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Contabilidad

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Contents

Opciones ............................................................................................................................................ 4

Catálogo de Cuentas ........................................................................................................................... 4

Agregar Cuentas ................................................................................................................................. 6

Importar Catálogo de Cuentas .......................................................................................................... 7

Pólizas ................................................................................................................................................ 8

Editar pólizas ................................................................................................................................... 9

Agregar pólizas .............................................................................................................................. 10

Importar pólizas ............................................................................................................................ 10

Contabilidad SAT ............................................................................................................................... 11

Catálogo de cuentas ...................................................................................................................... 11

Balanza de comprobación ............................................................................................................... 11

Pólizas del período ......................................................................................................................... 12

Auxiliar de Folios Fiscales ............................................................................................................... 13

Auxiliar de Cuentas ........................................................................................................................ 13

Reportes .......................................................................................................................................... 16

Auxiliar General ............................................................................................................................. 17

Balance General ............................................................................................................................ 18

Balanza de Comprobación .............................................................................................................. 20

Diario General ............................................................................................................................... 21

Estado de Resultados ..................................................................................................................... 22

Mayor General ............................................................................................................................... 23

Movimientos por cuenta ................................................................................................................. 24

Relación de Saldos ......................................................................................................................... 24

Saldo promedios Diarios ................................................................................................................. 25

Reporte DIOT ................................................................................................................................ 25

Notas importantes ............................................................................................................................. 26

IVA y retenciones en base a Flujo Efectivo ...................................................................................... 26

Cuentas con terminación reclasificar y Cuentas contables en artículos ............................................... 26

Operaciones con retenciones .......................................................................................................... 26

Operaciones en Moneda Extranjera ................................................................................................. 26

Cancelación de facturas ................................................................................................................. 26

Movimientos Especiales .................................................................................................................. 27

Cierre de mes ................................................................................................................................... 27

Cierre del ejercicio ............................................................................................................................ 27

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Reglas de asignación de cuentas contables ......................................................................................... 28

Cuenta de Proveedores ................................................................................................................ 28

Cuenta de Clientes ...................................................................................................................... 28

Cuentas de compras y ventas de artículos ...................................................................................... 30

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Opciones

Opciones disponibles en el módulo de Contabilidad

• Catálogo

• Pólizas

• Contabilidad SAT

• Reportes

• Cierre del Mes

• Cierre del Ejercicio

Catálogo de Cuentas

Las cuentas contables se integran por cuatro niveles: cuenta de mayor o de grupo, sub-cuenta, sub-

subcuenta y análisis, estas últimas son las que llevan el control de los movimientos que afectan el

saldo de una cuenta.

Para diferenciar entre una cuenta de mayor y una sub-cuenta en la numeración, la cuenta de mayor

tiene como números de sub-cuenta, sub-sub-cuenta y análisis ceros.

La codificación base de un catálogo de cuentas, lleva el siguiente orden contable:

• Activo Cuenta de mayor de 1000 a 1999

• Pasivo Cuenta de mayor de 2000 a 2999

• Capital Cuenta de mayor de 3000 a 3999

• Ingresos Cuenta de mayor de 4000 a 4999

• Egresos Cuenta de mayor de 5000 a 5999

• Costo integral de financiamiento Cuenta de mayor de 6000 a 6999

• Otros gastos e ingresos Cuenta de mayor de 7000 a 7999

• Impuestos Cuenta de mayor de 8000 a 8999

Existen otro tipo de cuentas en el sistema que son utilizadas para los Estados Financieros, Balance

General y Estado de Resultados. A estas cuentas se le denominan Rubros. Estas cuentas son

utilizadas para presentación de estos estados financieros.

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La estructura de la cuenta contable es:

• Cuenta de Mayor

o Primer nivel en la jerarquía de cuentas contables

• Sub-Cuenta

o Segundo nivel en la jerarquía de cuentas contables

• Sub-Sub-Cuenta

o Tercer nivel en la jerarquía de cuentas contables

• Análisis

o Cuarto nivel en la jerarquía de cuentas contables

• Descripción

o Nombre de la cuenta contable

o Para formar el Balance General y Estado de Resultados es necesario colocar los Títulos

y Totales identificándolos mediante su descripción

• Centro de Ingreso/Costo

o Alimente en este campo un número o letra igual para todas aquellas cuentas de

resultados que deban representar el Centro de Costo

o El sistema obtendrá solamente la suma de los saldos de las cuentas (o sub-cuentas,

o sub-sub-cuentas) con el mismo número que el especificado

• Tipo de Cuenta

o Un tipo de cuenta Rubro/Título es utilizada para mostrar su descripción como título o

