contoh tugas proposal pengelolaan proyek si
TRANSCRIPT
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
PROFIL PERUSAHAAN
Nama Perusahaan : PT. Lexion Indonesia
Status Perusahaan : Perseroan Terbatas
Bidang Usaha : Software dan Konsultan
Kantor Pusat : Jl. Bandul Merisi Selatan IV No. 72
Surabaya
Telp/ Fax : (031) 8431081/ (031) 8431081
Email : [email protected]
Website : http://www.lexion.co.id
Visi :
Menjadi perusahaan yang paling inovatif dibidang software dan
konsultasi dalam memberikan solusi dan nilai tambah bagi pelanggan.
Misi :
1. Partner Pemerintah dalam Implementasi dan Pengembangan e-
Government.
2. Partner Perusahaan e-Government di Indonesia untuk mewujudkan
pemerintahan daerah yang efisien, efektif, transparan dengan
berbasis aturan dan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK).
3. Partner Pemerintah Daerah dalam perencanaan, implementasi dan
monitoring-evaluasi kebijakan pembangunan dan keuangan daerah.
4. Partner Perusahaan Swasta dan BUMN dalam manajemen sistem
informasi dan teknologi.
Sekilas PT . Lexion Indonesia :
PT. Lexion Indonesia mulai beroperasi pada Tahun 2008, sebagai
perusahaan yang bergerak di bidang software dan konsultan.
Software yang kami kembangkan antara lain:
1. Aplikasi Sistem Informasi Perencanaan Pembangunan Daerah (SIPPD)
2. Aplikasi Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Pembangunan
1 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
(SIMONEP)
3. Pusat Data Perencanaan dan Pengendalian Pembangunan Daerah
(PDP3D atau Data Center)
4. GIS Manajemen Jalan, Jembatan, Pendidikan, Kawasan dan Investasi
5. Sistem Informasi Manajemen Pegawai (SIMPEG Online)
6. E-Procurement khususnya untuk BUMN
7. Aplikasi Supplay Chain Management (SCM) Forwarding
8. E-Government, E-Service and Web GIS
Konsultasi yang kami lakukan antara lain:
1. Master Plan Information Technology Pemerintah Daerah
(EGovernment)
2. Perencanaan dan Evaluasi Pembangunan
3. Bimbingan Teknis Aplikasi Kepemerintahan (EGovernment)
Software dan Konsultasi kami lakukan secara professional dengan tenaga
yang berpengalaman dengan disiplin ilmu yang komprehensif.
Struktur Organisasi :
1. Komisaris Utama : May.Jend (Pur) Moch. Basofi Sudirman
2. Komisaris : Ibnu Hasyim, SH, M.Si.
2 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
3. Direktur : Moch. Alimin, ST, MBA
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sentralisasi sumberdaya politik dan ekonomi di tangan
sekelompok kecil elit di pemerintah pusat adalah konsekuensi yang
melekat dari sistem politik otoritarian tersebut. Mekanisme kontrol
politik secara nasional tersebut bahu-membahu dengan sentralisasi
pengelolaan sumber daya ekonomi secara nasional yang sangat bias
pusat (Jakarta, dan kemudian Jawa). Dengan wacana pembangunan
nasional, pemerataan pembangunan antar daerah dan integrasi
nasional, pemerintah melakukan pengelolaan sumber daya ekonomi
daerah secara nasional. Pertambangan, hutan, beberapa hasil laut dan
beberapa jenis perkebunan dikelola secara nasional yang hasilnya
dibawa secara penuh ke Jakarta.
3 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
Kebebasan dan keterbukaan politik yang terjadi pasca Orde Baru
membawa konsekuensi logis pada pemerintahan untuk segera
mengubah diri. Segala macam kebijakan dan regulasi yang berbau orde
baru yang sentralistis diubah sedemikian besarnya menjadi sangat
terdesentralisasi. Kebijakan radikal (big bang) desentralisasi
diperkenalkan pada tahun 1999 melalui UU No.22/1999 dan UU 25/1999.
Dua undang-undang ini lahir untuk merespon dua kondisi sosial-politik
yaitu merebaknya tuntutan daerah untuk memperoleh otonomi yang
lebih luas, bahkan tuntutan federasi dan merdeka, serta semangat
demokrasi yang menuntut ruang partisipasi yang luas. Regulasi yang
baru ini memberikan kewenangan yang luas kepada daerah otonom
yang meliputi seluruh bidang pemerintahan kecuali politik luar negeri,
hankam, peradilan, moneter dan fiskal, agama, serta beberapa
kewenangan bidang lain. Disamping memperoleh kewenangan politik
yang luas, daerah juga memperoleh peluang partisipasi politik yang
tinggi. Hal ini dapat dilihat dari kesempatan untuk memilih Kepala
Daerah secara langsung, juga pembentukan Badan Perwakilan Desa
sebagai perkembangan baru bagi kehidupan demokrasi di tingkat desa.
