Construcción de Indicadores de desempeño y establecimiento de metas

Roberto Jiménez M.

Consultor ILPES / CEPAL

CURSO "PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y CONSTRUCCIÓN DE

INDICADORES DE DESEMPEÑO EN ORGANISMOS PÚBLICOS"

MINISTRODE

AGRICULTURA

PhD Gestión Agrícola

MEGA OBJETIVOS

Próximos 4 años:

1. Desarrollar la competitividad del sector agrícola y ganadero orientado a la exportación

2. Disponer de una agricultura limpia y de calidad para una adecuada alimentación de la población

3. Desarrollar un sector forestal exportador basado en la sustentabilidad

MEGA OBJETIVOS

Disponibilidad de recursos para:

1. Desarrollar la competitividad del sector agrícola y ganadero orientado a la exportación

Innovación e investigación

Transferencia tecnológica

Desarrollo del riego

Financiamiento para micro y pequeñas empresas

MEGA OBJETIVOS

Disponibilidad de recursos para:

2. Disponer de una agricultura limpia y de calidad para una adecuada alimentación de la población

Normas y regulaciones

Fiscalización

3. Desarrollar un sector forestal exportador basado en la sustentabilidad

Protección de los recursos forestales

Reforestación

Asociatividad de empresas exportadoras

Ministro de Agricultura

Subsecretaría de Agricultura Instituto de Asistencia Agrícola Servicio de Protección Forestal Dirección de Certificación Alimentaria

MINISTERIO DE AGRICULTURA

Institución encargada de la regulación y fiscalización de la actividad agrícola del país y la coordinación de las políticas sectoriales.

Institución encargada de fomentar la competitividad de la pequeña agricultura para su desarrollo sustentable .

Subsecretaría de Agricultura

Instituto de Asistencia Agrícola

Institución encargada de la conservación del patrimonio silvestre y el uso sustentable de los ecosistemas forestales.

Institución encargada certificar de la calidad de los productos agropecuarios y alimenticios en sus dimensiones sanitaria, ambiental y genética

Servicio de Protección Forestal

Dirección de Certificación Alimentaria

Servicio de Protección Forestal

Misión:

Institución encargada de la conservación del patrimonio silvestre y el uso sustentable de los ecosistemas forestales

Objetivos estratégicos1. Incentivar la reforestación mediante aporte financiero a las empresas

forestales con la finalidad de recuperar zonas desertificadas, permitiendo el manejo sustentable de estos recursos.

2. Proteger los ecosistemas forestales de los agentes y procesos dañinos tales como el fuego, la desertificación y otras formas de deterioro, a través de un sistema de protección contra incendios.

3. Fortalecer la asociatividad de las pequeñas empresas forestales, a través de la implementación de programas y mecanismos de educación, desarrollo comunitario y asistencia técnica comercial

Productos:

1. Servicios financieros para la forestación2. Servicio de protección contra incendios3. Servicio de asistencia técnica comercial forestal

Clientes / Usuarios / Beneficiarios:

1. Propietarios de suelos con uso forestal2. Propietarios de bosques3. Pequeños y medianos propietarios de plantaciones forestales y

bosque nativo4. Empresas privadas del sector forestal5. Visitantes a las Áreas Silvestres Protegidas

Producto: Servicio de protección contra incendios:

•Acciones de prevención de incendios forestales•Acciones de combate de incendio forestales•Programa contra la sequía

Acciones de combate de incendio forestales:

•Recursos humanos capacitados para extinción de incendios•Material de trabajo moderno y adecuado•Moderna tecnología de extinción de incendios

Recursos humanos capacitados para extinción de incendios:

•Contratación de personal•Capacitación y entrenamiento Unidad de Capacitación

y Entrenamiento

Unidad de Reclutamiento

Departamento de Combate de Incendios

División de Protección Forestal

Presupuesto 2008 (en dólares)

Servicios financieros para la forestación: 14.400.000Servicio de protección contra incendios: 22.000.000Servicio de asistencia técnica comercial forestal: 7.600.000

Total presupuesto para productos: 44.000.000

Gastos de administración: 9.000.000

Total presupuesto institucional: 53.000.000

Mega objetivos

Ministerios Ministerios Ministerios Ministerios

Servicios ServiciosServicios

División DivisiónDivisión

Dpto. Dpto.

SECTOR PUBLICO

OBJETIVOS

INDICADORES

Operacionalizaciónde objetivos

Agregaciónde mediciones

Presupuesto ($)

Producción (Q)

-Cobertura

-Focalización

-Oportunidad

-Ciertas características

-Costos

-Etc.

