BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan Magang Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fis UNP

Magang Profesi Program Studi Ilmu Administrasi Negara merupakan salah satu

kegiatan pelatihan untuk menerapkan berbagai pengetahuan, sikap dan keterampilan

dalam melaksanakan memperoleh pengalaman nyata mengenai Administrasi Negara,

Pelaksanaan magang ini bertujuan untuk melatih mahasiswa agar memiliki kemampuan

mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh di bangku perkuliahan agar mahasiswa

memperoleh pengalaman praktis di lapangan yang berkaitan dengan bidang garapan.

Disamping memberikan perkuliahan yang bersifat teori, Program Studi Ilmu

Administrasi Negara memandang perlu memberikan latihan dan membekali mahasiswa

dengan melakukan praktek-praktek lapangan di lembaga-lembaga/instansi Pemerintah

maupun Swasta, sehingga mahasiswa dapat menimba pengalaman nyata dari praktek-

praktek tersebut.

Berdasarkan dan maksud Magang di atas maka mahasiswa bisa melatih dan

membekali ilmu yang dimilikinya di lapangan. Dalam melakukan Magang, mahasiswa

benar-benar dituntut untuk melakukan berbagai kegiatan selama jangka waktu tertentu

yang dibimbing oleh Supervisor di lapangan dan dibantu oleh dosen pembimbing.

Dalam Pelaksanaan Magang banyak pengalaman yang dapat diperoleh oleh

mahasiswa dilapangan. Disamping ilmu, mereka juga mengalami proses langsung dan

penerapan dari berbagai teori yang telah dipelajari, juga dikenalkan langsung dengan

dunia kerja yang sebenarnya. Dengan adanya Program Magang ini, mahasiswa

diharapkan siap untuk terjun ke dunia kerja yang sesuai dengan keahliannya.

B.Deskripsi Tentang Instansi

a. Letak Lokasi Praktek

Praktek Lapangan Teknologi Pendidikan dilaksanakan di UPTD Balai Diklat

Koperasi yang terletak di Ulak Karang Padang tepatnya di Jl. S. Parman No.121. UPTD

Balai Diklat Koperasi merupakan cabang dari Dinas Koperasi, Perindustrian dan

Perdagangan (Dinas Koperindang) yang terletak di Jl. Jend Sudirman No. 51 Padang.

Berkenaaan dengan Keputusan Gubenur Sumatera Barat melalui surat

keputusan Nomor 22 Tahun 2001 tentang pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis Dinas

Daerah Propinsi Sumatera Barat, salah satu diantaranya adalah UPTD Balai Pendidikan

dan Latihan Koperasi, yang menpunyai tugas pokok yaitu melaksanakan sebahagian

tugas teknis operasional Dinas dibidang Pendidikan dan Latihan Koperasi. Dalam

menjalankan tugasnya UPTD Balai Diklat Koperasi bertanggung jawab kepada Dinas

Koperasi, Perindustrian dan perdagangan (Dinas Koperindag).

Letak Balai Diklat Koperasi sangat kondusif dan strategis terletak di pinggir

jalan raya menuju Pasar Raya dengan mudah dijangkau melalui kendaraan, baik roda

empat maupun roda dua. Secara geografis letak Balai Diklat Koperasi adalah sebagai

berikut:

1. Sebelah Utara berbatasan dengan Kantor Pengadaian.

2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Perumahan Penduduk.

3. Sebelah Timur berbatasan dengan Perumahan Penduduk.

4. Sebelah Barat berbatasan dengan Jalan Raya Menuju Pasar Raya Padang.

Ditinjau dari kondisi fisik UPTD Balai Diklat Koperasi mempunyai fasilitas

yang terdiri dari :

1. Ruang Kepala UPTD Balai Diklat Koperasi

Ruangan ini Khusus dipakai untuk ruangan kerja kepala UPTD Balai Diklat

Koperasi, dan berukuran + 48 m2.

Tabel 1. Sarana dan Prasarana Ruang Tata Usaha

No Nama sarana Jumlah Kondisi 1 Televisi 1 Baik 2 AC 2 Baik 3 Meja 4 Baik 4 Kursi 2 Baik 5 Sofa 4 Baik

2. Ruangan Tata Usaha

Ruangan Tata Usaha UPTD Balai diklat Koperasi berukuran + 48 m2 dengan

dilengkapi sarana sebagai berikut:

Tabel 2. Sarana dan Prasarana Ruang Tata Usaha

No Nama sarana Jumlah Kondisi 1 Komputer 1 Baik 2 Meja 8 Baik 3 Kursi 8 Baik 4 Lemari 2 Baik 5 Printer 1 Baik

2. Ruangan Program

Ruangan Program ini digunakan untuk merencanakan dan merancang Program

pelatihan / diklat, yang berukuran + 40 m2, kondisi baik, dilengkapi fasilitas sebagai

berikut:

Tabel 3. Sarana dan Prasarana Ruang Program

No Nama sarana Jumlah Kondisi 1 Komputer 2 Baik 2 Meja 4 Baik 3 Kursi 4 Baik 4 Lemari 3 Baik 5 Printer 2 Baik

3. Ruangan Widyaiswara

Ruangan ini digunakan oleh tim pengajar, yang berukuran + 40 m2, dengan fasilitas

sebagai berikut:

Tabel 4. Sarana dan Prasarana Ruang Widyaiswara

No Nama asrama Jumlah Kondisi 1 Komputer 1 Baik 2 Meja 4 Baik 3 Kursi 4 Baik 4 Lemari 2 Baik

4. Ruang Belajar

Ruang belajar yang dimiliki UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi

1 buah, ukuran 60 m2 kondisi baik dengan dilengkapi sarana belajar yang terlihat

pada tabel di bawah ini:

Tabel 5. Sarana dan Prasarana Ruang Belajar

No Nama Sarana Jumlah Kondisi 1 Kursi Belajar 30 Buah Baik 2 Meja Belajar 30 Buah Baik 3 White Board 2 Buah Baik 4 AC 2 Buah Baik 5 Microphon 1 Unit Baik 6 OHP 1 Unit Baik 7 Infocus/LCD 1 Unit Baik 8 Laptop 1 Unit Baik

5. Ruang Penunjang

a. Mushala

Untuk keperluan ibadah UPTD Balai Diklat Koperasi juga memiliki sebuah

mushala yang berukuran 24 m2 dengan kondisi cukup baik.

b. Aula

Biasanya aula digunakan untuk ruangan pertemuan, seminar dan pelatihan.

