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MicrosoftOffice 2000

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Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equiposhardware, etc. que aparecen en este libro son marcas registradas de susrespectivas compaas u organizaciones

Edicin espaola EDICIONES ANAYA MULTIMEDIA, S. A., 1999

Juan Ignacio Luca de Tena, 15. 28027 Madrid

Introduccin

Anticipndose a los fastos del Tercer Milenio, que dan labienvenida a la nueva era del conocimiento y la comunicacin,llega Office 2000, la herramienta ofimtica ms conocida,utilizada y cercana al usuario.

Office ha evolucionado de manera espectacular desdeprincipios de los ochenta, en que hicieron su aparicin enEspaa las primeras herramientas de Microsoft para la oficina,cuando la Ofimtica todava se llamaba Burtica y Windowsno pasaba de ser un anuncio. Word, Multiplan y Chart paraMS-DOS se convirtieron en poco tiempo en Word paraWindows, Excel para Windows y Microsoft Graph, a los que seagregaron PowerPoint y Access. Luego llegaron las comunica-ciones con el Cuaderno, Microsoft Mail, Microsoft Network,Schedule y Exchange y, finalmente, Internet, con Outlook,Internet Explorer y todos los aditamentos necesarios paraobtener el mayor rendimiento de la Red.

Una vez la herramienta completa, la evolucin ha sidoconjunta y, ahora, Office nos vuelve a sorprender con suversin 2000, que incorpora todos los instrumentos precisospara gestionar el conocimiento y las comunicaciones, comocorresponde a las tendencias tecnolgicas y comerciales delTercer Milenio.

La nueva versin de Microsoft Office, al igual que lasanteriores, comprende diferentes aplicaciones segn la suiteelegida, por lo que conviene adquirir la ms adecuada a lasnecesidades de cada usuario. Office comprende las suitesEstndar, Profesional y Premium, as como las versionesprofesionales Herramientas Office 2000 para la PYME y Office2000 Developer. Los productos que pueden encontrarse en lasuite Premium son los siguientes:

Microsoft Word: el procesador de textos ms verstil,potente, capaz y conocido; el que llevamos utilizando desdeque aparecieron los primeros micros compatibles, all porel ao 85.

Microsoft Excel: la hoja de clculo que nos saca de todoslos apuros, que nos ayuda a realizar sin esfuerzo ni grandesconocimientos financieros desde el clculo ms simple alanlisis ms sofisticado.

Microsoft Access: el gestor de base de datos ms sencilloy potente al alcance de todos los usuarios, capaz de manejardesde una tabla sencilla hasta una base de datos relacionalde relaciones complejas.

Microsoft PowerPoint: la aplicacin ms til y especficapara realizar presentaciones en pantalla, en Internet o enla intranet de la empresa, con diapositivas, documentos,animacin y sonido.

Microsoft Outlook: una completsima agenda electrnicafcil de gestionar y una herramienta imprescindible paramensajera y colaboracin en lnea.

Microsoft PhotoEditor: una herramienta de retoquefotogrfico y tratamiento de imgenes que simplifica almximo el trabajo grfico.

Microsoft PhotoDraw 2000: la herramienta de diseogrfico que estaba necesitando la suite para completar sufuncionalidad. Con ella, Office 2000 incorpora el mundo dela infografa al mundo de la oficina. PhotoDraw 2000 integralas funciones de dibujo de Word y de PowerPoint, con lo quese convierte en un utilsimo auxiliar de estas aplicaciones.

Barra de acceso directo de Office: la barra de herra-mientas especfica de Office que interrelaciona todas las

aplicaciones y las hace accesibles desde cualquier lugar.Fcilmente personalizable, flexible y gil.

Cuaderno de Microsoft Office: una de las herramientasms interesantes de Office, que permite reunir y relacionarvarios documentos creados con diferentes aplicaciones dela suite, de manera que constituyan un solo bloque: uncuaderno.

Microsoft FrontPage Express: un editor de pginas Webcon el que trabajar en HTML y que, con su caractersticaWYSIWYG, permite ver la apariencia real del formato ydel diseo.

Microsoft NetMeeting: un auxiliar excepcional paraInternet, que permite mantener reuniones, conferencias ycompartir trabajos en la Red.

Aplicaciones esclavas: Microsoft Office 2000 incluye unaserie de miniaplicaciones con las que solamente se puedetrabajar desde las aplicaciones principales. Se trata deprogramas auxiliares que complementan a los principalescon funciones especficas. Son Microsoft Graph, unaherramienta imprescindible para crear todo tipo de grficosy diagramas; Microsoft Organization Chart, muy til paracrear y gestionar organigramas; Microsoft Map, paragenerar mapas con elementos geogrficos, sociales,comerciales, etc.; Editor de ecuaciones, para crearecuaciones matemticas; Galera de imgenes, con todoun cargamento de ilustraciones, clips de vdeo y de sonido,y con acceso directo a la galera de Microsoft en Internet;Editor de VBA, el editor para trabajar cmodamente conVisual Basic para aplicaciones, el lenguaje de progra-macin especfico para las aplicaciones de Office; Micro-soft Query, para realizar consultas y recuperar datos de

bases de datos externas; Microsoft WordArt, una potenteherramienta para crear y manipular texto artstico.