total en los reportes de Balance General y Estado de Resultados, y/o para calcular la

suma de los saldos mediante el campo de Nivel Suma

• Columna

o Columna en el Balance General. Número del 1 al 3 que identifica la posición del saldo

de la cuenta en el Balance General. Normalmente las cuentas contables tiene el valor

de 1

• Nivel Suma:

o Números entre el 1 y el 9, controla las sumas de los totales en las diferentes partes

que componen los reportes Balance General y el Estado de Resultados

o El nivel 1 es el nivel más bajo, actúa para poner títulos o encabezados en el reporte

o El nivel 2 es el nivel más bajo de suma, todas las cuentas con este nivel, son sumadas

a las cuentas con niveles superiores

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o El sistema propone el nivel 2 para las cuentas de mayor, los niveles superiores son

para colocar totales entre las cuentas y poder formar los reportes

o El nivel 5 es el nivel intermedio de suma, una cuenta con este nivel es sumada

únicamente a los niveles superiores 6,7,8 y 9

o El nivel 9 es el nivel más alto, toda cuenta con este nivel es sumada a las cuentas de

este mismo nivel

o Los rubros no tienen un saldo definido, el nivel indica la agrupación de cuentas de

mayor con un nivel más bajo que esta, un rubro de más alto nivel, sumara los niveles

inferiores, y borrará la suma de los rubros con niveles inferiores o iguales a él

• Código Alterno

o Código de cuenta alterno para la comunicación con otros sistemas

o Deje en blanco si no es utilizado.

• Naturaleza

o Atributo requerido para expresar la naturaleza de la cuenta en la Contabilidad

Electrónica SAT, (D-Deudora, A-Acreedora)

• Código Agrupador

o Atributo requerido para expresar el código agrupador de cuentas conforme al catálogo

publicado por el SAT en la página de internet, utilizado en la Contabilidad Electrónica

SAT

o Se debe agrupar cada cuenta en el concepto que corresponda.

Las cuentas contables están configuradas en los artículos, clientes, proveedores, cuentas bancarias,

nóminas, sistema, etc. del resto de los módulos para que se vayan afectando conforme la empresa

realiza las operaciones diarias, por lo que es importante que al inicio de la operación del sistema sean

validadas por el departamento de contabilidad, ver “Reglas de asignación de cuentas contables” en

el capítulo notas importantes.

Agregar Cuentas

Para agregar cuentas, dar clic en “Agregar Cuenta”, en la parte superior de la página del catálogo.

El sistema mostrará la página para capturar la información requerida.

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Una vez capturada toda la información, dar clic en “Actualizar” y la cuenta será agregada al catálogo.

Importar Catálogo de Cuentas

El catálogo de cuentas puede ser importado, cuando una cuenta que se trata de importar, ya existe,

el sistema modifica la cuenta con la información proporcionada en la plantilla.

Nota: Son muy importante considerar los siguientes puntos:

• No se pueden dar de alta cuentas de resultados de ejercicios anteriores (3700), esta las

genera el sistema al ejecutar el proceso de cierre del ejercicio en el módulo del sistema

• En la parte inferior de la ventana de agregar cuenta se encuentran los apartados para codificar

la naturaleza y código agrupador de las cuentas contables, el catálogo instalado corresponde

a la última modificación realizada por el SAT en el 2015, en caso de notificación de cambios

por parte del SAT, estos deberán ser realizados por el usuario

• Una cuenta con movimientos no es posible eliminarla

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Pólizas

Las pólizas se generan en forma automática a partir de las operaciones que se realizan en los

diferentes módulos del sistema: Facturación, Notas de crédito a facturas emitidas, Recepción de

facturas de proveedores, Depósitos, Pago de facturas, pagos por anticipos y aplicación de anticipos,

nóminas, las pólizas generadas tendrán la siguiente estructura:

En el encabezado de la póliza se tiene la siguiente información:

• No. de Transacción

o Número consecutivo único de transacción de la póliza

o Este número es asignado al estar la póliza revisada por el sistema.

• Fecha

o Fecha del movimiento

o Los saldos de las cuentas son por mes y el sistema se basa en este campo para

acumular al mes correspondiente

• No. Póliza

o Número de referencia de la póliza contable indicado por el usuario al momento de

crear la póliza

o Este campo no tiene contendido en la pólizas generadas por el sistema, a menos

que sea modificado por el usuario

• Referencia

o Alimente el tipo o número del documento que originan las transacciones contables,

por ejemplo: El número de Factura, el número de Cheque, el número de Nota, etc.

