ARX DRIVE - Condivisione delle informazioni

ARX DRIVE: Che cosa è?

Una suite di file hosting che permette di condividere e sincronizzare i file archiviati in Arxivar anche all’esterno, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo, senza avere il client Arxivar sul proprio PC.

Si ha così uno strumento facile ed immediato che si collega al sistema di Business Process Management Arxivar.

ARX DRIVE: Cosa si può fare?

ARX DRIVE: Sincronizzato

Informazioni sempre sincronizzate ed allineate fra Arxivar e il File System

ARX DRIVE: Ovunque

Accesso ai documenti da qualunque posto e con qualsiasi dispositivo (PC, tablet, smartphone)

ARX DRIVE: Enterprise Collaboration

Integrazione con il sistema di Business & Process Management Costruzione di processi associati all’archiviazione/modifica di documenti

ARX DRIVE: Semplice ricerca

Documenti organizzati in fascicoli e cartelle creati secondo criteri predefiniti Possibilità di usare il semplice ed efficace motore di ricerca di Arxivar

ARX DRIVE: Sicurezza

Controllo costante dell’accesso alle informazioni I documenti non vengono persi o modificati senza autorizzazione

L’ allineamento dei documenti è sempre garantito grazie a:

un sistema di notifiche e segnalazioni per gestire eventuali modifiche

sistemi di workflow

checkout dei documenti per bloccarli e impedirne la modifica passaggio totalmente automatico dei metadati dei documenti tra il sistema documentale e ARX Drive senza richiedere duplicazioni di attività agli operatori

ARX DRIVE: Quali sono i vantaggi?

ARX DRIVE è particolarmente utile per:

chi lavora fuori sede e ha necessità di consultare alcuni documenti aziendali frequentemente, come agenti e commerciali.

chi lavora in azienda, perché con questo strumento ha la certezza che i documenti che visualizza su Arxivar sono allineati con quelli di chi opera all’esterno.

ARX DRIVE: Quali sono i vantaggi?

La soluzione ARX DRIVE si rivela particolarmente utile per i Commerciali, che spesso operano fuori dall’azienda.

ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti

Un commerciale che si reca da un prospect ha a disposizione tutto il materiale che gli può servire (listini, offerte già inviate, contratti) nelle versioni più aggiornate senza rischiare di utilizzare dati obsoleti. Inoltre i documenti sono disponibili anche se non è online.

Nel concreto, è possibile :

1. comporre e fare firmare per esempio un’offerta ad un prospect, tutto sul proprio PC o tablet;

2. salvare l’offerta su proprio sistema; 3. fare arrivare una segnalazione all’Ufficio Commerciale, per la preparazione del relativo ordine, appena si ha il collegamento con il sistema aziendale. In questo modo i tempi di fornitura si riducono notevolmente e tutti i documenti aggiornati vengono salvati all’interno del sistema documentale aziendale.

ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti

Per un’azienda di costruzioni che opera in tanti e diversi cantieri è fondamentale la condivisione dei documenti e dei disegni tecnici. Nel concreto è possibile:

1. Visionare dal cantiere progetti e disegni preparati in sede, anche se manca una connessione, grazie all’utilizzo delle cartelle di ARX Drive; 2. Apportare modifiche fuori sede che, una volta che i dispositivi tornano online, revisioneranno i documenti presenti nel sistema documentale aziendale;

ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti

3. Tramite un workflow richiedere l’ approvazione delle modifiche o inviare una notifica via mail al capo dell’Ufficio Tecnico che ne deve prendere visione.

L’automazione di tutte queste procedure è resa possibile tramite l’utilizzo di una soluzione di Gestione Documentale e dei Processi e di uno strumento di condivisione integrato ad essi come ARX Drive.

ARX DRIVE: Alcuni esempi concreti

… e tanti altri esempi concreti da realizzare a

misura per le singole esigenze nei vari settori

e nelle diverse aziende…

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