CONTENIDO DE LA GUÍA

Ahorro en costes y validación de direcciones es una guía realizada por los expertos de Address4 con el o b j e t i v o d e p r o p o r c i o n a r u n a perspectiva en profundidad relacionada con las ventajas económicas de los datos de ca l idad. Intentaremos presentar el tema con un lenguaje claro y accesible incluso para aquellos que no sean expertos, para poder explicar los beneficios de invertir en la validación de la dirección postal. Esta guía está dividida en capítulos que contienen ejemplos prácticos y referencias a situaciones reales en empresas. La guía incluye las siguientes secciones:

1 INTRODUCCIÒN A LA VALIDACIÒN DE LA DIRECCIÒN POSTAL

Para dar los primeros pasos en el mundo de los datos de calidad y familiarizarse con la inusual terminología, con el objetivo de poder organizar una estrategia de éxito referida a la validación de direcciones y datos.

2 5 BENEFICIOS DE LOS PROCESOS DE LIMPIEZA Y VALIDACIÓN

Conocer los beneficios de limpiar la base de datos y validar las direcciones, tanto nacional como internacionalmente, más allá del producto o el servicio concreto.

3 AHORRO DE COSTES: UNA SIMULACIÓN DE AHORROS

Determinar los ahorros económicos reales que se desprenden de la adopción de un software que sea capaz de validar automáticamente bases de datos enteras que contengan hasta cientos de miles de direcciones.

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INTRODUCCIÓN A LA VALIDACIÓN DE DIRECCIONES

[ ! ] La Validación de direcciones postales consiste en comprobar y corregir inmediatamente, si se puede, una o más direcciones. La validación no es únicamente una comprobación, sino un complejo proceso que requiere actualizar datos obsoletos, revisar errores y erratas, completar las partes que faltan y añadir información adicional como las coordenadas geográficas y la geolocalización en un mapa.

En el transporte de envíos, en la introducción de datos basada en geolocalizacion y en las estadísticas como el mapeo, hay numerosos sectores y operaciones que se basan en la utilización de direcciones postales. Si tenemos en cuenta la cantidad de perfiles de usuarios online o las compras que se realizan de un producto en una plataforma de comercio electrónico, en estos contextos y en otros, las direcciones son una de las informaciones más valiosas que tenemos, quizá la que más, para finalizar un proyecto, para satisfacer a un cliente o para que nuestra relación con los proveedores, clientes o socios sea mejor. Pero, en la práctica, ¿qué significa la validación de direcciones postales?

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La imagen a continuación ofrece un ejemplo práctico de validación de una dirección del Reino Unido desde su entrada en el registro hasta su salida.

Resulta visible inmediatamente que los datos de salida están correctos, actualizados y contienen más detalles que la dirección de entrada, además de respetar el formato estándar del país de destino. Esto es un valor añadido que no se debe subestimar a la hora de conseguir que el trabajo sea más fácil y más eficiente. En concreto, la validación de direcciones nos ayuda a optimizar las siguientes actividades:

→ expedir un producto, catálogo o folleto a un cliente o proveedor;

→ calcular el viaje más rápido y, por tanto, las distancias entre el punto A y el punto B;

→ localizar el público según la zona geográfica a la que pertenecen o según valores específicos característicos;

→ actualizar las bases de datos de la empresa para llevar a cabo estudios de mercado o campañas de marketing;

→ tomar decisiones de gestión basadas en parámetros como la distancia, la provincia o el código postal;

→ …¡y mucho más!