UU No.22/1999 yang kemudian dilanjutkan dengan UU No.32/2004
dengan beberapa revisi, telah melakukan perubahan signifikan
dibandingkan dengan sistem yang digunakan di masa Orde Baru.
Dalam kaitan dengan penjelasan yang telah di jelaskan di atas maka
perlu disusun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang
bertujuan untuk meningkatkan pelayanan administrasi dan mampu
dipergunakan untuk membantu mengoptimumkan sumberdaya manusia
aparatur pemerintah.
1.2. Landasan Hukum
Adapun landasan hukum dari Pedoman Pembuatan Aplikasi Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) ini adalah:
1. UU No 8 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian
2. UU No 11 1969 Tentang Pensiun Pegawai & Pensiun Janda-Duda
3. PP No 98 2000 Tentang Pengadaan PNS
4 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
4. PP No 99 2000 Tentang Kenaikan Pangkat PNS
5. PP No 100 2000 Tentang Pengangkatan PNS Dlm Jabatan Struktural
6. PP No 101 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS
7. PP No 11 2002 Perubahan PP No 98 2000
8. PP No 12 2002 Perubahan PP No 99 2000
9. PP No 13 2002 Perubahan PP No 100 2000
10. PP No 13 2002 Perubahan PP No 100 2000
1.3. Maksud dan Tujuan
1.3.1. Maksud
Kenyataan yang ada setelah otonomi daerah bahwa jumlah
pegawai negeri sipil daerah jumlahnya meningkat pesat di tambah
dengan fungsi administrasi teknis kepegawaian yang beraneka ragam
baik yang dikerjakan secara regular (rutin dari waktu ke waktu) seperti
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pengangkatan CPNS dan PNS
serta kegiatan administrasi non rutin lainnya seperti mutasi dan promosi
jabatan.
Manfaat pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana
untuk menyimpan data kepegawaian secara sistimatis, sehingga
memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Data kepegawaian
diolah menjadi informasi kepegawaian, sangat diperlukan untuk bahan
pembinaan.
1.3.2. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan Penyusunan Aplikasi Sistem
Informasi Manajemen Kepegawian (SIMPEG) antara lain:
1. Membangun Aplikasi Komputer yang kemudian disebut dengan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang dapat
dipergunakan untuk mengelola data induk pegawai, membantu
mempermudah dan mempercepat pelayanan administrasi mutasi
teknis kepegawaian tanpa meninggalkan faktor ketepatan data.
5 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
2. Meningkatkan akurasi data pegawai dengan pembangunan SIMPEG
yang terintegrasi di setiap fungsi-fungsi yang dipergunakan dalam
pelayanan administrasi mutasi teknis kepegawaian.
3. Menggunakan SIMPEG sebagai bagian alat bantu yang dipergunakan
untuk mengelola pegawai sehingga diperoleh kinerja yang efektif dan
efisien yang akan berpengaruh peningkatan pelayanan, dan
penempatan pegawai dalam jabatan tertentu dengan tepat.
4. Membuat dan menyusun sistem prosedur yang dipergunakan dalam
rangka mengelola Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
tersebut.
1.4. Sasaran
1. Terciptanya pelaksanaan tugas di Badan Kepegawaian yang lebih
efektif dan efisien.
2. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna
mendukung pelaksanaan tugas-tugas di Badan Kepegawaian .
3. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan
teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas di
Badan Kepegawaian
1.5. Keluaran
Keluaran yang diharapkan dari kegiatan ini adalah :
1. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Pemerintah
2. Buku petunjuk pengoperasian aplikasi
3. CD Aplikasi
4. Dokumen Laporan Pendahulaun
5. Dokumen Laporan Akhir
6. Modul Pelatihan
1.6. Waktu Pelaksanaan
6 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
Waktu pelaksanaan pekerjaan pengembangan Aplikasi SIMPEG ini
ditetapkan selama 4 (empat) bulan.
1.7. Lokasi Kegiatan
Lokasi kegiatan Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawian akan dilaksanakan di Badan Kepegawaian
Daerah.
