consultoria prana biologhizhe medizine final (1)

37
CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 1 CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTADURIA SEPTIMO SEMESTRE LADY ALEJANDRA PEREZ NIÑO JUAN DAVID VALDERRAMA MILENA SOLER RODRIGUEZ ESTIVEL PASTOR MERCHÁN

Upload: justin-martinez

Post on 26-Oct-2015

4 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 1

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S

ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTADURIA

SEPTIMO SEMESTRE

LADY ALEJANDRA PEREZ NIÑO

JUAN DAVID VALDERRAMA

MILENA SOLER RODRIGUEZ

ESTIVEL PASTOR MERCHÁN

FUNDACION DE EDUCACION SUPERIOR SAN JOSE

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS

BOGOTÁ D.C

2013

Page 2: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 2

CONTENIDO

1. PRIMERO CONTACTOS CON EL CLIENTE............................................................4

1.1 Presentación de la empresa......................................................................................4

1.1.1 Logotipo:...........................................................................................................5

1.2 DIAGNOSTICO PREELIMINAR O PREDIAGNOSTICO........................................6

1.1.2 Fotos de las instalaciones y sala de juntas de PRANA....................................6

2. PROPUESTA DE TAREAS........................................................................................10

3. DIAGNOSTICO..........................................................................................................10

3.1 ANALISIS Y SISNTESIS.......................................................................................10

4. PLANIFICACION DE MEDIDAS................................................................................10

4.1 SOLUCIONES y opciones:...................................................................................11

5. PROPUESTA.............................................................................................................12

5.1 OBJETIVO de la consultoría.................................................................................12

5.2 Formatos de documentación................................................................................12

5.2.1 MISION...........................................................................................................12

5.2.2 VISION...........................................................................................................13

5.2.3 POLITICA INTEGRADA.................................................................................13

5.2.4 VALORES.......................................................................................................13

5.3 CADENA DE VALOR............................................................................................14

5.4 FORMATOS EN EXCEL:......................................................................................19

5.4.1 Manual de funciones de vendedor.................................................................19

5.4. 2 Orden de pedido............................................................................................22

5.4.3 Capacitación y entrenamiento........................................................................24

5.4.4 Manual de funciones dirección administrativa................................................25

5.4.5 Manual de funciones administrativas..............................................................26

Recepcionista..........................................................................................................26

5.5 Organigrama.........................................................................................................28

Page 3: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 3

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1Logotipo........................................................................................................4Ilustración 2 Entrada oficinas...........................................................................................6Ilustración 3 Formato.......................................................................................................6Ilustración 4 Sala de juntas..............................................................................................7Ilustración 5 Sala de Juntas.............................................................................................7Ilustración 6 Oficina..........................................................................................................8Ilustración 7 Oficina 2.......................................................................................................8Ilustración 8 Sala reuniones.............................................................................................9Ilustración 9 Manual de funciones Vendedor.................................................................21Ilustración 10 Orden de pedido......................................................................................22Ilustración 11 Capacitacion y entrenamiento.................................................................23Ilustración 12Manual de funciones dirección administrativa..........................................24Ilustración 13 Manual de Funciones Recepcionista.......................................................25Ilustración 14 Manual de funciones Nomina..................................................................27Ilustración 15 organigrama.............................................................................................27

Page 4: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 4

INTRODUCCION

PRIMERO CONTACTOS CON EL CLIENTE

1.1 Presentación de la empresa.

1.1.1 Logotipo:

Ilustración 1Logotipo

PRANA BIOLOGISCHE MEDIZIN S.A.S

Objeto social: la sociedad tendrá como objeto principal la comercialización y producción

de medicamentos naturales asimismo, podrá realizar cualquiera otra actividad

económica licita tanto en Colombia como en el extranjero, la sociedad podrá llevar a

cabo en general, todas las operaciones, de cualquier naturaleza que ellas fueren,

relacionadas con el objeto mencionado, así como cualesquiera actividades similares,

conexas o complementarias o que permitan facilitar o desarrollar el comercio o la

industria de la sociedad.