• Fuente

o Indica el origen o tipo de póliza contable que se está alimentando

▪ Póliza de Egresos (e)

▪ Póliza de Diario (d)

▪ Póliza de Ventas (v)

▪ Póliza de Compras (c)

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▪ Póliza de Ingresos (i)

▪ Póliza de Nómina (n)

▪ Otros movimientos bancarios (o)

• Concepto

o Describa el motivo de la transacción, por ejemplo: Reposición de caja chica, Pago de

factura, etc

o En la pólizas generadas por el sistema, contiene información relacionada a la

transacción que genera la póliza separada por el signo “|”

Mediante el campo “Fuente” se pude obtener los reportes contables de DIARIO VENTAS o DE

COMPRAS, en el reporte Diario General.

Las pólizas se pueden visualizar en un rango de fechas específico, seleccionando el tipo de fuente:

b, c, e, i, v, n, d

Editar pólizas

Para editar una póliza dar clic en el icono de lápiz que aparece en el lado izquierdo de las mismas,

una vez abierta la póliza, es posible editar las cuentas que integran la póliza dando clic en el lápiz de

la cuenta contable.

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Agregar pólizas

• Permite alimentar movimientos contables que afectan el saldo de la cuenta.

o Se recomienda utilizar tipo de fuente “d” lo cual permite distinguirlo de los registros

que se realizan en forma automática por el sistema

• Al agregar la cuenta contable los valores en positivo representan cargos y los negativos abonos

a las cuentas seleccionadas

• La descripción que se agrega en el campo “Concepto” es la que se refleja en los reportes

auxiliares

Se captura el encabezado de la póliza y posteriormente el detalle agregando las cuentas que la

integran.

Importar pólizas

• El sistema permite dar de alta en una sola operación “n” cantidad de pólizas, a través de la

carga de la plantilla correspondiente

• Se sugiere utilizar la importación de pólizas en el proceso de pólizas recurrentes, como

depreciación, también para póliza de carga inicial de saldos

• La plantilla de la póliza está disponible desplegando la ayuda de este apartado del sistema

Nota: Son muy importante considerar los siguientes puntos:

• Cuando se edita una Póliza el sistema deshabilitará el icono de lápiz en las siguientes pólizas

hasta que la póliza abierta para edición sea cerrada.

• Es recomendable no permitir eliminar pólizas; para que se realice el registro de una

cancelación se debe de realizar desde el módulo correspondiente, por ejemplo:

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Cancelación de ventas implica la cancelación de una factura en el módulo de ventas, si se

realiza solo directamente en la contabilidad y después se ejecuta la cancelación en ventas

se van a duplicar los registros contables de este proceso

• Los permisos para eliminar y/o editar pólizas están restringidos, se deben solicitar al

administrador del sistema en la empresa para que los autorice.

Contabilidad SAT

El sistema permite generar la información requerida por la autoridad: Catálogo, Balanza, Pólizas,

Auxiliares de cuenta y Auxiliares de folios fiscales, para que operen se debe configurar la naturaleza y

el código agrupador del SAT en el catálogo contable.

El requisito del folio fiscal y el RFC se agregan a los registros contables a través de la carga del CFDI

y XML en la recepción de factura correspondiente

Obtiene los archivos XML para para el cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en

medios electrónicos de manera mensual (artículo 28, fracción IV del CFF).

Se seleccionan los siguientes campos:

• Fecha que corresponde a la vigencia del catálogo para la balanza, o, los saldos de la balanza

y pólizas.

• Archivo a generar de la contabilidad en medios electrónicos.

o Catálogo de cuentas

o Balanza de comprobación

o Pólizas del período

o Auxiliares de folios fiscales

o Auxiliares de cuenta

Catálogo de cuentas

Generará un archivo “Zip” con el catálogo de cuentas en el formato solicitado por el SAT, el nombre

del archivo estará formado de la siguiente manera:

• RFC de la empresa

• AAAA (año)

• MM (Mes)

• Sufijo CT

Balanza de comprobación

Deberá indicar el tipo de envío de la balanza:

• Normal

o Se entenderá como aquella información que envía el contribuyente por primera vez al

periodo que corresponda, indistintamente si dicha información es presentada de

forma oportuna o extemporánea a los plazos establecidos para su envío

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o Generará un archivo “Zip” con la balanza de comprobación en el formato solicitado

por el SAT, el nombre del archivo estará formado de la siguiente manera:

▪ RFC de la empresa

▪ AAAA (año)

▪ MM (Mes)