Ukuran aula yang dimiliki oleh UPTD Balai Diklat Koperasi cukup representatif

dengan ukuran 120 m2 dengan kondisi baik dan dilengkapi sarana sebagai berikut

:

Tabel 6. Sarana dan Prasarana Aula

No Nama Sarana Jumlah Kondisi 1 Kursi Belajar 90 Buah Baik 2 Podini 1 Unit Baik 3 Sound Sistem 1 Unit Baik 4 AC 4 Unit Baik 5 Kapasitas Ruangan 100 Orang Baik

7. Asrama

Asrama yang dimiliki UPTD Balai Diklat berbeda letak dengan Kantor

UPTD Balai Diklat Koperasi, asrama terletak di JL. S. Parman No. 233. Letak

asrama berseberangan jalan dengan kantor UPTD Balai Diklat Koperasi. Asrama

adalah fasilitas yang menbedakan UPTD Balai Pendidikan dan Latihan dengan

lembaga non pelatihan lainnya, fasilitas yang ada di asrama UPTD Balai Diklat

Koperasi adalah

a. Kamar

Asrama UPTD Balai Diklat Koperasi memiliki kamar sebanyak 14 buah.

Ukuran tiap kamarnya 24 m2 dengan kapasitas 4-6 orang sekamar, dilengkapi

kamar mandi, kipas angin dan 2 buah tempat tidur bertingkat.

b. Ruang Makan

Ruang makan yang ada di asrama UPTD Balai Diklat Koperasi dilengkapi 60

buah kursi dan 60 buah meja makan dan 2 buah kipas angin.

8. Ruang Perpustakaan

Ruangan perpustakaan yang dimiliki UPTD Balai Diklat Koperasi berukuran

48 m2 dengan kondisi cukup baik, dengan jumlah koleksi buku-buku tentang

perkoperasian dan umum sebanyak 2.951 buku yang terdiri dari :

a. Buku tentang perkoperasian dan buku umum terdiri dari 1.218 Judul.

b. Modul diklat terdiri dari 54 eksemplar.

c. Laporan sebanyak 260 eksemplar

d. Majalah/kliping terdiri dari 275 eksemplar

e. Brosur sebanyak 45 eksemplar.

(Denah Ruangan dan Mess UPTD Balai Diklat Koperasi dapat dilihat pada lampiran 1-2) b.Fungsi

Tugas pokok UPTD Balai Pendidikan dan latihan Koperasi ialah melaksanakan

sebagian tugas teknis operasional Dinas di bidang Pendidikan dan latihan Koperasi.

Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Unit Pelaksanaan Teknis Dinas mempunyai

fungsi:

1. Penyusunan Rencana Pembangunan Teknis Operasional.

2. Pengkajian dan Analisis Teknis operasional

3. Pengujian dan persiapan Teknologi di Lapangan .

4. Pelaksanaan Kebijakan Teknis di bidangnya.

5. Pelaksanaan Operasional Pelayanan Kepada Masyarakat sesuai dengan bidang

tugasnya.

6. Pelaksanaan Operasional Tugas Teknis Dinas Sesuai Dengan Bidangnya.

7. Pelaksanaan Pelayanan Teknis administrasi Teknis ketatausahaan Unit Pelaksana

Teknis Dinas.

Di samping tugas pokok dan fungsi dari UPTD Balai Diklat Koperasi juga

memiliki visi dan misi dalam menjalankan tugasnya. Visi dari UPTD Balai Diklat

Koperasi adalah Balai Pendidikan Latihan Koperasi sebagai lembaga Terpercaya dari

UPTD Balai Diklat Koperasi adalah

1. Meningkatkan kualitas Program Pendidikan dan Latihan.

2. Meningkatkan Profesional SDM Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi

(Widyaiswara dan Penyelenggara)

3. Memfasilitasi dan menjalin jejering Pelatihan KUKM.

4. Meningkatkan produktivitas dan daya Saing SDM KUKM.

5. Meningkatkan Peran Serta dan Prakarya Masyarakat dalam Pengembagangan SDM

KUKM.

6. Meningkatkan Pelaksanaan sistim monitoring dan evaluasi pendidikan dan latihan.

7. Melengkapi sarana, prasarana dan sumber daya Pendidikan dan Latihan UPTD Balai

Pendidikan dan Latihan Koperasi.

B. Struktur Organisasi dan Personil

UPTD Balai Diklat Koperasi, dalam menjalankan tugasnya memiliki struktur

organisasi yang berkerjasama dalam menjalankan semua tugas-tugas dalam

penyelenggaraan Diklat, struktur atau susunan organisasi Balai Pendidikan dan Latihan

Koperasi Sumatera Barat adalah seperti yang tergambar dibawah ini:

Gambar 1: Bagan Susunan Organisasi Balai Pendidikan Dan Latihan

Koperasi Sumatera Barat

C. Perincian Tugas Bagian/Unit

Uraian Tugas Kepala, Sub Bagian, Kasi pada UPTD Dinas Koperasi Propinsi

Sumatera Barat.