7 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
BAB II PENDEKATAN DAN METODOLOGI
Salah satu faktor kunci yang menentukan keberhasilan dalam
pengembangan sistem informasi adalah pemilihan dan penggunaan
metodologi. Oleh karena itu pada bagian ini akan dibahas dua hal yaitu
metodologi pengembangan sistem informasi dilihat dari latar belakang
konseptual/ teoritik dan metodologi pengembangan sistem informasi
yang akan digunakan pada pembangunan Aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian
Metodologi pengembangan sistem informasi tentunya harus
didasarkan pada prinsip-prinsip umum yang perlu diperhatikan dalam
proses pengembangan. Beberapa prinsip umum yang cukup penting dan
diperlukan antara lain : mendorong keterlibatan pemakai sistem “user”,
menggunakan pendekatan problem-solving, menentukan tahapan dan
aktivitas dengan jelas.
Kegiatan developing system Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian ini akan menggunakan metodologi metode Siklus Hidup
Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle), Adapun secara
umum tahapan dengan menggunakan metodologi Siklus Hidup
Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) adalah :
2.1. SDLC - System Development Life Cycle
Metode SDLC merupakan suatu pendekatan sistematis untuk
menyelesaikan suatu problem bisnis yang prosesnya terbagi kedalam
enam fase yakni:
1. Identifikasi Masalah terbagi kedalam tiga proses yakni
pengidentifikasian masalah (problem identifying), kesempatan atau
peluang penyelesaian masalah (opportunities) dan perumusan tujuan
penelitian (objectivities). Latar belakang Pembuatan Peta Investasi
yang berupa GIS berbasis Web ini antara lain adalah perlunya
promosi atas potensi ekonomi dan peluang investasi yang ada di
kepada mayarakat luas khususnya kepada para investor dan calon
8 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
investor. Promosi terhadap potensi yang ada perlu dilakukan untuk
menarik sektor swasta agar lebih berperan secara aktif dalam
pembangunan daerah, mengingat keterbatasan yang ada pada
Pemerintah Daerah.
2. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan (determining information
requirements) untuk penyelesaian masalah yang sedang dihadapi.
Data-data yang dipergunakan sebagai dasar perancangan Aplikasi
SIMPEG terbagi menjadi dua bagian yakni Data Form Isian Pegawai
(FIP) 01 dan FIP 02. FIP 01 berisi informasi Biodata Pegawai termasuk
9 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
Fotonya, sedangkan FIP 02 berisi riwayat dari pendidikan,
pengalaman dan lain-lain.
3. Pendesainan sistem yang diperlukan (designing the recommended
system). Dalam bagian ini pertama kali telah disusun design menu
aplikasi. Setelah itu akan dilakukan perancangan database sebagai
media penyimpanan data yang digunakan dalam proses analisa data
yang dimulai dengan perancangan E Desain Sistem Aplikasi
SIMPEG.
4. Pengembangan dan Dokumentasi Software (Developing and
Documenting Software). Pada bagian ini dimulai penulisan program
berdasarkan desain sistem yang telah dirancang sebelumnya dengan
memperhatikan ketentuan yang berlaku.
5. Uji Coba dan Maintenance System (Testing and Maintaining The
System). Dalam bagian ini akan dilakukan uji coba terhadap sistem
dan program yang telah dibuat, apakah telah sesuai dengan tujuan
awal perancangan aplikasi.
6. Implementasi dan Evaluasi Sistem (Implementing and Evaluating The
System). Jika setelah dilakukan uji coba atas sistem dan program
yang telah dibuat ditemukan hasil yang memuaskan atau sistem
yang telah dibuat telah dapat menganalisa administrasi pegawai dan
dapat mengidentifikasi kebutuhan pegawai dan jabatan di maka
sistem informasi tersebut akan mulai diimplementasikan untuk
jangka waktu tertentu guna dilakukan evaluasi terhadap sistem
tersebut, apabila ditemukan beberapa kelemahan terdapat pada
sistem maka akan dilakukan revisi atau perbaikan atas sistem yang
ada tersebut.
2.2. Analisis Sistem
Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennnya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,
kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan.
10 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritis
karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap
selanjutnya.