▪ Sufijo BN

• Complementaria

o Se entenderá como aquella información que envía el contribuyente en la cual se

incluyen los ajustes del periodo que corresponda, y que sustituye la información

enviada previamente por el mismo periodo

o Deberá indicar la fecha de la última modificación contable de la balanza de

comprobación

o Generará un archivo “Zip” con la balanza de comprobación en el formato solicitado

por el SAT, el nombre del archivo estará formado de la siguiente manera:


▪ AAAA (año)

▪ MM (Mes)

▪ Sufijo BC

Pólizas del período

Para obtener el archivo de las pólizas del período, deberá indicar:

• Tipo de solicitud:

o AF.- Acto de Fiscalización

o FC.- Fiscalización Compulsa

o DE.- Devolución

o CO.- Compensación

• Para los actos de Fiscalización: Numero de Orden

o Número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia la solicitud

de la póliza. Ejemplo: ABC1231234/00. (13 dígitos, Anexo 24 RMF)

• Para Devolución o Compensación: Numero de Trámite


de la póliza. Ejemplo: 0123456789. (10 dígitos, Anexo 24 RMF)

• Generará un archivo “Zip” con las pólizas de período en el formato solicitado por el SAT, el

nombre del archivo estará formado de la siguiente manera:


▪ AAAA (año)

▪ MM (Mes)

▪ Sufijo PL

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Auxiliar de Folios Fiscales

Para obtener el archivo auxiliar de folios fiscales del período, deberá indicar:




o DE.- Devolución








• Generará un archivo “Zip” en el formato solicitado por el SAT, el nombre del archivo estará

formado de la siguiente manera:


▪ AAAA (año)

▪ MM (Mes)

▪ Sufijo XF

Auxiliar de Cuentas

Para obtener el archivo auxiliar de cuentas del período, deberá indicar:




o DE.- Devolución








• Generará un archivo “Zip” en el formato solicitado por el SAT, el nombre del archivo estará

formado de la siguiente manera:


▪ AAAA (año)

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▪ MM (Mes)

▪ Sufijo XC

El sistema cuenta con un reporte denominado ¨Balanza de Comprobación SAT¨, el cual permite

revisar, antes de enviar la información, la presentación que tendrá de acuerdo con el código agrupador

asignado, es recomendable validar que la presentación sea correcta, y que al seleccionar la opción

¨Cuentas Afectables¨ la suma de los saldos sea cero.

En las siguientes figuras se muestran la opción y el formato del reporte:

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Reportes

Los reportes que se pueden obtener en el módulo de contabilidad son:

• Auxiliar de Cuentas

• Balance General

• Balanza de Comprobación

• Balanza de Comprobación SAT

• Diario General

• Estado de Resultados

• Mayor General

• Movimientos por Cuenta

• Relación de Saldos

• Saldos promedios Diarios

• Reporte DIOT

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Auxiliar General

Obtiene la composición del saldo de las cuentas desde el saldo inicial del mes y los movimientos que

afectaron este saldo, hasta llegar al saldo final del mes.

El reporte se obtiene por mes año y por rango de cuentas:

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Balance General

Para diseñar el formato es necesario alimentar las cuentas de tipo RUBRO, los rubros son cuentas

especiales que se utilizan para definir encabezados o totales y junto con los campos de Columna y

Nivel suma hacen la presentación de este informe.

La forma y presentación del BALANCE está determinada por los campos del catálogo de cuentas:

Columna y Nivel suma

El campo Columna, significa las tres diferentes columnas en donde se coloca el saldo de cada cuenta

o rubro, puede poner en la cuenta las columnas 1, 2 o 3 dependiendo de su presentación.

Con campo Nivel suma, se controla las sumas para los totales en las diferentes partes que componen

el Balance General, como son:

• Activos

o Circulante

o Fijo

o Diferido

• Pasivos

o Circulante

o Fijo

• Capital

El nivel número 1 es el nivel más bajo, éste nivel actúa sobre el Balance General para poner títulos o

encabezados, por ejemplo, los títulos: ACTIVO, PASIVO y CAPITAL, se introducen con el NIVEL número

1

El nivel número 2 es el nivel más bajo de suma, todas las cuentas con este nivel, son sumadas a las

cuentas con niveles superiores.

Al alimentar el catálogo de cuentas el sistema propone el nivel 2 para las cuentas de mayor, ya que

los niveles superiores son para los totales dentro del Balance General.

Puede cambiar a otros niveles superiores o a el nivel 1 (si no desea que aparecerá el saldo de la

cuenta) dependiendo de su presentación.

El nivel número 5 es el nivel intermedio de suma, cualquier cuenta con este nivel es sumada

únicamente a los niveles superiores: 6,7,8 y 9.