Resultados(desde punto de vista de los usuarios)

Indicadores ámbito de producto

-Eficacia

-Eficiencia

-Economía

-Calidad

Indicadores ámbito de resultado-Intermedio

-Final

Insumos / Procesos

PRESUPUESTO

Indicadores ámbito de proceso

-Programas de trabajo

-Programación

-Ejecución de recursos

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMÍA

CALIDAD

PROCESO PRODUCTO RESULTADO

ÁMBITOS DE MEDICIÓN

DI

MENSIONES

Matriz de indicadores

PROCESO PRODUCTO RESULTADO

INTERMEDIO

RESULTADO

FINAL

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMIA

CALIDAD

6. Pirámide de indicadores y reportes

6. Pirámide de indicadores y reportes

Pirámide de indicadores y reportes

Indicadores:

Deben generar información relevante para quien toma decisiones

Deben cubrir toda la institución

Deben ser específicos para las decisiones de cada jefatura o directivo

Deben medir los aspectos relevantes de cada área

Deben ser un número manejable

Reportes:

Orientados a las necesidades de cada destinatario

Deben ser informes ejecutivos, de fácil lectura e interpretación

Periodicidad adecuada para cada destinatario

Definiciones para cada indicador

Una vez que se tiene claridad respecto de:

cuáles son los aspectos relevantes que deben ser medidos

qué ámbitos se van a medir

cuáles dimensiones

Corresponde construir cada uno de los indicadores

Definiciones para cada indicador

Nombre del indicador:

- Debe ser claro, preciso y autoexplicativo

- Que cualquier persona entienda qué se mide con ese indicador

- Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben definirse en una nota explicativa

“Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS”

Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.

Fórmula de cálculo:

- La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre

(Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del país) * 100

Definiciones para cada indicador

Sentido de medición:

- Indicador ascendente o descendente

Mientras más aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente

En general:

Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente.

Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes.

Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos son ascendentes

Los indicadores que miden errores son descendentes

Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son ascendentes

Definiciones para cada indicador

Desagregación por sexo:

Si el bien o servicio se entrega diferenciado por género, entonces las mediciones deben hacerse por separado, o si existen diferencias en alguna característica entre ambos géneros.

“Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados”

“Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados a mujeres”

“Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados a hombres”

Definiciones para cada indicador

Indicadores institucionales:

Corresponden a aquellas mediciones que involucran a las institución como un todo y no sólo a un área en particular.

“Porcentaje de ejecución del presupuesto institucional”

“Porcentaje usuarios que manifiestan una opinión positiva respecto de la DGAC”

Definiciones para cada indicador

Frecuencia de medición:

Corresponden a la periodicidad en que es medido cada indicador.

Depende de las necesidades de contar con la información y los tipos de decisiones

- Diaria

- semanal

- mensual

- bimensual

- semestral

- anual

- bianual

Definiciones para cada indicador

Unidad de medida:

- Debe corresponder exactamente a lo que fue definido en el nombre del indicador.

- Debe cumplir con la lógica matemática al relacionar las variables

Establecimiento de metas:

- Deben relacionarse con las prioridades y compromisos de Gobierno, ministeriales e institucionales

- Deben ser posibles de cumplir por la institución con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles

- Su logro debe depender de la institución

- Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado

-Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de un programa

-Debe ser consistentes entre los distintos indicadores

Definiciones para cada indicador

Supuestos:

- En aquellos casos en que el cumplimiento de una meta esté influida por factores externos, éstos deben ser identificados.

- La institución se compromete a alcanzar una meta, siempre y cuando se cumplan los supuestos.

- Esto permite diferenciar los tipos de incumplimientos:

i) Aquellos que son responsabilidad de la gestión institucional

ii) Aquellos se deben a factores externos

Definiciones para cada indicador

Medios de verificación:

Corresponde a todos los antecedentes y documentación que permite verificar el cumplimiento de una meta

- Bases de datos

- Registros

- Sistema informáticos

- Informes

- Libros de reclamos

Debe identificarse asimismo el lugar físico en que se encuentran los medios de verificación:

- Departamento de Administración y Finanzas

Evaluación

Grado de cumplimiento:

Corresponde a la comparación entre el valor efectivo obtenido para cada indicador y la meta comprometida

- Cumplimiento

- No cumplimiento

- Sobrecumplimiento

Factores Internos y Externos

Análisis de las desviaciones:

- Los resultados fueron responsabilidad de la institución

- No se cumplió uno o más supuestos

- Factores externos no previstos (disminución de presupuesto M. de Hacienda, nuevas prioridades o compromisos de Gobierno)

Evaluación

Recomendaciones y compromisos:

Corresponde a las acciones que se deben realizar y las medidas que se deben implementar para eliminar las causas de las desviaciones

- Recomendaciones

- Compromisos

- Actividades

- Plazos

- Responsables

Seguimiento:

Verificación del cumplimiento de las recomendaciones y compromisos

Construcción de Indicadores de desempeño y establecimiento de metas

Roberto Jiménez M.

Consultor ILPES / CEPAL

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INDICADORES DE DESEMPEÑO EN ORGANISMOS PÚBLICOS"