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Auditoría de la Planificación y la Medición AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN Instructor: Dr. Diofante Acevedo Gamboa

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Conferencia Acevedo

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Diapositiva 1AUDITORÍA
Auditoría de la Planificación y la Medición
Objetivo
Dar a conocer las fases metodológicas para auditar el proceso, el sistema y los productos de la planificación y medición de una unidad de análisis e identificar las oportunidades de mejora de sus procesos, sistemas, instrumentos y técnicas con un enfoque preventivo.
Auditoría de la Planificación y la Medición
Objetivos de la aplicación metodológica
1. Desarrollar capacidades para vincular sistémicamente los distintos elementos quie conforman un sistema y proceso de planificación, para su integración provechosa en el marco de la gerencia del desempeño de la organización
2. Identificar las especificaciones de contenido, estructura, interdependencia y redacción de los distintos elementos de un determinado tipo de plan.
3. Precisar las especificaciones de calidad de la medición del desempeño asociadas al contenido de un tipo de plan, que aseguren las posibilidades de conocer antes, durante y después las necesidades de mejora del desempeño.
4. Aplicar listas de chequeo (check lists) en forma lógico-secuencial, que permitan cuantificar el nivel de oportunidades de mejora de uno o más aspectos de un determinado tipo de plan.
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuáles son los aspectos que pueden ser considerados en la auditoría de un “Sistema de Planificación
y Medición” en la organización?
Auditoría de la Planificación y la Medición
5. …valores
3. …la visión
4. …la misión
Auditoría de la Planificación y la Medición
11. …proyectos
10. …resultados
8. …objetivos estratégicos
9. …metas (estratégicas)
19. …retos de aumento o disminución de las metas
20. …indicadores de gestión y resultados
21. …acumulación de valores absolutos
16. …objetivos operativos
17. …metas operativas
18. …actividades (procesos)
26. …habilidades en análisis e interpretación
27. …medios de presentación
28. …fuentes de información
22. …cálculo de indicadors
32. …modalidades de medición
31. …sistemas de información
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuál es el enfoque de AUDITORÍA en planificación y medición del desempeño?
Tipo de Auditoría
¿Qué UNIDAD la desarrolla?
a. Unidad de Planificación
c. Contraloría General de la República
d. Ministerio de Planificación y Desarrollo
Auditoría de la Planificación y la Medición
PREVENCIÓN
una AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN
Y MEDICIÓN?
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Existe respaldo legal para la realización de una AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN y la MEDICIÓN
Instrumento Legal
U1
U2
U3
U4
U5
U5
U6
141
143
156
163
176
2
4
14-9
23
25-7
42
46
1
11
12
18
19
20
46
Y otros
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Procedimientos Administrativos
51
52-2-3
52-4
53
12
62
El elemento ‘proceso’ es mencionado en 14 instrumentos legales del país. Sin embargo, es al que menos atención se le presta, ya que no está institucionalizado como criterio de gestión. Si atendiéramos este requerimiento, se estarían dando los pasos para potenciar las capacidades de respuesta de los entes públicos, e incrementar la satisfacción colectiva.
15
¿… qué puede hacerse peviamente?
4. Diseñar las LISTAS DE VERIFICACIÓN (check lists) por cada elemento de PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN en forma lógico- secuencial
1. Seleccionar los elementos del proceso y sistema de planificación de la organización y establecer su organización lógica.
2. Organizar la fundamentación teórica en las áreas de planificación y medición, de acuerdo con los criterios de diversos autores.
3. Clasificar y desagregar los ítems por cada aspecto de la áreas de planificación y medición.
Auditoría de la Planificación y la Medición
META
Características intraelemento
Características interelemento
Recursos Humanos
¿Se requiere de conocimiento previo en PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN?
1. Abarca ciclos presupuestarios de 12 meses y el progreso de logros.
2. Aseguran que el día a día, la actividad mensual y el logro representen el progreso como apoyo a las metas estratégicas de la organización.