El nivel número 9 es el nivel más alto de suma, la cuenta con este nivel es sumada únicamente a las

cuentas de este mismo nivel.

Para las cuentas tipo rubros, el nivel indica la agrupación de cuentas de mayor con un nivel más bajo

que esta. Un rubro de más alto nivel, sumará los niveles inferiores y borrará la suma de los rubros con

niveles inferiores o iguales a él.

El sistema obtiene el Resultado del Ejercicio del Balance General por diferencia, fórmula contable es:

Activo = Pasivo + Capital + Resultados

Al estarlo imprimiendo, el sistema está llevando la acumulación de los saldos de la cuenta de Activo,

Pasivo y Capital (no rubros), suma que al llegar a imprimir la cuenta RESULTADO DEL EJERCICIO:

Resultado = Activo - Pasivo - Capital

La última cuenta de mayor (no rubro) de Capital debe ser de un número anterior a el número que se

le dio a la cuenta de RESULTADOS DEL EJERCICIO.

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El sistema propone para la cuenta de RESULTADOS DE EJERCICIO: 3800-0000-000. Este número está

definido en Opciones de la Empresa en el módulo de configuración. Al cambiarlo, también deberá

agregar una cuenta en el catálogo con ese número.

El sistema imprime todas las cuentas de mayor que están en el rango de 1000 a 3999, puede agregar

después del rubro TOTAL PASIVO Y CAPITAL, las CUENTAS DE ORDEN en este mismo informe.

El reporte del Balance General se obtiene por mes:

En la siguiente imagen se muestra la parte de activos del balance general:

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Balanza de Comprobación

Obtiene el saldo inicial del mes, cargos y créditos del mes y el saldo final del mes.

El reporte se obtiene con los siguientes filtros:

• Mes año

• Rango de cuentas

• Resumen

o Seleccionado obtiene el reporte que contiene solo las cuentas de Mayor

o Al obtener una Balanza de Comprobación de todas las cuentas, los totales de Saldos

deben ser ceros y los totales de Cargos y Créditos deben ser iguales.

• Todas las cuentas

o Seleccione para obtener cuentas sin saldos y/o movimientos

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Diario General

Obtiene los movimientos que afectan a las cuentas, el reporte esta ordenado por póliza y fecha y se

puede obtener con los siguientes filtros:

• Fecha

o Se puede seleccionar 1 día o todos los días de un mes o todos los menes de un año

• Fuente

o Se puede seleccionar la fuente deseada o todas las fuentes

▪ (b) Otros movimientos bancarios

▪ (c) Compras

▪ (e) Egresos

▪ (i) Ingresos

▪ (v) Ventas

▪ (n) Nóminas

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Estado de Resultados

Presenta los saldos del mes y acumulado al año así como los porcentajes sobre ventas de cada una

de las cuentas de resultados.

Para diseñar el formato es necesario alimentar las cuentas de tipo RUBRO, las cuales son cuentas

especiales que se utilizan para definir encabezados o totales y junto con los campos de NIVEL Y

CENTRO hacen la presentación o presentaciones de este informe.

Una explicación más detallada sobre el campo Nivel lo encuentra en el reporte de Balance General,

descrito anteriormente.

El campo Centro de Ingreso/Costo permite obtener un Estado de Resultados por Centros de Costo

En el catálogo de cuentas, alimente en este campo un número o letra igual para todas aquellas

cuentas que deban representar el Centro de Costo, coloque el mismo contenido en este campo y el

sistema obtendrá solamente el saldo de las cuentas (o sub-cuentas, o sub-sub-cuentas) que

correspondan al Centro de costos indicado.

En el caso de inicio del ejercicio (enero) se requiere el cierre del ejercicio anterior para visualizar solo

el acumulado del ejercicio en curso.