2.3. Implementasi Sistem
Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah
diseleksi dan dipilih maka sistem siap untuk diimplementasikan. Tahap
implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap
untuk dioperasikan. Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-
langkah sebagai berikut ini:
1. Menerapkan rencana implementasi
Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur waktu
yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dalam rencana
implementasi dalam bentuk jadwal waktu. Jadwal waktu berfungsi
sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi
- Pemilihan dan pelatihan personil
- Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
- Pemrograman dan pengetesan program
- Pengetesan sistem
3. Tindak lanjut implementasi
Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya setelah
sistem baru diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan
pengetesan penerimaan sistem. Pengetesan ini berbeda dengan
pengetesan sistem yang telah dilakukan sebelumnya. Jika pada
pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada
pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya
dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem
bersama-sama dengan user.
11 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
2.4. Pelatihan dan Bimbingan
2.4.1. Jangka Waktu, Durasi dan Jumlah Peserta Pelatihan
Jangka waktu pelatihan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian ini akan didesain selama 1 minggu dan jumlah peserta
pelatihan sebanyak 1 orang Per SKPD (sebagai tenaga
operator/pengguna sistem) dan 5 sebagai administrator BKD. Pelatihan
ini dimaksudkan untuk melatih tenaga pengguna/operator untuk dapat
menggunakan dan menjalankan aplikasi sesuai dengan prosedur
penggunaan yang sudah ditetapkan.
2.4.2. Masa Bimbingan Kerja/Pendampingan
Masa bimbingan kerja/pendampingan Aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian akan didampingi oleh tim konsultan penyedia
jasa. Pelaksanaan bimbingan kerja/ pendampingan dilakukan setelah
masing-masing administrator/ user mendapatkan pelatihan. Tim
pendamping akan melakukan monitoring dan pengecekan pelaksanaan
bimbingan kerja/ pendampingan secara online. Waktu pendampingan
dan monitoring akan dilaksanakan selama 12 bulan.
2.5. Level Peserta dan Materi
Modul Pelatihan Aplikasi ini mencakup langkah-langkah cara
mengoperasikan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
baik yang ditujukan secara khusus untuk Administrator maupun user
pada umumnya.
12 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
13 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
BAB III SPESIFIKASI TEKNIS APLIKASI
3.1. Spesifikasi Platform Sistem Operasi
Pembangunan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
ini berbasis web (Web Base). Aplikasi menggunakan bahasa
pemrograman YII Framework dengan database MySql.
3.2. Spesifikasi Kebutuhan Data/Informasi
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang akan
dikembangkan melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan
data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk
security), dan penghasil informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data administrasi
pegawai untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.
2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi
output. Fungsi pemrosesan data langkah-langkahnya terdiri atas :
a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang
telah ditetapkan.
b. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
c. Mengurutkan, atau menyusun data menurut karaktersitiknya.
d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaksi sejenis.
e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data
f. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
14 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan,
pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap
penyimpanan merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau
basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang
tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru.
Kemudian pada tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan
diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau untuk keperluan
pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data
mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data
dan pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering
dilakukan sebagai pendahuluan sebelum dilakukan tahap
pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data dapat
dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data
akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses
menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi
kebijakan manajemen.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar :
a. Untuk menjaga dan menjamin keamanan data, dan
b. Untuk menjamin bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap
serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur dapat
dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang
memadai.
5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi
seperti penginterpretasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
Identifikasi kebutuhan pengguna maupun pihak terkait untuk tujuan
informasi akan lebih tepat sasaran dalam menganalisa Aplikasi Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian ini.
Dari hasil identifikasi, data-data telah diperoleh akan direpresentasikan
serta dikelompokkan menjadi beberapa subsistem dengan
menggunakan konsep dasar basis data.
15 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
3.3. Hirarki Pengguna Informasi
Adapun hirarki pengguna aplikasi Pengembangan Aplikasi Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian terdiri atas :
1. Administrator Sistem
Pada tingkatan ini, pengguna memiliki kewenangan dalam
mengatur kebutuhan data yang akan digunakan dalam Aplikasi ini.
Kewenangan tersebut meliputi membuat, mengubah dan atau
menghapus data.
2. Client/User
Pengguna pada tingkat ini memiliki kewenangan untuk
menggunakan seluruh isi data pada Aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian. Pada tingkatan ini, pengguna hanya bersifat
aktif terhadap data yang telah disediakan melalui aplikasi tanpa bisa
mengubah dan bahkan menghapus data tersebut.