1. Uraian Tugas dan Fungsi Kepala UPTD

a. Kepala UPTD Balai Diklat Pendidikan dan Latihan Koperasi dalam

melaksanakan tugasnya meliputi perencanaan, perumusan kebijaksanaan serta

penyusunan program kerja dalam rangka pelaksana tugas.

b. Dalam melaksanakan tugas tersebut Kepala UPTD mempunyai fungsi:

1). Penyusunan rencana pembangunan teknis operasional Balai Pendidikan Dan

Latihan Koperasi.

2). Pengkajian dan analisis teknis operasional pelaksanaan tugas Balai Pendidikan

dan Latihan Koperasi.

KEPALA

H. Erman, SE. MM

Sub BagianTata Usaha

Nurmelli. RA, SE

Seksi Penyelenggara Pendidikan Dan Latihan

Ir. Anizar

Seksi PelaksanaanProgram Dan Pengembangan

Melyanti Syahrial, SH. MM

3). Pelaksanaan kebijakkan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan

Koperasi.

4). Melakukan pengawasan teknis operasional Balai Pendidikan dan Latihan

Koperasi.

5). Pelaksanaan pelayanan teknis administrasi ketatausahaan UPTD Balai

Pendidikan dan Latihan Koperasi.

6). Pelaksanaan operasional pelayanan kepada masyarakat Balai Pendidikan dan

Latihan Koperasi.

2. Uraian Tugas dan Fungsi Sub Bagian Tata Usaha

a. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan rumah

tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat, protokol, keuangan, kepegawaian,

organisasi dan tatalaksana dan hubungan masyarakat.

b. Dalam melakukan Tugas Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai

berikut:

1). Pengelolaan urusan rumah tangga UPTD, perlengkapan, surat menyurat,

pengadaan barang dan jasa dan protokoler.

2). Pengelolaan administrasi keuangan.

3). Pengelolaan administrasi kepegawaian.

4). Pengelolaan organisasi dan tatalaksana

5). Pengelolaan hukum dan peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi

kepentingan UPTD.

6). Melaksanakan pelayanan informasi dan hubungan masyarakat.

7). Menbuat rencana kerja sub bagian tata usaha.

c. Sub Bagian Tata Usaha, terdiri dari ;

1). Bagian umum

Bagian umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat dan

surat keluar, kearsipan, rumah tangga, perlengkapan, humas dan protokoler.

2). Bagian Kepegawaian

Bagian kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan

penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi, gaji berkala, pendidikan

dan latihan, cuti, kesejahteraan pegawai, kehadiran dan administrasi

kepegawaian lainnya.

3). Bagian Keuangan

Bagian keuangan mempunyai tugas penyelenggaraan pelayanan keuangan

rutin dan pendapatan, menata pembukuan keuangan, membuat laporan

keuangan rutin dan pendapatan, memelihara dokumen keuangan serta

membuat laporan pertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan dan peraturan

yang berlaku.

3. Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Pelaksana Program dan Pengembangan

a. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan dipimpin oleh seorang kepala seksi

yang bertanggung jawab kepada Kepala UPTD.

b. Seksi Pelaksanaan Program dan Pengembangan mempunyai tugas menyiapkan

bahan rencana dan program kerja serta mengawasi pelaksanaan kerjanya sesuai

ketentuan yang berlaku.

c. Uraian Tugas Seksi Program dan Pengembangan adalah :

1). Mengumpulkan data dan bahan tentang Program dan Pengembangan

Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.

2). Menyiapkan Bahan penyusunan rencana Program dan Pengembangan

Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.

3). Menyusun Rencana Anggaran Satuan Kerja (RASK) dan Rencana Dokumen

Anggaran Satuan Kerja (DASK) Program dan Pengembangan Pendidikan dan

Latihan Koperasi dan UKM.

4). Mengkoordinasikan rencana program Diklat dengan bidang di lingkungan

Dinas Koperindag.

5). Melakukan koordinasi kegiatan program diklat dengan Dinas terkait dan stake

holder.

6). Menyusun dan penilaian kinerja Program dan Pengembangan Pendidikan dan

Latihan Koperasi dan UKM.

7). Menyiapkan bahan dan mensosialisasikan prosedur dan tata kerja, petunjuk

teknis Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan

UKM.

8). Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan

penyusunan Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan Koperasi

dan UKM.

9). Mengindentifikasi Program dan Pengembangan Pendidikan dan Latihan

Koperasi dan UKM.

10). Memberikan petunjuk dan mengawasi pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

11). Mendata dan menganalisa kegiatan pelatihan dan peserta pendidikan dan

pelatihan Koperasi dan UKM.

12). Mengevaluasi penyelenggara pendidikan dan pelatihan Koperasi UKM.

13). Menghimpun laporan program tindak lanjut kegiatan pelatihan perkoperasian

dan UKM oleh KAB dan Kota serta Dinas Instansi terkait dan BUMN.

14). Menbuat rencana dan program kerja seksi program dan pengembangan.

15). Menyiapkan bahan penyusunan sistim informasi manajemen pendidikan dan

latihan koperasi dan UKM.

16). Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

17). Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas.

4. Uraian Tugas dan Fungsi Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan

a. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan dipimpin oleh seorang kepala seksi

yang bertanggung jawab pada Kepala UPTD.

b. Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan mempunyai tugas menyiapkan

bahan dan data Pelaksanaan Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM.

c. Uraian Tugas Seksi Penyelenggara Pendidikan dan Latihan adalah

1) Menghimpun dan mengolah data yang menyangkut pelaksana pendidikan dan

latihan.

2) Menghimpun dan mengolah materi Diklat dan mengkoordinasi dengan

Widyaiswara/Instruktur/Tenaga Pengajar.

3) Menghimpun kurikulum, silabi daan modul Diklat.

4) Membuat kelompok sasaran masing-masing jenis Diklat.

5) Mengindentifikasi keunggulan-keunggulan kurikulum dan jenis Diklat.

6) Menyusun kurikulum dan silabi Diklat yang baru dan merencanakan

pengembangan modul-modul Diklat.