INGRE S OS M ensual % Acumulado %

Ventas Netas 159,401.00 100 113,316.24 100.89

Devoluciones, Descuentos y Rebajas Sobre

Ventas y/o Servicios 0 0 -1,000.00 0.89

Otros Ingresos 0 0 0 0

TOTAL INGRESOS 159,401.00 100 112,316.24 100

COS T O DE V E NT A Y /O S E RV ICIO

Inventario Inicial 0 0 0 0

Compras Netas -100,000.00 62.73 -213,640.06 190.21

Inventario Final 0 0 0 0

TOTAL COSTO DE VENTA Y/O SERVICIO -100,000.00 62.73 -213,640.06 190.21

UTILIDAD BRUTA 59,401.00 37.27 -101,323.82 90.21

E GRE S OS

Sueldos y Honorarios 0 0 0 0

Impuestos sobre sueldos 0 0 0 0

Oficina 0 0 0 0

Servicios 0 0 -12,000.00 10.68

Gasto de viaje 0 0 0 0

Equipo de transporte 0 0 0 0

Amortizaciones y Depreciaciones 0 0 0 0

TOTAL EGRESOS 0 0 -12,000.00 10.68

UTILIDAD DE OPERACIÓN 59,401.00 37.27 -113,323.82 100.9

RE S ULT ADO INT E GRAL DE

FINANCIAM IE NT O

Utilidad / Pérdida Cambiaria -300.44 0.19 -300.44 0.27

Productos Financieros 0 0 0 0

Gastos Financieros 0 0 0 0

TOTAL RIF -300.44 0.19 -300.44 0.27

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 59,100.56 37.08 -113,624.26 101.16

IM P UE S T OS

ISR 0 0 0 0

IETU 0 0 0 0

PTU 0 0 0 0

TOTAL IMPUESTOS 0 0 0 0

UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO 59,100.56 37.08 -113,624.26 101.16

E mpresa Demo, S A de CV

E S T ADO DE RE S ULT ADOS A M AY O/2015

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Mayor General

Obtiene el saldo de cada mes de las cuentas de mayor, empezando desde el inicio del ejercicio hasta

el mes especificado, por rangos de cuentas.

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Movimientos por cuenta

Obtiene los movimientos contables para una cuenta determinada, con los siguientes filtros:

• De un día o todos los días de un mes o todos los meses de un año

• Fuente

o Se puede seleccionar la fuente deseada o todas las fuentes

▪ (b) Otros movimientos bancarios

▪ (c) Compras

▪ (e) Egresos

▪ (i) Ingresos

▪ (v) Ventas

Relación de Saldos

Presenta los saldos de mes seleccionado, ya sea por cuenta de mayor o con las subcuentas que lo

integran.

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Saldo promedios Diarios

Obtiene el saldo promedio de las cuentas en base a los movimientos de un mes determinado, de un

rango de cuentas.

Reporte DIOT

Obtiene la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).

Se filtra por rango de fechas y si selecciona el campo “Conciliados” obtendrá solamente los

movimientos que ya están conciliados y en proceso de conciliación en el rango de fechas

especificado

Dar clic en “Descargar Archivo” para obtener el archivo a enviar al SAT.

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Notas importantes

IVA y retenciones en base a Flujo Efectivo

A través de la configuración de las cuentas fiscales en el Módulo Sistema los impuestos relacionados

con flujo de efectivo (IVA, IEPS y retenciones) se van reclasificando en forma automática al momento

de realizar las siguientes operaciones:

• Facturar o recibir una factura de proveedor Impuesto contable (cobrado o pagado)

• Registrar depósito o emitir un pago Impuesto ejercido (cobrado o pagado)

• Conciliación de bancos Impuesto fiscal (cobrado o pagado)

Al cerrar el proceso de conciliación en el módulo de “bancos”, en el módulo de “contabilidad” se

genera una póliza tipo (f) con los traspasos correspondientes entre cuentas de flujo.

Cuentas con terminación reclasificar y Cuentas contables en artículos

Las cuentas contables de compras y ventas están definidas en los artículos/conceptos de inventarios

Cuando se compra y la empresa no tiene identificado a que artículo se debe aplicar se agrega como

pago no identificado, con lo cual el asiento contable se refleja en cuentas de Egresos por identificar

(reclasificar)

En la revisión de cierre de mes de las operaciones, estos movimientos se deben reclasificar a la cuenta

que corresponda y validar que en el artículo se actualice con la cuenta contable correcta.

El registro contable está configurado en el artículo que se compra o factura, se debe realizar un

análisis de los mismos para validar que las cuentas contables asignadas son las correctas.

Operaciones con retenciones

El sistema permite incluir conceptos con retenciones, estas se configuran en el artículo.

Cuando existe un pago sujeto a retenciones de ISR, está configurada la cuenta de retenciones ISR

Servicios profesionales, en el caso de que existan pago de arrendamiento a personas físicas, la

retención se aplica en esta cuenta, por lo que hay que realizar la reclasificación en forma manual,

editando la póliza del asiento generado por el sistema o agregando una nueva póliza.

