conferencia ciudades digitales unisalle 2011
DESCRIPTION
ACERCTRANSCRIPT
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS
PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:
ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE
BOGOTÁ
Carlos Alberto Zapata Cárdenas
Bogota, febrero 25 de 2010
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 2
AGENDA
1. Origen del proyecto de
investigación
2. Hipótesis
3. Objetivos
4. Metodología
5. Resultados
6. Conclusiones
7. Recomendaciones
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 3
ORIGEN DE LA INVESTIGACION
Necesidad de comprender la
dinámica de la gestión de
documentos dentro del
concepto de administración
electrónica.
1
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 4
¿Porque un proyecto sobre Administración Electrónica?
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 5
La Gestión Documental en el Gobierno
Electrónico
GOBIERNO
ELECTRONICO
ALINEACION
GESTION
DOCUMENTAL
Alineando las políticas publicas
En practicamente todas las
prestaciones del Gobienro
Electrónico se gestionan
documentos e información
La gestión documental esta
estrechamente ligada a las
prestaciones y servicios del
gobierno electrónico
ARTICULACION
POLITICAS
Page 6
FINES DEL GOBIERNO ELECTRONICO
Mejorar la información, la comunicación y la prestación de servicios a través de las TIC.
Proveer más y mejores prestaciones a los ciudadanos.
Adicionar productividad, calidad y valor a los servicios.
Reducir el costo de tramitaciones.
Resolver trámites “en línea”.
Aumentar la transparencia.
Aumentar la participación ciudadana.
Aumentar la calidad transacciones.
Fuente: Red Interamericana de Formación en Gobierno Electrónico
TODOS ESTOS FINES NO SON POSIBLES SIN UNA ADECUADA
GESTION DE DOCUMENTOS
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 7
SERVICIOS DEL GOBIERNO ELECTRONICO
La gestión documental
es TRANSVERSAL a
los servicios del GE. e-
Gob.
G2G
G2C
G2E
G2B
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 8
HIPOTESIS 2
¿Cómo se relacionan los programas de
Gobierno en Línea y Gestión Documental
en la administración Distrital de Bogotá?
Existe desarticulación entre las iniciativas
de Gestión Documental y el Gobierno en
Línea que se están implementando en el
Distrito de Bogotá
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 9
Consolidar la gobernabilidad
electrónica y los servicios a la
comunidad a través del uso articulado
de las herramientas y recursos que
ofrecen las tecnologías de la
información y la comunicación
Consolidar y fortalecer la gestión
documental pública para promover la
eficiencia de la administración y
garantizar la información como un
activo, un derecho de la comunidad y
un patrimonio de la ciudad
Plan de Desarrollo
de Bogotá
2008-2012
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 10
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 3
Analizar la relación entre los programas
de GD y GE de Bogotá
General
Específicos
Analizar la participación de los
archivistas en el GEL
Conocimientos de los archivistas acerca
del GEL
Nivel de desarrollo de la GD en el GEL de
Bogotá
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 11
METODOLOGIA
Población objeto de análisis: 92
entidades del Distrito
Métodos y técnicas: Se aplicaron
2 tipos de encuestas
4
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 12
Metodología de la Investigación
Encuesta 1
Perfil profesional de los responsables de GD.
Conocimiento sobre el GEL de Bogotá.
Desarrollo de la GD en el Distrito de Bogotá.
Participación de los archivistas en el GEL.
Relación entre la GD y el GEL de Bogotá
Encuesta 2
Adecuación de los servicios Web.
Prestaciones y proyectos del GEL.
Alfabetización digital en GEL.
Conocimiento de las políticas del GEL.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 13
RESULTADOS
Acerca de los responsables de
GD
Acerca del conocimiento del GEL
Acerca del conocimiento sobre
GD
Acerca del desarrollo de la GD en
el GEL
5
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 14
Resumen de los Resultados
Perfil de los Archivistas
• Un alto porcentaje de personal tiene contrato a término fijo.
• La mayoría tiene profesiones diferentes a la Archivística.
• Alta rotación en los cargos.
• Baja antigüedad en sus cargos.
Conocimiento sobre GD y GE
• Adecuado nivel de capacitación en temas de gestión documental.
• Deficiente conocimiento teórico sobre gobierno electrónico.
• Confusión en cuanto al uso de términos similares o relacionados
• Se desconocen los proyectos de GE del Distrito.
Percepción sobre la GD y el GE
• Mejor percepción sobre los avances de la GD documental frente a la GEL.
• La GD no abarca todos los ámbitos posibles de aplicación en el GEL.
• Rezago en el desarrollo de proyectos de Gestión de Documentos Electrónicos.
