contract-en leveranciersmanagement · quote gerco rietveld (auteur inkoop een nieuwe paradigma;...
TRANSCRIPT
![Page 1: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/1.jpg)
Contract- en leveranciersmanagement
dinsdag 2 oktober 2018
Waar te beginnen?
![Page 2: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/2.jpg)
Het programma
13:00 Inloop met een broodje en koffie13:30 Algemene kick-off13:45 Maurits Haitsma (SSC ONS): starten met contractmanagement14:45 Koffie pauze15:00 Software demonstratie (Negometrix)15:45 Afsluiting16:00 Netwerk borrel
Pagina 2
![Page 3: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/3.jpg)
Welkom!Sander de VochtCommercieel directeur
Pagina 3
![Page 4: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/4.jpg)
Waarom contract- en leveranciersmanagement?
“Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managet kunnen we net zo goed stoppen met inkopen”
Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011)
Pagina 4
![Page 5: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/5.jpg)
Doel van vandaag• Handvaten bieden om
te beginnen
• Mogelijkheid tot sparren met mede-contractbeheerders
• Impressie geven van software ondersteuning
Pagina 5
![Page 7: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/7.jpg)
Wat kan software doen?
Gerrike van Ommen
![Page 8: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/8.jpg)
Proces
Pagina 8
Performance
Collaboration
Compliance
Behoefte registratie
Leveranciers registratie
Leverancier kwalificatie
Contract registratieIntake
formulier
SRM leverancier registratie
Tender management
Contract management
SRM certificaat
management
SRM dashboard
KPI management
Leverancier beoordeling
Task anddocument
management
Proces
Module
![Page 9: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/9.jpg)
Sleutelwaarden• Eenvoud in gebruik• Flexibiliteit• Slim• Inzichtelijk
Pagina 9
![Page 10: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/10.jpg)
Waarom contract- en leveranciersmanagement?
• “Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managet kunnen we net zo goed stoppen met inkopen”
Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011)
Pagina 10
![Page 11: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/11.jpg)
Of gewoon omdat…
• De leverancier er een zootje van maakt• Er veel uitgegeven wordt, zonder dat hier een
contract voor is. • Het wel handig is om aannemers onderling te
kunnen vergelijken• We moeten iets met prestatiemetingen• Het moet vanuit ISO of de accountant
Pagina 11
![Page 12: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/12.jpg)
Waarom doen we het dan niet gewoon?
• Er is geen noodzaak vanuit de regelgeving• ‘Het gaat toch goed?’• Voordelen niet direct zichtbaar• Geen tijd voor, niet belangrijk genoeg• Lastig te beginnen, hoe pak je dat aan?• Veel ‘gedoe’
Pagina 12
![Page 13: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/13.jpg)
Case 1
Gewoon doen
![Page 14: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/14.jpg)
Contractmanagement
• Begonnen met contractregistratie en sporadische leveranciersbeoordelingen in Excel
• Tijdens contractering goede afspraken, maar naleving kan beter
• Noodzaak tooling door opschalingPagina 14
![Page 15: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/15.jpg)
Twence
Pagina 15
Contracten op basis van Kraljicverdeeld.
![Page 16: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/16.jpg)
Case 2
dinsdag 2 oktober 2018Door: Naam Presentator
Leverancier presteert onder de maat
![Page 17: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/17.jpg)
Leveranciers beoordelen
• Prestaties leverancier niet in lijn met afspraken• Noodzaak tot (gezamenlijk) verbetertraject• Van Excel als tooling naar ons ‘Portal’ platform• Beoordeling op 6 categorieën en 14 kpi’s• Periodieke evaluaties m.b.v. KPI dashboard (4
metingen laatste 6 maanden)
Pagina 17
![Page 18: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/18.jpg)
ExcelNadelen:• Foutgevoelig• Niet centraal• Trends niet inzichtelijk• Veiligheid
Afhankelijk van Excel kennis• Etc.
Pagina 18
![Page 19: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/19.jpg)
Case 3
dinsdag 2 oktober 2018Door: Naam Presentator
Resultaten uit het verleden bieden garanties voor de toekomst
![Page 20: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/20.jpg)
Aannemers - Prestatieladder
• Aannemers stimuleren kwaliteit te leveren: “Hoe beter een aannemer onze projecten uitvoert, hoe meer kans op gunning”• Prestaties uit het verleden
bepalen inschrijfprijs
Pagina 23
![Page 21: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/21.jpg)
Demonstratie contractmanagement
dinsdag 2 oktober 2018Door: Naam Presentator
Impressie software
![Page 22: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/22.jpg)
Contractbeheer en -management• Centrale vastlegging• Volledige flexibiliteit door eigen
velden • Gebruiksvriendelijke interface• Logboekfunctionaliteit• Rapportagemogelijkheden• Taken • Automatische notificaties bij
aflopende contracten• Gekoppeld met tender management
Focus op het beheren en managen van uw contracten.