Operaciones en Moneda Extranjera

En el sistema se pueden agregar operaciones en moneda extranjera, si es el caso de la empresa,

asegúrese que la moneda está habilitada y configurada para registro automático del tipo de cambio

del diario oficial; así mismo valide que la notificación “Notificación de registro de tipos de cambio de

Banxico” (TC Diario Oficial) este activada (Ver con el administrador del sistema)

Cancelación de facturas

En los casos en que la factura se genera en el portal de ODA, al realizar el proceso de cancelación, el

PAC realiza el proceso de cancelación en el portal del SAT.

http://www.oda.mx/


www.oda.mx

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Cuando la factura provenga de otro sistema o de un portal anterior, la cancelación se realizará en

forma manual en el módulo de clientes a través de un movimiento especial y del módulo de

contabilidad en póliza de diario, adicionalmente se deberá realizar la cancelación en forma directa en

el portal del SAT, o a través del proceso de cancelación en el portal anterior.

Movimientos Especiales

La carga de saldos iniciales en los módulos de clientes y proveedores debe corresponder contra los

importes de estos rubros en la póliza de saldos iniciales, se recomienda conciliar mensualmente los

saldos entre los módulos de contabilidad, clientes y proveedores a través de los reportes de cartera

por antigüedad de saldos.

Los movimientos especiales en los diferentes módulos no generan registros contables, se deberá

informar a contabilidad las operaciones ejecutadas con la finalidad de que se evalúe si implica o no

movimiento en contabilidad.

Cierre de mes

El sistema tiene habilitada una opción para que contabilidad cierre un mes y así no permitir cargar

movimientos fuera de período, este proceso puede ser abierto y cerrado a discreción.

Cierre del ejercicio

Proceso que prepara la información para un nuevo período.

En contabilidad la póliza de cierre de ejercicio es automática, el sistema envía a la cuenta 3700

(resultado de ejercicios anteriores) las utilidades o pérdidas del ejercicio. Esta cuenta está definida

en los parámetros de la empresa.

Una vez cerrado el período, no podrá hacer cambios al período anterior al que está cerrando, esto es,

si está cerrando el período 2014, no podrá hacer cambios en el período 2013 y anteriores, solamente

podrá consultarlos.

http://www.oda.mx/


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Reglas de asignación de cuentas contables

Cuenta de Proveedores

El sistema asignará automáticamente la cuenta contable en el proceso de alta de proveedores

aplicando las siguientes reglas:

• Se analizan los siguientes campos solicitados en el alta de proveedores:

o Registro federal de causantes

o Moneda

o Contenido del Check Box indicando Parte Relacionada

1. Si el RFC es “XEXX010101000”, y el Check Box Parte Relacionada no está marcado, se

asignará la cuenta contable de proveedor extranjero, parametrizada en el registro de monedas

de la moneda indicada.

2. Si el RFC es “XEXX010101000”, y el Check Box Parte Relacionada si está marcado, se

asignará la cuenta contable de proveedor extranjero parte relacionada, parametrizada en el

registro de monedas de la moneda indicada.

3. Si el RFC es diferente a “XEXX010101000”, y el Check Box Parte Relacionada no está

marcado, se asignará la cuenta contable de proveedor nacional, parametrizada en el registro

de monedas de la moneda indicada.

4. Si el RFC es diferente a “XEXX010101000”, y el Check Box Parte Relacionada si está marcado,

se asignará la cuenta contable de proveedor nacional parte relacionada, parametrizada en el


Usted podrá asignar y/o modificar la cuenta contable del proveedor de las siguientes maneras:

5. En la plantilla de carga masiva de proveedores

6. Al editar un registro de proveedor

Cuenta de Clientes

El sistema asignará automáticamente la cuenta contable en el proceso de alta de clientes aplicando

las siguientes reglas:

• Se analizan los siguientes campos solicitados en el alta de clientes:

o Registro federal de causantes

o Moneda

o Contenido del Check Box indicando Parte Relacionada

7. Si el RFC es “XEXX010101000” y el Check Box Parte Relacionada no está marcado, se

asignará la cuenta contable de Cliente extranjero, parametrizada en el registro de monedas

de la moneda indicada.

8. Si el RFC es “XEXX010101000”, y el Check Box Parte Relacionada si está marcado, se

asignará la cuenta contable de Cliente extranjero parte relacionada, parametrizada en el


http://www.oda.mx/


www.oda.mx

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9. Si el RFC es diferente a “XEXX010101000”, y el Check Box Parte Relacionada no está

marcado, se asignará la cuenta contable de Cliente nacional, parametrizada en el registro de

monedas de la moneda indicada.