3.4. Spesifikasi Teknik Pemrograman
Spesifikasi teknik pemrograman Aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian direkomendasikan menggunakan spesifikasi:
a. Bahasa Pemrograman menggunakan YII Framework
b. Menggunakan database MySql
3.5. Spesifikasi dan Jumlah Perangkat Keras
Untuk menjalankan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian, Aplikasi yang telah dibangun membutuhkan 1 komputer
server dengan minimal spesifikasi :
Prosesor Dengan Kecepatan Minimal 2.8 GHz (Intel/AMD)
Kapasitas RAM Memori Minimal 2 GB
Kapasitas Penggunaan Hard Disk Minimal 250 GB
Network Adapter / LAN Card
16 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
Jaringan Internet dengan IP Public
3.6. Gambaran User Interface
Berikut akan ditampilkan rencana rancangan interface halaman
muka dan modul dari Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
sehingga dapat dilihat menu-menu yang ada di dalam aplikasi:
Halaman Muka
Gambar 3.1 Rancangan interface halaman muka
17 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
Form Isian Pegawai (FIP 01 dan FIP 02)
Gambar 3.2 Rancangan Form Isian Biodata Pegawai
18 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
Halaman Daftar Seluruh Pegawai
Gambar 3.3 Rancangan Daftar Pegawai
Form Pencarian Pegawai (Search)
Gambar 3.4. Rancangan Pencarian Pegawai
19 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
3.7 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan bagian yang paling penting dalam
pengembangan suatu sistem informasi dan salahsatu komponen sistem
yang dapat dijadikan tolak ukur keberhasilan sistem adalah output atau
keluaran. Berikut ini adalah Sisitem Informasi Kepegawaian yang
tergambar dalam diagram konteks :
Memberi Data Laporan Data Pegawai
Informasi Kepegawaian Kebijakan
Kepegawaian
3.8. Spesifikasi Modul
Daftar modul Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut :
3.7.1. Modul Biodata Pegawai
3.7.2. Modul Daftar Urut Kepangkatan
3.7.3. Modul Kenaikan Gaji Berkala
3.7.4. Modul Kenaikan Pangkat
3.7.5. Modul Daftar Pensiun
Selain modul diatas Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
yang akan dikembangkan juga dilengkapi layanan yang dapat membuat
laporan ditampilkan/bisa diintegrasikan dalam bentuk Microsoft Excel
dan Microsoft Word supaya lebih mudah dicetak dan diolah
20 | S I M P E G
Pegawai
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
Supervisor
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
3.9. Fitur Aplikasi
1. Berbasis Internet “Web Based”
2. Customizable
3. Modul Aplikasi Terintegrasi
Selain fitur diatas aplikasi Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian ini juga dirancang agar dapat dijalankan pada single user
maupun multi user. Masing-masing implementasi ini memiliki
kemampuan dan kebutuhan infrastruktur yang berbeda.
3.10. Pengamanan Data dan Pengguna
System security aplikasi ini menggunakan autentifikasi user yaitu
suatu mekanisme untuk memastikan apakah suatu user itu berhak
masuk ke dalam sistem atau bukan. Implementasinya adalah berupa
login. Dalam hal ini user yang berhak mengakses akan diberikan nama
user tertentu beserta password.
3.11.1. Pendaftaran User
1. User mengisi form pendaftaran sebagai legal user (user mengisi
username dan password)
2. Sistem akan mengecek apakah username yang didaftarkan sudah ada
yang memiliki atau belum
3. Jika sudah ada, user diminta mengisi kembali username yang lain
beserta passwordnya. Sedangkan jika belum ada, data user ini akan
disimpan dalam database, dengan password terenkripsi.
3.11.2. Proses Autentifikasi
1. User yang akan mengakses sistem diminta memasukkan username
dan password (asli)
2. Sistem akan mencari password terenkripsi yang tersimpan dalam
database berdasarkan username yang terdaftar
3. Sistem akan mencocokkan antara password asli terenkripsi yang
diisikan user melalui form login, dengan password terenkripsi yang
tersimpan dalam database
21 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
4. Jika password asli terenkripsi yang dikirim via form login ini sama
dengan password terenkripsi yang ada dalam database maka user
tadi bisa masuk ke dalam sistem. Jika tidak sama, maka user tadi
tidak berhak masuk ke sistem.
3.12. Laporan yang dihasilkan Aplikasi
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini
menghasilkan berbagai laporan kepegawaian untuk kepentingan proses
kepegawaian maupun informasi bagi pimpinan.