• Desbalance en los avances de la GD frente al nivel de implementación GEL.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 15
RESUMEN DE RESULTADOS
Participación de los Archivistas
• Baja participación en los proyectos de documento electrónico y GE. • Bajo reconocimiento en cuanto al papel que puede cumplir en el GE. • Escaso dominio de temas tecnológicos. • Trabajo descoordinado entre los archivos y los responsables del GE.
Presencia de los Archivos en el GE
• No ofrecen información sobre el archivo • No ofrecen servicios de información. • No publican las Tablas de Retención Documental en la web. • No tienen catálogos en línea.
La Gestión Documental en el GE
• No hay un modelo de GD que apoye el GEL.
• Ausencia de normalización en la GD en la fase de información.
• No se hace gestión documental al documento electrónico.
• El Comité de Archivo no se coordina con el Comité del GEL.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 16
CONCLUSIONES 6
Pérdida de aprovechamiento de la capacidad del recurso humano de los archivos que resulta clave para apoyar el desarrollo del gobierno electrónico.
Existen desniveles en el desarrollo del gobierno electrónico frente a la gestión documental.
La administración electrónica y el gobierno electrónico se constituyen en un nuevo escenario para los profesionales de la información.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 17
CONCLUSIONES
La gestión documental al ser
transversal, abarca todos los ámbitos
de acción de la administración y del
gobierno y por lo tanto debe ser
incluida en las iniciativas del GEL.
Dada la relación entre los SI, las TIC y
la gestión de documentos, la
participación de los archivistas en los
comités de GEL debe ser una
exigencia.
Los archivistas deben aportar sus
conocimientos en el mejoramiento de
los sistemas de información del GEL.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 18
CONCLUSIONES
Las políticas sobre gobierno
electrónico de Bogotá no involucran el
componente de gestión documental.
Se deben llevar a cabo nuevos trabajos
de investigación en el ámbito de la
gestión documental en el GEL desde
sus diferentes ejes (G2B, G2C, G2E,
G2G).
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 19
HACIA DONDE IR AHORA? 7
Coordinación de las iniciativas de GD y GEL.
Establecimiento de relaciones entre los fines
de la GD y el GEL del Distrito.
Participación de los archivistas en los comités
de GEL.
Coordinación de las unidades responsables de
los aspectos del GEL y la GD.
Incorporación de las la políticas de GD en el
GEL.
Profesionalización de la gestión documental
en la entidades distritales.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 20
Transformar la Gestion
Documental desde el GEL
Determinar avance de
los Servicios y
Sincronizar
Desarrollo del
PGD
Desarrollo de las
Fases del GEL
Ciclo de Vida del
Documento
GESTION DOCUMENTAL Y GOBIERNO EN LINEA
Implementar la
Gestión Documental
de acuerdo con los
servicios del GEL Definir Políticas
articuladas
Alinear la Gestion
Documental con las fases
del Gobierno en Linea
Sincronizar la Gestión
Documental con el
Gobierno en Línea
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 21
LA GESTION DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO
ELECTRONICO
Ejes de la Gestión
Documental
Ejes del Gobierno
Electrónico.
Gobierno a
Ciudadanos
Gobierno a
Empresas
Gobierno a
Empleados
Gobierno a
Gobierno
Sistema
Normativo
Sistemas de
Gestión
Sistemas de
Calidad
Sistemas de
Información
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 22
ALINEANDO INICIATIVAS No es posible un gobierno electrónico eficaz sin un modelo de gestion de
información y documentos que lo soporte
1
3 2
GOBIERNO A CIUDADANOS
GOBIERNO A EMPRESAS
GOBIERNO A EMPLEADOS
GOBIERNO A GOBIERNO
Diseño del
PGD
Análisis de las
TI
Formulación
de Políticas
Las políticas del gobierno
electrónico deben incorporar
políticas de gestión documental
Las tecnologías no son la base
del GE, es la INFORMACION
El gobierno electrónico requiere
un gobienro de la información
El documento electrónico es
el contenido del gobierno
electrónico
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 23
Planeación de documentos
Planeación de la AI
Planeación de la AT
Planeación del Marco Legal
Planeación de procesos
GD GE
ROL DEL ARCHIVISTA
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 24
ARQUITECTURA DEL GOBIERNO ELECTRONICO
Orientada al Negocio y a
los Procesos
Provee el marco
normativo para la
eficiente gestión
documental
Orientada a soportar los
servicios y prestaciones
del GEL
Provee el marco necesario
para la organización,
acceso y preservación de
la información
Gobierno
Electrónico
Gestión
Documental
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page 25
¡Gracias por su Atención!
Carlos Alberto Zapata
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011