7) Menjaga kelancaran tersedianya sarana kebutuhan Diklat.

8) Merencanakan teknis pelaksana Diklat yang baik, persiapan panitia beserta

penugasannya.

9) Membuat jadwal pelaksanaan Diklat dan mengkoordinasikan dengan

Widyaiswara//Instruktur/Tenaga Pengajar.

10) Mengatur dan Melaksanakan urusan administrasi penyelenggara Diklat..

11) Menganalis dan melakukan evaluasi proses pelaksanaan Diklat.

12) Membuat rencana dan program kerja Seksi Penyelenggara Pendidikan dan

Latihan.

13) Menyiapkan bahan pelaksanaan Diklat.

14) Menganalisa, menilai dan mengevaluasi kegiatan pelaksanaan Diklat.

15) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

16) Menyerahkan laporan pelaksanaan tugas.

17) Mengkoordinasikan kegiatan pelatihan dengan Kabag di lingkungan Dinas

Koperindag.

18) Melakukan koordinasi dengan instansi lain/BUMN/Badan-badan lain dalam

pelaksanaan pelatihan pada UPTD Dinas Koperindag Sumbar.

5. Uraian Tugas Kelompok Jabatan Fungsional

a. Fungsional Pustakawan

Uraian Tugas Pustakawan ;

1) Menjaga, mengawasi pencatatan buku-buku pustaka.

2) Menjaga kebersihan dan kerapian buku-buku pustaka.

3) Menghimpun dan mengolah catalog.

4) Memberikan dan melaksanakan pelayanan kepustakaan.

5) Mengolah, menghimpun, menyusun buku-buku perpustakaan.

6) Merencanakan pengadaan buku-buku pustaka.

7) Menghimpun dan mengkliping berita-berita koperasi dan UKM.

8) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

b. Fungsional Widyaiswara/Instruktur

Uraian Tugas Widyaiswara/Instruktur :

1) Mengumpulkan data dan bahan untuk menyusun kurikulum pelatihan bagi

aparatur dan gerakan koperasi dan usaha kecil dan menengah.

2) Membantu menyiapkan kurikulum dan silabi Diklat.

3) Menyusun modul Diklat sesuai dengan kurikulum dan silabi yang dibuat.

4) Memilih metode pelatihan yang tepat untuk melaksanakan Diklat.

5) Menelaah hasil evaluasi pelaksanaan Diklat.

6) Membuat rencana peningkatan dan pengembangan kemampuan

Widyaiswara/Instruktur.

7) Mencari dan menyiapkan rencana kegiatan penelitian tentang hasil dan tindak

lanjut Diklat.

8) Merencanakan kegiatan seminar-seminar pengembangan SDM Koperasi dan

UKM.

9) Aktif melakukan studi kepustakaan.

10) Mengembangan kegiatan penelitian tentang koperasi dan UKM.

11) Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

C.Perencanaan Kegiatan Magang

Magang dilaksanakan setiap hari kerja selama 45 hari kerja,mulai tanggal 2

Januari sampai 20 Februari 2012.sebagaimana yang telah penulis jelaskan pada

proposal Magang ,Penulis ingin mengetahui tentang Manajemen Penataan dan

Pemusnahan Arsip di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM

Propinsi Sumatera Barat .

Penempatan penulis pada bidang Tata Usaha dan Perpustakaan selama

program magang berlangsung telah banyak membantu penulis untuk mengetahui

Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip yang sesuai dengan ketentuan yang

berlaku .Tugas-tugas yang akan dilakukan selama proses magang adalah pekerjaan

yang berkaitan dengan Administrasi perkantoran seperti mengelola surat masuk dan

surat keluar ,Pembuatan Jurnal Kas masuk dan Kas Keluar serta yang berhubungan

dengan kepegawaian .sebelumnya agar pekerjaan yang dilakukan dapat lebih fokus

maka penulis menyusun suatu perencanaan kegiatan pada Instansi tersebut sehingga

memudahkan mendapatkan informasi ,dan semua pekerjaan itu dilakukan sesuai

dengan arahan dan bimbingan supervisor selama diTempat Magang :

Adapun rencana kegiatan Magang yang akan dilakukan adalah:

1.Melakukan Observasi ,mempelajari prosedur kerja Kantor di instansi tempat penulis

magang dan ikut serta dalam proses penataan arsip di ruang tata usaha serta di ruang

Perpustakaan

2.Melihat dan ikut serta dalam membantu para staf/Pegawai dalam pelaksanaa

kegiatan teknis lainnya.

3.Melakukan kegiatan studi kepustakaan yaitu mencari sumber bacaan atau referensi

yang berkaitan dengan Pengarsipan dan pengelolaannya.

4.Mencari dan mengumpulkan data untuk bahan penyusunan laporan magang sesuai

dengan topik yang diambil.

D.Pelaksanaan Kegiatan Magang

Kegiatan Magang yang penulis lakukan sudah terlaksana dengan baik yang

mana Penulis laksanakan mulai tanggal 2 Januari samapai 20 Februari 2012 .Penulis

terdiri dari 4 Mahasiswa Magang di Kantor UPTD Balatkop perindustrian dan

Perdagangan Propinsi Sumatera Barat yang mana penempatannya pada bagian-bagian

yang berbeda ,Penulis sendiri ditempatkan pada bagian Tata Usaha dan Kepustakaan

yang mana kegiatannya menyangkut tentang Adminstrasi Perkantoran seperti

mengelola surat masuk dan surat keluar,Laporan perjalanan Dinas Pegawai serta

kegiatan lain seperti pembuatan Laporan keuangan seperti pengelolaan anggaran

APBN dan APBD di untuk tahun 2012 yang akan dicanangkan dan sedangkan tugas

lain yang diberikan oleh supervisor adalah penyusunan Buku-buku perpustakaan dan

arsip yang sesuai ketentuan yang berlaku .