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5 BENEFICCIOS DE LOS PROCESOS DE LIMPIEZA Y

Los datos correctos, validados y actualizados proporcionan una serie de ventajas, la primera y más importante es el ahorro económico (véase la sección III). Esta ventaja tiene su origen en el uso racional de recursos como las direcciones postales. El diagrama siguiente explica claramente este concepto:

VALIDACIÓN RECUROS BENEFICIOS AHORRO

[ ! ] LIMPIEZA Y VALIDACIÓN son dos palabras cuyo significado es parecido. Limpiar las bases de datos significa validar las direcciones postales o los datos que contiene. Además de las direcciones postales, los datos personales o de contacto: nombres, direcciones, números de teléfono, direcciones de email, etc., también se pueden validar. La diferencia primordial entre limpiar y validar radica en que la limpieza se refiere a un archivo con un gran número de direcciones (como por ejemplo la normalización en masa o en lotes), mientras que la validación también puede referirse a una única dirección o nombre (normalización online).

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Veamos ahora la selección que hemos realizado de los principales beneficios de una correcta validación de las direcciones postales para estudios, marketing y geolocalización, además de para las actividades empresariales generales.

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1) MEJORA DEL PERFILADO DE CLIENTES

El primer beneficio para aquellos que elijan normalizar las direcciones tiene que ver con el perfilado de los datos personales de los clientes. Después de eliminar de la base de datos cualquier registro erróneo, de actualizar la información obsoleta y de completar los espacios en blanco con información útil, obtendremos una base de datos mucho más fiable. Esto será perfecto para ampliar las oportunidades de marketing y ventas por segmentos, para crear ofertas personalizadas y para realizar campañas publicitarias.

2) DISMINUCIÓN DEL TIEMPO DE RESPUESTA

Disponer de miles de nombres y proporcionar respuestas rápidas son necesidades contrapuestas. Para satisfacer ambas es necesario organizarse. Esto se puede conseguir solo con una buena administración interna y con las herramientas informáticas que validen las direcciones postales. Las herramientas informáticas garantizan la accesibilidad en cualquier momento a datos sin errores y, por tanto, reducen el tiempo de asistencia, soporte técnico, intercambio de información u otros.

3) GESTIÓN MÁS SEGURA

La val idación permite comprobar y actualizar las direcciones que contiene una base de datos, y al mismo tiempo eliminar pos ib les dup l icados mediante una operación de fusión (es decir, juntar varios nombres o direcciones duplicados en un solo registro). De esta manera, no habrá en la base de datos información redundante introducida por error manualmente. La validación proporciona también una gestión más segura de los datos de una empresa en el caso de tener que realizar delicadas migraciones de bases de datos enormes que tengan cientos de miles de entradas, ya que siempre se comprueba y corrige, si es posible, la presencia de duplicados.

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4) GEOLOCALIZACIÓN, CÁLCULO DE DESPLAZAMIENTOS Y MAPEADO

Entre los diversos beneficios de la validación de direcciones postales, se encuentra también la geolocalización, el cálculo de los desplazamientos y el mapeo. Estas operaciones t ienen su origen en la combinación de coordenadas geográficas y direcciones individuales. Puede parecer sencillo conseguir las coordenadas, pero en realidad esto conlleva distinguir entre coordenadas obtenidas de direcciones no validadas y coordenadas obtenidas de direcciones validadas. En el primer caso, las coo rdenadas no se rán p rec i sas y necesitarán comprobaciones adicionales. En el segundo, nos aseguraremos de que la señal tenga unos márgenes de error cercanos a cero. Este beneficio conlleva un mejor cálculo del desplazamiento más eficiente desde el almacén hasta el cliente, o medir la distancia entre competidores, etc.

5) COSTES MÁS BAJOS Y MÁS AHORRO PARA LA EMPRESA

El último beneficio, consecuencia lógica de las ventajas anteriormente descritas, t iene que ver con la reducción de los costes. Esto no solo significa prevenir envíos incorrectos, sino aumentar la velocidad en la toma d e d e c i s i o n e s , m a x i m i z a r l o s porcentajes de objetivos y llegar al destino de la manera más corta. A largo plazo, reducir o eliminar costes resulta en un mayor ahorro para la e m p r e s a , y t i e n e a d e m á s consecuencias positivas para la identidad, seguridad y calidad de la marca.