10. Si el RFC es diferente a “XEXX010101000”, y el Check Box Parte Relacionada si está marcado,

se asignará la cuenta contable de Cliente nacional parte relacionada, parametrizada en el


Usted podrá asignar y/o modificar la cuneta contable del Cliente de las siguientes maneras:

11. En la plantilla de carga masiva de Clientes

12. Al editar un registro de Cliente

La parametrización de estas cuentas las realiza el consultor y/o administrador del sistema; en la

siguiente figura se muestra la parametrización de las cuentas de proveedores y clientes, arriba

mencionadas:

http://www.oda.mx/


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Cuentas de compras y ventas de artículos

El sistema está preparado para contabilizar las compras y ventas en diferentes cuentas, las cuales

nos permitirá registrar y consultar por diferentes agrupaciones.

En el proceso de alta de alta de artículo podremos indicar los siguientes campos:

• Nivel de agrupación 1

• Nivel de Agrupación 2

• Origen de la compra

• IVA del Artículo

Con esta información el sistema modificará la cuenta de compras y la cuenta de ventas definidas

como default para cada almacén convirtiéndola a la cuenta específica del nivel de agrupación e IVA

correspondiente para la venta y de origen del proveedor para la compra.

Ejemplo 1:

• División Seguridad (Nivel de agrupación 1)

• Marca ACME (Nivel de agrupación 2)

• Origen extranjero (Artículo importado)

• IVA 16%

El sistema asignará las siguientes cuentas:

• Compras. - Compras al Extranjero

• Ventas. - Ventas y/o Servicios Gravadas a Tasa general contado, de la división de

seguridad de la marca ACME

Ejemplo 2:

• División Alimentos (Nivel de agrupación 1)

• Marca Básicos (Nivel de agrupación 2)

• Origen nacional

• IVA 0%

El sistema asignará las siguientes cuentas:

• Compras. - Compras Nacionales

Ventas. - Ventas y/o Servicios Gravadas al 0% contado, de la división de alimentos

marca Básicos

La parametrización de estas cuentas las realiza el consultor y/o administrador del sistema.

http://www.oda.mx/


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Parametrización para cuentas de compras y ventas

El sistema está preparado para manejar cuentas contables para mantener hasta dos agrupaciones,

por ejemplo, División y Marca del artículo; la forma de manejar esto es parametrizar en Sistema >

Configuración > Inventarios indicando lo siguiente:

• Primer nivel

o Etiqueta de despliegue

o Se deberá seleccionar en que parte de la cuenta contable se identificará el primer

nivel:

[ ] Cuenta [ ] SubCuenta [ ] SubSubCuenta [ ] Análisis

o Deberá indicar las posiciones que serán modificadas por el valor indicado en la tabla

de definición de niveles para el nivel 1; “0” Cero indica no cambia “9” indica que

cambia.

_ _ _ _

Ejemplo:

o Etiqueta de despliegue: División

[X] Cuenta [ ] SubCuenta [ ] SubSubCuenta [ ] Análisis

0 0 9 9

El nivel cuenta será modificado en función de la División del artículo cambiando las

posiciones 3 y 4 del nivel por el valor indicado para la división en la tabla de divisiones.

Esta operación se repite para compras y ventas.

• Segundo nivel

o Etiqueta de despliegue

o Se deberá seleccionar en que parte de la cuenta contable se identificará el primer

nivel:


o Deberá indicar las posiciones que serán modificadas por el valor indicado en la tabla

de definición de niveles para el nivel 1; “0” Cero indica no cambia “9” indica que

cambia.

_ _ _ _

Ejemplo:

Etiqueta de despliegue: Marca

[ ] Cuenta [X] SubCuenta [ ] SubSubCuenta [ ] Análisis

0 0 0 9

El nivel cuenta será modificado en función de la Marca del artículo cambiando las

posiciones 4 del nivel por el valor indicado para la división en la tabla de divisiones.

Esta operación se repite para compras y ventas.

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• También se definirá para indicar el tipo de impuesto al valor agregado (Tasa General, IVA 0%

o Exento)

o Se deberá seleccionar en que parte de la cuenta contable se identificará el IVA:


o Deberá indicar las posiciones que serán modificadas por el valor indicado en esta

configuración; “0” Cero indica no cambia <> “0” indica el valor que cambia.

_ _ _ _

Ejemplo:

IVA Tasa General


0 0 0 2

IVA 0%


0 0 0 4

IVA 0Exento


0 0 0 6

• Por otro lado, se deberá seleccionar en que parte de la cuenta contable se identificará el

origen de la compra:

o Nivel Compra Nacional




0 0 0 2

o Nivel Compra Extranjero




0 0 0 3

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En la siguiente figura se muestra la parametrización de las cuentas de compras y ventas para

artículos:

http://www.oda.mx/

contabilidad - website.oda.mxwebsite.oda.mx/wp-content/uploads/2017/06/manual-de-contabilidad...

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