Dalam kegiatan Magang ini penulis tidak terfokus pada satu kegiatan saja

sehingga penulis bisa mengetahui lebih banyak kegiatan kegiatan yang dilakukan

pada Instansi tersebut .berhubungan dengan rencana kegiatan yang telah dilakukan

dikatakan sudah terlaksana dengan baik yaitu penulis bisa membantu pegawai dan staf

dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

Permasalahan yang penulis temukan dilapangan tidak begitu banyak dan

semua bisa dipecahkan karena pegawai dan stafnya selalu bersedia menolong dan

membantu.seperti permasalahan penulis temuai dilapangan terutama di bagian

Kepustakaan masih ada buku buku perpustakan yang belum terdata dengan baik

sesuai dengan penataannya sehingga buku-buku yang belum terdata lebih rentan

hilang atau berpindah tempat dari lemari yang satu ke lemari yang lain sehingga untuk

mencari dan menemukan kembali memerlukan waktu yang cukup lama.disini penulis

diberi tugas oleh supervisor untuk menata kembali daftar buku yang belum terdata

dan menyusunnya sesuai dengan administrasi perkantoran yang sudah penulis pelajari

di kampus ,disini penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana manajemen penataan

arsip dan pemusnahannya di UPTD Balai Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM

Propinsi Sumatera Barat.

BAB II

PROSES MENGELOLA PENATAAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP

DI UPTD BALAI DIKLAT KOPERASI DAN USAHA MIKRO,KECIL DAN

MENENGAH (UKM) PROPINSI SUMBAR

A.Aspek-Aspek Teoritis

Arsip(Archieves) berasal dari bahasa yunani ,yang diartikan sebagai tempat atau

gedung untuk penyimpanan surat-surat dan dokumen-dokumen .pada pasal 1 UU No.7 tahun

1971 ,arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan pemerintah,swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan

tunggal mapun kelompok ,yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.

Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbaga ibentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknolog iinformasi dan komunikasi yang

dibuatdanditerimaolehlembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisas ipolitik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalampelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsadan bernegara (UU No. 43 tahun

2009)

Menurut kamus ensiklopedia indonesia :

Arsip adalah simpanan surat surat penting yang mana surat penting merupakan

apabila memenuhi persyaratan mempunyai kepentingan baik masa kini maupun untuk masa

yang akan datang bagi organisasi dan harus di simpan dengan mempergunakan suatu sistem

tertentu sehingga dengan mudah dapat di temukan.

Menurut para ahli :

a. Drs. Basir Barthes

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun dalam

bentuk bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai suatu subjek

ataupun peristiwa yang di buat orang untuk membantu daya ingat orang

tersebut.,

b. Idris dkk.

Arsip adalah kumpulan dari surat menyurat yang terjadi karena suatu

perbuatan aksi transaksi yang disimpan , dan bila di butuhkan dapat

dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.

c. T. R Schlellenberg

Arsip dapat di rumuskan sebagai warkat dari suatu badan pemerintahan

atau swasta yang di[utuskan sebagai dokumen berharga untuk di awetkan

secara tetap guna keperluan mencari keterangan penelitian dan disimpan atau

telah di pilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

Kita lihat pengertian arsip bermacam-macam dilihat dari sudut

peninjauannya, yaitu :

1) UU No. 7 th 1970 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 adalah :

a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan

pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal atau

kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.

Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau

pemerintah, per orangan dalam bentuk corak apapun baik dalam bentuk

tunggal atau kelompok dalam rangka pelaksanaan roda pemerintahan.

Kearsipan adalah :

Tata cara pengurusan dan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang

berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi :

a. Storing (Penyimpanan)

b. Planing (Penetapan)

c. Finding (Penemuan kembali)

Kearsipan merupakan salah satu pekerjaan kantor atau pekerjaan usaha yang

dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan

usahan swasta. Kearsipan berhubungan dengan kegiatan penyimpanan warkat dan

surat surat serta dokumen lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan

penyimpanan warkat, surat surat serta dokumen inilah yang selanjutnya disebut

kearsipan.

1. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan

warkat agar kemudian kemudahan kerja menyimpan dapat diciptakan dan penemuan

warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat sewaktu-

waktu diperlukan.

Sistem penyimpanan pada prinsipnya menyimpan berdasarkan kata tangkap

(caption) dan warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun

menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan yaitu urutan Abjad

dan urutan Angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah :

Sistem dimana, sistem geografis dan sistem objek. Sedangkan sistem menurut

angka adalah : sistem numerik, sistem kronologis dan sistem sabjek numerik.

Sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem yang standar adalah

Sistem Abjad (sistem-nama), Sistem Numerik, Sistem Geografis dan Sistem Sabjek.

Disamping sistem tersebut juga ada Sistem Bentuk. Sistem Bentuk adalah : sistem

kelompok yang sudah lama digunakan dan sekarang tidak lagi dipakai.

Sistem disini biasanya dipakai dipakai untuk menyatakan model penyimpanan

sistem penyimpanan atau sistem penyusunan atau juga disebut sistem penataan

Tujuan Penyimpanan arsip:

1.Sebagai referewnsi ,bila diperlukan suatu keterangan tertentu

2.Memberikan data/informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai

kewengan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil /kinerja dimasa yang

lalu,selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan

datang

3.Memberikan keterangan vital,misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan

hukum

oleh karena itu dewasa ini dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yaitu :

A.) Sistem Kronologis (Sitem Tanggal)

Adalah : Sistem penyimpanan arsip yang didasarkan kepada urutan waktu

surat diterima atau waktu dikirim keluar. Penyimpanan sistem ini biasanya

menggunakan Map Ordner hubungan penyimpanannya sangat erat dengan buku

agenda karena semuanya sama-sama kronologis.

