementacao 25Associacoes 10Repetibilidade 10Conformidade com a missao do IEEEou capıtulo estudantil/grupo de afinidade

6

Impacto da atividade 27Clareza e organizacao do artigo 7

Em cada criterio sera analisado:

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• Relevancia social da atividade: Identificacao dos problemas da comunidade em que a uni-dade organizacional esta inserida e geracao de ideias viaveis para solucionar ou amenizaros desafios enfrentados;

• Desenvolvimento: Criatividade das atividades propostas e habilidade para resolucao deproblemas;

• Parcerias: Capacidade do grupo de realizar parcerias efetivas para desenvolver suas ati-vidades;

• Repetitividade: Estrategias usadas para a atividade ser replicada novamente na unidadeorganizacional ou em outras instituicoes IEEE;

• Conformidade com a missao do IEEE e/ou da unidade organizacional: Adequacao dotema da atividade com os objetivos do grupo e do IEEE;

• Impacto: Resultados obtidos com a execucao do case;

• Clareza e organizacao do artigo: Edicao estruturada e objetiva de texto, focando nosprincipais pontos para o entendimento do Caso de Sucesso.

4.3.2 Apresentacao

A apresentacao deve ser enviada somente pelos tres primeiros classificados na primeira fase.Os criterios de avaliacao da apresentacao, assim como a pontuacao de cada um deles, estao

na Tabela 2.

Tabela 2: Criterios de avaliacao da apresentacao

Criterio PontuacaoClareza e objetividade 76Criatividade 24

Em casa criterio sera analizado:

• Claridade: Facilidade de entender o caso de modo geral;

• Objetividade: Capacidade de abordar os pontos mais importantes do projeto em cadatopico apresentado;

• Criatividade: Inovacao e originalidade da producao;

4.3.3 Documentos adicionais

Os documentos adicionais serao solicitados para avaliar a qualidade da documentacao doprojeto.

Na Tabela 3 encontra-se a pontuacao obtida em cada documento. Os postulantes poderaoenviar ate dois documentos.

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Tabela 3: Pontos de avaliacao dos documentos adicionais

Documentos Pontos adicionaisCanvas do projeto 20Termo de abertura do projeto 25Estrutura Analıtica do Projeto 20Plano de gerenciamento do escopo 30Plano de gerenciamento dos requisitos 30Plano de gerenciamento do cronograma 30Plano de gerenciamento dos custos 30Plano de gerenciamento da qualidade 30Plano de melhorias no processo 30Plano de gerenciamento dos recursos humanos 30Plano de gerenciamento das comunicacoes 30Plano de gerenciamento dos riscos 30Plano de gerenciamento das aquisicoes 30Plano de gerenciamento das partes interessadas 30Plano de gerenciamento do projeto 1 50Termo de encerramento do projeto(com as licoes aprendidas)

25

Relatorio do projeto 50

Se deseja maior informacao em relacao aos documentos, pode procurar no livro PMBOK R©Guide.

Os criterios de avaliacao dos documentos adicionais, assim como a pontuacao de cada umdeles, estao na Tabela 4.

Tabela 4: Pontos de avaliacao dos documentos adicionais

Criterio PuntosOrganizacao e clareza 20Conteudo 50Efetividade 30

Para cada criterio, sera analizado:

• Organizacao e clareza: Se os arquivos estao bem estruturados;

• Conteudo: Adequacao do documento ao seu objetivo;

• Efetividade: Se os documentos realmente podem servir como um registro dos projetos eatividades para serem realizados de novo.

1Plano de gerenciamento do projeto: Este documento descreve o modo em que o projeto sera executado,monitorado e controlado. Este plano integra e consolida todos os planos necessarios.

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4.4 Criterios de eliminacao

Sera elimnado do concurso o postulante que:

• Nao envie a documentacao corrigida em ate 48h (se aplicar);

• Nao fazer o artigo usando o template disponibilizado para o concurso;

• Nao escrever o artigo em ingles;

• Nao envie o artigo em .pdf;

• Nao fazer a apresentacao em formato webinar (segunda fase);

• Nao fazer a apresentacao em ingles ou com legenda no idioma (segunda fase);

• Nao fazer a apresentacao em .ppt, .pptx, Google Slides ou pdf (segunda fase).

4.5 Criterios de perda de pontuacao

Perdera pontuacao o postulante que:

• Escreva mais de 6 paginas no artigo;

• Nao respeite o formato do artigo solicitado (item 5.1.2);

• Faca um vıdeo de mais de 7 minutos (segunda fase);

As perdas de pontuacao estao na Tabela 5.