3. La planificación operativa cumple con los ciclos del año fiscal.
4. Se enfoca en aspectos tales como: eficiencia, efectividad, procesos y productividad.
5. Responden al cómo institucional (esfuerzos mediante la conversión inteligente de gente, presupuesto, tecnología, espacio y materiales en bienes y servicios.
PLAN OPERATIVO
PLAN ESTRATÉGICO
Anticipación y diseño de futuros probables que se pueden dar, en vez de reaccionar al futuro que puede superar a la organización.
Implica crear visión competitiva de la organización en un horizonte de 2-4 años.
Se diseña para lograr una posición de la organización
Se elabora para revitalizar la misión de la organización.
Se anticipa y evalúa fortalezas, y debilidades, así como amenazas y oportunidades para lograr una posición deseada.
Se centra en aspectos de cambio, adaptación e innovación
Auditoría de la Planificación y la Medición
META
3. Categoría de variable en la meta
4. Reto de aumento o disminución de la meta
6. Redacción de los elementos correctos
7. Redacción correcta de los elementos
5. Estimación del reto en la meta
8. Estimación del lapso de cumplimiento
Característica intralemento
2. Sirve de soporte al desempeño de la unidad
3. Es una fiel representación de un objetivo
4. Uniformidad de presentación
6. Meta que la afecta
META
1.Formulada en forma participativa
3. Responsable de recolectar información
4. Grado de compromiso para cumplir la meta
5. Responsable de supervisar el cumplimiento de la meta
META
PLANIFICA
Auditoría de la Planificación y la Medición
“…un resultado de auditoría de la planificación, por ejemplo del Elemento META, conduciría a su correcta redacción en los términos siguientes:
Auditoría de la Planificación y la Medición
FIJACIÓN DE METAS
Auditoría de la Planificación y la Medición
Objetivo: Asegurar la prosperidad de la gente joven en nuestra comunidad
“…dando a los indicadores un contexto estratégico…”
Alinear INDICADORES a OBJETIVOS
y METAS
Meta: Reducir el porcentaje de participación de jóvenes en edad escolar en actividades riesgosas
Auditoría de la Planificación y la Medición
Metas de RESULTADOS (Efectos e Impactos)
Dar apoyo a los ciudadanos con demencia de la tercera edad para que vivan en la comunidad.
Proporcionar a los usuarios servicios de admisiones hospitalarias de emergencia.
2. ¿Cómo se clasifican según
el MODELO LÓGICO?
Metas de PRODUCTOS
Incrementar el número de horas de soporte a un mínimo de 8 por unidad por semana
Reducir el número de camas residenciales para gente de la tercera edad en un 10% para el mes de Abril
Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses
Metas de PROCESO
Reducir el tiempo de atención a los pacientes del servicio de tarumatología
Mejorar la actualización de datos de las Historias Médicas del servicio de pediatría
Cumplir con el requerimiento de atención oportuna a los pacientes hospitalizados
Auditoría de la Planificación y la Medición
Metas de INSUMOS
Mantener el nivel de costos de las obras tipo “a” de acuerdo con el presupuesto establecido para el año 2009
Metas de DEMANDAS
Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses
Auditoría de la Planificación y la Medición
…estructura previa de un Check List aplicado a una META
8.
7.
6.
5.
4.
3.
2.
1.
Comentarios

¿Cuál es la estructura final de una LISTA
DE VERIFICACIÓN?
4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización?
3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores?
2. ¿El sistema de información esta democratizado?
1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados?
9. Decisiones
8. Comentarios
7. No
6. Sí
5. Criterios
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
1. Unidad de Análisis:
10. Firma del Auditor
11. Hora Finalización Evaluación
12. Fecha Finalización Evaluación
Auditoría de la Planificación y la Medición
4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores consideran entre 8 y 12 períodos anteriores?
3. ¿Los indicadores son presentados con distintos tipos de comportamientos como soporte al análisis e interpretación?
2. ¿Los promedios se calculan considerando los todos los valores de la serie?