Gerente: Alejandro Jiménez Segura

Cra 32 No. 25 a – 55 Bogotá D.C.,

[email protected]

Page 5: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 5

Matriculada en la cámara de comercio desde el 18 de junio del 2011.

Entrevista:

1.2 DIAGNOSTICO PREELIMINAR O PREDIAGNOSTICO

Los siguientes temas son la propuesta que se han logrado identificaren la

empresa:

Publicidad y Mercadeo Investigación de algún producto nuevo que quiera

conocer a fondo para comercializarlo en PRANA

Seguridad Industrial y salud ocupacional

Elaboración de formatos, requerimientos, perfiles y manuales de

funciones organizacionales.

Una vez sea elegido el tema empezaremos a realizar las investigaciones

pertinentes, para lo cual estaré necesitando de su colaboración y programación de

una cita para mostrar los resultados de la recolección de datos.  

1.1.2 Fotos de las instalaciones y sala de juntas de PRANA

Page 6: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 6

Ilustración 2 Entrada oficinas

Ilustración 3 Formato

Page 7: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 7

Ilustración 4 Sala de juntas

Ilustración 5 Sala de Juntas

Page 8: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 8

Ilustración 6 Oficina

Ilustración 7 Oficina 2

Page 9: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 9

2. PROPUESTA DE TAREAS

La consultoría tendrá una fase de análisis, y diseño de planes de acción y procesos

necesarios para cumplir el objetivo principal.

Ilustración 8 Sala reuniones

Page 10: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 10

3. DIAGNOSTICO

3.1 ANALISIS Y SISNTESIS

Actualmente la empresa cuenta con una forma de administración de la

información empírica, es decir no se han establecido formatos para su manejo y

comunicación,

En la formalización de procesos, se necesita un modelo de creación de cadena

de valor para ser aplicado y dar ventaja a la empresa en el mercado

fortaleciéndolo desde el manejo de la información y control de calidad de los

procesos y factores de talento humano, físico, económico, social,

La creación de manuales de funciones, perfiles y el diseño del organigrama,

4. PLANIFICACION DE MEDIDAS

4.1 SOLUCIONES y opciones:

Formatos de documentación:

Page 11: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 11

VISION

MISION

POLITICA INTEGRADA

VALORES

MAPA DE PROCESOS Y CADENA DE VALOR

FORMATOS EN EXCEL:

Page 12: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 12

Apertura de clientes

Manual de funciones de vendedor

Orden de pedido

Capacitación y entrenamiento

Manual de funciones dirección administrativa

Manual de funciones administrativas

Recepcionista

Auxiliar nomina

Page 13: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 13

5. PROPUESTA

5.1 OBJETIVO de la consultoría

Diseñar los formatos necesarios para los procesos administrativos y comerciales, con

su respectiva aplicación en la compañía evitando inconvenientes, errores y pérdidas de

la información que resultan de hacer las actividades de forma empírica, aplicar los

manuales de funciones y organigrama para poder aplicar el sistema de creación y

aplicación de la cadena de valor.

5.2 Formatos de documentación

OBJETIVO: Establecer y mantener la MISIÓN para asegurar el futuro de PRANA SAS.

ALCANCE: Todos los procesos y subprocesos identificados y orientados para bien

común.

5.2.1 MISION

Generar utilidades crecientes y beneficios para nuestros, Proveedores, Clientes,

Usuarios, Comunidad y Nuestra propia empresa, a través de la distribución de

productos homeopáticos y “sustituyentes” que ayudan, cuidado y salud y de todas las

personas que asisten a centros especialista en medicina alternativa. Por medio de la

comercialización principalmente dirigida a médicos homeópatas y servicio de

sueroterapia practica alternativa a todas las personas interesadas basadas en una

sólida Responsabilidad Social y Empresarial.