Tabela 5: Perdas de pontuacao

Item analisado Quantidade de pontosEscrever mais de 6 paginas no artigo 5 pontos por paginaNao respeitar a formatacao do artigo 5 pontos por irregularidadeHacer un vıdeo de mas de 7 minutos 5 pontos a cada 30 segundos

4.6 Calculo da pontuacao final

Para cada um dos criterios serao usados indicadores que receberao notas de 1 ate 5. APontuacao Final (PF) e composta por 75% da Pontuacao do Artigo (PA) y 25% da Pontuacaoda Apresentacao (PP). Alem disso, a pontuacao dos Documentos Adicionais (PD) dara um 10%adicional a nota obtida. Assim a PF sera calculada segundo a equacao (1).

PF = 0, 75 ∗ PA + 0, 25 ∗ PV + 0, 1 ∗ PD (1)

4.7 Criterios de desempate

Se existir empate, serao consideradas as maiores pontuacoes na seguinte ordem:

1. Maior nota no artigo;

2. Maior nota no vıdeo;

3. Maior nota na documentacao.

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5 DOCUMENTOS

5.1 Documentos obrigatorios

5.1.1 Comprovantes de elegibilidade

Os comprovantes de elegibilidade deverao ser enviados segundo o template disponibilizadopela comissao organizadora do concurso (veja ıtem 7). Os documentos devem conter obrigato-riamente:

• Comprovantes de presidente e conselhero/advisor atualizados

– Unidade organizacional;

– Data de inıcio;

– Data de finalizacao (se aplicar)2;

– Fonte (pagina web) e data de acesso ao sistema.

• Comprovante de ramo ativo (se aplicar)

– Secao;

– Ramo Estudantil;

– Numero de membros;

– Fonte (pagina web) e data de acesso ao sistema.

• Comprovante de capıtulo estudiantil/grupo de afinidade ativo (se aplicar)

– Capıtulo estudantil/grupo de afinidade;

– Secao;

– Membros ativos;

– Cidade;

– Fonte (pagina web) e data de acesso ao sistema.

IMPORTANTE:

1. Em caso de duvidas de como obter os comprovantes, voce pode acessar os tutoriais dis-ponıveis na pagina web de R9 SAC Team;

2. Veja o exemplo de como preencher.

2Presidentes ou conselheros que estejam desde 2018 ou antes deven adicionar a data de saıda em vToolsOfficer Reporting.

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5.1.2 Artigo

• Deve estar no formato IEEE, segundo o template disponibilizado pela comissao organiza-dora do concurso (ıtem 7);

• Os artigos deverao ter um maximo de 6 (seis) paginas y 2 MB;

• So serao aceitos artigos em ingles;

• O corpo do texto deve utilizar fonte Times New Roman , tamanho 12 (doze), justifi-cado, com espacamento entre linhas 1 (um). O texto deve utilizar um espacamentode 0 (zero) entre os paragrafos;

• As citacoes devem estar no formato IEEE. As referencias deven ir no final do textoorganizadas numericamente na ordem em que as citacoes aparecerem no documento;

• Deve se adjuntar ao formulario em formato .pdf.

O template do artigo em Portugues pode ser visualizado no seguinte link.Veja como exemplo os artigos vencedores de 2018.

5.1.3 Apresentacao

• A apresentacao sera feita em formato Webinar e pode ser ser produzida em vıdeo ouusando a funcao Apresentacao com sides de PowerPoint para gravar o audio;

• Serao aceitas apresentacoes em .ppt, .pptx, Google Slides o pdf (veja template op-cional no ıtem 7);

• Deve explicar de forma clara o caso de sucesso proposto;

• Nao deve durar mais de 7 minutos;

• A apresentacao deve ser em ingles ou ter legendas em ingles;

• Os participantes devem subir vıdeo a uma plataforma de armazenamento (Google Drive,Onedrive o Mega por exemplo) e enviar o link por e-mail.

Veja como exemplo as apresentacoes vencedoras de 2018.

5.2 Documentos adicionais

Nao ha formatacao obrigatorio para documentos adicionais, pois sao arquivos desenvolvidosdentro da instituicao durante todo o projeto.

Os documentos devem ser adicionados ao formulario por meio de um link que seja acessıvel.

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5.3 Checklist da documentacao

Documentos obrigatorios da primeira fase:

Comprovantes de elegibilidade;Presidente e conselheiro/advisor atualizados em IEEE vTools Officer Reporting;Membros ativos.