1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes patrones de referencia?
13. Decisiones
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
1. Unidad de Análisis:
14. Firma del Auditor
15. Hora Finalización Evaluación
16. Fecha Finalización Evaluación
4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y Físicas/Económicas?
4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia lógica como soporte a la derivación de relaciones causa-efecto?
4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en forma global y desagregada?
X
X
X
X
X
X
X
12 de los 15 indicadores carecen de patrones de referencia
Sólo se proporcionan valores estáticos de los indicadores
NO APLICA
NO APLICA
NO APLICA
Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de indicadores
Es necesario previamente definir el alcance de medición de cada indicador
No existen indicadores de esta índole, por lo que se demostrarán en reunión posterior
Auditoría de la Planificación y la Medición
12. Fecha Finalización Evaluación
4.¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización?
3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores?
2.¿El sistema de información esta democratizado?
1.¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados?
9. Decisiones
8. Comentarios
7. No
6. Sí
5. Criterios
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
1. Unidad de Análisis:
10. Firma del Auditor
11. Hora Finalización Evaluación
Auditoría de la Planificación y la Medición
¿Cuáles son los tipos de comentarios que se pueden contemplar en una lista de contemplación?
12. Fecha Finalización Evaluación
4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización?
3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores?
2. ¿El sistema de información esta democratizado?
1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados?
9. Decisiones
8. Comentarios
7. No
6. Sí
5. Criterios
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
1. Unidad de Análisis:
10. Firma del Auditor
11. Hora Finalización Evaluación
¿Cuál es la estructura de una LISTA DE VERIFICACIÓN?
4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización?
3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores?
2. ¿El sistema de información esta democratizado?
1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados?
9. Decisiones
8. Comentarios
7. No
6. Sí
5. Criterios
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
1. Unidad de Análisis:
10. Firma del Auditor
11. Hora Finalización Evaluación
12. Fecha Finalización Evaluación
¿Cuándo pueden ser ejecutadas
2. Durante la ejecución del plan
3. Próximo acto de planificación
a. Eliminación de
b. Sustitución de
c. Modificación de
d. Reubicación de
e. Combinación de
f. Incorporación de
¿Cómo se Verifica el cumplimiento
de un ASPECTO sujeto a auditorìa?
1. Contenido
Permiten verificar el nivel de cumplimiento de un ASPECTO considerando especificaciaones de calidad previamente racionalizadas
2. Coherencia
X 100
Permiten verificar el nivel de vinculación que tiene un ASPECTO con respecto a otro que le antecede
3. Influencia
X 100
Permiten verificar el nivel de influencia que tiene un ASPECTO con respecto a otro que le sucede
Auditoría de la Planificación y la Medición
...hablemos de la AUDITORÍA DE LA MEDICIÓN
Auditoría de la Planificación y la Medición
“Si no puede ser medido, no puede ser comprendido; si no puede ser comprendido, no puede ser controlado; si no puede ser controlado, no puede ser mejorado…”
Howard S. Glitow
¿Qué es AUDITORÍA
DE LA MEDICIÓN?
Es el proceso de identificación de incumplimiento de especificaciones de calidad de los instrumentos, técnicas, procedimientos de cálculo, normas y modalidades de medición, que sirven de punto de partida para evidenciar los diversos cumplimientos de políticas, planes, programas y proyectos en uma organización”