Pagina 32
![Page 23: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/23.jpg)
Leveranciers-management
Certificaatbeheer, prestaties en KPI’sImpressie
![Page 24: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/24.jpg)
Leverancier gegevens: De Praktijk• Bewerkelijk: het kost veel tijd en energie om gegevens actueel te houden.
• Actueel houden lastig: opvragen is één, actueel houden is veel lastiger…
• Geen centrale opslag: gegevens op papier of via e-mail verkregen moeilijk te lichten en weinig zichtbaar.
• Afbreukrisico stijgt: risico’s van het niet actueel zijn van gegevens stijgen
• Voordelen omhoog: de voordelen van het wel in kaart hebben nemen toe
• Geen structuur: iedereen doet het op zijn eigen manier
Pagina 34
![Page 25: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/25.jpg)
KPI’s beheren
• Onderscheidt in KPI categorieën en KPI’s• Beide zijn onderdeel van een ‘bibliotheek’• Vanuit de bibliotheek zijn kpi’s te koppelen aan een
leverancier.• Metagegevens zijn te wijzigen voor een individuele
leverancier (bijv. bron of verantwoordelijk persoon)• Invoer vindt nu nog alleen handmatig plaats.• Grafisch inzicht in zowel details van KPI als KPI
categorieën.39
![Page 26: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/26.jpg)
KPI Management• Echt contractmanagement uitvoeren –
houdt de leveranciers zich aan zijn afspraken?
• Periodiek meten en overzicht krijgen• Directe invoer door leverancier
mogelijk• Benchmark met andere leveranciers• Grafische weergave• Integratie met 3rd party tools
Pagina 44
![Page 27: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/27.jpg)
Certificaten beheren
• Gericht op bewaken van compliance• In samenwerking met leveranciers documenten up to
date houden• Vermindering van administratieve lasten en beter inzicht
belangrijke drijfveren• Vervanging van excel sheets met einddatums van diverse
certificaten• Gebruikte systeem term is ‘verklaringen’• Per leverancier de gewenste verklaringen toevoegen
Pagina 47
![Page 28: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/28.jpg)
Leveranciers beoordeling via enquêtes
PrestatiemetingImpressie
![Page 29: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/29.jpg)
Leverancier gegevens: De Praktijk• Administratief gedoe: we willen wel maar doen het niet.
• Lage response: enquêtes onderop in de ‘To do map’, veel werk om mensen ‘achter de broek te zitten’
• Vervelend verwerkbaar: uitzetten is één, ‘n goede analyse maken is …
• Geen centrale opslag: ‘Papieren’ enquêtes of via e-mail moeilijk te lichten en hebben weinig zichtbaarheid.
• Geen structuur: in de tijd beoordelen moeilijk door gebrek aan centrale opslag
• Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht voor prestaties van leveranciers
Pagina 52
![Page 30: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/30.jpg)
Prestatiemetingen• Grip en zicht op prestaties• Interne klant bewust maken van
de te leveren prestatie• Leverancier betrekken in
dezelfde omgeving• KPI’s vastleggen en meten• Zonder account en/of inlog in te
vullen• Flexibele analyses• Benchmarken van resultaten
Pagina 59
![Page 31: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/31.jpg)
Leveranciers management• Inzicht in compliancy• Effectief beheer certificaten• Verbeterd inzicht in prestaties• Alles op één plek• Laatste nieuws leverancier• Integratie Dun & Bradstreet mogelijk• 360° view van uw leveranciers
Pagina 60
![Page 32: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/32.jpg)
Rapportages
Focus op zelfstandig gebruikDiverse services
![Page 33: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/33.jpg)
Rapportages / Business intelligence• Inzage creëren op het gehele
proces• Overzicht op gewenst
detailniveau• Grip op rechtmatigheid• Zelfstandig rapporten maken in
elke module• Inhoud rapporten zelf te
definiëren over alle metadata• Meerdere output mogelijkheden
(Excel, print, e-mail)• Integratie met BI-tooling
mogelijk voor live dashboard Pagina 67
![Page 34: Contract-en leveranciersmanagement · Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011) ... • Past performance: leidt o.a. tot extra aandacht](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042622/5f90582e0cccea3dad262d3e/html5/thumbnails/34.jpg)
Afsluiting
• ‘Lessons learned’• Begin ‘gewoon’• Betrek je leveranciers• Stel doelen voor korte en lange termijn
• Vragen?
Pagina 68