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AHORRO DE COSTES: UNA SIMULACIÓN DE AHORRO

En esta sección, hemos intentado cuantificar el ahorro de una empresa especializada en la venta de muebles para el hogar, que ha decidido exponer sus productos tanto en una tienda física como en una tienda online. La simulación tiene en cuenta los procesos de recolección de nombres y direcciones de email con un boletín de noticias con fines comerciales, el envío de muebles adquiridos por clientes, la asistencia telefónica de los repartos y otras cuestiones. A continuación aparece el gasto correspondiente a estos procesos a lo largo de 365 días teniendo en cuenta los aspectos cruciales, las horas invertidas y los costes fijos.

TIPO DE TRABAJO

ASPECTOS CRUCIALES

HORAS INVERTIDAS COSTES FIJOS

Recolección de nombres y direcciones de email

Dificultad para perfilar clientes y comprobado manual antes de introducir la información

5 horas al mes para actualizar periódicamente la base de datos

2.400 euros (40 euros bruto/h por 60 horas/año, sueldo de la persona de marketing a cargo)

Envío de los productos adquiridos

Repartidores que no encuentran la dirección y productos que no regresan al almacén

4 horas al mes para recuperar productos no entregados y preparar un nuevo envío

1.920 euros (40 euros bruto/h por 48 horas/año, sueldo de la persona encargada del reparto)

Asistencia telefónica para envíos y otras cuestiones

Soporte más lento a causa de direcciones postales y datos incompletos

7 horas al mes para solucionar los problemas de los clientes por mail o por teléfono

2.520 euros (30 euros bruto/h por 84 horas/año, sueldo de la persona a cargo de la atención telefónica)

TOTAL COSTES FIJOS EN 365 DÍAS 6.840 EUROS

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ANTES DE VALIDAR LAS DIRECCIONES POSTALES Y LOS DATOS

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Ahora veamos la misma situación después de vincular el software de gestión de la página web y del almacén al sistema de validación de direcciones postales de Address4 trascurridos 365 días.

TIPO DE TRABAJO

ASPECTOS CRUCIALES

HORAS INVERTIDAS COSTES FIJOS

Recolección de nombres y direcciones de email

Completado automático y corrección de la información durante la fase de introducción de datos

0 horas. La base de datos está corregida y actualizada con los datos y direcciones de los clientes/usuarios

0 horas. La persona de marketing a cargo no tiene que verificar nada y puede dedicarse a otras actividades

Envío de los productos adquiridos

Los repartidores llegan a su destino gracias a direcciones exactas y completas

1 hora. Menos productos regresan al almacén y no es culpa del repartidor

480 euros (40 euros bruto/h por 48 horas/año, sueldo de la persona encargada del reparto)

Asistencia telefónica para envíos y otras cuestiones

Asistencia más rápida gracias a una información correcta y actualizada

3 horas. El tiempo dedicado a la atención al cliente se reduce drásticamente 

1.080 euros (30 euros bruto/h por 36 horas/año, sueldo de la persona a cargo de la atención telefónica)

TOTAL COSTES FIJOS EN 365 DÍAS 1.560 EUROS

DESPUÉS DE VALIDAR LAS DIRECCIONES POSTALES Y LOS DATOS

[ ! ] Esta SIMULACIÓN DEMUESTRA que el ahorro neto es de 5.280 euros al año. Si observamos la misma situación durante un mayor período de tiempo, este importe será de 26.400 euros en 5 años, 52.800 en 10 años y 211.200 euros en 20 años. Al mismo tiempo, el personal puede dedicarse a otras actividades y generar, por tanto, beneficios adicionales.

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Esperamos haberte ofrecido los suficientes argumentos para estimular tu curiosidad y conseguir que mejores tu negocio de una vez por todas mediante la optimización de los recursos disponibles y la consecución de los objetivos marcados con la mayor satisfacción. Puedes seguir los consejos de nuestro blog, donde publicamos cada mes guías, actualizaciones, casos prácticos relacionados con la validación postal y muchos temas más. ¡Gracias por descargarte este eBook!

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