Auditoría de la Planificación y la Medición
1. Indicador(es) para la meta
2. Denominación del indicador
3. Fuentes de información para la cuantificación de la meta
4. Está establecido indicador de segundo nivel
5. Valor inicial del indicador-meta
6. Establecido criterio aritmético
7.Identificados los indicadores complementarios de la meta
2. Indicador se corresponde con el aspecto de la meta a medir
8. Alcance de medición-indicador
9. Medio de verificación-indicador
10. Rango del desempeño-indicador
6. Establecido criterio aritmético (Porcentaje)
1. Se cumple con unidades del período correcto (no contaminación porcentual)
2. Se cumple con unidades del período incorrecto (contaminación porcentual)
3. Se cumple con unidades del período correcto e incorrecto (contaminación porcentual)
4. Se cumple parcialmente con unidades del período correcto e incorrecto.
5. Se cumple parcialmente con unidades del período incorrectos.
6. Se excede la meta con unidades del período correcto.
7. Se excede la meta con unidades de períodos incorrectos.
8. Se excede la meta con unidades de períodos correctos e incorrectos.
9. Se cumple parcialmente la meta con unidades del período correcto e incorrecto.
META
Clasificación de una META
Indicador
Tipo
Meta
1. Todas las evaluaciones serán asumidas dentro de los 5 días que el cliente accese al servicio
2. Todos los usuarios del servicio tienen una evaluación y plan de soporte dentro de 1 mes de acceso al centro
3. 110 horas de visitas familiares a ser realizadas por semana
4. Pocos usuarios reportan sentimientos de soledad y baja autoestima
5. Todo el personal será entrenado y concientizado para proteger a los adultos
6. Escribir y acordar un protocolo para el trabajo conjunto al mes de septiembre
7. 80% de los planes de rehabilitación serán completados y cada caso cerrado en 3 meses
8. Reducir la tasa de consumo de drogas en adolescentes en un 5%
Auditoría de la Planificación y la Medición
…Un ejemplo de alineación de un plan…
Alta deserción escolar y baja tasa de asistencia
Necesidad
Incrementar
Objetivo
Incrementar tas tasas de asistencia a clases de los grados 9-12 hasta un 95% ante un horizonte de temporaldiad de 3 años
(Más otros objetivos)
Uso del Indicador
Auditoría de la Planificación y la Medición
Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el contexto de objetivos y metas de Planes
Resultados
INSUMOS
DEMANDAS
PRODUCTOS
PROCESOS
Auditoría de la Planificación y la Medición
Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el contexto de objetivos y metas de Planes
Resultados
PROCESOS
INSUMOS
DEMANDAS
PRODUCTOS
Horas empleadas en la ejecución de Mesas técnicas de agua
Horas establecidas para la ejecución de Mesas técnicas de agua
Auditoría de la Planificación y la Medición
4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores consideran entre 8 y 12 períodos anteriores?
3. ¿Los indicadores son presentados con distintos tipos de comportamientos como soporte al análisis e interpretación?
2. ¿Los promedios se calculan considerando los todos los valores de la serie?
1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes patrones de referencia?
13. Decisiones
2. Tipo de Plan: Estratégico y Operativo
1. Unidad de Análisis:
14. Firma del Auditor
15. Hora Finalización Evaluación
16. Fecha Finalización Evaluación
4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y Físicas/Económicas?
4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia lógica como soporte a la derivación de relaciones causa-efecto?
4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en forma global y desagregada?
X
X
X
X
X
X
X
12 de los 15 indicadores carecen de patrones de referencia
Sólo se proporcionan valores estáticos de los indicadores
NO APLICA
NO APLICA
NO APLICA
Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de indicadores
Es necesario previamente definir el alcance de medición de cada indicador
No existen indicadores de esta índole, por lo que se demostrarán en reunión posterior
Auditoría de la Planificación y la Medición
...cuál es el proceso de AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN
Auditoría de la Planificación y la Medición
Proceso Auditoría de la Planificación y la Medición
Ministerio de Asuntos Agrícolas Secretaria de Medición, Evaluación y Seguimiento
Dirección de Planificación
Fase de Planificación
Fase de Ejecución
Fase de Elaboración de Informe
¿Cuál será la estructura y contenido del documento final?
Evaluación y Consignación de Informe
¿Cuál fue el status de planificación y medición encontrado?
Seguimiento a la Implementación de Recomendaciones
¿Cuáles serán los indicadores que permitirán saber si se han acatado las modificaciones acordadas?
Fase de Asignación de Auditoría
¿Quién o quiénes ejecutarán la auditoría?