La pgina Web de Office 2000 en espaol se hallaen: http://www.eu.microsoft.com/spain/officeLa pgina Web de Anaya Multimedia se halla en: http://www.anayamultimedia.es. En ella se pueden encontrar todos los librosnecesarios para el aprendizaje a cualquier nivel de Office 2000 enconjunto o de sus componentes por separado. El Catlogo de estapgina Web facilita la bsqueda de cualquier obra. Escribiendo enla casilla de bsqueda Office 2000, pueden verse todos los librospublicados sobre la suite en las diferentes colecciones.

La pgina Web de Anaya Multimedia con las obras publicadassobre Office 2000

Las novedades de Office 2000

Al comparar la suite de la nueva versin con la anterior,Office 97, se genera una larga lista de novedades y mejoras,entre las que hay que destacar las siguientes:

2000i

Nuevas aplicaciones: a los productos que incorporaban lasversiones anteriores, Microsoft ha agregado ahoraMicrosoft FrontPage 2000, Microsoft NetMeeting 2.11,Microsoft Publisher 2000 y Microsoft PhotoDraw 2000.

Orientacin a la Web: Office 2000 viene con clara orientacina Internet y al trabajo en red. Las herramientas para lacolaboracin Web estn presentes en las aplicacionesprincipales, al igual que las destinadas a la creacin de pginasWeb o a la publicacin en Web de cualquier documento interno.Las funciones de ayuda y bsqueda se complementan conaccesos directos a la pgina Web de Microsoft. Compartir,importar o exportar datos Web est a la orden del da con lanueva versin de Office. Las nuevas Pginas de acceso a datos,de Access 2000, son informes diseados especficamente parala Web, que permiten mayor interaccin.

Nueva interfaz grfica del usuario: Office 2000 aportanovedades en la estructura y funcionalidad de las barras deherramientas, de los mens, de las ventanas y de los cuadrosde dilogo. Las barras de herramientas se adaptan al tamaode la ventana o se despliegan para cumplir sus funciones;los botones entran y salen de las barras con total facilidady la personalizacin adquiere una nueva flexibilidad. Losmens se despliegan a conveniencia o se mantienen siempredesplegados. Los documentos se abren en ventanas sepa-radas para facilitar la interaccin. Los cuadros de dilogose acercan a Internet Explorer y aprovechan muchas de susfunciones de acceso y bsqueda.

Grficos e informes interactivos: la orientacin de Office2000 al trabajo en grupo incluye la posibilidad de insertargrficos e informes interactivos en pginas de acceso a datosque se publican en Internet o en la intranet o bien se envan

por correo electrnico a otros miembros del equipo de trabajo.Las frmulas y los grficos de Excel se pueden actualizarautomticamente y en tiempo real con datos importados dela Web (cotizaciones de Bolsa, tipos de cambio, valores, etc.)

Mayor facilidad de movimiento: los documentos de Office2000 ofrecen al usuario mayor movilidad, ya que permitenempezar a escribir directamente en cualquier lugar de lapgina de Word (con la nueva funcin dar un clic y escribir),colocar tablas directamente en Word o Access, aadirdiapositivas de PowerPoint en la misma ventana o visualizartodos los quehaceres del da en la ventana de Outlook 2000.

Ampliacin del Portapapeles: el Portapapeles de Windowsadmite nicamente un contenido, ya se trate de texto,imgenes, tablas, cuadros, listas, etc. Esa capacidad esindependiente asimismo de la extensin del contenido. ElPortapapeles de Windows admite un contenido grande opequeo, segn la memoria del ordenador, pero solamente uno.Al copiar o cortar otro objeto, reemplaza automticamente alanterior. Office 2000 ha incorporado una nueva barra deherramientas, Portapapeles, que permite copiar, cortar ymantener en la memoria hasta doce contenidos diferentes.

Colaboracin en lnea: Office 2000 incorpora la opcinDiscusiones Web, con una barra de herramientas del mismonombre, que facilita la colaboracin en lnea, permitiendocompartir documentos en Internet o en la intranet de laempresa. Esta funcin requiere la conexin a un servidor Web.

Reparacin automtica de Office: el programa deinstalacin de Office 2000 contiene un nuevo botn quepermite reparar automticamente los archivos perdidos odaados. Las aplica