B.) Sistem Abjad

Ada 2 (dua) macam susunan penyimpanan yaitu :

a. Susunan Abjad

b. Susunan Nomor

Sistem penyimpanan menurut abjad adalah sistem nama, sistem geografis dan

sistem subjek.

Sistem subjek adalah : sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan

abjad dan kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan, nama terdiri dari 2 (dua) jenis.

1. Nama orang

2. Nama badan

Prosedur Penyimpanan

a. Memeriksa

Apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan misalnya

melihat tanda perintah penyimpanan oleh atasan atau petugas surat sudah

selesai di proses dan boleh disimpan.

b. Mengindek

Adalah memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas

penyimpanan dan kemudian menguraikan yang menjadi unit-unit untuk

keperluan meng abjad.

c. Memberi Tanda

Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah di indek sebagai

unit di beri tanda. Tanda ini dapat memudahkan petugas mengembalikan surat

kedalam laci, bilamana surat tersebut keluar laci karena dipinjam.

d. Menyortir

Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing-

masing agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir, yaitu

menyimpan, menyotir sangat perlu sekali untuk surat-surat yang banyak.

e. Menempatkan

Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati sekali keliru

menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya atau sekali keliru atau

kartu tersebut hilang.

Gambar 4 : Karton Penyekat

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

C.) Sistem Nomor

Sistem penyimpanan warkat berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari

nama orang atau nama badan disebut sistem nomor hal ini sama dengan sistem abjad

yang menyimpan warkat berdasarkan kepada nama, sistem nomor juga berdasarkan

nama hanya pada nama diganti dengan kode nomor.

Keuntungan memakai sistem nomor adalah :

- Teliti

- Kode nomor dapat disamakan pada semua unit kerja

- Perluasan nomor tidak terbatas

- Petunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks

- Indeks memuat seluruh nama korePT. Semen Padangonden.

Kelemahan memakai sistem nomor :

- Filing tidak langsung

- Untuk map campuran diperlukan map tersendiri

- Biaya yang dipakai agak tinggi

D.) Sistem Geografis

Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan

kepada pengelompokkan nama tempat tersebut sistem ini juga sering disebut

sistem lokasi (sistem nama tempat).

Prosedur penyimpanan

Peralatan yang digunakan penyimpanan data berbagai macam tergantung

pada keadaan dan anggaran yang disediakan serta peralatan yang tersedia

dipasaran. Prosedur dan langkahnya sama untuk semua sistem perbedaan hanya

pada cara kerja.

E.) Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan isi

dari dokumen tersebut. Sistem ini sistem yang paling bersangkutan dan sistem ini

juga sistem yang paling sulit ditangani. Untuk arsip instansi atau perusahaan yang

disimpan secara sentral (terpusat disatu tempat tertentu) maka sistem subjek yang

paling tepat dipergunakan sebab sistem arsip berasal dari semua bagian atau unit

kerja yang mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri.

Macam-Macam arsip menurut fungsinya:

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses

perencanaan ,pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya,atau

arsip yang digunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi

negara

2. Arsip Statis yaitu arsip yang sudah dipergunakan secara langsung dalam kegiatan

perkantoran sehari-hari.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok

kearsipan yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan

secara langsung untuk perencanaan,penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada khususnya

Arsip Dinamis dibagi menjadi 2(dua) kelompok yaitu:

Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus-menerus dalam

pelaksanaan penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun

penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh pusat arsip

Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan secara langsung untuk

perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya,mauypun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan mempunyai

nilai informasi tinggi disimpan di arsip nasional

Menurut kebutuhannya,arsip dapat digolongkan menjadi

Arsip Vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini

hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi ,dan organisasi tidak akan

mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima .contoh dari arsip

vital ini adalah akta pendirian perusahaan ,piutang asuransi,kebijakan,data

penelitian,daftar gaji

Arsip penting adalah arsip yang masih aktif dan setiap saat diperlukan karena

masalahnya masih memerlukan penyelesaian

Arsip berguna,yaitu yang pada waktu suatu waktu akan berguna dan dapat membantu

suatu penyelesaian atau masalah yang ada hubungannya dengan arsip tersebut,sesudah

3 atau 4 tahun arsip itu dimusnahkan

Arsip tidak berguna,yaitu arsip yang sudah tidak berguna lagi ,arsip ini disebut arsip

mati oleh karena itu dapat dimusnahkan

Tipologi Arsip biasanya dikaitkan dengan media penyimpanan informasi arsip

.bentuk media arsip dapat berupa kertas ,film ,suara,maupun eletronik.secara rinci

pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:

a. Arsip berbasis kertas (paper record) yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas

kertas .bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai asip bersifat

konvensional

b. Arsip pandang dengar (audio-visual record) merupakan arsip yang dapat dilihat

dan didengar ,arsi pandsang dengar dapat dirinci dalam tiga kategori :

1.Arsip gambar statik (stotic Image) contohnya foto

2.arsip citra bergerak (maving image) contohnya film,video dsb.

3.arsip rekaman suara (sound record) contoh kaset

c. Arsip eletronik,merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu

format ,dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering

dikatakan sebagai Machine-Rodabl-records.contonya flopy disk,hard disk,pita

magnetik,optical disk dll

Siklus hidup arsip

1.Tahap penciptaan

Arsip diciptakan /dibuat kemudian digunakan sebagai media penyampaian

informasi,sebagai dasar perencanaan ,pengorganisasian dan pengambilan

keputusan,pengawasan dan sebagainya.

Ada dua cara Arsip dicptakan antara lain:

diterima dari organisasi atu seseorang yang berasal dari luar organisasi

dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih

2.Tahap pemanfaatan arsip (filling)

Arsip in dapat dikategorikan sebagai arsip dinamiss. selanjutnya arsip dinamis dapat

dikategorikan legi menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif

3.Tahap Penyimpanan dan penemuan kembali

Arsip disimpan untuk tujuan untuk digunakan kembali sewaktu-waktu

dibutuhkan dikemuadian hari .