Page 14: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 14

OBJETIVO: Establecer y mantener la VISION de la Empresa, con base en los objetivos

estratégicos planteados.

ALCANCE: Todos los procesos y subprocesos identificados y orientados para bien

común.

5.2.2 VISION

Para el 2016 aumentar nuestra participación en el mercado local e ingresar a otros

mercados, que generen mayor valor económico, logrando posicionar nuestro nombre

con alta recordación; llegando a ser una de las principales empresas en distribución y

ventas de productos homeopáticos y “sustituyentes”, aportando benéficos de salud y

reconocimiento como una Organización Responsable.

5.2.3 POLITICA INTEGRADA

OBJETIVO: Establecer y mantener la Política Integrada de la Empresa, con base en

los objetivos estratégicos planteados.

ALCANCE: Todos los procesos y subprocesos identificados y orientados para bien

común.

PRANA SAS. Busca mejorar las necesidades a sus Socios, Empleados, Proveedores,

Clientes, y Comunidad, con productos y servicios acordes con sus expectativas del

mercado de los medicamentos homeopáticos alternativos, protegiendo el medio

ambiente, brindando salud, y el desarrollo humano de sus clientes, participando

activamente en el crecimiento social, respeto al derecho de la salud, comportamiento

Page 15: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 15

ético y el cumplimiento de requisitos legales; dentro de una cultura de mejoramiento

continuo.

5.2.4 VALORES

o Integralidad

o Satisfacción

o Trascendencia

o Dinamismo

o Responsabilidad

o Honestidad

o Compromiso

5.3 CADENA DE VALOR

OBJETIVO: Identificar los procesos necesarios para mantenerlos y mejorarlos

ALCANCE: Tener el pleno conocimiento del método y proceso de nuestra empresa.

Cadena de valor

INFRAESTRUCTURA: la ubicación y la distribución del espacio, así como la utilidad de

su uso es algo que se debe analizar antes de poner en marcha algún proceso, el buen

Page 16: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 16

uso del espacio da buen tiempo de producción y evita costos innecesarios también la

maquinaria y herramientas juegan un papel muy importante eliminara la innecesarias y

brindar las necesarias permiten buen manejo del tiempo y cero paradas técnicas, cada

sitio debe tener un característica adecuada a la actividad por que las condiciones serán

diferentes para cada proceso, los recursos como electricidad, uso de TIC Tecnologías

de información y comunicación , papelería, herramientas de mantenimiento.

Métodos: Análisis de los puestos de trabajo, maquinaria, herramientas, redes de TIC.

Objetivo: Evaluar e identificar las situaciones que no dan cumplimiento a lo esperado y

aplicar los planes de mejoramiento, fortalecimiento o correctivos necesarios.

Documentos: Plan de Mejora: Diagnostico y observaciones grupales e individuales, con

propuesta de mejoramiento y procesos que se deben aplicar.

TALENTO HUMANO:

Contar con el personal calificado y necesario es una responsabilidad con los clientes

por que todas las soluciones deben estar dada y el empoderamiento de la empresa

debe ser lo mas perfecto posible en este caso, la capacitación, evaluación,

comunicación, observación, constante permiten que esto resulte mejor, existen caso

por clientes que no encuentran información de que ha pasado con su pedido o que

hubo un error y no se puede solución por que la persona a cargo no esta, por

casualidades de la vida tiene una cita en el medico, tubo que asistir a un compromiso

académico de sus hijos, en cualquier caso. Pero es la única persona que posee la

información y sabe que hacer en ese caso, entonces ya se ha perdido un cliente, el

Page 17: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 17

proceso de Justo a Tiempo habla de la versatilidad de los empleados en la empresa

con esto se genera menos dependencia y más comunicación y correlación.

Métodos: Evaluaciones individuales y grupales de competencias y habilidades.

Objetivo: Evaluar e identificar las situaciones que no dan cumplimiento a lo esperado y

aplicar los planes de mejoramiento, fortalecimiento o correctivos necesarios.