Uma foto representativa da atividade;Artigo;Documentos adicionais (se aplicavel).

Documento obrigatorio da segunda fase:

Apresentacao.

6 INSCRICAO

A inscricao no concurso se realizara, somente, atraves do Formulario Online ate o dia 31de julho de 2019 as 23h59 (GMT -5).

El formulario esta dividido em 7 secoes principais:

• Informacao da instituicao;

– Ramo estudantil;

– Secao a qual pertence;

– Geo-code da unidade organizacional;

– Nome do Capıtulo/grupo de afinidade (se aplicar);

– e-mail da unidade organizacional;

– Redes sociais (Facebook, Instagram ou Twitter, por exemplo).

• Foto que represente a atividade;

• Informacao de contato do responsavel pela postulacao.

– Nome;

– e-mail;

– telefone de contato.

• Comprovantes de elegibilidade;

• Artigo;

• Documentos adcionais;

• Feedback do concurso: Sera disponibilizado um espaco no formulario para os postulantespuderem dar seus comentarios e sugestoes em relacao ao concurso.

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No caso em que a unidade organizacional apresente alguma inconformidade, sera enviadopor e-mail um aviso para corrigi-la. Se a unidade nao enviar a informacao pedida em ummaximo de 48 horas, sera automaticamente desclassificada.

Apos o deadline, os documentos nao poderao ser modificados. Os arquivos que apresenteminconformidades perderao pontos segundo a proporcao dessa inconformidade (ver secao 4.4).Em relacao aos criterios de elegibilidade, os candidatos tem um prazo de 24 horas para envia-losnovamente se apresentarem algum erro (serao analisados casos especiais).

7 TEMPLATES DO CONCURSO

• Comprovante de elegibilidade

– Word.

• Artigo

– Word;

– LATEX .

• Vıdeo apresentacao

– PowerPoint (template opcional).

8 DIVULGACAO DOS RESULTADOS

Os resultados serao apresentados na Reuniao Regional de Ramos R9. Tambem serao envi-ados por e-mail aos vencedores.

9 PREMIACAO

Serao outorgados aos vencedores o premio de:

• Primeiro lugar:

– US$75,00, que serao transferidos na conta custodia da secao a qual pertence o Ramoestudantil.

– Certificado de reconhecimento impresso a ser entregue durante a Reuniao Regionalde Ramos R9 2019;

– Certificado de reconhecimento digital a ser enviado por e-mail;

– Seu vıdeo sera publicado na Fanpage do IEEE R9 SAC Team.

• Segundo lugar:

– US$25,00, que serao transferidos na conta custodia da secao a qual pertence o Ramoestudantil;

– Certificado de reconhecimiento digital a ser enviado e-mail.

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• Terceiro lugar:

– Certificado de reconhecimiento digital a ser enviado e-mail;

10 CRONOGRAMA DO CONCURSO

Os eventos do concurso e as datas sao apresentadas no Tabela 6.

Tabela 6: Cronograma do concurso

Eventos DatasPublicacao do edital 24 de marcoRecepcao de casos Ate 31 de julhoDivulgacao dos resultados da primeira fase Ate 15 de setembroRecepcao das apresentacoes Ate 30 de setembroDivulgacao dos resultados Durante a RRRPremiacao Durante a RRREnvio de certificados/dinhero Ate 23 de dezembro

11 CONSIDERACOES FINAIS

• Ao apresentar seu caso de sucesso, o postulante se responsabiliza pela veracidade e origi-nalidade das informacoes contidas nos documentos;

• O postulante devera estar de acordo con todos os criterios do edital;

• Se desejarem, os candidatos podem enviar os documentos dos criterios de elegibilidadeantes da inscricao por e-mail (concursosr9@ieee.org) para serem revisados;

• Pontos que nao estejam neste edital, deverao ser tratados com a comissao organizadoravia e-mail;

• Se nao ha casos que cumpram com os objetivos do concurso, a comissao avaliadora sereserva o direito de nao nomear ganhadores;

• Caso seja necessario, a comissao organizadora se reserva o direito de alterar quaisquerpontos deste edital mediante aviso previo aos postulantes.

12 CONTATOS

O R9 SAC Team coloca a conhecimento de todos que estara a disposicao para esclarecerduvidas relacionadas ao concurso por meio do e-mail concursosr9@ieee.org com copia para:

• Pamella Oliveira - Coordenadora de Premios e Concursos (pamella.o.p@ieee.org);

• Sebastian Corrado -Student Activities Committee Chair R9 (scorrado@ieee.org).

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