4.Tahap Pemindahan

Arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan maka dimusnahkan atau

dipindashkan

5.Tahap Pemusnahan

Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa:

a. Sulitnya mencari kembali arsip pada saatdiperlukan

b. Hilangnya arsip yang penting

c. Banjir arsip arsip-arsip yang sama disimpan di beberapa lokasi/tempat

penyimpanan ,atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih

disimpan

d. Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip

B. TEMUAN DALAM PROSES MAGANG

Setelah penulis melaksanakan magang selama 45 hari di Kantor UPTD Balai

Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, banyak

pengalaman menarik yang penulis temui dan banyak pelajaran berharga yang penulis

dapatkan. Mengenai pelaksanaan manajemen kearsipan di Kantor Kantor UPTD Balai

Pendidikan dan Latihan Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera Barat, secara umum

bisa dikatakan telah berjalan dengan cukup baik.

Secara umum arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh

Lemabga-lembaga negara dan badan-badan Pemerintah,Swasta,ataupun perorangan

dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang

digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.alasan mengapa penulis mengambil

judul Proses manajemen Penataan Arsip dan Pemusnahan Arsip sebagai fokus kajian

dalam laporan Magang karena penulis di tempatkan di Sub bagian Tata Usaha yang

secara langsung berhubungan dengan pengelolaan arsip di ruangan tersebut.

Program Magang yang penulis laksanakan di Kantor UPTD Balatkop dan

UKM propinsi Sumatera Barat ini memberikan pemahaman dan pengetahuan baru

bagi penulis mengenaiProses Manajemen Penataan dan Pemusnahan Arsip .

Sistem Pengelolaan Arsip di Lingkungan Kantor UPTD Balatkop dan UKM

Propinsi Sumatera Barat menurut azas Sentralisasi dalam kebijakan Desentralisasi

dalam pelaksanaan.

Prosedur Penataan arsip aktif

1.Persiapan

Memisah-misahkan antara arsip yang sudah ada disposisisi simpan/akan disimpan dan

yang masih dalam proses pekerjaan

Menyatukan antara konsep surat,tindakan surat keluar dan surat masuknya yang

saling berhubungan

Memeriksa kelengkapan lampiran-lampirannya lengkap sesuai dengan apa yang

terdapat dalam surat .Apabila terdapat dalam surat lampirannya yang tidak lengkap

harus dicatat dalam kolom catatan kartu kendali .juga diperiksa apakah lampiran

tersebut perlu disimpan bersama atau karenan ukurannya tidak dapat disimpan dalam

filling cabinet

Menulis indeks dokumen kode klasifikasi dan indeks berkas(di tulis dalam kurung)

pada sudut kanan bawah surat

Apabila dalam surat terdapat lebih dari dua masalah yang berbeda maka masalah yang

pertama dijadikan indeks dan kode dicatat pada surat.

Cara penataan Arsip dalam folder

Pengelompokkan arsip menurut bentuk dosir ,arsip yang saling berkaitan dalam suatu

kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu himpunan berkas.penyusunan arsipnya

diurutkan atas dasar kronologis ,yaitu tanggal arsip menurut proses pekerjaan

Pengelompokkan arsip menurut bentuk ruprik .penyusunanaya diurutkan atas dasar

indeks dokumen ,yaiyu apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur

menurut abjad ,apabila indeks dokumen berupa angka (nomor) susunan arsip diatur

menurut urutan angka.

Pengelompokkan arsip menurut bentuk seri.Arsip yang jenisnya sama seperti

peraturan perundang-undangan misalnya keputusan menteri,surat edaran

menteri,keputusan gubernur.penyusunananya diatur atas dasar indeks dokumen

nya,yaitu Nomor dari peraturan perundang-undangan yang disusun menurut abjad

indeks dokumennya.

Cara Penataannya

Kartu kendali I disimpan di pencatatan surat sebagai sarana pengendalian

surat,disimpan berdasarkan abjad Instansi asal surat/yang dituju surat dan disususn

secara kronologis tanggal surat.

Kartu kendali II disimpan di pinata arsip sebagai pengganti arsip selama arsipnya

masih aktif sebagai berkas kerja masing-masing unit pengolah.Disimpan berdasarkan

nama unit pengolah penerima/pengirim surat dan diatur menurut klasifikasi arsip

sebagaimana penataan arsip aktifnya

Kartu kendali III disimpan di Tata usaha

Kode Klasifikasi Arsip

Kode membedakan satu masalah dengan masalah yang lain dalam berbagai

penyimpanan yang sama

Syarat-syarat Kode

- Singkat dan jelas

- Mudah diingat

- Mudah dibaca

- Dan sederhana penulisannya

Kode berupa gabungan Huruf dan Angka

Huruf diperoleh dari singkatan pokok masalah ,misalnya keuangan disingkat

KU,Kepegawaian disingkat KP,hurut tidak boleh lebih dari dua huruf.Angka

merupakan perincian pokok mesalah lebih lanjut yaitu sub masalah dan sub-sub

masalah.

Prinsip Penataannya.

Penataan arsip inaktif di pusataka ke unit kearsipan dalam tiap satuan Organisasi

UPTD Diklat Koperasi dan UKM propinsi sumatera barat ,tetapi sebelum

dipindahkan ke unit kearsipan disimpan sementara terlebih dahulu dimasing tata

usaha.

Setelah memalui proses pemindahan arsip ,penataan arsip in aktif dapat tetap

mempertahankan penataan sewaktu masih aktif

Ukuran penemuan kembali arsip inaktif maka perlu dibuatkan daftar indeks dan

berkas

Prosedur Penataan

Arsip inaktif yang akan disimpan diteliti kebenaran dan kelengkapannya antara lin

title,klasifikasi,isi berkasnya apakah sidah benar atau belum ,bila belum dapat dibetulkan

seperlunya.