3.13. Garansi dan Service Level Agreement (SLA)
3.13.1. On Site
Pada 7 (tujuh) hari pertama, jika program masih terdapat
kesalahan baik itu berupa kesalahan code program/bug ataupun tidak
bisa dijalankan dan integritas sistem terganggu maka akan kami
perbaiki kesalahan dalam program tersebut dengan garansi penuh untuk
mengatasi masalah yang timbul. Untuk itu kami akan menempatkan
tenaga teknis yang akan stand by di Kantor BKD setiap hari kerja pada
masa garansi ini.
3.13.2. On Call
Jika permasalahan muncul setelah itu, maka kami juga akan
membantu dalam mengatasi permasalahan yang ada, Dengan cara
memberikan petunjuk teknis untuk menyelesaikan permasalahan yang
ada. Dan jika pihak Klien membutuhkan teknisi untuk perawatan onsite
maka biaya akomodasi untuk teknisi ditanggung oleh pihak Klien.
3.13.3. Lain-lain
Hal-hal lebih rinci atau yang belum ditetapkan akan diatur pada
ketentuan-ketentuan lainnya.
22 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
23 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
BAB. IV RENCANA KERJA PELAKSANAAN
4.1. Jadwal Rencana Kerja Pelaksanaan
Untuk menghasilkan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian yang diharapkan diperlukan waktu kurang lebih 4 bulan
disertai dengan standarisasi data dan informasi. Rencana kerja
penyusunan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian meliputi
kegiatan:
1. Manajemen Data
Memasukkan data pegawai kedalam aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian .
2. Pembuatan Aplikasi
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dibuat
berbasis web menggunakan bahasa pemrograman ASP.
3. Instalasi Aplikasi
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini di install di
Badan Kepegawaian Daerah.
4. Pelatihan
Melakukan pelatihan kepada administrator dan operator hingga
menguasai jalannya aplikasi.
24 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian SIMPEG
Tabel 4.1. Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
25 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian SIMPEG
26 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
4.2 Anggaran Biaya
Proses pembayaran dilakukan pertama kali dengan DP sebesar
50% dari harga yang sudah dirincikan. Selanjutnya setelah pembayaran
DP selesai maka, tim pengembang akan mengerjakan aplikasi sistem
informasi percetakan berbasis website. Setelah aplikasi selesai dibuat
sisa pembayaran harus segera dilunasi kemudian tim pengembang akan
langsung melakukan penginstalan aplikasi.
Adapun anggaran biaya yang kami ajukan sebagai berikut :
No. Fase Proyek Total Biaya
1. Mulai proyek Rp. 12.00.000,-,
2. Perencanaan Rp. 6.000.000,-.
3. Pelaksanaan Rp. 34.640.000,-.
3.1 Analisa Sistem (Rp.
10.400.000,-.
3.2 Desain Database Sistem Rp.
2.600.000,-.
3.3 Desain Antar Muka
Sistem
Rp.
2.800.000,-.
3.4 Koding dan Testing Rp.14.520.000,-
.
3.5 Dokumentasi Sistem Rp.
2.400.000,-.
3.6 Pembuatan Manual
Sistem
Rp.
1.920.000,-. )
4. Implementasi Pelatihan Admin dan
Operator (jumlah peserta 25
orang selama 5 hari).
Rincian untuk : seminar kit,
penyelenggaraan, cd dan
Rp. 45.000.000,-.
27 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
panduan, konsumsi.
5. Penutupan
Proyek
Rp. 2.000.000,-.
Total Biaya Proyek Rp. 99.640.000,-.
4.2 Rencana Manajemen SDM
Rencana Manajemen SDM atau tim proyek terdiri dari :
1. Project Manager
2. Sistem Analis
3. Database Designer
4. Interface Designer
5. Programmer
6. Dokumentasi Sistem
7. Quality Assurance
8. Helpdesk
9. Trainer
10. Teknisi Komputer
28 | S I M P E G
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
SIMPEG
BAB. V PENUTUP
Pada dasarnya serangkaian rencana yang dipersiapkan dengan
mempertimbangkan antara tahapan kegiatan yang dicanangkan, dengan
sumberdaya yang digunakan untuk mendukungnya, sebagaimana telah
terpaparkan dalam Proposal ini, diharapkan dapat menjadi gambaran
sebagai bagian dari upaya untuk mendapatkan hasil yang optimal dalam
menyelesaikan kegiatan pembangunan Aplikasi Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
Diharapkan melalui serangkaian proses yang telah dipaparkan
tersebut dapat digunakan untuk memperoleh hasil akhir.
PT. LEXION Indonesia IT Konsultan
Nandang IskandarHp. 0856 9153 7070Emai. [email protected] Web. www.lexion.co.id
29 | S I M P E G