Documentos: Plan de Mejora: Diagnostico y observaciones grupales e individuales, con

propuesta de mejoramiento y procesos que se deben aplicar.

PROCESO Y FACTOR DIFERENCIADOR: sea producción, servicios, distribución o la

comercialización cada uno tiene procesos que dan origen a sus bienes y/o servicios.

Debe ser claro y lo mas coordinado posible que cada persona en la compañía lo

conozca a fondo y general el empoderamiento, las responsabilidades de acuerdo a los

perfiles no sobrecargar ni permitir tiempos muertos, esto reduce costos y para los

clientes o usuarios da valor por que pueden destinar el excedente en otros gastos.

La cadena de valor disgrega actividades importantes de la empresa, las cuales sirven

para crear y entregar una propuesta de valor para el cliente.

Logística Interna: Esta actividad hace referencia al manejo de los insumos del producto

o servicio, los cuales para el caso de PRANA son el teléfono, la electricidad y la

información de la oferta y demanda de productos farmacéuticos.

Page 18: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 18

Operaciones: Esta actividad se refiere a la transformación de los insumos en la forma

final del producto o servicio, lo cual en PRANA se traduce a la salida y entrada de

llamadas, al flujo del dinero, y a la concretización de visitas medicas personalizadas,

todo en busca del objetivo principal de la empresa que es principalmente vender sus

productos farmacéuticos.

Logística Externa: Esta actividad es la distribución física del producto, la cual para el

caso de los servicios como la empresa es la manera como se entrega dicho servicio.

En PRANA esto se hace a través de los vendedores, quienes son los encargados de

dar a conocer los productos al cliente final.

Mercado y Ventas: Busca proporcionar un medio por el cual los compradores puedan

adquirir el producto o servicio al tiempo que los induce a hacerlo (por ejemplo la

publicidad).

Buscar canales de información como redes sociales páginas web, voice to voice, para

promocionar los productos.

Servicio (post-venta): Con el fin de mantener el valor del producto o servicio se creó

esta actividad; la cual en PRANA se da cuando la constancia del acompañamiento y la

posterior verificación de la efectividad del producto sea satisfactoria para los clientes

primarios y segundarios.

Actividades de Apoyo:

Page 19: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 19

Son las actividades que dan soporte a las actividades primarias y se apoyan

entre sí, proporcionando insumos, tecnología, recursos humanos y varias

funciones de la empresa.

Infraestructura de la empresa: Consiste en la administración, planeación, finanzas,

contabilidad, asuntos legales, entre otros.

En PRANA, la administración está a cargo del gerente de la empresa, quien planea,

organiza, dirige, coordina y controla las actividades. La contabilidad está a cargo de un

contador externo a la empresa (quien también se encarga de la parte legal) y un

asistente contable interno que hace parte de la nomina de la empresa

Recursos Humanos: Esta actividad apoya la actividad principal de las empresas en

cuanto contribuye a la búsqueda, contratación, entrenamiento y desarrollo del recurso

más importante que son las personas (empleados).

En cuanto a la selección de personal, la empresa no tiene preferencia en cuanto al tipo

de personas que contrata; pero exige en el caso de los vendedores, que estos tengan

experiencia en ventas, adicionando capacitación y les enseña dinámica del negocio,

cuyo grado de complejidad dependerá del cargo o posicionamiento estratégico

comercial.

Tecnología: El factor tecnológico se da en conocimientos (know how), procedimientos,

o la tecnología dentro de un proceso.

Page 20: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 20

En PRANA este factor se ve reflejado en equipos como celulares, computadores,

impresoras y sistemas.

Abastecimiento (mercadeo): Esta actividad de apoyo hace referencia a la función de

comprar insumos utilizados en la cadena de valor. En PRANA estos insumos son la

litografía para realizar la facturación, avisos, catálogos, entre otros

Métodos: estudios y evaluaciones de mercados, y análisis del producto y/o servicio

actual como ha sido su evolución, comportamiento y aceptación.

Objetivo: Estudiar e identificar características de los clientes usuarios y consumidores

que se relacionan con el producto para lograr un solución integra en el producto o

servicio final.

Documentos:

Estudios de mercado: Diagnostico y observaciones de el comportamiento aceptación

evolución y mejoras que se aplican al del producto o servicio con las estrategia

necesarias para aumentar su integralidad respecto a los benéficos o características.

5.4 FORMATOS EN EXCEL:

5.4.1 Manual de funciones de vendedor

Definir responsabilidades funciones y perfil de cada cargo dependiendo de las

necesidades de la empresa.

Page 21: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 21

Manual de funciones vendedor

Page 22: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 22

producto:

TAREA

Atender todos los clientes asignados a su zona Codificar el portafolio de la compañía incluyendo productos nuevos.

Comunicar y enfatizar a los clientes de forma permanente los beneficios generados de nuestros productos.

Manejo y control de cartera.

Manejo y control del grupo de ventas

Elaborar y entregar los informes solicitados

Garantizar las buenas relaciones comerciales entre los clientes, fuerzas de ventas y la compañía.Coordinar las acciones para el sostenimiento de la empresa mediante metas trasadas al inicio de la labor

Personas a cargo

NO BACHILLE

RTÉCNICO

PROFESIONAL

POSGRADO

OBSERVACIONES:

BACHILLERESTUDIANTE UNIVERSIT.

FORMACIÓN ACADÉMICA INDISPENSABLE

MANUAL DE FUNCIONES DE VENDEDOR

DIMENSIÓN DEL CARGO

RELACIONES DE TRABAJO INTERNASCon quién

superiores y personas a cargo de la labor administrativa

REQUISITOS MÍNIMOS

Conociendo previamente las especificaciones sobre la información solicitada en el momento que requiera su superior

Mensual

Brindar apoyo y orientación permanente en las visitas desarrolladas, con el fin de tener una interacción continua, tanto con los clientes, como con sus funcionarios y asíí lograr mantener relaciones positivas y a largo plazo con ellos.

Semanal / Diario

Garantizar el pleno cumplimiento de la metas por ventas trazadas en el momemto del vinculo de contratacion a largo, mediano,y corto plazo. Diario

En el momento de visitar los clientes, es necesario brindar información respecto a las ventajas y beneficios de los producto en la medicina alternativa, con el fin de garantizar la preferencia a nosotros con repecto a la competencia.

Diario

Realizar seguimiento y control a los procedimientos de recaudo de dineros si es necesario. Diario

Desarrollar actividades de retroalimentación para aumetar la orientación a los resultados comerciales. Diario

Tener en cuenta el plan de trabajo y la programación de visitas a efectuar mensualmente, para generar el contacto con el ciente para acordar la reunión respectiva.

Semanal

Presentar los beneficios de los productos con el fin de establecer su viculo comercial , a través de las reuniones coordinadas con posibles clientes. Diario

OBJETIVO GENERAL DEL CARGOproporcionar ventas efectivas, dando atención, servicio y asesoria técnica a los clientes asignados, de acuerdo al tipo de producto homeopata, con la finalidad de asegurar ventas efectivas que permitan asegurar presencia de los productos para asi lograr los objetivos y presupuestos trazados en pro la crecimiento de nuestra empresa.

PROCESOS Y RESPONSABILIDADES ASIGNADASSE REALIZA CUANDO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGONOMBRE DEL CARGO: VENDEDOR

JEFE INMEDIATO:

AREA: VENTAS:

PRANA SAS FECHA DE ELABORACION:

ADMINISTRACION VERSIÓN:

PAGINA: 1

Ilust

ración 9 Manual de funciones Vendedor

Page 23: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 23

5.4. 2 Orden de pedido

Objetivo: respaldar la información de venta para evitar problemas en la entrega de

pedidos.

PAGINA: 1/1

AÑO MES DIA

Objetivo: Registrar la peticion de producto del cliente y garantizar la entrega producto cantidad del mismo

CC / NIT:

CLIENTE:

Cra. 32 No. 25a - 55 DIRECCION:

CIUDAD / BARRIO:

PBX LINEAS DIRECTAS (1) 4648372 TELÉFONOS:

COND. DE PAGO:

[email protected] VENDEDOR :

CANT. VR. TOTAL CANT. VR. TOTAL

-$ -$

TOTAL $ 0

APROBADO POR:

NOMBRE:

FIRMA:

CARGO:

FECHA:

PRANA SASOrden de Pedido

VENTAS

FIRMA: FIRMA:

CARGO: CARGO:

FECHA: FECHA:

FIRMA DEL CLIENTE

ELABORADO POR: REVISADO POR:

NOMBRE: NOMBRE:

TOTAL TOTAL

CODIGO PRODUCTO CODIGO PRODUCTO

SERV. AL CLIENTE: 3114918657 / 3134063798

PRODUCTOS HOMEOPATICOS SUEROTERAPIA

PRANA BIOLOGISCHE MEDIZIN NIT: 900.444.589-6

FECHA DE EMISION:

VERSION:

Barrio: Gran America

PEDIDO No.

Page 24: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 24

Ilustración 10 Orden de pedido

5.4.3 Capacitación y entrenamiento

Objetivo: Certificar que los empleados tanto nuevos como antiguos cuenten con la capacitación y entrenamiento necesarios para ejercer su labor dentro de nuestra empresa acuerdo a las necesidades.

FECHA DE EMISION:

VERSION:

PAGINA:

FIN: AA: ____ MM: ____ DD: ____ CARGO:

PROCESO:

TEMA CAPACITADOR FECHA Y HORADURACION DE

LA CAPACITACIÓN

Vo Bo CAPACITADOR Vo Bo EMPLEADO

OBSERVACIONES:

APROBADO POR:

NOMBRE:

CARGO:

ELABORADO POR REVISADO POR:

NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO:

PRANAS.A.SADMINISTRACION

Objetivo: Certificar que los empleados tanto nuevos como antiguos cuenten con la capacitación y entrenamiento necesarios para ejercer su labor dentro de nuestra empresa acuerdo a las necesidades.

INICIO: AA: ____ MM: ____ DD: ____

NOMBRE:

CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO

Ilustración 11 Capacitacion y entrenamiento

Page 25: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 25

5.4.4 Manual de funciones dirección administrativa

Ilustración 12Manual de funciones dirección administrativa

Page 26: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 26

5.4.5 Manual de funciones administrativas

Recepcionista

TALENTO HUMANO

CÓDIGO: PTH-002

TAREA

Apoyar las condiciones de seguridad de la Empresa

NO BACHILLER TÉCNICOPROFESIONA

LPOSGRADO

OBSERVACIONES:

REQUISITOS MÍNIMOS

BACHILLER ESTUDIANTE UNIVERSIT.

X

Atender la recepción de llamadas, visitantes y

correspondencia

FORMACIÓN ACADÉMICA INDISPENSABLE

3. Recoger la documentación y correspondencia recibida. Diario

4. Organiza y distribuye la correspondencia para cada área. Diario

2. Revisar cuidadosamente los documentos manejados por laempresa para su gestion e identificar los agentes documentalesextemos para su manejo destro de nuestra actividad empresarial

Permanente

PROCESO Y RESPONSABILIDADSE REALIZA CUANDO

1. Contestar el conmutador y direccionar las llamadas a la persona oárea correspondiente.

Diario

2. Anuncia los visitantes al área o a la persona solicitada. Diario

JEFE INMEDIATO: AREA:

OBJETIVO GENERAL DEL CARGOAtender todas las necesades comunicativas de la empresa a nivel interno como tanto la participacion en la comunicacion de el entorn exteno, proveedores, clientes,visitas, ect…

FECHA DE EMISION: 12.09.11

VERSIÓN: 11

PAGINA: 1/1

IDENTIFICACIÓN DEL CARGONOMBRE DEL CARGO: RECEPCIONISTA

MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Ilustración 13 Manual de Funciones Recepcionista

Page 27: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 27

PRANA SAS

ADMINISTRACION

TAREA

Realizar la Autoliquidación para pago de Seguridad Social y Parafiscales

Generar informes de nómina

Liquidación para personal retirado

Liquidación de Vacaciones

Con quién

 Todas las Áreas de PRANA SAS

NO BACHILLE

RTÉCNICO

PROFESIONAL

POSGRADO

X

OBSERVACIONES:

REQUISITOS MÍNIMOS

BACHILLERESTUDIANTE UNIVERSIT.

Reportar y liquidar todas las novedades de la nómina

Liquidar la Nómina de empleados permanentes

FORMACIÓN ACADÉMICA INDISPENSABLE

13. Liquidar las vacaciones de personal, teniendo en cuentalas novedades del periodo en curso, así como, losdescuentos y pagos de cada persona.

Cada vez que se requiera

ALCANCE INTERNO Naturaleza o propósito

Intercambiar información relacionada con las novedades del personal para llevar a cabo la liquidación de la nómina y el cierre contable.

11. Verificar el paz y salvo de retiro de cada empleado,registrando la información correspondiente a pagos ydescuentos, con el fin de legalizar su desvinculación de laempresa.

Mensual

12. Establecer el monto pago total despues descuentos establecidos según la trayectoria y salario debengado para el pago de liquidacion y retiro empleados

Cuando sea requerido

8. Corrige las novedades correspondientes y liquidardefinitivamente la nómina.

Cada fecha de corte de nómina

9. Contabiliza definitivamente la nómina con los ajustesrequeridos

Cada fecha de corte de nómina

10. Verificar y liquidar dentro de la nomina los descuentospor ley para los reuisitos legales en cuanto a la prestacionsociales.

Mensual

5. Calcula los días compensatorios teniendo en cuenta losdominicales o festivos laborados en el corte.

Cada fecha de corte de nómina

6. Verificar y registrar en la nómina de las novedadestransmitidas.

Cada fecha de corte de nómina

7. Verifica los contratos a término fijo para actualizar la basede datos.

Cada vez que se requiera

2. Verificar las novedades resgistradas, los retiros e ingresosde personal.

Cada vez que se requiera, por lo menos una vez al mes

3. Hacer seguimiento a las inconsistencias observadas enlas liquidaciones de nómina.

Cada vez que se requiera

4.Registra y verifica las novedades como auxilios, aumentos,descuentos, gastos, rodamiento, responsabilidades, retiros,

Cada vez que se requiera

PROCESO Y RESPONSABILIDADSE REALIZA CUANDO

1. Revsar los contenidos y valorar las comisiones empleadosimplicados a comisionar por venta y porcentaje.

Cada vez que se requiera, por lo menos una vez al mes

JEFE INMEDIATO: GERENCIA OPERATIVO

AREA:

OBJETIVO GENERAL DEL CARGOControlar los procesos de nómina para garantizar el pago oportuno y preciso de los dias laborados de cada empleado teniendo en cuenta sus metas y comisiomnes presisas, cumpliendo con las normas legalmente estipuladas.

FECHA DE ELABORACION:

VERSIÓN:

PAGINA: 1

IDENTIFICACIÓN DEL CARGONOMBRE DEL CARGO: NOMINA

MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Page 28: Consultoria Prana Biologhizhe Medizine Final (1)

CONSULTORIA PRANA BIOLOGHIZHE MEDIZINE S.A.S 28

Ilustración 14 Manual de funciones Nomina

5.5 Organigrama

Ilustración 15 organigrama