Mempersiapkan Books yang telah diberi label untuk menerangkan isi berkas secara

keseluruhan .

Keterangan yang perlu ditulis dalam label adalah

- Kode klasifikasi yang menunjukkan isi berkas

- Nomor books arsip

- Nama unit pengolah beserta tahunnya

Folder yang berisi arsip inaktif sesuai dengan bentuk berkasnya ditempatkan dalam

books arsip sesuai dengan keterangan-keterangan dalam label.

Books yang berisi arsip inaktif ditempatkan dalam rak samping menyamping sesuai

dengan urutan yang telah dipersiapkan.

Proses Pemusnahan Arsip di Kantor UPTD Diklat Koperasi dan UKM Propinsi Sumatera

barat.

a. Pemusnahan arsip dilakukan terbatas pada arsip yang tidak diperlukan baik dari unit

pengolah atau Departemen secara menyeluruh serta terbatas pada arsip yang retensinya

kurang dari 15 tahun

b. Usul pemusnahan disampaikan pada pimpinan

c. Arsip yang dimusnahkan dibuat daftar pertelaan

d. Pemusnahan arsip pada umumnya dapat dilaksanakan setelah ada surat keputusan

dari pimpinan.

e. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilaksanakan bersamaan dengan pemindahan arsip

aktif.

f. pelaksanaan pemusnahan arsip harus betul-betul musnah.

Pemusnahan Arsip

Bahan-bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dapat langsung dimusnahkan

dengan sepengetahuan pimpinan departemen

Arsip-arsip yang tidak diperlukan dapat dimusnahkan dengan ketentuan-ketentuan

bahwa:

- Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu mendengar

pertimbangan badan pemeriksa keuangan seperti bendahara suatu organisasi

- Untuk arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu perlu mendengar

bebrapa pertimbangan

- Untuk arsip yang menyangkut material dan kepemilikan perlu memperhatikan

ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk itu.

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi

maupun bentuknya.

Pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat daftar Pertelaan arsip yang akan

dimusnahkan

C.PEMBAHASAN

Dalam Pelaksanaan proses penataan kearsipan penulis melihat ada sedikit

kejanggalan antara teori dengan praktik.Dimana di Kantor tersebut penyusunan dan

penataan kearsiapnnya masih sedikit kacau dan tidak berurutan sistem penomoran dan

tidak menurut abjad sehingga penemuan kembali arsip tersebut oleh pegawai akan

mengalami sedikit kendala karena tidak sesuai dengan No arsip tersebut.

Dan penulis disana melakukan kegiatan penatan arsip kembali ,dimana semua

arsip-arsip pegawai yang ada diruang Tata Usaha ,dan menyusun kembali semua

arsip-arsip menurut nomor dari yang terkecil sampai nomor terbesar dan menyusun

arsip tersebut menurut bidang dan abjadnya.

Dan arsip-arsip yang sudah tidak menurut no nya lagi atau arsip yang kacau

penulis melakukan penataan dengan cara dikelompokkan dan diatur kembali dengan

menerapkan asal-usul ,sehingga arsip-arsip tersebut merupakan suatu kesatuan

kelompok atau unit kerja,dan berkas-berkas arsip dimasukkan ke dalam books arsip

yang telah diberi label yang memuat keterangan berkas-berkas yang ada atas dasar

keterangan yang termuat pada kartu catatan dari berkas yang bersangkutan. Sehingga

arsip-arsip irtu bisa tersusun dengan rapi menurut Nomor dan huruf abjad dan juga

unit kerjanya dan pada waktu diperlukan akan lebih mudah ditemui karena sudah

tersusun dan tertata rapi.

BAB III

PENUTUP

A.Kesimpulan

Pada dasarnya setiap lembaga negara atau badan pemerintahan mempunyai satu unit

kearsipan yang ditugaskan mengelola arsip .Ruang lingkup tugas unit kearsipan disamping

mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip-arsip

inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) . begitu juga cara penataan dan

pemusnahan kearsipan cara penataan arsip dalam folder mengelompokkan arsip menurut

bentuk dosir,arsip yang saling berkaitan dalam satu kegiatan pekerjaan disatukan dalam satu

himpunan berkas.Penyusunan arsipnya diurutkan atas dasar kronologis,yaitu tanggal arsip

menurut proses pekerjaan .penyusunan arsip diurutkan atas dasar indeks dokumen ,yaitu

apabila indeks dokumen berupa kata susunan arsip diatur menurut urutan abjad indeks

,apabila indeks dokumen berupa angka (Nomor) susunan arsip diatur menurut urutan angka

,sedangkan pemusnahan arsip arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10

(sepuluh) tahun atau lebih.Pemusnahan arsip dilakukan dengan tindakan atau kegiatan

menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai

guna, penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total,yaitu dengan cara membakar

habis ,dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dikenal baik isi maupun bentuknya.

B.Saran

Dari Kesimpulan diatas penulis memberikan beberapa saran dalam mengatasi mesalah

yang dihadapi dalam proses penataan kearsipan dan proses pemusnahannya:

1).untuk menjamin keserasian ,keterpaduan dalam proses pengarsipan sangat perlu

adanya ketegasan dan kejelasan pembagian model pengarsipan yang akan dipilih

untuk memudahkan apabila nantinya ada kesalahan serta memudahkan dalam

penyimpanan.

2).Pemakaian model dan penataan kearsipan secara tepat dan optimal sangat diperlukan

untuk menciptakan tertip administrasi sebagai unsur pendorong proses jalannya sebuah

organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Bartoh,Basir.2005.Manajemen Kearsipan..Jakarta:Bumi Aksara Dr.Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Bandung: Cv.Mandar Maju Soetrisno,Dkk.2003.Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:Lembaga Administrasi Negara Renaldi,Brisma.2003.Manajemen Perkantoran Modern.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara