connecta event: designing a digital workplace 2014
DESCRIPTION
Over one third of the Swedish companies, report that they have strategic challenges in providing the right tools to their employees. At the same time, they are convinced that they could be much more effective if they did it right. So what is missing when companies plan and implement investments in intranets, collaborative interfaces and digital workplace?TRANSCRIPT
2014-05-07
© Connecta
22
Svenskt konsultbolag som finns till för att förverkliga punkterna på ledningens agenda.På riktigt.
Vi gör våra kunderna mer konkurrenskraftigagenom att kombinera affärsstrategiskt tänkande, tekniska specialist-kunskaper och förmågan att gå från ord till handling.
Ca 700 konsulter inom - Digital Consulting- Management Consulting- Enterprise Consulting- AM, Infrastruktur och Competence Match.
Omsätter ca 800 MSEK och är noterade på Nordiska börsen.
3
So how does MDS work?
3
AV FÖRETAGEN UPPGER ATT DE HAR UTMANINGAR VID INFÖRANDE AV EN
DIGITAL ARBETSPLATS
33%
4
Dagens talare är Wictor Wilén och Mattias Paulsson
Från SharePointsinnersta krets kommer Wictor Wilén. Expert, arkitekt, författareoch föreläsare sedan 90 – talet.
Connecta 5 år och MCA, MCSM, MCM och MVP
Med fokus på att få ut affärsnyttaur teknik jobbar Mattias Paulsson som säljchefinom Digital Consulting.
Connecta 5 år och tidigare genomfört globala projekt
5
1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?
2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?
3 Hur kommer man igång?
6
1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?
2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?
3 Hur kommer man igång?
7
My Workplace
Collaboration
Social
EmployeeSelf Service
Management Information
Vi delar in en modern digital arbetsplats i fem delar
8
Tre produkter som gör vardagen enklare
Facebook Dela information enkelt och snabbt.Skapa nya kontakter och expandera nätverk.Sök och hitta kunskap
DropBox Skapa och jobba med dokumentDela med sig av dokument
Skype Korta och snabba meddelandenVideo och röstsamtal
Ko
ns
um
en
tpro
du
kte
r
Google Sökning anpassad efter dig
9
Tre produkter som gör vardagen enklare samt ökar produktivitet
Yammer Dela information enkelt och snabbt, interntoch externt.Skapa nya kontakter och expandera nätverk.Sök och hitta kunskap
OneDrive for Business
Skapa och jobba med dokumentDela med sig av dokument på ett säkert sätt, internt och externt
Lync Korta och snabba meddelandenVideo och röstsamtalIntegrerat med mejl och andra tjänster
Arb
ets
red
sk
ap
Sökning anpassad efter dig och dinabehörigheter
SharePoint
10
Konsumentprodukt vs Arbetsredskap
Informationen och kunskapen stannar inom företaget
Säkerhet och governance som ett företag förväntar sig
Unga talanger förväntar sig och är vana vid arbetsredskap av denna typ
Stöd för compliance och e-discovery
11
1 20-25% Potentiell produktivitetsförbättring hos tjänstemän / knowledge workers genom rätt internt verktygsstöd
2 Företag med väl fungerande socialt nätverkande är 7% mer produktiva än de utan
3 Organisationer som implementerar internt stöd för socialt nätverkande – ’social business’ ökar i genomsnitt nöjdmedarbetarindex med 20 procent
4 64% kan tänka sig lägre lön mot att de har möjlighet att vara flexibla med sin placering
5 Av 550 tillfrågade akademiker svarade endast 10% att de inte vill arbeta en period utomlands
Föränderlig värld
Studier pekar på ökad produktivitet och nöjdhet för företag med en digital arbetsplats
Kunskapsdelning
Ökat tempo
Informationsöverflöd ”Every two days now we createas much information as we didfrom the dawn of civilization upuntil 2003”
– Eric Schmidt
Några effekter av en digital arbetsplats
Statistik från: McKinsey Global Institute, “The Cisco Connected World Report”. Cisco Systems. October, 2010. Presentation. Pentland, Alex. “How Social Networks Network Best”. Harvard Business Review.
February, 2009. p 37. “How companies are benefiting from Web 2.0: McKinsey Global Survey Results”. McKinsey Quarterly. September, 2009. Web.
12
1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?
2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?
3 Hur kommer man igång?
13
So how does MDS work?
13
VAD KRÄVER EN FRAMGÅNGSRIK DIGITAL
ARBETSPLATS?
14
Användare & Organisation
Processer & Flöden
Verktyg och Tekniken
Skapa en plan för hur användarna ska involveras, hur ser organisationen som äger materialet ut etc.
Företag som fokuserar på den tekniska plattformen får små effekter
En teknisk lösning som integrerar rätt verktyg underlättar för användarens vardag och minskar underhåll
Skapa processer för att hantera ny krav och förbättra, för att utbilda nya anställda och möjliggöra linjens arbete etc.
15
Varför?
Vem?
Vad?
Hur?
Varför ska vi göra det här?Affärsnyttan. Vision och mål
Vem skapar önskade effekt?Hur ser deras förutsättningar och vardag ut, etc.
Vad har målgrupperna förbehov?Lösningar/funktioner som ska lösamålgruppernas behov.
Hur ska Intranätetutformas föranvändbarhet?
Hur ska användarna attraheras?
Vision
Målgrupp
Funktion
Implementation
Fyra grundfrågor ger en bra förankring
16
Genomför mätningar i organisationen för att följa upp önskade effekter
Frågor kring varumärke och trivsel
Temperaturmätningar hur användaren nyttjar den digitala arbetsplatsen
Frågor kring effektivitet
17
So how does MDS work?
17
VAD KRÄVER EN FRAMGÅNGSRIK DIGITAL
ARBETSPLATS?
ANVÄNDARE
18
1 Vad är en modern digital arbetsplats och vad är drivkrafterna bakom?
2 Hur förändrar man arbetssätt och ökar produktiviteten?
3 Hur kommer man igång?
19
Vägen till ett lyckat projekt och nöjda slutanvändare
Förstudie/analys Pilot FörbättringarGenomförande/
Införande
• Målbild• Kravinsamling• Prioritering• Workshop• Personas
• “Lågt hängandefrukter”
• Verifiera målbild
• Standardfunktionalitet• “Quick wins”• “Killer apps”• Korta cykler
• Lyssna!• Fråga medarbetarna• Kontinuerliga
förbättringar• Sluta inte innovera!
20
Checklista för ett lyckat projekt och nöjda användare
Använd “agila” metoder, undvik “Big Bang” projekt
Förändringshantering!
Våga göra fel!
Var beredd på att ändra beslut!
Bevaka omvärlden och trender!
Upprätta ett “forum” för användare/ambassadörer
21
Samarbete och diskussion = WIN!
22
Att designa en modern
Digital arbetsplats för samarbete
Mattias Paulsson070-2407392
Wictor Wilén073-5588538
Kontaktuppgifter
Seminarium
20140507
My Workplace
Collaboration
Social
EmployeeSelf Service
Management Information
Av företagen uppger att de har utmaningar vid införande av en digital arbetsplats.
33%Potentiell produktivitetsförbättring hos tjänstemän / knowledge workers genom rätt internt verktygsstöd
25%